Monthly Archives: December 2010

Create An Electronic Business Card in Outlook 2010

Δημιουργία Ηλεκτρονικής Επαγγελματικής Κάρτας στο Outlook 2010
Η δημιουργία μιας ηλεκτρονικής επαγγελματικής κάρτας και η προσθήκη της στα μηνύματά μας προσδίδει μια ελκυστική και επαγγελματική εμφάνιση στο μήνυμα μας. Επίσης εμφανίζει και αρκετές κατατοπιστικές πληροφορίες σχετικά με εμάς στον αποδέκτη του μηνύματος.

Στα παρακάτω βήματα θα περιγράψω πώς να δημιουργήσουμε μία επαφή και πώς να την επεξεργαστούμε για να την κάνουμε να φαίνεται πιο επαγγελματική.

Α. Ξεκινάμε το Outlook, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την περιοχή Επαφές (Contacts) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

01

Β. Αφού έχουμε διαλέξει Επαφές (Contacts), αμέσως η κορδέλα αλλάζει μορφή, όπου θα πρέπει να διαλέξουμε την εντολή Δημιουργία Επαφής (Create Contact).

02

Γ. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Επαφής (Create Contact), από όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλα τα στοιχεία της επαγγελματικής μας κάρτας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

03

Δ. Αφού έχουμε καταχωρίσει όλα τα απαραίτητα πεδία που θέλουμε να εμφανίζονται στην επαγγελματική μας κάρτα στα δεξιά του παραθύρου έχουμε και μία προεπισκόπηση για το πώς θα εμφανίζονται τα στοιχεία μας. Έχουμε τη δυνατότητα να προσθέσουμε και μια φωτογραφία μας στην επαγγελματική μας κάρτα εάν το θέλουμε ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα.

Με το ποντίκι μας μεταβαίνουμε πάνω στην προεπισκόπηση της επαγγελματικής μας κάρτας και κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης και από εκεί διαλέγουμε την εντολή Επεξεργασία Επαγγελματικής Κάρτας (Edit Business Card), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

04

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Επαγγελματικής Κάρτας (Edit Business Card) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05

Από το παράθυρο διαλόγου πατώντας στο κουμπί Αλλαγή (Change) δεξιά της εντολής Εικόνα (Image), θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη Εικόνας Κάρτας (Add Card Picture) όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε μέχρι να εντοπίσουμε την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε στην επαγγελματική μας κάρτα και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να εισαχθεί.

06

Αμέσως η φωτογραφία μας έχει εισαχθεί στην κάρτα μας, όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

07

Πατώντας στο βέλος δεξιά της εντολής Διάταξη (Layout), εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τα διάφορα είδη διατάξεων που μπορούμε να ορίσουμε για τη φωτογραφία μας. Όπως να εμφανίζεται αριστερά, δεξιά, κάτω κτλ.

Μπορούμε πατώντας στο κουμπί δεξιά της εντολής Φόντο (Background) να ορίσουμε ένα χρώμα φόντου για την κάρτα μας. Με τις λαβές αυξομείωσης δεξιά της εντολής Περιοχή Εικόνας (Image Area), έχουμε τη δυνατότητα να αυξήσουμε ή να μειώσουμε το μέγεθος της εικόνας μας. Πατώντας το βέλος δεξιά της εντολής Στοίχιση Εικόνας (Image Align), εμφανίζεται το πτυσσόμενου μενού με τις επιλογές που έχουμε για να στοιχίσουμε την εικόνα μας.

08

Στην περιοχή Πεδία (Fields) του παραθύρου διαλόγου βλέπουμε όλα τα διαθέσιμα πεδία που έχουμε στη διάθεση μας καθώς και κενές γραμμές. Πατώντας σε κάποιο από τα πεδία αμέσως στα δεξιά του παραθύρου στο πλαίσιο κειμένου εμφανίζεται και το κείμενο που έχουμε πληκτρολογήσει για το συγκεκριμένο πεδίο. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει το πεδίο Ονοματεπώνυμο και αμέσως έχει εμφανιστεί το κείμενο Homer Simpson. Χρησιμοποιώντας τις κατάλληλες εντολές της περιοχή Επεξεργασίας (Edit) που βρίσκεται ακριβώς από πάνω από το όνομα που αναγράφεται στο πλαίσιο κειμένου, μπορούμε να επεξεργαστούμε το κείμενο του ονοματεπωνύμου. Μπορούμε να αυξήσουμε ή να μειώσουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς. Μπορούμε να εφαρμόσουμε έντονη, πλάγια γραφή, καθώς και να το υπογραμμίσουμε. Μπορούμε να στοιχίσουμε το κείμενο αριστερά, στο κέντρο ή και δεξιά, όπως μπορούμε και να αλλάξουμε και το χρώμα της γραμματοσειράς, όπως έχω κάνει και στην παρακάτω εικόνα που έχει γίνει σκούρο μπλε.

09

Έχουμε φτάσει στο σημείο που η επαγγελματική μας κάρτα έχει πάρα πολλές λεπτομέρειες να αναγράφονται και θέλουμε να διαγράψουμε κάποια από αυτά. Επιλέγουμε το Πεδίο (Field) που θέλουμε να διαγραφεί και πατάμε στο κουμπί Κατάργηση (Remove) που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει το πεδίο Εταιρική Σελίδα για να καταργηθεί.

10

Όταν καταργούμε κάποια πεδία αυτά δεν καταργούνται από τις λεπτομέρειες της επαφής μας, απλώς δεν θα εμφανίζονται στην επαγγελματική μας κάρτα.
Όταν θέλουμε να προσθέσουμε μία κενή γραμμή ενδιάμεσα από κάποια πεδία για να μην είναι και τόσο στριμωγμένο το κείμενο, θα πρέπει να διαλέξουμε το πεδίο στο οποίο θέλουμε να προσθέσουμε κενή γραμμή ακριβώς από κάτω και να πατήσουμε στο κουμπί Προσθήκη (Add) και να διαλέξουμε την εντολή Κενή Γραμμή (Blank Line). Στην παρακάτω εικόνα είχα επιλέξει Ηλεκτρονική Διεύθυνση (E-Mail) και μετά επέλεξα Κενή Γραμμή (Blank Line) και όλα τα υπόλοιπα πεδία που βρίσκονταν από κάτω μεταφερθήκανε κατά μία κενή γραμμή.

11

Η επαγγελματική μας κάρτα είναι έτοιμη τώρα, και το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να αποθηκευτούν οι αλλαγές που έχουμε εφαρμόσει.

13

Αμέσως επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Επαφής (Create Contact), όπου θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο (Save & Close), για να αποθηκεύσουμε όλα τα στοιχεία της επαφής μας μαζί με την επαγγελματική μας κάρτα.

Για να εισάγουμε την επαγγελματική μας κάρτα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα νέο μήνυμα και να μεταβούμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας και να επιλέξουμε την εντολή Επαγγελματική Κάρτα (Business Card), όπου και εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με τις επαγγελματικές κάρτες που έχουμε δημιουργήσει, την επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως έχει εισαχθεί στο σώμα του μηνύματός μας και έχει εισαχθεί και ως συνημμένο.

14

Μπορούμε επίσης να ρυθμίσουμε το Outlook να συμπεριλαμβάνει την επαγγελματική μας κάρτα αυτόματα στο μήνυμά μας όταν δημιουργούμε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορούμε επίσης να δημιουργήσουμε διαφορετικές επαγγελματικές κάρτες ανάλογα με το πού θέλουμε να την χρησιμοποιήσουμε.

15

Επίσης υπάρχουν διαθέσιμα templates Επαγγελματικών Καρτών τα οποία μπορούμε να κατεβάσουμε και να χρησιμοποιήσουμε στην εξής διεύθυνση:

http://office.microsoft.com/en-us/templates/CT010253053.aspx

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Advertisements

Insert and send a calendar using Outlook 2010

Το πρόγραμμα της εβδομάδας όλων μας είναι αρκετά επιβαρημένο και δεν μπορούμε να έρθουμε σε συνεννόηση με τους συνεργάτες μας ή τους φίλους μας. Έχουμε κλείσει ραντεβού, συσκέψεις, μαθήματα και ένα σωρό άλλα ζητήματα τα οποία απαιτούν την παρουσία μας. Τι ωραία που θα ήταν να γνωρίζανε και οι συνεργάτες μας ή οι φίλοι μας το εβδομαδιαίο μας πρόγραμμα, έτσι ώστε και αυτοί να το έχουν υπόψη και να γνωρίζουνε ποιες είναι οι ελεύθερες ώρες ή ημέρες που μπορούνε να μας ενοχλήσουν.

Από την στιγμή που τα έχουμε καταχωρίσει όλα στο ημερολόγιο του Outlook, δεν έχουμε κανένα πρόβλημα. Μπορούμε να τους στείλουμε ως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το ημερολόγιο μας, καθορίζοντας ακριβώς τι και πώς θέλουμε να εμφανίζονται όλες οι πληροφορίες του εβδομαδιαίου μας προγράμματος.

Τα βήματα που θα πρέπει να ακολουθήσουμε είναι τα εξής:

Ξεκινάμε τη διαδικασία για να δημιουργήσουμε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή Συμπερίληψη (Include) της κορδέλας διαλέγουμε την εντολή Ημερολόγιο (Calendar) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποστολή Ημερολογίου Μέσω Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Send a Calendar via E-Mail), όπου μπορούμε να καθορίσουμε τις πληροφορίες του ημερολογίου μας που θέλουμε να συμπεριλάβουμε.

01a

Στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Ημερολόγιο (Calendar) εάν πατήσουμε στο βέλος δεξιά του πτυσσόμενου μενού που αναγράφει Ημερολόγιο (Calendar), θα μπορούσαμε να επιλέξουμε ανάμεσα στα διαθέσιμα ημερολόγια που έχουμε, όπως και στην παρακάτω εικόνα.

02

Στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Περιοχή Ημερομηνιών (Date Range) εάν πατήσουμε στο βέλος δεξιά του πτυσσόμενου μενού που αναγράφει Σήμερα (Today), μπορούμε να ρυθμίσουμε ποιες ημέρες του ημερολογίου μας θέλουμε να εισαχθούν στο μήνυμά μας. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις επιλογές που έχουμε, όπως επίσης πώς μπορούμε να καθορίσουμε εμείς κάποιες συγκεκριμένες ημερομηνίες πατώντας στην εντολή Καθορισμός Ημερομηνιών (Specify Dates).

03

Επιλέγοντας την εντολή Καθορισμός Ημερομηνιών (Specify Dates), εμφανίζονται και τα στοιχεία ελέγχου όπου καθορίζουμε την έναρξη και τη λήξη των ημερομηνιών του ημερολογίου μας που θέλουμε να συμπεριλάβουμε όπως και στην παρακάτω εικόνα.

04

Στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Λεπτομέρεια (Detail), εάν πατήσουμε στο βέλος δεξιά της εντολής Διαθεσιμότητα Μόνο (Availability Only), θα εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις επιλογές που έχουμε για το πώς θέλουμε να εμφανίζονται οι λεπτομέρειες του ημερολογίου μας. Εντολές τις οποίες θα επιλέξω και τις τρείς για να δούμε πώς θα εμφανίζονται στο μήνυμά μας.

05

Πατάμε στο κουμπί ΟΚ και περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι να εισαχθούν τα δεδομένα στο μήνυμά μας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

07

1η Λεπτομέρεια: Διαθεσιμότητα Μόνο (Availability Only).

Στην παρακάτω εικόνα έχουν εισαχθεί τα δεδομένα του ημερολογίου και βλέπουμε να αναγράφονται μόνο οι ώρες που είμαστε Ελεύθεροι (Free) και οι ώρες που είμαστε Απασχολημένοι (Busy), χωρίς να εμφανίζονται περισσότερες λεπτομέρειες. Όπως επίσης βλέπουμε και το ημερολόγιο μας να έχει συμπεριληφθεί ως συνημμένο.

07a

2η Λεπτομέρεια: Περιορισμένες Λεπτομέρειες (Limited Details).

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να αναγράφονται πάλι οι ώρες που είμαστε Ελεύθεροι (Free) και Απασχολημένοι (Busy), αλλά τώρα βλέπουμε ότι για τις ώρες που είμαστε απασχολημένοι να εμφανίζεται και η επικεφαλίδα που έχουμε καταχωρίσει ως Θέμα (Subject) του συμβάν.

07b

3η Λεπτομέρεια: Πλήρεις Λεπτομέρειες (Full Details).

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να αναγράφονται πάλι οι ώρες που είμαστε Ελεύθεροι (Free) και Απασχολημένοι (Busy), όπως επίσης και η επικεφαλίδα που έχουμε καταχωρίσει ως Θέμα (Subject) του συμβάν. Τώρα όμως στις επικεφαλίδες των Θεμάτων, υπάρχει και ένας υπερσύνδεσμος όπου εάν τον ενεργοποιήσουμε θα μεταβούμε στις λεπτομέρειες του συγκεκριμένου συμβάν όπου υπάρχουν και όλες οι λεπτομέρειες αναλυτικά.

09

Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Αποστολή Ημερολογίου Μέσω Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Send a Calendar via E-Mail) εμφανίζεται και η περιοχή Για Προχωρημένους (Advanced), όπου εάν πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) εμφανίζονται και οι επιπρόσθετες επιλογές που έχουμε στη διάθεσή μας οι οποίες είναι οι εξής:

  • Να συμπεριλαμβάνονται λεπτομέρειες στοιχείων που έχουν επισημανθεί ως ιδιωτικά (Include details of items marked private).
  • Να συμπεριλαμβάνονται συνημμένα στα στοιχεία ημερολογίου (Include attachments within calendar items).

Όπως επίσης να ορίσουμε την διάταξη των μηνυμάτων του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως Ημερήσιο Πρόγραμμα (Daily Schedule) ή Λίστα Συμβάντων (List of Events).

10

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

Restrict Formatting and Editing in Word 2010

Η προστασία ενός σημαντικού εγγράφου από οποιαδήποτε επεξεργασία και μετατροπή από κάποιον άλλο χρήστη είναι πάρα πολύ σημαντική. Με το Word 2010 έχουμε τη δυνατότητα να προστατεύσουμε το έγγραφό μας από μη εξουσιοδοτημένη χρήση. Υπάρχουν αρκετοί τρόποι για να διασφαλίσουμε το περιεχόμενο του εγγράφου μας, τρόποι τους οποίους θα περιγράψω σε άλλα post. Σε αυτό το post θα περιγράψω πώς να εφαρμόσουμε περιορισμούς στην επεξεργασία και στην μορφοποίηση του εγγράφου μας.

1. Ανοίγουμε το έγγραφο το οποίο θέλουμε να εφαρμόσουμε περιορισμούς στην επεξεργασία του και μεταβαίνουμε στο Tab Αναθεώρηση (Review) και στην περιοχή Προστασία (Protect) της κορδέλας διαλέγουμε την εντολή Περιορισμός Επεξεργασίας (Restrict Editing).

01

2. Αμέσως στα δεξιά της οθόνης μας εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών με το όνομα Περιορισμός Μορφοποίησης και Επεξεργασίας (Restrict Formatting and Editing). Το παράθυρο εργασιών χωρίζεται σε τρία μέρη τα οποία είναι τα εξής: a. Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions), b. Περιορισμοί Επεξεργασίας (Editing Restrictions), c. Έναρξη Ενεργοποίησης (Start Enforcement).

02

Στο παράθυρο εργασιών και εκεί που αναγράφει Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions) επιλέγω την εντολή Ρυθμίσεις (Settings) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

03

Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions), όπου έχουμε τη δυνατότητα να περιορίσουμε τη μορφοποίηση στα επιθυμητά στυλ και να αποτρέψουμε άλλους χρήστες να τα τροποποιήσουν και να αλλάξουν την μορφοποίησή τους. Θα πρέπει να απενεργοποιήσουμε τα κουτιά ελέγχου από τη λίστα με τα επιλεγμένα στυλ ώστε να εφαρμοστεί ο περιορισμός της μορφοποίησης. Μπορούμε να επιλέξουμε και το κουμπί Συνιστώμενος Ελάχιστος Αριθμός (Recommended Minimum), όπου το Word θα απενεργοποιήσει κάποια από τα επιλεγμένα στυλ της λίστας αυτόματα.

04

Στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions) υπάρχουν τρία κουμπιά ελέγχου που έχουμε την δυνατότητα να χρησιμοποιήσουμε και είναι τα εξής:

  • Παράβλεψη περιορισμών μορφοποίησης από την Αυτόματη Μορφοποίηση (Allow AutoFormat to override Formatting Restrictions)
  • Αποκλεισμός εναλλαγής θέματος ή συνδυασμού (Block Theme or Scheme)
  • Αποκλεισμός εναλλαγής συνόλου γρήγορων στυλ (Block Quick Style Set)

Αφού έχουμε κάνει τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

3. Αφού έχουμε επιλέξει τους Περιορισμούς Μορφοποίησης, ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που βρίσκεται στην εντολή Περιορισμοί Επεξεργασίας (Editing Restrictions), όπου αμέσως ενεργοποιείται και το πτυσσόμενο μενού που βρίσκεται ακριβώς από κάτω και περιέχει τις εξής εντολές όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Επιλέγουμε μία από τις διαθέσιμες επιλογές από το πτυσσόμενο μενού.

05

Με την επιλογή μιας από τους διαθέσιμους περιορισμούς επεξεργασίας, στο παράθυρο εργασιών εμφανίζεται και η περιοχή Εξαιρέσεις (Exceptions), όπου έχουμε το δικαίωμα να επιλέξουμε μέρη του εγγράφου και να επιτρέψουμε την επεξεργασία από συγκεκριμένους χρήστες όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα , όπου έχω επιλέξει δύο χρήστες απλώς πατώντας την εντολή Περισσότεροι χρήστες (More users) και πληκτρολογώντας τα ονόματά τους.

06

4. Τώρα έχουμε φτάσει στο τελικό βήμα όπου θα πρέπει να ξεκινήσουμε την ενεργοποίηση της προστασίας πατώντας στο κουμπί Έναρξη Ενεργοποίησης (Start Enforcement), όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

08

Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Έναρξη Εφαρμογής Προστασίας (Start Enforcing Protection. Τώρα θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε κωδικό πρόσβασης για να προστατέψουμε το έγγραφό μας. Εάν θέλουμε να κρυπτογραφήσουμε το έγγραφό μας και να επιτρέπουμε τους εξουσιοδοτημένους χρήστες να αφαιρούν την προστασία όταν θέλουνε, θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Έλεγχος Ταυτότητας Χρήστη (User Authentication). Ανάλογα με το είδος προστασίας που επιλέγουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

07

Όταν κάποιος χρήστης ανοίξει το έγγραφο οι εντολές στην κορδέλα είναι απενεργοποιημένες και όταν προσπαθήσει να τροποποιήσει και να επεξεργαστεί το έγγραφο, στη γραμμή κατάστασης εμφανίζεται το κείμενο Αυτή η τροποποίηση δεν επιτρέπεται, επειδή η περιοχή είναι κλειδωμένη όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

09

Ενεργοποιείται και το παράθυρο εργασιών Περιορισμός Μορφοποίησης και Επεξεργασίας (Restrict Formatting and Editing), όπου μας ενημερώνει σχετικά με τα δικαιώματα που έχουμε για το έγγραφο. Εάν κάποιες περιοχές του εγγράφου δεν είναι προστατευμένες, μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Εύρεση της επόμενης περιοχής όπου είναι δυνατή η επεξεργασία (Find Next Region That I Can Edit) για να το εντοπίσει το Word.

10

Στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών υπάρχει το κουμπί Διακοπή Προστασίας (Stop Protection), όπου εάν το πατήσουμε θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε τον κωδικό που είχαμε βάλει πιο μπροστά.

11

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
%d bloggers like this: