Monthly Archives: January 2012

How To Insert Page Breaks And Section Breaks

Πώς να Εισάγουμε Αλλαγές Σελίδων και Αλλαγές Ενοτήτων

Πολλές φορές καθώς έχουμε πληκτρολογήσει το έγγραφό μας, θέλουμε να ξεκινήσουμε μία καινούργια σελίδα για να συνεχίσουμε την πληκτρολόγηση. Πολλοί από εμάς για να δημιουργήσουμε μία νέα κενή σελίδα πατάμε το πλήκτρο Enter μέχρι που να εμφανιστεί μία νέα κενή σελίδα. Λάθος.

Για αυτό το Word μας παρέχει την δυνατότητα αλλαγών σελίδας καθώς και αλλαγών ενοτήτων. Τα χρησιμοποιούμε για να αλλάξουμε τη διάταξη του εγγράφου καθώς και τη μορφοποίηση του.

Για να δημιουργήσουμε μία Αλλαγή Σελίδας (Page Break), τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας στο τέλος της παραγράφου του εγγράφου μας και επιλέγουμε το tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Σελίδες (Pages) επιλέγουμε την εντολή Αλλαγή Σελίδας (Page Break) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο σημείο που βρίσκεται ο εισαγωγέας μας, είναι το σημείο όπου τελειώνει η σελίδα και ξεκινάει η επόμενη σελίδα.

01

Μία νέα κενή σελίδα έχει εισαχθεί στο έγγραφό μας. Ένας άλλος γρήγορος τρόπος για να εισάγουμε μία Αλλαγή Σελίδας (Page Break) είναι να πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl και Enter.

Η αλλαγή σελίδας στο έγγραφό μας εμφανίζεται όπως στην παρακάτω εικόνα:

01a

Έχουμε και άλλες Αλλαγές (Breaks) που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε στο έγγραφό μας. Για να εντοπίσουμε όλες τις υπόλοιπες Αλλαγές Σελίδας (Page Break) και Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks) θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Διαμόρφωση Σελίδας (Page Setup) επιλέγουμε την εντολή Αλλαγές (Breaks) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα:

02

Μόλις εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού, βλέπουμε ότι και από μπορούμε να εισάγουμε μία Αλλαγή Σελίδας (Page Break) όπως περιγράψαμε και παραπάνω. Επίσης μπορούμε να εισάγουμε τα εξής:

Αλλαγή Στήλης (Column Break): Υποθέτουμε ότι έχουμε μορφοποιήσει το έγγραφό μας σε Στήλες (Columns), και θέλουμε να εισάγουμε μία Αλλαγή Στήλης (Column Break) έτσι ώστε το κείμενο μετά την αλλαγή στήλης θα ξεκινήσει στην επόμενη στήλη.

03

Αναδίπλωση Κειμένου (Text Wrapping Break): Υποθέτουμε ότι έχουμε μία ιστοσελίδα με αντικείμενα, η εντολή Αλλαγή Αναδίπλωσης Κειμένου (Break Wrap Text) θα διαχωρίσει το κείμενο γύρω από το αντικείμενο, όπως για παράδειγμα το κείμενο μίας λεζάντας του αντικειμένου από το κυρίως κείμενο.

04

Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks):

Από το πτυσσόμενο μενού των Αλλαγών (Breaks) μπορούμε επίσης να εισάγουμε Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks). Μπορούμε να χωρίσουμε το έγγραφό μας σε κεφάλαια με τη χρήση των Αλλαγών Ενοτήτων (Section Breaks), όπως επίσης να δημιουργήσουμε διαφορετικές Κεφαλίδες και Υποσέλιδα (Headers & Footers). Για να δούμε τι διαθέσιμες Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks) έχουμε:

04aa

Επόμενη Σελίδα (Next Page): Είναι σημαντικό όταν δουλεύουμε με κεφαλίδες, υποσέλιδα και άλλες μορφοποιήσεις. Εισάγει αλλαγή ενότητας Επόμενη Σελίδα (Next Page) , που σημαίνει ότι τελειώνει μία ενότητα του εγγράφου και ξεκινάει μία νέα ενότητα εισάγοντας μία νέα σελίδας. Χρήσιμη εντολή για διαφορετικές κεφαλίδες και υποσέλιδα.

04a

Συνεχόμενη (Continuous): Κάνει το ίδια με την Αλλαγή Ενότητας Επόμενη Σελίδα (Next Page Section Break) αλλά δεν ξεκινάει την νέα ενότητα με την προσθήκη νέας σελίδας.

05

Ζυγή Σελίδα (Even Page): Εισάγει μία αλλαγή ενότητας και ξεκινάει την νέα ενότητα στην επόμενη ζυγή σελίδα.

06

Μονή Σελίδα (Odd Page): Εισάγει μία αλλαγή ενότητας και ξεκινάει την νέα ενότητα στην επόμενη μονή σελίδα.

07

Ο λόγος που χρησιμοποιούμε Ζυγές (Even) και Μονές (Odd) Αλλαγές Ενοτήτων (Section Breaks), είναι ότι είναι πολύ χρήσιμο όταν θέλουμε να εκτυπώσουμε ένα φυλλάδιο, έντυπο. Για παράδειγμα γράφουμε ένα βιβλίο και θέλουμε όλα τα κεφάλαια να ξεκινούν από το δεξιό μέρος της σελίδας όταν κάποιος το διαβάζει.

Γι α να εμφανιστούν όλοι οι Μη Εκτυπώσιμοι Χαρακτήρες (Non Printing Characters), θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί Εμφάνιση/Απόκρυψη (Show/Hide), που βρίσκεται στο tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράγραφος (Paragraph) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Με τον ίδιο τρόπο το απενεργοποιούμε.

08

Advertisements

How To Insert Page Breaks And Section Breaks

Many times we have finished typing in our document and we want to start a new page in order to continue typing. Many people in order to move to a new page start pressing the Enter button until they see a new page appear. Wrong.

That’s why Word provides us with Page Breaks and Section Breaks. We use them in order to change the  layout or format changes in a document.

To simply create a Page Break, we move our cursor to the end of the last paragraph of our document and then we select the Insert tab and from the area of the ribbon named Pages we select the command Page Break as we can see in the image below. Where the insertion point is, that is where the page ends and the next page begins.

01

A new blank page has been inserted in our document. Another quick way of inserting a page break is to press the Ctrl and Enter button.

The Page Break appears like the following image in our document:

02

We also have a couple of more breaks that we can use in our document. In order to locate all the page breaks and section breaks we must select the Page Layout tab and from the area of the ribbon named Page Setup we select the command Breaks as we can see in the image below:

03

Once the drop down menu appears, we see that we can insert a Page Break as described above. We can also insert the following:

Column Break: Assuming that we have formatted our document into columns and we want to insert a column break in order for the text following the column break to begin in the next column as we can see in the image below.

03a

Text Wrapping Break: Assuming that we have a web page with objects, this command will separate the text around the objects, such as caption text from the body text.

04

Section Breaks

From the drop down menu of the Breaks command we can also insert Section Breaks in our document. We can separate our document into chapters by using Section Breaks. Let’s see what available Section Breaks that we can use are:

03b

Next Page: This is very important when we are working with headers, footers and other page formatting. It inserts a Next Page Section Break, which means it ends one section of our document and begins a new section by adding a new page. It is very useful for different headers and footers.

06

Continuous: It works the same as the Next Page Section Break but it doesn’t begin the new section by adding a page.

07

Even Page: It inserts a section break and begins the new section on the next even-numbered page

08

Odd Page: It inserts a section break and begins the new section on the next odd-numbered page

09

The reason for using Odd and Even page breaks, is that it is very helpful when we are printing a booklet, for example we are writing a book and we want all the chapters to begin on the right hand page when someone is reading it.

For all the non printing characters to appear we must activate the Show/Hide button which is located on the Home tab and in the area of the ribbon named Paragraphs we select the command Show/Hide as shown in the image below. The same way we de-activate it.

10

Functions In A Word Table

Συναρτήσεις Σε Πίνακα Του Word

Πολλές φορές έχουμε δημιουργήσει έναν πίνακα στο Word το οποίο απεικονίζει αριθμητικά δεδομένα, και στο τέλος της στήλης ή της γραμμής θέλουμε να απεικονίσουμε τα συνολικά δεδομένα της αντίστοιχης στήλης ή γραμμής. Αυτό που πολλοί κάνουν είναι να ξεκινήσουν την εφαρμογή της Αριθμομηχανής (Calculator), εκτελούν τις πράξεις εκεί και έπειτα καταχωρούν το αποτέλεσμα στο αντίστοιχο κελί του πίνακα του Word.

Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν τα αριθμητικά δεδομένα του πίνακα; Ξαναρχίζουμε τις πράξεις με την Αριθμομηχανή (Calculator);

Στο Word έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν Τύπο (Formula) που θα εκτελεί υπολογισμούς στο κελί του πίνακα.

Για να δημιουργήσουμε έναν τύπο μέσα σε έναν πίνακα θα πρέπει ο εισαγωγέας μας να βρίσκεται στο κελί που θέλουμε να εμφανίσουμε το αποτέλεσμα.

01a

Για παράδειγμα τοποθετώ τον εισαγωγέα μου στο τελευταίο κελί της δεύτερης στήλης, και θέλω να αθροίσω τα δύο κελιά που βρίσκονται πάνω από το κελί και που αφορούν τα δεδομένα των Προϊόντων Α και Β που αφορούν το Α’ Τρίμηνο.

Από τη στιγμή που ο εισαγωγέας μας είναι μέσα στο κελί του πίνακα, ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Πίνακα (Table Tools) όπου επιλέγουμε το Tab Διάταξη (Layout). Έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Δεδομένα (Data) επιλέγουμε την εντολή Τύπος (Formula) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Τύπος (Formula), όπως παρατηρούμε και στην παρακάτω εικόνα. Το Word γνωρίζει ότι ο εισαγωγέας βρίσκεται στο τελευταίο κελί της στήλης, γνωρίζει ότι βρίσκονται αριθμητικά δεδομένα στα από πάνω κελιά και υποθέτει ότι θέλουμε να τα προσθέσουμε και γι’ αυτό εμφανίζει τον τύπο =SUM(ABOVE) (δηλαδή =Άθροισμα(Από Επάνω).

03

Εάν βρισκόμασταν στο τέλος της γραμμής θα υπέθετε ότι θα θέλουμε να προστεθούν τα δεδομένα που βρίσκονται από αριστερά και θα εμφάνιζε τον τύπο =SUM(LEFT) (=Άθροισμα(Αριστερά) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

04

Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της περιοχής Μορφή Αριθμών (Format Numbers), μπορούμε να επιλέξουμε το είδος της μορφοποίησης που θα έχει το αποτέλεσμα του τύπου, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05

Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της εντολής Επικόλληση Συνάρτησης (Paste Function), μπορούμε να καθορίσουμε τον τύπο της συνάρτησης που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Οι συναρτήσεις που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε σε έναν πίνακα του Word είναι αρκετές όπως μπορούμε να δούμε και στις παρακάτω εικόνες.

06

07

08

Αφού έχουμε κάνει όλες τις ρυθμίσεις πατάμε στο κουμπί ΟΚ του παραθύρου διαλόγου Τύπος (Formula) και αμέσως το αποτέλεσμα του τύπου εμφανίζεται στο κελί. Το Word εισάγει το πεδίο στο κελί και εκτελεί την πράξη, σε αυτήν την περίπτωση το άθροισμα και το εμφανίζει στο κελί.

Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν κάποιες τιμές στον πίνακά μας;

Οι πίνακες στο Word μπορεί να μοιάζουν με υπολογιστικά φύλλα, αλλά δεν επαναϋπολογίζουν τους τύπους όταν επεξεργαζόμαστε κελιά. Θα πρέπει λοιπόν να ενημερώσουμε τα πεδία των τύπων με έναν από τους ακόλουθους τρόπους κάθε φορά που τροποποιούμε μία τιμή στον πίνακα.

Αυτό που πρέπει να κάνουμε λοιπόν για να ενημερώσουμε το πεδίο με την τιμή είναι το εξής:

Να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας οπουδήποτε μέσα στο πεδίο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης όπου επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση Πεδίου (Update Field) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Το πεδίο ενημερώνεται κατευθείαν.

09

Μπορούμε επίσης να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας στο κελί που βρίσκεται το πεδίο και να πατήσουμε το πλήκτρο F9.

Είτε με τον έναν τρόπο είτε με τον άλλο το πεδίο θα ενημερωθεί σύμφωνα με τις αλλαγές.

Functions In A Word Table

Many times we find ourselves creating a Table in Word, which represents values, and at the end of the column or row we want to illustrate the overall value of the corresponding column or row. What most people do is to start the Calculator, perform the math there, and then input the result to the corresponding cell of the table.

What happens though when the values in our table changes? Do we use the Calculator all over again?

In Word we have the advantage of creating a Formula, which will execute all the calculations in the cell of the table.

To create a formula in a table we must be sure that our cursor is in the cell that we want the result to appear.

01a

For example, the cursor is located in the last cell of the second column, and we want to sum the two cells that are located above of my cursor which involve data for Product A and Product B for the First Semester.

Since our cursor is located in the cell of the table, the Table Tools tab activates, where we select the Layout Tab. Then from the area of the ribbon named Data we select the command Formula as we can see in the image below.

02

The Formula window appears as we can see below. Word knows that our cursor is located in the last cell of the table, knows that there are values in the cells above, and assumes that we want to add the cells and that why it shows the formula =SUM(ABOVE).

03

If our cursor was located at the end of the row, it would had assumed that we want to add all the values from the left and would had shown the formula =SUM (LEFT), as we can see in the image below.

04

In the area of the Formula window named Number Format, if we expand the drop down menu at the right, we can select the sort of formatting that the result of the formula should have as shown in the image below.

05

In the area of the Formula window named Paste Function, we can define the sort of the formula that we want to use. The formulas that we can use in a Word Table are a few as we can see in the following images.

06

07

08

Since we have done all the adjustments, we press the OK button of the Formula window and the result appears straight away in the selected cell. Word inserts the field in the cell and executes the formula, in this case the sum and shows the result in the cell.

What happens though we change some values in our table?

Tables in Word may look like spreadsheets, but they don’t re-calculate the formulas when we edit the cells. We must update the fields every time we edit values in our table.

So this is what we must to in order to Update the Fields;

We must have our cursor inside the cell with the field by clicking on it, and then do a right click with our mouse in order for the shortcut menu to appear and from there to select the command Update Field as we can see in the image below. The field will be updated immediately.

09

We can also put our cursor inside the cell with the field and press the F9 button.

One way or the other the field will be updated according to the changes that have been made.

Convert Text To Table And Vice Versa In Word

Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα Και Το Αντίστροφο

Πολλές φορές έχουμε πληκτρολογήσει το κείμενό μας σε ένα έγγραφο του Word και αποφασίζουμε ότι το κείμενο θα αναπαρίσταται καλύτερα σε έναν πίνακα. Αντί λοιπόν να δημιουργήσουμε έναν πίνακα και έπειτα με την διαδικασία της Αποκοπής (Cut) και Επικόλλησης (Paste) να μετακινούμε το κείμενο στο αντίστοιχο κελί του πίνακα (διαδικασία χρονοβόρα) μπορούμε να μετατρέψουμε το κείμενό μας σε πίνακα απλά και γρήγορα.

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε το κείμενό μας που είναι πληκτρολογημένο και που αποφασίζουμε να μετατρέψουμε σε πίνακα.

Η πρώτη κίνηση που πρέπει να κάνουμε είναι να επιλέξουμε το κείμενο.

01

Αφού επιλέξουμε το κείμενό μας μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πίνακες (Table) επιλέγουμε την αντίστοιχη εντολή για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού. Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε από το κάτω μέρος την εντολή Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα (Convert Text To Table) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

02

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα (Convert Text To Table) όπου μπορούμε να κάνουμε τις ακόλουθες ρυθμίσεις:

Στην περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Μέγεθος Πίνακα (Table Size) καθορίζουμε τον Αριθμό Στηλών (Number Of Columns) και Αριθμό Γραμμών (Number Of Rows).

  • Αριθμός Στηλών (Number Of Columns): Για το δικό μου παράδειγμα έχω καθορίσει τον αριθμό των στηλών σε 5.
  • Αριθμός Γραμμών (Number Of Rows)

Στην περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Συμπεριφορά Αυτόματης Προσαρμογής (Autofit Behavior) καθορίζουμε το είδος προσαρμογής του πίνακα:

  • Σταθερό Πλάτος Στηλών (Fixed Column Width)
  • Αυτόματη Προσαρμογή Στα Περιεχόμενα (AutoFit To Contents)
  • Αυτόματη Προσαρμογή Στο Παράθυρο (AutoFit To Window)

Στην περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Διαχωρισμός Κειμένου Κατά (Separate Text At) καθορίζουμε τι είδος διαχωρισμού θέλουμε:

  • Παραγράφους (Paragraphs)
  • Ερωτηματικά (Semicolons)
  • Στηλοθέτες (Tabs)
  • Άλλο (Other)

03

Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως το κείμενό μας έχει μετατραπεί σε πίνακα ανάλογα με τις ρυθμίσεις που είχαμε επιλέξει.

04

Convert Table To Text

Μετατροπή Πίνακα σε Κείμενο

Τώρα θα δούμε την αντίστροφη περίπτωση. Έχουμε δημιουργήσει τον πίνακά μας και έχουμε καταχωρίσει τα δεδομένα μας σε αυτόν και θέλουμε να μετατρέψουμε τον πίνακά μας σε κείμενο.

Θα πρέπει να επιλέξουμε τον πίνακά μας όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

05

Αμέσως ενεργοποιείται το Tab Εργαλεία Πίνακα (Table Tools) όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διάταξη (Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Δεδομένα (Data) να επιλέξουμε την εντολή Μετατροπή Σε Κείμενο (Convert To Text) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

06

Όταν επιλέξουμε τη συγκεκριμένη εντολή εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Μετατροπή Πίνακα Σε Κείμενο (Convert Table To Text), όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε τα δεδομένα μας να χωρίζονται από:

  • Σημάδια Παραγράφου (Paragraph)
  • Στηλοθέτες (Tab) (όπου είναι συνήθως προεπιλεγμένο)
  • Ερωτηματικά (Semicolons)
  • Άλλο (Other), όπου καταχωρούμε εμείς το διαχωριστικό που θέλουμε.

07

Πατώντας το πλήκτρο ΟΚ, παρατηρούμε ότι ο πίνακάς μας έχει μετατραπεί σε κείμενο αναλόγως με τις ρυθμίσεις που καθορίσαμε εμείς.

Convert Text To Table And Vice Verca In Word

Many times we have just typed in our text in a Word document and we decide that the text will be represented better in a table. Instead of creating a table and using the Cut and Paste procedure in order to move the text in the corresponding cells (time-consuming process) we can convert our text into a table simple and fast.

In the image below we see the text that has been typed and that we have decided to convert it into a table. The first thing that we should do is to select the text.

01

Once our text is selected we select the Insert Tab and from the area of the ribbon named Table we select the corresponding command in order for the drop down menu to appear. From the drop down menu we select the command Convert Text To Table which is at the bottom of the menu as we can see in the image below.

02

The Convert Text To Table window appears where we can do the following adjustments:

In the area of the window named Table Size we can define the following:

  • Number of Columns: For my example I have set the number of columns to 5.
  • Number of Rows

In the area of the window named Autofit Behavior we can define the customization of the table:

  • Fixed Column Width
  • AutoFit To Contents
  • AutoFit To Window

In the area of the window named Separate Text At we define what sort of separation is going to be used:

  • Paragraphs
  • Semicolons
  • Tabs
  • Other

03

Once we have done all the adjustments we press the OK button and our text has been converted to a table according to the adjustments that we had made.

04

Convert Table To Text

Let’s see now the opposite situation. We have created our table and inputted our data into it and we want to convert the table to text.

First we must select our table as shown in the image below.

05

The Table Tools tab appears where we must select the Layout tab and then from the area of the ribbon named Data we must select the command Convert To Text as shown at the image below.

06

Once the specific command is selected the Convert Table To Text window appears, where we can adjust our data to be separated from the following:

  • Paragraph
  • Tab (which is usually the default)
  • Semicolons
  • Other (where we define the separator that we want)

07

By pressing the OK button, our table has been converted to text according to the adjustments that we had defined.

How To Make Word Warn Us When We Save Or Print A File With Tracked Revisions

Πώς Να Κάνουμε Το Word Να Μας Προειδοποιεί Όταν Πρόκειται Να Εκτυπώσουμε Ή Να Αποθηκεύσουμε Ένα Αρχείο Με Εντοπισμένες Αναθεωρήσεις.

Εάν έχουμε χρησιμοποιήσει την Παρακολούθηση Αλλαγών (Tracking Changes) για έγγραφά του Word, μπορεί αρκετοί από εμάς να έχουμε κάνει το λάθος να στείλουμε ένα έγγραφό μαζί με τις αναθεωρήσεις μας ακόμα στο έγγραφο, και ορατό σε όλους τους παραλήπτες που το μόνο που είχαν να κάνουν είναι να ενεργοποιήσουν το Παράθυρο της Αναθεώρησης για να εμφανιστούν οι αναθεωρήσεις και οι αλλαγές.

Μία λύση ήταν να χρησιμοποιήσουμε τον Έλεγχο Εγγράφου (Document Inspector )όπου είχα αναφερθεί στη δυνατότητα που μας παρέχει το Word να ελέγχουμε το έγγραφό μας για κρυμμένα δεδομένα ή προσωπικά στοιχεία που μπορεί να βρίσκονται στο έγγραφο.

Τι γίνεται όμως όταν ξεχνάμε να χρησιμοποιήσουμε τον Έλεγχο Εγγράφου (Document Inspector) και θέλουμε να μας προειδοποιεί το Word κάθε φορά που εντοπίζει κάτι;

Η λύση είναι να ενεργοποιήσουμε μία επιλογή στο Word η οποία θα μας προειδοποιεί κάθε φορά που θέλουμε να εκτυπώσουμε ή να αποθηκεύσουμε ένα έγγραφο που περιέχει αναθεωρημένες πληροφορίες, ή ακόμα και όταν προσπαθούμε να το αποστείλουμε το έγγραφό μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείο χρησιμοποιώντας τις επιλογές του Word.

Για να ενεργοποιήσουμε αυτή τη δυνατότητα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Από το παράθυρο Επιλογές (Options) που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Κέντρο Αξιοπιστίας (Trust Center) και έπειτα από το κάτω δεξί μέρος του παραθύρου επιλέγουμε την εντολή Ρυθμίσεις Κέντρου Αξιοπιστίας (Trust Center Settings).

01

Από το παράθυρο διαλόγου Κέντρο Αξιοπιστίας (Trust Center Settings) επιλέγουμε από τα αριστερά του παραθύρου την κατηγορία Επιλογές Απορρήτου (Privacy Settings). Έπειτα στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Ρυθμίσεις Για Συγκεκριμένο Έγγραφο (Document Specific Settings) ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου στα αριστερά της εντολής Προειδοποίηση Πριν Από Την Εκτύπωση, Την Αποθήκευση Ή Την Αποστολή Ενός Αρχείο Που Περιέχει Εντοπισμένες Αλλαγές Ή Σχόλια (Warn Before Printing, Saving Or Sending A File That Contains Tracked Changes Or Comments).

02

Αφού το ενεργοποιήσουμε πατάμε το κουμπί ΟΚ σε όλα τα ανοιχτά παράθυρα διαλόγου για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας.

Για να δούμε λοιπόν πώς μας προειδοποιεί το Word σε περίπτωση που υπάρχουν εντοπισμένες αλλαγές ή σχόλια στο έγγραφό μας: Είτε επιλέξουμε να αποθηκεύσουμε, να εκτυπώσουμε ή να αποστείλουμε το έγγραφο ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις επιλογές του Word θα εμφανιστεί:

Κατά την Αποθήκευση (Save):

03

Κατά την Εκτύπωση (Print):

04

Κατά την Αποστολή (Sending):

05

Οπότε θα έπρεπε να ενεργοποιήσουμε τον Έλεγχο Εγγράφου (Document Inspector), για να καταργηθούν όλα τα προσωπικά δεδομένα που θεωρούμε εμείς απαραίτητα.

How To Make Word Warn Us When We Save, Print Or Send A File With Tracked Revisions

If we have used the Tracking Changes option for our Word documents, a lot of us probably made the mistake of sending out our document that still show our revisions in our file, visible to anyone who knows how to turn on the option to display the revisions and the changes.

A solution would be to use the Document Inspector, where I had mentioned about the possibility that Word offers us to check our document for hidden data and personal information that might be in the document.

What happens though when we forget to use the Document Inspector; and we want to be warned every time that some information is still hidden.

The solution is to activate an option in Word, in order to be warned every time we want to Print, Save or even Send our document by e-mail using Word.

To activate it we must select the tab File and then from Backstage view and then to select the category Options. From the Word Options window that appears we select the category Trust Center and then from the bottom right area of the window to select the command Trust Center Settings.

06

From the Trust Center Settings window that appears we select from the left of the window the category Privacy Settings. Then from the area of the window named Document Specific Settings we activate the command button left from the command Warn Before Printing, Saving Or Sending A File That Contains Tracked Changes Or Comments.

07

Once activated, we press OK to all the open windows in order to return to our document.

Let’s see how Word warns us in case there are some revisions or comments in our document. Whether we select to save, print, or send our document by e-mail using Word options the following windows will appear:

Save:

08

Print:

09

Send:

10

Then we must use Document Inspector in order to remove all the personal information that we think is necessary.

2011 in review

The WordPress.com stats helper monkeys prepared a 2011 annual report for this blog.

Here’s an excerpt:

A New York City subway train holds 1,200 people. This blog was viewed about 6,800 times in 2011. If it were a NYC subway train, it would take about 6 trips to carry that many people.

Click here to see the complete report.

Microsoft MVP Award Renewed For 2012

Microsoft_MVP_logo_2_5577C288Πρώτα από όλα θα ήθελα να ευχηθώ ολόψυχα Χρόνια Πολλά και Ευτυχισμένο το 2012.  Μακάρι το νέο έτος να φέρει σε όλους αυτό που επιθυμούνε, μα πάνω απ’ όλα υγεία.  Όλα τα υπόλοιπα θα έρθουν.

Φέτος λοιπόν μου απονεμήθηκε ξανά ο τίτλος του Microsoft® MVP Award για το Office System για το έτος 2012.  Ευχαριστώ λοιπόν όλα τα μέλη της κοινότητας ανεξαιρέτως,  που μου έδωσαν αυτή την ευκαιρία για δεύτερη συνεχόμενη χρονιά να μου απονεμηθεί ο τίτλος αυτός.  Τίτλος ο οποίος είναι μία πρόκληση, όπως η ζωή όπου παρόλο τα προβλήματα που μας παρουσιάζονται δεν πρέπει να το βάζουμε κάτω, πρέπει να ελπίζουμε, να προσπαθούμε.

Keep On Walking.

Συγχαρητήρια και σε όλους τους υπόλοιπους MVP που τους απονεμήθηκε ο τίτλος για το 2012.

%d bloggers like this: