Convert Text To Columns in Excel 2010

Στο Excel 2010 υπάρχει η εντολή Μετατροπή Κειμένου σε Στήλες (Convert Text to Columns) όπου μας επιτρέπει να διαχωρίσουμε το περιεχόμενο κελιών. Αυτή η εντολή είναι πολύ χρήσιμη όταν θα βρεθούμε στην ανάγκη να διαχωρίσουμε το περιεχόμενο κελιών, όπως είναι τα ονόματα και τα επώνυμα σε διαφορετικές στήλες χωρίς να χρειάζεται να τα πληκτρολογήσουμε πάλι από την αρχή.

Τι κάνουμε; Ανοίγουμε το βιβλίο εργασίας στο οποίο βρίσκονται τα δεδομένα τα οποία θέλουμε να χωρίσουμε. Έπειτα θα πρέπει να επιλέξουμε την στήλη με τα δεδομένα κειμένου που θέλουμε να διαχωρίσουμε όπου στο παράδειγμά μου είναι η στήλη Β όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

01

Αφού έχουμε επιλέξει την στήλη μας επιλέγουμε το Tab Δεδομένα (Data), και στην περιοχή Εργαλεία Δεδομένων (Data Tools) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Κείμενο σε Στήλες (Text to Columns) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

02

Αφού επιλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το πρώτο βήμα του Οδηγού Μετατροπής Κειμένου σε Στήλες (Convert Text to Columns Wizard). Σε αυτό το βήμα του οδηγού επιλέγουμε ως αρχικό τύπο δεδομένων Οριοθετημένο (Delimited), και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταφερθούμε στο δεύτερο βήμα του οδηγού.

03

Στο δεύτερο βήμα του οδηγού στην περιοχή Οριοθέτες (Delimeted) ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου Διάστημα (Space) και ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου Χειρισμός Διαδοχικών Οριοθετών ως Ενός (Treat Consecutive Delimeters as One). Στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου του οδηγού έχουμε και μία προεπισκόπηση για το πώς θα εμφανίζονται τα δεδομένα μας. Έπειτα πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταφερθούμε στο τρίτο και τελευταίο βήμα του οδηγού.

04

Στο τελευταίο βήμα του οδηγού μπορούμε να επιλέξουμε μία στήλη και να επιλέξουμε τι είδους μορφοποίηση θα έχουν τα δεδομένα μας, όπου στο δικό μου παράδειγμα έχω επιλέξει Γενική (General), και στην περιοχή Προορισμός (Destination) δεν έχω επιλέξει τίποτα γιατί είχα επιλέξει την στήλη από την αρχή. Εάν θέλαμε να αλλάξουμε τον προορισμό για τα δεδομένα μας θα έπρεπε να πατήσουμε στο κουμπί δεξιά της εντολής Προορισμός (Destination) όπου μετά θα έπρεπε να επιλέξουμε την νέα θέση. Στο κάτω μέρος του παραθύρου μπορούμε να προεπισκοπήσουμε τα δεδομένα μας για το πώς θα εμφανιστούν στο φύλλο εργασίας μας.

05

Αφού έχουμε ολοκληρώσει όλες τις ρυθμίσεις μας πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish) για να ολοκληρώσουμε την διαδικασία μετατροπής κειμένου σε στήλες. Αμέσως στο φύλλο εργασίας μας βλέπουμε και το κείμενο μας να έχει χωριστεί σε δύο στήλες.

06

Στην περίπτωση που δίπλα στην στήλη Β είχαμε καταχωρίσει δεδομένα,, όταν θα φτάναμε στο τελευταίο βήμα του οδηγού και πατούσαμε στο κουμπί Τέλος (Finish) θα εμφανίζονταν ένα προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου που θα μας ενημέρωνε ότι εάν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, τα περιεχόμενα των κελιών προορισμού θα αντικατασταθούν.

07

Καλό θα ήταν λοιπόν πριν ξεκινήσουμε τη διαδικασία Μετατροπής Κειμένου σε Στήλες (Convert Text to Columns) να εισάγουμε μία στήλη στα δεξιά της επιλεγμένης στήλης ή στο τρίτο βήμα του οδηγού να έχουμε επιλέξει μία άλλη θέση Προορισμού (Destination).

Μπορούμε επίσης να εξάγουμε συγκεκριμένα μέρη κειμένου από ένα κελί με τη χρήση των συναρτήσεων Left και Right, το οποίο θα περιγράψω στο επόμενο post.

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

About officesmart

MVP: Honored with the MVP (Most Valuable Professional) for OFFICE SYSTEM title for the years 2011, 2012, 2013, 2014 and 2015 by Microsoft, for my contribution and commitment to the technical communities worldwide. Microsoft Master Specialist: This certification provides skill-verification tools that not only help assess a person's skills in using Microsoft Office programs but also the ability to quickly complete on-the-job tasks across multiple programs in the Microsoft Office system

Posted on February 10, 2011, in Excel 2010 Greek and tagged , , , , . Bookmark the permalink. Comments Off on Convert Text To Columns in Excel 2010.

Comments are closed.