Monthly Archives: May 2012

Δουλεύοντας Με Πρότυπα Στο Office 2010

Working With Templates in Office 2010

Πρότυπο (Templates) ονομάζεται ένα αρχείο στο οποίο έχουν αποθηκευτεί κείμενο, στυλ χαρακτήρων και παραγράφων και μορφοποίηση σελίδας. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να αντικαταστήσουμε το κείμενο στα κατάλληλα δεσμευτικά θέσεων που μας παρέχει. Δημιουργούμε ένα Πρότυπο (Template) όπως δημιουργούμε ένα έγγραφο αλλά η διαφορά είναι ότι το αποθηκεύουμε με διαφορετική μορφή. Δηλαδή, στην πραγματικότητα δεν χρησιμοποιούμε το Πρότυπο (Template) αλλά ένα αντίγραφό του. Πρότυπα (Templates) υπάρχουν και στις εφαρμογές του Excel, Access και PowerPoint.

Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα νέο έγγραφο βασισμένο σε κάποιο πρότυπο στο Word 2010. Την ίδια ακριβώς διαδικασία ακολουθούμε και στις άλλες εφαρμογές.

Μεταβαίνουμε στο tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Δημιουργία (Create) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

00

Στα δεξιά και στο πάνω μέρος του πτυσσόμενο μενού κάτω από την περιοχή που αναγράφει Διαθέσιμα Πρότυπα (Available Templates) έχουμε τις εξής επιλογές:

  • Κενό Έγγραφο (Blank Document):

Επιλέγοντάς αυτήν την εντολή δημιουργείται ένα Νέο Κενό Έγγραφο (New Blank Document) βασισμένο στο πρότυπο Normat.dotx. Δηλαδή δημιουργούμε ένα νέο κενό έγγραφο το οποίο έχει προκαθορισμένο τύπο γραμματοσειράς, προκαθορισμένα περιθώρια κτλ.

01

  • Δημοσίευση Ιστολογίου (Blog Post):

Επιλέγοντας αυτήν την εντολή, δημιουργείται ένα έγγραφο στο οποίο μπορούμε να πληκτρολογήσουμε το κείμενό μας το οποίο θα μπορέσουμε να δημοσιεύσουμε σε κάποιο ιστολόγιο.

02

Την πρώτη φορά που θα επιλέξουμε την εντολή αυτή εμφανίζεται παράθυρο διαλόγου Δήλωση Λογαριασμού Ιστολόγι (Register A Blog Account) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

03

Εφόσον επιλέξουμε την εντολή Δήλωση Τώρα (Register Now) θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Νέος Λογαριασμός Ημερολογίου Web (New Blog Account) στο οποίο θα πρέπει να ρυθμίσουμε όλες τις παραμέτρους, ώστε να μπορούμε να δημοσιεύουμε με επιτυχία τα posts μας στο Ιστολόγιο.  Όπως βλέπουμε και στην παρακάτω εικόνα, η κορδέλα έχει αλλάξει έτσι ώστε να μπορέσουμε να δημοσιεύσουμε με επιτυχία το post μας.

04

  • Πρόσφατα Πρότυπα (Recent Templates):

05

Επιλέγοντας την εντολή Πρόσφατα Πρότυπα (Recent Templates) εμφανίζονται όλα τα πρόσφατα πρότυπα τα οποία έχουμε χρησιμοποιήσει όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

06

  • Δείγματα Προτύπων (Sample Templates):

07

Επιλέγοντάς την εντολή Δείγματα Προτύπων (Sample Templates) εμφανίζονται κάποια αντιπροσωπευτικά δείγματα προτύπων τα οποία μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

08

  • Τα Πρότυπά Μου (My Templates):

09

Επιλέγοντας την εντολή Τα Πρότυπά Μου (My Templates) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία (New) όπου μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα έγγραφο βασισμένο σε κάποιο από τα διαθέσιμα πρότυπα που εμφανίζονται και στην παρακάτω εικόνα.

10

  • Δημιουργία Από Υπάρχον (New From Existing):

11

Επιλέγοντας την εντολή Δημιουργία Από Υπάρχον (New From Existing) εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου στο οποίο θα πρέπει να αναζητήσουμε το έγγραφο στο οποίο θέλουμε να βασιστούμε για να δημιουργήσουμε ένα νέο έγγραφο.

12

Στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού Δημιουργία (New) και στην περιοχή Πρότυπα του Office.com (Office.com Templates) βλέπουμε όλες τις κατηγορίες προτύπων που είναι διαθέσιμα στην τοποθεσία Ιστού της Microsoft

13

Η κάθε κατηγορία προτύπων στην τοποθεσία ιστού της Microsoft, περιλαμβάνει διάφορες υποκατηγορίες. Απλώς εμείς θα πρέπει να διαλέξουμε αυτό που είναι κατάλληλο για τη δική μας ανάγκη. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την κατηγορία Επιστολόχαρτα (Stationery) και έπειτα έχω επιλέξει το Επιστολόχαρτο Διακοπών (Holiday Stationery). Με την επιλογή του προτύπου βλέπουμε και την αντίστοιχη προεπισκόπηση στο δεξιό μέρος.

14

Η προεπισκόπηση θα μας δείξει πώς θα εμφανιστεί στο έγγραφό μας. Μας ενημερώνει επίσης τον Πάροχο, το μέγεθος του αρχείου και μάλιστα την αξιολόγηση που έχει το συγκεκριμένο πρότυπο. Αφού έχουμε αποφασίσει ποιο πρότυπο θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε, στο δεξιό μέρος της περιοχής προεπισκόπησης του προτύπου υπάρχει η εντολή Λήψη (Download) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

15

Επιλέγοντας την εντολή Λήψη (Download) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Λήψη Προτύπου (Downloading Template), όπου μας ενημερώνει για την πορεία της λήψης του προτύπου όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

16

Αφού ολοκληρωθεί η λήψη του προτύπου εμφανίζεται στην οθόνη μας έτοιμο για επεξεργασία όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

17

Όταν χρησιμοποιούμε ένα πρότυπο, δεν ανοίγουμε το αρχείο προτύπου, αλλά ένα αντίγραφο του. Το αρχικό πρότυπο μένει ανέπαφο ότι αλλαγή και αν κάνουμε στο έγγραφο.

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video, για το πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα έγγραφο βασισμένο σε ένα Πρότυπο (Template).

Advertisements

Working With Templates in Office 2010

Templates are a special type of a document, where text, character, paragraph style and page formatting have been saved. All we have to do is to replace the text in the appropriate place holders. We create a Template the same way we create a document, but the difference is that we save it in a different way. This means that when we use it, we are not using the original Template but a copy of it. Templates are also available in Excel, Access and PowerPoint.

Below I will describe how we can create a New Document based on a Template available in Word 2010. The same procedure is followed with the other applications.

We select the File tab in order to move to backstage view and from the drop down menu that appears we select the command New as we can see in the image below.

01

At the right and the top part of the menu and under the area named Available Templates we have the following options:

  • Blank Document:

By selecting this command a New Blank Document based on the Normal.dotx template is created. This means that we create a new blank document that has predefined type of font, predefined margins and so on.

02

  • Blog Post:

By selecting this command, a document is created where we can type in our text that we want to publish to a Blog Post.

03

The first time that we will select this command the Register A Blog Account window appears as shown in the image below.

04

If we select the Register Now button, the New Blog Account window will appear where we have to adjust all the parameters in order to publish our posts successfully.  As we can see in the image below, even the ribbon has been adjusted in order to publish our post.

05

  • Recent Templates:

06

By selecting the Recent Templates command, all the recent templates that we have used will appear below as shown in the image below.

07

  • Sample Templates:

08

By selecting the Sample Templates, some representative samples of templates appear which we can use as shown in the image below.

09

  • My Templates:

10

By selecting the My Templates command the New window appears where we can create a new document based on same of the available templates that appear as we can see below.

11

  • New From Existing:

12

By selecting the command New From Existing, the New From Existing Document window appears, where we must navigate in order to locate the document that we want to base our new document.

13

At the bottom of the drop down menu New and in the area named Office.com Templates we can see all the available categories of templates on the Microsoft Web site.

14

Every category of templates at the Microsoft Web site contains different subcategories. All we have to do is to select the appropriate one for us. In the image below I have selected the category Stationary and then I have selected the Holiday Stationery. By selecting the template we can also preview it at the right of the screen.

15

The preview shows us how it will appear in our document. It also notifies us of the Provider, the size of the file, and even what ratings it has. Once we have decided which template we want to use, below the preview area of the template is the Download button as we can see below.

16

By selecting the Download button, the Downloading Template window appears notifying us of the process of downloading the template.

17

Once it is completed it appears in a new document ready for editing as we can see in the image below.

19

When we use a template, we are not using the actual template, but a copy of it. The original template remains intact whatever change we make on it. 

Below you can check out the video, on how to create a Template in Word 2010.

Θέματα

Themes

Μορφοποιώντας το κείμενό μας, τις επικεφαλίδες, τις λίστες και άλλα στοιχεία του εγγράφου μας μπορεί να είναι αρκετά χρονοβόρο και κουραστικό. Με τόσες επιλογές που έχουμε να κάνουμε όπως τύπο τον γραμματοσειράς, χρώματα και διάφορα γραφικά στοιχεία ώστε να παρουσιάσουμε το έγγραφό μας με την καλύτερη δυνατή μορφή μπορεί να μας φαίνεται εξουθενωτικό.

Για αυτό και πολλοί χρήστες αρκούνται σε γραμματοσειρά τύπου Times New Roman και επικεφαλίδες με γραμματοσειρά τύπου Arial, για να είναι σίγουροι τι κάνουν. Ευτυχώς που το Word μας δίνει τη δυνατότητα να αλλάξουμε τη συνολική εικόνα ενός εγγράφου εφαρμόζοντας ένα από τα Θέματα (Themes) που διαθέτει.

Θέμα (Themes) ονομάζεται μια ενιαία εμφάνιση στην οποία περιέχονται στυλ επικεφαλίδων, στυλ κειμένου μορφοποιημένα με εφέ γραμματοσειρών, λίστες με ειδικά σχεδιασμένους χαρακτήρες κουκκίδων, χρώματα φόντου, εφέ γεμίσματος και εικόνες.

Διαφορά Θέμα και Προτύπων

Difference Between Themes And Templates

Το Θέμα (Themes) αφορά  την εμφάνιση και το στυλ του εγγράφου, ενώ τα Πρότυπα (Templates) αφορά τα περιεχόμενα του εγγράφου. Πρότυπο (Templates) ονομάζεται ένα αρχείο στο οποίο έχει αποθηκευτεί κείμενο, στυλ χαρακτήρων και παραγράφων και μορφοποίηση σελίδας. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να αντικαταστήσουμε το κείμενο στα κατάλληλα δεσμευτικά θέσεων που μας παρέχει. Δημιουργούμε ένα Πρότυπο (Template) όπως δημιουργούμε ένα έγγραφο αλλά η διαφορά είναι ότι το αποθηκεύουμε με διαφορετική μορφή. Δηλαδή, στην πραγματικότητα δεν χρησιμοποιούμε το Πρότυπο (Template) αλλά ένα αντίγραφό του. Στο επόμενο post μου θα περιγράψω πώς μπορούμε να κατεβάσουμε και να δημιουργήσουμε ένα Πρότυπο (Template).

Για να εφαρμόσουμε ένα Θέμα (Theme) στο έγγραφό μας, θα πρέπει να επιλέξουμε το Tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Θέματα (Themes) να επιλέξουμε το βέλος κάτω από την ομώνυμη εντολή όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται, πλοηγούμαστε με το ποντίκι μας πάνω από κάθε θέμα χωρίς να κάνουμε κλικ στο ποντίκι μας. Έτσι έχουμε μία προεπισκόπηση στο έγγραφο το πώς θα εμφανίζεται ανάλογα με το κάθε θέμα που επιλέγουμε. Όταν αποφασίσουμε για το θέμα που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε απλώς κάνουμε ένα κλικ πάνω του.

02

Όταν διαλέγουμε ένα θέμα, εφαρμόζουμε χρώμα, γραμματοσειρά, και εφέ στα στοιχεία του εγγράφου μας.

Τα Θέματα (Themes) αποτελούνται από τρία τμήματα:

  • Χρώμα (Color): Το κάθε Θέμα (Theme) εφαρμόζει ένα σετ από χρώματα σε συγκεκριμένο κομμάτι κειμένου. Διάφορα χρώματα εφαρμόζονται για τα Στυλ Επικεφαλίδων και άλλα για υπερσυνδέσμους.
  • Γραμματοσειρές (Fonts): Κάθε θέμα χρησιμοποιεί μία ή δύο γραμματοσειρές για το κυρίως κείμενο και για τις επικεφαλίδες.
  • Εφέ (Graphical Effects): Διάφορα εφέ εφαρμόζονται στα διάφορα γραφικά και στα στοιχεία σχεδίασης του εγγράφου μας.

Θέματα (Themes) μπορούμε να εφαρμόσουμε και στα προγράμματα των Υπολογιστικών Φύλλων (Excel) ενεργοποιώντας το tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και στο PowerPoint ενεργοποιώντας το tab Σχεδίαση (Design).

Παρακάτω αναφέρονται μερικά παραδείγματα που μορφοποιούνται όταν διαλέγουμε ένα θέμα:

  • Κυρίως κείμενο: Γραμματοσειρά, μέγεθος, στυλ και χρώμα
  • Επικεφαλίδες: Γραμματοσειρά, μέγεθος, στυλ και χρώμα
  • Πίνακες: Γραμματοσειρά , περιγράμματα και στυλ γραμμών, και χρώμα.
  • Γραφήματα: Γραμματοσειρά, περίγραμμα, γραμμές, στυλ γραφικών του γραφήματος, και χρώμα.
  • Εικόνα: Χρώμα περιγράμματος
  • Smart Art: Γραμματοσειρά, χρώμα γραφικού
  • Clip Art: Περίγραμμα και χρώμα περιγράμματος.
  • WordArt: Αλλαγή χρώματος γραμματοσειράς, αλλά το στυλ παραμένει το ίδιο.

Στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού των Θεμάτων (Themes) βρίσκονται οι ακόλουθες εντολές:

Επαναφορά Σε Θέμα Από Πρότυπο (Reset To Theme From Template):

Επιλέγοντας την εντολή αυτή το έγγραφό μας επανέρχεται στην μορφή την οποία είχαμε μορφοποιήσει αρχικώς.

Αναζήτηση Για Θέματα (Browse For Themes):

Στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού της εντολής Θέματα (Themes) υπάρχει και η εντολή Αναζήτηση Για Θέματα (Browse For Themes) όπως φαίνεται και στην παρακάτω εικόνα.

03

Επιλέγοντάς την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Θέματος ή Εγγράφου Με Θέμα (Choose Theme Or Themed Document) όπου θα πρέπει να αναζητήσουμε το Θέμα που έχουμε αποθηκεύσει ή δημιουργήσει και αποθηκεύσει στον υπολογιστή μας. Το επιλέγουμε και απλώς πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

04

Αποθήκευση Τρέχοντος Θέματος (Save Current Theme):

Στο κάτω μέρος του πτυσσόμενου μενού της εντολής Θέματα (Themes) υπάρχει και η εντολή Αποθήκευση Τρέχοντος Θέματος (Save Current Theme). Εάν έχουμε μορφοποιήσει το έγγραφό μας και θέλουμε να το αποθηκεύσουμε σαν Θέμα (Theme) μπορούμε επιλέγοντάς την αντίστοιχη εντολή να το αποθηκεύσουμε για μελλοντική χρήση.

Επιλέγοντας την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Τρέχοντος Θέματος (Save Current Theme) με προεπιλεγμένη θέση αρχείων το φάκελο των θεμάτων. Πληκτρολογούμε το όνομα που θέλουμε για το Θέμα (Theme) μας και πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save).

05

Παρατηρούμε ότι η επέκταση του αρχείου είναι .thmx που αντιστοιχεί σε Θέμα του Office (Office Theme).

Για να εφαρμόσουμε το Θέμα (Theme) που μόλις έχουμε αποθηκεύσει θα πρέπει να αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Θέματα (Themes) και να πλοηγηθούμε στην κατηγορία Προσαρμοσμένες (Custom) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

06a

Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video που περιγράφει πώς μπορούμε να εφαρμόσουμε ένα Θέμα (Theme) σε ένα έγγραφο του Word.

Themes

 

By formatting our document, the headings the lists and other elements in the document is a time consuming procedure. With all the options that we have available, such as type of font, colors and the different graphic elements in order to present our document in the best possible way may seem exhausting.

That is why a lot of users are satisfied with type of fonts such as Times New Roman and headings with font type Arial, just to be sure what they are doing. Thankfully, Word gives us the possibility to change the overall appearance of our document by applying a Theme.

Themes are coordinate type of fonts, colors and designs that we apply to a document in order to give it a professional look.

Difference between Themes and Templates

Themes have got to do with the appearance and the style of the document; on the other hand Templates have got to do with the content of the document. Templates contain styles, formatting, sometimes headers and footers and some text. All we have to do is to replace the text that is there with the text that we will type in. We create a template just like a document but we save it in a different way. That is because we never actually use the template but we use a copy of it actually. In my next post I will describe how to download and create custom Templates.

In order for us to apply a Theme in our document we must select the Page Layout tab and then from the area of the ribbon named Themes to select the Themes as shown in the image below.

01

Once the drop down menu appears with all the Themes we just move on top of each Theme with our mouse, and we have a live preview of what our document would look like.

Once we have decided which Theme we want we just click on it.

02

When we select a Theme we apply on our document color, font and effects on the elements of our document.

Themes consist of three parts:

  • Colors: Each theme applies a set of colors in order to format the text foreground and background. Other colors are applied for Headings Styles and other for hyperlinks.
  • Fonts: Each Theme uses two fonts, one for the main body and one for the headings.
  • Graphical Effects: Effects are applied to the graphics and other design elements in our document.

Themes can be applied in Excel, by activating the Page Layout tab, and in PowerPoint by activating the Design tab.

Below are some examples of the elements that are formatted when we select a Theme:

  • Body Text: Font, Size, Style and Color.
  • Headings: Font, Size, Style and Color.
  • Tables: Font, Borders, Line Styles And Color.
  • Charts: Font, Borders, Lines, Graphic Style and Color.
  • Graphic: Color of Border.
  • Smart Art: Font, Graphic Color.
  • Clip Art: Border and Color of Border.
  • WordArt: Color of Font, but the style remains the same.

At the bottom of the drop down menu of Themes, there are the following commands:

Reset To Theme From Template:

We can remove a theme that we have already applied by selecting this command.

Browse For Themes

At the bottom of the drop down menu of the Theme command we also have the command Browse For Themes as shown in the image below.

04

By selecting the command Browse For Themes the Choose Theme Or Themed Document dialog box appears where we must navigate in order to look for the Themes that we have saved or created on our computer. We then just select it and press the OK button.

05

Save Current Theme

At the bottom of the drop down menu Themes, the command Save Current Theme is located. If we have formatted our document and we want to save it as a Theme, we just select the corresponding command in order to save it for further use.

By selecting the command the Save Current Theme dialog box appears, with default folder location the Themes Folder, and all we have to do is to type in the name for our Theme, and then press the Save button.

06

We notice that the extension of the file is .thmx, which stands for Office Themes.

To apply a Theme that we had just saved, we must expand the drop down menu of the Themes command and from there to navigate to the category Custom as shown in the image below.

07

Below you can check out the video showing the steps in order to apply a Theme to a Word document.

Πώς Να Εισάγουμε Ένα Υδατογράφημα Σε Ένα Έγγραφο Του Word

How To Insert A Watermark In A Word Document

Τι είναι όμως ένα Υδατογράφημα (Watermark);

Είναι κείμενο ή μία εικόνα που εμφανίζεται πίσω από το κείμενο του εγγράφου σε αχνή μορφή. Με το Υδατογράφημα (Watermark) μπορούμε να επισημάνουμε ένα έγγραφο ως Εμπιστευτικό, Πρόχειρο και άλλα πολλά. Για να μπορέσουμε να δούμε το Υδατογράφημα (Watermark) θα πρέπει να είμαστε σε προβολή Διάταξη Εκτύπωσης (Print Layout) ή Ανάγνωση Σε Πλήρη Οθόνη (Full Screen Reading).

Για να εισάγουμε ένα Υδατογράφημα (Watermark) θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Διάταξη Σελίδας (Page Layout) και έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Φόντο Σελίδας (Page Background) να επιλέξουμε την εντολή Υδατογράφημα (Watermark) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται μπορούμε να επιλέξουμε ένα από τα προσχεδιασμένα υδατογραφήματα διαθέσιμα, όπως Εμπιστευτικό (Confidential), Πρόχειρο (Draft). Αφού επιλέξουμε ένα αυτά, θα εμφανιστεί αμέσως στο έγγραφό μας, το οποίο θα μπορούμε να το δούμε στην προβολή Διάταξη Εκτύπωσης (Print Layout) ή Ανάγνωση Σε Πλήρη Οθόνη (Full Screen Reading).

02

Στο κάτω μέρος του μενού μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Προσαρμοσμένο Υδατογράφημα (Custom Watermark) όπου μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα δικό μας Υδατογράφημα (Watermark).

02a

Αφού επιλέξουμε την εντολή Προσαρμοσμένο Υδατογράφημα (Custom Watermark) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση Υδατογραφήματος (Printed Watermark). Εφόσον δεν έχουμε ορίσει κάποιο Υδατογράφημα (Watermark) στο έγγραφό μας η επιλογή Χωρίς Υδατογράφημα (No Watermark) είναι ενεργοποιημένη.

04

Εάν θέλουμε να ορίσουμε μία εικόνα ως Υδατογράφημα (Watermark) θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Υδατογράφημα Εικόνας (Picture Watermark). Αμέσως ενεργοποιείτε το κουμπί Επιλογή Εικόνας (Select Picture) το οποίο επιλέγουμε για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Εικόνας (Insert Picture), όπου επιλέγουμε την εικόνα που θέλουμε. Ακριβώς από κάτω υπάρχει η επιλογή Κλίμακα (Scale) όπου μπορούμε να ορίσουμε την κλίμακα της εικόνας που θα εισάγουμε ως Υδατογράφημα (Watermark). Στα δεξιά υπάρχει η εντολή Ξεθώριασμα (Washout) όπου επιλέγουμε εάν η εικόνα θα εμφανίζεται ως αχνή ή όχι.

05

Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Εφαρμογή (Apply) για να δούμε πώς θα εμφανίζεται το υδατογράφημα και έπειτα να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας.

06

Για να ορίσουμε κείμενο ως Υδατογράφημα (Watermark) από το παράθυρο διαλόγου Εκτύπωση Υδατογραφήματος (Printed Watermark) θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου Υδατογράφημα Κειμένου (Text Watermark).

06

Αφού το ενεργοποιήσουμε έχουμε τις εξής επιλογές:

  • Κείμενο (Text): Μπορούμε ενεργοποιώντας το πτυσσόμενο μενού στα δεξιά να επιλέξουμε κάποιο κείμενο ήδη καταχωρημένο ή να καταχωρίσουμε δικό μας κείμενο.
  • Γραμματοσειρά (Font): Επιλέγουμε τον τύπο της γραμματοσειράς για το υδατογράφημά μας.
  • Μέγεθος (Size): Ορίζουμε το μέγεθος του κειμένου για το υδατογράφημά μας.
  • Χρώμα (Color): Ορίζουμε το χρώμα του κειμένου για το υδατογράφημά μας
  • Διάταξη (Layout): Επιλέγουμε εάν θέλουμε το υδατογράφημά μας να εμφανίζεται Διαγώνια (Diagonal) ή Οριζοντίως (Horizontal).
  • Ημιδιαφανές (Semitransparent): Επιλέγουμε εάν θέλουμε το υδατογράφημά μας να εμφανίζεται Ημιδιαφανές (Semitransparent) ή όχι.

Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Εφαρμογή (Apply) για να δούμε πώς θα εμφανίζεται το υδατογράφημα και αφού είμαστε ευχαριστημένοι με το αποτέλεσμα να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας.

08

Από το πτυσσόμενο μενού της εντολής Υδατογράφημα (Watermark) έχουμε επίσης τις εξής επιλογές:

Περισσότερα Υδατογραφήματα από το Office.com (More Watermarks from Office.com): Για τους χρήστες του Office 2010 υπάρχει αυτή η επιλογή, όπου επιλέγοντας την εντολή αυτή μεταφερόμαστε στην τοποθεσία ιστού Office.com, όπου μπορούμε να επιλέξουμε διαθέσιμα υδατογραφήματα για να χρησιμοποιήσουμε.

06a

Κατάργηση Υδατογραφήματος (Remove Watermark): Επιλέγοντας την εντολή αυτή αφαιρούμε το Υδατογράφημα (Watermark) από το έγγραφό μας.

06b

Αποθήκευση Επιλογής Στη Συλλογή Υδατογραφημάτων (Save Selection To Watermark Gallery): Εάν επιλέξουμε κείμενο ή εικόνα στο έγγραφό μας, χρησιμοποιώντας την εντολή αυτή μπορούμε να αποθηκεύσουμε την επιλογή μας ως Υδατογράφημα (Watermark) όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Νέου Μπλοκ Δόμησης (Create New Building Block), όπου πληκτρολογούμε το όνομα του υδατογραφήματος και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

08

Για να εισάγουμε ένα Υδατογράφημα (Watermark) το οποίο έχουμε αποθηκεύσει θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Υδατογράφημα (Watermark) και από το πτυσσόμενο μενού να πλοηγηθούμε στην κατηγορία Γενικά (General) και να το επιλέξουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

09

Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video σχετικά με την εισαγωγή Υδατογραφήματος (Watermark) σε ένα έγγραφο του Word.

How To Insert A Watermark In A Word Document

What is a Watermark though?

They are text or pictures that appear behind of the document text in a faded form. With a Watermark we can mark a document as Confidential, Draft and many more statuses. In order for us to see the Watermark we must be in Print Layout view or Full Screen Reading view.

To insert a Watermark in our document we must select the Page Layout tab and then from the area of the ribbon named Page Background we select the command Watermark as shown in the image below.

01

From the drop down menu that appears we can select one of the predefined available Watermarks, such as Confidential, Do Not Copy and many more. Once we have chosen one, it will appear in our document, which as mentioned above we can view in the Print Layout view or Full Screen Reading view

02

At the bottom of the drop menu we can select the command Custom Watermark in order for us to create our own Watermark.

03

Once the command Custom Watermark is selected the Printed Watermark window appears. Since we haven’t defined a watermark the No Watermark option is activated as we can see below.

04

If we want to define a picture as a Watermark we must activate the button next to the command Picture Watermark. The Select Picture buttons activates straight away, where we must select it in order for the Insert Picture dialog box to appear where we select the picture that we want to use as a Watermark. The Scale option is right underneath where we can define the scale of the image that we want to use as a Watermark. At the right there is Washout command, where we can activate it or not depending on how we want our image to appear.

05

Once we have done all the adjustments we want we can press on the Apply button to see how the Watermark will be shown and then press the OK button to return to our document.

06

In order to define text as a Watermark from the Printed Watermark dialog box we must activate the Text Watermark button.

07

Once activated we have the following options:

  • Text: By using the drop down menu at the right to select a predefined text or to type in our own text.
  • Font: We select the type of font for our Watermark.
  • Size: We select the size we want for our Watermark.
  • Color: We select the color of font for our Watermark.
  • Layout: We select the way our Watermark will appear, Diagonal or Horizontal.
  • Semitransparent: We choose if we want our Watermark to appear Semitransparent or not.

Once we have done all the adjustments we press the Apply button to see how the Watermark will be shown and once we are satisfied with the results we press the OK button to return to our document.

08

From the drop down menu of the Watermark command we also have the following options:

03

More Watermarks from Office.com: For the Office 2010 users we have this command, where by selecting this command we visit the Office.com site where we can select some of the available Watermarks in order to use.

Remove Watermark: By selecting this command we remove the watermark from our document.

Save Selection To Watermark Gallery: If we select text or an image in our document, by using this command we can save our selection in the Watermark Gallery as we can see below. The Create New Building Block window appears, where we type in the name for our Watermark and then press the OK button.

08a

In order to insert the Watermark that we have saved, in our document we must select the command Watermark and from the drop down menu to navigate to the category General and select it as shown in the image below.

09a

Below you can check out the video, showing the steps in order to insert a Watermark in a Word document.

Πώς Να Αλλάξουμε Την Ανάλυση Εικόνας Σε Προγράμματα Του Office

How to Change The Resolution of A Picture In Office Programs

Όλοι γνωρίζουμε ότι όταν εισάγουμε εικόνες, φωτογραφίες (υψηλής ανάλυσης) στα έγγραφα, στις παρουσιάσεις, έχει σαν αποτέλεσμα το μέγεθος του αρχείου να αυξηθεί σημαντικά. Έχουμε όμως τη δυνατότητα να αλλάξουμε την ανάλυση των εικόνων έτσι ώστε να μειωθεί το μέγεθός τους.

Παρακάτω θα περιγράψω πώς γίνεται αυτή η διαδικασία στο PowerPoint. Η ίδια διαδικασία γίνεται και εάν η εικόνα (ες) έχουν εισαχθεί στο Word και στο Excel. Το post αυτό έχει γίνει με τη χρήση του PowerPoint 2010.

Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε την εικόνα την οποία θέλουμε να αλλάξουμε την ανάλυσή της κάνοντας ένα κλικ πάνω της όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Οι λαβές αλλαγή μεγέθους φανερώνουν ότι η εικόνα είναι επιλεγμένη.

00

Εφόσον επιλεγεί η εικόνα, ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Εικόνας (Picture Tools), και έπειτα από το tab Μορφοποίηση (Format) και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Προσαρμογή (Adjust) επιλέγουμε την εντολή Συμπίεση Εικόνων (Compress Pictures) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Συμπίεση Εικόνων (Compress Pictures).

Κάτω από την περιοχή που αναγράφει Επιλογές Συμπίεσης (Compression Options), εάν θέλουμε να αλλάξουμε την ανάλυση μόνο για την επιλεγμένη εικόνα, η εντολή Εφαρμογή Μόνο Σε Αυτήν Την Εικόνα (Apply Only To This Picture) θα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη.

Εάν θέλουμε να συμπιέσουμε όλες τις εικόνες στην παρουσίαση θα πρέπει να απενεργοποιήσουμε το σημάδι ελέγχου δίπλα στην εντολή Εφαρμογή Μόνο Σε Αυτήν Την Εικόνα (Apply Only To This Picture).

02

Κάτω από την περιοχή Προορισμός Εκτύπωσης (Target Output), μπορούμε να επιλέξουμε την ανάλυση που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ.

Οι επιλογές που έχουμε είναι οι εξής:

  • Εκτύπωση (Print) – (220ppi): Εξαιρετική ποιότητα στους περισσότερους εκτυπωτές και οθόνες.
  • Οθόνη (Screen) – (150ppi): Καλή για ιστοσελίδες και συσκευές προβολείς.
  • Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο (E-mail) – (96ppi): Ελαχιστοποίηση του μεγέθους εγγράφου για κοινή χρήση.
  • Χρήση Ανάλυσης Εγγράφου (Use Document Resolution): Εξορισμού το PowerPoint καθορίζει την ανάλυση των εικόνων στα 220 dpi. Εάν οι εισαγμένες εικόνες μας έχουν μικρότερη ανάλυση, τότε αυτή η ανάλυση θα είναι ότι πρέπει.

(ppi): Pixels per inch or pixel density

03

Όποιες ρυθμίσεις και να κάνουμε, πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στην παρουσίασή μας.  Αυτό είναι, οι εικόνες μας έχουν συμπιεστεί.  Στο παρακάτω video  και στο τέλος του, μπορείτε να δείτε την διαφορά μεγέθους δύο αρχείων (στο ένα δεν έχουν συμπιεστεί οι εικόνες ενώ στο άλλο έχουν συμπιεστεί).

Πολλές φορές όταν επιλέγουμε μία εικόνα, αντί να εμφανίζεται το tab Εργαλεία Εικόνας (Picture Tools) εμφανίζεται το tab Εργαλεία Σχεδίασης (Drawing Tools) ή το tab Εργαλεία SmartArt (SmartArt Tools). Ο λόγος είναι ότι η εικόνα δεν αντιμετωπίζεται ως εικόνα, αλλά ως έναν τύπο σχεδίου, όπως ένα ενσωματωμένο αντικείμενο όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

04

Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video, όπου περιγράφει πώς μπορούμε να αλλάξουμε την ανάλυση μιας εικόνας στο PowerPoint.

How to Change The Resolution of A Picture In Office Programs

We all know that when we insert images, photographs (high-resolution images) in our documents, presentations the result of the size of the file is to be increased. However, we can change the resolution of a picture in order to decrease the image size.

Below I will show how this can be done in PowerPoint. The same procedure stands either if the image is inserted in a Word document or an Excel File. The description of the post has been done with PowerPoint 2010.

First we select the picture that we want to change the resolution for by clicking on it with our mouse as shown at the image below.

00

Once the image is selected the Picture Tools is activated, and then on the Format Tab and in the area of the ribbon named Adjust we select the command Compress Pictures as shown below.

02

Once selected the Compress Pictures window appears as we can see.

Under the Compression Options area, if we want to change the resolution for the selected picture the command Apply Only To This Picture must be activated.

If we want to compress all the photos in the presentation we must uncheck the check box next to the command Apply Only To This Picture.

02b

Under the area Target Output, we can click at the resolution that we want and then press the OK button.

  • Print (220ppi): Excellent quality on most printers and screens – largest file size
  • Screen (150ppi): Good for webpages and projectors
  • E-mail (96ppi): Minimum document size for sharing
  • Use Document Resolution: By default, PowerPoint sets the resolution for pictures at 220 dpi. If your inserted photos have a lower resolution, then that resolution would apply.

(ppi): Pixels per inch or pixel density

02a

Whatever adjustments we do, we press the OK button to return to our presentation.  That is it, the images have been compressed.  In the video below and at the end of it, you can view the difference on the size between two files (one with the images not compressed and one with the images compressed).

Many times when we click on a image instead of the Picture Tools tab to be activated the Drawing Tools or SmartArt Tools tab appears. The reason is that the image is not treated as a picture because it is most likely an image with a drawing type of format such as an embedded object as we can see below.

05

In the video below you can check out the steps on how to change the resolution of a picture in PowerPoint.

Πώς Να Απενεργοποιήσουμε Την Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου στο PowerPoint

How To Disable Auto Resize Of Fonts in PowerPoint

Στο PowerPoint όταν καταχωρούμε κείμενο σε θέσεις αντικειμένου, το κείμενο αυτόματα συρρικνώνεται έτσι ώστε να χωράει στο πλαίσιο ελέγχου αντικειμένου. Η Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου (AutoFit) συρρικνώνει το κείμενο καθώς το πληκτρολογούμε, όπου έχει ως αποτέλεσμα η γραμματοσειρά να είναι πολύ μικρή για να μπορεί να τη δει το κοινό. Αρκετοί άνθρωποι βρίσκουν αυτό το χαρακτηριστικό ενοχλητικό και εκνευριστικό. Το πώς μπορούμε να απενεργοποιήσουμε αυτή τη λειτουργία θα περιγραφεί παρακάτω:

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το Κουμπί του Office για τους χρήστες του PowerPoint 2007 και για τους χρήστες του PowerPoint 2010 θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File).

Χρήστες του 2007: Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) από το κάτω αριστερό μέρος.

Χρήστες του 2010: Αφού περάσουμε σε προβολή backstage επιλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options) από τα αριστερά του πτυσσόμενου μενού.

01

Όποια έκδοση του PowerPoint χρησιμοποιούμε, το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του PowerPoint (PowerPoint Options) εμφανίζεται όπου από τα αριστερά επιλέγουμε την κατηγορία Εργαλεία Ελέγχου (Proofing) και έπειτα από τα δεξιά του παραθύρου επιλέγουμε το κουμπί Επιλογές Αυτόματης Διόρθωσης (AutoCorrect Options),

02

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση ( AutoCorrect), όπου επιλέγουμε την καρτέλα Αυτόματη Μορφοποίηση Κατά Την Πληκτρολόγηση (AutoFormat As You Type), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

03

Τότε κάτω από την περιοχή που αναγράφει Εφαρμογή Κατά Την Πληκτρολόγηση (Apply As You Type), απενεργοποιούμε τα σημάδια ελέγχου αριστερά των εντολών Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου Τίτλου Σε Θέση Αντικειμένου (AutoFit Title Text To Placeholder) και Αυτόματη Προσαρμογή Σώματος Κειμένου Σε Θέση Αντικειμένου (AutoFit Body Text To Placeholder) εάν θέλουμε να τα απενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου (AutoFit Text) και για τον τίτλο και για το σώμα κειμένου.

Αφού το απενεργοποιήσουμε, πατάμε ΟΚ σε όλα τα ανοιχτά παράθυρα για να επιστρέψουμε στην παρουσίασή μας. Από εδώ και στο εξής, κάθε φορά που θα πληκτρολογούμε σε μία θέση αντικειμένου το κείμενό μας, το κείμενο δεν θα συρρικνώνεται αυτόματα για να χωρέσει στο πλαίσιο, αλλά θα πρέπει εμείς να μειώνουμε το μέγεθος της γραμματοσειράς εάν αυτό είναι απαραίτητο.

Μπορείτε να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video, όπου περιγράφει πώς μπορούμε να απενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Προσαρμογή Κειμένου (AutoFit Text) στο PowerPoint.

How To Disable Auto Resize Of Fonts in PowerPoint

In PowerPoint when we type text into placeholders, the text automatically shrinks in order to fit the placeholder. The AutoFit feature shrinks the text as we type, which has as a result the fonts to be too small to be seen by the audience. A lot of people find that annoying and frustrating. How can we turn of this feature will be described below.

First of all we must select the Office button for PowerPoint 2007 users or the File tab for PowerPoint 2010 users.

For 2007 users: From the drop down menu we select at the right of the menu PowerPoint Options.

For 2010 users. Once in backstage view we select the category Options as we can see in the image below.

01

Either version we use, the PowerPoint Options window appears where we select the category Proofing from the left of the window, and then we select the AutoCorrect Options button from the right.

02

The AutoCorrect window appears, where we must select the tab AutoFormat As You Type as shown in the image below.

03

Then under the area which is named Apply As You Type, we click to clear the check boxes for AutoFit Title Text To Placeholder and AutoFit Body Text To Placeholder, if we want to deactivate both the title and body text from auto sizing.

Once deactivated, we press OK to all the open windows in order to return to our presentation. From now on when we type into a placeholder our text will not be shrunk automatically to fit in, but we will have to decrease the font on our own if necessary.

You can also check out the video below describing on how to disable the Auto Resize function in PowerPoint.

%d bloggers like this: