Monthly Archives: March 2011

Convert Text to SmartArt in PowerPoint

Μετατροπή Κειμένου σε Γραφικό SmartArt

Πολλοί από εμάς όταν θελήσουμε να εισάγουμε ένα γραφικό SmartArt σε μία Παρουσίαση, πρώτα εισάγουμε το γραφικό SmartArt και μετά πληκτρολογούμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται. Έχουμε όμως τη δυνατότητα να μετατρέψουμε το κείμενο που ήδη υπάρχει στην παρουσίασή μας σε Γραφικό SmartArt με ένα μόνο κλικ. Για παράδειγμα, εάν έχουμε μία αριθμημένη λίστα στην Παρουσίασή μας όπου για λόγους έμφασης θελήσουμε να την μετατρέψουμε σε γραφικό SmartArt θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:

Στην παρακάτω εικόνα εμφανίζεται η επιλεγμένη διαφάνεια με την αριθμημένη λίστα κειμένου, όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το πλαίσιο κειμένου που θέλουμε να μετατρέψουμε σε γραφικό SmartArt.

01

Αφού έχουμε επιλέξει το πλαίσιο κειμένου, επιλέγουμε το Tab Κεντρικό (Home) και στην περιοχή Παράγραφος (Paragraph) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Μετατροπή Κειμένου σε Γραφικό SmartArt (Convert Text to SmartArt), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02.

Πατώντας στο βέλος δεξιά της εντολής εμφανίζονται τα πιο δημοφιλή Γραφικά SmartArt στο πτυσσόμενο μενού, ενώ εάν θελήσουμε κάποια άλλα γραφικά, μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Περισσότερα Γραφικά SmartArt (More SmartArt Graphics), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

03

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Γραφικού SmartArt (Choose A SmartArt Graphic), όπου όλα τα γραφικά είναι χωρισμένα σε κατηγορίες και η κάθε κατηγορία έχει και τις δικές της υποκατηγορίες, όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

04

Στο παρακάτω παράδειγμα έχω διαλέξει την κατηγορία Διεργασία (Process) και από τις υποκατηγορίες έχω διαλέξει Κατακόρυφη Λίστα Διάσημων (Vertical Chevron List).

05

Αφού έχω επιλέξει το είδος του γραφικού SmartArt πατάω στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως το κείμενο του επιλεγμένου πλαισίου κειμένου έχει μετατραπεί στο αντίστοιχο Γραφικό όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

06

Αμέσως μόλις το κείμενο μας μετατραπεί σε Γραφικό SmartArt, εμφανίζεται και το ενσωματωμένο Tab Εργαλεία SmartArt (SmartArt Tools), που χωρίζεται σε δύο κατηγορίες οι οποίες είναι το Tab Σχεδίαση (Design) και το Tab Μορφή (Format), όπου μπορούμε να επεξεργαστούμε και να μορφοποιήσουμε το γραφικό ώστε να ανταποκρίνεται στις προσδοκίες μας.

Εάν παρόλο αυτά δεν έχουμε μείνει ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα, μπορούμε απλά και γρήγορα να μετατρέψουμε το γραφικό SmartArt κατευθείαν σε κείμενο. Επιλέγουμε το γραφικό SmartArt και επιλέγουμε το Tab Σχεδίαση (Design) και από την περιοχή Επαναφορά (Reset) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Μετατροπή (Convert), όπου από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε την εντολή Μετατροπή σε Κείμενο (Convert to Text) και αμέσως εμφανίζεται μόνο το κείμενό μας.

07

Μπορούμε επίσης να διαλέξουμε την εντολή Μετατροπή σε Σχήματα (Convert to Shapes), όπου αμέσως απενεργοποιείται το Tab της Σχεδίασης (Design) και το γραφικό SmartArt θα αντιμετωπίζεται σαν ένα απλό αντικείμενο.

Η εντολή Μετατροπή σε Σχήματα (Convert to Shapes) υπάρχει και στο Excel 2010, όπου δεν υπάρχει η εντολή Μετατροπή σε Κείμενο (Convert to Text).

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Advertisements

Name Manager in Excel 2010

Δημιουργώντας συναρτήσεις στο Excel είναι σχετικά μία εύκολη διαδικασία. Μερικές φορές όμως όταν διαχειριζόμαστε μεγάλα βιβλία εργασίας με πολύπλοκες συναρτήσεις συνήθως μπερδευόμαστε, ειδικά όταν θέλουμε να έχουμε πρόσβαση σε δεδομένα καθορίζοντας ονόματα περιοχών. Με το Excel 2010 έχουμε τη βοήθεια της λειτουργίας Διαχείριση Ονομάτων (Name Range). Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Διαχείριση Ονομάτων (Name Range), μπορούμε να καθορίσουμε όνομα σε ένα κελί ή μία περιοχή κελιών μέσα σε ένα βιβλίο εργασίας και μετά να το χρησιμοποιήσουμε στη συνάρτηση, χωρίς να χρειάζεται να θυμόμαστε το συγκεκριμένο κελί ή την συγκεκριμένη περιοχή κελιών.

Παρακάτω θα περιγράψω την λειτουργία της Διαχείρισης Ονομάτων (Name Manager). Ανοίγουμε το βιβλίο εργασίας στο οποίο υπάρχουν τα δεδομένα μας και στο οποίο θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Διαχείριση Ονομάτων (Name Range). Στην παρακάτω εικόνα έχουμε ένα φύλλο εργασίας το οποίο περιέχει διάφορες πληροφορίες για μαθητές. Στη στήλη B έχουμε το Σεμινάριο που παρακολούθησαν, στη στήλη C τους πόντους τους, στη στήλη D τον Βαθμό τους και στη στήλη E έχουμε το Αποτέλεσμα για το αν περνάει ή όχι με τη χρήση της συνάρτησης IF.

00b

Στο κελί D11, θέλω να δημιουργήσω έναν τύπο ο οποίος θα προσθέτει την περιοχή κελιών C2:C9. Αντί λοιπόν να χρησιμοποιήσω την συνάρτηση =SUM(C2:C9) για να εμφανίσω το αποτέλεσμα, θα ονομάσω την περιοχή κελιών C2:C9 με τη χρήση της εντολής Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager).

Για να εντοπίσω την εντολή θα πρέπει να μεταβώ στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή της κορδέλας Καθορισμένα Ονόματα (Defined Names) να επιλέξω την εντολή Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

00c

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager), όπου θα πρέπει να επιλέξω το κουμπί Δημιουργία (New) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

00d

Πατώντας στο κουμπί Δημιουργία (New) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Νέο Όνομα (New Name). Στο πλαίσιο κειμένου δεξιά της εντολής Όνομα (Name) πληκτρολογούμε την ονομασία για την περιοχή κελιών που θα επιλέξουμε που στο δικό μας παράδειγμα είναι Συνολικοί_Πόντοι. Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο δεξιά της εντολής Εύρος (Scope) καθορίζουμε που θέλουμε να εφαρμοστεί το όνομα, όπου στο δικό μου παράδειγμα θέλουμε να ισχύει για όλο το Βιβλίο Εργασίας. Μπορούμε να προσθέσουμε και σχόλια στην αντίστοιχη περιοχή για να βοηθήσουμε τους υπόλοιπους να καταλάβουν το σκεπτικό μας για την επιλογή του ονόματος.

Τέλος στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου ενεργοποιούμε το πλαίσιο κειμένου δεξιά της εντολής Αναφορά Σε: (Refers To:), όπου έπειτα με το ποντίκι μας επιλέγουμε την περιοχή που θέλουμε και που στο παράδειγμα είναι η περιοχή κελιών C2:C9. Αφού έχουμε επιλέξει και την περιοχή κελιών πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

00e

Αφού έχουμε πληκτρολογήσει τα απαραίτητα πατώντας στο κουμπί ΟΚ, επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager) όπου βλέπουμε το όνομα που έχουμε ορίσει, τις τιμές που περιέχονται σε αυτή την περιοχή κελιών, το όνομα του φύλλου εργασίας σας με την περιοχή κελιών, το εύρος και σχόλιο εάν είχαμε πληκτρολογήσει.  Ότι ονόματα έχουμε αναθέσει σε κελιά ή σε περιοχές κελιών όλα εμφανίζονται μέσα στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μπορούμε να ορίσουμε καινούργιο όνομα περιοχής, να επεξεργαστούμε τα ήδη υπάρχον ή και να διαγράψουμε κάποια. Τέλος πατάμε στο κουμπί Κλείσιμο (Close) για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας.

00f

Αφού έχουμε επιστρέψει στο φύλλο εργασίας μας, επιλέγω το κελί D11, όπου απλώς πληκτρολογούμε μία απλή συνάρτηση για να προσθέσουμε τους Συνολικούς Πόντους. Αφού ξεκινήσουμε να πληκτρολογήσουμε τον τύπο, αμέσως από κάτω από τα ορίσματα της συνάρτησης εμφανίζεται και η ονομασία της περιοχής όπου μπορούμε να την επιλέξουμε εάν θέλουμε και ακριβώς από δίπλα εμφανίζεται και το σχόλιο που είχαμε πληκτρολογήσει όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αμέσως επιλέγεται αυτόματα και η περιοχή που είχαμε ορίσει όνομα.

00g

Τέλος πατώντας το πλήκτρο Enter, κατευθείαν το αποτέλεσμα της άθροισης της συγκεκριμένης περιοχής εμφανίζεται στο κελί που είχαμε επιλέξει, και στην γραμμή τύπων βλέπουμε τον τύπο όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

00h

Μπορούμε να δημιουργήσουμε αρκετές Ονομασίες Περιοχών ανάλογα με τις ανάγκες μας, χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Διαχείρισης Ονομάτων (Name Manager).

Εναλλακτικός τρόπος για να δημιουργήσουμε μία ονομασία για ένα κελί ή μία περιοχή κελιών είναι ο εξής τρόπος:

Επιλέγουμε πρώτα την περιοχή κελιών που θέλουμε να ονομάσουμε, και έπειτα ενεργοποιούμε την περιοχή Πλαίσιο Ονόματος (Name Box), που βρίσκεται αριστερά από την γραμμή τύπων όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

00i

Πληκτρολογούμε το όνομα που επιθυμούμε και προσοχή χωρίς κενά διαστήματα γιατί δεν τα δέχεται και πατάμε το πλήκτρο Enter. Αμέσως το επιλεγμένο κελί ή επιλεγμένα κελιά έχουν την ονομασία που είχαμε πληκτρολογήσει όπου και με αυτόν τον τρόπο το όνομα της περιοχής θα εμφανίζεται στο παράθυρο διαλόγου Διαχείριση Ονομάτων (Name Manager).

Έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε τύπους ανάμεσα σε διαφορετικές ονομασίες κελιών όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

00j

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

Track Changes of Your Document

Παρακολούθηση Αλλαγών Ενός Εγγράφου

Έχουμε στείλει ένα έγγραφο για αναθεώρηση και θέλουμε να δούμε τις αλλαγές που έχει υποστεί το έγγραφό μας, και εάν συμφωνούμε ή διαφωνούμε με τις αλλαγές αυτές.  Εδώ κάνει την εμφάνισή του το χαρακτηριστικό Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes), όπου μας επιτρέπει να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές που έχουν γίνει σε ένα έγγραφο. Η χρησιμότητά του είναι εξαιρετική όταν δύο ή περισσότερα άτομα επεξεργάζονται το ίδιο έγγραφο. Σε αυτήν την περίπτωση θα θέλουμε να γνωρίζουμε ποιες αλλαγές έχουν γίνει στο έγγραφο ή και ποια περιεχόμενα του έχουν διαγραφεί, εισαχθεί ή μορφοποιηθεί. Με το χαρακτηριστικό Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes) μπορούμε να παρακολουθήσουμε σχεδόν όλες τις αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφο.

Παρακάτω θα περιγράψω πώς λειτουργεί το χαρακτηριστικό Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes).

Πρώτον, θα πρέπει να ανοίξουμε το έγγραφο το οποίο θα θελήσουμε να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές. Έπειτα θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Αναθεώρηση (Review) και από την περιοχή Παρακολούθηση (Tracking) της κορδέλας επιλέγουμε την εντολή Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes), και από το υπομενού που εμφανίζεται διαλέγουμε την εντολή Αλλαγή Επιλογών Παρακολούθησης (Change Tracking Options) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Παρακολούθησης Αλλαγών (Track Changes Options), όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε εμείς τις επιλογές επισήμανσης αλλαγών με τον δικό μας επιθυμητό τρόπο.

Στην περιοχή Σήμανση (Markup), μπορούμε να καθορίσουμε τις επισημάνσεις που θα εμφανίζονται για Εισαγωγές (Insertions), Διαγραφές (Deletions), Γραμμές Επισήμανσης Αλλαγών (Changed Lines) και για Σχόλια (Comments). Μπορούμε να αντιστοιχίσουμε διαφορετικά χρώματα για το καθένα από αυτά.

03

Στην περιοχή Κινήσεις (Moves), ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου Παρακολούθηση Κινήσεων (Track Changes), για να ενεργοποιηθεί η παρακολούθηση κίνησης του περιεχομένου. Εδώ μπορούμε να ρυθμίσουμε τον τρόπο με τον οποίο το Word θα εμφανίζει τις πρόσφατες κινήσεις, όπως εάν Μετακινήθηκε Από: (Moved From:) και Μετακινήθηκε Προς: (Moved To:) κάποιο σημείο του εγγράφου, μπορούμε να επιλέξουμε διαφορετικά χρώματα. Από την περιοχή Επισήμανση Κελιού Πίνακα (Table Cell Highlighting), μπορούμε να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές, εάν έχουν εισαχθεί κελιά και εάν έχουν διαγραφεί κελιά σε έναν πίνακα με την ανάθεση διαφορετικών χρωμάτων για τις αντίστοιχες κινήσεις.

04

Εάν θέλουμε να παρακολουθήσουμε τις αλλαγές για τις Μορφοποιήσεις (Formatting), ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου Παρακολούθηση Μορφοποίησης (Track Formatting), έπειτα διαλέγουμε το είδος της μορφοποίησης που θέλουμε να παρακολουθήσουμε και έπειτα διαλέγουμε ένα χρώμα για να διαφέρει η αλλαγή μορφοποίησης από άλλες αλλαγές που έχουν εντοπιστεί.

05

Στην περιοχή Πλαίσια (Balloons) μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διαφορετικές επιλογές για να εντοπίσουμε τις αλλαγές για σχετικά με τη Χρήση Πλαισίων στη Διάταξη Εκτύπωσης και Web (Print & Web Layout).

Όπως επίσης εάν θέλουμε να ορίσουμε Προσανατολισμό Χαρτιού (Page Orientation), μπορούμε να επιλέξουμε είτε Αυτόματα (Auto), Διατήρηση (Preserve) ή Οριζόντιος (Force Landscape) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

07

Αφού έχουμε ολοκληρώσει τις ρυθμίσεις μας στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές Παρακολούθησης Αλλαγών (Track Changes Options) πατάμε στο κουμπί ΟΚ, για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας.

Έπειτα πάλι από το Tab της Αναθεώρησης (Review) και από την περιοχή Παρακολούθηση (Tracking) της κορδέλας εάν εμφανίσουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Εμφάνιση Σημειώσεων (Show Markup) μπορούμε να ενεργοποιήσουμε πολλές επιλογές για να διατηρήσουμε την παρακολούθηση αλλαγών εναντίον τους. Για παράδειγμα, εάν θέλουμε να παρακολουθήσουμε αλλαγές που έχουν σχέση με Εισαγωγές και Διαγραφές περιεχομένου, τότε απενεργοποιούμε όλα τα πλαίσια ελέγχου εκτός από το Εισαγωγές και Διαγραφές (Insertions and Deletions).

08

Αφού έχουμε ρυθμίσει ποιες αλλαγές θέλουμε να παρακολουθήσουμε θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε την εντολή Παρακολούθηση Αλλαγών (Track Changes) για να ξεκινήσει η παρακολούθηση, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

09

Τώρα υποτίθεται ότι έχουμε διανείμει το έγγραφό μας για αναθεώρηση και επεξεργασία και το έχουμε στη διάθεσή μας για να δούμε τις αλλαγές που έχει υποστεί το έγγραφό μας.  Όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, οποιαδήποτε αλλαγή γίνει στο έγγραφό μας αυτές επισημαίνονται σύμφωνα με τα κριτήρια που είχαμε ορίσει και στα δεξιά του εγγράφου μας εμφανίζει περιγράφεται η αλλαγή που έχει γίνει.

10

Εάν επιθυμούμε να δούμε την παλιά έκδοση του εγγράφου, ή να επαναφέρουμε το αρχικό μας έγγραφο, από την περιοχή της παρακολούθησης αναπτύσσουμε το μενού που αναγράφει Τελική Έκδοση: Εμφάνιση Σημειώσεων (Final: Show Markup) και έπειτα επιλέγουμε Αρχικό (Original) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

12

Αμέσως εμφανίζεται το αρχικό μας έγγραφο πριν από οποιεσδήποτε αλλαγές.

13

Εάν συμφωνούμε με μερικές αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφό μας ή με όλες τις αλλαγές στο έγγραφό μας στην περιοχή Αλλαγές (Changes) που βρίσκεται στο Tab Αναθεώρηση (Review), πατάμε στο βέλος που βρίσκεται κάτω από την εντολή Αποδοχή (Accept) και από το μενού που εμφανίζεται διαλέγουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

14

Εάν δεν μας αρέσουν κάποιες αλλαγές ή όλες οι αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφό μας πατάμε στο βέλος δεξιά της εντολής Απόρριψη (Reject) και από το μενού που εμφανίζεται διαλέγουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

15

Εάν θέλουμε να συγκρίνουμε τις δύο εκδόσεις ενός εγγράφου επιλέγουμε την εντολή Σύγκριση (Compare) από το Tab της κορδέλας Αναθεώρηση (Review), όπου από το πτυσσόμενο μενού μπορούμε να επιλέξουμε είτε να τα Συγκρίνουμε (Compare) τα έγγραφα είτε να τα Συνδυάσουμε (Combine) σε ένα ενιαίο έγγραφο, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

16

Διαλέγοντάς μία από τις δύο εντολές θα εμφανιστεί το παρακάτω παράθυρο διαλόγου Σύγκριση Εγγράφων (Compare Documents),  όπου θα πρέπει να εντοπίσουμε το Αρχικό Έγγραφο (Original Document) και έπειτα το Αναθεωρημένο Έγγραφο (Revised Document) και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ.

16a

Αμέσως εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα, όπου στο αριστερό μέρος της οθόνης μας βρίσκονται όλες οι αλλαγές που έχουν γίνει στο έγγραφο.  Στο κεντρικό τμήμα βρίσκεται το Συγκρινόμενο Έγγραφο (Compared Document), στο πάνω δεξιό μέρος βρίσκεται το Αρχικό Έγγραφο (Original Document) και στο κάτω δεξιό το Αναθεωρημένο Έγγραφο (Revised Document) όπου και πάλι κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε.

17

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
%d bloggers like this: