Monthly Archives: August 2010

Document Inspector – Έλεγχος Εγγράφου

Πρόκειται να διανείμουμε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο ενός εγγράφου του Word σε συναδέλφους ή σε πελάτες; Μία καλή ιδέα θα ήταν να αναθεωρήσουμε το έγγραφό μας και να το ελέγχουμε για κρυμμένα δεδομένα ή προσωπικά στοιχεία που μπορεί να έχουν αποθηκευτεί στο ίδιο το έγγραφο ή να βρίσκονται στις ιδιότητες του εγγράφου. Γιατί κρυμμένες πληροφορίες μπορούν να αποκαλύψουν λεπτομέρειες για την επιχείρησή μας ή λεπτομέρειες για το ίδιο το έγγραφό, λεπτομέρειες τις οποίες δεν θέλουμε να μοιραστούμε. Μία λύση λοιπόν είναι να χρησιμοποιήσουμε τον Document Inspector.

Το χαρακτηριστικό Document Inspector στο Office ελέγχει το έγγραφό μας για κρυφές ιδιότητες και για προσωπικά στοιχεία.

Πριν εφαρμόσουμε το Document Inspector, καλό θα ήταν να δημιουργήσουμε ένα αντίγραφο από το έγγραφο γιατί μερικές αλλαγές που θα εφαρμοστούν δεν θα μπορούμε να τις αναιρέσουμε. Τα βήματα που πρέπει να κάνουμε είναι τα εξής:

Μεταβαίνουμε στο Tab File (Αρχείο), και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Info και στην δεξιά περιοχή όπου αναγράφει Prepare for Sharing ( Προετοιμασία για Διανομή), πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Check for Issues (Έλεγχος για Θέματα) και διαλέγουμε την εντολή Inspect Document (Έλεγχος Εγγράφου).

01

Αφού επιλέξουμε την εντολή Inspect Document (Έλεγχος Εγγράφου), εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου απλώς τσεκάρουμε τα κουτάκια από τις διαθέσιμες επιλογές που θέλουμε να ελέγξουμε.

02

Οι κατηγορίες ελέγχου είναι οι εξής:

Comments, Revisions, Versions and Annotations – Σχόλια, Αναθεωρήσεις, Εκδόσεις και Επισημειώσεις: Ελέγχει το έγγραφο για σχόλια, εκδόσεις, σημάδια αναθεώρησης και σχόλια μελανιού.

Document Properties and Personal Information – Ιδιότητες Εγγράφου και Προσωπικές Πληροφορίες: Ελέγχει για κρυφά μετα-δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες που έχουν αποθηκευτεί με το έγγραφο.

Custom XML Data – Δεδομένα Προσαρμοσμένης XML (Extensible Markup Language): Ελέγχει για δεδομένα προσαρμοσμένης XML που έχουν αποθηκευτεί με το έγγραφο.

Headers, Footers and Watermarks – Κεφαλίδες, Υποσέλιδα και Υδατογραφήματα: Ελέγχει το έγγραφο για πληροφορίες σε κεφαλίδες, υποσέλιδα και υδατογραφήματα.

Invisible Content – Κρυφό Περιεχόμενο: Ελέγχει το έγγραφο για αντικείμενα που δεν είναι ορατά γιατί έχουν μορφοποιηθεί ως κρυφά. Αυτό δεν περιλαμβάνει αντικείμενα που καλύπτονται από άλλα αντικείμενα.

Hidden Text – Κρυφό Κείμενο: Ελέγχει το έγγραφο για κείμενο που έχει μορφοποιηθεί κρυφό.

Όταν πατήσουμε το κουμπί Inspect ( Έλεγχος) στην κάτω δεξιά γωνία του πλαισίου διαλόγου εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου που μας ενημερώνει για την πορεία ελέγχου του εγγράφου. Ο χρόνος ελέγχου εξαρτάται από το μέγεθος του εγγράφου και από τα περιεχόμενα του. Εδώ βλέπουμε ότι έχει φτάσει στην τελευταία κατηγορία ελέγχου και που πρόκειται για κρυφό κείμενο.

04

Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος του εγγράφου, εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου μας αναφέρει τι έχει βρεθεί στο έγγραφό μας. Τα κόκκινα θαυμαστικά εμφανίζονται στις κατηγορίες όπου έχουν βρεθεί κάποια στοιχεία. Τα μπλε σημάδια ελέγχου μας αναφέρουν ότι δεν έχει εντοπιστεί τίποτα. Από δίπλα εμφανίζεται το κουμπί Remove All (Αφαίρεση Όλων) σε κάθε κατηγορία όπου έχουν εντοπιστεί στοιχεία, όπου εάν το πατήσουμε για να αφαιρεθούν τα στοιχεία πιθανόν να μην μπορούμε να τα ανακτήσουμε, όπως μας προειδοποιεί στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου.

05

Το κουμπί Inspect (Έλεγχος) έχει αλλάξει σε Reinspect (Ξανά Έλεγχος), όπου μπορούμε να ελέγξουμε ξανά το έγγραφο μας. Αφού πατήσουμε στο κουμπί Remove All (Αφαίρεση Όλων) στην κατηγορία που θέλουμε, περιμένουμε να ολοκληρωθεί η διαδικασία αφαίρεσης. Αφού ολοκληρωθεί εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα όπου μας αναφέρει ότι όλα τα στοιχεία έχουν αφαιρεθεί επιτυχώς.

06

Ο Document Inspector είναι διαθέσιμος και στο Word 2007 και στο Word 2010.

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Advertisements

Word 2010: The Navigation Pane

Πολλές φορές όταν έχουμε ένα μεγάλο έγγραφο, δυσκολευόμαστε στο να μετακινηθούμε μέσα σε αυτό. Ψάχνουμε για κάτι το συγκεκριμένο και δυσκολευόμαστε να το εντοπίσουμε. Επιθυμούμε να κάνουμε μία ανακατάταξη στις επικεφαλίδες μας ή στη δομή του εγγράφου αλλά σκεφτόμαστε ότι είναι μία διαδικασία χρονοβόρα. Θέλουμε να αναζητήσουμε ή να αντικαταστήσουμε μία συγκεκριμένη λέξη. Με τις προγενέστερες εκδόσεις του Word μπορούσαμε να τα κάνουμε αυτά είτε με τη λειτουργία της Εύρεσης είτε με το Χάρτη Εγγράφου ή με άλλες διαθέσιμες λειτουργίες. Το καινούργιο Navigation Pane συγκεντρώνει όλα αυτά τα εργαλεία σε ένα μόνο μέρος.

Για να ενεργοποιήσουμε το Navigation Pane, πρέπει να μεταφερθούμε στο Tab  View (Προβολή) και στην περιοχή Show (Εμφάνιση) να ενεργοποιήσουμε την αντίστοιχη εντολή, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

17 (1)

Όταν το ενεργοποιήσουμε τοποθετείτε στα αριστερά της οθόνης μας, αλλά έχουμε τη δυνατότητα να το μεταφέρουμε δεξιά ή να το έχουμε να επιπλέει στο έγγραφό μας απλώς επιλέγοντας το και μετακινώντας το με τη χρήση του ποντικιού.

Τα κυρίως μέρη του Navigation pane έχουν ως εξής:

17 (1)

Περιήγηση Επικεφαλίδων

Η προβολή Επικεφαλίδων στο Navigation Pane, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα, αντικαθιστά τον Χάρτη Εγγράφου. Όλες οι επικεφαλίδες του εγγράφου μας εμφανίζονται εδώ. Εάν επεξεργαστούμε την επικεφαλίδα μας στο έγγραφο, εμφανίζεται σε πραγματικό χρόνο και στο Navigation Pane. Δεν μπορούμε όμως να επεξεργαστούμε τις επικεφαλίδες μας μέσα από το Navigation Pane. Μπορούμε όμως με μεταφορά και απόθεση από την περιοχή του Navigation Pane να μεταφέρουμε την Επικεφαλίδα με την παράγραφό του σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου θέλουμε. Οπότε δεν χρειάζεται να κάνουμε αποκοπή ή αντιγραφή.

17 (3)

Tip: Για να δημιουργήσουμε Επικεφαλίδες θα πρέπει να επιλέξουμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται ως επικεφαλίδα και να διαλέξουμε ένα από τα διαθέσιμα Στυλ που υπάρχουν στο Tab Home (Αρχική) και στην περιοχή Styles (Στυλ) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

20

Περιήγηση Σελίδων (Μικρογραφίες)

Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Περιήγηση Σελίδων, όλες οι σελίδες του εγγράφου μας εμφανίζονται σε μικρογραφίες στο Navigation Pane, και απλώς κάνοντας ένα κλικ σε οποιαδήποτε σελίδα μεταφερόμαστε απευθείας στη σελίδα αυτή και ο εισαγωγέας μας αναβοσβήνει στην αρχή της σελίδας έτοιμος για επεξεργασία. Μπορούμε επίσης να αυξομειώσουμε το μέγεθος του Navigation Pane, έτσι ώστε να εμφανίζονται περισσότερες σελίδες.

17 (4)

Πληκτρολόγηση Αναζήτησης

Όταν θέλουμε να αναζητήσουμε μία συγκεκριμένη λέξη στο έγγραφο μας, μεταβαίνουμε στην εύρεση του Navigation Pane και πληκτρολογούμε την λέξη μας.

17 (7)

Μπορούμε επίσης να αναζητήσουμε μία λέξη χρησιμοποιώντας την εντολή Εύρεση που βρίσκεται στο Tab Home (Αρχική) και στην δεξιά γωνία της κορδέλας στην περιοχή Editing (Επεξεργασία). Πατάμε πάνω στην εντολή και απευθείας ενεργοποιείται το Navigation Pane και εμφανίζει την περιοχή της Εύρεσης όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε τη λέξη που αναζητάμε.

Αποτελέσματα Εύρεσης

Αφού έχουμε πληκτρολογήσει την λέξη την οποία θέλουμε να εντοπίσουμε, αμέσως στο Navigation Pane εμφανίζεται με έντονη γραφή η συγκεκριμένη λέξη και στο σημείο που βρίσκεται, και παρατηρούμε ότι στο έγγραφό μας έχει επισημανθεί η συγκεκριμένη λέξη σε όλα τα σημεία που βρίσκεται και αναγράφεται ο αριθμός των περιπτώσεων όπου αναφέρεται η συγκεκριμένη λέξη. Εάν πατήσουμε πάνω σε μια περίπτωση της λέξης που αναζητούμε στο Navigation Pane, αμέσως μεταφερόμαστε εκεί.

17 (5)

Επιλογές Αναζήτησης

Πατώντας στο βελάκι στην περιοχή Search Document, εμφανίζονται οι επιλογές που έχουμε στη διάθεση μας. Όπως Εύρεση, Αντικατάσταση, Μετάβαση. Εάν αναζητούμε Γραφικά, Πίνακες, Τύπους, Υποσημειώσεις, Σχόλια κτλ, απλώς επιλέγουμε αυτό και αμέσως επιλέγεται η πρώτη περίπτωση από αυτό που αναζητούσαμε.

17 (8)

Για παράδειγμα εάν είχα δύο πίνακες στο έγγραφό μου, χρησιμοποιώντας τις επιλογές Εύρεσης και διαλέγοντας Πίνακας, ο πρώτος πίνακας που θα εντοπιζόταν θα επιλέγονταν και για να μεταφερόμουν στο επόμενο πίνακα θα έπρεπε να χρησιμοποιήσω το πάνω και κάτω βελάκι του Navigation Pane για να μεταφερθώ στην αμέσως επόμενη περίπτωση.

21

Επικεφαλίδες

Στην περιοχή αυτή αναγράφονται όλες οι επικεφαλίδες που έχουμε στο έγγραφό μας. Πατώντας πάνω σε μία επικεφαλίδα αμέσως μεταφερόμαστε στην σελίδα αυτή. Κάνοντας δεξί κλικ πάνω σε μία επικεφαλίδα, εμφανίζεται το υπομενού όπου βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα τι επιλογές έχουμε. Όπως για παράδειγμα: Προαγωγή, Υποβάθμιση, Εκτύπωση Κεφαλίδας και Περιεχομένου και άλλες πολλές λειτουργίες.

17 (6)

Επόμενο/Προηγούμενο/Αποτελέσματα

Αναλόγως με το τι χρησιμοποιούμε στην περιοχή του Navigation Pane μπορούμε να μετακινηθούμε στο έγγραφο μας χρησιμοποιώντας τα βελάκια στη δεξιά γωνία της περιοχής του. Με το επάνω βελάκι μεταφερόμαστε μία σελίδα πιο πάνω, με το κάτω μία σελίδα πιο κάτω όταν έχουμε τη λειτουργία Μικρογραφίες Εγγράφου ενεργοποιημένο. Εάν έχουμε βρει περιπτώσεις λέξεις μέσα στο έγγραφό μας, μεταφερόμαστε στις περιπτώσεις αυτές.

17 (9)

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
%d bloggers like this: