Restrict Formatting and Editing in Word 2010

Η προστασία ενός σημαντικού εγγράφου από οποιαδήποτε επεξεργασία και μετατροπή από κάποιον άλλο χρήστη είναι πάρα πολύ σημαντική. Με το Word 2010 έχουμε τη δυνατότητα να προστατεύσουμε το έγγραφό μας από μη εξουσιοδοτημένη χρήση. Υπάρχουν αρκετοί τρόποι για να διασφαλίσουμε το περιεχόμενο του εγγράφου μας, τρόποι τους οποίους θα περιγράψω σε άλλα post. Σε αυτό το post θα περιγράψω πώς να εφαρμόσουμε περιορισμούς στην επεξεργασία και στην μορφοποίηση του εγγράφου μας.

1. Ανοίγουμε το έγγραφο το οποίο θέλουμε να εφαρμόσουμε περιορισμούς στην επεξεργασία του και μεταβαίνουμε στο Tab Αναθεώρηση (Review) και στην περιοχή Προστασία (Protect) της κορδέλας διαλέγουμε την εντολή Περιορισμός Επεξεργασίας (Restrict Editing).

01

2. Αμέσως στα δεξιά της οθόνης μας εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών με το όνομα Περιορισμός Μορφοποίησης και Επεξεργασίας (Restrict Formatting and Editing). Το παράθυρο εργασιών χωρίζεται σε τρία μέρη τα οποία είναι τα εξής: a. Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions), b. Περιορισμοί Επεξεργασίας (Editing Restrictions), c. Έναρξη Ενεργοποίησης (Start Enforcement).

02

Στο παράθυρο εργασιών και εκεί που αναγράφει Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions) επιλέγω την εντολή Ρυθμίσεις (Settings) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

03

Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions), όπου έχουμε τη δυνατότητα να περιορίσουμε τη μορφοποίηση στα επιθυμητά στυλ και να αποτρέψουμε άλλους χρήστες να τα τροποποιήσουν και να αλλάξουν την μορφοποίησή τους. Θα πρέπει να απενεργοποιήσουμε τα κουτιά ελέγχου από τη λίστα με τα επιλεγμένα στυλ ώστε να εφαρμοστεί ο περιορισμός της μορφοποίησης. Μπορούμε να επιλέξουμε και το κουμπί Συνιστώμενος Ελάχιστος Αριθμός (Recommended Minimum), όπου το Word θα απενεργοποιήσει κάποια από τα επιλεγμένα στυλ της λίστας αυτόματα.

04

Στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Περιορισμοί Μορφοποίησης (Formatting Restrictions) υπάρχουν τρία κουμπιά ελέγχου που έχουμε την δυνατότητα να χρησιμοποιήσουμε και είναι τα εξής:

  • Παράβλεψη περιορισμών μορφοποίησης από την Αυτόματη Μορφοποίηση (Allow AutoFormat to override Formatting Restrictions)
  • Αποκλεισμός εναλλαγής θέματος ή συνδυασμού (Block Theme or Scheme)
  • Αποκλεισμός εναλλαγής συνόλου γρήγορων στυλ (Block Quick Style Set)

Αφού έχουμε κάνει τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

3. Αφού έχουμε επιλέξει τους Περιορισμούς Μορφοποίησης, ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που βρίσκεται στην εντολή Περιορισμοί Επεξεργασίας (Editing Restrictions), όπου αμέσως ενεργοποιείται και το πτυσσόμενο μενού που βρίσκεται ακριβώς από κάτω και περιέχει τις εξής εντολές όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Επιλέγουμε μία από τις διαθέσιμες επιλογές από το πτυσσόμενο μενού.

05

Με την επιλογή μιας από τους διαθέσιμους περιορισμούς επεξεργασίας, στο παράθυρο εργασιών εμφανίζεται και η περιοχή Εξαιρέσεις (Exceptions), όπου έχουμε το δικαίωμα να επιλέξουμε μέρη του εγγράφου και να επιτρέψουμε την επεξεργασία από συγκεκριμένους χρήστες όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα , όπου έχω επιλέξει δύο χρήστες απλώς πατώντας την εντολή Περισσότεροι χρήστες (More users) και πληκτρολογώντας τα ονόματά τους.

06

4. Τώρα έχουμε φτάσει στο τελικό βήμα όπου θα πρέπει να ξεκινήσουμε την ενεργοποίηση της προστασίας πατώντας στο κουμπί Έναρξη Ενεργοποίησης (Start Enforcement), όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

08

Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Έναρξη Εφαρμογής Προστασίας (Start Enforcing Protection. Τώρα θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε κωδικό πρόσβασης για να προστατέψουμε το έγγραφό μας. Εάν θέλουμε να κρυπτογραφήσουμε το έγγραφό μας και να επιτρέπουμε τους εξουσιοδοτημένους χρήστες να αφαιρούν την προστασία όταν θέλουνε, θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Έλεγχος Ταυτότητας Χρήστη (User Authentication). Ανάλογα με το είδος προστασίας που επιλέγουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

07

Όταν κάποιος χρήστης ανοίξει το έγγραφο οι εντολές στην κορδέλα είναι απενεργοποιημένες και όταν προσπαθήσει να τροποποιήσει και να επεξεργαστεί το έγγραφο, στη γραμμή κατάστασης εμφανίζεται το κείμενο Αυτή η τροποποίηση δεν επιτρέπεται, επειδή η περιοχή είναι κλειδωμένη όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

09

Ενεργοποιείται και το παράθυρο εργασιών Περιορισμός Μορφοποίησης και Επεξεργασίας (Restrict Formatting and Editing), όπου μας ενημερώνει σχετικά με τα δικαιώματα που έχουμε για το έγγραφο. Εάν κάποιες περιοχές του εγγράφου δεν είναι προστατευμένες, μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Εύρεση της επόμενης περιοχής όπου είναι δυνατή η επεξεργασία (Find Next Region That I Can Edit) για να το εντοπίσει το Word.

10

Στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών υπάρχει το κουμπί Διακοπή Προστασίας (Stop Protection), όπου εάν το πατήσουμε θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε τον κωδικό που είχαμε βάλει πιο μπροστά.

11

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

About officesmart

MVP: Honored with the MVP (Most Valuable Professional) for OFFICE SYSTEM title for the years 2011, 2012, 2013, 2014 and 2015 by Microsoft, for my contribution and commitment to the technical communities worldwide. Microsoft Master Specialist: This certification provides skill-verification tools that not only help assess a person's skills in using Microsoft Office programs but also the ability to quickly complete on-the-job tasks across multiple programs in the Microsoft Office system

Posted on December 3, 2010, in Word 2010 Greek and tagged , , , . Bookmark the permalink. Comments Off on Restrict Formatting and Editing in Word 2010.

Comments are closed.