To Save or not to Save?

Σε όλους μας έχει τύχει κάποιο πρόγραμμα του Office να “κολλάει” με αποτέλεσμα να μην μπορούμε να το αποθηκεύσουμε, με αποτέλεσμα να χάσουμε όλη την εργασία μας. Ή κατά λάθος πατάμε στο κουμπί του κλεισίματος της εφαρμογής και ξεχνάμε να πατήσουμε στο κουμπί της αποθήκευσης όταν εμφανίζεται το προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου.

00.jpg

Με το Office 2010 δεν χρειάζεται να ανησυχούμε πλέον. Δεν έχουμε αποθηκεύσει καμία φορά το έγγραφό μας, το υπολογιστικό μας φύλλο ή την παρουσίασή μας και κλείνει η εφαρμογή ανεπάντεχα. Τι κάνουμε;

Έχουμε τη δυνατότητα να ανακτήσουμε το αρχείο μας χρησιμοποιώντας το χαρακτηριστικό Αυτόματη Ανάκτηση (Auto-Recover).

Αυτό το χαρακτηριστικό υπάρχει μόνο στις εξής εφαρμογές:

  • Microsoft Word 2010
  • PowerPoint 2010
  • Excel 2010

Για να ενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Ανάκτηση (Auto-Recover) και για να καθορίσουμε το διάστημα που θα γίνεται η Αυτόματη Ανάκτηση θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:

Να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage, και από εκεί να διαλέξουμε Επιλογές (Options) και από τα παράθυρο των Επιλογών (Options) που εμφανίζεται να διαλέξουμε την κατηγορία Αποθήκευση (Save). Στην περιοχή Αποθήκευση Εγγράφων (Save documents) ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που αναγράφει Αποθήκευση πληροφοριών Αυτόματης Ανάκτησης κάθε (Save AutoRecover information every) και ρυθμίζουμε τα λεπτά στα οποία θέλουμε να γίνεται η Αυτόματη Ανάκτηση.

01

Ενεργοποιούμε και το κουτί ελέγχου Διατήρηση της τελευταίας έκδοσης που αποθηκεύτηκε αυτόματα αν γίνει κλείσιμο χωρίς αποθήκευση (Keep the last autosaved version if I close without saving).

Αφού έχουμε ενεργοποιήσει την Αυτόματη Ανάκτηση και έχουμε καθορίσει το χρονικό διάστημα που θέλουμε να αποθηκεύεται θα δούμε πώς μπορούμε να ανακτήσουμε ένα έγγραφο του Word 2010.

1. Στην εφαρμογή του Office, θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε Προβολή Backstage και να διαλέξουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent) και στο κάτω δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου να επιλέξουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

00a

2. Αφού επιλέξουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents), θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα (Open), με προεπιλεγμένη θέση αρχείων το φάκελο UnsavedFiles όπου εμφανίζονται όλα τα αρχεία που δεν έχουν αποθηκευτεί, διαλέγουμε το τελευταίο αρχείο που επεξεργαζόμασταν και δεν το είχαμε αποθηκεύσει και πατάμε στο κουμπί Άνοιγμα (Open). Μπορούμε να εντοπίσουμε το πιο πρόσφατο με βάση την Ημερομηνία Τροποποίησης (Date Modified).

00b

3. Όταν ανοίγουμε ένα μη αποθηκευμένο αρχείο θα εμφανιστεί πάνω από τον χάρακα το προειδοποιητικό μήνυμα Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένου Αρχείου (Recovered Unsaved File), όπου μας πληροφορεί πώς το αρχείο αυτό είναι προσωρινά αποθηκευμένο στον υπολογιστή μας. Έχουμε τη δυνατότητα να το αποθηκεύσουμε πατώντας στο κουμπί Αποθήκευση Ως (Save As).

00c

Στο όνομα του αρχείου εμφανίζεται το όνομα του αρχείου με επέκταση .asd (auto-saved document), ότι δεν είναι αποθηκευμένο και ότι είναι μόνο για ανάγνωση.

00d

Εναλλακτικός τρόπος με τον οποίο θα μπορούσαμε να ανακτήσουμε ένα μη αποθηκευμένο έγγραφο είναι με τον εξής παρακάτω τρόπο:

Μεταφερόμαστε σε προβολή Backstage πατώντας στο Tab Αρχείο (File) βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένη η κατηγορία Πληροφορίες (Info) και στα δεξιά της προβολής στην περιοχή Εκδόσεις (Versions), πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Διαχείριση Εκδόσεων (Manage Versions) όπου και επιλέγουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents). Η υπόλοιπη διαδικασία είναι η ίδια που περιγράφηκε και πιο πάνω

00f

Η διαδικασία για ανάκτηση αρχείων του Excel και του PowerPoint είναι η ίδια.

Δημιουργία Αντίγραφου Ασφαλείας – Always create backup copy

Έχουμε τη συνήθεια να δημιουργούμε πάντα αντίγραφα από τα έγγραφά μας για να νιώθουμε ασφάλεια και σιγουριά γιατί φοβόμαστε μη τυχόν και τα “χάσουμε”. Δεν χρειάζεται να ανησυχούμε, γιατί έχουμε τη δυνατότητα να ρυθμίσουμε το Word να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας από μόνο του.

Για να ενεργοποιήσουμε τη λειτουργία της Αυτόματης Δημιουργίας Αντιγράφου (Always create backup copy), θα πρέπει να μεταφερθούμε σε προβολή Backstage, και να επιλέξουμε τις Επιλογές (Options) για να εμφανιστεί το παράθυρο που μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις στο Word. Από το παράθυρο διαλόγου επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) και πλοηγούμαστε μέχρι να βρούμε την περιοχή Αποθήκευση (Save) και ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου δίπλα στην εντολή Να δημιουργούνται πάντα αντίγραφα ασφαλείας (Always create backup copy).

08

Δεν χρειάζεται να κάνουμε τίποτα άλλο.  Κάθε φορά που θα αποθηκεύουμε ένα αντίγραφο, το αντίγραφο ασφαλείας θα αποθηκεύεται στο φάκελο που βρίσκεται το αρχικό έγγραφο και θα έχει την ίδια ονομασία (απλώς αναγράφει Αντίγραφο Ασφαλείας στην αρχή του ονόματος) με το αρχικό και έχει επέκταση .wbk.

09

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

About officesmart

MVP: Honored with the MVP (Most Valuable Professional) for OFFICE SYSTEM title for the years 2011, 2012, 2013, 2014 and 2015 by Microsoft, for my contribution and commitment to the technical communities worldwide. Microsoft Master Specialist: This certification provides skill-verification tools that not only help assess a person's skills in using Microsoft Office programs but also the ability to quickly complete on-the-job tasks across multiple programs in the Microsoft Office system

Posted on November 4, 2010, in Office 2010 Greek and tagged , , , . Bookmark the permalink. Comments Off on To Save or not to Save?.

Comments are closed.