Monthly Archives: February 2011

Functions Left and Right

Συναρτήσεις LEFT και RIGHT

Όπως περιέγραψα και στο προηγούμενο post μπορούμε να μετατρέψουμε κείμενο που βρίσκεται σε μία ενιαία στήλη σε πολλές στήλες με την εντολή Μετατροπή Κειμένου Σε Στήλες (Convert Text To Columns). 

Την ίδια περίπου διαδικασία μπορούμε να κάνουμε και μη τη χρήση των συναρτήσεων Left (Αριστερά) και Right (Δεξιά).  Για παράδειγμα σε ένα κελί έχουμε καταχωρίσει το κείμενο Φίλιππος Παναγιωτίδης και θέλουμε να εξάγουμε σε ένα άλλο κελί το κείμενο Φίλιππος ή Παναγιωτίδης. Οι συναρτήσεις αυτές βρίσκονται στην κατηγορία συναρτήσεων Κειμένου (Text) του Tab Τύποι (Formulas), στην περιοχή Βιβλιοθήκη Συναρτήσεων (Function Library).

Η συνάρτηση LEFT αποδίδει το καθορισμένο πλήθος χαρακτήρων από την αρχή μιας ακολουθίας χαρακτήρων και έχει τα εξής ορίσματα:

  • =LEFT(Κείμενο;Αριθμός_χαρακτήρων)
  • =LEFT(Text;Num_Chars)

Το όρισμα της συνάρτησης Κείμενο (Text) είναι η ακολουθία χαρακτήρων του κειμένου που περιέχει τους χαρακτήρες που θέλουμε να εξάγουμε.

Το όρισμα της συνάρτησης Αριθμός_χαρακτήρων (Num_Chars), είναι το πλήθος των χαρακτήρων που θέλουμε να εξάγουμε.

Στην παρακάτω εικόνα έχουμε πληκτρολογήσει τα ονοματεπώνυμα των υπαλλήλων σε ένα μόνο κελί της στήλης Α. Επιλέγουμε το κελί στο οποίο θέλουμε να εξάγουμε το κείμενο και πού στην περίπτωση αυτή είναι το κελί Β3. Έπειτα εντοπίζουμε την συνάρτηση LEFT και από το παράθυρο διαλόγου Ορίσματα Συνάρτησης (Function Arguments) κάνουμε ενεργό το πλαίσιο κειμένου δεξιά που αναγράφει Κείμενο (Text) και επιλέγουμε το κελί Α3 που περιέχει το ονοματεπώνυμο του υπαλλήλου. Έπειτα κάνουμε ενεργό το πλαίσιο κειμένου δεξιά που αναγράφει Αριθμός_χαρακτήρων (Num_chars) και πληκτρολογούμε τον αριθμό των χαρακτήρων κειμένου που θέλουμε να εξάγουμε ξεκινώντας από αριστερά. Στο παράδειγμά μας το όνομα που θέλουμε να εξάγουμε είναι το Φίλιππος και αποτελείται από οκτώ (8) γράμματα όπου και το πληκτρολογούμε. Αμέσως στο παράθυρο διαλόγου ορίσματα συνάρτησης εμφανίζεται και το αποτέλεσμα το οποίο είναι το κείμενο Φίλιππος και πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας.

01

Για να εξάγουμε το επώνυμο του υπαλλήλου θα πρέπει κάνουμε χρήση της συνάρτησης RIGHT.

Η συνάρτηση RIGHT αποδίδει το καθορισμένο πλήθος χαρακτήρων από το τέλος μιας ακολουθίας χαρακτήρων και έχει τα εξής ορίσματα:

  • =RIGHT(Κείμενο;Αριθμός_χαρακτήρων)
  • =RIGHT(Text;Num_Chars)

Το όρισμα της συνάρτησης Κείμενο (Text) είναι η ακολουθία χαρακτήρων του κειμένου που περιέχει τους χαρακτήρες που θέλουμε να εξάγουμε.

Το όρισμα της συνάρτησης Αριθμός_χαρακτήρων (Num_Chars), είναι το πλήθος των χαρακτήρων που θέλουμε να εξάγουμε.

Στην παρακάτω εικόνα έχουμε πληκτρολογήσει τα ονοματεπώνυμα των υπαλλήλων σε ένα μόνο κελί της στήλης Α. Επιλέγουμε το κελί στο οποίο θέλουμε να εξάγουμε το κείμενο και πού στην περίπτωση αυτή είναι το κελί Β8. Έπειτα εντοπίζουμε την συνάρτηση RIGHT και από το παράθυρο διαλόγου Ορίσματα Συνάρτησης (Function Arguments) κάνουμε ενεργό το πλαίσιο κειμένου δεξιά που αναγράφει Κείμενο (Text) και επιλέγουμε το κελί Α8 που περιέχει το ονοματεπώνυμο του υπαλλήλου. Έπειτα κάνουμε ενεργό το πλαίσιο κειμένου δεξιά που αναγράφει Αριθμός_χαρακτήρων (Num_chars) και πληκτρολογούμε τον αριθμό των χαρακτήρων κειμένου που θέλουμε να εξάγουμε ξεκινώντας από το τέλος, δηλαδή από δεξιά. Στο παράδειγμά μας το επώνυμο που θέλουμε να εξάγουμε είναι το Αδάμου και αποτελείται από έξι (6) γράμματα όπου και το πληκτρολογούμε. Αμέσως στο παράθυρο διαλόγου ορίσματα συνάρτησης εμφανίζεται και το αποτέλεσμα το οποίο είναι το κείμενο Αδάμου και πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας.

02

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Advertisements

Convert Text To Columns in Excel 2010

Στο Excel 2010 υπάρχει η εντολή Μετατροπή Κειμένου σε Στήλες (Convert Text to Columns) όπου μας επιτρέπει να διαχωρίσουμε το περιεχόμενο κελιών. Αυτή η εντολή είναι πολύ χρήσιμη όταν θα βρεθούμε στην ανάγκη να διαχωρίσουμε το περιεχόμενο κελιών, όπως είναι τα ονόματα και τα επώνυμα σε διαφορετικές στήλες χωρίς να χρειάζεται να τα πληκτρολογήσουμε πάλι από την αρχή.

Τι κάνουμε; Ανοίγουμε το βιβλίο εργασίας στο οποίο βρίσκονται τα δεδομένα τα οποία θέλουμε να χωρίσουμε. Έπειτα θα πρέπει να επιλέξουμε την στήλη με τα δεδομένα κειμένου που θέλουμε να διαχωρίσουμε όπου στο παράδειγμά μου είναι η στήλη Β όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

01

Αφού έχουμε επιλέξει την στήλη μας επιλέγουμε το Tab Δεδομένα (Data), και στην περιοχή Εργαλεία Δεδομένων (Data Tools) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Κείμενο σε Στήλες (Text to Columns) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

02

Αφού επιλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το πρώτο βήμα του Οδηγού Μετατροπής Κειμένου σε Στήλες (Convert Text to Columns Wizard). Σε αυτό το βήμα του οδηγού επιλέγουμε ως αρχικό τύπο δεδομένων Οριοθετημένο (Delimited), και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταφερθούμε στο δεύτερο βήμα του οδηγού.

03

Στο δεύτερο βήμα του οδηγού στην περιοχή Οριοθέτες (Delimeted) ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου Διάστημα (Space) και ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου Χειρισμός Διαδοχικών Οριοθετών ως Ενός (Treat Consecutive Delimeters as One). Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου του οδηγού έχουμε και μία προεπισκόπηση για το πώς θα εμφανίζονται τα δεδομένα μας. Έπειτα πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταφερθούμε στο τρίτο και τελευταίο βήμα του οδηγού.

04

Στο τελευταίο βήμα του οδηγού μπορούμε να επιλέξουμε μία στήλη και να επιλέξουμε τι είδους μορφοποίηση θα έχουν τα δεδομένα μας, όπου στο δικό μου παράδειγμα έχω επιλέξει Γενική (General), και στην περιοχή Προορισμός (Destination) δεν έχω επιλέξει τίποτα γιατί είχα επιλέξει την στήλη από την αρχή. Εάν θέλαμε να αλλάξουμε τον προορισμό για τα δεδομένα μας θα έπρεπε να πατήσουμε στο κουμπί δεξιά της εντολής Προορισμός (Destination) όπου μετά θα έπρεπε να επιλέξουμε την νέα θέση. Στο κάτω μέρος του παραθύρου μπορούμε να προεπισκοπήσουμε τα δεδομένα μας για το πώς θα εμφανιστούν στο φύλλο εργασίας μας.

05

Αφού έχουμε ολοκληρώσει όλες τις ρυθμίσεις μας πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish) για να ολοκληρώσουμε την διαδικασία μετατροπής κειμένου σε στήλες. Αμέσως στο φύλλο εργασίας μας βλέπουμε και το κείμενο μας να έχει χωριστεί σε δύο στήλες.

06

Στην περίπτωση που δίπλα στην στήλη Β είχαμε καταχωρίσει δεδομένα,, όταν θα φτάναμε στο τελευταίο βήμα του οδηγού και πατούσαμε στο κουμπί Τέλος (Finish) θα εμφανίζονταν ένα προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου που θα μας ενημέρωνε ότι εάν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, τα περιεχόμενα των κελιών προορισμού θα αντικατασταθούν.

07

Καλό θα ήταν λοιπόν πριν ξεκινήσουμε τη διαδικασία Μετατροπής Κειμένου σε Στήλες (Convert Text to Columns) να εισάγουμε μία στήλη στα δεξιά της επιλεγμένης στήλης ή στο τρίτο βήμα του οδηγού να έχουμε επιλέξει μία άλλη θέση Προορισμού (Destination).

Μπορούμε επίσης να εξάγουμε συγκεκριμένα μέρη κειμένου από ένα κελί με τη χρήση των συναρτήσεων Left και Right, το οποίο θα περιγράψω στο επόμενο post.

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

Document Location

Θέλουμε ανά πάσα στιγμή να γνωρίζουμε τη θέση του αρχείου που έχουμε ανοιχτό και επεξεργαζόμαστε; Θέλουμε να αποστείλουμε το ανοιχτό έγγραφό μας απευθείας ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να χρειάζεται να μεταβαίνουμε σε προβολή Backstage και έπειτα να επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση & Αποστολή (Save & Send), όπου θα πρέπει μετά να επιλέξουμε Αποστολή ως Συνημμένο (Send as Attachment).  Δεν θέλουμε επίσης να ακολουθήσουμε τη γνωστή διαδικασία όταν δημιουργούμε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα και θέλουμε να επισυνάψουμε ένα αρχείο ψάχνουμε για αρκετό χρονικό διάστημα μέχρι να εντοπίσουμε το επιθυμητό.

Υπάρχει μία εντολή πού μπορεί να μας βοηθήσει ώστε να μην κουραζόμαστε και να μην σπαταλάμε χρόνο άσκοπα.  Η εντολή αυτή ονομάζεται Θέση Εγγράφου (Document Location), όπου θα πρέπει να την ενεργοποιήσουμε πρώτα, βήματα τα οποία θα περιγράψω παρακάτω.  Δηλαδή πώς θα την τοποθετήσουμε στη Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar) και θα την χρησιμοποιήσουμε για να στείλουμε το έγγραφό μας ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πρώτο:

Θα πρέπει να μεταβούμε στις Επιλογές του Word πηγαίνοντας στο Tab Αρχείο (File) και από την προβολή Backstage να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options). Από το παράθυρο διαλόγου Επιλογές (Options) επιλέγουμε την κατηγορία Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar).  Έπειτα από την περιοχή Επιλογή Εντολών Από: ( Choose Commands From) πατάμε στο βέλος για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές και επιλέγουμε Όλες οι εντολές (All Commands).

Αφού εμφανιστούν όλες οι διαθέσιμες εντολές στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου εντοπίζουμε την εντολή Θέση Εγγράφου (Document Location), την επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.  Έπειτα πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word (Word Options) για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας.

01

Αφού επιστρέψουμε στο έγγραφο μας, ακριβώς δίπλα στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar), εμφανίζεται η θέση και το όνομα του ανοιχτού εγγράφου μας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

02

Στο πλαίσιο κειμένου που αναγράφεται η θέση και το όνομα του αρχείου μπορούμε να την επιλέξουμε, να την αντιγράψουμε και να την επικολλήσουμε σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου θέλουμε.

Δεύτερο:

Μπορούμε επίσης να επικολλήσουμε τη θέση του αρχείου ως συνημμένο σε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν κάνουμε ένα κλικ με το ποντίκι μας στο πλαίσιο κειμένου που αναγράφεται η θέση του αρχείου, αμέσως επιλέγεται όλη η διαδρομή οπότε κάνουμε ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας και από το μενού συντόμευσης διαλέγουμε την εντολή Αντιγραφή (Copy).

03

Από τη στιγμή που έχουμε επιλέξει αντιγραφή, δημιουργούμε ένα νέο ηλεκτρονικό μήνυμα και πατάμε στο εικονίδιο της επισύναψης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Αρχείου, όπου αντί να πλοηγούμαστε για να αναζητήσουμε και να εντοπίσουμε που βρίσκεται το αρχείο που θέλουμε να εισάγουμε, μεταβαίνουμε στο πλαίσιο κειμένου Όνομα Αρχείου (File Location), και κάνουμε ένα δεξί κλικ το ποντίκι μας και από το μενού συντόμευσης επιλέγουμε Επικόλληση (Paste).

04a

Αμέσως εμφανίζεται η θέση και το όνομα του αρχείου μας στην περιοχή Θέση Αρχείου (File Location), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

05

Πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως το αρχείο μας έχει συμπεριληφθεί ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και είναι έτοιμο για αποστολή.

06

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
%d bloggers like this: