Monthly Archives: May 2010

Quick Access Toolbar

Μικρό αλλά θαυματουργό.

Quick Access Toolbar

Όλοι πιστεύω ότι γνωρίζετε την περιοχή Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar), στο πάνω αριστερό μέρος των προγραμμάτων του Office 2007 και 2010. Αυτήν την περιοχή μπορούμε να την αναδιοργανώσουμε και να βάλουμε κάποιες εντολές εκεί που χρησιμοποιούμε συχνά. Για να παράδειγμα όταν είμαστε στο Outlook και θέλουμε να πατήσουμε στο κουμπί Αποστολή και Λήψη όλων των Μηνυμάτων, πρέπει να μεταφερθούμε στο τμήμα της Κορδέλας που αναφέρεται ως Αποστολή/Λήψη ( Send / Receive) και να διαλέξουμε εκεί την κατάλληλη εντολή. Με την Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης όμως, έχουμε τη δυνατότητα να προσθαφαιρέσουμε όποια εντολή θέλουμε στη στιγμή.

Για να το κάνουμε αυτό έχουμε τις εξής δύο επιλογές:

Πρώτον: Να αναπτύξουμε το βελάκι στα δεξιά της περιοχής και να ενεργοποιήσουμε κάποιες ήδη υπάρχουσες εντολές, όπου αμέσως θα εμφανιστούν στη γραμμή εργαλείων. Μπορούμε εάν το επιθυμούμε να ενεργοποιήσουμε όλες τις εντολές.

Customize Quick Access Toolbar

Δεύτερο: Να αναπτύξουμε το βελάκι πάλι στα δεξιά της περιοχής και να διαλέξουμε την εντολή Προσαρμογή της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Customize Quick Access Toolbar) ή να διαλέξουμε την εντολή Περισσότερες Εντολές (More Commands) στο κάτω μέρος του μενού.

More Commands

Διαλέγοντας είτε το έναν τρόπο είτε τον άλλον, εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου, όπου υπάρχουν μερικές ακόμα διαθέσιμες εντολές.  Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε ότι έχει επιλεγεί η κατηγορία Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης και δίπλα τις διαθέσιμες εντολές.

Customize The Quick Access Toolbar

Εάν θέλουμε περισσότερες εντολές απλώς ανοίγουμε το πτυσσόμενο μενού όπου εμφανίζονται οι εντολές από όλα τα μενού που έχουμε διαθέσιμα. Στο σημείο αυτό προσθέτουμε ή αφαιρούμε αντίστοιχες εντολές από τη Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης πατώντας αντίστοιχα στα κουμπιά Προσθήκη ή Αφαίρεση.  Όταν έχουμε ολοκληρώσει τη διαδικασία πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και ότι έχουμε επιλέξει εμφανίζεται στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης.

Popular Commands

Μία ακόμα δυνατότητα της περιοχής αυτής είναι να εμφανίζεται η περιοχή αυτή κάτω από την κορδέλα και όχι στο πάνω αριστερό μέρος όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

Beneath Ribbon

Πολύ καλή εντολή της περιοχής αυτής για το Outlook είναι η εντολή Εύρεση Επαφής (Find a Contact), όπου μπορείτε να πληκτρολογήσετε μία διεύθυνση ή το όνομα μιας επαφής απλά και γρήγορα και αμέσως εμφανίζεται μπροστά σας.

Find A Contact

Εάν έχετε παραπάνω από μία επαφή ή διεύθυνση με τα ίδια στοιχεία εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου όπου απλώς επιλέγετε την κατάλληλη επαφή και αμέσως εμφανίζεται η επαφή με όλες τις λεπτομέρειες στην οθόνη.

Choose A Contact

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Advertisements

Outlook Hotmail Connector

Το Outlook Hotmail Connector, επιτρέπει στους χρήστες να έχουν πρόσβαση και διαχείριση του λογαριασμού τους στο Windows Live Hotmail ή στο Microsoft Office Live Mail. Πρόσβαση και διαχείριση όχι μόνο της αλληλογραφίας τους αλλά και των επαφών τους και του ημερολογίου τους. Όλα αυτά, χωρίς να φεύγουμε καθόλου από το Outlook.

Είναι συμβατό με το Outlook 2003, 2007 και το 2010.

Τι ακριβώς μας προσφέρει;

  • Εύκολη διαχείριση του λογαριασμού μας στο Windows Live Hotmail.
  • Διαχείριση πολλαπλών λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα και μόνο μέρος.
  • Διαχείριση των επαφών μας από το Windows Live Account.
  • Διαχείριση και συγχρονισμός των ημερολογίων μας μέσα από το Outlook.
  • Επιπρόσθετες επιλογές για να μην λαμβάνουμε ανεπιθύμητα μηνύματα.

Όταν είχαμε μηνύματα στο Windows Live, έπρεπε να συνδεθούμε εκεί για να τα δούμε, όπως επίσης και τις επαφές μας και το ημερολόγιό μας. Μετά ξαναπηγαίναμε στο Outlook για να δούμε και εκεί τα ίδια πράγματα. Όλες αυτές οι κινήσεις είναι πια παρελθόν..

Παρακολούθηση των μηνυμάτων μας μέσα στο Outlook μαζί με όλους τους υπόλοιπους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουμε. Με τη σύνδεση και την οργάνωση των μηνυμάτων μας, μπορούμε να εκμεταλλευτούμε τις δυνατότητες που μας παρέχει, όπως Απευθείας Αναζήτηση και επίσης να έχουμε πρόσβαση στις πληροφορίες μας ακόμα και όταν είμαστε offline.

Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε το τοπικό μου γραμματοκιβώτιο και πιο κάτω τον λογαριασμό μου στο Windows Live.

 Local Mail

Βήματα που πρέπει να ακολουθήσουμε για να εγκαταστήσουμε το Hotmail Connector.

1. Μεταβαίνουμε στην τοποθεσία ιστού για να το κατεβάσουμε: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=39db2b89-af2e-41f9-a175-f93e1377959f&displaylang=en

Ανάλογα με έκδοση του λειτουργικού πού έχουμε διαλέγουμε 32bit ή 64bit.

2. Αφού το εγκαταστήσουμε και ανοίξουμε το Outlook ξανά, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα που θα μας ρωτάει εάν θέλουμε να προσθέσουμε ένα λογαριασμό Hotmail.

Add A Hotmail Account

3. Στο επόμενο βήμα προσθέτουμε τα στοιχεία του λογαριασμού μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ για την ολοκλήρωση.

Windows Live Hotmail Settings

Τόσο απλή διαδικασία. Μετά από λίγο θα εμφανιστεί και ο άλλος μας λογαριασμός κάτω από το τοπικό γραμματοκιβώτιο.

Γιατί να μπούμε σε όλη αυτή τη διαδικασία;

Πρώτον: Ο λογαριασμός μας στο Hotmail, εμφανίζεται και μέσα στο Outlook, οπότε μπορούμε να μεταφερόμαστε ανά πάσα στιγμή από τον έναν λογαριασμό στον άλλο γρήγορα και απλά για έλεγχο νέων μηνυμάτων.

Δεύτερον: Οι επαφές μας από το Windows Live Hotmail είναι διαθέσιμες και στο Outlook.

Μπορούμε να δούμε όλες τις επαφές που έχουμε στο λογαριασμό Windows Live Hotmail και μέσα στο Outlook. Με την οργάνωση των επαφών μας στο Outlook, μπορούμε να εκμεταλλευτούμε τη δυνατότητα τις διαχείρισης των επαφών μας. Όπως την καινούργια Business Card View, Άμεση Αναζήτηση και τη δυνατότητα να ταξινομήσουμε τις επαφές μας με διαφορετικά κριτήρια, όπως για παράδειγμα τοποθεσία ή χρώμα κατηγορίας. Επιπρόσθετα ότι αλλαγές εφαρμόσουμε σε μία επαφή, θα συγχρονιστεί αυτόματα με το λογαριασμό μας στο Windows Live Hotmail.

Business Card View

Τρίτον: Συγχρονισμός του ημερολογίου μας από το Windows Live Calendar στο Outlook

Με το Outlook Hotmail Connector, μπορούμε να δούμε τα ημερολόγια μας από το Windows Live Calendar μέσα στο Microsoft Office Outlook, συμπεριλαμβανομένου και ημερολόγια ατόμων που το έχουν μοιραστεί μαζί μας. Με την διαχείριση του ημερολογίου μας στο Outlook μπορούμε να:

  • Εκμεταλλευτούμε το πλεονέκτημα που μας προσφέρει η Διαχείριση Χρόνου (time management) χαρακτηριστικό που μας προσφέρει το Outlook, όπου μπορούμε να δούμε πολλαπλά ημερολόγια στο Outlook ταυτόχρονα.
  • Μπορούμε να δούμε εργασίες με σημαίες από κάτω από τις συναντήσεις μας στις ημέρες που πρόκειται να λήξουν.
  • Να κατηγοριοποιήσουμε ραντεβού με διαφορετικές κατηγορίες χρωμάτων.
  • Επιπρόσθετα, ότι αλλαγές κάνουμε στο ημερολόγιο μας στο Windows Live μέσα από το Outlook, αυτές αυτόματα θα συγχρονιστούν με την έκδοση του ημερολογίου που διαθέτουμε λογαριασμό στο Windows Live.

Μπορούμε να δούμε και να επεξεργαστούμε το ημερολόγιο Windows Live στο Outlook, ωστόσο το ημερολόγιο μας στο Outlook δεν είναι διαθέσιμο στο Windows Live.

Στην παρακάτω εικόνα έχω ενεργοποιήσει δύο ημερολόγια. Το πρώτο είναι το ημερολόγιο του Outlook, και το δεύτερο είναι το γραμματοκιβώτιο που διαθέτω στο Windows Live.

Calendar

Στο παρακάτω παράδειγμα προσθέτω ένα συμβάν στο ημερολόγιο του Windows Live. Καταχωρώ όλα τα στοιχεία που θέλω και μετά πατάω στο κουμπί Αποθήκευση, όπου βλέπω το συμβάν να προστίθεται στο ημερολόγιο του Windows Live.

 TaskΜετά μεταβαίνω στο γραμματοκιβώτιο μου στο Outlook, όπου μετά από λίγα δευτερόλεπτα ενημερώνεται και αμέσως το συμβάν προστίθεται στο ημερολόγιο του Windows Live μέσα στο Outlook και εμφανίζεται η προεπισκόπηση του μηνύματος από το Windows Live Alerts.

Message Alert

Όταν θα πλησιάσει η χρονική διάρκεια που έχω καθορίσει, θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου της υπενθύμισης κανονικά όπως θα έκανε και στο Outlook.

Άλλα πλεονεκτήματα:

  • Όσους έχουμε σε Ασφαλή Λίστα Αποστολέων και σε Αποκλεισμένους Αποστολείς είναι συγχρονισμένοι και με το Outlook και με το Hotmail.
  • Αποστολή / Παραλαβή εργασιών όπως κάνουμε κανονικά στο Outlook.
  • Ο λογαριασμός του Hotmail, εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης του Outlook.

Connected

  • Οι κανόνες που έχουμε εφαρμόσει στο Hotmail, εφαρμόζονται και στο Outlook,  ακόμα και εάν δεν είναι ο πρωτεύον λογαριασμός μας.
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

MailTips in Outlook 2010

 Mail TipsΠόσο συχνά στέλνετε μηνύματα σε κάποιον και το αμέσως επόμενο λεπτό παίρνετε πίσω ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα “Είμαι εκτός γραφείου”; Πόσες φορές στέλνουμε ένα μήνυμα σε μία Λίστα Διανομής, συνειδητοποιώντας εκ των υστέρων ότι η λίστα αυτή αποτελούνταν από εκατοντάδες άτομα.

Τα MailTips κάνουν αυτά τα “ατυχήματα” παρελθόν. Μας παρέχουν ενημέρωση τη σωστή στιγμή, δηλαδή πριν πατήσουμε το κουμπί Αποστολή. Έχουμε τη δυνατότητα να γνωρίζουμε εάν ο παραλήπτης είναι εκτός γραφείου, εάν είναι μέρος του οργανισμού μας ή εκτός, να γνωρίζουμε πόσα άτομα βρίσκονται σε αυτή τη λίστα διανομής και άλλα πολλά.

Καθώς συνθέτουμε ένα μήνυμα, το Outlook και ο Exchange δουλεύουν μαζί για να διαπιστώσουν εάν κάποιο MailTip ταιριάζει στο μήνυμά μας, και μετά τα εμφανίζει πάνω από τις γραμμές διευθύνσεων.

Στην παρακάτω εικόνα θέλω να στείλω ένα μήνυμα στον συνεργάτη και μόλις καταχωρίσω την διεύθυνση του στο πεδίο του παραλήπτη, εμφανίζεται το MailTips που με ενημερώνει ότι βρίσκεται εκτός γραφείου και το μήνυμα που έχει καταχωρίσει σαν αυτόματη απόκριση.

Out Of Office

Θα μπορούσα να διαγράψω τον συνεργάτη μου απλώς πατώντας πάνω στην επαφή και να προσθέσω κάποιον άλλον παραλήπτη για το μήνυμα μου.

Ο χώρος που εμφανίζονται τα MailTips αναπτύσσεται αυτόματα ώστε να εμφανίζονται όλα τα MailTips όταν είναι απαραίτητο. Στο παρακάτω παράδειγμα βλέπουμε ότι πέντε παραλήπτες βρίσκονται εκτός του οργανισμού μου. Επίσης εάν δεν θέλω να βλέπω τα MailTips, αρκεί να πατήσω στο σημείο που αναγράφει Show Less και αντίστοιχα αλλάζει η εντολή και αναγράφει Show All.

Outside Your Organization

Υπάρχουν αρκετά MailTips διαθέσιμα, όπως όταν ένα συνημμένο αρχείο υπερβαίνει το όριο μεγέθους που έχουμε ορίσει στο γραμματοκιβώτιο μας. Στην παρακάτω εικόνα αναφέρεται ο λόγος που το μήνυμα δεν μπορεί να το αποδεχτεί το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη και ο λόγος είναι το μέγεθος.

Too Large

Για να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε τα MailTips, μαζί με αρκετές άλλες ρυθμίσεις, πρέπει να εμφανίσουμε τις επιλογές του Outlook πηγαίνοντας στο κουμπί File (Αρχείο) και από να διαλέξουμε Options (Επιλογές). Εκεί διαλέγουμε την κατηγορία Mail (Μηνύματα) και πατάμε στο αντίστοιχο κουμπί MailTips Options (MailTips Επιλογές).

Manage Mail Tips

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με όλες τις εντολές διαθέσιμες σχετικά με τα MailTips που χωρίζεται σε τρείς κατηγορίες και που περιγράφω αναλυτικά παρακάτω.

Mail Tips Options

Πρώτη Κατηγορία: Sending Restrictions MailTips (Περιορισμοί Αποστολής)

  • Restricted Recipient: Εμφανίζεται όταν δεν έχουμε το δικαίωμα να στέλνουμε μηνύματα σε κάποιον συγκεκριμένο παραλήπτη. Εάν όμως παρόλα αυτά στείλουμε το μήνυμα δεν θα παραδοθεί ποτέ.
  • Moderated contact group: Εμφανίζεται όταν μία λίστα διανομής έχει Moderator όπου ελέγχει τα εισερχόμενα μηνύματα και αποφασίζει αν το μήνυμα θα παραδοθεί στη λίστα διανομής.

Δεύτερη Κατηγορία: Undeliverable Message MailTips (Μη Παραδοτέα Μηνύματα)

  • Invalid recipient address: Εμφανίζεται όταν η διεύθυνση του παραλήπτη δεν ισχύει πια.
  • Message too large for recipient: Εμφανίζεται όταν το μέγεθος των εξερχομένων μηνυμάτων υπερβαίνει το όριο μεγέθους για τον παραλήπτη.
  • Message too large to send: Εμφανίζεται όταν το μέγεθος των εξερχομένων μηνυμάτων υπερβαίνει το όριο που έχουμε δικαίωμα να στείλουμε.
  • Recipient Mailbox is full: Εμφανίζεται όταν το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη είναι γεμάτο με αποτέλεσμα να μην μπορεί να σταλεί.

Τρίτη Κατηγορία: Informational MailTips (Πληροφοριακά)

  • Large number of recipients or contact group: Εμφανίζεται όταν ένας αριθμός παραληπτών που θα λάβουν το μήνυμα είτε μεμονωμένοι είτε ως λίστα διανομής υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο όριο που έχει καθοριστεί από τον Exchange Administrator.
  • Recipient is using automatic replies: Εμφανίζεται όταν ο παραλήπτης χρησιμοποιεί αυτοματοποιημένες απαντήσεις. Όπως “εκτός γραφείου”.
  • External recipient: Εμφανίζεται όταν ο παραλήπτης είναι εκτός οργανισμού.
  • External recipient in contact group: Εμφανίζεται όταν μία λίστα διανομής περιέχει έναν παραλήπτη που βρίσκεται εκτός οργανισμού.

Επιλογές εμφάνισης των MailTips είναι οι εξής:

  • Display automatically when MailTips apply: Να εμφανίζονται αυτόματα τα MailTips όταν ταιριάζει.
  • Display at all times: Να εμφανίζονται συνέχεια.
  • Never display MailTips: Να μην εμφανίζονται τα MailTips.

Expand the MailTips bar automatically when MailTips apply to a message: Να αναπτύσσεται αυτόματα η περιοχή των MailTips όταν ταιριάζει σε ένα μήνυμα.

Ετικέτες Technorati:
Ετικέτες Technorati:
Ετικέτες Technorati:
Ετικέτες Technorati:
Ετικέτες Technorati:
%d bloggers like this: