Monthly Archives: November 2010

Conditional Formatting in Outlook 2010.

Το γραμματοκιβώτιο μας είναι γεμάτο από μηνύματα που προέρχονται από διαφορετικούς αποστολείς.  Ψάχνουμε να βρούμε ένα συγκεκριμένο μήνυμα από κάποιον παραλήπτη και δεν μπορούμε να το εντοπίσουμε απλά και γρήγορα.  Χάνει η μάνα το παιδί και το παιδί τη μάνα.  Τι ωραία που θα ήταν κάθε φορά που έρχονταν ένα μήνυμα από έναν συγκεκριμένο παραλήπτη να εμφανιζόταν με μία διαφορετική μορφή έτσι ώστε να μας τραβάει την προσοχή και να μπορούμε να το ξεχωρίσουμε γρήγορα.

Μην στεναχωριέστε μπορούμε να παίξουμε με τις ρυθμίσεις στο Outlook για να ρυθμίσουμε την εμφάνιση των μηνυμάτων μας και το ποιό μήνυμα είναι σημαντικό ή όχι.

Εδώ εμφανίζεται το χαρακτηριστικό Μορφοποίηση υπό Όρους (Conditional Formatting) του Outlook 2010 όπου μπορούμε να εφαρμόσουμε μορφοποιήσεις που βασίζονται σε κανόνες που έχουμε καθορίσει εμείς. Έχουμε τη δυνατότητα να επισημάνουμε μηνύματα που αξιολογούμε ως σημαντικά ή με βάση τον αποστολέα τους. Υπάρχουν αρκετοί κανόνες που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε, ανάλογα με τις ανάγκες του καθενός μας.

Για να δούμε λοιπόν πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το χαρακτηριστικό Μορφοποίηση υπό Όρους (Conditional Formatting) για να επισημάνουμε κάποια μηνύματα ως υψηλής προτεραιότητας για ανάγνωση. Στο παράδειγμα μου θα επισημάνω τα μηνύματα που προέρχονται από τον συνεργάτη μου.

Ξεκινάμε λοιπόν το Outlook και ενεργοποιούμε το Tab Προβολή (View), και από την περιοχή Τρέχουσα Προβολή (Current View) στο αριστερό μέρος της κορδέλας ενεργοποιούμε την εντολή Ρυθμίσεις Προβολής (View Settings) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

01

Πατώντας στην εντολή Ρυθμίσεις Προβολής (View Settings), εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Προβολής για Προχωρημένους (Advanced View Settings), όπου πατάμε στην εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους (Conditional Formatting ) για να ανοίξει το ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου, όπου μπορούμε να δημιουργήσουμε τον κανόνα μας. Πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add) για να ορίσουμε το όνομα του κανόνα στην περιοχή Όνομα (Name), και μετά μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Γραμματοσειρά (Font) για να αλλάξουμε τον τύπο της γραμματοσειράς και το χρώμα της. Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει ως όνομα κανόνα Chris Spanougakis και έχω εφαρμόσει την εξής μορφοποίηση: Γραμματοσειρά: Tahoma Small Cap, Χρώμα: Μπλε, Μέγεθος: 9 Στιγμών.

02

Αφού έχουμε ολοκληρώσει την μορφοποίηση πατάμε στην εντολή Όρος (Condition) για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Φίλτρου (Filter) με ενεργοποιημένη την καρτέλα Μηνύματα (Messages), όπου θα ρυθμίσουμε τους κανόνες που επιθυμούμε.

03

Όπως εμφανίζεται στην παραπάνω εικόνα έχω πληκτρολογήσει το όνομα του συνεργάτη στο πεδίο Από: (From:) και έχω εφαρμόσει στην περιοχή Χρόνος: (Time:), μηνύματα που έχω λάβει οποιαδήποτε στιγμή. Μετά ενεργοποιώ την καρτέλα Περισσότερες Επιλογές (More Choices), για να κάνω κάποιες ρυθμίσεις παραπάνω. Στο δικό μου παράδειγμα ενεργοποιώ την εντολή Μόνο στοιχεία που είναι: (Only Items that are:) και διαλέγω Μη αναγνωσμένα (Unread).

04

Παρατηρούμε στην παραπάνω εικόνα ότι οι ρυθμίσεις που μπορούμε να εφαρμόσουμε είναι αρκετές.

Τι έχουμε κάνει μέχρι τώρα;  Κάθε φορά που θα μου στέλνει μήνυμα ο συνεργάτης μου και που δεν θα το έχω διαβάσει ακόμα, η κεφαλίδα του μηνύματος θα έχει μορφοποιηθεί σύμφωνα με τον τύπο, χρώμα και μέγεθος γραμματοσειράς που έχουμε καθορίσει.

Αφού έχω ολοκληρώσει όλες τις διαδικασίες πατάω στα κουμπιά ΟΚ, μέχρι να επιστρέψω στο γραμματοκιβώτιό μου για να δω τις ρυθμίσεις μου να έχουν εφαρμοστεί ανάλογα με τα κριτήρια που είχα ορίσει.

05

Να έχουμε υπόψη ότι όποια μηνύματα πληρούν τις συνθήκες που έχουμε καθορίσει, ανεξαρτήτως σε ποιόν φάκελο του γραμματοκιβωτίου μας βρίσκονται θα επισημαίνονται επίσης σύμφωνα με την μορφοποίηση που είχαμε καθορίσει.

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Advertisements

Pin a Document for Quick Access

Δουλεύουμε συχνά με ένα συγκεκριμένο έγγραφο ή με έναν συγκεκριμένο φάκελο που περιέχει όλα τα σημαντικά μας έγγραφα. Ξοδεύουμε άσκοπο χρόνο μέχρι να αναζητήσουμε το συγκεκριμένο έγγραφο ή τον συγκεκριμένο φάκελο που τα περιέχει; Δεν χρειάζεται πια!!!

Έχουμε το δικαίωμα να καρφιτσώσουμε ένα έγγραφο ή πολλά έγγραφα ή έναν φάκελο ή πολλούς φακέλους για να έχουμε πιο γρήγορη πρόσβαση. Όσοι έχουν δώσεις εξετάσεις για να πάρουν πιστοποιητικό για γνώσεις δεξιοτήτων πληροφορικής τότε θα θυμούνται σίγουρα την εξής ερώτηση:

Καρφιτσώστε την εφαρμογή Αριθμομηχανή (ή οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή) στο μενού Έναρξη.

Απάντηση: Εντοπίζουμε την εφαρμογή και κάνουμε δεξί κλικ πάνω στο όνομα του προγράμματος και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζονταν διαλέγαμε “Καρφίτσωμα στο Μενού Έναρξη”.

Εδώ θα πρέπει να το καρφιτσώσουμε στην προβολή Backstage του Office Word 2010;

Τί κάνουμε; Απλή διαδικασία η οποία θα περιγραφεί στα επόμενα βήματα.

Μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage και από το μενού διαλέγουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent), όπου στα δεξιά εμφανίζονται όλα το Πρόσφατα Έγγραφα (Recent Documents) και ακριβώς από δίπλα όλες οι Πρόσφατες Θέσεις (Recent Places), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

01

Στην περιοχή Πρόσφατα Έγγραφα (Recent Documents) βλέπουμε όλα τα πρόσφατα έγγραφα που έχουμε χρησιμοποιήσει στο πρόσφατο παρελθόν. Στην περιοχή Πρόσφατες Θέσεις (Recent Places), βλέπουμε όλες τις πρόσφατες θέσεις (φακέλους) που περιέχουν τα έγγραφα που έχουμε χρησιμοποιήσει πρόσφατα.

Στα δεξιά από κάθε πρόσφατο έγγραφο και από κάθε πρόσφατη θέση υπάρχει μία Πινέζα 02όπου εάν πατήσουμε πάνω της μία φορά αμέσως το έγγραφο ή τη θέση του φακέλου που είχαμε επιλέξει θα έχει καρφιτσωθεί και η πινέζα θα πάρει την εξής μορφή 03.

Τι σημαίνει αυτό; Ότι το έγγραφο και η θέση (φάκελος) θα βρίσκεται πάντα στην περιοχή των Πρόσφατων Εγγράφων (Recent Documents) και Πρόσφατων Θέσεων (Recent Places), μέχρι που να το ξεκαρφιτσώσουμε κάνοντας ακριβώς την ίδια κίνηση που ακολουθήσαμε για να το καρφιτσώσουμε.

04

Πατώντας πάνω στο Καρφιτσωμένο Έγγραφο θα ανοίξει κατευθείαν το έγγραφο χωρίς να χρειάζεται να κάνουμε τη διαδικασία Αρχείο (File) + Άνοιγμα (Open), και να πλοηγηθούμε μέχρι να το αναζητήσουμε.  Απλώς επιλέγουμε Πρόσφατα (Recent) από την προβολή Backstage.

Πατώντας πάνω στο Καρφιτσωμένο Φάκελο θα άνοιγε κατευθείαν το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα Εγγράφου (Open Document) και ο φάκελος θα ήταν αυτός που είχαμε καρφιτσώσει εμείς.

Για να καθορίσουμε πόσα πρόσφατα έγγραφα για γρήγορη πρόσβαση θέλουμε να εμφανίζονται κάθε φορά που πατάμε στο Tab Αρχείο (File) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα θα πρέπει να κάνουμε τα εξής:

06

Να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) και να επιλέξουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent), όπου στο κάτω μέρος του μενού υπάρχει η εντολή Γρήγορη Πρόσβαση για αυτόν τον αριθμό Πρόσφατων Εγγράφων (Quickly Access this number of Recent Documents) όπου ενεργοποιούμε το αντίστοιχο κουμπί ελέγχου, και μετά με τα βέλη αύξηση και μείωσης καθορίζουμε τον επιθυμητό αριθμό.

07

Εάν θέλουμε να καθορίσουμε πόσα πρόσφατα έγγραφα θέλουμε να εμφανίζονται στην περιοχή Πρόσφατα (Recent) θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:

Μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage και διαλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options), για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου των Επιλογών. Από τις Επιλογές του Word διαλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced), και στη δεξιά περιοχή πλοηγούμαστε μέχρι να εντοπίσουμε την περιοχή Εμφάνιση (Display) και στα δεξιά της εντολής (Show this number of Recent Documents) καθορίζουμε πόσα πρόσφατα έγγραφα θέλουμε να εμφανίζονται. Εάν το επιθυμούμε μπορούμε να καθορίσουμε αριθμό μεταξύ 0 έως 50.

08

Η λειτουργία αυτή υποστηρίζεται και σε όλες τις άλλες εφαρμογές του Office 2010.

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

To Save or not to Save?

Σε όλους μας έχει τύχει κάποιο πρόγραμμα του Office να “κολλάει” με αποτέλεσμα να μην μπορούμε να το αποθηκεύσουμε, με αποτέλεσμα να χάσουμε όλη την εργασία μας. Ή κατά λάθος πατάμε στο κουμπί του κλεισίματος της εφαρμογής και ξεχνάμε να πατήσουμε στο κουμπί της αποθήκευσης όταν εμφανίζεται το προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου.

00.jpg

Με το Office 2010 δεν χρειάζεται να ανησυχούμε πλέον. Δεν έχουμε αποθηκεύσει καμία φορά το έγγραφό μας, το υπολογιστικό μας φύλλο ή την παρουσίασή μας και κλείνει η εφαρμογή ανεπάντεχα. Τι κάνουμε;

Έχουμε τη δυνατότητα να ανακτήσουμε το αρχείο μας χρησιμοποιώντας το χαρακτηριστικό Αυτόματη Ανάκτηση (Auto-Recover).

Αυτό το χαρακτηριστικό υπάρχει μόνο στις εξής εφαρμογές:

  • Microsoft Word 2010
  • PowerPoint 2010
  • Excel 2010

Για να ενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Ανάκτηση (Auto-Recover) και για να καθορίσουμε το διάστημα που θα γίνεται η Αυτόματη Ανάκτηση θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:

Να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage, και από εκεί να διαλέξουμε Επιλογές (Options) και από τα παράθυρο των Επιλογών (Options) που εμφανίζεται να διαλέξουμε την κατηγορία Αποθήκευση (Save). Στην περιοχή Αποθήκευση Εγγράφων (Save documents) ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που αναγράφει Αποθήκευση πληροφοριών Αυτόματης Ανάκτησης κάθε (Save AutoRecover information every) και ρυθμίζουμε τα λεπτά στα οποία θέλουμε να γίνεται η Αυτόματη Ανάκτηση.

01

Ενεργοποιούμε και το κουτί ελέγχου Διατήρηση της τελευταίας έκδοσης που αποθηκεύτηκε αυτόματα αν γίνει κλείσιμο χωρίς αποθήκευση (Keep the last autosaved version if I close without saving).

Αφού έχουμε ενεργοποιήσει την Αυτόματη Ανάκτηση και έχουμε καθορίσει το χρονικό διάστημα που θέλουμε να αποθηκεύεται θα δούμε πώς μπορούμε να ανακτήσουμε ένα έγγραφο του Word 2010.

1. Στην εφαρμογή του Office, θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε Προβολή Backstage και να διαλέξουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent) και στο κάτω δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου να επιλέξουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

00a

2. Αφού επιλέξουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents), θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα (Open), με προεπιλεγμένη θέση αρχείων το φάκελο UnsavedFiles όπου εμφανίζονται όλα τα αρχεία που δεν έχουν αποθηκευτεί, διαλέγουμε το τελευταίο αρχείο που επεξεργαζόμασταν και δεν το είχαμε αποθηκεύσει και πατάμε στο κουμπί Άνοιγμα (Open). Μπορούμε να εντοπίσουμε το πιο πρόσφατο με βάση την Ημερομηνία Τροποποίησης (Date Modified).

00b

3. Όταν ανοίγουμε ένα μη αποθηκευμένο αρχείο θα εμφανιστεί πάνω από τον χάρακα το προειδοποιητικό μήνυμα Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένου Αρχείου (Recovered Unsaved File), όπου μας πληροφορεί πώς το αρχείο αυτό είναι προσωρινά αποθηκευμένο στον υπολογιστή μας. Έχουμε τη δυνατότητα να το αποθηκεύσουμε πατώντας στο κουμπί Αποθήκευση Ως (Save As).

00c

Στο όνομα του αρχείου εμφανίζεται το όνομα του αρχείου με επέκταση .asd (auto-saved document), ότι δεν είναι αποθηκευμένο και ότι είναι μόνο για ανάγνωση.

00d

Εναλλακτικός τρόπος με τον οποίο θα μπορούσαμε να ανακτήσουμε ένα μη αποθηκευμένο έγγραφο είναι με τον εξής παρακάτω τρόπο:

Μεταφερόμαστε σε προβολή Backstage πατώντας στο Tab Αρχείο (File) βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένη η κατηγορία Πληροφορίες (Info) και στα δεξιά της προβολής στην περιοχή Εκδόσεις (Versions), πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Διαχείριση Εκδόσεων (Manage Versions) όπου και επιλέγουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents). Η υπόλοιπη διαδικασία είναι η ίδια που περιγράφηκε και πιο πάνω

00f

Η διαδικασία για ανάκτηση αρχείων του Excel και του PowerPoint είναι η ίδια.

Δημιουργία Αντίγραφου Ασφαλείας – Always create backup copy

Έχουμε τη συνήθεια να δημιουργούμε πάντα αντίγραφα από τα έγγραφά μας για να νιώθουμε ασφάλεια και σιγουριά γιατί φοβόμαστε μη τυχόν και τα “χάσουμε”. Δεν χρειάζεται να ανησυχούμε, γιατί έχουμε τη δυνατότητα να ρυθμίσουμε το Word να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας από μόνο του.

Για να ενεργοποιήσουμε τη λειτουργία της Αυτόματης Δημιουργίας Αντιγράφου (Always create backup copy), θα πρέπει να μεταφερθούμε σε προβολή Backstage, και να επιλέξουμε τις Επιλογές (Options) για να εμφανιστεί το παράθυρο που μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις στο Word. Από το παράθυρο διαλόγου επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) και πλοηγούμαστε μέχρι να βρούμε την περιοχή Αποθήκευση (Save) και ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου δίπλα στην εντολή Να δημιουργούνται πάντα αντίγραφα ασφαλείας (Always create backup copy).

08

Δεν χρειάζεται να κάνουμε τίποτα άλλο.  Κάθε φορά που θα αποθηκεύουμε ένα αντίγραφο, το αντίγραφο ασφαλείας θα αποθηκεύεται στο φάκελο που βρίσκεται το αρχικό έγγραφο και θα έχει την ίδια ονομασία (απλώς αναγράφει Αντίγραφο Ασφαλείας στην αρχή του ονόματος) με το αρχικό και έχει επέκταση .wbk.

09

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
%d bloggers like this: