Εργαλεία Αναζήτησης στο Outlook 365

Search Tools Tab in Outlook 365

Σε προηγούμενη ανάρτησή μου, ανέφερα πώς μπορούμε να Τροποποιήσουμε τις Επιλογές Αναζήτησης (Modify Search Options) στο Outlook 365, έτσι ώστε να έχουμε βοήθεια στην Αναζήτηση (Search) και στον Εντοπισμό (Locate) συγκεκριμένου Μηνύματος (Message). Σε αυτήν την ανάρτηση θα περιγράψω το tab Εργαλεία Αναζήτησης (Search Tools Tab) στο Outlook 365. Απλώς συνεχίστε να διαβάζετε παρακάτω.

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε το χαρακτηριστικό Αναζήτηση (Search) στο Outlook, έτσι ώστε να εντοπίσουμε συγκεκριμένους όρους σε οποιοδήποτε στοιχείο του Outlook. Το χαρακτηριστικό Αναζήτηση (Search) μπορεί να εντοπίσει συγκεκριμένους όρους αναζήτησης σε ένα μήνυμα ή σε ένα αρχείο που έχει επισυναφθεί σε ένα μήνυμα. Όταν καταχωρούμε έναν όρο αναζήτησης στο πλαίσιο Αναζήτησης (Search) που βρίσκεται στο πάνω μέρος των περιεχομένων του μηνύματος, το Outlook φιλτράρει τα στοιχεία, έτσι ώστε να εμφανίσει τα στοιχεία που περιέχουν τα κριτήρια αναζήτησης και θα επισημάνει το κριτήριο αναζήτησης στη λίστα με τα αποτελέσματα.

SearchToolsOutlook365

Το tab Εργαλεία Αναζήτησης (Search Tools) θα εμφανιστεί όταν ενεργοποιήσουμε το Πλαίσιο Αναζήτησης (Search Box) στο Outlook, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Μπορούμε να καταχωρίσουμε κριτήρια αναζήτησης στο Πλαίσιο Αναζήτησης (Search Box) και να επανελέγξουμε την Αναζήτησή (Search) μας με τη χρήση του tab Εργαλεία Αναζήτησης (Search Tools), εντολές οι οποίες θα περιγραφούν παρακάτω.

Search Current Mailbox

Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε το κυρίως tab Εργαλεία Αναζήτησης (Search Tools) με το tab Αναζήτηση (Search) ενεργοποιημένο. Το tab Αναζήτηση (Search) αποτελείται από τα εξής μέρη, τα οποία και θα περιγραφούν παρακάτω:

Search Tools Tab

  • Εύρος (Scope)
  • Αποτελέσματα (Results)
  • Βελτίωση (Refine)
  • Επιλογές (Options)
  • Κλείσιμο (Close)

Η περιοχή Εύρος (Scope), προσφέρει τις επιλογές να κάνουμε την αναζήτηση με βάση τον τρέχοντα φάκελο, όλους τους υπο-φακέλους, όλους τους φακέλους από τον τρέχοντα τύπο και όλα τα αντικείμενα του Outlook.

H περιοχή Εύρος (Scope) αποτελείται από τις εξής εντολές:

Scope

  • Όλα τα Γραμματοκιβώτια (All Mailboxes): Μπορούμε να επεκτείνουμε την αναζήτησή μας, έτσι ώστε να συμπεριλάβουμε όλους τους φακέλους αλληλογραφίας σε όλα τα γραμματοκιβώτια.
  • Τρέχον Γραμματοκιβώτιο (Current Mailbox): Μπορούμε να επεκτείνουμε την αναζήτησή μας, έτσι ώστε να συμπεριλάβουμε όλους τους φακέλους αλληλογραφίας σε αυτό το γραμματοκιβώτιο.
  • Τρέχων Φάκελος (Current Folder): Μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση μόνο στον τρέχοντα φάκελο.
  • Υποφάκελοι (Subfolders): Μπορούμε να επεκτείνουμε την αναζήτησή μας, έτσι ώστε να συμπεριλάβουμε όλους τους υποφακέλους από τον τρέχων φάκελο.
  • Στοιχεία Outlook (All Outlook Items): Μπορούμε να επεκτείνουμε την αναζήτησή μας, ώστε να συμπεριληφθούν σε όλα τα στοιχεία του Outlook.

Η περιοχή Αποτελέσματα (Results) εμφανίζουν τα αντικείμενα με βάση τα κριτήριά μας. Η περιοχή Αποτελέσματα (Results) περιέχει μόνο την ακόλουθη εντολή:

Results

  • Συμπερίληψη Παλαιοτέρων Αποτελεσμάτων (Include Older Results): Αφού η αναζήτηση ολοκληρωθεί, η εντολή Συμπερίληψη Παλαιοτέρων Αποτελεσμάτων (Include Older Results) ενεργοποιείται, όπου και εάν το επιλέξουμε, θα εμφανιστούν παλαιότερα αποτελέσματα της αναζήτησης όπου και αυτή η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει περισσότερο.

Με την περιοχή Βελτίωση (Refine), οι αλλαγές αφορούν σε κοινές ιδιότητες στοιχείων που είναι αποθηκευμένα στον τρέχων φάκελο.

Η περιοχή Βελτίωση (Refine) περιέχει τις ακόλουθες εντολές:

Refine

  • Από (From): Με τη χρήση αυτής εντολής, φιλτράρουμε τα αποτελέσματα της αναζήτησης, ώστε να εμφανίζονται μόνο τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν σταλεί από ένα συγκεκριμένο άτομο.
  • Θέμα (Subject): Με τη χρήση αυτής εντολής, φιλτράρουμε τα αποτελέσματα της αναζήτησης, με βάση το θέμα του στοιχείου.
  • Με Συνημμένα (Has Attachments): Με τη χρήση αυτής εντολής, φιλτράρουμε τα αποτελέσματα της αναζήτησης, να εμφανίζονται αντικείμενα τα οποία έχουν συνημμένα.
  • Κατηγοριοποιημένα (Categorized): Με τη χρήση αυτής εντολής, φιλτράρουμε τα αποτελέσματα της αναζήτησης, με βάση την κατηγορία του στοιχείου.
  • Αυτήν Την Εβδομάδα (This Week): Με τη χρήση αυτής εντολής, φιλτράρουμε τα αποτελέσματα της αναζήτησης, με βάση πότε έχει ληφθεί το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
  • Παραλήπτης (Sent To): Με τη χρήση αυτής εντολής, φιλτράρουμε τα αποτελέσματα της αναζήτησης, ώστε να εμφανίζονται τα στοιχεία στο οποίο εμφανίζεται το όνομά μας στη γραμμή ‘Προς’ του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
  • Μη Αναγνωσμένα (Unread): Με τη χρήση αυτής εντολής, φιλτράρουμε τα αποτελέσματα της αναζήτησης, ώστε να εμφανίζονται μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν επισημανθεί ως μη αναγνωσμένα.
  • Με Σημαία (Flagged): Με τη χρήση αυτής εντολής, φιλτράρουμε τα αποτελέσματα της αναζήτησης, έτσι ώστε να εμφανίζονται τα στοιχεία που έχουν σημαία.
  • Σημαντικό (Important): Με τη χρήση αυτής εντολής, φιλτράρουμε τα αποτελέσματα της αναζήτησης, έτσι ώστε να εμφανίζονται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν επισημανθεί με υψηλή σπουδαιότητας.
  • Περισσότερα (More): Με τη χρήση αυτής εντολής, φιλτράρουμε τα αποτελέσματα της αναζήτησης, με βάση πιο σύνθετα κριτήρια, όπως η γραμμή ‘Κοιν.’ των μηνυμάτων ή η θέση στα στοιχεία ημερολογίου.
  • Με την περιοχή Εργαλεία Αναζήτησης (Search Tools), μπορούμε να ελέγξουμε την κατάσταση δημιουργίας ευρετηρίου των στοιχείων του Outlook, να επιλέξουμε ποια αρχεία δεδομένων θα γίνει η αναζήτηση, ή να έχουμε πρόσβαση σε επιλογές σύνθετης αναζήτησης.

Η περιοχή Εργαλεία Αναζήτησης (Search Tools) αποτελείται από τις εξής εντολές:

Search Tools

  • Κατάσταση Δημιουργίας Ευρετηρίου (Indexing Status): Μπορούμε να ελέγξουμε τον αριθμό των στοιχείων που απομένουν να τοποθετηθούν στο ευρετήριο.
  • Θέσεις Για Αναζήτηση (Locations To Search): Μπορούμε να καθορίσουμε σε ποιες θέσεις θα γίνει η αναζήτηση.
  • Πρόσθετα Κριτήρια Αναζήτησης (Advanced Find): Μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση με βάση πιο σύνθετα κριτήρια.
  • Επιλογές Αναζήτησης (Search Options): Μπορούμε να κάνουμε διαχείριση των επιλογών της αναζήτησής μας. Με την επιλογή της εντολής, θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook (Outlook Options) με επιλεγμένη την κατηγορία Εύρεση (Search).

Η περιοχή Κλείσιμο (Close) περιέχει μόνο την ακόλουθη εντολή:

Close

  • Κλείσιμο Αναζήτησης (Close Search): Κλείνουμε την τρέχουσα αναζήτηση και επιστρέφουμε στο κανονικό Γραμματοκιβώτιο (Mailbox) του Outlook.

Κάνοντας λοιπόν αναζήτηση για στοιχεία του Outlook, είναι μία διαδικασία γρήγορη, εύκολη και αποτελεσματική. Σε λίγες στιγμές, το στοιχείο το οποίο αναζητούμε εμφανίζεται μπροστά μας.

Παρακάτω μπορείτε να ελέγξετε και το video που περιγράφει τα Εργαλεία Αναζήτησης στο Outlook 365 (Search Tools Tab in Outlook 365).

Μην ξεχάσετε να Γραφτείτε Στο Κανάλι Μου στο YouTube.

YouTube Channel

Advertisements

About Smart Office - philippospan

MVP: Honored with the MVP (Most Valuable Professional) for OFFICE SYSTEM title for the years 2011, 2012, 2013, 2014 and 2015 by Microsoft, for my contribution and commitment to the technical communities worldwide. Microsoft Master Specialist: This certification provides skill-verification tools that not only help assess a person's skills in using Microsoft Office programs but also the ability to quickly complete on-the-job tasks across multiple programs in the Microsoft Office system

Posted on October 9, 2017, in Microsoft Office 365 ProPlus Greek, Outlook 365 Greek and tagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink. Comments Off on Εργαλεία Αναζήτησης στο Outlook 365.

Comments are closed.