Προστασία Εγγράφου του Word 2016

How To Protect A Word 2016 Document

Μπορούμε πολύ εύκολα να προστατέψουμε ευαίσθητες και εμπιστευτικές πληροφορίες σε ένα έγγραφο, είτε με την ανάθεση κωδικού πρόσβασης, είτε με τον περιορισμό πρόσβασή τους από ανεπιθύμητη επεξεργασία. Μπορούμε επίσης να προστατέψουμε ένα έγγραφο από το να ανοιχθεί επίσης. Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να ακολουθήσουμε τα παρακάτω εικόνα.

Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage όπως εμφανίζεται και από την παρακάτω εικόνα. Αφού περάσουμε σε προβολή backstage, βεβαιωνόμαστε ότι στα αριστερά είναι επιλεγμένη η κατηγορία Πληροφορίες (Info). Έπειτα από το μέσο του πτυσσόμενου μενού παρατηρούμε τρεις διαφορετικές κατηγορίες οι οποίες και είναι οι εξής:

  • Προστασία Εγγράφου (Protect Document): Μπορούμε Να Ελέγξουμε Τους Τύπους Των Αλλαγών Που Οι Χρήστες Μπορούνε Να Κάνουνε Σε Αυτό Το Έγγραφο
  • Έλεγχος Για Θέματα (Inspect Document): Μπορούμε Πριν Από Τη Δημοσίευση Του Αρχείου Να Ελέγξουμε Εάν Περιέχει Ιδιότητες Εγγράφου Και Όνομα Συντάκτη
  • Διαχείριση Εγγράφου (Manage Document): Μπορούμε Να Κάνουμε Ανάληψη Ελέγχου Εγγράφου Ή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Αλλαγών

Backstage View - Info

Για την ανάρτηση αυτή, θα επιλέξω την εντολή Προστασία Εγγράφου (Protect Document) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αφού επιλεγεί η εντολή, εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τις εξής διαθέσιμες εντολές:

  • Σήμανση Ολοκλήρωσης (Mark As Final)
  • Κρυπτογράφηση Με Κωδικό Πρόσβασης (Encrypt With Password)
  • Περιορισμός Επεξεργασίας (Restrict Editing)
  • Περιορισμός Πρόσβασης (Restrict Access)
  • Προσθήκη Ψηφιακής Υπογραφής (Add A Digital Signature)

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την εντολή Σήμανση Ολοκλήρωσης (Mark As Final). Με τη χρήση αυτής της εντολής γνωστοποιούμε στους αναγνώστες ότι το έγγραφο είναι τελικό και το καθορίζουμε μόνο για ανάγνωση. Ένα προειδοποιητικό παράθυρο διαλόγου εμφανίζεται, όπου μας ενημερώνει ότι το έγγραφο έχει επισημανθεί ως τελικό και θα αποθηκευτεί.

Mark As Final

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την εντολή Κρυπτογράφηση Με Κωδικό Πρόσβασης (Encrypt With Password). Με τη χρήση αυτής εντολής, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κρυπτογράφηση Εγγράφου (Encrypt Document) όπου θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε τον Κωδικό Πρόσβασης (Password) για να Κρυπτογραφηθεί (Encrypt) το Έγγραφο (Document). Ενημερωνόμαστε ότι σε περίπτωση που ξεχάσουμε τον Κωδικό Πρόσβασης (Password), δεν θα μπορούμε να ανακτήσουμε το Έγγραφο (Document).

Encrypt With Password

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την εντολή Περιορισμό Επεξεργασίας (Restrict Editing). Με την χρήση αυτής της εντολής ελέγχουμε τους τύπους των αλλαγών που μπορούνε να κάνουνε οι άλλοι χρήστες. Αφού επιλεγεί η εντολή, εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών Περιορισμός Επεξεργασίας (Restrict Editing) στα δεξιά του Εγγράφου του Word όπου και μπορούμε να κάνουμε όλες τις ρυθμίσεις που θέλουμε.

Restrict Editing

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την εντολή Περιορισμός Πρόσβασης (Restrict Access). Με την χρήση αυτής της εντολής, εκχωρούμε δικαιώματα πρόσβασης σε άτομα, με παράλληλη κατάργηση των δυνατοτήτων επεξεργασίας, αντιγραφής ή εκτύπωσης. Μπορούμε να επιλέξουμε είτε Απεριόριστη Πρόσβαση (Unrestricted Access), Περιορισμένη Πρόσβαση(Restricted Access), Εμπιστευτικό (Confidential) και Εμπιστευτικό Μόνο Για Ανάγνωση (Confidential View Only)

Restrict Access

Αφού επιλεγεί, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δικαίωμα (Permissions), όπως εμφανίζεται παρακάτω, όπου και κάνουμε όλες τις απαραίτητες ρυθμίσεις. Αφού ολοκληρώσουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε, πατάμε στο κουμπί Οκ για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας και για να εφαρμοστούν οι ρυθμίσεις.

Permissions

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την εντολή Προσθήκη Ψηφιακής Υπογραφής (Add A Digital Signature). Με τη χρήση αυτής της εντολής διασφαλίζουμε την ακεραιότητα του εγγράφου προσθέτοντας μία αόρατη ψηφιακή υπογραφή.

Add A Digital Signature

Με την επιλογή της εντολής, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Υπογραφή (Sign), όπου και κάνουμε όλες τις απαραίτητες ρυθμίσεις για να Υπογράψουμε Ψηφιακά (Digitally Sign) το Έγγραφό (Document) μας.

Sign Window

Η διαδικασία Προστασίας Εγγράφου του Word 2016 (Protecting A Word 2016 Document) είναι αρκετά απλή. Το γεγονός της προστασίας του εγγράφου, μας κάνει να αισθανόμαστε αρκετά πιο ασφαλής ότι τα ευαίσθητα και εμπιστευτικά δεδομένα μας, δεν θα πέσουν σε λάθος χέρια.

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει τη Προστασίας Εγγράφου του Word 2016 (Protecting A Word 2016 Document).

About officesmart

MVP: Honored with the MVP (Most Valuable Professional) for OFFICE SYSTEM title for the years 2011, 2012, 2013, 2014 and 2015 by Microsoft, for my contribution and commitment to the technical communities worldwide. Microsoft Master Specialist: This certification provides skill-verification tools that not only help assess a person's skills in using Microsoft Office programs but also the ability to quickly complete on-the-job tasks across multiple programs in the Microsoft Office system

Posted on September 13, 2016, in Microsoft Office 365 ProPlus Greek, Word 365 Greek and tagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink. Comments Off on Προστασία Εγγράφου του Word 2016.

Comments are closed.