Monthly Archives: March 2010

Ignore and Suggested Contacts

Άλλα δύο καινούργια χαρακτηριστικά διαθέσιμα στο Outlook 2010 είναι το κουμπί Ignore (Αγνόηση) και οι Suggested Contacts (Προτεινόμενες Επαφές).

Πρώτο: Ignore – Αγνόηση

Ignore

Τι κάνει αυτό το κουμπί; Καταρχήν μας επιτρέπει να διαλέξουμε κάποια μηνύματα που είναι ανεπιθύμητα και αυτομάτως τα μεταφέρνει στο φάκελο των Διαγραμμένων, οπότε δεν ασχολούμαστε με αυτά. Το καλό όμως είναι ότι όσα μηνύματα λάβουμε στο μέλλον από την ίδια διεύθυνση αυτόματα θα μεταφέρονται και αυτά στο φάκελο των Διαγραμμένων. Γι’ αυτό προσοχή ποιά μηνύματα θα επιλέξουμε για να κάνουμε Ignore.

Όταν πατήσουμε στο κουμπί Αγνόηση (ignore) εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου.

Ignore Conversation

Αγνόηση Συζήτησης Ο επιλεγμένος διάλογος και όλα τα μελλοντικά μηνύματα θα μεταφέρονται στο φάκελο των Διαγραμμένων.

Δεύτερο: Suggested Contacts – Προτεινόμενες Επαφές

Εάν κοιτάξουμε στις επαφές μας στο Outlook 2010, θα παρατηρήσουμε έναν νέο φάκελο ονομαζόμενο Suggested Contacts (Προτεινόμενες Επαφές). Είναι μία λίστα με όλους όσους έχουμε ανταλλάξει αλληλογραφία στο παρελθόν, τους οποίους όμως δεν τους έχουμε προσθέσει στις επαφές μας.

Όταν λοιπόν, πληκτρολογούμε ένα όνομα σε ένα νέο μήνυμα, το Outlook ψάχνει εδώ για να δει εάν μπορεί να βρει τη διεύθυνση για μας. Μπορούμε επίσης με μεταφορά και απόθεση να σύρουμε από εδώ μία επαφή στον βασικό κατάλογο των επαφών μας. Είναι λιγότερο ενοχλητικό από το να μας ρωτάει το Outlook κάθε φορά εάν θέλουμε να αποθηκεύουμε κάθε αποστολέα ηλεκτρονικού μηνύματος ως επαφή. Θα ήταν και πολύ χρονοβόρο όταν έφτανε η στιγμή να βάλουμε μία διεύθυνση στον παραλήπτη του μηνύματος να ψάχνουμε τις επαφές μας για αρκετή ώρα, ώστε να βρούμε την σωστή επαφή.

Προσοχή όμως στα κεφαλαία! Το Outlook θεωρεί διαφορετικές επαφές τις διευθύνσεις Chris@ και chris@.

Suggested Contacts

Advertisements

Outlook 2010: Quick Steps

Συνήθως πραγματοποιούμε, βασικές εργασίες στο Outlook σε καθημερινή βάση όπως: έλεγχος νέων μηνυμάτων, να απαντάμε ή να προωθούμε μηνύματα, να κανονίζουμε εργασίες και άλλα πολλά. Για αυτό το λόγο στο Outlook 2010 έχουμε την περιοχή Quick Steps (Γρήγορα Βήματα). Με ένα μόνο κλικ του ποντικιού μπορούμε να εκτελέσουμε μία πολυσύνθετη εργασία.

Quick Steps

Για παράδειγμα, μπορούμε να προωθήσουμε ένα μήνυμα στον συνεργάτη μας, να απαντήσουμε σε ένα ραντεβού, ή να στείλουμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μία Λίστα Διανομής. Όλα αυτά και πολλά άλλα με ένα κλικ του ποντικιού εντελώς αυτοματοποιημένα.

Το Outlook 2010 περιλαμβάνει κάποια Γρήγορα Βήματα έτοιμα για χρήση. Μπορούμε όμως και εμείς εύκολα να δημιουργήσουμε τα δικά μας Quick Steps για κινήσεις που κάνουμε σε καθημερινή βάση και συνήθως αποτελούνταν από πολλά βήματα.

Ο παρακάτω πίνακας μας ενημερώνει για το τι κάνει η κάθε εντολή που βρίσκεται έτοιμη στην περιοχή των Quick Steps:

Quick Step (Γρήγορο Βήμα) Περιγραφή
Move to:? Να μετακινήσουμε ένα μήνυμα σε φάκελο, τον οποίο καθορίζουμε εμείς.
Forward: FYI (For Your Information) Προωθεί τα επιλεγμένα μηνύματα, και προσθέτει “FYI”στην αρχή της γραμμής θέματος.
Team E-Mail Δημιουργούμε ένα μήνυμα με πολλούς αποδέκτες (π.χ. των συνεργατών μας)
Reply & Delete Εμφανίζει το παράθυρο της Απάντησης, και διαγράφει το υπάρχον μήνυμα μόλις πατήσουμε το κουμπί Αποστολή
Create New Μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε καινούργιο Quick Step
Meeting Reply Στέλνει απάντηση συνάντησης στον αποστολέα
To Manager Στέλνει αυτόματα ένα μήνυμα στον Manager
Done Μετακινεί το τρέχον μήνυμα σε φάκελο που καθορίζουμε εμείς, και εμφανίζει το μήνυμα ως ολοκληρωμένο
Team Meeting Δημιουργεί μία καινούργια αίτηση συνάντησης για τους συνεργάτες μας

Για να δημιουργήσουμε ένα Quick Step ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:

1. Στην κάτω δεξιά γωνία της περιοχής Quick Steps, πατάμε στο βελάκι και εμφανίζεται το παράθυρο Manage Quick Steps, πατάμε στο κουμπί New και επιλέγουμε Custom.

Manage Quick Steps

2. Πληκτρολογούμε ένα όνομα για το Γρήγορο Βήμα

3. Στην περιοχή Actions, κάνουμε κλικ στο βέλος στη δεξιά περιοχή για να διαλέξουμε ένα Action, και από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε όπως στην παρακάτω εικόνα:

Edit Quick Step

4. Διαλέγουμε το  Action που θέλουμε απλώς επιλέγοντάς το.

5. Εάν θέλουμε μπορούμε να διαλέξουμε μία συντόμευση πληκτρολογίου για το Action.

6. Μπορούμε να πληκτρολογήσουμε μία περιγραφή του Action στο κουτί Tooltip Text box.

7. Πατάμε Finish.

Shortcut Key

Αμέσως έχει δημιουργηθεί το Quick Step. Στο παράδειγμα, το όνομα του Quick Step είναι Chris, το Action είναι Forward message as an attachment (Προώθηση μηνύματος ως συνημμένο), Importance High (Σπουδαιότητα Υψηλή) στην περιοχή Text (Κείμενο) πληκτρολόγησα Check this out, και αφού τελειώσω πατάω Finish και έχει δημιουργηθεί το Quick Step.

Μετά στα μηνύματά μου διαλέγω ένα μήνυμα, επιλέγω Chris από την περιοχή Quick Steps και αμέσως δημιουργείτε ένα μήνυμα με όλες τις ρυθμίσεις που ανέφερα παραπάνω και το μήνυμα που είχα επιλέξει έχει μπει σαν συνημμένο στο καινούργιο μήνυμα και το μόνο που μένει είναι αποστολή.

Quick Step

Επιλογές Επικόλλησης

Την πιο συνηθισμένη κίνηση που κάνει ο καθένας μας στο Office είναι η αντιγραφή και η επικόλληση. Συνήθως όταν κάνουμε επικόλληση δεν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα και αναιρούμε την εντολή. Το πρόβλημα συνήθως εντοπίζεται στην μορφοποίηση, όπου μπορούσαμε να τις αλλάξουμε με τις Επιλογές Επικόλλησης. Πιστεύω όλοι θα θυμόμαστε το εικονίδιο που εμφανιζόταν κάτω από την επικόλλησή μας στις προγενέστερες εκδόσεις του Office και μας έδινε την δυνατότητά να διαλέξουμε τι θα θέλαμε να επικολλήσουμε με λίγες ωστόσο επιλογές;

p01

Ας δούμε λοιπόν τις διάφορες επιλογές επικόλλησης που έχουμε στο Office 2010 και συγκριμένα για το Word, το Excel και το PowerPoint.  Στο Office 2010 έχουμε όμως τη δυνατότητα να προεπισκοπούμε “ζωντανά” τις επικολλήσεις μας.  Καθώς θα μεταβαίνουμε με το ποντίκι μας πάνω από τις διαθέσιμες επιλογές αμέσως θα εμφανίζεται και μία προεπισκόπηση των επικολλημένων στοιχείων.

Στο Word 2010 όταν θέλουμε να επικολλήσουμε εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές επικόλλησης:

p02

Έχω αντιγράψει μία περιοχή κελιών από ένα φύλλο εργασίας του Excel, και θέλω να το επικολλήσω σε ένα έγγραφο του Word. Κάνοντας το δεξί κλικ στο σημείο που θέλω και διαλέγοντας την εντολή της επικόλλησης εμφανίζονται οι Επιλογές Επικόλλησης. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις διαθέσιμες επιλογές τις οποίες εξηγώ παρακάτω:

p03

p04

Το πρώτο εικονίδιο θα επικολλήσει και θα διατηρήσει την μορφοποίηση προέλευσης.

p05

Το δεύτερο εικονίδιο θα επικολλήσει και θα εφαρμόσει το στυλ προορισμού.

p06

Το τρίτο θα επικολλήσει και θα διατηρήσει την μορφοποίηση προέλευσης αλλά και υπερσύνδεση με την προέλευσή του.

p07

Το τέταρτο θα επικολλήσει και θα εφαρμόσει το στυλ προορισμού αλλά και υπερσύνδεση με την προέλευσή του.

p08

Το πέμπτο θα το επικολλήσει ως εικόνα

p09

Το έκτο θα επικολλήσει μόνο το κείμενο.

Στο Excel 2010 όταν θέλουμε να επικολλήσουμε εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές επικόλλησης:

p10

p11

Το πρώτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα πάντα, δηλαδή και μορφοποίηση και τύπους, κτλ.

p12

Το δεύτερο εικονίδιο θα επικολλήσει μόνο τις τιμές και το κείμενο χωρίς καθόλου μορφοποιήσεις και όχι τους τύπους παρά μόνο το αποτέλεσμα.

p13

Το τρίτο εικονίδιο θα επικολλήσει τις τιμές και το κείμενο χωρίς τις μορφοποιήσεις, αλλά τώρα επικολλάει και τους τύπους.

p14

Το τέταρτο εικονίδιο είναι της αντιμετάθεσης (Transpose) και θα επικολλήσει τα περιεχόμενα με άλλη διάταξη, δηλαδή οι στήλες γίνονται γραμμές, και οι γραμμές στήλες.

p15

Το πέμπτο εικονίδιο θα επικολλήσει μόνο την μορφοποίηση που έχουμε εφαρμόσει στην περιοχή αυτή που αντιγράψαμε. Δηλαδή περιγράμματα και σκίαση, δεκαδικά ψηφία, νομισματική μονάδα κτλ.

p16

Το έκτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα περιεχόμενα αλλά με υπερσύνδεση, έτσι ώστε όταν αλλάζουν τα δεδομένα από την προέλευση να ενημερώνονται και τα επικολλημένα στοιχεία.

Εάν διαλέξουμε τις επιπρόσθετες επιλογές επικόλλησης εμφανίζονται περισσότερες επιλογές, όπως το εικονίδιο που θα επικολλήσει και θα διατηρήσει σταθερό το πλάτος των στηλών:

p17

Στο PowerPoint 2010 όταν θέλουμε να επικολλήσουμε εμφανίζονται οι παρακάτω επιλογές επικόλλησης:

p18

p19

Το πρώτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα με την μορφοποίηση προέλευσής τους.

p20

Το δεύτερο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα και θα εφαρμόσει μορφοποίηση σύμφωνα με τον προορισμό τους.

p21

Το τρίτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα με την μορφοποίηση προέλευσής τους αλλά θα ενσωματώσει και υπερσύνδεση με την προέλευση των δεδομένων.

p22

Το τέταρτο εικονίδιο θα επικολλήσει τα δεδομένα σε μορφή εικόνας.

p23

Το πέμπτο εικονίδιο θα επικολλήσει μόνο τα δεδομένα χωρίς καμία μορφοποίηση.

%d bloggers like this: