Εύρεση Αίθουσας Στο Microsoft Outlook 2016

Room Finder in Microsoft Outlook 2016

Όταν κανονίζουμε μία Αίτηση Συνάντησης στο Outlook (Meeting Request), φτάνουμε στο σημείο που ψάχνουμε μία Αίθουσα (Room) για να μπορέσει να διεξαχθεί η Συνάντηση (Meeting). Αυτό είναι το δύσκολο σημείο. Εδώ κάνει την εμφάνισή του η λειτουργία Εύρεση Αίθουσας (Room Finder) στο Outlook 2016. H Εύρεση Αίθουσας (Room Finder) μας εξυπηρετεί με το να βρίσκει τη Διαθεσιμότητα (Availability) των Αιθουσών (Rooms) για τις Συναντήσεις (Meetings) μας, καθώς μας προτείνει και ώρες για τη διεκπεραίωση των συναντήσεών μας.  Για να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε το χαρακτηριστικό Εύρεση Αίθουσας (Room Finder) απλώς συνεχίστε να διαβάζετε.

Από το tab Κεντρική (Home) εντοπίζουμε την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Δημιουργία (New) από τα αριστερά, και έπειτα επιλέγουμε την εντολή Νέα Στοιχεία (New Items). Αφού επιλεγεί η εντολή Νέα Στοιχεία (New Items), εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού όπου και επιλέγουμε την εντολή Σύσκεψη (Meeting) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

New Items - Meeting

Απευθείας μία νέα Συνάντηση (Appointment) δημιουργείται, όπου και ενεργοποιείται το tab Σύσκεψη (Meeting) για να μπορέσουμε να κάνουμε όλες τις ρυθμίσεις που θέλουμε. Στα δεξιά της του tab Σύσκεψη (Meeting) και στην περιοχή της κορδέλας δεξιά που ονομάζεται Επιλογές (Options) παρατηρούμε την εντολή Εύρεση Αίθουσας (Room Finder) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Meeting Tab

Στο κυρίως σώμα της Συνάντησης (Appointment) μπορούμε να δούμε στα δεξιά το κουμπί Αίθουσα (Room) που βρίσκεται στα δεξιά της περιοχής Θέση (Location). Εάν επιλέξουμε το κουμπί Αίθουσα (Room), θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Αιθουσών (Select Rooms) όπου απλώς επιλέγουμε τις Αίθουσες (Rooms) που θέλουμε για την Συνάντηση (Appointment) να διεξαχθεί, έτσι ώστε να εισαχθούν στην περιοχή κειμένου που βρίσκεται στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου και ονομάζεται Δωμάτια (Rooms) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Select Rooms

Αφού έχουμε εισάγει τις Αίθουσες (Rooms) που χρειαζόμαστε για την Συνάντηση (Meeting) πατάμε στο κουμπί Οκ, έτσι ώστε να προσθέσουμε και όλες τις υπόλοιπες πληροφορίες θέλουμε για τη Συνάντηση (Meeting). Τώρα, στα δεξιά του Μηνύματος Συνάντησης (Meeting Message) μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το παράθυρο εργασιών Εύρεση Αίθουσας (Room Finder), έτσι ώστε να μπορέσουμε να ελέγξουμε την Διαθεσιμότητα (Availability) των Αιθουσών (Rooms) που είχαμε επιλέξει, όπως επίσης και να δούμε τις Προτεινόμενες Ώρες (Suggested Times) για να διεξαχθεί η Συνάντηση (Meeting).

Room Finder

Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να επιλέξουμε την Ημερομηνία (Date) από το παράθυρο εργασιών Εύρεση Αίθουσας (Room Finder), και κάτω από την περιοχή που ονομάζεται Επιλέξτε Μία Διαθέσιμη Αίθουσα (Choose An Available Room), επιλέγουμε την Αίθουσα (Room) που θέλουμε να διεξαχθεί η Συνάντηση (Meeting), και απευθείας από κάτω από την περιοχή που ονομάζεται Προτεινόμενες Ώρες (Suggested Times), το παράθυρο εργασιών Εύρεση Αίθουσας (Room Finder) θα μας πληροφορήσει για τις Προτεινόμενες Ώρες (Suggested Times) για τη Συνάντηση (Meeting) ανάλογα με την Αίθουσα (Room) που είχαμε επιλέξει.

Στην επόμενη ανάρτησή μου, θα περιγράψω πώς μπορούμε να Προσθέσουμε Αίθουσες στο Outlook (Add Rooms), έτσι ώστε να είναι διαθέσιμες προς χρήση.

Παρακάτω μπορείτε να δείτε και το video που περιγράφει τη λειτουργία Εύρεση Αίθουσας Στο Microsoft Outlook 2016 (Room Finder in Microsoft Outlook 2016).

 

About officesmart

MVP: Honored with the MVP (Most Valuable Professional) for OFFICE SYSTEM title for the years 2011, 2012, 2013, 2014 and 2015 by Microsoft, for my contribution and commitment to the technical communities worldwide. Microsoft Master Specialist: This certification provides skill-verification tools that not only help assess a person's skills in using Microsoft Office programs but also the ability to quickly complete on-the-job tasks across multiple programs in the Microsoft Office system

Posted on April 19, 2016, in Microsoft Office 365 ProPlus Greek, Outlook 365 Greek and tagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink. Comments Off on Εύρεση Αίθουσας Στο Microsoft Outlook 2016.

Comments are closed.