Πώς Να Δημιουργείστε Έναν Κανόνα Επικύρωσης Δεδομένων Στο Microsoft Excel;

Microsoft Excel Blog Banner

How To Create A Data Validation Rule in Microsoft Excel?

Η Επικύρωση Δεδομένων (Data Validation) είναι ένα χαρακτηριστικό στο Microsoft Excel που επιτρέπει στον χρήστη το τι μπορεί και τι όχι να καταχωρηθεί σε ένα Κελί (Cell) ενός Φύλλο Εργασίας (Spreadsheet) το Microsoft Excel. Αυτό σημαίνει ότι μπορούμε να ελέγξουμε την ακρίβεια και την ποιότητα των Δεδομένων Προέλευσης (Source Data) πριν τα χρησιμοποιήσουμε, πριν τα επεξεργαστούμε και πριν τα εισάγουμε. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διαφορετικούς Κανόνες Επικύρωσης (Data Validation) ανάλογα με το τι θέλουμε να επιτύχουμε. Σε αυτήν την ανάρτηση, έχω δημιουργήσει ένα απλό παράδειγμα για να γίνει κατανοητή η Επικύρωση Δεδομένων (Data Validation).

Πώς Να Δημιουργείστε Έναν Κανόνα Επικύρωσης Δεδομένων Στο Microsoft Excel

Στην παρακάτω εικόνα, έχω δημιουργήσει ένα Φύλλο Εργασίας (Worksheet), που στη Στήλη Α (Column A) περιέχει Ποδοσφαιρικές Ομάδες (Soccer Clubs) και στη Στήλη Β (Column B) τη Χώρα (Country) της κάθε Ομάδας. Στη Στήλη J (Column J), έχω δημιουργήσει μία Συνάρτηση (Function) If, που εάν η απάντηση στη Στήλη L (Column L) είναι σωστή, το Μήνυμα (Message) Σωστό (Correct) θα εμφανίζεται στο Κελί (Cell) J3, J4 κτλ. Εάν η απάντηση είναι Λάθος (Wrong), τότε το Μήνυμα (Message) Λάθος (Wrong) θα εμφανίζεται στο Κελί (Cell) J3, J4 κτλ. Τώρα στη Στήλη K και συγκεκριμένα στο Κελί (Cell) K2 θέλω να καταχωρίσω τα Κριτήρια Επικύρωσης (Validation Criteria). Θέλω να δημιουργήσω μία Αναπτυσσόμενη Λίστα (Drop-Down List) όπου κάποιος θα μπορεί να επιλέξει από τη Λίστα (List) τον Αριθμό (Number) από τα Συνολικά Ευρωπαϊκά Τρόπαια (Total European Trophies), που νομίζει ότι κάθε Ομάδα (Club) έχει κατακτήσει. Η Λίστα (List) με τα δεδομένα για το Κριτήριό μου (Criteria), έχουν ήδη καταχωρηθεί σε μία διαφορετική Στήλη (Column).

How To Create A Data Validation Rule in Microsoft Excel?

Θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Δεδομένα (Data) και από τα δεξιά της κορδέλας να εντοπίσουμε την περιοχή που ονομάζεται Εργαλεία Δεδομένων (Data Tools) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

How To Create A Data Validation Rule in Microsoft Excel?

Αφού εντοπίσουμε την περιοχή Εργαλεία Δεδομένων (Data Tools) της κορδέλας, επιλέγουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Επικύρωση Δεδομένων (Data Validation). Εδώ μπορούμε Να Επιλέξουμε Από Μία Λίστα Κανόνων Για Να Περιορίσουμε Τους Τύπους Δεδομένων Που Μπορούν Να Εισαχθούν Σε Ένα Κελί. Για Παράδειγμα, Μπορούμε Να Παρέχουμε Μία Λίστα Τιμών, όπως 1,2, και 3 ή Να Επιτρέπετε Μόνο Αριθμούς Που Είναι Μεγαλύτεροι Από Το 1000 ως Έγκυρες Καταχωρήσεις (Pick From A List Of Rules To Limit The Type Of Data That Can Be Entered In A Cell. For Example, We Can Provide A List Of Values, Like, 1, 2, And 3, Or Only Allow Numbers Greater Than 1000 As Valid Entries).

How To Create A Data Validation Rule in Microsoft Excel?

Αφού επιλεγεί η εντολή Επικύρωση Δεδομένων (Data Validation), εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επικύρωση Δεδομένων (Data Validation) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Το παράθυρο διαλόγου Επικύρωση Δεδομένων (Data Validation) χωρίζεται σε τρεις καρτέλες και που είναι οι εξής:

  • Ρυθμίσεις (Settings): Ρυθμίζουμε τα Κριτήρια Καταχώρησης (Validation Criteria) που θέλουμε. Επιλέγουμε το πτυσσόμενο μενού κάτω από την περιοχή Επιτρεπόμενη Καταχώρηση (Allow), και μπορούμε να επιλέξουμε ένα από τα παρακάτω:
  • Οποιαδήποτε Τιμή (Any Value), Ακέραιος Αριθμός (Whole Number), Δεκαδικός (Decimal), Λίστα (List), Ημερομηνία (Date), Ώρα (Time), Μήκος Κειμένου (Text Length) και Προσαρμογή (Custom).

How To Create A Data Validation Rule in Microsoft Excel?

Για το δικό μου παράδειγμα, έχω επιλέξει από το πτυσσόμενο μενού για Επιτρεπόμενη Καταχώρηση (Validation Criteria) Λίστα (List). Η περιοχή Δεδομένα (Data) δεν είναι διαθέσιμη, και επίσης έχουμε την δυνατότητα να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε τα κουμπιά ελέγχου στα αριστερά των κελιών Παράβλεψη Κενών Κελιών (Ignore Blank), ή να έχουμε ή να μην έχουμε την Λίστα (List) να εμφανίζεται με Ανάπτυξη Μέσα Στο Κελί (In-Cell Drop Down).

How To Create A Data Validation Rule in Microsoft Excel?

Τέλος, θα πρέπει να επιλέξουμε την Προέλευση (Source) από πού θα αντλήσουμε τα Δεδομένα (Data) για την Λίστα (List) μας. Στην παραπάνω εικόνα, παρατηρούμε ότι στο πλαίσιο κειμένου της περιοχής Προέλευση (Source) τα Δεδομένα (Data) αντλούνται από την περιοχή =$P$2:$P$80. Για να επιλέξουμε την περιοχή με τα Δεδομένα (Data), θα πρέπει να επιλέξουμε το πάνω βέλος στα δεξιά του πλαισίου κειμένου. Αφού επιλεγεί, ενεργοποιείται το Φύλλο Εργασίας (Spreadsheet) και έπειτα με το ποντίκι μας επιλέγουμε την περιοχή με τα Δεδομένα (Data). Όπως μπορείτε να δείτε και στην παρακάτω εικόνα, η Στήλη P περιέχει τα Δεδομένα (Data) που χρειάζονται για τον Κανόνα Επικύρωσης (Validation Rule).

How To Create A Data Validation Rule in Microsoft Excel?

  • Μήνυμα Εισαγωγής (Input Message): Εδώ έχουμε την δυνατότητα να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου στα αριστερά της εντολής Εμφάνιση Του Μηνύματος Εισαγωγής Κατά Την Επιλογή Του Κελιού (Show Input Message When Cell Is Selected). Αφού το ενεργοποιήσουμε στο πλαίσιο κειμένου κάτω από εκεί που αναγράφει Να Εμφανίζεται Το Ακόλουθο Μήνυμα Εισαγωγής Κατά Την Επιλογή Του Κελιού (When The Cell Is Selected Show The Input Message), μπορούμε να πληκτρολογήσουμε τον Τίτλο (Tile) του Μηνύματος (Message) που θα εμφανίζεται. Για το δικό μου παράδειγμα, έχω πληκτρολογήσει τη λέξη Σωστό (Correct). Μπορούμε επίσης να πληκτρολογήσουμε στο πλαίσιο κειμένου κάτω από την περιοχή Μήνυμα Εισαγωγής (Input Message) αυτό που θεωρούμε πιο σωστό.

Να έχετε υπόψη, ότι εάν δεν ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου στα αριστερά της εντολής Να Εμφανίζεται Το Ακόλουθο Μήνυμα Εισαγωγής Κατά Την Επιλογή Του Κελιού (When The Cell Is Selected Show The Input Message), καμία από τις υπόλοιπες επιλογές δεν θα είναι διαθέσιμες.

How To Create A Data Validation Rule in Microsoft Excel?

  • Προειδοποιητικό Μήνυμα (Error Alert): Εδώ έχουμε τη δυνατότητα να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου στα αριστερά της εντολής Εμφάνιση Προειδοποιητικού Μηνύματος Μετά Την Εισαγωγή Μη Έγκυρων Δεδομένων (Show Error Alert After Invalid Data Is Entered). Αφού ενεργοποιηθεί, μπορούμε να επιλέξουμε Να Εμφανίζεται Το Ακόλουθο Προειδοποιητικό Μήνυμα Κατά Την Εισαγωγή Μη Έγκυρων Δεδομένων (When User Enters Invalid Data, to Show the Below Error Alert) όπως το Στυλ (Style). Από το πτυσσόμενο μενού, μπορούμε να επιλέξουμε ένα από τα διαθέσιμα Στυλ (Style) για το Μήνυμα Λάθους (Error Message). Έπειτα μπορούμε να πληκτρολογήσουμε τον Τίτλο (Title) στο πλαίσιο κειμένου και για Προειδοποιητικό Μήνυμα (Error Message) στο πλαίσιο κειμένου να πληκτρολογήσουμε ένα Μήνυμα (Message) όπως Δοκίμασε Πάλι (Try Again) στο δικό μου παράδειγμα.

Να έχετε υπόψη, ότι εάν δεν ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου στα αριστερά της εντολής Να Εμφανίζεται Το Ακόλουθο Προειδοποιητικό Μήνυμα Κατά Την Εισαγωγή Μη Έγκυρων Δεδομένων (When User Enters Invalid Data, to Show the Below Error Alert), καμία από τις υπόλοιπες επιλογές δεν θα είναι διαθέσιμες.

How To Create A Data Validation Rule in Microsoft Excel?

Οποιεσδήποτε ρυθμίσεις και εάν κάνουμε, θα πρέπει να πατήσουμε στο κουμπί Οκ που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου διαλόγου Επικύρωση Δεδομένων (Data Validation) για να εφαρμοστούν. Εάν θέλουμε μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Απαλοιφή Όλων (Clear All), που βρίσκεται στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου διαλόγου Επικύρωση Δεδομένων (Data Validation), για να απαλειφθούν όλες οι ρυθμίσεις που είχαμε κάνει ανεξάρτητα σε ποια Καρτέλα (Tab) βρισκόμασταν.

Στην παρακάτω εικόνα, εμφανίζεται η Αναπτυσσόμενη Λίστα (Drop-down List), όπου και θα πρέπει να επιλέξουμε έναν Αριθμό (Number) από τη Λίστα (List) όπου είναι και η Πηγή Προέλευσης των Δεδομένων (Source Data) του Κανόνα Επικύρωσης (Validation Criteria). Στην επόμενη εικόνα έχω επιλέξει τον Αριθμό (Number) 22 από τη Λίστα (List) όπου είναι και η σωστή απάντηση για το Πόσα Ευρωπαϊκά Τρόπαια (European Trophies) έχει κερδίσει η Ρεάλ Μαδρίτης από την Ισπανία. Εφόσον έχω επιλέξει την σωστή απάντηση, στο κελί J2 που έχω δημιουργήσει την Συνάρτηση (Function) If, εμφανίζεται το μήνυμα που είναι σωστή η απάντηση.

How To Create A Data Validation Rule in Microsoft Excel?

Στην επόμενη εικόνα, έχω καταχωρίσει έναν αριθμό που δεν βρίσκεται στην Πηγή Δεδομένων Προέλευσης (Data Source List) που είχα δημιουργήσει, για το πόσα Ευρωπαϊκά Τρόπαια (European Trophies) η Milan από την Ιταλία έχει κερδίσει. Αμέσως εμφανίζεται το Προειδοποιητικό Μήνυμα (Error Alert) με το Στυλ (Style) Εικονιδίου (Icon) που είχα επιλέξει και το Μήνυμα Λάθος (Message Error) που είχα πληκτρολογήσει.

How To Create A Data Validation Rule in Microsoft Excel?

Στην παρακάτω εικόνα, μπορούμε να δούμε και τις υπόλοιπες Ομάδες (Teams) με τις σωστές ή λάθος απαντήσεις σχετικά με το Πόσα Ευρωπαϊκά Τρόπαια (How Many European Trophies) έχουν κατακτήσει. Τα Δεδομένα (Data) της Στήλης (Column) P, είναι τα Δεδομένα Προέλευσης (Source List) για τον Κανόνα Επικύρωσης (Validation Criteria).

How To Create A Data Validation Rule in Microsoft Excel?

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει Πώς Να Δημιουργείστε Έναν Κανόνα Επικύρωσης Δεδομένων Στο Microsoft Excel; (How To Use The Data Validation Feature in Microsoft Excel).

Μην Ξεχάστε Να Γραφτείτε Στο Κανάλι Μου Στο YouTube!!!

YouTube Channel

About Smart Office - philippospan

MVP: Honored with the MVP (Most Valuable Professional) for OFFICE SYSTEM title for the years 2011, 2012, 2013, 2014 and 2015 by Microsoft, for my contribution and commitment to the technical communities worldwide. Microsoft Master Specialist: This certification provides skill-verification tools that not only help assess a person's skills in using Microsoft Office programs but also the ability to quickly complete on-the-job tasks across multiple programs in the Microsoft Office system

Posted on April 20, 2020, in Excel 365 Greek, Microsoft Office 365 ProPlus Greek and tagged , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , . Bookmark the permalink. Comments Off on Πώς Να Δημιουργείστε Έναν Κανόνα Επικύρωσης Δεδομένων Στο Microsoft Excel;.

Comments are closed.