Monthly Archives: July 2011

Enable or Disable Name Auto-Complete in Outlook 2010

Πώς να Ενεργοποιήσουμε ή να Απενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Καταχώριση Ονομάτων στο Outlook 2010.

Πολλές φορές όταν πάμε να πληκτρολογήσουμε μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα πεδία Προς:, Κοινοποίηση, Ιδιαίτερη Κοινοποίηση, βλέπουμε το Outlook να προτείνει ονόματα διευθύνσεων ανάλογα με το γράμμα που έχουμε πληκτρολογήσει. Η δυνατότητα αυτή είναι πολύ χρήσιμη για κάποιους και ενοχλητική για άλλους. Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει το γράμμα c και αμέσως εμφανίζεται η λίστα με τα προτεινόμενα ονόματα διευθύνσεων όπου απλώς επιλέγω με το ποντίκι μου το όνομα που θέλω να καταχωρίσω και αμέσως έχει εισαχθεί στο πεδίο Προς: (To).

00

Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να το ενεργοποιήσουμε ή να το απενεργοποιήσουμε την λειτουργία αυτή αντίστοιχα.

1. Εφόσον έχω ξεκινήσει το Outlook 2010, επιλέγω το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το μενού με τις διαθέσιμες επιλογές επιλέγω την εντολή Επιλογές (Options).

01

2. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές (Options) του Outlook όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Αλληλογραφία (Mail) από τα αριστερά του παραθύρου διαλόγου, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

3. Εφόσον έχουμε επιλέξει την κατηγορία Αλληλογραφία (Mail) από τις Επιλογές (Options) του Outlook πλοηγούμαστε προς τα κάτω μέχρι να εντοπίσουμε την κατηγορία Αποστολή Μηνυμάτων (Send Messages), όπου θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε την εντολή Χρήση Λίστας αυτόματης καταχώρησης για πρόταση ονομάτων κατά την πληκτρολόγηση στις γραμμές “Προς”, “Κοιν.”, “Ιδιαίτ. κοιν.”. (Use Auto Complete List to suggest names when typing in the To, Cc and Bcc Lines)

03

Έχουμε επίσης τη δυνατότητα να καθαρίσουμε την Λίστα Αυτόματης Καταχώρησης απλώς επιλέγοντας το κουμπί Άδειασμα Λίστας Αυτόματης Καταχώρησης (Empty Auto-Complete List). Εφόσον το πατήσουμε θα εμφανιστεί ένα Προειδοποιητικό Πλαίσιο Διαλόγου για το εάν είμαστε σίγουροι να το καθαρίσουμε όπου επιλέγουμε Ναι (Yes) ή Όχι (No).

04

Technorati Tags:

Advertisements

Προσθήκη Εξωφύλλου Σε Έγγραφο του Word

How to Add a Cover Page in a Word Document

Μόλις έχουμε τελειώσει ένα έγγραφο του Word και συνειδητοποιούμε ότι θέλουμε να προσθέσουμε ένα Εξώφυλλο (Cover Page) σε αυτό. Πολύ απλή διαδικασία ειδικά τώρα με το Word 2010.

Ποια βήματα χρειάζονται για να δημιουργήσουμε ένα Εξώφυλλο(Cover Page);

Επιλέγουμε το Tab Εισαγωγή (Insert), και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Σελίδες (Pages) επιλέγουμε την εντολή Εξώφυλλο (Cover Page) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

01

Μόλις επιλέξουμε την εντολή Εξώφυλλο (Cover Page) εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με όλα τα διαθέσιμα Πρότυπα Εξωφύλλων που έχουμε στη διάθεσή μας.

02

Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να επιλέξουμε το επιθυμητό Πρότυπο Εξωφύλλου (Cover Page Template) και αυτόματα θα τοποθετηθεί μέσα στο έγγραφό μας. Το Εξώφυλλο (Cove Page) είναι πλήρης μορφοποιημένο, και το μόνο που χρειάζεται να κάνουμε εμείς είναι να συμπληρώσουμε τα πεδία του Τίτλου, του Συντάκτη, της Ημερομηνίας και άλλα πεδία Πληροφοριών.

Δεν έχει καμιά σημασία που βρίσκεται ο εισαγωγέας μας, ούτε εάν το έγγραφό μας αποτελείται από πολλές σελίδες και ο εισαγωγέας βρίσκεται στην τελευταία σελίδα του εγγράφου, το Εξώφυλλο (Cover Page) θα εισαχθεί ως την πρώτη σελίδα του εγγράφου μας εκτός και εάν διαλέξουμε αλλιώς. Εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ το πλήκτρο του ποντικιού μας πάνω σε ένα εξώφυλλο θα εμφανιστεί το μενού συντόμευσης με όλες τις διαθέσιμες επιλογές που έχουμε για το που θέλουμε να εισαχθεί το Εξώφυλλο (Cover Page), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

03a

Εάν δεν είμαστε ικανοποιημένοι με τα διαθέσιμα Εξώφυλλα, μπορούμε επίσης να επιλέξουμε και την εντολή Περισσότερες Συνοδευτικές Σελίδες από το Office.com (More Cover Pages from Office.com), όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

03

Εάν δεν είμαστε ικανοποιημένοι με το Εξώφυλλο (Cover Page), η διαδικασία κατάργησης είναι πολύ απλή. Απλώς θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Κατάργηση Τρέχουσας Συνοδευτικής Σελίδας (Remove Current Cover Page).

04

Εάν έχουμε δημιουργήσει ένα δικό μας Εξώφυλλο (Cover Page), και θέλουμε να το αποθηκεύσουμε για μελλοντική χρήση καθώς ταλαιπωρηθήκαμε αρκετά με την δημιουργία του έχουμε τη δυνατότητα να το κάνουμε. Πρώτα από όλα θα πρέπει να δημιουργήσουμε το Εξώφυλλο (Cover Page) και να το επιλέξουμε. Αφού το επιλέξουμε, θα πρέπει να εμφανίσουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Εξώφυλλο (Cover Page), , και από το κάτω μέρος να διαλέξουμε την εντολή Αποθήκευση Επιλογής Στη Συλλογή Συνοδευτικών Σελίδων (Save Selection to Cover Page Gallery).

04a

Μόλις επιλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Νέου Μπλοκ Δόμησης (Create New Building Block), όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε ένα όνομα και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ. Στην εικόνα παρακάτω βλέπουμε ότι το Εξώφυλλο (Cover Page), θα αποθηκευτεί στη Συλλογή Εξώφυλλα (Cover Pages Gallery), που σημαίνει ότι θα είναι διαθέσιμο προς χρήση με τον ίδιο τρόπο που αναφέραμε πιο πάνω στο πώς να εισάγουμε Εξώφυλλο στο έγγραφό μας.

05

Το προσαρμοσμένο Εξώφυλλο (Cover Page) θα είναι διαθέσιμο στην κατηγορία Γενικά (General) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

06

Whoever wants to read this post in English can do at the following address:

https://officesmart.wordpress.com/2011/07/07/how-to-add-a-cover-page-in-word-2010/

How To Add A Cover Page in Word 2010

We have just finished our Word document, and we realize that we want to add a Cover Page to it. Very simple procedure now, especially with Word 2010.

What are the steps necessary to create a Cover Page?

We select the Insert Tab, and from the area of the ribbon named Pages we select the command Cover Page as shown in the image below:

01

Once we select the command, the drop down menu appears with a display of all the available Cover Page templates.

03

All we have to do is to click on the desired Cover Page template and it would automatically be inserted into the Word document as the first page. The Cover Page is fully formatted, and all we have to do is to fill in the title, the author, date and other information.

No matter where our cursor is, no matter if we have a very large document and our insertion point is at the last page, the Cover Page will always be added as the first page of our document, unless we choose otherwise. If we right click on a Cover Page, the shortcut menu will appear with all the available commands on where to insert the Cover Page in our document as we can see at the image below.

03a

If we are not satisfied with the available Cover Page templates, we can also choose the command More Cover Pages from Office.com to see what Cover Pages Templates are available as shown in the image below.

04

If we are not happy with our Cover Page, the remove process is very easy; All we have to do is to select the command Remove Current Cover Page from the drop down menu.

05

If we have created our own Cover Page, and we want to save it, seeing that we had put a lot of effort in it we can do so. First of all we must create the Cover Page and then select it. Once created we select from the drop down menu of the Cover Page, and at the bottom of it we select the command Save Selection to Cover Page Gallery as shown in the image below.

05a

Once the command is selected the Create New Building Block window appears, where we just have to type in a name for our Cover Page and press the OK button. At the image below we see that our Cover Page will be saved in the Cover Pages Gallery, which means that it will be available with the same process that was described above about inserting Cover Pages to our documents.

06

Our custom template of a Cover Page will be available in the General category as we can see in the image below ready to be used anytime we want.

07

Προβολή Πολλαπλών Εγγράφων Στο Word 2010

How to View Multiple Documents in Microsoft Office 2010

Πολλές φορές καθώς δουλεύουμε σε πολλαπλά έγγραφα του Word μπορεί να είναι κουραστικό, ειδικά όταν τα επεξεργαζόμαστε σε μία οθόνη, όπως οι περισσότεροι άνθρωποι κάνουν. Με το Microsoft Office όμως έχουμε τη δυνατότητα να κάνουμε τη δουλειά μας πιο εύκολα και ευχάριστα καθώς δουλεύουμε με πολλαπλά έγγραφα, με διάφορες προβολές εγγραφών και κυριότερα όλα ταυτοχρόνως. Για παράδειγμα, μπορούμε να συγκρίνουμε έγγραφα το ένα δίπλα από το άλλο, αντί να ελαχιστοποιούμε και να μεγιστοποιούμε τα έγγραφα ξανά και ξανά, ή ακόμα να τακτοποιήσουμε τα παράθυρα στην οθόνης μας, ή ακόμα να χωρίσουμε ένα μεγάλο έγγραφο σε δύο κυλιόμενα κομμάτια, έτσι ώστε να μπορούμε να δούμε δύο διαφορετικά τμήματα του ίδιου εγγράφου ταυτόχρονα.

Για να μπορέσουμε να δούμε όλες τις λειτουργίες θα πρέπει να ανοίξουμε τουλάχιστο δύο ή περισσότερα έγγραφα του Word, και τότε θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας Παράθυρο (Window) θα μπορούμε να κάνουμε τα εξής:

1. Τακτοποίηση Όλων (Arrange All): Όλα τα έγγραφα θα τακτοποιηθούν σε παράθεση το ένα κάτω από το άλλο για να αναθεωρήσουμε το περιεχόμενό τους. Αυτό το χαρακτηριστικό υπάρχει και στο Excel 2010, μόνο που όταν το επιλέγουμε μας ρωτάει πώς θέλουμε να τακτοποιήσουμε τα παράθυρα.

01

Αυτό το παράθυρο διαλόγου θα εμφανιστεί όταν επιλέξουμε την ίδια εντολή στο Excel.

02

2. Προβολή Με Παράθεση (View Side by Side): Μας επιτρέπει να συγκρίνουμε δύο έγγραφα ταυτοχρόνως. Εάν έχουμε ανοίξει περισσότερα από δύο έγγραφα, θα μας ζητηθεί να επιλέξουμε το έγγραφο με το οποίο θέλουμε να το συγκρίνουμε.

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε το παράθυρο Σύγκριση Με Παράθεση (Compare Side by Side), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το έγγραφο το οποίο θέλουμε να συγκρίνουμε απλώς επιλέγοντάς το και πατώντας το κουμπί ΟΚ.

03

2a. Σύγχρονη Κύλιση (Synchronous Scrolling): Ενεργοποιείται αυτόματα έτσι ώστε να μπορούμε να κυλίσουμε μέσα στα ανοιχτά έγγραφα την ίδια χρονική στιγμή ώστε να μπορέσουμε να δούμε και να αναλύσουμε τα περιεχόμενα του εγγράφου.

Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε τις εντολές Προβολή Με Παράθεση (View Side by Side) και την Σύγχρονη Κύλιση (Synchronous Scrolling), που βρίσκονται στην περιοχή Παράθυρο (Window) της κορδέλας, του Tab Προβολή (View).

04

2b. Επαναφορά Θέσης Παραθύρου (Reset Window Position): θα αλλάξει τη θέση του παραθύρου των εγγράφων, των οποίων γίνεται σύγκριση έτσι ώστε να καταλαμβάνουν τον ίδιο χώρο στην οθόνη μας. Για να μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε αυτή τη δυνατότητα, θα πρέπει η εντολή Προβολή με Παράθεση (View Side by Side) να είναι ενεργοποιημένη.

05

3. Διαίρεση (Split): Θα μας επιτρέψει να διαιρέσουμε ένα τρέχον παράθυρο σε δύο μέρη, ώστε να μπορούμε να προβάλλουμε ταυτόχρονα διαφορετικές ενότητες του εγγράφου.

06

Όταν έχουμε διαλέξει την εντολή Διαίρεση (Split), η εντολή αλλάζει και γίνεται Κατάργηση Διαίρεσης (Remove Split).

4. Δημιουργία Παραθύρου (New Window): Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο που περιέχει μια προβολή του τρέχοντος εγγράφου.

08

5. Εναλλαγή Παραθύρων (Switch Windows): Μας επιτρέπει να εναλλαχθούμε σε άλλο ανοιχτό παράθυρο απλώς επιλέγοντάς το με το ποντίκι μας. Το σημάδι ελέγχου στα αριστερά ενός παραθύρου υποδηλώνει ότι είναι το ενεργό έγγραφο.

09

How to View Multiple Documents

Many times while working with multiple Microsoft Office documents can be devastating, especially when we are working on a single screen, which must people do! Microsoft Office though, helps us to make it easier to work with multiple documents, with different views and most of all, all at once. For example, we can compare side-by-side the content of documents, instead of minimizing and maximizing documents over and over again, or even arrange all the windows in tiles, or even splitting a long document into two scrollable panes so we can see different sections of the document at the same time.

In order to see all the functions we will have to open at least two or more Microsoft Office documents, and then we must select the View Tab, and from the area of the ribbon named Window we can do one of the following:

1. Arrange All: All the documents will tile up side-by-side to review their content. This feature is also in Excel 2010, only when selecting it in Excel; we will be asked how to arrange the windows.

01

This is what will be shown when we use the same command in Excel;

02

2. View Side by Side: Will allow us to compare two documents at once. If we have more than two documents open, we will be asked to choose which is the other document that we want to compare it with.

In the image below we can see the Compare Side by Side window, where we have to choose which document we want to compare with by selecting it and pressing the OK button.

03

2a. Synchronous Scrolling, will be enabled so we can scroll both documents at the same time in order to view and analyze the content of the document.

Below we can see the View Side by Side and Synchronous Scrolling commands that are located in the area Window of the View Tab.

04

2b. Reset Window Position: Will reset the window position of the documents that are being compared side-by-side so that they share the equally part of the screen. In order to use this command, the View Side by Side feature must be turned on.

06

3. Split: Will allow us to split a single document into two scrollable sections, in order for us to review different parts of the same document.

Split

Once we have selected Split, the command changes and become Remove Split, to be used once we have finished reviewing the different parts of the document.

4. New Window: Will open a new window containing a view of the current document.

07

5. Switch Windows: Allows us to switch to another currently opened window (document) just by selecting it. The check mark at the left of the windows name, indicates that is the activated window

08

Insert Section Breaks in PowerPoint

Πώς να εισάγουμε Αλλαγές Ενοτήτων στο PowerPoint

Η 2010 έκδοση του PowerPoint, περιλαμβάνει και ένα νέο χαρακτηριστικό για να οργανώνουμε τις διαφάνειές μας: τις Ενότητες (Sections). Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το χαρακτηριστικό για να χωρίζουμε τις διαφάνειές μας σε γκρουπ (ιδιαίτερα χρήσιμο για μεγάλες παρουσιάσεις και για παρουσιάσεις με πολλούς παρουσιαστές). Με το χαρακτηριστικό αυτό μπορούμε να χωρίσουμε τις διαφάνειές μας ανάλογα και με το Θέμα (Themes).

Οι Ενότητες που χρησιμοποιούμε για να οργανώνουμε τις διαφάνειες σε μία Παρουσίαση, είναι παρόμοιες με τη χρήση φακέλων που χρησιμοποιούμε για την οργάνωση των αρχείων. Όταν έχουμε μία μεγάλη παρουσίαση, οι τίτλοι των διαφανειών και η αρίθμησή τους δεν μας βοηθάει καθώς προχωράμε ανάμεσα στις διαφάνειές με αποτέλεσμα να χάνουμε την παρακολούθηση της παρουσίασής μας.

Ο σκοπός των ενοτήτων λοιπόν είναι η καλύτερη λύση για να διατηρήσουμε ανέπαφη την παρουσίασή μας και για να μην χάνουμε τον έλεγχό της.

Για να δούμε λοιπόν πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτό το χαρακτηριστικό:

1. Ξεκινάμε το PowerPoint 2010, και ανοίγουμε την παρουσίασή μας.

2. Κάνουμε ένα κλικ στο κενό διάστημα μεταξύ των δύο διαφανειών που θέλουμε να ξεκινήσει η αλλαγή ενότητας. Εναλλακτικά θα μπορούσαμε να επιλέξουμε την διαφάνεια από την οποία θα ξεκινάει η αλλαγή ενότητας. Η αλλαγή ενότητας θα συμβεί ακριβώς πριν από αυτήν την διαφάνεια.

3. Στο Tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή Διαφάνειες (Slides) της κορδέλας, επιλέγουμε την εντολή Ενότητα (Section) και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Προσθήκη Ενότητας (Add Section) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

4. Από τη στιγμή που έχουμε εισάγει μία αλλαγή ενότητας, έχουμε τη δυνατότητα να την μετονομάσουμε, ώστε να μπορούμε να ξεχωρίζουμε την μία ενότητα από την άλλη. Για να το κάνουμε αυτό λοιπόν, θα πρέπει να επιλέξουμε την ενότητα και να κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας, και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Μετονομασία Ενότητας (Rename Section), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Στην παρακάτω εικόνα, έχει εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Μετονομασίας Ενότητας (Rename Section), όπου πληκτρολογούμε την ονομασία που θέλουμε και πατάμε στο κουμπί Μετονομασία (Rename).

03

5. Κάθε διαφάνεια που θα εισάγουμε κάτω από το σημείο της Ενότητας, οι διαφάνειες θα τοποθετούνται αυτόματα σε αυτήν την ενότητα. Όταν θα έχουμε δημιουργήσει όλες τις διαφάνειες και θα τις έχουμε ξεχωρίσει σε ενότητες, θα μπορούμε να συμπτύξουμε τις διάφορες ενότητες ώστε να μπορέσουμε να τις δούμε τη μία κάτω από την άλλη. Θα πρέπει να επιλέξουμε μία ενότητα τουλάχιστον και κάνοντας ένα δεξί κλικ το πλήκτρο του ποντικιού μας εμφανίζεται το μενού συντόμευσης όπου επιλέγουμε την εντολή Σύμπτυξη Όλων (Collapse All), όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

05

Από το μενού συντόμευσης βλέπουμε ότι μπορούμε να κάνουμε τα εξής:

  • Μετονομασία Ενότητας (Rename Section)
  • Κατάργηση Ενότητας (Remove Section)
  • Κατάργηση Ενοτήτων & Διαφανειών (Remove Section & Slides)
  • Κατάργηση Όλων των Ενοτήτων (Remove All Sections)
  • Μετακίνηση Ενότητας Προς τα Επάνω (Move Section Up)
  • Μετακίνηση Ενότητας Προς τα Κάτω (Move Section Down)
  • Σύμπτυξη Όλων (Collapse All)
  • Ανάπτυξη Όλων (Expand All)

Όλες τις εντολές που εντοπίζουμε σχετικά με τις Ενότητες (Sections) κάνοντας δεξί κλικ του ποντικιού μας, μπορούμε να τις εντοπίσουμε και από το πτυσσόμενο μενού της εντολής Ενότητα (Sections) που βρίσκεται στην περιοχή Διαφάνειες (Slides) της κορδέλας του Tab Κεντρική (Home), όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

06

Insert Section Breaks in PowerPoint

How to Insert Section Breaks in PowerPoint

The 2010 version of PowerPoint, introduces us to a new feature in order to organize our slides, which is called Sections. We can use this feature to split our slides into groups (useful for large presentations and for presentations with many presenters). With this feature we can also split our slides depending on the Themes.

Sections that we use to organize our slides in a Presentation are similar with the use of folders that we use to organize our files. When we have a large presentation, the titles of the slides and the numbering doesn’t help us that much going through the slides, which has a result for us to lose track of the slides.

Let’s see how we can use this feature:

1. We start PowerPoint 2010 and open our Presentation.

2. We click in the space between the two slides where we want the section to begin. Alternatively, we could select the slide which the section will start from. The section break will start right before the selected slide.

3. On the Home Tab, and in the area Slides of the Ribbon, we select the command Section and from the drop down menu we select the command Add Section, as we can see in the image below.

01

4. From the moment we have inserted a section break, we can rename it, so we can distinguish the one section from the other section. In order to do this, we must select the Section and do a right click of the mouse button, and from the shortcut menu that appears to select the command Rename Section, as we can see in the image below.

02

In the image below, we can see the Rename Section window, where we just type in the name that we want and press the Rename button.

03

5. Each slide that we add under the Section break, the slides will automatically be a part of the section. Once we have created all the slides and have separated them into Sections, we are able to collapse the different sections so we could see them one below the other. We must at least select one section and with a right click of the mouse button, the shortcut menu will appear and from there we select the Collapse All command as we can see below.

04

From the shortcut we can see that we can do the following:

  • Rename Section
  • Remove Section
  • Remove Section & Slides
  • Remove All Sections
  • Move Section Up
  • Move Section Down
  • Collapse All
  • Expand All

All the commands that are relative with Sections that we find when we do the right click of our mouse, we can locate them from the drop down menu Sections, which is found on the Home Tab and in the area Slides of the ribbon as we can see below.

05

%d bloggers like this: