Monthly Archives: June 2011

Animation Painter in PowerPoint 2010

Αντιγραφή Εφέ Κίνησης στο PowerPoint 2010

Όλοι θα γνωρίζουμε το Πινέλο Μορφοποίησης (Format Painter) στα προγράμματα του Office, εργαλείο που αντιγράφει την μορφή από ένα μέρος και το εφαρμόζει σε άλλα μέρη. Τώρα στο PowerPoint 2010, έχουμε ένα νέο εργαλείο που ονομάζεται στα Ελληνικά Πινέλο Μορφοποίησης στα Αγγλικά όμως ονομάζεται Animation Painter. Το εργαλείο αυτό δουλεύει σαν το Πινέλο Μορφοποίησης που όλοι γνωρίζουμε, αλλά αυτό αντιγράφει όλες τις κινήσεις ενός αντικειμένου και τις εφαρμόζει σε άλλο αντικείμενο, σε άλλη διαφάνεια, σε πολλαπλές διαφάνειες ή ακόμα και σε άλλη παρουσίαση. Με αυτό το εργαλείο γλιτώνουμε αρκετό χρόνο, καθώς δεν χρειάζεται να εφαρμόσουμε όλες τις κινήσεις ξεχωριστά για κάθε αντικείμενο.

Για να εφαρμόσουμε μία κίνηση σε ένα αντικείμενο, θα πρέπει να επιλέξουμε το αντικείμενο που θέλουμε και έπειτα να επιλέξουμε το Tab Κινήσεις (Animations) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Εφέ Κίνησης (Animations) να επιλέξουμε μία κίνηση. Στην παρακάτω εικόνα, έχει επιλεγεί το αντικείμενο και έχω επιλέξει το εφέ κίνησης Διαίρεση (Split), εφέ το οποίο υποδηλώνεται από το νούμερο 1 στα αριστερά του αντικειμένου.

01

Από τη στιγμή που έχουμε εφαρμόσει μία κίνηση στο αντικείμενο, θέλουμε την ίδια κίνηση να την εφαρμόσουμε και σε άλλα αντικείμενα της παρουσίασης. Για να το κάνουμε απλά και γρήγορα, θα πρέπει να επιλέξουμε το αντικείμενο που έχουμε ήδη εφαρμόσει την κίνηση. Αφού το έχουμε επιλέξει (υποδηλώνεται από τις λαβές αλλαγής μεγέθους), μεταβαίνουμε στο Tab Κινήσεις (Animations) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Σύνθετη Κίνηση (Advanced Animation) επιλέγουμε την εντολή Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Με ένα μονό κλικ μπορούμε να μεταφέρουμε όλες τις κινήσεις και ρυθμίσεις σε άλλο αντικείμενο μόνο μία φορά. Εάν θα κάνουμε διπλό κλικ στο Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter) μπορούμε να μεταφέρουμε όλες τις κινήσεις και ρυθμίσεις σε άλλα αντικείμενα πολλές φορές, μέχρι να πατήσουμε το πλήκτρο Esc ή να επιλέξουμε πάλι το Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter). Όταν επιλέξουμε το Πινέλο Μορφοποίησης (Animation Painter) ο κέρσορας του ποντικιού εμφανίζει και ένα πινέλο στα αριστερά του και το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να επιλέξουμε το άλλο αντικείμενο ή άλλα αντικείμενα και αμέσως έχει εφαρμοστεί η κίνηση εκεί.

Το Πινέλο Μορφοποίησης (Format Painter) που γνωρίζουμε, μας επιτρέπει να μεταφέρουμε ρυθμίσεις όπως γραμματοσειρά, χρώμα και μέγεθος και βρίσκεται στο Tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή Πρόχειρο (Clipboard) της κορδέλας.

Advertisements

Animation Painter in PowerPoint 2010

We all are familiar with the Format Painter in the Office Programs, feature that copies formatting from one place and applies it to other places. Now in PowerPoint 2010 we have the new feature named Animation Painter, which works like the Format Painter but this copies all the animation features of an object an applies it to another object, another slide, multiple slides or to another presentation. With this feature we save a lot of time, as we don’t need to apply all the animations separately on each object.

To apply an animation we just simply select the object that we want and then select the Animations Tab and from the area of the Ribbon named Animations we just select one. For my example below once I have selected the object, I have chosen the Split Animation, which is indicated by the number 1 at the left of the object.

01

Once I have applied an animation on the object, I want the same animation to be applied to all the other objects in my presentation. To do this quickly and easy, I need to select the object that I have already applied the animation. Once selected (indicated by the handles around the object) on the Animation Tab, and at the area of the ribbon named Advanced Animation we select the command Animation Painter, as shown at the image below.

02

With a single click you can transfer the all the animations and settings to another object only once. If we double-click the painter button we can transfer all the animations and settings to other objects many times, until we press the Esc key or click the Animation Painter button again. Once selected our mouse cursor attaches a brush at the right of it and all we need to do is to select the object or objections and all the animations have been applied to the object.

The Format Painter that we know, only allows us to transfer settings such as font, color, and size.

Search Commands in Office

Αναζήτηση Εντολών στο Office

Όλοι γνωρίζουμε ότι υπάρχει μία Εντολή για κάτι που θέλουμε να κάνουμε σε ένα έγγραφο του Word, σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, ή σε μία διαφάνεια μιας Παρουσίασης αλλά δεν θυμόμαστε που βρίσκεται αυτό η Εντολή. Αποτέλεσμα έχει να χάνουμε αρκετό χρόνο ψάχνοντας τη συγκεκριμένη εντολή, εντολή την οποία δεν θυμόμαστε ούτε καν σε ποιο Tab βρίσκεται.

Δεν χρειάζεται να αγχωνόμαστε πλέον και να χάνουμε πολύτιμο χρόνο, γιατί η ομάδα του Microsoft Office Labs έχει δημιουργήσει το Search Commands. Τι κάνουμε με το Search Commands; Πληκτρολογούμε απλώς την εντολή που ψάχνουμε με τα δικά μας λόγια και αμέσως η εντολή εμφανίζεται μπροστά μας. Τόσο απλά‼!

Τι απαιτείται για να δουλέψει;

  • Windows XP ή μεταγενέστερες εκδόσεις.
  • Office 2007 ή Office 2010, 32 ή 64 bit.
  • Υποστηρίζει μόνο την Αγγλική γλώσσα.
  • Το Search Commands δουλεύει με το Word, Excel και PowerPoint μόνο.

Το Search Commands μπορούμε να το κατεβάσουμε από την εξής διεύθυνση:

http://www.officelabs.com/searchcommands#

Για να δούμε λοιπόν τι μπορούμε να κάνουμε με αυτό το πολύ χρήσιμο εργαλείο. Καταρχήν επισκεπτόμαστε την διεύθυνση που ανέφερα πιο πάνω για να το κατεβάσουμε. Αφού το κατεβάσουμε, ξεκινάμε την εγκατάσταση και αποδεχόμαστε τους όρους χρήσης για να προχωρήσουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αφού ολοκληρωθεί η εγκατάσταση εμφανίζεται το τελευταίο βήμα του οδηγού εγκατάστασης, όπου μας ενημερώνει για την επιτυχημένη εγκατάσταση και για το πού μπορούμε να εντοπίσουμε το Search Commands, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αφού έχει ολοκληρωθεί η εγκατάσταση πατάμε στο κουμπί Finish.

03

Εάν ξεκινήσουμε μία από τις τρείς εφαρμογές που ανέφερα πιο πάνω, δηλαδή Word, Excel και PowerPoint θα δούμε να έχει εμφανιστεί και ένα καινούργιο Tab στην κορδέλα το οποίο ονομάζεται Search Commands όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Για να αναζητήσουμε κάποια εντολή μεταβαίνουμε με το ποντίκι μας στο πλαίσιο κειμένου Search και πληκτρολογούμε την εντολή που αναζητάμε.

04

Παρακάτω θα περιγράψω από δύο παραδείγματα για την κάθε εφαρμογή:

Word

Στο πλαίσιο κειμένου Search έχω ξεκινήσει να πληκτρολογώ τη λέξη κλειδί “Mail”, και καθώς πληκτρολογώ εμφανίζονται στα δεξιά οι εντολές που έχουν σχέση με το πρόθεμα “Mai”. Παρατηρώ ότι έχουν βρεθεί 66 εντολές τις οποίες για να εμφανίσω και τις υπόλοιπες θα πρέπει να πατήσω στο κουμπί Next.

05

Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει τη λέξη κλειδί “Print” και αμέσως όλες οι εντολές που έχουν σχέση με τη λέξη “Print” έχουν εμφανιστεί. Πάλι εδώ βλέπουμε ότι έχουμε 21 αποτελέσματα, οπότε θα πρέπει να επιλέξω το κουμπί Next για να δούμε και τις υπόλοιπες εντολές. Εφόσον έχουμε εντοπίσει την εντολή που θέλουμε, απλώς την επιλέγουμε και κάνουμε αυτό που θέλαμε.

06

Excel

Στο Excel θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλη τη λέξη της εντολής που αναζητάμε και στο τέλος να πατήσουμε το πλήκτρο Enter για να εμφανιστούν τα αποτελέσματα. Στο πλαίσιο κειμένου έχω πληκτρολογήσει την ονομασία της συνάρτησης “Concatenate” και έχω πατήσει το πλήκτρο Enter, όπου αμέσως στα δεξιά εμφανίζεται η συγκεκριμένη συνάρτηση.

07

Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει την ονομασία της εντολής “Consolidate” , έχω πατήσει το πλήκτρο Enter και αμέσως στα δεξιά έχουν εμφανιστεί το σχετικά αποτελέσματα.

08

PowerPoint

Στο πλαίσιο κειμένου Search έχω ξεκινήσει να πληκτρολογώ τη λέξη “Animation” και αμέσως όλες οι εντολές σχετικά με τη λέξη κλειδί έχουν εμφανιστεί στα δεξιά, όπου απλώς επιλέγουμε την εντολή που ψάχνουμε.

09

Στο πλαίσιο κειμένου Search έχω ξεκινήσει να πληκτρολογώ τη λέξη “Insp” (Inspect) και αμέσως όλες οι εντολές σχετικά με τη λέξη έχουν εμφανιστεί στα δεξιά, όπου απλώς επιλέγουμε την εντολή που ψάχνουμε.

10

Παρακάτω μπορείτε να δείτε και ένα video που ετοίμασα σχετικά με το Search Commands:

Music by: Peter John Ross – Dreams of Sand

Search Commands

We all know that there is a command somewhere for something that we want to do in a Word document, an Excel spreadsheet, or a PowerPoint slide, but we can’t just remember where that command is located. Additionally, we waste a lot of time searching for that command, command that we don’t even remember in which Tab it is located.

Thankfully, we don’t have to worry anymore and waste any of our precious time, because the Microsoft Office Labs team has created the Search Commands. What do we do with the Search Commands? We simply type in the command that we are looking for with our own words and the command appears right in front of us. That simple‼!

What does it need to work?

  • Windows XP or later editions.
  • Office 2007 or Office 2010 32 or 64 bit.
  • Only available in the English Versions of Office.
  • Works with Word, Excel and PowerPoint only.

We can download Search Commands from the following address:

http://www.officelabs.com/searchcommands#

Let’s see now what can we do with this very useful tool. First of all, we have to visit the address I mentioned above in order to download it. Once we have downloaded it, we start the installation and we accept the terms of use in order to proceed the installation, as shown in the image below.

01

Once the installation has finished, the last step of the wizard appears, where it informs us of the successful installation and where the Search Commands can be found, as we can see in the image below. Once it is completed we just press the Finish button.

03

If we start one of the three applications that I mentioned above (Word, Excel and PowerPoint), we will see that a new Tab has appeared in our Ribbon named Search Commands as we can see below. To search for a command we just click into the Search pane and type in the command that we are looking for. At the right of the Search pane all the relative commands with our key word will appear.  All we have to do then is to select the command that we were looking for.

04

Further down I will describe two examples of each application:

Word

In the Search pane I have started to type in the word Mail”, and while I am typing, at the right the commands that are relevant with “mai” appear. I notice that 66 commands have been found, and in order to see the rest I must press the Next button.

05

In the image below I have started to type in “Print”, and straight away all the commands that have got something to do with the word “Print” appear. Again here, we see that we have 21 results, so we have to select the Next button in order for the other commands to appear. Once Iwe have found the command we are looking for, we just select it and do what we wanted to do with it.

06

Excel

In Excel we will have to type in the whole word of the command that we are looking for and at the end to press the Enter key in order the commands to appear. In the Search pane I have typed in the name of the functionConcatenate” and I have pressed the Enter key, and straight away the specific command appears at the right.

07

In the image below I have typed the name of the “Consolidate” command, I have pressed the Enter key and at the right the relative commands have appeared.

08

PowerPoint

In the Search pane I have started to type in the word “Animation” and immediately all the commands that are relative with the key word have appeared at the right, where we just select the one that we need.

09

In the Search pane I have started to type in the word “Insp” (inspect) and immediately all the commands that are relative with the key word have appeared at the right, where we just select the one that we need.

10

Below you can see a video on how to use the Search Commands in Word, Excel and PowerPoint:

Music by: Peter John Ross – Dreams of Sand

Create a Template To Use As An Automatic Reply in Outlook 2010

Σε ένα προηγούμενο post είχα αναφερθεί στο χαρακτηριστικό Αυτόματες Απαντήσεις (Εκτός Γραφείου) – Automatic Replies (Out of Office) που υπάρχει στο Outlook 2010.  Σε αυτό το post θα περιγράψω την διαδικασία για το πώς θα χρησιμοποιήσουμε ένα πρότυπο μηνύματος για να αποσταλεί ως μία Αυτόματη Απάντηση.

Εάν φεύγουμε για διακοπές ή για ένα επαγγελματικό ταξίδι, θα δούμε ότι θα παρουσιαστεί η ανάγκη να στέλνουμε μηνύματα αλληλογραφίας αυτοματοποιημένα που να υποδηλώνουν εναλλακτικούς τρόπους επικοινωνίας μαζί μας. Με το Outlook 2010, μπορούμε να χειριστούμε εισερχόμενη αλληλογραφία με πολλούς τρόπους. Για παράδειγμα, δημιουργώντας ένα πρότυπο που να περιέχει σημαντικά τηλέφωνα επικοινωνίας, διευθύνσεις κτλ, για άμεση επικοινωνία. Όταν θα επικοινωνήσουν μαζί μας, το συγκεκριμένο πρότυπο μηνύματος θα αποσταλεί ως απάντηση. Παρακάτω θα περιγράψω τα βήματα δημιουργία ενός απλού κανόνα που θα μας επιτρέψει να δημιουργήσουμε μία αυτόματη απάντηση. Για να μπορέσουμε να δημιουργήσουμε και να χρησιμοποιήσουμε αυτόν τον κανόνα θα χρειαστούμε να έχουμε τον Microsoft Exchange Server καθώς και το Outlook 2010.

Πρώτα θα χρειαστούμε να δημιουργήσουμε το πρότυπο το οποίο θα αποστέλλεται αυτόματα στη διεύθυνση του αποστολέα. Θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Outlook 2010 και έπειτα από το Tab Αρχείο (Home) να επιλέξουμε την εντολή Νέο Μήνυμα (New Mail). Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου του Δημιουργία Μηνύματος Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (New Mail) θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλα τα στοιχεία και κείμενο που θέλουμε να εμφανίζονται στο πρότυπο μηνύματος όπως εμφανίζεται και παρακάτω:

01

Αφού έχουμε καταχωρίσει ότι θέλουμε να εμφανίζεται, από το μενού Αρχείο (File) του μηνύματος επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Ως (Save As) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Μόλις εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Ως (Save As), θα πρέπει από την περιοχή που αναγράφει τον τύπο του αρχείου και να επιλέξουμε από το πτυσσόμενο μενού τον τύπο Πρότυπα του Outlook (*.oft) – (Outlook Template – *.oft). Έπειτα θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε ένα κατάλληλο όνομα και να πατήσουμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save) για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου.

03

Αφού έχουμε αποθηκεύσει το μήνυμα ως Πρότυπο Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου, το κλείνουμε (δεν αποθηκεύουμε τίποτα πάλι) και επιλέγουμε το Tab Αρχείο (Home) της κορδέλας. Εντοπίζουμε την περιοχή Μετακίνηση (Move) και επιλέγουμε το βέλος δεξιά της εντολής Κανόνες (Rules) και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Διαχείριση Κανόνων & Προειδοποιήσεων (Manage Rules & Alerts).

04

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κανόνες & Ειδοποιήσεις (Rules & Alerts), όπου επιλέγουμε την εντολή Δημιουργία Κανόνα (New Rule), και εμφανίζεται ο Οδηγός Κανόνων (New Rule Wizard). Στην περιοχή Έναρξη από κενό κανόνα (Start from a blank rule) επιλέγουμε Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω (Apply rule on messages I receive) και πατάμε στο κουμπί Επόμενο (Next).

05

Σε αυτό το βήμα του οδηγού ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου δεξιά της εντολής Που Στάλθηκε Μόνο Σε Εμένα (Sent Only To Me) και επιλέγουμε έπειτα το κουμπί Επόμενο (Next).

06

Στο επόμενο βήμα του οδηγού θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής Απάντηση με χρήση καθορισμένο πρότυπο (Reply using a specific template) και στο κάτω μέρος του οδηγού επιλέγουμε την εντολή Καθορισμένα Πρότυπα (A Specific Template). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλέξτε ένα πρότυπο απαντήσεων (Select a reply Template). Στην περιοχή Διερεύνηση Σε (Look-in) θα πρέπει να επιλέξουμε Πρότυπα Χρήστη στο Σύστημα Αρχείων (User Templates in File System). Αμέσως εμφανίζονται τα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουμε αποθηκεύσει, επιλέγουμε το πρότυπο που θέλουμε και πατάμε το κουμπί Άνοιγμα (Open).

07

Αφού πατήσουμε το κουμπί Άνοιγμα (Open) για το πρότυπό μας, επιστρέφουμε στον Οδηγό Κανόνων (Rule Wizard) όπου στο κάτω μέρος του παραθύρου και δεξιά της περιοχή που αναγράφει Απάντηση με Χρήση (Reply Using) βλέπουμε να αναγράφεται η διαδρομή και η θέση του αρχείου που χρησιμοποιήσαμε. Πατάμε στο κουμπί Τέλος (Finish) για να κλείσουμε τον Οδηγό Κανόνων.

08

Πατώντας στο κουμπί Τέλος (Finish) επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Κανόνες & Ειδοποιήσεις (Rules & Alerts), όπου μπορούμε να δούμε τον κανόνα που μόλις έχουμε δημιουργήσει με όνομα Που στάλθηκε μόνο σε εμένα (Sent Only to me). Πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου.

09

Όταν κάποιος μας στείλει ένα μήνυμα, μία αυτοματοποιημένη απάντηση θα σταλθεί στη διεύθυνση του αποστολέα με βάση το πρότυπο που είχαμε ορίσει.

Πρέπει να προσέχουμε τι αναγράφουμε σε ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα απάντησης, γιατί ενδέχεται να παραδοθεί στον οποιονδήποτε, ακόμα και spammers. Καλό θα ήταν να αποφεύγουμε να δίνουμε ακριβείς πληροφορίες για το διάστημα της απουσίας μας, έτσι ώστε κάποιοι να μην γνωρίζουν τον ακριβή χρόνο της απουσίας μας από το γραφείο ή του σπιτιού μας.

Whoever wants to read this post in English can do at the link below:

https://officesmart.wordpress.com/2011/06/06/how-to-use-a-template-as-an-automatic-reply-in-outlook/

How to use a Template as an Automatic Reply in Outlook

In a previous post I mentioned about the Automatic Replies (Out Off Office) feature that is available in Outlook 2010.  In this post I will describe how to use a template (which I will have to create) in order to be used as an automatic reply

If we are leaving for holidays or for a business trip, we will find the need to send out e-mails automatically to the senders, so they could get in contact with us with an alternative way. With Outlook 2010, we can manipulate the incoming messages in a variety of ways. For example, we can create a template that includes important telephones to communicate, addresses, etc. for direct communication. When they will contact us via e-mail, the specific template will be sent to them as an answer. Further down I will describe the way of creating a simple rule which will allow us to create an automatic reply. For us to be able to use this feature, we must have Microsoft Exchange Server as well with Outlook 2010.

First we will need to create the template that will be sent automatically to the senders address. We must start Outlook 2010 and then from the Home Tab to select the command New Mail. When the New Mail window appears, we must type in all the necessary information that we need to be shown in our reply message as we can see in the image below.

01

After typing all the information, we select the File Tab of the message and from the drop down menu we select the command Save As, as we can see below.

02

Once the Save As window appears, in the area Save As Type, we must select form the list the type Outlook Template (*.oft). Then we will have to type a name for our message and press the Save button, for the window to be closed.

03

Since, we have saved our message as a template, we close it (we don’t save anything again) and we select the Home Tab of the ribbon. We then locate the Move area of the ribbon and we select the arrow at the right of the command Rules, and from the drop down menu we select the command Manage Rules & Alerts.

04

The Rules & Alerts window appears, where we select the New Rule command, and the New Rule Wizard appears. In the area Start From a Blank Rule, we select the command Apply Rule On Messages I Receive and then we press the Next button.

05

In this step of the wizard we activate the control button left of the command Sent Only To Me and we press the Next button.

06

In the next step of the wizard, we must activate the control button left of the command Reply Using a Specific Template and at the bottom of the wizard’s window we select the command  A Specific Template. The Select A Reply Template window appears straight away. From this window in the area Look In, we must select the folder User Templates in File System as we can see in the image below. All the e-mail templates that we have saved appear here, and we just need to select the appropriate one and press the Open button.

07

Once we pressed the Open button for our template, we return to the Rule Wizard window, where at the bottom of the window and at the right of the command Reply Using we see the file path and name of the file we used as shown in the image below. We press the Finish button in order to close the window.

08

Pressing the Finish button, we return to the Rules & Alerts window where we can see the rule that we have just created with the name Sent Only To Me. Finally, we press the OK button to close the window.

09

When someone will send us a message, an automatic response based on the template that we specified will be sent to the sender’s address.

We must be careful what we type in an automatic reply message, because it will be possibly sent to anyone, including spammers. It would be good for us, to avoid giving specific details of the time of our absence, so no one would know exactly the specific time and dates of our absence from the office or home.

Automatic Replies (Out of Office) in Outlook 2010

Αυτόματες Απαντήσεις – Εκτός Γραφείου στο Outlook 2010

Τι συμβαίνει όταν είμαστε σε μία σημαντική σύσκεψη και δεν θέλουμε να απασχοληθούμε καθόλου με όλα τα εισερχόμενα μηνύματα;

Τι γίνεται όταν δεν διαθέτουμε την πολυτέλεια του χρόνου για να τους απαντήσουμε απευθείας, και ευχόμασταν να υπήρχε κάποιος τρόπος ώστε να ειδοποιηθούν οι αποστολείς ότι βρισκόμαστε σε μία συνεδρίαση, και ότι με την πρώτη ευκαιρία που θα βρούμε θα τους απαντήσουμε;

Ακόμα και στις διακοπές μας, δεν θέλουμε να αποσπάτε η προσοχή μας με όλα τα εισερχόμενα μηνύματα. Ευχόμαστε να υπήρχε κάποιος τρόπος, έτσι ώστε όλα τα μηνύματα να αρχειοθετούνταν σε έναν συγκεκριμένο φάκελο κατά τη διάρκεια της απουσίας μας, ώστε να μπορέσουμε να τα αναγνώσουμε και να τα απαντήσουμε όταν επιστρέψουμε στο γραφείο μας.

Εδώ κάνει την εμφάνισής της η επιλογή Αυτόματες Απαντήσεις – Εκτός Γραφείου (Automatic Replies – Out of Office) στο Outlook. Το χαρακτηριστικό αυτό λειτουργεί στο Outlook 2010 μαζί με τον Exchange Server. Παρακάτω θα δούμε πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το χαρακτηριστικό προς όφελος δικό μας πρωτίστως και έπειτα για όλους τους άλλους.

Αφού έχουμε ξεκινήσει το Outlook επιλέγουμε το Tab Αρχείο (File) και βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένη η κατηγορία Πληροφορίες (Info) στα αριστερά της οθόνης μας. Στην περιοχή κάτω από τις Πληροφορίες Λογαριασμού (Account Information) επιλέγουμε την εντολή Αυτόματες Απαντήσεις (Εκτός Γραφείου) – Automatic Replies (Out of Office), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αυτόματες Απαντήσεις (Automatic Replies), όπου βλέπουμε ότι έχουμε το δικαίωμα να ορίσουμε αυτόματες απαντήσεις για άτομα που βρίσκονται Μέσα στην Εταιρεία Μου (Inside My Organization) και για άτομα Εκτός της Εταιρείας Μου (Outside My Organization).

02

Στην παραπάνω εικόνα έχω ενεργοποιήσει την εντολή Να Αποστέλλονται Αυτόματες Απαντήσεις (Send Automatic Replies) και ενεργοποίησα την εντολή Να Αποστέλλονται Μόνο Σε Αυτή Τη Χρονική Στιγμή ( Only Send During This Time Range). Εφόσον γνωρίζω την ημερομηνία και τις ώρες που θα είμαι απασχολημένος το καθορίζω στις αντίστοιχες περιοχές Ώρα Έναρξης (Start Time) και Ώρα Λήξης (End Time), πληκτρολογώ το κείμενο που θέλω να εμφανίζεται σαν αυτοματοποιημένη απάντηση και τέλος επιλέγω το κουμπί ΟΚ για να κλείσω το παράθυρο διαλόγου.

Όταν θα πλησιάζει η ώρα που θα είμαι απασχολημένος στο φάκελο του Outlook βλέπω μία λωρίδα πληροφοριών που με ενημερώνει ότι Αποστέλλονται Αυτόματες Απαντήσεις Για Αυτόν Τον Λογαριασμό (Automatic Replies Are Being Sent For This Account) . Εάν για κάποιο λόγο επιστρέψω πιο νωρίτερα στο γραφείο μου από τις ώρες που είχα καθορίσει απλώς επιλέγω την εντολή Απενεργοποίηση (Turn Off).

03

Στην παρακάτω εικόνα στα εισερχόμενά μου έχω λάβει μία αυτοματοποιημένη απάντηση σύμφωνα με τα κριτήρια και το κείμενο που είχα καθορίσει.

04

Όταν θελήσουμε να στείλουμε αυτοματοποιημένες απαντήσεις σε άτομα Εκτός της Εταιρείας Μου (Outside My Organization), θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε την καρτέλα Εκτός της Εταιρείας Μου (Outside My Organization) και έπειτα ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου Αυτόματη Απάντηση Σε Άτομα Εκτός Της Εταιρείας Μου (Auto-reply to people outside my organization). Έχουμε την επιλογή να στείλουμε αυτοματοποιημένες απαντήσεις Μόνο στις Επαφές Μου (My Contacts Only) και Σε Οποιονδήποτε Εκτός Της Εταιρείας Μου (Anyone outside my organization), όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

04a

Δημιουργία Κανόνα Σε Αυτοματοποιημένες Απαντήσεις

(Creating a Rule for Automatic Replies)

Εάν θέλουμε να δημιουργήσουμε έναν κανόνα για τα μηνύματα που θα λαμβάνουμε στο διάστημα απουσίας μας από το γραφείο, θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Κανόνες (Rules), που βρίσκεται στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου Αυτόματες Απαντήσεις (Automatic Replies), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

04b

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κανόνες Αυτόματων Απαντήσεων (Automatic Reply Rules) όπου επιλέγουμε την εντολή Προσθήκη Κανόνα (Add Rule). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Κανόνα (Edit Rule) όπου έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν κανόνα με πολλά κριτήρια.

10

Στην παραπάνω εικόνα έχω επιλέξει Όσα Στάλθηκαν Απευθείας στον Χρήστη (Sent Directly To Me) και έχω επιλέξει το ονοματεπώνυμό μου επιλέγοντας το κουμπί Έλεγχος Ονομάτων (Check Names).

Έπειτα επιλέγω την εντολή Μετακίνηση Σε (Move To) και πατάω το κουμπί Φάκελος (Folder) και από το παράθυρο διαλόγου Μετακίνηση Μηνύματος (Move Message To) επιλέγω το φάκελο Διακοπές και πατάω το κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου. Επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Επεξεργασία Κανόνα (Edit Rule) όπου επιλέγω και πάλι ΟΚ για να κλείσει.

11

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κανόνες Αυτόματων Απαντήσεων (Automatic Reply Rules) με τον κανόνα που μόλις δημιουργήσαμε να αναγράφεται με τις Συνθήκες (Condition) του κανόνα και τις Ενέργειες (Actions) που θα γίνουν στα μηνύματα. Επιλέγουμε και πάλι ΟΚ για να επιστρέψουμε στο Outlook.

12

Αυτό είναι όλο.  Όσα μηνύματα λάβουμε στις συγκεκριμένες ημέρες και ώρες που θα απουσιάζουμε, θα μεταφερθούν αυτόματα στο φάκελο Διακοπές και μία Αυτοματοποιημένη Απάντηση θα αποσταλεί στους αποστολείς που θα τους ειδοποιεί για την απουσία μας.

Θα πρέπει να είμαστε προσεκτικοί στο τι θα πληκτρολογούμε στο κείμενου του αυτόματου μηνύματος, γιατί πιθανόν το μήνυμα θα αποσταλεί σε οποιονδήποτε, συμπεριλαμβανομένου και spammers.  Θα ήταν καλό για εμάς, να μην περιλαμβάνουμε συγκεκριμένες λεπτομέρειες της απουσίας μας, έτσι ώστε κανένας να μην μπορεί να γνωρίζει τις καθορισμένες ώρες και ημερομηνίες της απουσίας μας από το γραφείο ή το σπίτι.

Automatic Replies (Out Of Office) in Outlook 2010

What happens when we are in a big meeting for several hours and we don’t want to be disturbed or occupied with all the incoming messages?

What happens when we don’t have the luxury of time to reply to them straight away, and we just wished that somehow the senders will be notified that we are in a meeting and at the first chance we will reply to them?

Even on our holidays we don’t want to be distracted with all the incoming messages. We just wished that there was a way that all the messages will be archived in a specific folder for the time of our leave, and that the senders will be notified for our abscense.

This is where the Automatic Replies (Out of Office) option appears for Outlook. This feature works with Outlook 2010 and Exchange Server. Let’s see below how this feature can be used for the benefit of our own first, and for the others.

Once we have started Outlook, we select the File Tab and we make sure that the Info category is selected on the left pane of our screen. In the area below where it mentions Account Information we select the command Automatic Replies (Out of Office), as we can see shown in the image below.

01

When the window named Automatic Replies appears, we see that we have the right to apply automatic responses for people Inside My Organization and for people Outside My Organization.

02

In the image above I have selected the option Send Automatic Replies and then I also selected the option Only Send During This Time Range. Seeing that I am aware of the date and the hours that I am going to be busy or away, I then define the Start Time and the End Time, as well with the hours of my absence. Finally, I type the text that I want to appear as an automatic answer and I press the OK button to close the Automatic Replies window with all my adjustments.

When the time will come that I have defined as being occupied in the Automatic Reply window, I will notice in Outlook an Info ribbon which notifies me that Automatic Replies Are Being Sent For This Account. If for some reason I return earlier to my office, other than what I have defined, I just select the Turn Off option, so no automatic replies are been sent anymore.

03

At the image below, I can see in my Inbox that I have received an automatic reply according to rules that I had defined as well with the text message.

04

When we want to send automatic replies to people that are Outside My Organization, we will have to select the Outside My Organization tab of the window Automatic Replies. Then we activate the check box next to the Auto-reply to people outside my organization. We have the choice of sending automatic replies to My Contacts Only or to Anyone Outside My Organization as we can see in the image below.

04a

Creating a Rule for Automatic Replies

If we want to make a rule for the messages that we receive during our absence from the office, we can select the Rules command that appears at the bottom of the Automatic Reply window.

05

Once the command is selected the Automatic Reply Rules window appears, where we select the Add Rule command, in order to create our Rule. Then the Edit Rule window appears where we can create a rule with multiple criteria if necessary.

06b

In the image above next to the Sent To text box, I have selected the command Sent Directly To Me and then I typed my full name in the above text box, and checked it by pressing the Check Names button.

Afterwards, I selected the Move To option and from the Move Message To window I selected the folder Holidays and then pressed the OK button. We then return to the Edit Rule Window, which I press the OK button again.

7

Finally the Automatic Reply Rules window appears, with the rule that we just have created, mentioning the Conditions of the rule, and the Actions that will be taken to the messages. We then select the OK button to return to Outlook.

8

That is it, all the messages that will arrive at the specific dates and times that we will be absent, will automatically be moved to the Holiday folder and an Automatic Reply will be sent to the senders notifying them for our absence.

We must be careful what message we type in an automatic reply message, because it will be possibly sent to anyone, including spammers. It would be good for us, to avoid giving specific details of the time of our absence, so no one would know exactly the specific time and dates of our absence from the office or home.

%d bloggers like this: