Monthly Archives: September 2010

Import Data from the Web in Excel 2010

Με το Excel 2010, έχουμε ένα πολύ εύκολο τρόπο για να εισάγουμε δεδομένα από το διαδίκτυο μέσα ένα φύλλο εργασίας. Μπορούμε να εισάγουμε δεδομένα στο φύλλο εργασίας μας για να τα αναλύσουμε, για να  τα αξιολογήσουμε ή ακόμα και για να τα φιλτράρουμε.

Τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσουμε είναι τα εξής:

1. Ανοίγουμε την επιθυμητή ιστοσελίδα από την οποία θέλουμε να αντλήσουμε τα δεδομένα μας.  Στην δικιά μου περίπτωση έχω ανοίξει την εξής σελίδα:

http://www.systemplus.gr/windowsserver2008/ ,όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

2. Ανοίγουμε την εφαρμογή Excel 2010, ώστε να δημιουργηθεί ένα καινούργιο βιβλίο εργασίας ή ανοίγουμε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας.

3. Εφόσον έχουμε ανοίξει το βιβλίο εργασίας μας, μεταφερόμαστε στο Tab Data (Δεδομένα) της κορδέλας και διαλέγουμε από την περιοχή Get external data (Λήψη εξωτερικών δεδομένων) επιλέγουμε την εντολή From Web (Από Διαδίκτυο), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

02

4. Διαλέγοντας την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου New Web Query (Νέο Ερώτημα Διαδικτύου), όπου στο πεδίο της διεύθυνσης μπορούμε να πληκτρολογήσουμε το URL, ή να ανοίξουμε το πτυσσόμενο μενού και να διαλέξουμε την διεύθυνση που υπάρχει ήδη στο μενού. Στη δικιά μου περίπτωση θα διαλέξω τη διεύθυνση που αναγράφει systemplus.

03

Διαλέγοντας την διεύθυνση που ανέφερα πιο πάνω, μεταφέρομαι στην αρχική σελίδα της τοποθεσίας οπότε πλοηγούμαι κανονικά στην ιστοσελίδα ώστε να μεταφερθώ στην επιθυμητή τοποθεσία. Στο δικό μου παράδειγμα μεταφέρομαι στην σελίδα Σεμινάρια και από εκεί θα επιλέξω τον υπερσύνδεσμο που αναφέρει τα σεμινάρια σχετικά με τον Windows Server 2008 / R2.

04

Εφόσον έχουμε ανοίξει την ιστοσελίδα από την οποία θέλουμε να αντλήσουμε δεδομένα, παρατηρούμε ότι κάτω από το πεδίο της διεύθυνσης του πλαισίου διαλόγου υπάρχει η εντολή Click06 next to the tables you want to select, then click import ( Κλικ 06 δίπλα στους πίνακες που θέλουμε να επιλέξουμε, και τότε κλικ στην εντολή Εισαγωγή).

05

5. Πατώντας την εντολή Import (Εισαγωγή) εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου μας ρωτάει σε ποιο φύλλο εργασίας θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα μας και από ποιο κελί να ξεκινήσει. Εάν θέλουμε να αλλάξουμε κελί απλώς πατάμε σε ένα οποιοδήποτε κελί μέσα στο φύλλο εργασίας μας και πατάμε ΟΚ.

07

Περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα για να “κατέβουν” τα δεδομένα (εξαρτάται από το μέγεθος τους), όπως βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα.

08

Αφού έχουν “κατέβει’” όλα τα δεδομένα μας, εμφανίζονται στο φύλλο εργασίας μας όπως παρακάτω:

09

Μπορεί να φαίνονται λίγο ακατάστατα, αλλά έχουμε τη δυνατότητα να ταξινομήσουμε τα δεδομένα μας και να τα μορφοποιήσουμε ώστε να γίνουν πιο κατανοητά.

10

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Advertisements

Merge Spreadsheets Using Data Consolidation In Excel 2010

Συνήθως διατηρούμε τα δεδομένα μας σε διαφορετικά φύλλα εργασίας, και κάθε φορά που επιθυμούμε να τα ελέγξουμε πρέπει να μεταφερόμαστε από φύλλο σε φύλλο, πράγμα κουραστικό, χρονοβόρο και στο τέλος δεν βγάζουμε και πολύ άκρη. Δεν θα ήταν καλό να συγκεντρώσουμε όλα τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας του Excel για να τα αναλύσουμε;

Εδώ έρχεται η εντολή Consolidate (Συνολική Εικόνα). Η εντολή μας επιτρέπει να “τραβήξουμε” κάθε εγγραφή από τα φύλλα εργασίας στο φύλλο που ορίζουμε εμείς ως συγκεντρωτικό. Χρησιμοποιώντας την εντολή, μπορούμε να συνοψίσουμε όλα τα δεδομένα μας από διαφορετικά φύλλα εργασίας σε αυτό που έχουμε ορίσει εμείς ως συγκεντρωτικό. Με το να συγκεντρώνουμε τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας, μπορούμε να τα επεξεργαστούμε και να τα αναλύσουμε απλά και γρήγορα.

Δημιουργούμε ή ανοίγουμε ένα υπάρχον βιβλίο εργασίας του Excel 2010 για να δούμε πώς θα εφαρμόσουμε την εντολή Consolidate (Συνολική Εικόνα). Στο δικό μου παράδειγμα έχω δημιουργήσει ένα βιβλίο εργασίας το οποίο περιέχει τρία (3) φύλλα εργασίας. Τα τρία φύλλα εργασίας είναι Τετραμήνου και το κάθε φύλλο περιέχει τα ίδια Σεμινάρια που διεξάγουμε, στη στήλη Β αναγράφονται οι ενδιαφερόμενοι και στη στήλη C αναγράφονται οι εγγραφές που παρακολούθησαν το συγκεκριμένο σεμινάριο για το Τετράμηνο.

Α’ Τετράμηνο:

02a

Β’ Τετράμηνο:

03b

Γ’ Τετράμηνο:

04b

Τώρα θέλουμε να συγκεντρώσουμε όλα τα δεδομένα μας σε ένα φύλλο εργασίας, γι’ αυτό το λόγο θα πρέπει να δώσουμε στην περιοχή κελιών κάθε τετραμήνου ένα name range (όνομα περιοχής). Πηγαίνουμε λοιπόν στο πρώτο φύλλο εργασίας, δηλαδή Α’ Τετράμηνο και επιλέγουμε την περιοχή με τα δεδομένα μας ξεκινώντας από το κελί Α1 έως C17. Αφού επιλέξουμε την περιοχή μας στην περιοχή Πλαίσιο Ονόματος όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα πληκτρολογούμε το Name Range (Όνομα Περιοχής) που θέλουμε. Στο δικό μου παράδειγμα πληκτρολόγησα ως όνομα περιοχής Semester1. (Ο πιο εύκολος τρόπος για να δώσεις Όνομα Περιοχής).

Προσοχή: Στο Πλαίσιο Ονόματος δεν επιτρέπονται κενά διαστήματα και πατάμε το πλήκτρο Enter στο τέλος.

05

Κάνουμε το ίδιο και για τα άλλα φύλλα εργασίας, δίνοντας σε κάθε περιοχή κελιών και διαφορετικό όνομα.

Αφού τελειώσουμε με τις ονομασίες περιοχών μεταβαίνουμε στο τελευταίο φύλλο εργασίας το οποίο έχω μετονομάσει σε Total.

Μεταβαίνουμε στο Tab Data (Δεδομένα) και διαλέγουμε την εντολή Consolidate (Συνολική Εικόνα) όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

06

Πατώντας την εντολή Consolidate, εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου, όπου κάτω από την εντολή Functions (Συναρτήσεις), διαλέγουμε την εντολή Sum (Άθροισμα) καθώς θέλουμε να δείξουμε το άθροισμα από τα δεδομένα μας που πρόκειται να συγκεντρωθούν.

07

Τώρα κάνουμε κλικ στην περιοχή References (Αναφορές), για να διαλέξουμε τις αναφορές. Πατώντας το πλήκτρο F3, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου με τα Ονόματα Περιοχών που ορίσαμε πιο μπροστά και απλώς επιλέγουμε, αντί να μεταφερόμαστε σε κάθε φύλλο εργασίας και να τα διαλέγουμε.

Το παράθυρο που εμφανίζεται είναι το εξής όπου επιλέγουμε Semester1 και πατάμε ΟΚ, για να μπει η αναφορά στην περιοχή Reference (Αναφορές) και μετά πατάμε στο κουμπί Add (Προσθήκη) για να μπει το όνομα περιοχής στην περιοχή All References (Όλες οι αναφορές).

08

Με το κλικ, θα παρατηρήσουμε ότι το όνομα περιοχής έχει εισαχθεί στην περιοχή Reference (Αναφορά), και στο κάτω αριστερό μέρος του πλαίσιο διαλόγου Consolidate στην περιοχή Use labels in (Χρήση Ετικετών σε) ενεργοποιούμε τις εντολές Top Row (Πρώτη Γραμμή) και Left Column (Αριστερή Στήλη) για να εμφανίζονται οι ετικέτες των στηλών και των γραμμών.

Μπορούμε να ενεργοποιήσουμε και την εντολή Create links to source data (Σύνδεση με το αρχείο προέλευσης δεδομένων).

09

Τώρα θα πρέπει να κάνουμε την ίδια διαδικασία που περιέγραψα πιο πάνω και για τα υπόλοιπα ονόματα περιοχών που είχαμε ορίσει όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

10

Αφού τελειώσουμε την διαδικασία πατάμε στο πλήκτρο ΟΚ για να συνεχίσουμε.

Παρατηρούμε ότι στο φύλλο εργασίας Total, όλα τα δεδομένα μας έχουν εισαχθεί (ονομασίες στηλών και γραμμών) και εμφανίζονται όλα τα συνολικά μας νούμερα στις στήλες Ενδιαφερόμενοι και Εγγραφές που αντιστοιχούν στα τρία τετράμηνα.12

 

Η εντολή Consolidate υπάρχει και σε προγενέστερες εκδόσεις του Excel.

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

Import Names From an Outline in Word to A PowerPoint Presentation

Έχουμε μία λίστα με Ονοματεπώνυμα σε ένα έγγραφο του Word και θέλουμε να τα εισάγουμε όλα σε μία παρουσίαση που έχει δημιουργηθεί για να είναι πτυχία. Θέλουμε το κάθε ονοματεπώνυμο να μπαίνει και σε μια διαφάνεια και όλοι γνωρίζουμε πώς το PowerPoint δεν διαθέτει τη Συγχώνευση Αλληλογραφίας. Τι κάνουμε; Είναι πολύ απλό.

Ανοίγουμε το έγγραφο που έχουμε πληκτρολογήσει τα ονοματεπώνυμά που θέλουμε. Επιλέγουμε όλα τα ονοματεπώνυμα και εφαρμόζουμε ένα στυλ επικεφαλίδας (στο δικό μου παράδειγμα έχω εφαρμόσει Στυλ Επικεφαλίδας Heading 1, όπως εμφανίζεται και στην εικόνα).

02

Εφόσον έχουμε εφαρμόσει ένα Στυλ Επικεφαλίδας μεταβαίνουμε σε Προβολή Outline όπως εμφανίζεται παρακάτω και αποθηκεύουμε το έγγραφό μας. Αυτά είναι βήματα που χρειάζεται να κάνουμε στο Word.

01

Μετά ανοίγουμε την παρουσίαση που έχουμε φτιάξει και μορφοποιήσει για τα πτυχία μας και στο Tab Home και στην περιοχή Slides (Διαφάνειες), αναπτύσσουμε το βέλος στο κάτω μέρος της εντολής διαφάνειες και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Slides from Outline.

03

Μετά εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Insert Outline, όπου απλώς εντοπίζουμε το έγγραφο που θέλουμε να εισάγουμε στην παρουσίασή μας.

03a

Αφού το επιλέξουμε πατάμε στο κουμπί Insert (Εισαγωγή), και αμέσως όλα τα ονοματεπώνυμα που υπήρχαν στο έγγραφο του Word, έχουν εισαχθεί στη παρουσίαση μας. Κάθε ονοματεπώνυμο καταλαμβάνει μία διαφάνεια.

04

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
%d bloggers like this: