Excel 2010: Data Bars Improvements

Τα Data bars (Γραμμές Δεδομένων) μας προσφέρουν ένα είδος προσαρμοσμένης μορφοποίησης ή μορφοποίησης υπό όρους, όπου έχουμε τη δυνατότητα να αναλύσουμε τις τιμές των δεδομένων σε μία περιοχή κελιών στο Excel 2010. Οι βελτιώσεις στα data bars μας επιτρέπουν να συμπεριλάβουμε και αρνητικές τιμές, όπου εφαρμόζοντας μία μορφοποίηση με τη χρήση τους, έχουμε τη δυνατότητα να κατανοήσουμε και να αναλύσουμε τα δεδομένα μας πιο εύκολα.

Με ποιές από τις παρακάτω δύο εικόνες μπορούμε να κατανοήσουμε καλύτερα τις τιμές των δεδομένων;

Α περίπτωση.

01

Β περίπτωση.

02

Κάπως καλύτερα τα πράγματα στη δεύτερη περίπτωση. Μπορούμε να παρατηρήσουμε τα εικονίδια στη στήλη Συνόλου και με μία ματιά καταλαβαίνουμε ότι με το πράσινο σημάδι ελέγχου οι πωλήσεις πάνε καλά, ενώ με το κόκκινο Χ καταλαβαίνουμε ότι οι πωλήσεις πήραν την κάτω βόλτα. Τα εικονίδια αυτά δεν είναι σύμβολα που έχω εισάγει σε κάθε κελί, αλλά όλη η στήλη έχει μορφοποιηθεί σύμφωνα με κάποια κριτήρια που έχω ορίσει εγώ, φυσικά με την βοήθεια των Data Bars.

Παρακάτω περιγραφώ τα βήματα για να δημιουργήσουμε τα data bars που εμφανίζονται στην παραπάνω εικόνα.

  • Επιλέγουμε την περιοχή κελιών που θέλουμε να μορφοποιήσουμε με data bars.
  • Αφού έχει επιλεγεί η περιοχή, από το Tab Home (Αρχικό) μεταβαίνουμε στην περιοχή Styles (Στυλ) και πατάμε στο βελάκι δεξιά της εντολής Conditional Formatting (Μορφοποίηση υπό όρους) για να αναπτύξουμε το διαθέσιμο μενού.
  • Από το μενού διαλέγουμε Data Bars (Γραμμές Δεδομένων) και από το υπομενού επιλέγουμε ένα από τα διαθέσιμα Στυλ που υπάρχουν εκεί. Καθώς πηγαίνουμε με το ποντίκι μας πάνω από κάποιο στυλ βλέπουμε και την προεπισκόπηση στην περιοχή κελιών που έχουμε επιλέξει.

04

  • Κάνουμε κλικ στο στυλ που θέλουμε.

Αφού έχουμε εφαρμόσει ένα στυλ Data Bars στην περιοχή που θέλαμε, όπως είναι η περιοχή επιλεγμένη μεταβαίνουμε πάλι στην εντολή Conditional Formatting (Μορφοποίηση υπό όρους) και διαλέγουμε την εντολή Manage Rules (Διαχείριση Κανόνων), όπου εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου του Conditional Formatting Rules Manager.

05

  • Σε αυτό το παράθυρο επιλέγουμε το κουμπί Edit Rule (Επεξεργασία Κανόνα), όπου εμφανίζεται το επόμενο πλαίσιο διαλόγου όπου μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε.

07a

Στην περιοχή Select a Rule TypeΕπιλογή τύπου κανόνα” επιλέγω Format all cells based on their valuesΜορφοποίηση όλων των κελιών με βάση τις τιμές τους”.

Στην περιοχή Format all cells based on their valuesΜορφοποίηση όλων των κελιών με βάση την τιμή τους” αναπτύσσω το βέλος δεξιά της εντολής Format StyleΣτυλ Μορφοποίησης” και διαλέγω από τις κατηγορίες τα Icon Sets (Σύνολα Εικονιδίων).

09

Ακριβώς από κάτω αναπτύσσω το βέλος στα δεξιά της εντολής Icon Style “Στυλ Εικονιδίων” και επιλέγω το στυλ που επιθυμούμε.

08

Αφού έχω κάνει τις ρυθμίσεις με τα στυλ εικονιδίων που θέλουμε μένει μόνο να ορίσουμε τα κριτήρια μας, περιοχή που βρίσκεται στο δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου.

10

  • Αφού ορίσω τα κριτήρια μου όπως εμφανίζονται και στην πιο πάνω εικόνα, πατάω το πλήκτρο ΟΚ και στα δύο παράθυρα και επιστρέφω στο φύλλο εργασίας για να δω τα αποτελέσματα.

Τι συμβαίνει όμως όταν έχουμε και αρνητικές τιμές στο φύλλο εργασίας μου;

11

Ακολουθούμε τα τρία πρώτα βήματα που ανέφερα πιο πάνω. Δηλαδή επιλέγω την περιοχή μου, διαλέγω την εντολή Conditional Formatting, και επιλέγουμε από την περιοχή Data Bars ένα από τα διαθέσιμα Στυλ και αμέσως στην περιοχή με τα δεδομένα μας βλέπουμε την πιο κάτω εικόνα.

12

Στα κελιά που υπάρχουν οι τιμές βλέπουμε ότι έχει χωριστεί από μία διακεκομμένη γραμμή, και οι τιμές που έχουν το αρνητικό πρόσημο εμφανίζουν μία κόκκινη μπάρα προς τα αριστερά, οπότε καταλαβαίνουμε ότι πρόκειται για αρνητικές τιμές.

Εάν θέλουμε να μορφοποιήσουμε τις στήλες με διαφορετικά χρώματα επιλέγουμε την περιοχή μας και διαλέγουμε πάλι την εντολή Manage Rules. Εμφανίζεται το γνωστό παράθυρο Conditional Formatting Rules Manager όπου επιλέγουμε την εντολή Edit Rule. Διαλέγοντας την εντολή Edit Rule εμφανίζεται το παράθυρο Edit Formatting RuleΕπιλογή Τύπου Κανόνα”.

13a

Στο κάτω μέρος πατάμε στο κουμπί Negative Value and Axis για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε πώς θα θέλαμε να εμφανίζονται οι αρνητικές τιμές μας.

15

Ολοκληρώνουμε τι ρυθμίσεις μας και πατάμε ΟΚ σε όλα τα πλαίσια διαλόγου για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας για να δούμε τα αποτελέσματα.

16

Η Μορφοποίηση Υπό Όρους με τα περισσότερα χαρακτηριστικά υπήρχε και στις προηγούμενες εκδόσεις του Excel, απλώς στο  Excel 2010 υπάρχει η δυνατότητα της προχωρημένης μορφοποίησης για τους αρνητικούς αριθμούς.

Όταν θελήσουμε να απαλείψουμε τις Μορφοποιήσεις απλώς μεταβαίνουμε στην εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους και στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού υπάρχει η εντολή Clear Rules (Απαλοιφή Κανόνων) και διαλέγουμε αυτό που θέλουμε. Όπως απαλοιφή από επιλεγμένα κελιά ή απαλοιφή από ολόκληρο το φύλλο εργασίας.

17

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

About officesmart

MVP: Honored with the MVP (Most Valuable Professional) for OFFICE SYSTEM title for the years 2011, 2012, 2013, 2014 and 2015 by Microsoft, for my contribution and commitment to the technical communities worldwide. Microsoft Master Specialist: This certification provides skill-verification tools that not only help assess a person's skills in using Microsoft Office programs but also the ability to quickly complete on-the-job tasks across multiple programs in the Microsoft Office system

Posted on July 8, 2010, in Excel 2010 Greek and tagged , , , . Bookmark the permalink. Comments Off on Excel 2010: Data Bars Improvements.

Comments are closed.