Tab Inquire Στο Excel 13

Inquire Tab In Excel 13

Τι γίνεται όταν θέλουμε να συγκρίνουμε εκδόσεις ενός βιβλίου εργασίας του Excel, ή ακόμα να το αναλύσουμε ή δούμε ποιες συνδέσεις υπάρχουν μεταξύ βιβλίων εργασιών ή φύλλων εργασιών; Εδώ κάνει την εμφάνιση του το tab Inquire στο Excel.

Για να χρησιμοποιήσουμε το tab Inquire θα πρέπει να το ενεργοποιήσουμε πρώτα και απαραίτητη προϋπόθεση είναι να χρησιμοποιούμε έκδοση Office Professional Plus. Ανατρέξτε σε προηγούμενη ανάρτησή που ονομάζεται Ενεργοποίηση Απενεργοποίηση Πρόσθετων για να δείτε πώς ενεργοποιούμε το tab Inquire.

Το tab Inquire αποτελείται από τις εξής περιοχές στην κορδέλα:

Αναφορά: Ανάλυση Βιβλίου Εργασίας (Report: Workbook Analysis)

Διαγράμματα: Σχέσεις Βιβλίων Εργασιών – Σχέσεις Φύλλων Εργασιών – Σχέσεις Κελιών (Diagram: Workbook Relationship – Worksheet Relationship – Cell Relationship)

Σύγκριση: Σύγκριση Αρχείων (Compare: Compare Files)

Διάφορα: Απαλοιφή Παραπανίσιων Μορφοποιήσεων (Clean Excess Formatting) – Κωδικοί Πρόσβασης Βιβλίων Εργασιών – Βοήθεια (Miscellaneous: Clean Excess Cell Formatting – Workbook Passwords – Help)

Inquire Tab

Ανάλυση Βιβλίου Εργασίας (Workbook Analysis):

Η εντολή Ανάλυση Βιβλίου Εργασίας (Workbook Analysis) δημιουργεί μία interactive αναφορά που παρουσιάζει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το βιβλίο εργασίας. Μας παρουσιάζει τη δομή του βιβλίου, τους τύπους, τα κελιά, τις αναφορές και τις προειδοποιήσεις. Εάν επιλέξουμε την εντολή Ανάλυση Βιβλίου Εργασίας (Workbook Analysis), που βρίσκεται στην περιοχή Αναφορά (Report) της κορδέλας, ένα προειδοποιητικό παράθυρο διαλόγου της Ανάλυσης Βιβλίου Εργασίας (Workbook Analysis) εμφανίζεται, όπου μας προειδοποιεί ότι Μόνο Αλλαγές Που Έχουν Αποθηκευτεί Θα Συμπεριληφθούν Σε Αυτήν Την Ανάλυση (Only Changes That Have Been Saved Will Be Included In This Analysis). Έχουμε την επιλογή να Αποθηκεύσουμε (Save) τις αλλαγές ή όχι όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Workbook Analysis

Αφού έχουμε επιλέξει Ναι (Yes) ή Όχι (No) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αναφορά Ανάλυσης Βιβλίου Εργασίας (Workbook Analysis Report) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

Σε αυτό το παράθυρο και κάτω από την περιοχή Αντικείμενα (Items) μπορούμε να επιλέξουμε τι θέλουμε να εμφανίζεται, απλώς κάνοντας ένα κλικ πάνω στα κουτιά ελέγχου στα αριστερά των ονομάτων των Αντικείμενα (Items), όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Αφού έχουμε επιλέξει τα Αντικείμενα (Items) που θέλουμε, στα δεξιά του παραθύρου και κάτω από την περιοχή Αποτελέσματα (Results) εμφανίζεται όλα τα αποτελέσματα σύμφωνα με τις επιλογές μας. Στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου Αναφορά Ανάλυσης Βιβλίου Εργασίας (Workbook Analysis Report), μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Εξαγωγή Excel (Excel Export) όπως μπορούμε να δούμε παρακάτω για να Εξάγουμε (Export) την Αναφορά Ανάλυσης του Βιβλίου Εργασίας (Workbook Analysis Report) για να δούμε την Ανάλυση (Report) λεπτομερέστερα.

Workbook Analysis Report

Αφού επιλέξουμε την εντολή Εξαγωγή Excel (Excel Export) ένα νέο κουμπί εμφανίζεται στα δεξιά όπου ονομάζεται Άνοιγμα Αρχείου Εξαγωγής (Load Export File) όπως βλέπουμε και παρακάτω.

Workbook Analysis Report

Αφού επιλέξουμε την εντολή Άνοιγμα Αρχείου Εξαγωγής (Load Export File) ένα νέο βιβλίο εργασίας εμφανίζεται με όλη την Ανάλυση Αναφορά (Analysis Report) για να δούμε την αναφορά με περισσότερες λεπτομέρειες.

Worksheet Report

Σχέσεις Βιβλίων Εργασιών (Workbook Relationship):

Στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Διάγραμμα (Diagram), μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Σχέσεις Βιβλίων Εργασιών για να δημιουργήσουμε ένα interactive, γραφικό χάρτη από τα βιβλία εργασίας που το ένα εξαρτάται από το άλλο. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την εντολή Σχέσεις Βιβλίων Εργασιών (Workbook Relationship), αλλά επειδή το συγκεκριμένο βιβλίο εργασίας δεν έχει καμία σχέση με άλλα βιβλία εργασίας μας παρουσιάζεται μόνο το συγκεκριμένο βιβλίο εργασίας. Ειδάλλως, εάν είχε συνδέσεις με άλλα βιβλία εργασίας, θα βλέπαμε το συγκεκριμένο βιβλίο εργασίας στα αριστερά του παραθύρου και στα δεξιά όλες τις συνδέσεις με τα άλλα βιβλία εργασίας και τις πηγές δεδομένων.

Workbook Relationship Diagram

Σχέσεις Φύλλων Εργασιών (Worksheet Relationship):

Στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Διάγραμμα (Diagram), μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Σχέσεις Φύλλων Εργασιών για να δημιουργήσουμε ένα interactive, γραφικό χάρτη από τις συνδέσεις μεταξύ των φύλλων εργασιών στο ίδιο βιβλίο εργασίας και σε άλλα βιβλία εργασίας. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την εντολή Σχέσεις Φύλλων Εργασιών (Worksheet Relationship) και στο παρακάτω διάγραμμα βλέπουμε τις συνδέσεις που υπάρχουν στο ίδιο βιβλίο εργασίας. Αυτό μας δίνει μία πιο ξεκάθαρη εικόνα για το πώς τα δεδομένα μας στα κελιά εξαρτώνται από άλλα στα διάφορα φύλλα εργασίας.

Worksheet Relationship Diagram

Σχέσεις Κελιών (Cell Relationship):

Στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Διάγραμμα (Diagram), μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Σχέσεις Κελιών για να δημιουργήσουμε ένα interactive διάγραμμα από όλες τις συνδέσεις από το επιλεγμένο κελί με άλλα κελιά στα φύλλα εργασίας. Αφού επιλέξουμε την εντολή Σχέσεις Κελιών (Cell Relationship), εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Διαγράμματος Σχέσεις Κελιών (Cell Relationship Diagram Options) όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Εδώ μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε και να πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ.

Cell Relationship Diagram Options

Αφού πατήσουμε ΟΚ, εμφανίζεται το παράθυρο Διάγραμμα Σχέσεις Κελιών (Cell Relationship Diagram), όπου εμφανίζονται οι σχέσεις μεταξύ των κελιών στο βιβλίο εργασίας.

Cell Relationship Diagram

Σύγκριση Αρχείων (Compare Files):

Η εντολή Σύγκριση Αρχείων (Compare Files) μας επιτρέπει να δούμε τις διαφορές μεταξύ κελιών ανάμεσα από δύο Βιβλία Εργασιών του Excel. Για να δουλέψει η εντολή αυτή θα πρέπει οπωσδήποτε να έχουμε δύο βιβλία εργασίας του Excel ανοιχτά. Στην παρακάτω εικόνα, έχω επιλέξει την εντολή Σύγκριση Αρχείων (Compare Files) από το tab Inquire και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Σύγκριση (Compare), και απευθείας εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Αρχείων Προς Σύγκριση (Select Files To Compare) όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Τότε από τα αριστερά του παραθύρου που ονομάζεται Σύγκριση: (Compare:) επιλέγουμε το βέλος στα δεξιά, όπου εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού για να διαλέξουμε το βιβλίο εργασίας του Excel, και τότε από τα δεξιά της εντολής Προς: (To:) επιλέγουμε το βιβλίο εργασίας του Excel που θέλουμε να κάνουμε τη σύγκριση. Μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε το κουμπί Αλλαγή Αρχείων (Swap Files) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου για να αλλάξουμε την σειρά των δύο επιλεγμένων βιβλίων εργασίας. Αφού το κάνουμε πατάμε στο κουμπί Σύγκριση (Compare) που βρίσκεται στο κάτω αριστερά μέρος του παραθύρου.

Select Files To Compare

Αφού επιλέξουμε την εντολή Σύγκριση (Compare) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κατάσταση (Status) που μας ενημερώνει για τη διαδικασία Σύγκρισης (Compare) των βιβλίων εργασιών. Η διαδικασία αυτή μπορεί να πάρει κάποιο χρονικό διάστημα.

Status Comparing Workbooks

Αφού ολοκληρωθεί η διαδικασία εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Σύγκριση Φύλλων Εργασιών (Spreadsheet Compare). Τα αποτελέσματα είναι κωδικοποιημένα με χρώματα που εξαρτώνται από το περιεχόμενο, όπως τιμές, συναρτήσεις, ονόματα περιοχών και μορφοποιήσεις όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

Spreadsheet Compare

Απαλοιφή Περίσσιων Μορφοποιήσεων Κελιών (Clean Excess Cell)

Στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Διάφορα (Miscellaneous) του tab Inquire μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Απαλοιφή Περίσσιων Μορφοποιήσεων Κελιών (Clean Excess Cell) για να απαλείψουμε τις παραπανίσιες μορφοποιήσεις του βιβλίου εργασίας έτσι ώστε το βιβλίο εργασίας να μειώσει το μέγεθός του, και που μπορεί να είναι ο λόγος που το βιβλίο εργασίας μας αργεί να ανοίξει ή να έχει πολύ μεγάλο μέγεθος. Αφού επιλεγεί η εντολή Απαλοιφή Περίσσιων Μορφοποιήσεων Κελιών (Clean Excess Cell Formatting), εμφανίζεται το ομώνυμο παράθυρο διαλόγου όπου από το πτυσσόμενο μενού δεξιά της εντολή Εφαρμογή Σε (Apply To) επιλέγουμε που θέλουμε να εφαρμοστεί. Μπορούμε να επιλέξουμε είτε Όλα Τα Φύλλα Εργασίας (All Sheets) είτε Ενεργό Φύλλο Εργασίας (Active Sheets) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω. Αφού επιλέξουμε αυτό που θέλουμε, απλώς πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και τέλος.

Clean Excess Cell Formatting

Κωδικοί Πρόσβασης Βιβλίου Εργασίας (Workbook Passwords):

Στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Διάφορα (Miscellaneous) του tab Inquire, μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Κωδικοί Πρόσβασης (Workbook Passwords), όπου θα πρέπει να προσθέσουμε κωδικό πρόσβασης του βιβλίου εργασίας στην λίστα κωδικών έτσι ώστε να ανοίξουμε ένα αποθηκευμένο αντίγραφο του βιβλίου εργασίας. Εάν προσθέσουμε κωδικοί πρόσβασης στο βιβλίο εργασίας αυτά θα αποθηκευτούν στον υπολογιστή μας. Αυτοί οι κωδικοί θα είναι κρυπτογραφημένοι και προσβάσιμα μόνο από εμάς.

Workbook Passwords

Παρακάτω μπορείτε να δείτε και το video που περιγράφει τα χαρακτηριστικά του tab Inquire στο Excel 13.

Inquire Tab In Excel 13

About officesmart

MVP: Honored with the MVP (Most Valuable Professional) for OFFICE SYSTEM title for the years 2011, 2012, 2013, 2014 and 2015 by Microsoft, for my contribution and commitment to the technical communities worldwide. Microsoft Master Specialist: This certification provides skill-verification tools that not only help assess a person's skills in using Microsoft Office programs but also the ability to quickly complete on-the-job tasks across multiple programs in the Microsoft Office system

Posted on July 10, 2014, in Excel Greek 2013, Microsoft Office 2013 Greek and tagged , , , , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink. Comments Off on Tab Inquire Στο Excel 13.

Comments are closed.