Merge Multiple Documents into One

Πολλές φορές έχουμε δημιουργήσει διαφορετικά αρχεία του Word, όπου κάποια στιγμή θα θελήσουμε να τα συνδυάσουμε και να συγχωνεύσουμε πολλά έγγραφα σε ένα ενιαίο έγγραφο. Για παράδειγμα, ένας συγγραφέας αποθηκεύει κάθε κεφάλαιο που δημιουργεί ως ένα μεμονωμένο έγγραφο του Word. Οπότε όταν θα ολοκληρώσει την συγγραφή για όλα τα κεφάλαια, θα έχει τόσα έγγραφα του Word όσο και τα κεφάλαια. Για παράδειγμα έχω δημιουργήσει οκτώ διαφορετικά έγγραφα του Word, που το καθένα αποτελείται από διαφορετικό αριθμό σελίδων. Αυτό που πρέπει να κάνω είναι να δημιουργήσω ένα ενιαίο έγγραφο που θα αποτελείται από τα οκτώ διαφορετικά αρχεία.

Πολλοί από εμάς θα δημιουργούσαμε ένα καινούργιο έγγραφο και έπειτα θα ανοίγαμε ένα ένα όλα τα άλλα έγγραφα και θα χρησιμοποιούσαμε την διαδικασία της αντιγραφής και επικόλλησης μέχρι που να είχε δημιουργηθεί το ενιαίο έγγραφο.  Διαδικασία χρονοβόρα και κουραστική.  Η διαδικασία είναι πολύ απλή και τα αποτελέσματα πολύ γρήγορα αρκεί να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:

Πρώτον: Δημιουργούμε ένα νέο κενό έγγραφο και να ρυθμίσουμε τη Διάταξη της Σελίδας (Page Layout) και τα Περιθώρια (Margins) της σελίδας ώστε να είναι ίδια με τα άλλα έγγραφα που θα συγχωνεύσουμε.

Δεύτερο: Αφού έχουμε κάνει τις ρυθμίσεις στο νέο κενό έγγραφο, μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Τρίτο: Αφού έχουμε μεταβεί στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας μεταβαίνουμε στην περιοχή Κείμενο (Text) της κορδέλας και επιλέγουμε το βέλος δεξιά της εντολής Αντικείμενο (Object) και από το μενού διαλέγουμε την εντολή Κείμενο από Αρχείο (Text from File) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Τέταρτο: Επιλέγοντας την εντολή Κείμενο από Αρχείο (Text from File) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Αρχείου (Insert File), όπου θα πρέπει να εντοπίσουμε τα έγγραφα του Word που θέλουμε να συγχωνεύσουμε σε ένα ενιαίο έγγραφο.

03

Όπως εμφανίζεται και στην παραπάνω εικόνα έχω εντοπίσει τα οκτώ διαφορετικά έγγραφα του Word και τα έχω επιλέξει.

(Για να επιλέξουμε μη συνεχόμενα έγγραφα επιλέγουμε το πρώτο και έπειτα κρατάμε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και επιλέγουμε τα άλλα έγγραφα ένα, ένα. Για να επιλέξουμε συνεχόμενα έγγραφα επιλέγουμε το πρώτο και έπειτα κρατάμε πατημένο το πλήκτρο Shift και επιλέγουμε το τελευταίο της σειράς όπου επιλέγονται και τα υπόλοιπα έγγραφα που βρίσκονται ενδιάμεσα του πρώτου και του τελευταίου).

Πέμπτο: Αφού έχουμε επιλέξει τα επιθυμητά έγγραφα, πατάμε στο κουμπί Εισαγωγή (Insert), όπου ανάλογα με το μέγεθος των εγγράφων περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα μέχρι να εισαχθούν στο έγγραφό μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα όπου έχουν εισαχθεί 580 σελίδες, διατηρώντας την μορφοποίηση προέλευσης τους και όλες τις αλλαγές ενοτήτων που είχαν δημιουργηθεί.

04

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

About officesmart

MVP: Honored with the MVP (Most Valuable Professional) for OFFICE SYSTEM title for the years 2011, 2012, 2013, 2014 and 2015 by Microsoft, for my contribution and commitment to the technical communities worldwide. Microsoft Master Specialist: This certification provides skill-verification tools that not only help assess a person's skills in using Microsoft Office programs but also the ability to quickly complete on-the-job tasks across multiple programs in the Microsoft Office system

Posted on January 28, 2011, in Word 2010 Greek and tagged , , , , . Bookmark the permalink. 1 Comment.

  1. χρήσιμο!! :)))