Monthly Archives: March 2012

Συνάρτηση Αντιμετάθεσης Για Συνδεδεμένα Δεδομένα

Transpose Function with Linked Data

Όπως ανέφερα και σε προηγούμενο post, όταν επιλέγουμε να χρησιμοποιήσουμε την Αντιμετάθεση (Transpose) από τις Επιλογές Επικόλλησης (Paste Options), τα δεδομένα μεταξύ των δύο πινάκων δεν είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να Αντιμεταθέσουμε δεδομένα, έτσι ώστε όποιο δεδομένο αλλάξουμε στον πρώτο πίνακα, αμέσως το δεδομένο να αλλάξει και στην αντιμετατιθεμένη έκδοση.

Για να το επιτύχουμε αυτό θα πρέπει να μετρήσουμε τις Γραμμές (Rows) και τις Στήλες (Columns) του πίνακα τον οποίο θέλουμε να αντιμεταθέσουμε. Στο παράδειγμα στην παρακάτω εικόνα, η περιοχή του πίνακα είναι η A2:E9, όπου σημαίνει ότι αποτελείτε από 5 στήλες και 8 γραμμές.

01. Select Empty Space

Τώρα θα πρέπει να επιλέξουμε μία κενή περιοχή του φύλλου εργασίας με τις διαστάσεις του αρχικού πίνακα αντιμετατιθέμενες. Θα πρέπει λοιπόν να επιλέξουμε μία περιοχή η οποία να αποτελείται από 8 στήλες και 5 γραμμές όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

02. Select Empty Cells

Τώρα στην πάνω αριστερή γωνία της επιλεγμένης περιοχής θα πρέπει να καταχωρίσουμε την συνάρτηση =TRANSPOSE(A2:E9), όπου A2:E9 είναι η διεύθυνση του πίνακα.

03. Type In Formula

Αφού έχουμε καταχωρίσει την συνάρτηση, θα πρέπει να πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter (γνωστή ως Συνάρτηση Σειράς)

Τα δεδομένα μας έχουν αντιμετατεθεί, και εάν παρατηρήσουμε στην γραμμή τύπων, θα δούμε την συνάρτησή μας να περικλείεται από αγκύλες, όπως εμφανίζεται και παρακάτω υποδεικνύοντας ότι είναι Συνάρτηση Σειράς.

05. Formula Bar

Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε τα αντιμετατιθέμενα δεδομένα, και οποιεσδήποτε αλλαγές κάνουμε στον αρχικό μας πίνακα, θα εμφανιστούν αμέσως και στην αντιμετατιθεμένη έκδοση. Δεν μπορούμε να κάνουμε οποιεσδήποτε αλλαγές στην αντιμετατιθεμένη έκδοση του πίνακα.

04. Ctrl Alt Delete

Μπορείτε επίσης να δείτε και το παρακάτω video που περιγράφει τα βήματα για πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση της Αντιμετάθεσης (Transpose) στο Excel.

E2VM2BW2NSM2

Advertisements

Transpose Function For Linked Data

As mentioned in my previous post, when we use the Paste Transpose command, the data between the two tables are not linked to each other. Below I will describe how we can Transpose data and with any data that we change in our first table, instantly the data will be changed also in the transposed version of the table.

In order to accomplish this, we count the Rows and Columns of the table that we want to Transpose. For example in the image below the area of the table is A2:E9, which means it consists of 5 columns and 8 rows.

01. Select Table

Now we must select a blank region of our worksheet with the dimensions transposed. Meaning that we have to select and area that has 8 columns and 5 rows as we can see in the image below.

02. Select Empty Cells

Now in the upper left center of the selected area we must type in the formula =TRANSPOSE(A2:E9), where A2:E9 is the address of our actual table.

03. Type In Formula

Once we have typed in the formula, we must press the combination of keystrokes Ctrl+Shift+Enter (which is known as an Array Formula).

Our data has been Transposed, and if we notice in the formula bar, we will see our formula with brackets around it as shown in the image below indicating that it is an Array formula.

05. Formula Bar

In the image below we can see our Transposed data, and any changes that we will make in the original table will also appear in the Transposed version. We cannot make any changes in the transposed version of the table.

04. CtrlAltDelete

You can also check out the video below, describing the steps in order to use the Transpose Function in Excel for linked data:

Επικόλληση Αντιμετάθεσης

How To Use Paste Transpose

Μερικές φορές θα θελήσουμε να μετατρέψουμε τις γραμμές σε στήλες και τις στήλες σε γραμμές σε ένα Βιβλίο Εργασίας του Excel.

Στο Excel μπορούμε να το επιτύχουμε αυτό με δύο διαφορετικούς τρόπους. Σε αυτό το post θα περιγράψω τον πιο εύκολο τρόπο.

Ο εύκολος τρόπος, που ολοκληρώνεται με λίγα βήματα περιγράφεται παρακάτω:

Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε τον πίνακα που θέλουμε να αντιμεταθέσουμε, και τότε να επιλέξουμε το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πρόχειρο (Clipboard) επιλέγουμε την εντολή Αντιγραφή (Copy).

01

Αφού έχουμε αντιγράψει την επιλεγμένη περιοχή, επιλέγουμε με το δείκτη του ποντικιού μας ένα κενό κελί ή μία περιοχή κελιών. Τότε από το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πρόχειρο (Clipboard), επιλέγουμε το βέλος που βρίσκεται κάτω από την εντολή Επικόλληση (Paste) για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Αντιμετάθεση (Transpose) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Από το πτυσσόμενο μενού μπορούσαμε επίσης να επιλέξουμε την εντολή Ειδική Επικόλληση (Paste Special).

03

Το παράθυρο διαλόγου Ειδική Επικόλληση (Paste Special) εμφανίζεται όπου επιλέγουμε την εντολή Αντιμετάθεση (Transpose) και επιλέγουμε το κουμπί ΟΚ, όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

04

Οποιονδήποτε τρόπο ακολουθήσουμε, τα δεδομένα μας έχουν αντιμετατεθεί. Παρατηρούμε ότι οι Επικεφαλίδες των Στηλών είναι τώρα Επικεφαλίδες των Γραμμών και οι Επικεφαλίδες των Γραμμών είναι τώρα Επικεφαλίδες των Στηλών.

05

Το μειονέκτημα αυτού του είδους της Αντιμετάθεσης (Transpose) είναι ότι τα δεδομένα μεταξύ των δύο πινάκων δεν είναι συνδεδεμένα. Για παράδειγμα εάν αλλάξω τα δεδομένα σε ένα κελί του αρχικού πίνακα, δεν θα αλλάξει και η τιμή του αντιμετατιθεμένου πίνακα.

Όπως ανέφερα και πιο πάνω, στο επόμενο post θα περιγράψω την συνάρτηση της Αντιμετάθεσης (Transpose) όπου τα δεδομένα είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω βίντεο με τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω:

Επικόλληση Αντιμετάθεσης

How To Use Paste Transpose

Sometimes we want to convert the rows to columns and the columns to rows in an Excel Workbook.

In Excel we can accomplish this in two different ways. In this post I will describe the easiest way first, which is less complex. In my next post I will describe the second way.

The less complex one, which is completed in a few keystrokes, is described below:

First we must select the table that we want to transpose and then from the Home tab and from the area of the ribbon named Clipboard we select the command Copy.

01

Once we have copied the selected area, we move the cursor to a cell in a blank part of our worksheet or even select a specific area. Then from the Home tab and from the area of the ribbon named Clipboard we select the arrow below the command Paste, in order for the drop down menu to appear as shown in the image below.

From the drop down menu we select the command Transpose as shown in the image below.

02

From the drop down menu we could also select the command Paste Special.

03

The dialog box Paste Special appears, where we select the command Transpose and press the OK button as shown in the image below.

03a

One way or the other, our data has been transposed. We notice that the Headings of our Columns are now the Headings of our Rows, and what were the Headings of our Rows are now the Headings of our Columns.

04

The disadvantage of this sort of Transpose is the fact that the data of the two tables are not linked. For example if I change the data in a cell of the original table, nothing will get changed in the transposed version of the table.

As mentioned above I will describe in my next post, how to Transpose data that are linked between them.

You can also check out the video below, showing how we can use the Paste Transpose function in order to convert the columns and rows vice verca.

Paste Transpose

Ταυτόχρονη Μορφοποίηση Πολλαπλών Φύλλων Εργασίας

Format Multiple Sheets At The Same Time

Αρκετές φορές θέλουμε να μορφοποιήσουμε περισσότερα από ένα φύλλο εργασίας, έτσι ώστε να εμφανίζονται όλα με την ίδια μορφή. Για παράδειγμα, θέλουμε να γεμίσουμε με χρώμα την πρώτη γραμμή (1) και την πρώτη στήλη (Α) και στα τρία φύλλα του βιβλίου εργασίας με ένα ανοιχτό κόκκινο χρώμα. Επίσης, θέλουμε όταν θα καταχωρίσουμε δεδομένα στο κελί αυτά να εμφανίζονται με έντονη γραφή και να είναι στοιχισμένα στο κέντρο.

Δεν θα πρέπει λοιπόν, να κάνουμε τις όποιες μορφοποιήσεις θέλουμε τόσες φορές όσα είναι και τα φύλλα εργασίας μας.

Η διαδικασία είναι απλή και γρήγορη. Αυτό που θα πρέπει να κάνουμε είναι να πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Κλικ (Ctrl+click) στις επικεφαλίδες των φύλλων εργασίας που θέλουμε να μορφοποιήσουμε. Από τη στιγμή που το κάνουμε, τα φύλλα εργασίας μας ομαδοποιούνται, και το χρώμα από τα ομαδοποιημένα φύλλα εργασίας γίνεται άσπρο όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Εάν βρίσκουμε δύσκολη τη διαδικασία Ctrl+Κλικ (Ctrl+click), μπορούμε επίσης να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω σε ένα φύλλο εργασίας και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Επιλογή Όλων Των Φύλλων (Select All Sheets) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

01a

Αφού έχουν ομαδοποιηθεί τα φύλλα εργασίας, οτιδήποτε κάνουμε σε ένα φύλλο εργασίας, αμέσως γίνεται και στα υπόλοιπα. Ακόμα και εάν καταχωρίσουμε δεδομένα σε ένα κελί ενός φύλλου εργασίας, το ίδιο δεδομένο θα εμφανιστεί στο ίδιο κελί και στα άλλα φύλλα εργασίας. Όπως ανέφερα και πιο πάνω, θέλουμε να γεμίσουμε με ένα ανοιχτό κόκκινο χρώμα την πρώτη γραμμή (1) και την πρώτη στήλη (Α) σε όλα τα φύλλα εργασίας, όπως επίσης και τα δεδομένα που θα καταχωρηθούν να έχουν έντονη γραφή και να είναι στοιχισμένα στο κέντρο.

Στην παρακάτω εικόνα έχω τακτοποιήσει και τα τρία φύλλα του βιβλίου εργασίας ώστε να εμφανίζονται οριζοντίως ταυτοχρόνως.

Καθώς έχουν ομαδοποιηθεί τα φύλλα εργασίας, επιλέγω την Πρώτη Γραμμή (First Row) και κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl επιλέγω και την Πρώτη Στήλη (First Column). Έπειτα έχω επιλέξει το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Γραμματοσειρά (Font) επιλέγω την εντολή Χρώμα Γεμίσματος (Color Fill) και επιλέγω το χρώμα γεμίσματος που θέλω.

02

Στην παρακάτω εικόνα έχω κάνει όλες τις μορφοποιήσεις που ήθελα, όπως επίσης καταχώρισα το κείμενο January στο κελί Α1 του πρώτου φύλλου εργασίας, και αμέσως όλες οι μορφοποιήσεις και δεδομένα εμφανίζονται και στα υπόλοιπα φύλλα εργασίας.

03

Εφόσον έχουμε τελειώσει με την μορφοποίηση των ομαδοποιημένων φύλλων εργασίας, θα πρέπει να θυμηθούμε να κάνουμε κλικ πάνω στις επικεφαλίδες των φύλλων εργασίας για να μην είναι πια ομαδοποιημένα, ή να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω τους και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Κατάργηση Ομαδοποίησης Φύλλων (Ungroup Sheets).

04

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω βίντεο με τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω:

Format Multiple Sheets At The Same Time

Many times we have wanted to format more than one sheet in a workbook, so they all look the same way. For example, we want to fill in the first row and first column of the three worksheets with a light red color. We also want, when we type in the cells for the font to be bold, and the text to be justified in the center.

Well, we don’t have to do the formatting as many times depending on how many sheets we have in our workbook.

The procedure is simple and fast. All we have to do is to press Ctrl+click on the tabs of the worksheets that we want to format. Once we do that, the sheets group together, and the color of the grouped sheets turn white as shown in the image below.

01

If we have a hard time using the Ctrl + click, we can also do a right click on one sheet and from the shortcut menu that appears to select the command Select All Sheets, as shown in the image below.

01a

Now, once the sheets are grouped, whatever we enter into one sheet gets entered in the rest of the sheets. Even in we type in something in a cell of a worksheet; the same text will be entered in the same cell of the other sheets. As mentioned above, I want to fill in the first row and the first column of the worksheets with a light red color, and the font of the text to be bold and justified to the center when I type in something.

In the image below I have arranged the worksheets of the workbook to be shown horizontally at the same time.

While the worksheets are grouped together, I select the first row and the first column and do all the formatting that I mentioned above. For example in the image below I have selected the Home tab and then from the area of the ribbon named Font I have selected the Color Fill button and then selected the color that I wanted to use.

02

In the image below I have finished with all the formatting needed and have even typed in the A1 cell of the first sheet the word January. All the formatting and text appear immediately in the rest of the sheets.

03

Once finished formatting group sheets, we should remember to click on the tabs of the sheets to ungroup them, or right click on them and from the shortcut menu that appears we select the command Ungroup Sheets as shown below.

04

You can also check out the video below, showing the steps in order to apply quick formatting to all the sheets.

Αποθήκευση Χώρου Εργασίας

Save As Workspace

Πολλές φορές έχει χρειαστεί να δουλέψουμε με περισσότερα από ένα βιβλία εργασίας την ίδια χρονική στιγμή στο Excel, με το καθένα από τα βιβλία αυτά να καταλαμβάνουν το δικό τους ξεχωριστό παράθυρο. Επίσης, γνωρίζουμε ότι θα τα επεξεργαζόμαστε για αρκετό χρονικό διάστημα, άραγε σημαίνει ότι πρέπει να ανοίγουμε κάθε φορά το καθένα από τα βιβλία εργασίας ξεχωριστά. Διαδικασία χρονοβόρα και εκνευριστική.

Τι κάνουμε λοιπόν; Τα αποθηκεύουμε ως Χώρο Εργασίας!!!

Αφού τα αποθηκεύσουμε ως χώρο εργασίας, κάθε φορά που θα ανοίγουμε το συγκεκριμένο αρχείο θα εμφανίζονται και τα βιβλία εργασίας μας σύμφωνα με την διάταξη την οποία είχαμε ορίσει.

Πρώτα θα πρέπει να ανοίξουμε τα βιβλία εργασίας τα οποία θα χρησιμοποιήσουμε (στο παράδειγμα θα χρησιμοποιήσω τρία διαφορετικά βιβλία εργασίας.

Αφού τα έχουμε ανοίξει, θα πρέπει να τα τακτοποιήσουμε στην οθόνη μας, έτσι ώστε να εμφανίζονται ταυτόχρονα. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράθυρο (Window) να επιλέξουμε την εντολή Τακτοποίηση Όλων (Arrange All) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αφού επιλέξουμε την εντολή θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Τακτοποίηση Παραθύρων (Arrange Windows), όπου επιλέγουμε πώς θέλουμε να τακτοποιήσουμε τα βιβλία εργασίας μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Στο δικό μου παράδειγμα έχω επιλέξει να τακτοποιήσω τα παράθυρα Οριζόντια (Horizontal).

02

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να έχουν τακτοποιηθεί και τα τρία βιβλία εργασίας στην οθόνη οριζοντίως.

06

Εφόσον έχουμε τακτοποιήσει τα παράθυρα στην οθόνη μας, μεταβαίνουμε πάλι στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράθυρο (Window) επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Χώρου Εργασίας (Save Workspace) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

03

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Χώρου Εργασίας (Save Workspace), όπου καθορίζουμε την θέση και το όνομα του αρχείου. Παρατηρούμε ότι η επέκταση του Χώρου Εργασίας (Workspace) είναι .xlw (Excel Workspace).

04

Αφού έχουμε καθορίσει την θέση και το όνομα του αρχείου πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save). Την επόμενη φορά που ανοίξουμε το Χώρο Εργασίας (Workspace), θα εμφανιστούν και τα τρία βιβλία εργασίας ταυτόχρονα σύμφωνα με τη διάταξη την οποία είχαμε ορίσει.

Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε πώς εμφανίζεται το εικονίδιο του Χώρου Εργασίας, το οποίο διαφέρει από το εικονίδιο ενός αρχείου του Excel.

07

Save As Workspace

Many times we will find ourselves working with more than one Excel workbook at the same time, and each of these windows are occupying their own separate window. We also know that we will be working with these workbooks for a long period of time, which means that we will have to open these workbooks one by one each time. Process time-consuming and annoying!!!

So what do we do? We save these workbooks as a Workspace.

Once we have saved them as a Workspace, each time that we will be opening the specific file, all the workbooks will appear according to the layout that we had defined.

First of all we must open the workbooks that we are going to use (in my example I will be using three different workbooks).

Once we have opened them, we must arrange them in our screen, so that they all appear at once. In order for us to do that we must select the View tab and from the area of the ribbon named Window, we must select the command Arrange All as shown in the image below.

01

Once the command is selected the Arrange Windows dialog box appears, where we select the layout of our workbooks to appear and press the OK button. In my example I have selected to arrange the workbooks Horizontal.

02

In the image below we can see all three workbooks arranged horizontally.

06

Once we have arranged our windows on our screen, we select again the View tab and from the area of the window named Window we select the command Save Workspace as shown in the image below.

03

The Save Workspace window appears where we much define the location and name of the file. We notice that the extension of the Workspace file is .xlw (Excel Workspace)

05

Once we have defined the location and the name of the file we press the Save button. The next time that we will open the saved Workspace, all three workbooks will appear at once according to the layout that we had defined.

In the image below we can see the icon of the Workspace, which is different from the Excel file.

07

Προσαρμοσμένες Λίστες στο Excel

Custom Lists in Excel

Στο Excel υπάρχει ένα χαρακτηριστικό που μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε μία προσαρμοσμένη λίστα από ονόματα, τοποθεσίες, προϊόντα ή οτιδήποτε άλλο θεωρούμε απαραίτητο. Αφού τη δημιουργήσουμε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης (AutoFill) για να συμπληρώσουμε τη λίστα στο φύλλο εργασίας μας.

Για παράδειγμα έχω πληκτρολογήσει σε ένα φύλλο εργασίας του Excel διάφορες κατηγορίες για τους χρήστες του Office και δεν επιθυμώ κάθε φορά που χρειάζομαι τη συγκεκριμένη λίστα να την πληκτρολογώ από την αρχή. Τι μπορούμε να κάνουμε;

Μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Προσαρμοσμένη Λίστα (Custom List) με τις κατηγορίες, έτσι ώστε όταν θα καταχωρήσουμε μία μόνο κατηγορία σε ένα κελί του φύλλου εργασίας, χρησιμοποιώντας μετά τη λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης (AutoFill) να συμπληρώσουμε και την υπόλοιπη λίστα είτε οριζοντίως είτε καθέτως αυτόματα.

Για να δούμε πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Προσαρμοσμένη Λίστα (Custom List).

Πρώτα από όλα θα πρέπει να καταχωρήσουμε στα κελιά τη λίστα από ονόματα, τοποθεσίες, κτλ., που θέλουμε να υπάρχουν στη λίστα μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αφού έχουμε καταχωρήσει τη λίστα που θέλουμε θα πρέπει να επιλέξουμε την περιοχή κελιών που καταλαμβάνει και τότε:

Για τους χρήστες του Excel 2007: Επιλέγουμε το κουμπί του Office (Office Button) και έπειτα από το κάτω δεξιό μέρος του μενού επιλέγουμε τις Επιλογές του Excel (Excel Options). Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options) εμφανίζεται όπου επιλέγουμε την κατηγορία Δημοφιλείς (Popular) από τα αριστερά του παραθύρου. Έπειτα στην περιοχή που αναγράφει Καλύτερες Επιλογές Για Την Εργασία Με Το Excel (Top Options For Working With Excel) επιλέγουμε το κουμπί Επεξεργασία Προσαρμοσμένων Λιστών (Edit Custom Lists).

Για τους χρήστες του Excel 2010: Επιλέγουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε backstage προβολή και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Αφού εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογές (Options) επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) από τα αριστερά του παραθύρου. Τότε από τα δεξιά του παραθύρου πλοηγούμαστε στην περιοχή Γενικά (General) όπου επιλέγουμε το κουμπί Επεξεργασία Προσαρμοσμένων Λιστών (Edit Custom Lists).

Είτε Excel 2007 είτε Excel 2010 χρησιμοποιούμε το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists) εμφανίζεται όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

02

Στο κάτω μέρος του παραθύρου και στα δεξιά της περιοχής που αναγράφει Εισαγωγή Λίστας Από Τα Κελιά (Import Lists From Cells), παρατηρούμε να αναγράφεται η επιλεγμένη περιοχή των κελιών μας (στο παράδειγμα $A$1:$A$30). Το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να πατήσουμε στο κουμπί Εισαγωγή (Insert) που βρίσκεται στα δεξιά του παραθύρου και η λίστα μας θα εισαχθεί στην περιοχή Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

03

Από τη στιγμή που έχει εισαχθεί η λίστα μας πατάμε στο κουμπί ΟΚ δύο φορές για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας. Το μόνο που μένει να κάνουμε τώρα είναι να επιλέξουμε το κελί στο οποίο έχουμε πληκτρολογήσει μία περίπτωση από τη λίστα μας, και έπειτα μεταβαίνουμε με το ποντίκι μας στη κάτω δεξιά γωνία του επιλεγμένου κελιού. Παρατηρούμε πώς εμφανίζεται ένας μικρός μαύρος σταυρός όπου κρατώντας πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού μας σύρουμε προς τα δεξιά ή καθέτως [η λειτουργία αυτή ονομάζεται Αυτόματης Συμπλήρωση (AutoFill)] για να συμπληρώσουμε στην περιοχή κελιών που θέλουμε όπως εμφανίζεται κα παρακάτω.

04

Εάν δεν είχαμε πληκτρολογήσει τη λίστα μας από την αρχή στο φύλλο εργασίας μας, θα μπορούσαμε να την καταχωρήσουμε απευθείας μέσα στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists). Θα έπρεπε να πληκτρολογήσουμε τη λίστα ακριβώς κάτω από την περιοχή που αναγράφει Εγγραφές Λίστας (List Entries), και έπειτα να πατούσαμε στο κουμπί Προσθήκη (Add).

Όταν δεν χρειαζόμαστε πια τη λίστα, μπορούμε να τη διαγράψουμε από το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom List), με την επιλογή της συγκεκριμένης λίστας και έπειτα να επιλέξουμε το κουμπί Διαγραφή (Delete).

Custom Lists In Excel

In Excel there is a feature that enables us to create a custom list with names, locations, products or whatever else we need. Once created, we can use the AutoFill handle to fill these list items in a workbook.

For example I have typed in an Excel worksheet different sorts of certifications for Office users and I am tired of typing them over and over again every time that is necessary. What can I do?

I can create a Custom List with these certifications, and then by typing only one sequence of these certifications in a cell, and then dragging the AutoFill handle to the rest of the blank cells either horizontally either vertically the list will be completed.

Let’s see how this can be done.

First of all we must type the cells the list of names, locations, etc, that we want to be used as shown in the example below.

01

Once we have typed in the list we must select the list of names and then:

For Excel 2007: We click on the Office button and then we click on Excel Options which is located at the bottom of the menu. The Excel Options dialog box appears, where we select the Popular category from the left of the window and then from the section Top Options For Working With Excel we click the Edit Custom Lists buttons.

For Excel 2010: We click the File tab in order to go to backstage View and then select the category Options. Once the Options dialog box appears we select the Advanced category from the left. Then from the right of the window, we locate the General section and then select the Edit Custom Lists button.

For either Excel 2007 or Excel 2010 the Custom List window appears as shown in the image below:

02

At the bottom of the window and at the right of the area Import List From Cells, we notice the selected area of our cells (in our case $A$1:$A$30). All we have do to now is to press the Import button at the right and we will see our list imported in the Custom Lists dialog box as shown in the image below.

03

Once the list is imported we press the OK button twice in order to return to our spreadsheet. All we have to do now is to go to the cell where we have typed a sequence of our list, and then we move our mouse at the bottom right corner of the cell where we will notice a small black cross appearing where we just drag and drop with our mouse to the area of the cells (this procedure is called AutoFill) that are needed as we can see in the image below.

04

If we hadn’t typed our list from before in our spreadsheet, we could have done it right in the Custom Lists dialog box. All we had to do was to type our list below the area of the window named List Entries, and once finished we would have just pressed the Add button.

Once a list is not needed anymore we can delete it from the Custom Lists dialog box, by selecting the specific list and by pressing the Delete button.

%d bloggers like this: