Δημιουργία Αναπτυσσόμενης Λίστας Στο Excel 13

Create A Drop Down List in Excel 13

Έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε ένα φύλλο εργασίας πιο αποτελεσματικό με τη δημιουργία μιας Αναπτυσσόμενης Λίστας (Drop Down List). Ποια είναι η χρήση της Αναπτυσσόμενη Λίστα (Drop Down List); Εάν κάποιος χρησιμοποιήσει το φύλλο εργασίας που δημιουργήσαμε, θα μπορεί να κάνει ένα κλικ στο βέλος και να επιλέξει μία από τις καταχωρήσεις που βρίσκονται στη λίστα έτσι ώστε να καταχωρηθεί στο κελί. Απλώς ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για τη δημιουργία Αναπτυσσόμενης Λίστας (Drop Down List) στο Excel 13.

Πρώτα θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλες τις πληροφορίες που θέλουμε να συμπεριληφθούν στην Αναπτυσσόμενη Λίστα (Drop Down List). Αυτές οι καταχωρήσεις θα πρέπει να είναι σε μία Στήλη (Column) ή Γραμμή (Row) χωρίς κενά κελιά αναμεταξύ τους. Όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει μερικές χώρες που θέλω να συμπεριληφθούν στην Αναπτυσσόμενη Λίστα (Drop Down List).

Drop Down List

Αυτό το βήμα είναι προαιρετικό:

Αφού έχουμε τελειώσει με την καταχώρηση των δεδομένων, θα πρέπει να επιλέξουμε τα κελιά που περιέχουν τα δεδομένα, και να κάνουμε ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Ορισμός Ονόματος (Define Name)

Define Name

Αφού επιλεγεί η εντολή Ορισμός Ονόματος (Define Name) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Νέο Όνομα (New Name), όπου δεξιά της περιοχής που αναγράφει Όνομα (Name) πληκτρολογούμε το όνομα που θέλουμε να καθορίσουμε για τα επιλεγμένα κελιά. Στο δικό μου παράδειγμα έχω πληκτρολογήσει την ονομασία Χώρες (Countries). Αφού τελειώσουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας. Από εδώ και στο εξής, η περιοχή των επιλεγμένων κελιών θα αναφέρεται με την ονομασία Χώρες (Countries).

New Name

Το επόμενο βήμα είναι να επιλέξουμε το tab Δεδομένα (Data) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Εργαλεία Δεδομένων (Data Tools) να επιλέξουμε την εντολή Επικύρωση Δεδομένων (Data Validation). Αφού επιλεγεί εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές όπου και επιλέγουμε την εντολή Επικύρωση Δεδομένων (Data Validation) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Data - Data Validation

Τότε εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επικύρωση Δεδομένων (Data Validation) όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Στο πρώτο tab που ονομάζεται Ρυθμίσεις (Settings), επιλέγουμε από τα Κριτήρια Επικύρωσης (Validation Criteria) την Επιτρεπόμενη Καταχώρηση (Allow). Σε αυτήν περίπτωση από το πτυσσόμενο μενού κάτω από εκεί που αναγράφει Επιτρεπόμενη Καταχώρηση (Allow) επιλέγουμε την εντολή Λίστα (List).

Drop Down List

Στην περιοχή που αναγράφει Προέλευση (Source), μπορούμε είτε να επιλέξουμε την περιοχή κελιών που έχουμε πληκτρολογήσει τις πληροφορίες που θέλουμε για τη λίστα ή να πληκτρολογήσουμε το σύμβολο ίσον (=) και να πληκτρολογήσουμε το όνομα που δώσαμε στη λίστα. Σε αυτήν την περίπτωση Χώρες (Countries).

Data Validation - Settings

Τότε μεταφερόμαστε στο επόμενο tab που ονομάζεται Μήνυμα Εισαγωγής (Input Message). Σε αυτό το tab, μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα μήνυμα που θα εμφανίζεται όταν το κελί ενεργοποιείται. Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου που βρίσκεται στα αριστερά που αναγράφει Εμφάνιση Του Μηνύματος Εισαγωγής Κατά Την Επιλογή Του Κελιού (Show Input Message When Cell Is Selected). Τότε κάτω από την περιοχή που αναγράφει Τίτλος (Title), πληκτρολογούμε ένα τίτλο για το μήνυμά μας και τότε κάτω από την περιοχή που αναγράφει Μήνυμα Εισαγωγής (Input Message), πληκτρολογούμε το μήνυμα που θέλουμε να εμφανίζεται. Εάν δεν θέλουμε να εμφανίζεται μήνυμα απλώς απενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου στα αριστερά της εντολής Εμφάνιση Του Μηνύματος Εισαγωγής Κατά Την Επιλογή Του Κελιού (Show Input Message When Cell Is Selected).

Input Message

Τέλος μεταφερόμαστε στο επόμενο tab που ονομάζεται Προειδοποιητικό Μήνυμα (Error Alert). Σε αυτό το tab μπορούμε να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου που βρίσκεται στα αριστερά της εντολής Εμφάνιση Προειδοποιητικού Μηνύματος Μετά Την Εισαγωγή Μη Έγκυρων Δεδομένων (Show Error Alert After Invalid Data Is Entered), και έπειτα να επιλέξουμε από το πτυσσόμενο μενού της εντολής Στυλ (Style) ένα προειδοποιητικό μήνυμα της αρεσκείας μας. Τότε όταν κάποιος καταχωρεί μη έγκυρα δεδομένα στην Αναπτυσσόμενη Λίστα (Drop Down List), το μήνυμα θα εμφανίζεται κάθε φορά. Αφού έχουμε κάνει όλες τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο Excel.

Warning Dialog Box

Στην παρακάτω εικόνα, μπορούμε να δούμε την Αναπτυσσόμενη Λίστα (Drop Down List) που μόλις δημιουργήσαμε. Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να επιλέξουμε μία Χώρα από τη λίστα έτσι ώστε να καταχωρηθεί στο κελί.

Drop Down List

Παρακάτω έχω καταχωρήσει λάθος δεδομένα στο κελί που περιέχει τη λίστα και απευθείας εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Microsoft Excel που μας αναφέρει τα παρακάτω:

Η Τιμή Που Πληκτρολογήσατε Δεν Είναι Έγκυρη (The Value You Entered Is Not Valid)

Έχει Τεθεί Περιορισμός Από Κάποιον Χρήστη Στις Τιμές Που Επιτρέπεται Να Εισαχθούν Σε Αυτό Το Κελί (A User Has Restricted Values That Can Be Entered Into This Cell)

Warning Dialog Box

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Αναπτυσσόμενη Λίστα (Drop Down List) στο Excel 13.

Create A Drop Down List in Excel 13

About officesmart

MVP: Honored with the MVP (Most Valuable Professional) for OFFICE SYSTEM title for the years 2011, 2012, 2013, 2014 and 2015 by Microsoft, for my contribution and commitment to the technical communities worldwide. Microsoft Master Specialist: This certification provides skill-verification tools that not only help assess a person's skills in using Microsoft Office programs but also the ability to quickly complete on-the-job tasks across multiple programs in the Microsoft Office system

Posted on December 12, 2014, in Excel Greek 2013, Microsoft Office 2013 Greek and tagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink. Comments Off on Δημιουργία Αναπτυσσόμενης Λίστας Στο Excel 13.

Comments are closed.