Monthly Archives: November 2011

Ομαδοποίηση Φύλλων Εργασιών Στο Excel 2010

Το χαρακτηριστικό της Ομαδοποίησης (Outline) μας επιτρέπει να ελέγχουμε το επίπεδο των λεπτομερειών που εμφανίζονται σε ένα πίνακα δεδομένων ή σε μία λίστα του φύλλου εργασίας. Αφού Ομαδοποιήσουμε έναν πίνακα ή μία λίστα, μπορούμε να συμπτύξουμε τον πίνακα όταν θελήσουμε να χρησιμοποιήσουμε ορισμένα επίπεδα των πληροφοριών, και με την ίδια ευκολία μπορούμε να αναπτύξουμε τον πίνακα ή την λίστα για να εμφανίσουμε διάφορα άλλα επίπεδα λεπτομερειών από τα δεδομένα μας.

Εάν έχουμε μια λίστα δεδομένων την οποία θέλουμε να ομαδοποιήσουμε και να συνοψίσουμε, μπορούμε να δημιουργήσουμε μία διάθρωση έως και οκτώ επίπεδα. Η λειτουργία της διάθρωσης χρησιμεύει για να εμφανίσουμε γρήγορα μια συνοπτική γραμμή ή συνοπτική στήλη, ή να για να εμφανίσουμε τις λεπτομέρειες των δεδομένων της κάθε ομάδας.

Δημιουργία Ομαδοποίησης

Για να δημιουργήσουμε μία ομαδοποίηση για τα δεδομένα ενός πίνακα, επιλέγουμε ένα κελί από τα δεδομένα μας που θέλουμε να ομαδοποιηθούν. Τότε μεταβαίνουμε στο Tab Δεδομένα (Data) και από την περιοχή της κορδέλας Περίγραμμα (Outline), επιλέγουμε την εντολή Ομαδοποίηση (Group), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε Αυτόματη Διάθρωση (Auto Outline).

01

Αμέσως τα δεδομένα του φύλλου εργασίας μας έχουν ομαδοποιηθεί όπως βλέπουμε και στην παρακάτω εικόνα.

02

Εξ’ ορισμού το Excel υποθέτει ότι οι συνοπτικές γραμμές στον πίνακα των δεδομένων είναι κάτω από τις λεπτομέρειες των δεδομένων, και οι συνοπτικές στήλες δεξιά από τις λεπτομέρειες των δεδομένων.

Εάν ωστόσο οι συνοπτικές γραμμές βρίσκονται από πάνω από τις λεπτομέρειες των δεδομένων, και οι συνοπτικές στήλες βρίσκονται στα αριστερά από τις λεπτομέρειες των δεδομένων του, το Excel ακόμα μπορεί να δημιουργήσει την ομαδοποίηση.

Απλώς επιλέγουμε το κάτω δεξιό βέλος που βρίσκεται στην περιοχή Περίγραμμα (Outline) του Tab Δεδομένα (Data) για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου εκκίνησης όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

03

Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings), απενεργοποιούμε τα κουμπιά ελέγχου δίπλα στις εντολές Συνοπτικές γραμμές κάτω από τις λεπτομέρειες (Summary rows below details) ή Συνοπτικές στήλες στα δεξιά των λεπτομερειών (Summary columns to right). Επίσης θα μπορούσαμε να κάνουμε το Excel να εφαρμόσει αυτόματα κάποια στυλ σε διαφορετικά επίπεδα της ομαδοποίησης ενεργοποιώντας το κουτί ελέγχου Αυτόματα Στυλ (Automatic Styles) και πατώντας στο κουμπί Δημιουργία (Create). Εάν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ μόνο το Excel θα κλείσει το παράθυρο διαλόγου και δεν θα ομαδοποιήσει τα δεδομένα μας.

04

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τα δεδομένα μας να έχουν ομαδοποιηθεί κατά γραμμή. Βλέπουμε ότι έχουμε δύο επίπεδα γραμμών, όπου είναι επιλεγμένο το επίπεδο 2. Επίσης βλέπουμε το σύμβολο της πρόσθεσης στο επίπεδο της Ανατολής, όπου δεν εμφανίζονται οι λεπτομέρειες των δεδομένων της Ανατολής όπως επίσης και το επίπεδο του Βορρά. Βλέπουμε το σύμβολο της αφαίρεσης στο επίπεδο της Δύσης και του Νότου όπου βλέπουμε τις λεπτομέρειες των δεδομένων τους. Εάν πατήσουμε στο σύμβολο της πρόσθεσης θα αναπτυχθούν και οι λεπτομέρειες των άλλων επιπέδων και αν πατήσουμε στο σύμβολο της αφαίρεσης θα συμπτυχθούν οι λεπτομέρειες των επιπέδων. Βλέπουμε ότι όταν είναι συμπτυγμένα τα επίπεδα το μόνο που εμφανίζεται στις λεπτομέρειες είναι το συνολικό ποσό του αντίστοιχου επιπέδου.

05

Πατώντας στο Επίπεδο Γραμμής 1, κρύβονται αυτόματα όλες οι λεπτομέρειες των δεδομένων μας και εμφανίζονται μόνο οι γραμμές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών. Πατώντας στο Επίπεδο Γραμμής 2, εμφανίζονται όλες οι λεπτομέρειες των δεδομένων μας μαζί με τις γραμμές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών

06

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τα δεδομένα μας να έχουν ομαδοποιηθεί κατά στήλη και τα σημεία της διάρθρωσης είναι οκτώ στο σύνολο.

07

Αυτόματο Στυλ Ομαδοποίησης

Όπως αναφέραμε και πιο μπροστά μπορούμε να ομαδοποιήσουμε τα δεδομένα μας χρησιμοποιώντας ένα Αυτόματο Στυλ (Automatic Styles) του Excel. Για να χρησιμοποιήσουμε ένα Αυτόματο Στυλ (Automatic Styles), θα πρέπει να εμφανίσουμε το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings), που βρίσκεται στην περιοχή Περίγραμμα (Outline) του Tab Δεδομένα (Data). Πριν το κάνουμε όμως παρατηρούμε τα δεδομένα της παρακάτω εικόνας. Έχουμε πληκτρολογήσει τις επικεφαλίδες των στηλών μας, έχουμε πληκτρολογήσει τα συνολικά ποσά της κάθε περιοχής από κάτω από τους μήνες. Καμία μορφοποίηση δεν έχει εφαρμοστεί στα δεδομένα μας έτσι ώστε να είναι πιο κατανοητά.

08

Εμφανίζουμε λοιπόν το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings) όπως αναφέραμε πιο πάνω και ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που αναγράφει Αυτόματα Στυλ (Automatic Styles).

09

Αφού το έχουμε ενεργοποιήσει πατάμε στο κουμπί Δημιουργία (Create) και αμέσως τα δεδομένα μας έχουν ομαδοποιηθεί αυτόματα με ένα Στυλ του Excel. Βλέπουμε τη διάθρωση των δεδομένων μας και οι περιοχές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών να έχει εφαρμοστεί η έντονη γραφή, όπου τώρα τα δεδομένα μας είναι πιο κατανοητά και ευανάγνωστα.

10

Κατάργηση Ομαδοποίησης

Για να καταργήσουμε μία ομαδοποίηση από το φύλλο εργασίας μας θα πρέπει να μεταφερθούμε στο Tab Δεδομένα (Data) της κορδέλας, και από την περιοχή Περίγραμμα (Outline) να πατήσουμε στην εντολή Κατάργηση Ομαδοποίησης (Ungroup) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να διαλέξουμε την εντολή Απαλοιφή Διάρθρωσης (Clear Outline) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

11

Η απαλοιφή της διάρθρωσης δεν επηρεάζει τα δεδομένα μας με κανέναν τρόπο. Επίσης δεν παίζει κανένα ρόλο εάν είχαμε συμπτύξει κάποιες γραμμές ή στήλες, απαλείφοντας την διάθρωση επανεμφανίζονται όλες οι κρυμμένες γραμμές και στήλες από τη λίστα δεδομένων μας.

Προσαρμοσμένες Προβολές Ομαδοποίησης

Από την στιγμή που έχουμε δημιουργήσει μία ομαδοποίηση για τα δεδομένα μας, μπορούμε να δημιουργήσουμε Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views) για τα διάφορα επίπεδα εμφάνισης της λίστας δεδομένων μας. Αντί λοιπόν να πατάμε συνέχεια στα εικονίδια της σύμπτυξης και ανάπτυξης της ομαδοποιημένης περιοχής για να εμφανίσουμε ή να αποκρύψουμε λεπτομέρειες μπορούμε να δημιουργήσουμε διάφορες προσαρμοσμένες προβολές για τις ανάγκες μας.

Για να δημιουργήσουμε μία προσαρμοσμένη προβολή μεταβαίνουμε στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή Προβολές Βιβλίου Εργασίας (Workbook Views) διαλέγουμε την εντολή Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views).

12

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views) όπου από την στιγμή που έχουμε κρύψει λεπτομέρειες από την ομαδοποιημένη περιοχή μας πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add).

13

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο Προσθήκη Προβολής (Add View) όπου πληκτρολογούμε το όνομα της προβολής στο πλαίσιο κειμένου και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

14

Πατώντας ΟΚ, κλείνει το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη Προβολής (Add View) και επιστρέφουμε στο φύλλο εργασίας μας.

Στην παρακάτω εικόνα έχουμε δημιουργήσει δύο ειδών προβολών, μία για τις περιοχές Ανατολή – Δύση, και μία για Βορράς – Νότος.

15

Όποτε θα επιλέγουμε την προβολή Ανατολή – Δύση και πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) θα εμφανίζονται οι λεπτομέρειες για αυτές τις περιοχές όπως εμφανίζεται παρακάτω.

16

Όποτε θα επιλέγουμε την προβολή Βορράς – Νότος και πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) θα εμφανίζονται οι λεπτομέρειες για αυτές τις περιοχές όπως εμφανίζεται παρακάτω.

17

Advertisements

Outlining Worksheets In Excel 2010

The Outline features let us control the level of details that will be shown in a data table or in a list of a worksheet. Once we have Outlined a table or a list, we can condense the table in order to show certain levels of information, and also easily expand the table or list to display various levels of data.

If we have a data list which we want to group and condense, we can create an outline up to eight different levels. The Outline feature helps us to show quickly a summary row or summary column, or to display all the data’s details for every group.

Creating An Outline

To create an Outline for the data of a table, we select a cell from where our data is and that we want to be grouped. Then we select the Data Tab and from the area of the ribbon named Outline, we select the command Group as we can see in the following image where from the drop down menu we select the command Auto Outline.

01

Straight away our data of the spreadsheet have been outlined as we can see in the image below.

02

Excel assumes that the summary rows in the data table are below their detailed data, and that the summary columns are to the right of the detailed data. If though, the summary rows are above and the summary columns are to the left, Excel can still build the outline

In order to do that we just select the right arrow that is in the corner of the Outline area of the Data tab, in order for the appropriate dialog box to appear as we can see in the image below.

03

In the window Settings that appears, we deactivate the check boxes next to the commands Summary Rows Below Detail or Summary Columns To Right. We could also make Excel to apply different styles to different levels of the outline by activating the check box Automatic Styles and pressing the Create button. If we press the OK button only Excel we close the dialog box and will not outline our data.

04

In the image below we see our data that have been grouped by line. We see that we have two level lines, and the one selected is level 2. We also notice the plus sign at the East area, which means that the details for the East area are not shown, as same with the North. We also see the minus sign at the levels of West and South where we can see the details of the data. If we press the plus symbol all the details of the other levels will expand and if we press the minus symbol all the details will condense. We also notice that when the details are condensed that only detail that appears is the summary amount of the each level.

05

By pressing on Level Line 1, automatically all the details of our data condense and only the lines that are about the summary amounts appear. By pressing the Level Line 2, all the details of our data expand with the summary lines.

06

In the image below we can see our data that have been outlined by column and the levels of the outline are eight.

07

Automatic Styles

As mentioned above, we can outline our data by using an Automatic Style. In order to use the Automatic Style, we must show the Settings dialog box, which is in the area Outline of the Data tab. Just before we do it, let’s take a look at the data of the image below. We have typed in the headings for our columns, we have typed in the summary amounts for each are below the months. No formatting has been applied to our data in order for them to be more understandable.

08

Then from the Settings dialog box as mentioned above we activate the Automatic Styles check box.

09

Once activated we press the Create button, and straight away our data has been outline with and Excel style. Now we see the outline of our data and that the area of the summary amounts of the areas has been applied with bold style. I believe now our data is more understandable are readable.

10

Ungroup

For us to ungroup an outline from our spreadsheet we must select the Data tab of and in the area of the ribbon named Outline we select the command Ungroup, and from the drop down menu to select the command Clear Outline as we can see in the image below.

11

Clearing the outline doesn’t affect our data in anyway. It also doesn’t matter if we have condensed or expand some rows or columns. By clearing the outline all the hidden rows and columns appear again.

Custom View

From the moment that we have created an outline for our data, we can create Custom Views in order on how the different levels of data to be shown. Instead of pressing the condense and expand button of our outlined area to show or to hide details we can create our own custom views for our needs.

For us to create a custom view we select the View Tab and in the area of the ribbon named Workbook Views we select the command Custom Views as shown below.

12

The Custom Views dialog box appears, and from the moment that we have hidden details from our outline area we press the Add button.

13

The Add View dialog box appears where we type in the name of the view in the Name text box area and press the OK button.

14

By pressing the OK button, the Add View dialog box closes and we return to our spreadsheet.

In the image below I have create two custom views, one for the areas East-West and one for the North-South.

15

When we select the East-West view and press on the Show button, the details for these areas will be shown as we can see below.

16

When we select the North-South view and press the Show button, the details for these areas will be shown as we can see below.

17

Υπερσύνδεσμοι Στο Excel

Ένα χαρακτηριστικό του Παγκόσμιου Ιστού είναι οι υπερσύνδεσμοι, δηλαδή οι συνδέσεις από ένα έγγραφο προς άλλα σημεία του ίδιου εγγράφου, ή σε άλλα αρχεία που βρίσκονται σε άλλο σημείο του δικτύου και όπου έχει πρόσβαση ο χρήστης. Στο Excel 2010, έχουμε το δικαίωμα να δημιουργήσουμε υπερσυνδέσμους που να οδηγούν σε άλλα κελιά ή φύλλα εργασίας του βιβλίου εργασίας. Ακόμα να δημιουργήσουμε συνδέσεις σε άλλα αρχεία του Office, ακόμα και να δημιουργήσουμε συνδέσεις που να οδηγούν στον Παγκόσμιο Ιστό, ή σε μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τέτοιες υπερσυνδέσεις μπορούν να τοποθετηθούν σε κείμενο, σε γραφικό ή σε κουμπιά. Το πιο σημαντικό στοιχείο των υπερσυνδέσεων είναι ότι φτάνουμε κατευθείαν στον προορισμό, κάνοντας ένα κλικ πάνω στο κείμενο ή στο κουμπί που έχει ανατεθεί.

Υπερσύνδεσμοι

Για να προσθέσουμε υπερσυνδέσμους σε ένα υπολογιστικό φύλλο, θα πρέπει να ορίσουμε δύο πράγματα:

✦ Το αντικείμενο στο οποίο θέλουμε να αγκυρώσουμε τη σύνδεση και στη συνέχεια κάνοντάς κλικ πάνω του για να το ενεργοποιήσουμε.

✦ Ο προορισμός στον οποίο η σύνδεση θα καταλήγει από την στιγμή που την ενεργοποιήσουμε.

Οι προορισμοί που μπορούμε να καθορίσουμε για συνδέσεις εντός του βιβλίου εργασίας μπορεί να είναι μία αναφορά κελιού, μία περιοχή κελιών ή ένα διαφορετικό φύλλο εργασίας.

Οι προορισμοί που μπορούμε να καθορίσουμε για υπερσυνδέσεις που μας οδηγούν εκτός του ίδιο βιβλίου εργασίας μπορεί να είναι ένα ήδη υπάρχον αρχείο οποιουδήποτε τύπου, μία διεύθυνση URL που θέλουμε να επισκεφτούμε όταν κάνουμε κλικ στον υπερσύνδεσμο. Μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη δημιουργία νέου μηνύματος όταν κάνουμε κλικ στον υπερσύνδεσμο. Τέλος για τη δημιουργία ενός καινούργιο αρχείου(Excel, Word, PowerPoint, κτλ.)

Υπερσύνδεσμοι: Θέση Μέσα Στο Έγγραφο

Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο στο κείμενο ενός κελιού ή ενός γραφικού ακολουθούμε τα τρία παρακάτω βήματα:

1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink).

2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink).

01

Διαλέγοντας την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσης (Insert Hyperlink).

02

Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to) διαλέγουμε Θέση μέσα στο έγγραφο (Place in this document).

Τότε στην περιοχή Πληκτρολογήστε την αναφορά του κελιού (Type the cell reference), πληκτρολογούμε το κελί προορισμού που θέλουμε να μεταβαίνουμε όταν ενεργοποιούμε τον υπερσύνδεσμο.

Ακριβώς από κάτω αναγράφει Επιλέξτε μια θέση σε αυτό το έγγραφο (Select a place in this document), όπου εμφανίζονται τα φύλλα εργασίας του βιβλίου εργασίας μας και τα ονόματα περιοχών που έχουμε ορίσει. Έχουμε το δικαίωμα να ορίσουμε μία άλλη θέση προορισμού του υπερσύνδεσμου εκτός του ενεργού φύλλου εργασίας.

Πατώντας στο κουμπί Συμβουλή Οθόνης (Screen Tip), ενεργοποιείται το πλαίσιο διαλόγου Ορισμός συμβουλής οθόνης για υπερ-σύνδεση (Set Hyperlink Screen Tip), όπου θα μπορούμε να πληκτρολογήσουμε μία περιγραφή της υπερσύνδεσης.

03

Δηλαδή κάθε φορά που περνάμε με το ποντίκι μας πάνω από την υπερσύνδεση θα εμφανίζεται και η συμβουλή της οθόνης.

3. Αφού ορίσουμε συμβουλή οθόνης πατάμε το πλήκτρο ΟΚ, και αφού έχουμε καθορίσει το σημείο προορισμού της υπερσύνδεσης πατάμε στο πλήκτρο ΟΚ. Όταν επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας θα δούμε ότι το κείμενο του επιλεγμένου κελιού έχει γίνει μπλε μαζί με μία υπογράμμιση. Καθώς μεταβαίνουμε εκεί με το ποντίκι μας το βέλος μας παίρνει τη μορφή χεριού και εμφανίζεται και η συμβουλή οθόνης που είχαμε πληκτρολογήσει.

05

Αφού έχουμε μεταβεί πάνω στην υπερσύνδεση, ένα αριστερό κλικ του ποντικιού μας φτάνει για να μεταβούμε στον προορισμό της υπερσύνδεσης.

Υπερσύνδεσμοι: Υπάρχον Αρχείο Ή Ιστοσελίδα

Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο σε ένα υπάρχον αρχείο η ιστοσελίδα κάνουμε τα εξής:

1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink).

2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink).

06

3. Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to), βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένο Υπάρχον αρχείο ή ιστοσελίδα (Existing file or web page).

3a. Για υπάρχον αρχείο, μπορούμε να πατήσουμε στο βέλος δεξιά της εντολής Διερεύνηση σε: (Look in) για να πλοηγηθούμε σε άλλο μέρος του υπολογιστή μας. Στην παραπάνω εικόνα βλέπουμε ότι είναι επιλεγμένη η επιφάνεια εργασίας, και ακριβώς από κάτω βλέπουμε όλα τα αρχεία ανεξαρτήτως τύπου που βρίσκονται εκεί. Δεν έχει παρά να διαλέξουμε σε ποιο αρχείο θέλουμε να καταλήγει ο υπερσύνδεσμος και πατάμε ΟΚ.

3b. Για ιστοσελίδα, στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης (Insert Hyperlink) και στην περιοχή Διεύθυνση (Address), πληκτρολογούμε τη διεύθυνση URL, που θέλουμε να καταλήγει ο υπερσύνδεσμος και πατάμε ΟΚ.

Έχουμε τη δυνατότητα και εδώ να χρησιμοποιήσουμε τη Συμβουλή Οθόνης (Screen Tip) εάν το επιθυμούμε.

Για να ενεργοποιήσουμε τον υπερσύνδεσμο ακολουθούμε τα ίδια βήματα που περιγράψαμε για την εισαγωγή υπερσύνδεσης σε θέση μέσα στο έγγραφο. Η διαφορά θα είναι ότι εάν εισάγαμε υπερσύνδεση σε υπάρχον αρχείο, όταν το ενεργοποιήσουμε θα ανοίξει εκείνο το αρχείο, και εάν εισάγαμε υπερσύνδεση σε διεύθυνση του παγκόσμιο ιστού θα μεταβούμε στη διεύθυνση που είχαμε καταχωρίσει όταν το ενεργοποιήσουμε.

Υπερσύνδεσμοι: Δημιουργία Νέου Εγγράφου

Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο έτσι ώστε να δημιουργηθεί ένα νέο έγγραφο κάνουμε τα εξής:

1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink).

2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink).

07

3. Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to), βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένο Δημιουργία νέου εγγράφου (Create New Document).

4. Στο πλαίσιο κειμένου κάτω από Όνομα του νέου εγγράφου (Name of new document), πληκτρολογούμε το όνομα που θέλουμε για το νέο μας έγγραφο. Εάν πατήσουμε στο κουμπί Αλλαγή (Change), έχουμε τη δυνατότητα να καθορίσουμε τη θέση που θα έχει το νέο μας έγγραφο (στην παραπάνω εικόνα η θέση του αρχείου θα βρίσκεται στην επιφάνεια εργασίας). Στην περιοχή Χρόνος επεξεργασίας (When to edit), μπορούμε να διαλέξουμε εάν θέλουμε να κάνουμε την επεξεργασία του νέου εγγράφου αργότερα ή τώρα ενεργοποιώντας αντίστοιχα τα κουμπιά ελέγχου τους. Όταν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, αμέσως δημιουργείται ένα νέο κενό βιβλίο εργασίας του Excel.

Για την συμβουλή της οθόνης και για να ενεργοποιήσουμε τον υπερσύνδεσμο ισχύει ότι έχουμε αναφέρει και προηγουμένως.

Υπερσύνδεσμοι: Διεύθυνση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο που να μας οδηγεί σε μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνουμε τα εξής:

1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink).

2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink).

08

3. Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to), βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένο Διεύθυνση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (E-mail Address).

4. Στο πλαίσιο κειμένου κάτω από Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (E-mail Address), πληκτρολογούμε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη. Στο πλαίσιο κειμένου κάτω από Θέμα (Subject), πληκτρολογούμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται στο θέμα του ηλεκτρονικού μας μηνύματος.

Όταν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, και ενεργοποιήσουμε την υπερσύνδεση δημιουργείται ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη διεύθυνση του παραλήπτη στο πεδίο Προς: (To), και το κείμενο που είχαμε αναγράψει στο πεδίο Θέμα (Subject) να εμφανίζεται στο αντίστοιχο πεδίο.

09

Για την συμβουλή της οθόνης και για να ενεργοποιήσουμε τον υπερσύνδεσμο ισχύει ότι έχουμε αναφέρει και προηγουμένως.

Υπερσύνδεσμοι: Επεξεργασία

Για να επεξεργαστούμε έναν υπερσύνδεσμο, σε περίπτωση που έχουμε κάνει κάτι λάθος, ή θέλουμε να τον αλλάξουμε ο πιο εύκολος τρόπος για να το κάνουμε είναι να μεταβούμε με το ποντίκι μας πάνω από το κελί που περιέχει τον υπερσύνδεσμο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης. Από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται διαλέγουμε την εντολή Επεξεργασία Υπερσύνδεσης (Edit Hyperlink), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

10

Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία Υπερσύνδεσης (Edit Hyperlink), από το οποίο μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε.

12

Υπερσύνδεσμοι: Κατάργηση

Στην περίπτωση που θέλουμε να καταργήσουμε μία υπερσύνδεση, ο πιο εύκολος τρόπος για να το κάνουμε είναι να μεταβούμε με το ποντίκι μας πάνω από το κελί που περιέχει τον υπερσύνδεσμο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης. Από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται διαλέγουμε την εντολή Κατάργηση Υπερσύνδεσης (Remove Hyperlink), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

11

Αμέσως η υπερσύνδεση έχει καταργηθεί από το κελί.

Άλλος τρόπος για να καταργήσουμε μία υπερσύνδεση είναι να διαλέξουμε την εντολή Επεξεργασία Υπερσύνδεσης (Edit Hyperlink), και από το πλαίσιο διαλόγου να διαλέξουμε την εντολή στο κάτω δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου που αναφέρει Κατάργηση Υπερσύνδεσης (Remove Hyperlink).

13

Συνάρτηση HYPERLINK

Αντί να χρησιμοποιούμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink), που βρίσκεται στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την συνάρτηση Hyperlink για να δημιουργήσουμε έναν υπερσύνδεσμο. Η συνάρτηση Hyperlink βρίσκεται στην κατηγορία Αναζήτηση & Αναφορά (Lookup & Reference) ττης περιοχής της κορδέλας Βιβλιοθήκη Συναρτήσεων (Function Library) του Tab Συναρτήσεις (Functions). Δεν μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την συνάρτηση αυτή σε γραφικό ή σε αντικείμενο.

Η συνάρτηση HYPERLINK χρησιμοποιεί τα ακόλουθα ορίσματα:

HYPERLINK(Τοποθεσία_σύνδεσης,[Φιλικό_όνομα])

HYPERLINK(link_location,[friendly_name])

14

Στην Τοποθεσία_σύνδεσης (link_location), καθορίζουμε το όνομα του εγγράφου για να το ανοίξουμε από τον σκληρό μας δίσκο, σε έναν διακομιστή δικτύου, ή σε μία διεύθυνση URL του Παγκόσμιο Ιστού. Το Φιλικό_όνομα (Friendly_name), είναι το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται στο κελί όταν εισάγουμε την συνάρτηση

Εάν παραβλέψουμε αυτό το όρισμα, το Excel εμφανίζει το κείμενο που καταχωρίσαμε στο όρισμα Τοποθεσία_σύνδεσης (Link_location).

Ένα παράδειγμα συνάρτησης Hyperlink που θα μπορούσαμε να καταχωρίσουμε είναι και το ακόλουθο:

=HYPERLINK(“http://www.systemplus.gr”,”Επίσημο Κέντρο Τεχνικής Εκπαίδευσης”)

15

Hyperlinks In Excel

In Excel, we have the opportunity to create hyperlinks that lead us to other cells or spreadsheets. We can also create links to other Office files, even to create links that lead us to the Web or to an E-mail address. Links as these can be placed on text, on buttons or images. The most important thing with the links is that with just one click of the button we have reached our destination.

Hyperlinks

To add Hyperlinks to a spreadsheet we must define two things:

  • The object that we want to add the connection and then by clicking on it to activate the link.
  • The destination where the link would lead from the moment that we activate it.

The destinations that the hyperlink would lead in a workbook, can be a cell reference, a cell area or a different spreadsheet.

The destinations that the hyperlink would lead outside of a workbook, can be an existing file (any sort) that we want it to open when the link is activated. An url address from a webpage that we want to visit by clicking the link. An e-mail address for a new message that will be created and last a link that will create a new file (Excel, Word, PowerPoint etc.).

Hyperlinks: Place in this Document

To add a hyperlink in the text of a cell or on a graphic we must follow the next steps:

We select the cell or graphic that we want to add the hyperlink. Then we choose the Insert Tab and from the area of the ribbon named Links we select the command Hyperlink as we can see in the image below.

01

Once selected the Insert Hyperlink window appears as shown below.

02

In the area below of the Link To: we select Place In This Document. Then in the area Type The Cell Reference we select the cell destination that we want the link to lead us to.

In the area of the window where it is named Or Select A Place In This Document, the other spreadsheets of the workbook appear as long with the defined names, which can also be chosen.

By selecting the Screen Tip button the Set Hyperlink Screen Tip window appears, where we can type in a description of our hyperlink, so every time we move with our mouse on top of the hyperlink the Screen Tip will appear.

03

Once we have typed in the Screen tip text we press the OK button, and once we have defined our destination for our hyperlink we press the OK button. When we return to our spreadsheet we will see that the text of our cell is blue with an underline. Once we move there with our mouse our arrow pointer changes shape into a hand, indicating that there is a link there and the screen tip text appears.

05 (2)

Once we have moved on top of our hyperlink, one left click with our mouse will activate the hyperlink and we will reach our destination.

Hyperlinks: Existing File Or Web Page

To add a hyperlink to an Existing File or Web Page we must follow the next steps:

We select the cell or graphic that we want to add the hyperlink. Then we choose the Insert Tab and from the area of the ribbon named Links we select the command Hyperlink as we can see in the image below.

Once selected the Insert Hyperlink window appears as shown below.

04

In the area below of the Link To: we select Existing File Or Web Page. For an existing file we select the arrow at the right of the command Look In:, in order to navigate to another place of our computer as shown in the image above. We just choose the file, no matter its location and then press the OK button.

For a webpage, at the bottom of the Insert Hyperlink window and in the area Address, we type in the URL address that we want our link to lead to and press the OK button.

Here also we can use the Screen Tip if we want to. To activate the hyperlink we follow the same steps as described above. The difference is that when we added the hyperlink to an existing file that file will open once activated, and if we added the hyperlink to an Url address, once the link is activated we will visit the webpage automatically.

Hyperlink: Create New Document

To add a hyperlink in order for a new document to be created we must follow the next steps:

We select the cell or graphic that we want to add the hyperlink. Then we choose the Insert Tab and from the area of the ribbon named Links we select the command Hyperlink as we can see in the image below.

Once selected the Insert Hyperlink window appears as shown below.

05

In the area below of the Link To: we select Create New Document. In the text area Name Of New Document, we type in the name of our new document. If we press the Change button we can define a different location for our new document. In the When To Edit location, we can either select Edit The New Document Later or Edit The New Document Now, where we define when we want to edit the document by selecting the appropriate check box. Once we have defined everything we select the OK button in order to return to our spreadsheet. When the hyperlink is activated a New Excel Workbook is created, or depending on the extension that we have typed the new file will be created. For example if we had typed *.docx a new Word document will be created.

Hyperlink: E-mail Address

To add a hyperlink in order for an E-mail message to be created we must follow the next steps:

We select the cell or graphic that we want to add the hyperlink. Then we choose the Insert Tab and from the area of the ribbon named Links we select the command Hyperlink as we can see in the image below.

Once selected the Insert Hyperlink window appears as shown below.

06

In the area below of the Link To: we select E-mail Address. In the text area named E-Mail Address we type in the recipients email address. In the area below the Subject text box we type in the text we want to appear as the subject of our message. Once finished we press the OK button and when the hyperlink is activated a new E-mail message is created and in the area of To: of the message the recipients email address is there as long with the Subject text.

07

Hyperlinks: Edit

To edit a hyperlink just in case we have done something wrong, or we want to change it the easiest way is to navigate with our mouse on top of the link and to do a right click with our mouse, and from the shortcut menu that appears we select the command Edit Hyperlink as shown below.

08

The Edit Hyperlink window appears where we can do the adjustments that we want to.

09

Hyperlink: Remove

If we want to remove a hyperlink, the easiest way is to navigate with our mouse on top of the link and to do a right click with our mouse, and from the shortcut menu that appears to select the command Remove Hyperlink as shown below.

10

The hyperlink has been removed from our cell.

Another way to remove our hyperlink is to select the Edit Hyperlink command and from the window that appears and from the bottom right area of the window to select the command Remove Link as we can see in the image below.

11

HYPERLINK Function

Instead of using the Hyperlink command that is located at the Insert Tab of the ribbon, we can use the Hyperlink function. The Hyperlink function is located at the Functions Tab, and in the area of the ribbon named Function Library we select the Lookup & Reference category in order to find ti. We cannot use this function on an object.

The Hyperlink function uses the following arguments:

HYPERLINK(link_location,[friendly_name])

12

In the Link_location area we define the path and file name to the document to be opened on our hard drive, to a network server or to the Internet. In the area Friendly_name we type in the text that we want to appear.

An Hyperlink function example that we could use is the following:

=HYPERLINK(“http://www.systemplus.gr”,”Επίσημο Κέντρο Τεχνικής Εκπαίδευσης”)

15

Αποθήκευση Προσαρμοσμένου Γραφήματος Ως Πρότυπο

Έχουμε δημιουργήσει ένα γράφημα με πολύ κόπο και χρόνο. Το έχουμε επεξεργαστεί το έχουμε μορφοποιήσει, το έχουμε κάνει σχεδόν τέλειο. Τι γίνεται όμως όταν θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα καινούργιο γράφημα το οποίο να βασίζεται σε αυτό το “Τέλειο” γράφημα. Με το Excel έχουμε τη δυνατότητα να αποθηκεύσουμε τον προσαρμοσμένο τύπο γραφήματος που δημιουργήσαμε έτσι ώστε να μπορέσουμε να τον χρησιμοποιήσουμε πάλι αλλά αυτή τη φορά με διαφορετικά δεδομένα, χωρίς να χρειάζεται να επαναλαμβάνουμε όλα τα βήματα για να φτάσουμε στην τελική του μορφή. Με το Excel η διαδικασία είναι πολύ απλή, γιατί έχουμε το δικαίωμα να αποθηκεύσουμε το γράφημά μας σαν πρότυπο.

Για να αποθηκεύσουμε λοιπόν ένα γράφημα ως πρότυπο θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα επόμενα βήματα.

1. Να επιλέξουμε το γράφημα που βρίσκεται στο φύλλο εργασίας μας, ή να κάνουμε κλικ στην καρτέλα του σε περίπτωση που καταλαμβάνει ένα φύλλο εργασίας από μόνο του.

2. Αμέσως ενεργοποιείται το Tab Εργαλεία Γραφήματος (Chart Tools), όπου πρέπει να επιλέξουμε το δευτερεύον Tab Σχεδίαση (Design). Έπειτα στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Τύπος (Type) επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Ως Προτύπου (Save As Template) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Προτύπου Γραφήματος (Save Chart Template). Το πρόγραμμα αυτόματα μας προτείνει ως όνομα αρχείου Γράφημα1.crtx, και τύπο αρχείου .crtx, (όπου crtx σημαίνει Chart Template Files-Αρχείο Προτύπου Γραφήματος) και προεπιλεγμένο φάκελο αποθήκευσης τον φάκελο Charts μέσα στον φάκελο Προτύπων της Microsoft.

02

3. Πληκτρολογούμε ένα όνομα αρχείου για το πρότυπο γραφήματος χωρίς να διαγράψουμε την επέκταση .crtx.

4. Πατάμε στο κουμπί της Αποθήκευσης (Save) για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Προτύπου Γραφήματος (Save Chart Template).

Αφού έχουμε δημιουργήσει ένα προσαρμοσμένο πρότυπο γραφήματος με αυτήν την διαδικασία, θα μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε το πρότυπο γραφήματος οποιαδήποτε στιγμή το θελήσουμε για να δημιουργήσουμε ένα νέο γράφημα ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέγουμε τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας μας που θέλουμε να απεικονίσουμε σε ένα νέο γράφημα που θα βασίζεται στο πρότυπο γραφήματος.

2. Κάνουμε κλικ στο κουμπί Παράθυρο Διαλόγου Εκκίνησης που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία της περιοχής Γραφήματα (Charts) που βρίσκεται στο Tab Εισαγωγή (Insert), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα:

03

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Γραφήματος (Create Chart).

3. Από το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Γραφήματος (Create Chart) όπου εμφανίζονται όλες οι κατηγορίες των γραφημάτων, επιλέγουμε την κατηγορία Πρότυπα (Templates).

04

Από την κατηγορία Πρότυπα (Templates) στην περιοχή πλοήγησης στα δεξιά εμφανίζεται η μικρογραφία των προτύπων γραφημάτων που έχουμε δημιουργήσει. Σε περίπτωση που έχουμε δημιουργήσει πολλά πρότυπα γραφημάτων, και ο μόνος τρόπος για να ξέρουμε ποιο θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε, πλοηγούμαστε με το ποντίκι μας πάνω από τις μικρογραφίες των γραφημάτων και αμέσως εμφανίζεται το όνομά του. Καλό θα ήταν λοιπόν να χρησιμοποιούμε κατάλληλα ονόματα για τα πρότυπα γραφημάτων.

05

4. Επιλέγουμε την μικρογραφία του προτύπου γραφήματος και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Την στιγμή που θα πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, το Excel εφαρμόζει τη διάταξη και όλες τις μορφοποιήσεις που είχαν αποθηκευτεί στο πρότυπο γραφήματος στο νέο γράφημα που μόλις δημιουργήθηκε με τα νέα δεδομένα που είχαμε επιλέξει.

Εάν θελήσουμε να διαγράψουμε ή να μετονομάσουμε κάποια πρότυπα γραφημάτων τα οποία έχουμε δημιουργήσει στο παρελθόν, θα πρέπει να ξεκινήσουμε την διαδικασία εισαγωγής γραφήματος και από το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου βρίσκεται η εντολή Διαχείριση Προτύπων (Manage Templates).

06

Εφόσον διαλέξουμε την εντολή αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο όπου είναι αποθηκευμένα όλα τα γραφήματά μας που είχαμε αποθηκεύσει σαν Πρότυπα (Template). Εδώ μπορούμε να διαγράψουμε, να μετονομάσουμε ή οτιδήποτε άλλο θελήσουμε να κάνουμε στα γραφήματά μας.

07

How To Save A Chart As A Template

We have just created a chart which we spent a lot of time and effort. We have edited it, modified it, to make it almost perfect. What happens though when we want to create a new chart which is based on the “Perfect” chart? With Excel we have the possibility to save the chart type in order to be used again in the future but with different data, without having to repeat the same steps over and over again until we reach to the final. With Excel the procedure is quite simple, because we can save our chart as a template.

In order for us to save our chart as a template we must follow the steps described below:

1. We must select the chart that is in our spreadsheet or to click on the sheet just in case our chart takes over a whole sheet.

2. Once selected the Chart Tools Tab appears, where we must select the secondary Tab named Design. Then from the area of the ribbon named Type we must select the command Save As Template as shown in the image below.

01

The Save Chart Template window appears where the program suggests as file name Chart1.crtx and extension type .crtx (where crtx means Chart Template Files) and predefined folder for saving the chart the Microsoft Template Chart Folder.

02

3. We type in a name for a chart template with deleting the extension .crtx.

4. Then we press the Save button in order to close the Save Chart Template window.

Once we have save a chart as a template following this procedure, we can use the template anytime we want to create a new chart based on it following the steps:

1. We select the data in our spreadsheet that we want to represent with a new chart that will be based on our chart template.

2. Then we select the Insert Tab, and from the area of the ribbon named Chart we must select the arrow at the bottom right of the area as shown in the image below.

03

3. The Create Chart window appears, where on the left of the window we can see all the categories of charts and at the top we can see the category Templates which we must select.

04

From the category Templates in the navigation area at the right we can see the miniatures of all the chart templates that we have created. If we have created many of them, the only way to know which one we want to use is to navigate across it with our mouse on top of it, and straight away the name of it appears. It will be useful then to give to our charts appropriate names in order to define them.

05

4. We select the chart that we want and then press the OK button.

The moment we press the OK button, Excel applies the layout and all the modifications that were save to the chart template to our new chart that has been created with the new data.

If we want to delete or rename some chart templates that we have created previously, we must follow the same steps in order to create a chart and from the Insert Chart window at the bottom left corner we must select the command Manage Templates.

06

Once the command is select the predefined folder window appears where all our saved templates appear. In this folder we can rename, delete or do whatever necessary needed.

07

%d bloggers like this: