Monthly Archives: August 2011

Πώς μπορούμε να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε την Εναλλαγή Γλώσσας Πληκτρολογίου;

How can I turn on/off Auto Keyboard switching?

Πολλές φορές θα δημιουργήσουμε έγγραφα και παρουσιάσεις με κείμενο από δύο διαφορετικές γλώσσες, όπως για παράδειγμα Ελληνικά και Αγγλικά. Όταν λοιπόν έχουμε δύο διαφορετικές γλώσσες καταχωρίσει, θα πρέπει για να επεξεργαστούμε το κείμενο να εναλλασσόμαστε μεταξύ των γλωσσών με τη χρήση του πληκτρολογίου. Οι συνδυασμοί πλήκτρων ως γνωστόν είναι το Αριστερό Alt + Shift ή το Ctrl+Shift. Αρκετές φορές θα ξεχνάμε να αλλάζουμε τη γλώσσα του πληκτρολογίου για να ταιριάζει το κείμενο που θα θέλουμε να επεξεργαστούμε, με αποτέλεσμα να διαγράφουμε κείμενο, γεγονός αρκετά εκνευριστικό και χρονοβόρο.

Ποια είναι η λύση όμως στο πρόβλημα αυτό;

Στο Office 2010 υπάρχει ένα χαρακτηριστικό που βοηθάει τους χρήστες να εναλλάσσουν τη γλώσσα του πληκτρολογίου αυτόματα, ώστε να ταιριάζει με τη γλώσσα που θα πληκτρολογήσουμε. Αυτό το χαρακτηριστικό το συναντάμε στις εφαρμογές του OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher και Word.

Για να ενεργοποιήσουμε λοιπόν την εντολή αυτή θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage, και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word (Word Options), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) αριστερά. Έπειτα στην κατηγορία Επιλογές Επεξεργασίας (Editing Options) από τα δεξιά του παραθύρου θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής που αναγράφει Αυτόματα Αλλαγή Πληκτρολογίου Για Αντιστοίχιση Γλώσσας Περιβάλλοντος Κειμένου (Automatically switch keyboard to match language of surrounding text).

01

Αυτό ήταν λοιπόν. Κάθε φορά που θα τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας σε διαφορετική γλώσσα κειμένου η γλώσσα του πληκτρολογίου θα αλλάζει αυτόματα ώστε να ταιριάζει με αυτή που πρόκειται να επεξεργαστούμε ή να πληκτρολογήσουμε. Αυτό το χαρακτηριστικό είναι διαθέσιμο με την προϋπόθεση να έχουμε παραπάνω από μία γλώσσα εγκατεστημένη. Όπως επίσης ότι είναι διαθέσιμο και σε προγενέστερες εκδόσεις του Word.

Advertisements

How can I turn on/off Auto Keyboard switching?

A lot of times we create documents and presentations with text from two different languages, for example Greek and English. When we have typed two different languages, for us to be able to edit the text we must switch between languages with the use of the keyboard. The combination keys as we know are Left Alt + Shift key or the Ctrl + Shift keys. Usually we forget to change the language of the keyboard in order to match the text we want to edit, and as a result is the fact that we have to erase the text, fact that is annoying and a waste of time.

What is the solution for this though?

In Office 2010 there is a feature that helps the users to switch between languages automatically, so it matches the language that we are about to edit. This feature we can find in the applications of OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher and Word.

To activate this feature we must select the File Tab from the ribbon in order to go to Backstage View, and from the drop down menu to select the category Options. The Word Options window appears, where we have to select the Advanced option from the left. Then on the right side of the window and under the category Editing Options we must activate the check box at the right of the command Automatically Switch Keyboard to Match Language of Surrounding Text.

01

That is all. Every time our insertion point is inside text with a different language the keyboard language display will change automatically to the matching language in order to edit or type text. No more useless erasing, or switching between languages with the keyboard shortcuts. This feature is available when we have more than one languages installed and also available in previous versions of Office.

Create A Chart In Word From Your Data That Is In A Table

Δημιουργία Γραφήματος από Δεδομένα Ενός Πίνακα Του Word

Μερικές φορές σε ένα έγγραφό μας θα έχουμε δημιουργήσει έναν πίνακα με τις τιμές που θα θέλουμε να απεικονίσουμε σε γράφημα. Συνήθως αυτό που κάνουμε είναι να καταχωρίσουμε τα δεδομένα μας και σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel και αφού δημιουργήσουμε το γράφημα εκεί, να κάνουμε αντιγραφή και επικόλληση στο έγγραφο του Word. Χρονοβόρα διαδικασία και κουραστική. Με το Word η διαδικασία να μετατρέψουμε έναν πίνακα σε ένα έγγραφο σε γράφημα είναι πολύ απλή. Για να το επιτύχουμε αυτό θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:

1. Δημιουργούμε τον πίνακα και καταχωρούμε τα δεδομένα μας τα οποία θέλουμε να απεικονίσουμε σε γράφημα. Για να δημιουργήσουμε έναν πίνακα απλώς επιλέγουμε το Tab Εισαγωγή (Insert) όπως απεικονίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

2. Αφού έχουμε δημιουργήσει τον πίνακα και έχουμε καταχωρίσει τα δεδομένα μας επιλέγουμε τον πίνακα όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

3. Από την στιγμή που τον έχουμε επιλέξει τον πίνακα επιλέγουμε πάλι το Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας Κείμενο (Text) επιλέγουμε την εντολή Αντικειμένου (Object) και από το μενού επιλέγουμε την εντολή Αντικείμενο (Object) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

03

4. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου που ονομάζεται Αντικείμενο (Object) όπου θα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη η καρτέλα Δημιουργία Νέου (Create New) και από τη λίστα της περιοχής που αναγράφει Τύπος Αντικειμένου (Object Type) θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Γράφημα του Microsoft Graph (Microsoft Graph Chart) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

04

a. Αμέσως το Word δημιουργεί μία γραφική αναπαράσταση από τα δεδομένα του πίνακά μας, όπου επίσης εμφανίζεται και το φύλλο δεδομένων το οποίο περιέχει τα αριθμητικά δεδομένα του πίνακά μας όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

05

b. Επίσης παρατηρούμε ότι έχει αλλάξει όψη η κορδέλα και έχει εμφανιστεί η γραμμή εργαλείων μορφοποίησης του γραφήματος, όπου μπορούμε να αλλάξουμε τον τύπο του γραφήματος, να το μορφοποιήσουμε όπως επιθυμούμε μαζί με άλλες χρήσιμες εντολές.

06

5. Όταν επεξεργαζόμαστε το γράφημα ή το φύλλο δεδομένων του γραφήματος θα πρέπει να προσέξουμε να μην κάνουμε κλικ το πλήκτρο του ποντικιού μας οπουδήποτε στον κενό χώρο του εγγράφου μας γιατί θα απενεργοποιηθεί η επεξεργασία του γραφήματος και θα πάρει την τελική του μορφή. Εάν κατά λάθος απενεργοποιηθεί η επεξεργασία του γραφήματος αρκεί να κάνουμε ένα διπλό κλικ με το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού μας για να μπορέσουμε και πάλι να το επεξεργαστούμε. Άλλος τρόπος είναι να επιλέξουμε το γράφημα κάνοντας ένα κλικ πάνω του και έπειτα να κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Αντικείμενο Γράφημα (Object) και στα δεξιά να επιλέξουμε την εντολή Επεξεργασία (Edit), όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

07

6. Όταν έχουμε τελειώσει την επεξεργασία του Γραφήματος (Chart) απλώς κάνουμε ένα κλικ στον κενό χώρο και συνεχίζουμε την επεξεργασία του εγγράφου μας.

Σίγουρα όλοι μας θα έχουμε παρατηρήσει ότι στην κορδέλα και στο Tab Εισαγωγή (Insert) υπάρχει η εντολή Γράφημα (Chart) στην περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations).

08

Ο λόγος που δεν χρησιμοποιούμε αυτήν την εντολή για να οπτικοποιήσουμε τα δεδομένα του πίνακα είναι ο εξής: Θα δημιουργηθεί ένα γράφημα με τη χρήση του Excel και θα τοποθετηθεί απευθείας στο έγγραφό μας, ωστόσο το Word δεν δημιουργεί το γράφημα με βάση τα επιλεγμένα δεδομένα του πίνακά μας, αλλά τοποθετεί το γράφημα στο πρώτο κελί του επιλεγμένου πίνακα με αποτέλεσμα να διαγράφει οτιδήποτε βρισκόταν σε αυτό το κελί.

09

Σε άλλα άρθρα θα περιγράψω άλλους τρόπους δημιουργίας γραφήματος σε έγγραφα του Word έτσι ώστε τα δεδομένα μας να ενημερώνονται αυτόματα κάθε φορά που θα αλλάζουν και τα αριθμητικά δεδομένα.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

https://officesmart.wordpress.com/2011/08/27/how-to-create-a-chart-in-word-from-your-data-that-is-in-a-table/

How To Create A Chart In Word From Your Data That Is In A Table

Sometimes in our document we may have created a table with data that we want to represent into a chart. Usually what we do is to input our data into a spreadsheet of Excel and then create the chart. Once we have done that, we then copy and paste our chart into our Word document. Procedure that requires time and effort! With Word though, the procedure to convert a the data of a table in the document into a chart is very simple. For us to accomplish this we must follow the following steps:

1. First we create the table and input our data that we want to represent in our chart. To create a table we just select the Insert Tab from the ribbon and select the Table command to explore the drop down menu and then select the appropriate rows and columns, as we can see at the following image.

01

2. Once we have created our table and inputted our data we must select the table as we can see in the image below.

02

3. Once the table is selected, we once again choose the Insert Tab and from the area of the ribbon named Text we select the command Object, and from the drop down menu we select the Object command as we can see below.

03

4. The window dialog box named Object appears where we must be sure that the Create New Tab is selected and from the list of the area named Object Type we must select the command Microsoft Graph Chart.

04

a. Word then creates a graphical representation of the data in our table, also with a spreadsheet that includes the data from our table as we can notice in the image below.

07

b. We also notice that the ribbon has changed and now we can see the toolbar that we can use for formatting and editing our chart as we desire.

08

5. When we are editing our chart or the spreadsheet of the chart, we must be careful not to click anywhere outside those areas, because the editing will be deactivated and the chart will be shown as final. Although, if by mistake we click outside the required area we can double click on the chart in order to edit it or another way of activating again the chart is to, right click on our chart and from the shortcut menu to select the command Chart Object and at the right to choose the command Edit as we can see below.

09

6. Once we have finished editing the Chart, we just click outside in the blank area and continue to work on our document.

One more note: I am sure that everyone must have noticed on the Tab Insert and in the area Illustrations the command Chart.

10

The reason why we don’t use this command in order to visualize the data of the table is the following: If we use this command to create a chart, it will be created  with the use of Excel and it will be placed in the Word document Unfortunately though, Word does not create the chart according to the selected data in our table, but puts the chart in the first cell of the table, and as a result whatever data was in that cell will be deleted.

11

In further posts I will describe other ways of creating charts in documents of Word, so that our data will be updated automatically every time we change the data.

How to Enable or Disabled Name Auto Complete in Outlook 2010

Many times we type in an e-mail address in the fields To:, Cc:, Bcc:, we notice Outlook suggesting different addresses according to the letter that we have typed. This function to some people may seem very useful and to some very annoying. In the image below I have typed the letter c and straight away the suggested addresses appear where we just select with our mouse the name that we want to, and straight away the whole recipients address is imported to the according field that we had selected.

00

Further down I will describe how can we Enable or Disable the AutoComplete function:

1. Once I have started Outlook 2010, I select the File Tab, so we can go in backstage view and from the menu with the available options I select the Options command as shown in the image below.

01

2. Immediately the Outlook Options window appears, where on the left where all the categories are we should select the Mail category as we can see in the image below.

02

3. Once we have selected the Mail category from the Outlook Options window we navigate further down in the window until we locate the Send Messages category at the right of the window, where we should enable or disable the command Use Auto Complete List to suggest names when typing in the To, Cc and Bcc Lines”.  That’s just about it.

03

We also can clean the Auto-Complete list just by selecting the button Empty Auto-Complete List. Once we press the button a Warning Dialog Window will appear asking us whether we are sure or not to empty it, by clicking on the appropriate buttons Yes or No.

04

%d bloggers like this: