Daily Archives: February 15, 2012

Flags In Outlook

Σημαίες Στο Outlook

Γιατί να επισημαίνουμε με σημαία ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Ο λόγος είναι προφανέστατος! Για να κάνουμε τη δουλειά μας πιο γρήγορα.

Πώς μπορούμε λοιπόν να επισημάνουμε ένα μήνυμα με σημαία απλά και γρήγορα;

Μεταβαίνουμε λοιπόν στον φάκελο των Εισερχομένων (Inbox), όπου στο δεξιό μέρος της γραμμής θέματος του μηνύματος παρατηρούμε μία γκρίζα σκίαση σημαίας. Εάν κάνουμε ένα αριστερό κλικ με το ποντίκι μας πάνω στη σκίαση αυτό επισημαίνεται κατευθείαν με μία κόκκινη σημαία.


Κάθε φορά λοιπόν που θα κοιτάμε στα μηνύματά μας, θα γνωρίζουμε σε ποια μηνύματα θα πρέπει να δώσουμε την προσοχή μας. Τα μηνύματά που επισημαίνουμε με σημαία εμφανίζονται επίσης και στην περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do) που εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης του Outlook.


Αφού έχουμε ολοκληρώσει την επισκόπηση του μηνύματος, εάν επιλέξουμε με το ποντίκι μας τη σημαία, η σημαία θα αντικατασταθεί με ένα σημάδι ελέγχου, που σημαίνει ότι έχουμε τελειώσει με το μήνυμα αυτό.


Όπως ανέφερα και πιο πάνω, όταν επισημαίνουμε ένα μήνυμα με σημαία, αυτό εμφανίζεται και στην περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do), μαζί με άλλες εργασίες που έχουμε προγραμματισμένες. Τι γίνεται όμως όταν δεν θέλουμε να διαβάσουμε ένα συγκεκριμένο μήνυμα σήμερα, αλλά την επόμενη μέρα ή ακόμα και την επόμενη εβδομάδα;

Εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ στο εικονίδιο της σημαίας, θα εμφανιστεί μία λίστα από πιθανές ημερομηνίες λήξης που περιλαμβάνουν Σήμερα (Today), Αύριο (Tomorrow), Αυτήν την Εβδομάδα (This Week), Επόμενη Εβδομάδα (Next Week), Χωρίς Ημερομηνία (No Date) και Προσαρμογή (Custom).


Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να επιλέξουμε μία ημερομηνία από τη λίστα.  Αυτό μπορεί να γίνει και με τη μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης από την περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do). Για παράδειγμα μπορούμε να σύρουμε μία ημερομηνία από το γκρουπ Σήμερα (Today) στο γκρουπ Επόμενη Εβδομάδα (Next Week) με μεταφορά και απόθεση.

Εάν περάσει η ημερομηνία λήξης χωρίς να έχουμε κάνει κάποια αλλαγή στο μήνυμα, τότε η επικεφαλίδα του μηνύματος επισημαίνεται με κόκκινο χρώμα όπως επίσης και στην περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do).


Εάν θέλουμε να αλλάξουμε την προκαθορισμένη σημαία λήξης, θα πρέπει να κάνουμε ένα δεξί κλικ σε οποιαδήποτε σημαία και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Ορισμός Γρήγορου Κλικ (Set Quick Click). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ορισμός Γρήγορου Κλικ (Set Quick Click) όπου επιλέγουμε αυτό που επιθυμούμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.


Εάν θέλουμε να απαλείψουμε ένα μήνυμα από σημαία που βάλαμε κατά λάθος, θα πρέπει να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω στη σημαία του μηνύματος και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Απαλοιφή Σημαίας (Clear Flag) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.


Flags in Outlook

Why do we flag an e-mail message? Well the reason is obvious! For us to do our job quickly!

So how can we flag a message fast and easy?

First of all we have to select our Inbox folder, where at the right of the Subject line of the message appears we notice a grey outline of a flag. Once we click on it, the flag changes from grey to red.


Every time now that we look at our messages, we will know at which messages we have to pay attention to. The messages that we flag show up also in the To Do pane, which appears in the bottom right area of the Outlook screen.


Once we have finished with the flagged message, if we click the flag again, it will be replaced with a check mark, notifying us that we have finished over viewing the message.


As mentioned above, when we mark a message with a flag; it appears also in the To Do pane, with other tasks that we have scheduled. What happens though when we don’t want to read that specific message today, but the next day or even the next week?

If we right click on the flag icon, a list with due dates will appear which includes Today, Tomorrow, This Week, Next, No Date and Custom.


All we have to do is to select the date that we want from the list. That can also be done by dragging and dropping the item from the To Do pane. For example we can drag one date from the Today group to the Next Week group by using drag and drop.

If the due date has passed without us having done any changes to the message, then the message heading will by highlighted in red color as well as in the To Do pane as shown in the image below.


If we want to change the default due dates of the flags, we must do a right click on any flag and from the shortcut menu to select the command Set Quick Click. The Set Quick Click window appears where we can choose whatever we desire as we can see in the following image.


If we want to clear a message from a flag that we accidentally highlighted with, we must do a right click on the flag and from the shortcut menu that appears to select the command Clear Flag as shown below.


%d bloggers like this: