Daily Archives: January 14, 2012

Convert Text To Table And Vice Versa In Word

Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα Και Το Αντίστροφο

Πολλές φορές έχουμε πληκτρολογήσει το κείμενό μας σε ένα έγγραφο του Word και αποφασίζουμε ότι το κείμενο θα αναπαρίσταται καλύτερα σε έναν πίνακα. Αντί λοιπόν να δημιουργήσουμε έναν πίνακα και έπειτα με την διαδικασία της Αποκοπής (Cut) και Επικόλλησης (Paste) να μετακινούμε το κείμενο στο αντίστοιχο κελί του πίνακα (διαδικασία χρονοβόρα) μπορούμε να μετατρέψουμε το κείμενό μας σε πίνακα απλά και γρήγορα.

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε το κείμενό μας που είναι πληκτρολογημένο και που αποφασίζουμε να μετατρέψουμε σε πίνακα.

Η πρώτη κίνηση που πρέπει να κάνουμε είναι να επιλέξουμε το κείμενο.

01

Αφού επιλέξουμε το κείμενό μας μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πίνακες (Table) επιλέγουμε την αντίστοιχη εντολή για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού. Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε από το κάτω μέρος την εντολή Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα (Convert Text To Table) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

02

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Μετατροπή Κειμένου Σε Πίνακα (Convert Text To Table) όπου μπορούμε να κάνουμε τις ακόλουθες ρυθμίσεις:

Στην περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Μέγεθος Πίνακα (Table Size) καθορίζουμε τον Αριθμό Στηλών (Number Of Columns) και Αριθμό Γραμμών (Number Of Rows).

  • Αριθμός Στηλών (Number Of Columns): Για το δικό μου παράδειγμα έχω καθορίσει τον αριθμό των στηλών σε 5.
  • Αριθμός Γραμμών (Number Of Rows)

Στην περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Συμπεριφορά Αυτόματης Προσαρμογής (Autofit Behavior) καθορίζουμε το είδος προσαρμογής του πίνακα:

  • Σταθερό Πλάτος Στηλών (Fixed Column Width)
  • Αυτόματη Προσαρμογή Στα Περιεχόμενα (AutoFit To Contents)
  • Αυτόματη Προσαρμογή Στο Παράθυρο (AutoFit To Window)

Στην περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Διαχωρισμός Κειμένου Κατά (Separate Text At) καθορίζουμε τι είδος διαχωρισμού θέλουμε:

  • Παραγράφους (Paragraphs)
  • Ερωτηματικά (Semicolons)
  • Στηλοθέτες (Tabs)
  • Άλλο (Other)

03

Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως το κείμενό μας έχει μετατραπεί σε πίνακα ανάλογα με τις ρυθμίσεις που είχαμε επιλέξει.

04

Convert Table To Text

Μετατροπή Πίνακα σε Κείμενο

Τώρα θα δούμε την αντίστροφη περίπτωση. Έχουμε δημιουργήσει τον πίνακά μας και έχουμε καταχωρίσει τα δεδομένα μας σε αυτόν και θέλουμε να μετατρέψουμε τον πίνακά μας σε κείμενο.

Θα πρέπει να επιλέξουμε τον πίνακά μας όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

05

Αμέσως ενεργοποιείται το Tab Εργαλεία Πίνακα (Table Tools) όπου θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διάταξη (Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Δεδομένα (Data) να επιλέξουμε την εντολή Μετατροπή Σε Κείμενο (Convert To Text) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

06

Όταν επιλέξουμε τη συγκεκριμένη εντολή εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Μετατροπή Πίνακα Σε Κείμενο (Convert Table To Text), όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε τα δεδομένα μας να χωρίζονται από:

  • Σημάδια Παραγράφου (Paragraph)
  • Στηλοθέτες (Tab) (όπου είναι συνήθως προεπιλεγμένο)
  • Ερωτηματικά (Semicolons)
  • Άλλο (Other), όπου καταχωρούμε εμείς το διαχωριστικό που θέλουμε.

07

Πατώντας το πλήκτρο ΟΚ, παρατηρούμε ότι ο πίνακάς μας έχει μετατραπεί σε κείμενο αναλόγως με τις ρυθμίσεις που καθορίσαμε εμείς.

Advertisements

Convert Text To Table And Vice Verca In Word

Many times we have just typed in our text in a Word document and we decide that the text will be represented better in a table. Instead of creating a table and using the Cut and Paste procedure in order to move the text in the corresponding cells (time-consuming process) we can convert our text into a table simple and fast.

In the image below we see the text that has been typed and that we have decided to convert it into a table. The first thing that we should do is to select the text.

01

Once our text is selected we select the Insert Tab and from the area of the ribbon named Table we select the corresponding command in order for the drop down menu to appear. From the drop down menu we select the command Convert Text To Table which is at the bottom of the menu as we can see in the image below.

02

The Convert Text To Table window appears where we can do the following adjustments:

In the area of the window named Table Size we can define the following:

  • Number of Columns: For my example I have set the number of columns to 5.
  • Number of Rows

In the area of the window named Autofit Behavior we can define the customization of the table:

  • Fixed Column Width
  • AutoFit To Contents
  • AutoFit To Window

In the area of the window named Separate Text At we define what sort of separation is going to be used:

  • Paragraphs
  • Semicolons
  • Tabs
  • Other

03

Once we have done all the adjustments we press the OK button and our text has been converted to a table according to the adjustments that we had made.

04

Convert Table To Text

Let’s see now the opposite situation. We have created our table and inputted our data into it and we want to convert the table to text.

First we must select our table as shown in the image below.

05

The Table Tools tab appears where we must select the Layout tab and then from the area of the ribbon named Data we must select the command Convert To Text as shown at the image below.

06

Once the specific command is selected the Convert Table To Text window appears, where we can adjust our data to be separated from the following:

  • Paragraph
  • Tab (which is usually the default)
  • Semicolons
  • Other (where we define the separator that we want)

07

By pressing the OK button, our table has been converted to text according to the adjustments that we had defined.

%d bloggers like this: