Monthly Archives: May 2011

Announcing Service Pack 1 for Office 2010 and SharePoint 2010

At TechEd that is been held in Atlanta, they announced that Service Pack 1 will be available for both Office client suites and SharePoint Server products at the end of June. At the same time the language versions of Service Pack 1 will be also available. Service Pack 1, at first will be accessible as a manual download from Microsoft Update and Download Center, and later on will be available as an Automatic Update. With Service Pack 1, each Office Product and each Server capability area will have changes.

There will be a lot interesting changes and in the list below you can read the most significant ones. In the list there are things that couldn’t be done previously, and things that have been improved from the original release.

  • The Use Presenter View option in PowerPoint behavior is going to be changed to display the slide show on the secondary monitor. (Use Presenter View option is a way to view our presentation with speaker notes on one computer and at the same time the audience views the notes-free presentation on a different monitor)
  • The issue in Outlook where Snooze Time wouldn’t reset between appointments, it is now fixed.
  • The Word Web Application extends printing support to Edit Mode.
  • We would be able to insert Charts in Excel Workbooks with the use of Excel Web Application.
  • Support will be available in Search Server for PPSX (Microsoft Office Open XML Format Presentation Slide Show) files.
  • We would be able to Preview an Attachment in Outlook Web Application (only with Exchange Online).
  • For the languages: Canadian English, French, Swedish and European Portuguese the Proofing Tools will be improved with suggestions.
  • Synchronizing scheduled tasks from Project Professional with SharePoint task lists.
  • There will be Office Web Applications support for Chrome.
  • SharePoint’s’ Server Backup and Restore functions will be improve.
  • Visio fixes scaling issues and arrowhead rendering errors with SVG export.
  • Integrated community content in the Access Application Part Gallery.
  • Better alignment between Project Server and SharePoint Server browser support.
  • Internet Explorer 9 “Native” support for Office Web Applications and SharePoint.
  • Visio Fixes scaling issues and arrowhead rendering errors with SVG export
  • Office client suites using “Add Remove Programs” Control Panel, building on our work from Office 2007 SP2.

Office and SharePoint 2010

Advertisements

Calendar Statistics for Excel 2010

Θέλουμε να απεικονίσουμε όλα τα ραντεβού και meetings που έχουμε στο Ημερολόγιο του Outlook σε μορφή Γραφημάτων και Αναλυτών (Slicers) σε ένα Υπολογιστικό Φύλλο του Excel 2010;

Θέλουμε να δούμε πληροφορίες για ραντεβού που έχουν παρέλθει ή που πρόκειται να συμβούν στο μέλλον σε όσο γίνεται λεπτομερή μορφή;

Θέλουμε να δούμε Ποιός, Πότε, Γιατί, Τι, και άλλες πληροφορίες διαθέσιμες που βρίσκονται στο ημερολόγιό μας στο Outlook στο Excel;

Εδώ κάνει την εμφάνιση του το Calendar Analytics, όπου μας επιτρέπει να συνδεθούμε στο Ημερολόγιο του Microsoft Exchange με αποτέλεσμα να έχουμε διάφορες απόψεις και προβολές από στατιστικά συνεδριάσεων, συσκέψεων μέσα στο Microsoft Office Excel 2010.

Με αυτό το δωρεάν εργαλείο μπορούμε να:

  • Να ανακτήσουμε αυτόματα τον χρόνο που έχουμε δαπανήσει στο ημερολόγιο.
  • Να επισκοπήσουμε και να αναλύσουμε τον χρόνο των συσκέψεων, είτε κατά ημέρα, ώρα, κατηγορία και επαγγελματική προτεραιότητα.
  • Να επισκοπήσουμε πληροφορίες για περασμένες συσκέψεις και για μελλοντικές προγραμματισμένες συσκέψεις.
  • Να προσαρμόσουμε τις προβολές με τη χρήση του Αναλυτή (Slicers), με τη χρήση συναρτήσεων DAX (Data Analysis Expressions) ή με Αναφορές Πίνακα (Table References)..
  • Να έχουμε πρόσβαση στην ανάλυση εμείς οι ίδιοι και όποιος άλλος/η μοιράζεται το ημερολόγιο του/της με όλες τις λεπτομέρειες.

Το Calendar Analytics είναι ένα εκτελέσιμο αρχείο το οποίο αφού το εγκαταστήσομε αμέσως δημιουργείται ένα βιβλίο εργασίας του Excel με το όνομα “Calendar Analytics.xlsx” στην επιφάνεια εργασίας. Το εκτελέσιμο αρχείο μπορείτε να βρείτε στην παρακάτω διεύθυνση:

http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=4c13a670-3356-4d4a-a24b-d33143004eb6

Πρέπει να έχουμε υπόψη ότι το Calendar Analytics δουλεύει μόνο με την τελευταία έκδοση του Microsoft Excel 2010 και του Microsoft PowerPivot για το Excel 2010. Για να κατεβάσετε το PowerPivot για το Excel 2010 μπορείτε να το κάνετε από την παρακάτω διεύθυνση και ανάλογα με την έκδοση του Office 2010 που χρησιμοποιείται κατεβάζετε και το ανάλογο αρχείο.

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=e081c894-e4ab-42df-8c87-4b99c1f3c49b&displaylang=el

Το Calendar Analytics αξιοποιεί τις υπηρεσίες Exchange Web (EWS-Exchange Web Services), όπου το Exchange Web Services δουλεύει με τον Exchange Server

Για να το δούμε λοιπόν στην πράξη:

Εντοπίζουμε το αρχείο Calendar Analytics.xlsx και το ανοίγουμε. Η οθόνη του Excel θα πρέπει να εμφανίζεται ίδια με την παρακάτω εικόνα και να αποτελείται από τα ίδια φύλλα εργασίας:

01

Στο φύλλο εργασίας What (Τι) ή Who (Ποιός) πατάμε στο κουμπί Refresh Calendar (Ενημέρωση Ημερολογίου) όπου αμέσως εμφανίζεται ο οδηγός του Calendar Analytics. Στο πλαίσιο κειμένου E-mail Address πληκτρολογούμε την δικιά μας ηλεκτρονική διεύθυνση και πατάμε στο κουμπί Next (Επόμενο).

03a

Στο επόμενο βήμα του οδηγού που ονομάζεται Date Selector (Επιλογή Ημερομηνιών) επιλέγουμε το εύρος των ημερομηνιών τις οποίες θέλουμε να επισκοπήσουμε. Δηλαδή έχουμε την Ημερομηνία Έναρξης (Start Date) 1 Μαρτίου, 2011 και Ημερομηνία Λήξης (End Date) 31 Μαΐου, 2011 για το δικό μου παράδειγμα.

03b

Στο επόμενο βήμα του οδηγού ονομαζόμενο Alias List μπορούμε να προσθέσουμε και έναν συνεργάτη μας (Alias) σε περίπτωση που έχουμε το δικαίωμα να έχουμε πρόσβαση στο ημερολόγιό του. Όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα, βλέπουμε να αναγράφεται το δικό μου όνομα. Εάν ήθελα να προσθέσω κάποιον Alias θα πατούσα στο κουμπί Add (Προσθήκη) και εάν ήθελα να αφαιρέσω κάποιον από τη λίστα θα πατούσα στο κουμπί Remove (Αφαίρεση). Αφού ολοκληρώσουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε πατάμε στο κουμπί Next (Επόμενο) για να μεταφερθούμε στο επόμενο βήμα του οδηγού.

03c

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Status (Κατάσταση) όπου ενημερωνόμαστε για τη διαδικασία σύνδεσης στον διακομιστή και επεξεργασίας των δεδομένων, όπου θα πρέπει να περιμένουμε κάποια λεπτά μέχρι να ολοκληρωθεί η διαδικασία.

07

Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο διαλόγου Information (Πληροφοριών) όπου μας ενημερώνει για τα επόμενα βήματα τα οποία θα πρέπει να ακολουθήσουμε και τα οποία είναι τα εξής:

08

1. Επιλέγουμε το Tab που ονομάζεται PowerPivot, και στην περιοχή Δεδομένα του Excel (Excel Data) επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση Όλων (Update All).

09

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο του PowerPivot όπου ενημερωνόμαστε για την προετοιμασία του παραθύρου του PowerPivot.

10

2. Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία και δούμε τα δεδομένα εντός του φύλλου εργασίας, κλείνουμε το παράθυρο του PowerPivot όπου επιστρέφουμε στο βιβλίο εργασίας του Calendar Analytics.xlsx. Στο βιβλίο εργασίας επιλέγουμε το Tab Δεδομένα (Data) και στην περιοχή Συνδέσεις (Connections) επιλέγουμε την εντολή Ανανέωση Όλων (Refresh All) από το πτυσσόμενο μενού.

10a

Μετά από κάποιο χρονικό διάστημα τα δεδομένα του ηλεκτρονικού ημερολογίου μας έχουν εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας Calendar Analytics όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

Στο φύλλο εργασίας What (Τι) βλέπουμε τον συνολικό αριθμό των συναντήσεων μου, όπως και σε απεικονίσεις γραφημάτων οι συναντήσεις που έχουν παρέλθει όπως και οι μελλοντικές συναντήσεις.

11

Τα Γραφήματα και οι Αναλυτές (Slicers) είναι αρκετά μέσα στο φύλλο εργασίας What (Τι) και αφορούν είτε τις Ημέρες, Μήνες, Ώρες με τις περισσότερες συναντήσεις.

11a

Στο φύλλο εργασίας Who (Ποιος) έχουμε κάποια στατιστικά στοιχεία σχετικά με τις συναντήσεις μας, όπως με τους Πρώτους 10 Συμμετέχοντες (Top 10 Participants) και τους  Πρώτους 10 Οργανωτές (Top 10 Organizers). Επιλέγοντας δεδομένα από τους Αναλυτές (Slicers) δεξιά του φύλλου εργασίας, απευθείας ενημερώνονται και τα γραφήματα ανάλογα με τον αναλυτή που επιλέξαμε.

12

Στο φύλλο εργασίας Details (Λεπτομέρειες) εμφανίζονται όλες οι λεπτομέρειες των συναντήσεων όπως και ποιος είναι ο οργανωτής καθώς και η Ώρα Έναρξης (Start Time) και η Ώρα Λήξης (End Time).

13

Στο φύλλο εργασίας Categories (Λεπτομέρεις) βλέπουμε τα ονόματα των κατηγοριών που έχουμε αναθέσει στις συναντήσεις του Ημερολογίου μας.

Calendar Analytics for Excel 2010

Calendar Analytics allows us to connect with our Calendar in Outlook through Microsoft Exchange, and the result is that we get different interpretations and views of our meeting statistics, and appointments inside Microsoft Office Excel 2010.

What can we do with this free add-in?

We can automatically retrieve all the time that we have spent in our calendar.

We can view and analyze all the time of the meetings, either by days, hours, category and business priority..

We cam view information about past meetings and meetings which are programmed to be held in the future.

We can adjust and manipulate the views with the use of Slicers, DAX functions (Data Analysis Expressions) and Table References.

Only us and whoever else is sharing their calendar, has the access to analyze the calendar details.

Calendar Analytics is an executable file, where once we install it an Excel workbook is created on our desktop named Calendar Analytics.xlsx”. The file we can download at the following address:

http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=4c13a670-3356-4d4a-a24b-d33143004eb6

We have to take in consideration that Calendar Analytics only works with the latest edition of Microsoft Excel 2010 and we have to have the add-in  Microsoft PowerPivot for Excel 2010 installed. To download PowerPivot for Excel 2010, we can visit the following address and depending on the version and language of Office we are using we download the appropriate.

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=e081c894-e4ab-42df-8c87-4b99c1f3c49b&displaylang=el

Calendar Analytics takes advantage of Exchange Web Services (EWS-Exchange Web Services). Exchange Web Services works with Exchange Server, Exchange Online as well as hybrid environments.

Let us see how we can use Calendar Analytics:

We have to locate the Excel file on our desktop and open it. Once opend the Excel screen should look like the image below, and to be consisted of the same spreadsheets.

01

On the spreadsheet What or Who we press the Refresh Calendar button, and instantly the Calendars Analytics wizard appears named User’s Email. In the text box of the window, named Email Address we type in our own E-mail and we press the Next button.

03a

At the next step of the wizard named Date Selector, we select the range of dates that we want to view in our spreadsheet. For example, at the Start Date I have adjusted at March 1st, 2011 and at the End Date I have adjusted at May 31st, 2011. Once we have adjusted the dates we press the Next button to move on to the next step.

03b

On the next step of the wizard named Alias List, we can add a colleague (Alias), only if we have the rights to access his or hers calendar. As shown at the image below we only see my name written. If I wanted to add an Alias I would have pressed the Add button and then typed in the address, and if I wanted to remove someone that was included I would have selected the contact and pressed the Remove button. Once we have finished what we want to do, we then press the Next button to move to the other step of the wizard.

03c

Straight away a Status window appears, which informs us that it is Connecting to the server and processing the data. At this point, we will have to wait for a while until the process is completed.

07

Once the process is completed the next Information window appears, which guides us for the next steps that need to be followed and which are the following:

08

1. We have to select the ribbon named PowerPivot, and from the area of the ribbon named Excel Data, we have to select the command Update All, as shown in the image below.

15

The PowerPivot window appears, where we are informed about the preparation of the PowerPivot window, where we have to wait also a little bit.

17

2. Once the procedure is completed we close the PowerPivot window and return to the workbook Calendar Analytics.xlsx. In this workbook we must select the Tab Data, and at the area of the ribbon named Connections we must select the command Refresh All from the drop down menu.

16

After a few moments all the data from our Outlook Calendar has been imported in the Calendar Analytics Workbook, as we can see at the next image where my name is written under the label Alias.

In the spreadsheet named What, we see the total amount of our meetings with all the statistics, we also see our Past and Future meetings which are visualized in charts and many more information.

11

The Charts and the Slicers in our spreadsheet are quite a few in the What spreadsheet. They are all about either the months, days, hours of our meetings.

11a

In the spreadsheet Who, we have some statistical facts about our meetings, such as the Top Ten Attendees and the Top Ten Organizers. Selecting details on the Slicers on the right of the spreadsheets, automatically the charts are updated depending on what we have selected.

12

In the Details spreadsheet, all the details of our meetings appear, like Who is the Organizer, and also the Start and End Time of our meetings. Again the slicers appear to the right of the spreadsheet where we can select one to visualize our data differently.

13

In the Categories spreadsheet, we only see the list of names of our meeting categories of our Calendar.

PowerPivot for Excel 2010

Θέλουμε να εισάγουμε έναν μεγάλο αριθμό εξωτερικών δεδομένων σε ένα υπολογιστικό φύλλο και δεν γνωρίζουμε πώς;

Θέλουμε να αναλύσουμε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων και να δημιουργήσουμε αναφορές (reports) για το επερχόμενο meeting που έχουμε με τον Big Boss;

Θέλουμε όλα αυτά να τα παρουσιάσουμε σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel σε χρόνο de te;

Θέλουμε να αξιοποιήσουμε όλες τις νέες δυνατότητες του Excel 2010 έτσι ώστε οι αναφορές (reports) να είναι και έγκυρες και κατανοητές στο κοινό;

02

Σε όλες αυτές τις ερωτήσεις η απάντηση είναι μία‼! Όλα μπορούμε να τα κάνουμε με το δωρεάν εργαλείο (πρόσθετο) της Microsoft που ονομάζεται PowerPivot.

powerpivot-logo

Τι μπορούμε να κάνουμε με το PowerPivot:

Να χειριστούμε απλά και γρήγορα μεγάλα σύνολα δεδομένων. Επιτρέπει δηλαδή την διερεύνηση και πραγματοποίηση υπολογισμών με αλληλεπιδραστικό τρόπο για μεγάλα σύνολα δεδομένων.

Να ενσωματώσουμε δεδομένα μέσα σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel απλά και γρήγορα. Τα δεδομένα αυτά μπορεί να είναι εταιρικές βάσεις δεδομένων, υπολογιστικά φύλλα του Excel, δεδομένα αναφορών και τροφοδοσιών.

Έχουμε την πρόσβαση στην δημιουργία Συγκεντρωτικών Πινάκων, και σε άλλες δυνατότητες ανάλυσης που μας παρέχει το Excel για να δημιουργήσουμε αναφορές. Εξάγουμε τα συμπεράσματα από την ανάλυση των δεδομένων μας χωρίς να μπλεκόμαστε με κώδικες και λειτουργίες άλλες τις οποίες δεν γνωρίζουμε.

Με λίγα λόγια το PowerPivot του Excel είναι ΤΟ Εργαλείο Ανάλυσης Δεδομένων που εμφανίζει τα αποτελέσματα της ανάλυσης μέσα στο Excel. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε χαρακτηριστικά του Excel που ήδη γνωρίζουμε για την καλύτερη οπτικοποίηση των δεδομένων μας όπως με τη δημιουργία Συγκεντρωτικών Πινάκων( Pivot Tables), Συγκεντρωτικών Γραφημάτων (Pivot Charts) και Αναλυτές (Slicers). Είναι ο πιο απλός και εύχρηστος τρόπος για να δημιουργήσουμε εργαλεία ανάλυσης εμπλουτισμένα και με αλληλεπιδραστική δράση.

Για να βρούμε και να κατεβάσουμε το πρόσθετο PowerPivot για το Excel 2010 θα πρέπει να επισκεφθούμε την παρακάτω διεύθυνση:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=e081c894-e4ab-42df-8c87-4b99c1f3c49b&displaylang=el

Θα πρέπει να κατεβάσουμε την κατάλληλη έκδοση αναλόγως με την έκδοση του Office που χρησιμοποιούμε, όπως και με την γλώσσα της έκδοσης.

Για να μάθετε πώς δουλεύει το PowePivot μπορείτε να επισκεφθείτε την τοποθεσία ιστού http://www.powerpivot.com/ όπου μπορείτε να:

Παρακολουθήσετε Videos

02a

Παρακολουθήσετε Demos

03

Try Hands on Lab

04

05

Αφού κατεβάσουμε και εγκαταστήσουμε το πρόσθετο PowerPivot, θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Excel και αμέσως στα δεξιά της κορδέλας παρατηρούμε ένα νέο Tab που ονομάζεται PowerPivot όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

06

Για να εισάγουμε δεδομένα στο υπολογιστικό μας φύλλο θα πρέπει να πατήσουμε στην εντολή Παράθυρο PowerPivot (PowerPivot Window) της περιοχής Εκκίνησης (Launch) όπως εμφανίζεται και παραπάνω. Αφού πατήσουμε την ομώνυμη εντολή θα εμφανιστεί ένα νέο βιβλίο εργασίας που ονομάζεται PowerPivot για Excel. Το παράθυρο αυτό αποτελείται από δύο Tab. Το πρώτο Tab ονομάζεται Αρχική Σελίδα (Home) και το δεύτερο Tab Σχεδίαση (Design).

07

Από την περιοχή Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων (Get External Data) μπορούμε να εισάγουμε δεδομένα από τα εξής:

1. Επιλέγοντας την εντολή Από τη Βάση Δεδομένων (From Database), και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται μπορούμε να επιλέξουμε μία από τις διαθέσιμες τρεις επιλογές:

  • Από τον SQL Server (From SQL Server)
  • Από την Access (From Access)
  • Από τις Υπηρεσίες Ανάλυσης ή το PowerPivot (From Analysis Services PowerPivot)

08

2. Επιλέγοντας την εντολή Από Αναφορά (From Report) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) όπου θα πρέπει να καταχωρίσουμε την Διαδρομή της Αναφοράς (Report Path).

09

Όπως βλέπουμε και στην παραπάνω εικόνα οι Αναφορές (Reports) θα πρέπει να έχουμε επέκταση rdl (report definition language).

3. Επιλέγοντας την εντολή Από το Azure DataMarket, μπορούμε να κάνουμε λήψη εξωτερικών δεδομένων δωρεάν όπως και εμπορικά δεδομένα από διάφορες υπηρεσίες παροχής περιεχομένου.

10

Αφού επιλέξουμε την εντολή Από Azure DataMarket (From Azure DataMarket) εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard), όπου στην περιοχή Διεύθυνση URL Συνόλου Δεδομένων Azure DataMarket (Azure DataMarket dataset URL) θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε ή να επικολλήσουμε την διεύθυνση URL για να περάσουμε στον επόμενο βήμα του οδηγού

11

Εάν δεν γνωρίζουμε τι μας προσφέρει και τι είναι το Windows Azure DataMarket, μπορούμε να επιλέξουμε τον σύνδεσμο που αναγράφεται στην παραπάνω εικόνα στο παράθυρο διαλόγου Προβολή των Διαθέσιμων Συνόλων Azure DataMarket (View Available Azure DataMarket datasets).  Αμέσως μεταφερόμαστε στην τοποθεσία ιστού του Windows Azure Marketplace DataMarket, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Windows Azure Icons (1)

Όταν βρισκόμαστε στην τοποθεσία ιστού, θα πρέπει να συνδεθούμε με το Windows Live Account μας, έτσι ώστε να αποκτήσουμε πρόσβαση στα δεδομένα. Από τη στιγμή που έχουμε συνδεθεί και θελήσουμε να κατεβάσουμε κάποια δεδομένα θα πρέπει να συμφωνήσουμε και με τους όρους χρήσης. Στον σύνδεσμο My Data μας παρέχεται ένα Account Key (Κλειδί Λογαριασμού), όπου θα το χρησιμοποιήσουμε αργότερα όταν θα θελήσουμε να κατεβάσουμε τα δεδομένα από την τοποθεσία ιστού. Θα πρέπει είτε να τον πληκτρολογήσουμε ή να τον επικολλήσουμε τον κωδικό στην περιοχή Κλειδί Λογαριασμού (Account Key) του παραθύρου διαλόγου Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard).

Η τοποθεσία ιστού προσφέρει αρκετά δωρεάν δεδομένα, πολλά από αυτά δεν είναι διαθέσιμα στην ζώνη μας. Όταν θα έχουμε διαλέξει τα δεδομένα που θέλουμε θα πρέπει να επιλέξουμε τον σύνδεσμο Explore This Data Set. Εδώ μπορούμε να φιλτράρουμε τα δεδομένα μας εάν το θελήσουμε και έπειτα επιλέγουμε την εντολή Export to Program: Excel PowerPivot όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου του PowerPivot όπου επιλέγουμε σε ποιό βιβλίο εργασίας θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα.

02

Αφού επιλέξουμε σε ποιό βιβλίο εργασίας θέλουμε να εισάγουμε τα δεδομένα, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard), όπου στην περιοχή Κλειδί Λογαριασμού (Account Key) βάζουμε τον κωδικό που μας έχει δοθεί και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next).

09

Αμέσως εμφανίζεται το επόμενο βήμα του οδηγού Επιλογή Πινάκων και Προβολών (Select Tables and Views) όπου στην περιοχή Πίνακες και Προβολές (Tables and Views) επιλέγουμε τον πίνακα που θέλουμε να εισάγουμε.  Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε ότι υπάρχει μόνο ένας πίνακας όπου είναι αυτόματα επιλεγμένος.  Πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish) για να αρχίσουν να κατεβαίνουν τα δεδομένα.

10

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε ότι τα δεδομένα μας έχουν κατέβει με Επιτυχία, οπότε δεν μένει παρά να πατήσουμε το κουμπί Κλείσιμο (Close).

07

Θα πρέπει να περιμένουμε κάποιο χρονικό διάστημα ανάλογα με το μέγεθος των δεδομένων μας, όπου έπειτα τα δεδομένα μας έχουν εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

08

4. Πατώντας το εικονίδιο Λήψη εξωτερικών δεδομένων από μια Τροφοδοσία Δεδομένων (RSS Feeds – Really Simple Syndication) (From Data Feeds) εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) σχετικά με την σύνδεση σε τροφοδοσία δεδομένων. Στην περιοχή Διεύθυνση URL Τροφοδοσίας Δεδομένων (Data Feed Url) θα πρέπει να καταχωρίσουμε την διεύθυνση τροφοδοσίας για να περάσουμε στο επόμενο βήμα του οδηγού.

12

5. Πατώντας στο εικονίδιο Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων από Κείμενο (From Text) θα εμφανιστεί ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) όπου στην περιοχή Διαδρομή Αρχείου (File Path) θα πρέπει να καταχωρήσουμε την διαδρομή του αρχείου κειμένου που θέλουμε να κάνουμε λήψη των δεδομένων για να περάσουμε στο επόμενο βήμα του οδηγού.

13

6. Πατώντας στο εικονίδιο Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων Από Πολλές Πηγές (From Other Sources) εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard) με όλες τις διαθέσιμες πηγές που έχουμε για την εισαγωγή δεδομένων στο υπολογιστικό μας φύλλο.

14

Οι πηγές που έχουμε στην διάθεση μας για να κάνουμε λήψη εξωτερικών δεδομένων είναι οι εξής:

Σχεσιακές Βάσεις Δεδομένων (Relational Databases):

  • Microsoft SQL Server
  • Microsoft SQL Azure
  • Παράλληλη Αποθήκη Δεδομένων του Microsoft SQL Server (Microsoft SQL Server Parallel Data Warehouse)
  • Microsoft Access
  • Oracle
  • Teradata
  • Sybase
  • Informix
  • IBM DB2
  • Άλλες (Others) (OLEDB/ODBC)

Προελεύσεις Πολλών Δεδομένων (Multidimensional Sources):

  • Υπηρεσίες Ανάλυσης της Microsoft (Microsoft Analysis Services)

Τροφοδοσίες Δεδομένων (Data Feeds):

  • Αναφορά (Reports)
  • Σύνολο Δεδομένων Azure DataMarket (Azure DataMarket Dataset)
  • Άλλες Τροφοδοσίες (Other Feeds)

Αρχεία Κειμένου (Text Files):

  • Αρχείο Excel (Excel Files)
  • Αρχείο Κειμένου (Text Files)

Παρακάτω περιγράφω κάποια παραδείγματα Εισαγωγής Εξωτερικών Δεδομένων (Get External Data) σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel με τη χρήση του PowerPivot. Για το πρώτο παράδειγμα έχω κατεβάσει αρχεία εξάσκησης από την παρακάτω τοποθεσία ιστού:

http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=EAC83429-C6E5-48A6-87CF-00A4141E5441

1ο Παράδειγμα: Αρχείο Excel.

Επιλέγω την εντολή Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων Από Πολλές Πηγές (From Other Sources) όπου εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Data Source). Πλοηγούμε στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου και επιλέγω την εντολή Αρχείο Excel (Excel File) και έπειτα επιλέγω το κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταβώ στο επόμενο βήμα του οδηγού.

15

Στο δεύτερο βήμα του οδηγού θα πρέπει να πατήσω στο κουμπί Αναζήτηση (Browse) για να αναζητήσω και να επιλέξω το Αρχείο Excel από το οποίο θέλω να εισάγω δεδομένα. Στο δικό μου παράδειγμα έχω επιλέξει ένα αρχείο εξάσκησης από την τοποθεσία που ανέφερα πιο πάνω.

16

Εφόσον έχω επιλέξει το Αρχείο Excel που θέλουμε, πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next)για να περάσουμε στο τρίτο βήμα του οδηγού. Στο τρίτο βήμα του οδηγού στην περιοχή Πίνακες και Προβολές (Tables and Views) εμφανίζονται όλα τα ονόματα των φύλλων εργασιών που θα εισαχθούν στο βιβλίο εργασίας. Επιλέγουμε τα φύλλα που θέλουμε να εισάγουμε και πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish).

17

Αμέσως αρχίζει η διαδικασία εισαγωγής δεδομένων όπου παρακολουθούμε την πρόοδο εισαγωγής των δεδομένων.

17a

Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής με επιτυχία πατάμε στο κουμπί Κλείσιμο (Close).

18

Αμέσως όλα τα φύλλα εργασίας έχουν εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

19

Με τα δεδομένα που έχουμε εισάγει, μπορούμε να τα φιλτράρουμε, να τα ταξινομήσουμε, να δημιουργήσουμε Συγκεντρωτικά Γραφήματα (Pivot Charts) , και να κάνουμε χρήση του Αναλυτή (Slicers), ώστε να οπτικοποιήσουμε τα δεδομένα μας.

20

2ο Παράδειγμα: RSS Feeds.

Από την περιοχή Λήψη Εξωτερικών Δεδομένων (Get External Data) επιλέγω την εντολή Λήψη Εξωτερικών Από Μία Τροφοδοσία Δεδομένων (From Data Feeds) όπου εμφανίζεται ο Οδηγός Εισαγωγής Πίνακα (Table Import Wizard). Στην περιοχή Διεύθυνση Url Τροφοδοσίας Δεδομένων (Data Feed Url) πληκτρολογώ ή επικολλώ τη διεύθυνση τροφοδοσίας δεδομένων, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

21

Πατάμε το κουμπί Επόμενο (Next) για να μεταβούμε στο δεύτερο βήμα του οδηγού όπου περιμένουμε για να ολοκληρωθεί η σύνδεση του PowerPivot με την προέλευση δεδομένων.

22

Αφού ολοκληρωθεί η σύνδεση, βλέπουμε στην περιοχή Πίνακες και Προβολές (Tables and Views) τον πίνακα ή πίνακες που έχουμε από τη σύνδεσή μας με την προέλευση δεδομένων.

23

Στο δικό μου παράδειγμα έχω μόνο έναν πίνακα με δεδομένα ο οποίος είναι και επιλεγμένος αυτόματα από μόνος του. Πατάω στο κουμπί Τέλος (Finish) για να αρχίσει η διαδικασία εισαγωγής δεδομένων όπου και παρακολουθούμε την πρόοδο εισαγωγής των δεδομένων.

24

Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία εισαγωγής με επιτυχία πατάμε στο κουμπί Κλείσιμο (Close). Αμέσως ο πίνακας με τα δεδομένα έχει εισαχθεί στο βιβλίο εργασίας μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

25

PowerPivot for Excel 2010

Do we want to import a huge amount of data into our spreadsheet, and we don’t know how?

Do we need to analyze a big amount of data and to create reports, for the upcoming meeting that we have with our boss?

Do we want to analyze a big amount of data and present them very quickly in a Excel spreadsheet?

Do we want to use all the new features that Excel 2010 has to offer us, so our reports will be valid and understandable to the audience?

02

In all these questions the answer is one‼! We can all do that with the free tool (addin) from Microsoft which is called PowerPivot.

powerpivot-logo

What can we do with PowerPivot?

We can handle easily and quickly, large amounts of data.

We can import data into a spreadsheet of Excel very easily and fast. This data could be databases of companies, spreadsheets of Excel, reports data and feed data.

We have the access to create Pivot Tables, and other analysis tool that Excel has to provide us for creating reports.

We can export our conclusions from the data analyzing without getting into codes and functions that we do not know and don’t want to get involve in.

We can share our data analysis through SharePoint 2010.

In a few words Excel’s PowerPivot is THE Data Analysis Tool, for presenting the results of analysis in Excel. We can use familiar characteristics of Excel that we already know, for the better visualization of our data, such as creating Pivot Tables, Pivot Charts and Slicers. It is the most simple and easiest way to create data analysis tools filled in with also with interactive action

For us to find and download the addin PowerPivot for Excel 2010, we must follow the following address:

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=e081c894-e4ab-42df-8c87-4b99c1f3c49b&displaylang=el

We will have to download the appropriate version depending on the Office that we have, and we can also select the appropriate language for us.

To find out how PowerPivot works we can visit the following website http://www.powerpivot.com/ where we can:

Watch Videos

02a

View Demos

03

Try Hands on Lab

04

05

After we have downloaded and installed the addin PowerPivot, we must start Excel and at the right of the Ribbon we will notice a new Tab named PowerPivot, as you can see at the following image.

01

To add external data to our spreadsheet we must select the command PowerPivot Window which is located at the area Launch of the PowerPivot Tab. After we select the command a new window will appear which it will be named PowerPivot For Excel – Book1. This window consists of two Tabs on the Ribbon. The first Tab is named Home, and the second Tab is named Design.

From the area of the ribbon which is named Get External Data we can import external data from one of the following:

1. Opening the drop down menu by the command From Database we have three options to select from:

  • From SQL Server
  • From Access
  • From Analysis Services or PowerPivot

03

2. From Report: A window named Table Import Wizard will appear, where in area named Report Path we will have to put the right path of our Report.

04

As we can see in the image above, all the Reports must have the extension rdl (report definition language).

3. From Azure DataMarket, we can import free and commercial data from various content providers.

05

Selecting the command From Azure DataMarket the Table Import Wizard will appear, where in the area Azure DataMarket dataset Url we must type in or paste the Url address so that we can move on to the next step of the wizard.

06

If we don’t know what the Windows Azure DataMarket is, we can select the link of the above window which is named View Available Azure DataMarket datasets.

Windows Azure Icons (1)

Once we are at the site, we must login with our Windows Live Account in order to have access to the free data.  Once we have logged in the site in the menu My Data, we are provided with an Account Key to be used later when we import the data from the site.  We have to type or paste it in the area Account Key of the Table Import Wizard.

This site has to offer a lot of free data, where once we have chosen the one that we need we will have to select the command Explore This Data Set, which will reach at the last step where we can select the command Export to Program: Excel PowerPivot as we can see in the image below.

Windows Azure Icons (6)

4. From Data Feeds: (RSS Feeds – Really Simple Syndication) which is located at the Get External Data area of the ribbon, the Table Import Wizard will appear that has got to do with Data Feeds. In the area Data Feed Url we must input the feed address so we can move on to the next step of the wizard.

07

5. From Text: Which is located at the area Get External Data of the ribbon, the Table Import Wizard will appear where in the area File Path we will have to input the path of the txt file or csv file in order to download the data and to move to next step of the wizard.

08

6. From Other Sources: Which is located in the area Get External Data of the Ribbon the Table Import Wizard will appear with all the sources that we can use to import external data into our spreadsheet.

09

The sources that are available for us to get external data are the following:

Relational Databases:

  • Microsoft SQL Server
  • Microsoft SQL Azure
  • Microsoft SQL Server Parallel Data Warehouse
  • Microsoft Access
  • Oracle
  • Teradata
  • Sybase
  • Informix
  • IBM DB2
  • Others (OLEDB/ODBC)

Multidimensional Sources:

  • Microsoft Analysis Services

Data Feeds:

  • Reports
  • Azure DataMarket Dataset
  • Other Feeds

Text Files

  • Excel Files
  • Text Files

Now, I will describe a couple of examples of how to Get External Data in a spreadsheet of Excel with the use of PowerPivot. For the first example I have downloaded some practice files from the following Url:

http://www.microsoft.com/downloads/en/details.aspx?FamilyID=EAC83429-C6E5-48A6-87CF-00A4141E5441

1st Example: Excel File.

I select the command From Other Sources in the area Get External Data of the ribbon, and from the window that appears named Table Import Wizard I select that I want to import data from an Excel File and then I press the button Next to move to the second step of the wizard.

10

In the second step of the wizard I have to select the button Browse and from the window that appears to navigate and select the Excel File that I want to use to import data from. In my example, I used one of the files that I mentioned above.

11

After I have selected the Excel File, I press the button Next to move on to the third step of the wizard. In the third step all the names of the Sheets appear in the area Tables and Views. In my example I have selected all the sheets and then I pressed the Finish button.

12

Straight away, the process of the import operation begins where we can see the process of importing the data, and seeing how many data is remaining to be imported.

13

Once the import operation is been completed with success, I then press the Close button.

14

After a while all the spreadsheets that I used from the External Excel File has been imported into my Workbook as we can see in the image below.

15

With the data that I have imported, I can Filter them out if I want to, or to Sort them out, or even to create a Pivot Chart, or to use Slicers so I could visualize the data in a more understanding and comprehensive way.

16

2nd Example: RSS Feeds.

I select the command From Data Feeds in the area Get External Data of the ribbon, and from the window that appears named Table Import Wizard, I either type the Data Feed Url or paste it in the appropriate area (once I have copied it) and then I press the Next button to move to the second step of the wizard.

17

Once I press the button Next to move to the second step of the wizard, we are notified to wait, while  PowerPivot is connecting to the data source.

18

Once the connection is established, we see in the area Tables and View the table or tables that are in our connection from the external data.

19

Straight away, the process of the import operation begins where we can see the process of importing the data, and to see how many data is remaining to be imported.

In my example I only have one table with data, which is automatically selected. I press the Finish button so the process of importing the external data begins where we can see the progress.

20

After a while once the process is successful, I then press the Close button so all the data will be imported into the spreadsheet. As we can see below the table containing all the data has been imported to the spreadsheet.

21

RH2: Clippy’s Second Chance

RH2: Η Δεύτερη Ευκαιρία του Clippy

clippy

Δεν πρόκειται για sequel ή prequel κάποιας κινηματογραφικής ταινίας αλλά για το sequel του Ribbon Hero.  Η ομάδα του Microsoft Labs λοιπόν μας ετοίμασε το πολυαναμενόμενο sequel του Ribbon Hero με την ονομασία Ribbon Hero 2: Clippy’s Second Chance. Κεντρικός χαρακτήρας βέβαια είναι ο Clippy, όπου όλοι μας θα θυμόμαστε τον κινούμενο χαρακτήρα που μας βοηθούσε στις διάφορες εργασίες μας στο Office και μας κρατούσε συντροφιά. Χαρακτήρας που έχει καταργηθεί πλέον από τις νεότερες εκδόσεις του Office.

Σκοπός του sequel λοιπόν είναι να εκπαιδευθούμε σε κάποια καινούργια χαρακτηριστικά στις νέες εκδόσεις του Office ολοκληρώνοντας κάποιες εργασίες που μας ζητούνται, βελτιώνοντάς έτσι τις γνώσεις και τις ικανότητές μας, διασκεδάζοντας ταυτόχρονα.

Πρέπει να μαζέψουμε τους περισσότερους πόντους που μπορούμε ώστε ολοκληρώνοντας εργασίες στο Word, Excel, PowerPoint και OneNote να φτάσουμε στο τελευταίο Level του παιχνιδιού. Φτάνοντας στο τέλος των Levels έχουμε βοηθήσει τον φίλο μας τον Clippy να βελτιώσει το βιογραφικό του σημείωμα, γιατί τώρα που είναι άνεργος και οι καιροί δύσκολοι μόνο κάποιος που κατέχει και γνώσεις Microsoft Office 2010 μπορεί να έχει κάποιες ελπίδες για να βρει εργασία.

Για να κατεβάσουμε λοιπόν το RH2: Clippy’s Second Chance θα πρέπει να μεταβούμε στην εξής τοποθεσία: http://www.ribbonhero.com/

01

Αφού επισκεφθούμε την τοποθεσία ιστού επιλέγουμε την εντολή Download Now, για να κατεβάσουμε και να εγκαταστήσουμε το πακέτο.

Καθώς εκτελούμε το εκτελέσιμο αρχείου RHSetup.msi εμφανίζεται ο οδηγός ο οποίος μας ενημερώνει για την πορεία εγκατάστασης.

03

Θα πρέπει να αποδεχτούμε τους όρους χρήσης και να επιλέξουμε την εντολή Accept and Install (Αποδοχή και Εγκατάσταση) για να συνεχίσει ο οδηγός την εγκατάσταση.

04

Μόλις ολοκληρωθεί η εγκατάσταση (βλέπουμε ότι έχει εγκατασταθεί επιτυχώς) πατάμε στο κουμπί Finish (Τέλος).

06

Για να ξεκινήσουμε λοιπόν τον Ribbon Hero 2, θα πρέπει να επιλέξουμε το κουμπί Start (Έναρξη), μετά All Programs (Όλα τα Προγράμματα) και έπειτα να εντοπίσουμε τον φάκελο Microsoft Office Labs και από εκεί να επιλέξουμε Ribbon Hero 2.  Άλλος τρόπος για να ξεκινήσουμε το παιχνίδι είναι να ανοίξουμε μία από τις εφαρμογές του Office που ανέφερα πιο πάνω (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) και στα αριστερά της κορδέλας να επιλέξουμε το κουμπί του Ribbon Hero 2, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

43

Οποιονδήποτε τρόπο και να χρησιμοποιήσουμε εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα, όπου απλώς επιλέγουμε το κουμπί Play για να ξεκινήσουμε το παιχνίδι των γνώσεων αλλά πάνω από όλα να βοηθήσουμε τον φίλο μας τον Clippy.

07

Πριν ξεκινήσει το παιχνίδι λοιπόν εμφανίζεται ένα εισαγωγικό βίντεο που μας ενημερώνει για την σταδιοδρομία του Clippy στην επαγγελματική του καριέρα και για την σημερινή του κατάσταση.

08

Για παράδειγμα βλέπουμε τον Clippy να έχει πάρει τον Αγγελιοφόρο και να ψάχνει για δουλειά. Δεν έχουμε λοιπόν παρά να τον βοηθήσουμε πατώντας στο κουμπί Help Clippy! όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

10

Το Ribbon Hero 2 αποτελείται από έξι διαφορετικά level, όπου θα πρέπει να τα ολοκληρώσουμε όλα για να συγκεντρώσουμε όσο το δυνατό περισσότερους πόντους μπορούμε για να βοηθήσουμε τον φίλο μας.

Τα level αυτά είναι τα εξής:

1. The Middle Ages (Μεσαιωνική Εποχή).

15

2. Ancient Egypt (Αρχαία Αίγυπτος)

28

3. The 1960’s

31

4. Ancient Greece (Αρχαία Ελλάδα) για να μην παραπονιόμαστε‼!

34

5. The Renaissance (Εποχή της Αναγέννησης)

37

6. The Future (Το Μέλλον)

40

Για να ξεκινήσει λοιπόν το παιχνίδι γνώσεων απλώς θα πρέπει να επιλέξουμε κάποιον χαρακτήρα ή εικόνα από τα διάφορα level. Μεταβαίνοντας πάνω από κάθε χαρακτήρα ή εικόνα ενημερωνόμαστε για το πόσους πόντους θα μαζέψουμε εάν εκτελέσουμε σωστά την εργασία και σε ποια εφαρμογή θα είναι αυτή η εργασία. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να έχω επιλέξει τον χαρακτήρα που ονομάζεται Rat-A-Phooey, οι πόντοι θα είναι 60 που θα μαζέψουμε και η εργασία αφορά το Excel.

17

Επιλέγοντας λοιπόν κάποιον χαρακτήρα ξεκινάει και η αντίστοιχη εφαρμογή. Στην παρακάτω εικόνα έχει ξεκινήσει η εφαρμογή του Excel και στα δεξιά της οθόνης μας στο παράθυρο εργασιών αναγράφεται η εργασία που θα πρέπει να εκτελέσουμε. Έχω ήδη εκτελέσει επιτυχώς την πρώτη εργασία που έπρεπε να κάνω και ήταν να Παρουσιάσω τα Δεδομένα με ένα Γράφημα Πίτας (Present the data in a Pie). Η δεύτερη εργασία είναι να αλλάξω την διάταξη του γραφήματος με ένα μόνο κλικ (Change the chart layout with one click). Εάν δυσκολευόμαστε να εκτελέσουμε την εργασία μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Need A Hing? (Χρειάζεστε Υπόδειξη;) για να πάρουμε βοήθεια. Παίρνοντας όμως βοήθεια θα έχει σαν αποτέλεσμα να μας αφαιρούνται και βαθμοί.

22

Εάν προσπαθούμε να ολοκληρώσουμε αυτό που μας έχει ζητηθεί με λάθος τρόπο εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα όπου μας ενημερώνει ότι ακολουθούμε λάθος βήματα.

24

Αφού ολοκληρώσουμε λοιπόν επιτυχώς τις εργασίες που μας έχουν ζητηθεί εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα όπου δεχόμαστε τα συγχαρητήρια και πατάμε στο κουμπί Continue (Συνέχιση) για να συνεχίσουμε το παιχνίδι.

23

Θα πρέπει να επιλέξουμε άλλον χαρακτήρα τώρα από το πρώτο level για να συνεχίσουμε να μαζεύουμε βαθμούς. Όταν συμπληρώσουμε τους απαραίτητους πόντους που απαιτείται για να ολοκληρωθεί το level εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα όπου μπορούμε να συνεχίσουμε εάν θέλουμε πατώντας στο κουμπί Continue (Συνέχιση). Εάν επιλέξουμε να συνεχίσουμε εμφανίζεται και πάλι ένα βίντεο με άλλα στιγμιότυπα από την ζωή του Clippy.  Αμέσως μετά θα εμφανιστεί το δεύτερο level όπου θα πρέπει να ακολουθήσουμε την ίδια διαδικασία.

26

Όταν κάποια στιγμή ολοκληρώσουμε και τα έξι level εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα όπου δεχόμαστε τα συγχαρητήρια και ότι έχουμε ολοκληρώσει το παιχνίδι.

41

Επειδή όλα τα level τα περνάμε χωρίς να έχουμε επιλέξει όλους τους χαρακτήρες που βρίσκονται σε αυτά, μπορούμε να συνεχίσουμε και πάλι το παιχνίδι για να μαζέψουμε όλους τους πόντους που είναι διαθέσιμους.

Εφόσον έχουμε ολοκληρώσει τα level όλα και πάμε να ξεκινήσουμε το παιχνίδι από την αρχή εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα που μας εμφανίζει όλα τα level και τι υπόλοιπο πόντων έχουμε διαθέσιμους σε κάθε level που μπορούμε να μαζέψουμε.

42

Όλοι μας λοιπόν θα πρέπει να βοηθήσουμε τον φίλο μας το Clippy να σταθεί και πάλι στα πόδια του. Οι φίλοι στις δύσκολες στιγμές φαίνονται εξάλλου.

Σε παλιότερο post μου είχα αναφερθεί για το original Ribbon Hero όπου μπορείτε να το δείτε στο παρακάτω link:

http://autoexec.gr/blogs/philip/archive/2010/07/02/do-you-want-to-be-a-hero.aspx.

Στον παρακάτω σύνδεσμο μπορείτε να δείτε και ένα video που ετοίμασα σχετικά με το Ribbon Hero 2: Clippy’s Second Chance:

The Author of the song is Peter John Ross

Στον παρακάτω σύνδεσμο μπορεί κάποιος να διαβάσει το post στα Αγγλικά:

https://officesmart.wordpress.com/category/microsoft-office-english/office-2010-english/

RH2: Clippy’s Second Chance

RH2: Clippy’s Second Chance

clippy

It is not a sequel or a prequel to a film, but it is the sequel for Ribbon Hero. The team of Microsoft Office Labs has prepared the most anticipated sequel of Ribbon Hero with the title Ribbon Hero 2: Clippy’s Second Chance. The main character of course is Clippy, where everyone one of us remembers the animated character that used to help us in different tasks in Office and that kept us company. Character, that no longer exists anymore in the latest versions of Office.

The purpose of this sequel is for us to get familiarized with new features in the latest editions of Office, completing different tasks that are assigned to us. This way we improve our knowledge and capabilities and at the same time we are having fun.

We have to gather as many points that we can, completing tasks in Word, Excel, PowerPoint and OneNote, so we can reach to the last level of the game. Reaching at the end of the levels we will  have accomplished to help out our friend Clippy to improve his resume, because now that he is unemployed and the times are very harsh only someone who also has knowledge of Microsoft Office 2010 will have some chances do find a job.

For us to download RH2: Clippy’s Second Chance we most go the following address: http://www.ribbonhero.com/

01

After we have visited the site, we select the command Download Now, for us to download the application in order to install it.

While we run the application RHSetup.msi, a step-to-step window appears, which informs us with the progress of the installation.

03

We will have to Accept the terms of use in order to proceed with the installation. So we have to select the Accept and Install Button to proceed with the installation.

04

After the installation is completed (as we can see it is successful) we press the Finish button.

06

In order to begin with Ribbon Hero 2, we must press the Start Button of Windows, then to select All Programs and after to locate the folder Microsoft Office Labs and from there to select Ribbon Hero 2.  We can also start one of the Office Applications that I mentioned above (Word, Excel, PowerPoint, OneNote), where in the right area of the ribbon the button off Ribbon Hero 2 appears as we can see below.

43

Whatever way we use to start the application the following image appears, where we just have to press the Play button to begin the game of knowledge, but most of all for our pal Clippy.

07

Before the game begins an introductory video appears, which informs us with Clippy’s professional career and what he is up to now.

08

For example we see Clippy with a newspaper opened at the section of wanting jobs. All we have to do is to help Clippy, pressing the button Help Clippy! and let the game begin as we can see in the image below.

10

Ribbon Hero 2 consists of six different levels, levels where we must complete in order to gather as many points that we can to help our friend.

The six levels are the following:

1. The Middle Ages

15

2. Ancient Egypt

28

3. The 1960’s

31

4. Ancient Greece

34

5. The Renaissance

37

6. The Future

40

For the knowledge game to begin we just have to select a character or an image from the different levels. Moving on top of each character or image we will be notified how many points we will gather if we complete the task successfully and which application the task will be held in. In the image below I have selected the character Rat-A-Phooey, the points that I will gather will be 60, and the application that the task will be held is Excel.

17

Choosing a character starts also the corresponding application. In the image below, the application of Excel has begun and at the right of our screen the task pane has appeared mentioning the tasks that have to be done. I have already accomplished the first task that had to be done and it was to Present the data in a Pie. The second task is to Change the chart layout with one click only.

If we find it difficult to accomplish the task we can press the Hint Now button in order to get some help. Getting help though, deducts points from us.

22

If we are trying to accomplish the task the wrong way, the image below shows up informing us that we are following the wrong steps.

24

After we have completed all the tasks successfully the image below appears, where we are accepting congratulations and we just have to press the Continue button so we can continue with our game.

23

We will now have to choose a different character from the level in order to continue to gather points. When we have the necessary points that are needed to finish the level, the following image appears where we can continue if we want, just by pressing the Continue button. If we choose to continue, another video appears with other shortcuts presenting Clippy’s life.

26

Eventually, when we have finished the six levels we receive congratulations and that we have completed the game.

41

Because we pass all the levels without having selected all the characters that are in them, we can continue the game again so we can gather all the points that are available.

Once we start the game again (seeing that we have finished all six levels) the following screenshot appears notifying us what points are still available in every level that we can gather.

42

Everyone should help our friend Clippy now, in order to find his right way in life again. What are friends for anyway?

The older post that I had mentioned Ribbon Hero you can find at the following link:

http://autoexec.gr/blogs/philip/archive/2010/07/02/do-you-want-to-be-a-hero.aspx.

At the link below yo can see a video that I prepared about Ribbon Hero 2: Clippy’s Second Chance.

Author of the song: Peter John Ross of Sonnyboo.com

How to Insert a Table of Contents in A Word Document

Πώς να Εισάγουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων σε ένα Έγγραφο του Word

Το Microsoft Word μας παρέχει την δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) απλά και γρήγορα για τα έγγραφά μας. Δυνατότητα αρκετή χρήσιμη ειδικά για έγγραφα που αποτελούνται από πολλές σελίδες.

Παρακάτω θα περιγράψω τα βήματα που απαιτούνται για να δημιουργήσουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents).

Βήμα 1:

Ετοιμάζουμε ή ανοίγουμε το έγγραφο για το οποίο θέλουμε να δημιουργήσουμε τον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents). Για το δικό μου παράδειγμα έχω ένα έγγραφο το οποίο αποτελείται από 155 Σελίδες το οποίο έχω χωρίσει σε οκτώ κεφάλαια, όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Βήμα 2:

Έπειτα θα πρέπει να επιλέξω ένα Στυλ Επικεφαλίδας (Heading Style) για το κάθε κεφάλαιο του εγγράφου. Στο δικό μου παράδειγμα εφόσον έχω οκτώ διαφορετικά κεφάλαια θα πρέπει να ακολουθήσω την ίδια διαδικασία οκτώ φορές για τα άλλα κεφάλαια ή να εφαρμόσω ένα Στυλ Επικεφαλίδας (Heading Style) στο πρώτο κεφάλαιο και μετά με το Πινέλο Μορφοποίησης (Format Painter) να αντιγράψω τη μορφή και να το εφαρμόσω στα εναπομείναντα κεφάλαια.

Επιλέγω το κείμενο του κεφαλαίου 1 και από το Tab Κεντρικό (Home) μεταβαίνω στην περιοχή Στυλ (Style) και επιλέγω το βέλος δεξιά της περιοχής Στυλ για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με όλα τα διαθέσιμα Στυλ.

01a

Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγω το Στυλ Επικεφαλίδας 1 (Heading Style 1) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

02

Ακολουθούμε τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω για τις επικεφαλίδες των άλλων κεφαλαίων.

Βήμα 2Α:

Εάν επιθυμούμε στον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) να περιλαμβάνονται και οι διάφορες ενότητες του κάθε κεφαλαίου, θα πρέπει να επιλέξουμε την αντίστοιχη επικεφαλίδα της ενότητας και να εφαρμόσουμε ένα άλλο Στυλ Επικεφαλίδας (Heading Style), όπου για το παράδειγμα μου επιλέγω το Στυλ Επικεφαλίδας 2 (Heading Style 2).

03

Ακολουθούμε τα ίδια βήματα και για τις ενότητες των άλλων κεφαλαίων που θέλουμε να προσθέσουμε στον Πίνακα Περιεχομένων.

  • Η Επικεφαλίδα 1 (Heading 1) αντιστοιχεί στην επικεφαλίδα των κεφαλαίων.
  • Η Επικεφαλίδα 2 (Heading 2) αντιστοιχεί στην επικεφαλίδα της κάθε ενότητας, και ούτω καθεξής.

Στην παρακάτω εικόνα φαίνεται ένα παράδειγμα με τον διαφόρων ειδών επικεφαλίδων που μπορούμε να εφαρμόσουμε σε ένα έγγραφο. Βλέπουμε επίσης ότι υπάρχουν διαθέσιμα αρκετά στυλ επικεφαλίδων. Για να εμφανίσουμε το παράθυρο εργασιών στην οθόνης μας αρκεί να επιλέξουμε το βέλος που βρίσκεται κάτω δεξιά της περιοχής Στυλ (Style).

04

Βήμα 3:

Αφού έχουμε εφαρμόσει τα διάφορα στυλ επικεφαλίδων στο έγγραφό μας, είναι η ώρα να δημιουργήσουμε τον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents). Μεταβαίνουμε στο τέλος του εγγράφου μας (σε μία κενή σελίδα κατά προτίμηση) και έπειτα επιλέγουμε το Tab Αναφορές (References). Στην αριστερή πλευρά της κορδέλας και στην περιοχή Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents) πατάμε στο βέλος δεξιά της ομώνυμης εντολής και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται μπορούμε να διαλέξουμε ένα έτοιμο διαθέσιμο στυλ Πίνακα Περιεχομένων όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05

Εάν δεν είμαστε ικανοποιημένοι με τα διαθέσιμα που βλέπουμε στην προεπισκόπηση, στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Εισαγωγή Πίνακα Περιεχομένων (Insert Table of Contents) όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου μπορούμε να τροποποιήσουμε έναν από τους διαθέσιμους πίνακες περιεχομένων ή να διαλέξουμε μία άλλη μορφή για τον πίνακα περιεχομένων.

06

Βήμα 4.

Αφού έχουμε καταλήξει ποιόν Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) θέλουμε να εισάγουμε στο έγγραφό μας, εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας πάνω στην προεπισκόπηση του πίνακα περιεχομένων εμφανίζεται ένα μενού συντόμευσης όπου έχουμε την δυνατότητα να καθορίσουμε σε ποια θέση θέλουμε να τοποθετηθεί ο πίνακας σε περίπτωση που δεν θυμόμαστε που βρίσκεται ο εισαγωγέας μας.

07

Μετά από λίγο και ανάλογα με το μέγεθος του εγγράφου ο Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents) εισάγεται στο έγγραφό μας όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

08

Εφόσον έχουμε εισάγει αρίθμηση σελίδων στο έγγραφό μας, εμφανίζονται και στον πίνακα περιεχομένων. Όλες οι επικεφαλίδες του Πίνακα Περιεχομένων περιέχουν υπερσυνδέσμοι οι οποίοι μας μεταφέρουν στο συγκεκριμένο κεφάλαιο ή ενότητα (πατώντας τον συνδυασμό πλήκτρων ctrl + κλικ).

Ενημέρωση Πίνακα Περιεχομένων

Εάν έχουμε κάνει κάποιες αλλαγές στο έγγραφό μας, σε ότι αφορά τους τίτλους των κεφαλαίων, τις ενότητες (για παράδειγμα έχουμε μετονομάσει μία επικεφαλίδα ή έχουμε αλλάξει την δομή των κεφαλαίων), θα πρέπει να ενημερώσουμε τον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents). Για να το κάνουμε αυτό ακολουθούμε την απλή εξής διαδικασία.

Τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας οπουδήποτε μέσα στον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) και αμέσως στο πάνω μέρος εμφανίζεται το πλαίσιο κράτησης αντικειμένου με την εντολή Ενημέρωση Πίνακα (Update Table)

09

Επιλέγοντας την ομώνυμη εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ενημέρωση Πίνακα Περιεχομένων (Update Table of Contents). Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου έχουμε τις εξής δύο επιλογές:

α) Να ενημερώσουμε μόνο την αρίθμηση των σελίδων (Update Page Numbers Only).

β) Ενημέρωση όλου του πίνακα (Update Entire Table).

10

Ανάλογα με το τι αλλαγή έχουμε κάνει ενεργοποιούμε την αντίστοιχη εντολή και πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να ενημερωθούν τα δεδομένα μας.

Άλλος τρόπος για να ενημερώσουμε τον Πίνακα Περιεχομένων (Table of Contents) είναι να επιλέξουμε το Tab Αναφορές (Review) και στην περιοχή Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents) δεξιά της κορδέλας να επιλέξουμε την εντολή Ενημέρωση Πίνακα (Update Table) όπου εμφανίζεται το ίδιο παράθυρο διαλόγου που περιέγραψα πιο πάνω.

11

Διαγραφή Πίνακα Περιεχομένων

Για να διαγράψουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων, απλώς τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας οπουδήποτε μέσα στον Πίνακα Περιεχομένων και αμέσως στο πάνω μέρος εμφανίζεται το πλαίσιο κράτησης αντικειμένου με την εντολή Ενημέρωση Πίνακα (Update Table). Ακριβώς στα αριστερά πατάμε στο βέλος για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού και στο κάτω μέρος επιλέγουμε την εντολή Διαγραφή Πίνακα Περιεχομένων (Remove Table of Contents).

12

Ένας άλλος τρόπος για να διαγράψουμε έναν Πίνακα Περιεχομένων είναι να μεταφερθούμε στο Tab Αναφορές (References) και στα αριστερά της κορδέλας στην περιοχή Πίνακας Περιεχομένων (Table of Contents) επιλέγουμε την ομώνυμη εντολή και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή που βρίσκεται στο κάτω μέρος του μενού και επιλέγουμε την εντολή Διαγραφή Πίνακα Περιεχομένων (Remove Table of Contents).

13

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

How to Insert a Table Of Contents in a Word Document

In Microsoft Office Word we have the option to create a Table of Contents easily and quickly in our document. Feature, that is very useful, especially for documents that are consisting from several pages.

Further down I am going to describe the steps that are necessary to create a Table of Contents.

Step 1:

We prepare or open the document that we want to create the Table of Contents. For my example I have a word document that consists of 153 pages, which I have split into eight different chapters, as you can see from the following image.

01

Step 2:

Afterwards I am going to apply a Heading Style for the titles of the eight chapters. In my example, seeing that I have eight chapters I will have to follow the same procedure eight times, or to apply a Heading Style at the title of the first chapter and then when the Format Painter to copy the format from the title of the first chapter to the rest of the other titles.

I then select the text of Chapter 1 and then from the Home Tab, at the Styles area pane I select the arrow that is at the right of the area, so the drop down menu will appear with all the available Headings.

02

From the drop down menu I select the Heading 1 style, as you can see at the image below.

03

We follow the same steps as described above for the titles of the other chapters.

Step 2Α:

If we want in the Table of Contents the different headings of sections in the chapters to be included, we will have to choose the corresponding heading of the section and then apply a different Heading Style. For my example I have chosen Heading Style 2.

04

We follow the same steps for the other sections of the chapters, which we want to be included in the Table of Contents.

  • Heading 1 is applied is applied for the titles of the chapters.
  • Heading 2 is applied to the titles of each section in the chapter, and so far on.

At the image below I have an example of the different kind of headings that we can apply in a document. We can also see that there are different sorts of headings. To preview the task pane in our document, we just have to select the arrow that is in the down right corner of the Style area of the Ribbon on the Home Tab.

14

Step 3:

Now that we applied different heading styles to our document, it is time to create the Table of Contents. We go to the bottom of our document (preferably in a blank page) and then we select the References Tab. At the left side of the ribbon is the area Table of Contents, where we select the command Table of Contents and from the drop down menu we can select one of the available styles of Table of Contents as we can see at the image below.

05

If we are not satisfied with the available styles that are shown in the drop down menu, at the bottom of the menu we can select the command Insert Table of Contents. Then a new window will open named Table of Contents, were we can edit one of the available Table of Contents or to choose another format for the Table of Content.

06

Step 4.

After we have decided which Table of Contents we want for I document, we can do a right click on the desired Table of Contents and we will see a shortcut menu appear. From this shortcut menu we have the possibility to choose in which position the table will be imported, just in case we don’t recall where our cursor is.

07

After a bit and depending on the size of our document, the Table of Contents has been imported to our document, as we can see below.

08

If we have numbered our pages in the document, the page numbers will appear in the Table of Contents. All the headings in our Table of Contents contain hyperlinks that lead us to the specified point (ctrl + click).

Updating The Table of Contents

If we have done any changes in our document considering the titles of the headings or the sections (for example if I  we have renamed the title of one chapter or I have changed the structure of the chapters), I will have to update the Table of Contents. To do this, we have to follow the next procedure:

We put our insertion point anywhere in the Table of Contents and at the top of the building block will appear the command Update Table.

09

Selecting the command, a new window will appear where we have the following two options.

  • Update Page Numbers Only
  • Update Entire Table

10

Depending on what we want to do, we check the corresponding command and then press the OK button.

Another way to update the Table of Contents is to choose the References Tab and at the area Table of Contents of the Ribbon we select the command Update Table, where the same windows as above will appear with the same options.

15

Deleting a Table of Contents

To delete a Table of Contents, we just put our insertion point anywhere inside the Table of Contents and at the top of the building block will appear the command Update Table. We just press the arrow right at the left from that command and from the drop down menu that appears we select the command Remove Table of Contents.

11

Another way of removing a table of contents is from the References Tab and at the area or the ribbon which is named Table of Contents we select the command Table of Contents and from the drop down menu we select the command Remove Table of Contents.

12

%d bloggers like this: