Monthly Archives: January 2011

Merge Multiple Documents into One

Πολλές φορές έχουμε δημιουργήσει διαφορετικά αρχεία του Word, όπου κάποια στιγμή θα θελήσουμε να τα συνδυάσουμε και να συγχωνεύσουμε πολλά έγγραφα σε ένα ενιαίο έγγραφο. Για παράδειγμα, ένας συγγραφέας αποθηκεύει κάθε κεφάλαιο που δημιουργεί ως ένα μεμονωμένο έγγραφο του Word. Οπότε όταν θα ολοκληρώσει την συγγραφή για όλα τα κεφάλαια, θα έχει τόσα έγγραφα του Word όσο και τα κεφάλαια. Για παράδειγμα έχω δημιουργήσει οκτώ διαφορετικά έγγραφα του Word, που το καθένα αποτελείται από διαφορετικό αριθμό σελίδων. Αυτό που πρέπει να κάνω είναι να δημιουργήσω ένα ενιαίο έγγραφο που θα αποτελείται από τα οκτώ διαφορετικά αρχεία.

Πολλοί από εμάς θα δημιουργούσαμε ένα καινούργιο έγγραφο και έπειτα θα ανοίγαμε ένα ένα όλα τα άλλα έγγραφα και θα χρησιμοποιούσαμε την διαδικασία της αντιγραφής και επικόλλησης μέχρι που να είχε δημιουργηθεί το ενιαίο έγγραφο.  Διαδικασία χρονοβόρα και κουραστική.  Η διαδικασία είναι πολύ απλή και τα αποτελέσματα πολύ γρήγορα αρκεί να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:

Πρώτον: Δημιουργούμε ένα νέο κενό έγγραφο και να ρυθμίσουμε τη Διάταξη της Σελίδας (Page Layout) και τα Περιθώρια (Margins) της σελίδας ώστε να είναι ίδια με τα άλλα έγγραφα που θα συγχωνεύσουμε.

Δεύτερο: Αφού έχουμε κάνει τις ρυθμίσεις στο νέο κενό έγγραφο, μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Τρίτο: Αφού έχουμε μεταβεί στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας μεταβαίνουμε στην περιοχή Κείμενο (Text) της κορδέλας και επιλέγουμε το βέλος δεξιά της εντολής Αντικείμενο (Object) και από το μενού διαλέγουμε την εντολή Κείμενο από Αρχείο (Text from File) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Τέταρτο: Επιλέγοντας την εντολή Κείμενο από Αρχείο (Text from File) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Αρχείου (Insert File), όπου θα πρέπει να εντοπίσουμε τα έγγραφα του Word που θέλουμε να συγχωνεύσουμε σε ένα ενιαίο έγγραφο.

03

Όπως εμφανίζεται και στην παραπάνω εικόνα έχω εντοπίσει τα οκτώ διαφορετικά έγγραφα του Word και τα έχω επιλέξει.

(Για να επιλέξουμε μη συνεχόμενα έγγραφα επιλέγουμε το πρώτο και έπειτα κρατάμε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και επιλέγουμε τα άλλα έγγραφα ένα, ένα. Για να επιλέξουμε συνεχόμενα έγγραφα επιλέγουμε το πρώτο και έπειτα κρατάμε πατημένο το πλήκτρο Shift και επιλέγουμε το τελευταίο της σειράς όπου επιλέγονται και τα υπόλοιπα έγγραφα που βρίσκονται ενδιάμεσα του πρώτου και του τελευταίου).

Πέμπτο: Αφού έχουμε επιλέξει τα επιθυμητά έγγραφα, πατάμε στο κουμπί Εισαγωγή (Insert), όπου ανάλογα με το μέγεθος των εγγράφων περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι να εισαχθούν στο έγγραφό μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα όπου έχουν εισαχθεί 580 σελίδες, διατηρώντας την μορφοποίηση προέλευσης τους και όλες τις αλλαγές ενοτήτων που είχαν δημιουργηθεί.

04

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Advertisements

Import Contacts From Excel To Outlook

Έχουμε τη δυνατότητα να ανταλλάξουμε δεδομένα μεταξύ ενός υπολογιστικού φύλλου του Excel με οποιονδήποτε φάκελο του Outlook. Για παράδειγμα έχουμε ένα φύλλο εργασίας όπου έχουμε καταχωρίσει διάφορες επαφές (με αρκετές λεπτομέρειες για την κάθε επαφή όπως: Τηλέφωνο, E-mail, Διεύθυνση κτλ.), και θέλουμε να τις εισάγουμε ως Επαφές στο Outlook χωρίς να χρειάζεται να τις πληκτρολογήσουμε πάλι από την αρχή.

Θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Outlook και να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage, και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την κατηγορία Άνοιγμα (Οpen), και από δεξιά να επιλέξουμε την εντολή Εισαγωγή (Import) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Όταν διαλέξουμε την εντολή Εισαγωγή (Import) από το Outlook, ξεκινάει ο Οδηγός Εισαγωγή και Εξαγωγής (Import and Export Wizard), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Από το παράθυρο διαλόγου Οδηγός Εισαγωγή και Εξαγωγής (Import and Export Wizard) θα πρέπει να επιλέξουμε την ενέργεια που θέλουμε να πραγματοποιήσουμε όπου είναι η εντολή Εισαγωγή Από Άλλο Πρόγραμμα ή Αρχείο (Import from Another Program or File) και να πατήσουμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταβούμε στο δεύτερο βήμα του οδηγού.

02

Στο δεύτερο βήμα του οδηγού θα πρέπει να επιλέξουμε τον τύπο του αρχείου από το οποίο θα γίνει η εισαγωγή, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε Microsoft Excel 97-2003 και έπειτα πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next).

03

Στο τρίτο βήμα του οδηγού θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Αναζήτηση (Browse) για να εντοπίσουμε το αρχείο του Excel που θέλουμε να εισάγουμε στο Outlook όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

04

Στην παραπάνω εικόνα βλέπουμε και τις Επιλογές (Options) που έχουμε σχετικά με τα Διπλότυπα (Duplicates), όπου επιλέγουμε αυτό που είναι πιο κατάλληλο για εμάς και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να περάσουμε στο επόμενο βήμα του οδηγού.

Στο επόμενο βήμα του οδηγού θα πρέπει να επιλέξουμε το φάκελο προορισμού του Outlook όπου θα εισαχθούν τα δεδομένα από το υπολογιστικό μας φύλλο. Πλοηγούμαστε σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μέχρι να εντοπίσουμε το φάκελο Επαφές (Contacts), όπου το επιλέγουμε όπως εμφανίζεται και παρακάτω και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next).

05

Φτάνουμε στο τελευταίο βήμα του οδηγού όπου στην περίπτωση που στο υπολογιστικό μας φύλλο έχουμε καταχωρίσει επικεφαλίδες στηλών όπως: Όνομα, Επώνυμο, Εταιρία κτλ., καλό θα ήταν να αντιστοιχίσουμε τα πεδία από το Excel με τα αντίστοιχα πεδία του Outlook.  Επιλέγουμε λοιπόν την εντολή Αντιστοίχιση Προσαρμοσμένων Πεδίων (Map Custom Fields) για να εμφανιστεί το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου.

06

Από το παράθυρο διαλόγου Αντιστοίχιση Προσαρμοσμένων Πεδίων (Map Custom Fields) θα πρέπει να επιλέξουμε το πεδίο από την περιοχή που αναγράφει Από: (From:) Microsoft Excel 97-2003 και να το σύρουμε δεξιά στην περιοχή Προς: (To:) Microsoft Office Outlook στο αντίστοιχο πεδίο που ταιριάζει. Όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα έχω σύρει το πεδίο Όνομα δίπλα στο πεδίο First Name, το πεδίο Επώνυμο δίπλα στο πεδίο Last και το πεδίο Εταιρία δίπλα στο Company.

07

Αφού έχουμε ολοκληρώσει την Αντιστοίχιση των Πεδίων (Map Fields), πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να μεταβούμε και πάλι στο τελευταίο βήμα του οδηγού όπου και πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish).

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εξέλιξη Εισαγωγής ή Εξαγωγής όπου περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία.

08

Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία μπορούμε να μεταβούμε στις Επαφές (Contacts) του Outlook, όπου θα δούμε όλες τις επαφές που είχαμε καταχωρίσει στο Excel να έχουν εισαχθεί επιτυχώς και στις Επαφές (Contacts) του Outlook.

09

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

Create a Video From Your PowerPoint Presentation

Έχουμε αφιερώσει αρκετό χρόνο για να δημιουργήσουμε μία ωραία παρουσίαση με τη χρήση του PowerPoint 2010. Έχουμε εφαρμόσει διάφορα εφέ εναλλαγής διαφανειών, έχουμε εφαρμόσει διάφορα εφέ κίνησης, έχουμε εισάγει ήχο και τώρα θέλουμε την παρουσίασή μας να την μετατρέψουμε σε βίντεο; Η δυνατότητα αυτή υπάρχει στο PowerPoint 2010, ώστε μία παρουσίαση να μετατραπεί σε αρχείο βίντεο .wmv (Windows Media Video).

Τα βήματα τα οποία θα πρέπει να ακολουθήσουμε είναι τα εξής:

Πρώτο: Να έχουμε ετοιμάσει την παρουσίαση μας και να την έχουμε ανοιχτή ώστε να μπορέσουμε να την μετατρέψουμε σε βίντεο. Εάν θέλουμε να καθορίσουμε χρονισμό εναλλαγής των διαφανειών που θα εμφανίζονται στο βίντεο, θα πρέπει να τους καθορίσουμε κάνοντας χρήση της κατάλληλης εντολής.

Δεύτερο: Αφού είμαστε έτοιμοι για την μετατροπή της παρουσίασής μας σε βίντεο, επιλέγουμε το Tab Αρχείο (File) για να μεταβούμε σε προβολή Backstage, όπου διαλέγουμε την κατηγορία Αποθήκευση & Αποστολή (Save & Send) και από τα δεξιά του μενού διαλέγουμε την εντολή Δημιουργία Βίντεο (Create Video), όπως εμφανίζεται παρακάτω.

01

Εφόσον διαλέξουμε την ομώνυμη εντολή αμέσως στα δεξιά του μενού εμφανίζονται οι επιλογές που μπορούμε να καθορίσουμε σχετικά με την ποιότητα ανάλυσης του βίντεο όπου οι επιλογές είναι οι εξής:

  • Υπολογιστής & Οθόνες HD (Computer & HD Display) – Μεγάλη Ανάλυση
  • Internet & DVD – Μεσαία Ανάλυση
  • Φορητές Συσκευές (Portable Devices) – Μικρή Ανάλυση

02

Σε περίπτωση που έχουμε χρησιμοποιήσει χρονισμοί εναλλαγής διαφανειών και αφηγήσεις που τυχόν έχουμε κάνει έχουμε την επιλογή να συμπεριληφθούν και αυτά στο βίντεο ή όχι επιλέγοντας την κατάλληλη εντολή όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

03

Αφού έχουμε ολοκληρώσει τις ρυθμίσεις που θέλουμε για το βίντεό μας πατάμε στο κουμπί Δημιουργία Βίντεο (Create Video) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα για να ξεκινήσει η δημιουργία του.

03a

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου όπου θα πρέπει να ορίσουμε την τοποθεσία που θα αποθηκευτεί το αρχείο μας, και όπως βλέπουμε στην παρακάτω εικόνα θα αποθηκευτεί ως τύπου Βίντεο Windows Media (*.wmv). Από την στιγμή που έχουμε αποθηκεύσει την παρουσίασή μας δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσουμε Όνομα Αρχείου (File Name) γιατί παίρνει το όνομα της παρουσίασής μας, εκτός εάν θέλουμε να του δώσουμε άλλη ονομασία.

04a

Ανάλογα με το μέγεθος της παρουσίασής μας απαιτείται και κάποιο χρονικό διάστημα ώστε να ολοκληρωθεί η μετατροπή σε βίντεο. Για την πορεία μετατροπής της παρουσίασής μας σε αρχείο βίντεο ενημερωνόμαστε από την γραμμή κατάστασής της εφαρμογής όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, όπου και μπορούμε να διακόψουμε την μετατροπή του πατώντας στο εικονίδιο δεξιά.

05

Εφόσον ολοκληρωθεί η διαδικασία μετατροπής της παρουσίασής μας σε βίντεο, το αρχείο μας είναι έτοιμο για αναπαραγωγή.

12

Όταν έχουμε όμως πολλά αρχεία ήχου ή βίντεο στην παρουσίαση μας, η μετατροπή σε βίντεο ενδέχεται να διαρκέσει αρκετά λεπτά και το μέγεθος της παρουσίασής μας να καταλαμβάνει αρκετό χώρο στον σκληρό μας δίσκο. Εδώ κάνει την εμφάνισή της η εντολή Συμπίεση Πολυμέσων (Compress Media). Η εντολή αυτή συμπιέζει τα αρχεία ήχου και εικόνας που υπάρχουν στην παρουσίαση μας για εξοικονόμηση χώρου στον δίσκο μας και για βελτιστοποιήσουμε την αναπαραγωγή τους.

Για να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Συμπίεση Πολυμέσων (Compress Media), θα πρέπει να μεταβούμε σε προβολή Backstage και να επιλέξουμε την κατηγορία Πληροφορίες (Info), όπου στα δεξιά του μενού επιλέγουμε την ομώνυμη εντολή όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

08

Στην παραπάνω εικόνα βλέπουμε ότι για την προηγούμενη παρουσίαση που μετέτρεψα σε βίντεο τα αρχεία πολυμέσων που βρίσκονται σε αυτή καταλαμβάνουν μέγεθος 13MB.

Πατώντας στην εντολή Συμπίεση Πολυμέσων (Compress Media), εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τις επιλογές Συμπίεσης που έχουμε στη διάθεσή μας όπου είναι οι εξής:

  • Ποιότητα για Παρουσίαση (Presentation Quality)
  • Ποιότητα για το Διαδίκτυο (Internet Quality)
  • Χαμηλή Ποιότητα (Low Quality)

09

Διαλέγουμε μία ποιότητα συμπίεσης που ανταποκρίνεται τις απαιτήσεις μας και αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Συμπίεση Πολυμέσων (Compress Media) όπου όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τις ονομασίες των πολυμέσων, σε ποιες διαφάνειες βρίσκονται και το αρχικό μέγεθος του κάθε πολυμέσου. Επίσης βλέπουμε και την πορεία εξέλιξης συμπίεσης του κάθε πολυμέσου.

10

Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία συμπίεσης των πολυμέσων της παρουσίασης μας, στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Συμπίεση Πολυμέσων (Compress Media) εμφανίζεται και το συνολικό μέγεθος που εξοικονομήσαμε όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

11

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

Congratulations 2011 Microsoft MVP

Νέα χρονιά, νέες προσδοκίες, νέοι στόχοι για όλους μας μα πάνω από όλα υγεία.  Θα ήθελα λοιπόν να ευχηθώ σε όλους Χρόνια Πολλά και ένα Ευτυχισμένο Νέο Έτος.

Φέτος λοιπόν δεν περίμενα τίποτα από τον Άγιο Βασίλη (λόγω ηλικίας), αλλά χάρη στην παρότρυνση κάποιων ατόμων και ειδικά του Χρήστου Σπανουγάκη, ο οποίος με “έψησε” να ασχοληθώ με το Office (τομέας στον οποίο δεν ασχολούνται και τόσοι), κατάφερε να με επισκεφθεί ο Άγιος Βασίλης.

Το δώρο μου ποιό ήταν;

2011 Microsoft® MVP Award για το Office System.

Τιμή μεγάλη για εμένα και χαρά απερίγραπτη που στον χρόνο συμμετοχής μου στην κοινότητα, μου απονεμήθηκε ο τίτλος του MVP για τον συγκεκριμένο τομέα.  Ελπίζω να φανώ και στο μέλλον αντάξιος του τίτλου αυτού έτσι ώστε να μπορέσω να ανταποκριθώ σε αυτήν την τιμή.

Θα ήθελα επίσης να ευχαριστήσω και τα μέλη της κοινότητας που με πρότειναν όπου χωρίς την αρωγή τους, τίποτα δεν θα είχε συμβεί.

Microsoft Most Valuable Professional Poem

Say it Loud, Say it Proud

I don’t live in the Cloud

I’m a Most Valuable Professional

Which i will become Obsessional

Thank you all for the Oppurtunity

I Promise You, I won’t let down the Community!!!

Συγχαρητήρια και σε όλους τους υπόλοιπους MVP που τους απονεμήθηκε ο τίτλος για το 2011.

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
%d bloggers like this: