Κοινή Χρήση Αρχείων Στο Office 2016

Share Files in Microsoft Office 2016

Έχετε βαρεθεί να αποστέλλεται συνημμένα ξανά και ξανά, έτσι ώστε να βεβαιωθείτε ότι όλοι έχουν το τελευταίο αντίγραφο του αρχείου για να είναι όλοι ευχαριστημένοι. Έχετε κουραστεί να συγχωνεύετε τις αλλαγές από την επεξεργασία των συντακτών ενός αρχείου στην τελική έκδοση; Εδώ είναι που κάνει την εμφάνιση του το Office 2016, και ειδικά το χαρακτηριστικό Κοινή Χρήση (Share). Όλα τα παραπάνω που περιγράφηκαν ανήκουν στην ιστορία. Τώρα μπορούμε να συνεργαστούμε και να μοιραστούμε μαζί με άλλους το ίδιο αρχείο την ίδια χρονική στιγμή. Το μόνο που πρέπει να κάνετε είναι να συνεχίζετε να διαβάζετε.

Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε την εντολή Κοινή Χρήση (Share) στο πάνω δεξιό μέρος της εφαρμογής του Word. Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να πατήσουμε στο κουμπί Κοινή Χρήση (Share) και θα μπορέσουμε να δούμε ποιος έχει πρόσβαση στο συγκεκριμένο έγγραφο, και ποιος το επεξεργάζεται την ίδια χρονική στιγμή. Μπορούμε επίσης να αλλάξουμε το δικαίωμα σύνταξης για οποιοδήποτε έγγραφο μας ανήκει.

Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε την εντολή Κοινή Χρήση (Share) στην πάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής του Excel.

Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε την εντολή Κοινή Χρήση (Share) στην πάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής του PowerPoint.

Πριν χρησιμοποιήσουμε την εντολή Κοινή Χρήση (Share) για να μπορέσουμε να συνεργαστούμε με άλλους θα πρέπει να αποθηκεύσουμε ένα αντίγραφο του αρχείου σε μία κοινή τοποθεσία.

Στην παρακάτω εικόνα, έχω επιλέξει την εντολή Κοινή Χρήση (Share), και αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών Κοινή Χρήση (Share) στα δεξιά της οθόνης. Στα δεξιά της περιοχής που ονομάζεται Πρόσκληση Ατόμων (Invite People), έχω ενεργοποιήσει το κουμπί και αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Βιβλίου Διευθύνσεων (Address Book), όπου μπορώ να προσκαλέσω τα άτομα που θέλω για Κοινή Χρήση (Share) του αρχείου. Από το Βιβλίο Διευθύνσεων (Address Book), απλώς επιλέγω τα άτομα που θέλω να προσκαλέσω και πατάω στο κουμπί Προς (To) που βρίσκεται στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου διαλόγου Βιβλίο Διευθύνσεων (Address Book).

Στην παρακάτω εικόνα, μπορούμε να δούμε το άτομο που έχουμε κάνει Κοινή Χρήση (Share) το αρχείο, και ακριβώς από κάτω από τη διεύθυνση του ατόμου μπορούμε να επιλέξουμε από το πτυσσόμενο μενού εάν έχει Δυνατότητα Επεξεργασίας (Can Edit) ή Δυνατότητα Προβολής (Can View) το αρχείο.

Στην περιοχή κειμένου Συμπερίληψη Κειμένου ‘Προαιρετικό’ (Include A Message), μπορούμε να πληκτρολογήσουμε ένα μήνυμα για τα άτομα με τα οποία θα κάνουμε Κοινή Χρήση (Share) του αρχείου.

Στα δεξιά της περιοχής που ονομάζεται Αυτόματα Κοινή Χρήση Αλλαγών (Automatically Share Changes), μπορούμε να ενεργοποιήσουμε το πτυσσόμενο μενού και να επιλέξουμε είτε τις εντολές Ερώτηση (Ask), Πάντα (Always) και Ποτέ (Never).

Στο μέσο της παραθύρου εργασιών Κοινή Χρήση (Share), παρατηρούμε το όνομα του ατόμου που επεξεργάζεται το αρχείο.

Αφού έχουμε τελειώσει τις ρυθμίσεις στο παράθυρο εργασιών Κοινή Χρήση (Share) το μόνο που απομένει να κάνουμε είναι να πατήσουμε στο κουμπί Κοινή Χρήση (Share) που βρίσκεται στο μέσο του παραθύρου εργασιών όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Αφού επιλεγεί, εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο διαλόγου που μας ενημερώνει για το εξής:

Αποστολή Μηνυμάτων Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου Και Κοινή Χρήση Με Τους Χρήστες Που Προσκαλέσατε

Sending Emails And Sharing With The People You Invited

Αφού τελειώσει, εάν οι παραλήπτες ελέγξουν τα Εισερχόμενά (Inbox) θα παρατηρήσουν ένα μήνυμα που αναφέρει ότι έχουμε κάνει κοινή χρήση του αρχείου μαζί τους.

Στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών Κοινή Χρήση (Share), μπορούμε επίσης να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Λήψη Σύνδεσης Κοινής Χρήσης (Get A Sharing Link). Αφού επιλέξουμε την εντολή Λήψη Σύνδεσης Κοινής Χρήσης (Get A Sharing Link), έχουμε στη διάθεσή μας τις εξής δύο επιλογές:

• Σύνδεση Επεξεργασίας (Edit Link): Εάν χρησιμοποιήσουμε αυτήν την εντολή, οποιοσδήποτε με αυτήν την σύνδεση θα μπορεί να επεξεργαστεί το έγγραφο που ορίσαμε για κοινή χρήση.
• Σύνδεση Μόνο Για Προβολή (View-Only Link): Εάν χρησιμοποιήσουμε αυτήν την εντολή, οποιοσδήποτε με αυτήν την σύνδεση θα μπορεί μόνο να αναγνώσει το έγγραφο και όχι να το επεξεργαστεί.

Το χαρακτηριστικό Κοινή Χρήση (Share) μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο Word 2016, Excel 2016 και PowerPoint 2016.

Παρακάτω μπορείτε να ελέγξετε και το video που περιγράφει το χαρακτηριστικό Κοινή Χρήση (Share) στο Microsoft Office 2016.

 

Advertisements