Δημιουργία Ευρετηρίου Στο Outlook 365

Indexing in Outlook 365

Μερικές φορές, όταν χρησιμοποιούμε την Αναζήτηση (Search) στο Outlook, μπορεί να βρεθούμε χωρίς αποτελέσματα. Αυτό μάλλον σημαίνει ότι το Outlook δεν μπορεί να ελέγξει τα αρχεία δεδομένα του για τη Δημιουργία Ευρετηρίου (Index). Ευτυχώς στο Outlook 2016 υπάρχει ένα εύκολος τρόπους για να αναλύσουμε εάν το Γραμματοκιβώτιό (Mailbox) έχει δημιουργηθεί ευρετήριο ή όχι.

Επιλογές Δημιουργίας Ευρετηρίου

Θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage, και έπειτα από τα αριστερά του πτυσσόμενου μενού να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

File - Options

Αφού επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options), εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook (Outlook Options), όπου από τα αριστερά επιλέγουμε την κατηγορία Αναζήτηση (Search) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Outlook Options - Search

Αφού επιλέξουμε την κατηγορία Αναζήτηση (Search), πληροφορούμαστε ότι μπορούμε να κάνουμε

Αλλαγή Του Τρόπου Αναζήτησης Στοιχείων Με Την Άμεση Αναζήτηση (Change How Items Are Searched With Instant Search). Έπειτα θα πρέπει να εντοπίσουμε την περιοχή Προελεύσεις (Sources), όπου και ακριβώς από κάτω μπορούμε να δούμε την εντολή:

  • Αλλαγή Των Χώρων Αποθήκευση Του Outlook Που Έχουν Καταχωρηθεί Σε Ευρετήριο Από Την Αναζήτηση Των Windows (Change The Outlook Stores Indexed By Windows Search).

Στα δεξιά της περιοχής θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές Δημιουργίας Ευρετηρίου (Indexing Options) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

Indexing Options

Αφού επιλεγεί, εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Ευρετηρίου (Indexing Options) όπως εμφανίζεται και παρακάτω, όπου και παρατηρούμε τα εξής:

  • Πόσα Στοιχεία έχουν Καταχωρηθεί στο Ευρετήριο (How many items are indexed)
  • Ότι η Δημιουργία Ευρετηρίου έχει Ολοκληρωθεί (That Indexing is Complete)
  • Δημιουργία Ευρετηρίου για αυτές τις Τοποθεσίες (Index These Locations)

Εδώ μπορούμε να δούμε ποιες Τοποθεσίες έχουν Συμπεριληφθεί (Included Locations) και ποιες έχουν Παραλειφθεί (Exclude). Στο παράθυρο διαλόγου Τοποθεσίες που έχουν Συμπεριληφθεί (Indexed Locations), μπορούμε να ελέγξουμε εάν για το αρχείο δεδομένων του Outlook έχει δημιουργηθεί ευρετήριο, μαζί με άλλες τοποθεσίες.

Indexing Options

Στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου, έχουμε το κουμπί Τροποποίηση (Modify) όπου και εάν επιλεχθεί θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Τοποθεσίες που έχουν Συμπεριληφθεί (Included Locations). Αυτό το παράθυρο διαλόγου χωρίζεται σε δύο περιοχές και είναι οι εξής:

  • Αλλαγή Επιλεγμένων Τοποθεσιών (Change Selected Locations)
  • Σύνοψη Επιλεγμένων Τοποθεσιών (Summary Of Selected Locations)

Modifey - Indexing Locations

Στο κάτω και μέσο μέρος του παραθύρου Επιλογές Ευρετηρίου (Indexing Options), βρίσκεται το κουμπί Για Προχωρημένους (Advanced) όπου και εάν το επιλέξουμε θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Για Προχωρημένους (Advanced Options), όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Αυτό το παράθυρο διαλόγου αποτελείται από δύο tab και που είναι τα εξής:

Το πρώτο tab ονομάζεται Ρυθμίσεις Ευρετηρίου (Index Settings);

  • Ρυθμίσεις Αρχείου (File Settings): Μπορούμε να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε τα εξής κουμπιά ελέγχου:
  • Δημιουργία Ευρετηρίου Για Κρυπτογραφημένα Αρχεία (Index Encrypted Files)
  • Χειρισμός Παρόμοιων Λέξεων Με Διακριτικά ως Διαφορετικές Λέξεις (Treat Similar Words With Diacritics As Different Words)
  • Αντιμετώπιση Προβλημάτων (Troubleshooting):
  • Διαγραφή και Επαναδημιουργία Ευρετηρίου (Delete And Rebuild Index), πατάμε στο κουμπί Επαναδημιουργία (Rebuild) που βρίσκεται στα δεξιά

Εάν επιλέξουμε να κάνουμε Επαναδημιουργία του Ευρετηρίου (Rebuild The Index), μπορεί το πρόβλημα με τη λειτουργία της Αναζήτησης (Search) να διορθωθεί.

Θέση Ευρετηρίου (Index Location):

  • Μπορούμε να δούμε την Τρέχουσα Θέση του Ευρετηρίου (Index Current Location)

Μπορούμε να πληκτρολογήσουμε μία νέα θέση στο πλαίσιο κειμένου από κάτω που αναγράφει:

  • Καινούργια Θέση, Εφόσον γίνει Επανεκκίνηση η Υπηρεσία (New Location, After Service is Restarted) ή μπορούμε να επιλέξουμε μία νέα τοποθεσία με την επιλογή του κουμπιού Επιλογής Νέας (Select New).

Advanced - Index Settings

Το δεύτερο tab ονομάζεται Τύποι Αρχείων (File Types):

Σε αυτό το tab μπορούμε να δούμε τις Επεκτάσεις (Extensions) των Αρχείων (Files), καθώς και την Περιγραφή Φίλτρου (Filter Description).

Στο κάτω μέρος του παραθύρου μπορούμε να επιλέξουμε Πώς Θα Πρέπει Να Δημιουργηθεί Ευρετήριο Για Αυτό Το Αρχείο; (How Should This File Be Indexed?), σε περίπτωση που έχουμε επιλέξει ένα Αρχείο (File) από τη λίστα.

  • Μόνο Ιδιότητες Ευρετηρίου (Index Properties Only)
  • Ιδιότητες Ευρετηρίου και Περιεχόμενα του Αρχείου (Index Properties And File Contents)

Μπορούμε επίσης να Προσθέσουμε Νέα Επέκταση Στη Λίστα (Add A New Extension To The List) εάν θέλουμε, εντολή η οποία βρίσκεται στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου.

Advanced - File Types

Οποιαδήποτε ρύθμιση και εάν κάνετε, σε οποιοδήποτε παράθυρο διαλόγου, θα πρέπει να πατήσετε στα κουμπιά Οk στο τέλος για να εφαρμοστούν οι ρυθμίσεις.

Παρακάτω μπορείτε να δείτε και το video που περιγράφει τη διαδικασία Δημιουργίας Ευρετηρίου Στο Outlook 365.

Μην ξεχάσετε να Γραφτείτε Στο Κανάλι Μου Στο YouTube.

YouTube Channel

Advertisements

About officesmart

MVP: Honored with the MVP (Most Valuable Professional) for OFFICE SYSTEM title for the years 2011, 2012, 2013, 2014 and 2015 by Microsoft, for my contribution and commitment to the technical communities worldwide. Microsoft Master Specialist: This certification provides skill-verification tools that not only help assess a person's skills in using Microsoft Office programs but also the ability to quickly complete on-the-job tasks across multiple programs in the Microsoft Office system

Posted on October 17, 2017, in Microsoft Office 365 ProPlus Greek, Outlook 365 Greek and tagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink. Comments Off on Δημιουργία Ευρετηρίου Στο Outlook 365.

Comments are closed.