Monthly Archives: October 2010

Sparklines – Excel 2010

Συνήθως τα δεδομένα μας τα απεικονίζουμε με γραφήματα, ώστε να είναι πιο κατανοητά και ευπαρουσίαστα. Τώρα στο Excel 2010, έχουμε τα sparklines που είναι μικρά γραφήματα που χωράνε σε ένα κελί έτσι ώστε ανά πάσα στιγμή να έχουμε μία ιδέα για τα δεδομένα μας και για να μην “χανόμαστε” με τα νούμερα. Τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσουμε για να τα δημιουργήσουμε είναι τα εξής:

Πρώτον: Έχουμε καταχωρίσει τα δεδομένα τα οποία θέλουμε να απεικονίσουμε σε sparklines.

Δεύτερο: Μεταβαίνουμε στο μενού Insert (Εισαγωγή) και μεταβαίνουμε στην περιοχή Sparklines όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Sparklines

Τρίτο: Μεταβαίνουμε στο κελί στο οποίο θέλουμε να εμφανιστεί το γράφημα και διαλέγουμε ποιό είδος Sparkline θέλουμε. Στη διάθεση μας υπάρχουν τριών ειδών Sparklines όπως η Γραμμής (Line), Στήλης (Column) και Κέρδος/Απώλεια (Win/Loss). Αφού διαλέξουμε ένα είδος εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Create Sparkline (Δημιουργία Sparkline), όπου στην περιοχή Data Range (Περιοχή Δεδομένων), διαλέγουμε την περιοχή με τα δεδομένα μας.

Στην περιοχή Location Range (Εύρος Θέσης) μπορούμε να διαλέξουμε την περιοχή στην οποία θέλουμε να εμφανίζονται τα γραφήματα (εάν δεν το έχουμε κάνει ήδη).  Τέλος πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Create Sparklines

Αμέσως τα sparklines έχουν εμφανιστεί στο φύλλο εργασίας μας στην περιοχή που είχαμε καθορίσει και το είδος που είχαμε καθορίσει.

Όταν θέλουμε να μορφοποιήσουμε τα sparklines, απλώς επιλέγουμε το κελί που τα περιέχει και αμέσως ενεργοποιείται το Tab της Design (Μορφοποίησης ) σχετικά με τα sparklines. Για παράδειγμα τις αρνητικές τιμές μπορούμε να τις κάνουμε να εμφανίζονται με διαφορετικό χρώμα και άλλες πολλές ρυθμίσεις.

Design Sparklines

Όταν για κάποιο λόγο θέλουμε να διαγράψουμε ένα Sparkline ή μία περιοχή με Sparklines, εάν πατήσουμε το πλήκτρο Delete θα δούμε ότι δεν συμβαίνει τίποτα.  Για να τα απαλείψουμε λοιπόν από το φύλλο εργασίας μας, θα πρέπει να ακολουθήσουμε έναν από τους εξής δύο τρόπους:

Α. Δεξί κλικ του ποντικιού μας στο κελί ή στην περιοχή κελιών που βρίσκονται, και από του υπομενού που εμφανίζεται να διαλέξουμε Clear Selected Sparklines (Απαλοιφή Επιλεγμένου Sparkline).

Clear Sparklines

B. Επιλέγουμε το κελί ή τα κελιά, όπου αμέσως ενεργοποιείται το Tab Design (Σχεδίασης), και στην περιοχή Group (Ομάδα) αναπτύσσουμε το βελάκι δίπλα στην εντολή Απαλοιφή (Clear) και διαλέγουμε μία από τις δύο εντολές που βρίσκονται εκεί ανάλογα με το τι θέλουμε να απαλείψουμε.

Clear Selected Sparklines

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Advertisements

Import Data from a Plain Text into Excel 2010

Πολλές φορές θα βρεθούμε στη θέση να “τραβήξουμε” δεδομένα από ένα αρχείο απλού κειμένου σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, έτσι ώστε να αναλύσουμε τα δεδομένα μας.

Παρακάτω θα αναφέρω τον τρόπο με τον οποίο θα εισάγω ένα αρχείο απλού κειμένου σε ένα φύλλο εργασίας του Excel 2010.

Δημιουργούμε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel και κάνουμε κλικ στο Tab Data (Δεδομένα) και στην περιοχή Get External Data (Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων) διαλέγουμε την εντολή From Text (Από Κείμενο), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

01

Αφού διαλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε ώστε να εντοπίσουμε το αρχείο απλού κειμένου το οποίο θέλουμε να εισάγουμε στο φύλλο εργασίας μας.

02

Διαλέγοντας την εντολή Import Text (Εισαγωγή Αρχείου) τα αρχεία που μπορούμε να εισάγουμε έχουνε τις εξής επεκτάσεις:

*. prn – Αρχεία που έχουν δημιουργεί με την εντολή Εκτύπωση σε Αρχείο από το παράθυρο διαλόγου της εκτύπωσης (περιέχει κείμενο και περιεχόμενο για εκτύπωση όσο και οδηγίες για τον εκτυπωτή, όπως αριθμός σελίδων κτλ.).

*.txt – Αρχείο απλού κειμένου (περιέχει κείμενο χωρίς μορφοποιήσεις, προσπελάσιμο από οποιαδήποτε εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου)

*.csv – Αρχείο οριοθετημένου κειμένου (περιέχει κείμενο χωρίς μορφοποιήσεις, συνήθως οριοθετημένο με κόμματα)

03

Στο δικό μου παράδειγμα θα διαλέξω να εισάγω ένα αρχείο .txt, και συγκεκριμένα το αρχείο 6292.txt, όπως εμφανίζεται πιο πάνω. Αφού το επιλέξω, διαλέγω την εντολή Import (Εισαγωγή) και εμφανίζεται ο Text Import Wizard (Οδηγός Εισαγωγής Κειμένου) στο πρώτο βήμα από τα συνολικά τρία όπως εμφανίζεται παρακάτω:

04

Στο δικό μου παράδειγμα έχω διαλέξει να εισάγω ένα αρχείο οριοθετημένο (οι χαρακτήρες χωρίζονται με κόμματα ή με tabs μεταξύ του κάθε πεδίου και έχω ορίσει ως αρχείο προέλευσης να είναι Windows (ANSI). Προχωράμε στο επόμενο βήμα πατώντας στο κουμπί Next (Επόμενο), όπου εμφανίζεται το δεύτερο βήμα του οδηγού όπως εμφανίζεται παρακάτω.

05

Το δεύτερο βήμα του οδηγού μας επιτρέπει να καθορίσουμε τι είδους οριοθέτες θέλουμε. Στο δικό μου παράδειγμα καθορίζω Tab ως οριοθέτες, όπου στο κάτω μέρος έχουμε την προεπισκόπηση όπου βλέπουμε πώς επηρεάζονται τα δεδομένα μας. Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις πατάμε στο πλήκτρο Next (Επόμενο) για να προχωρήσουμε στο τρίτο και τελευταίο βήμα του οδηγού όπως εμφανίζεται παρακάτω.

06

Στο τρίτο βήμα του οδηγού μπορούμε να επιλέξουμε και να μορφοποιήσουμε τις στήλες ανάλογα με το τι μορφή θέλουμε να έχουν. Μπορούμε επίσης να παραβλέψουμε μία στήλη η οποία θεωρούμε ότι είναι περιττή. Στο δικό μου παράδειγμα επέλεξα την στήλη ProductType και επέλεξα την εντολή Do not import column – Skip (Μην εισάγεις την στήλη – παράβλεψη).

06a

Μπορούμε επίσης να πατήσουμε το κουμπί Advanced (Για προχωρημένους) στο τρίτο βήμα του οδηγού εάν επιθυμούμε να ρυθμίσουμε τα διαχωριστικά των ψηφίων και των χιλιάδων να εμφανίζονται με διαφορετική μορφή όπως εμφανίζεται παρακάτω.

07

Όποια αλλαγή κάνουμε στο παράθυρο διαλόγου εφαρμόζεται σε όλες τις στήλες στο φύλλο εργασίας..

Αφού κάνουμε όποιες ρυθμίσεις θέλουμε στις στήλες μας, πατώντας στο κουμπί ΟΚ, επιστρέφουμε στο τελευταίο βήμα του οδηγού, όπου εκεί πατάμε στο κουμπί Finish (Τέλος), και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Import Data (Εισαγωγή Δεδομένων) όπου έχουμε τη δυνατότητα να ρυθμίσουμε σε ποιο κελί θα ξεκινάει η εισαγωγή δεδομένων και σε ποιο φύλλο εργασίας όπως εμφανίζεται παρακάτω:

08

Πριν όμως πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να εισαχθούν τα δεδομένα μας ας πατήσουμε στο κουμπί Properties (Ιδιότητες). Εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου External Data Range Properties (Ιδιότητες Περιοχής Εξωτερικών Δεδομένων) όπου έχουμε τη δυνατότητα να κάνουμε κάποιες ρυθμίσεις:

09

Save Query Definition – Αποθήκευση Ορισμού Ερωτήματος

Εάν δεν θέλουμε να κάνουμε όλες τις ρυθμίσεις κάθε φορά, αφήνουμε το κουτί ελέγχου ενεργοποιημένο.

Prompt for the file name on refreshΠροτροπή για όνομα αρχείου κατά την ανανέωση

Ενεργοποιώντας το κουτί ελέγχου, αναγκάζει το Excel να μας ζητάει να εντοπίσουμε το αρχείο κάθε φορά που πατάμε το κουμπί της ανανέωσης. Μπορούμε να αφήσουμε το κουτί ελέγχου απενεργοποιημένο εάν εισάγουμε το ίδιο αρχείο ξανά και ξανά.

Overwrite existing cells with new data, clear unused cells – Αντικατάσταση υπαρχόντων κελιών με νέα τα νέα δεδομένα, απαλοιφή κελιών που δεν χρησιμοποιούνται

Εδώ η επιλογή είναι σύμφωνα με το τι θέλουμε εμείς να κάνουμε. Η καλύτερη λύση είναι να χρησιμοποιούμε ένα κενό φύλλο εργασίας όταν θέλουμε να εισάγουμε δεδομένα.

Fill down formulas in columns adjacent to data – Συμπλήρωση των τύπων στις στήλες που βρίσκονται δίπλα από τα δεδομένα

Εάν πρόκειται να κάνουμε πράξεις σε κάθε γραμμή, αυτή η επιλογή εξασφαλίζει ότι κάθε γραμμή δεδομένων θα περιέχει τους τύπους.

Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε ΟΚ για να επιστρέψουμε στο παράθυρο Import Data (Εισαγωγή Δεδομένων) και πατάμε πάλι ΟΚ για να εισαχθούν τα δεδομένα μας όπως εμφανίζεται παρακάτω.

10

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

Import a database from Access to Excel 2010

Εισαγωγή μίας βάσης δεδομένων της Access στο Excel 2010.

Πίνακας (Table), Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα (PivotTable Report) και Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος και Συγκεντρωτικού Πίνακα (PivotChart and PivotTable Report).

Ακούμε τις ορολογίες πολλές φορές και αναρωτιόμαστε τι είναι και τι κάνει το καθένα από αυτά, ποιά η χρησιμότητά τους;  Πολλές φορές θα βρεθούμε στη θέση να “τραβήξουμε” δεδομένα από μία βάση δεδομένων της Access σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, έτσι ώστε να τα οργανώσουμε για να δημιουργήσουμε μία αναφορά ή μία παρουσίαση.

Παρακάτω θα αναφέρω τους τρόπους με τους οποίους θα εισάγουμε μία βάση δεδομένων από την Access σε ένα φύλλο εργασίας του Excel 2010.

Δημιουργούμε ένα νέο βιβλίο εργασίας του Excel και κάνουμε κλικ στο Tab Data (Δεδομένα) και στην περιοχή Get External Data (Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων) διαλέγουμε την εντολή From Access, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

01

Αφού διαλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε ώστε να εντοπίσουμε την βάση δεδομένων την οποία θέλουμε να εισάγουμε στο φύλλο εργασίας μας.

02

Εάν υπάρχουν διάφοροι πίνακες στη βάση δεδομένων μας, θα πρέπει να διαλέξουμε τον επιθυμητό πίνακα τον οποίο θέλουμε να εισάγουμε. Στο δικό μου παράδειγμα διαλέγω τον πίνακα με ονομασία “Δραστηριότητες”.

03

Αφού διαλέξουμε τον πίνακα και πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου διαλέγουμε πώς θέλουμε να εμφανίζονται τα δεδομένα μας στο βιβλίο εργασίας.  Υπάρχουν τρεις περιπτώσεις που μπορούμε να διαλέξουμε για να εισαχθούν τα δεδομένα μας, όπου θα αναλυθούν και οι τρείς περιπτώσεις ξεχωριστά.

1η Περίπτωση – Table (Πίνακας):

Διαλέγουμε Table (Πίνακας) και αφού βεβαιωθούμε ότι θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας και ότι τα δεδομένα μας θα εισαχθούν ξεκινώντας από το κελί Α1, πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

04

Αμέσως τα δεδομένα μας έχουν εισαχθεί όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα έτοιμα για φιλτράρισμα.

05

2η Περίπτωση – PivotTable Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα):

06

Διαλέγουμε PivotTable Report ( Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αφού βεβαιωθούμε ότι θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας [εάν θέλουμε να εισαχθούν σε άλλο φύλλο εργασίας θα πρέπει να επιλέξουμε New Worksheet (Νέο Φύλλο Εργασίας)], βεβαιωνόμαστε ότι τα δεδομένα μας θα εισαχθούν ξεκινώντας από το κελί Α1, πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Αμέσως εμφανίζονται τα απαραίτητα στοιχεία τα οποία μας επιτρέπουν να δημιουργήσουμε μία αναφορά PivotTable (Συγκεντρωτικού Πίνακα).

07

Αυτό το οποίο θα πρέπει να κάνουμε είναι να τσεκάρουμε τα επιθυμητά κουτιά ελέγχου που βρίσκονται στο παράθυρο διαλόγου PivotTable Field List, (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αμέσως θα εμφανιστούν στο φύλλο εργασίας μας όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

08

Αμέσως η Αναφορά Συγκεντρωτικού Πίνακα έχει εμφανιστεί στο φύλλο εργασίας μας. Παρατηρούμε ότι στο φύλλο εργασίας μας και στη στήλη B και C αναφέρει τα αθροίσματα των στηλών. Εάν επιθυμούμε να αλλάξουμε τις τιμές θα πρέπει από το παράθυρο διαλόγου PivotTable Field List (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα), και στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου που αναγράφει Values (Τιμές), να πατήσουμε στο βέλος από ποιες από τις δύο στήλες θέλουμε να αλλάξουμε του Sum of Κόστος ή του Sum of Διάρκεια. Πατώντας στο βέλος εμφανίζεται το υπομενού όπου διαλέγουμε την εντολή Value Field Settings (Ρυθμίσεις Πεδίου Τιμών) όπως φαίνεται και παρακάτω.

09

Ενεργοποιώντας την εντολή αυτή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου όπου κάνουμε τις απαραίτητες ρυθμίσεις που θέλουμε. Δηλαδή να αλλάξουμε τον είδος της συνάρτησης που χρησιμοποιείται, όπως για παράδειγμα Count (Καταμέτρηση), Max (Μέγιστο), κτλ. και μετά να πατήσουμε στο πλήκτρο ΟΚ.

10

3η Περίπτωση – PivotChart and PivotTable Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος και Συγκεντρωτικού Πίνακα):

11

Διαλέγουμε PivotChart και PivotTable Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος και Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αφού βεβαιωθούμε ότι θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας και ότι τα δεδομένα μας θα εισαχθούν ξεκινώντας από το κελί Α1, πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Αμέσως εμφανίζονται τα απαραίτητα στοιχεία τα οποία μας επιτρέπουν να δημιουργήσουμε ένα PivotChart Report (Αναφορά Συγκεντρωτικού Γραφήματος) και μία αναφορά PivotTable Report (Συγκεντρωτικού Πίνακα).

12

Αυτό το οποίο θα πρέπει να κάνουμε είναι να τσεκάρουμε τα επιθυμητά κουτιά ελέγχου που βρίσκονται στο παράθυρο διαλόγου PivotTable Field List, (Λίστα Πεδίων Συγκεντρωτικού Πίνακα) και αμέσως θα εμφανιστούν στο φύλλο εργασίας μας και θα δημιουργηθεί αυτόματα και το γράφημα όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.  Έπειτα μπορούμε να κάνουμε όποιες μορφοποιήσεις θέλουμε και στο Γράφημα και στα δεδομένα μας έτσι ώστε να είναι πιο ευπαρουσίαστα και κατανοητά.

13

Technorati Tags:
Technorati Tags:
%d bloggers like this: