Category Archives: Excel 2010 Greek

Πώς να Διαγράψουμε Όλα Τα Αντικείμενα Σε Ένα Φύλλο Εργασίας

How To Delete All Objects At Once In A Spreadsheet

Υποθέτουμε ότι έχουμε γραφήματα και αντικείμενα σε ένα φύλλο εργασίας και δεν είμαστε ικανοποιημένοι με την εμφάνισή τους και θέλουμε να τα διαγράψουμε όλα με μία κίνηση. Τι κάνουμε;

Αντί να τα επιλέγουμε ένα, ένα (χρονοβόρα διαδικασία) και έπειτα να πατάμε το κουμπί delete κάθε φορά, υπάρχει μία πολύ πιο γρήγορη διαδικασία εάν ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα.

Στο tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Επεξεργασία (Editing), επιλέγουμε την εντολή Εύρεση & Επιλογή (Find & Select). Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Μετάβαση Ειδικά Σε… (Go To Special) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση Ειδικά Σε (Go To Special) όπου ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής Αντικείμενο (Objects) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα και πατάμε το κουμπί ΟΚ.

02

Από τη στιγμή που πατήσουμε το κουμπί ΟΚ, θα παρατηρήσουμε ότι όλα τα αντικείμενα στο φύλλο εργασίας μας είναι επιλεγμένα.

Τώρα το μόνο που μας μένει να κάνουμε είναι να πατήσουμε το κουμπί Delete (αφού αυτό θέλαμε να κάνουμε από την αρχή) και όλα τα αντικείμενα έχουν διαγραφεί από το φύλλο εργασίας μας.

03

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video για το πώς μπορούμε να διαγράψουμε όλα τα αντικείμενα σε ένα φύλλο εργασίας ταυτόχρονα.

Advertisements

Ανίχνευση Προηγουμένων και Εξαρτημένων

Trace Precedents and Dependents in Excel

Το Excel μας παρέχει μερικά χρήσιμα εργαλεία για τον έλεγχο ενός τύπου, έτσι ώστε να μπορέσουμε να καταλάβουμε τι έχουμε κάνει λάθος σε έναν τύπο, με το να ανιχνεύουμε τις σχέσεις μεταξύ το κελιών στον τύπο σε ένα φύλλο εργασίας.

Με την ανίχνευση των κελιών μπορούμε να εντοπίσουμε τα Προηγούμενα (Precedents) και τα Εξαρτημένα (Dependents).

Τι είναι όμως Προηγούμενα (Precedents) και Εξαρτημένα (Dependents);

Προηγούμενα (Precedents) είναι κελιά ή περιοχές κελιών που επηρεάζουν την τιμή του ενεργού κελιού.

Εξαρτημένα (Dependents) είναι κελιά ή περιοχές κελιών που επηρεάζονται από την τιμή του ενεργού κελιού.

Σε συναρτήσεις που δημιουργούμε στο Excel, αυτά μπορεί να περιέχουν Προηγούμενα (Precedents), και μπορεί να είναι Εξαρτημένα (Dependents) σε άλλες συναρτήσεις.

Για να εντοπίσουμε Προηγούμενα (Precedents) και Εξαρτημένα (Dependents) στο Excel θα πρέπει να κάνουμε το εξής:

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το κελί που θέλουμε να εντοπίσουμε τα Προηγούμενα (Precedents) ή Εξαρτημένα (Dependents). Τότε θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Τύποι (Formula) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Έλεγχος Τύπου (Formula Auditing), να επιλέξουμε είτε Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents) ή Ανίχνευση Εξαρτημένων (Trace Dependents) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

01

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει το κελί K11 (που περιέχει μία συνάρτηση) και έπειτα έχω επιλέξει την εντολή Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents) μία φορά. Αμέσως εμφανίζεται ένα γαλάζιο βέλος που δείχνει ποια κελιά επηρεάζουν την αξία του επιλεγμένου κελιού.

00

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει πάλι την εντολή Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents), όπου εμφανίζονται περισσότερα γαλάζια βέλη που μας υποδηλώνουν ποια κελιά επηρεάζουν την τιμή του πρωτεύον προηγουμένων κελιών.

02

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει ένα, ένα τα κελιά C9, D9, E9, F9, G9 και κάθε φορά που επέλεγα ένα κελί επέλεγα και την εντολή Ανίχνευση Εξαρτημένων (Trace Dependents). Αφού έκανα το ίδιο για όλα τα κελιά τα γαλάζια βέλη μας υποδηλώνουν ποια επηρεάζονται από την τιμή του τρέχοντος επιλεγμένου κελιού.

04

Εάν κάνουμε ένα διπλό κλικ πάνω σε ένα γαλάζιο βέλος, αυτή η κίνηση θα ενεργοποιήσει το κελί που βρίσκεται στο ένα άκρο της γραμμής, και εάν θα κάνουμε πάλι ένα διπλό κλικ πάνω στη γραμμή πάλι αυτό θα ενεργοποιήσει το κελί που βρίσκεται στο άλλο άκρο.

Αφού τελειώσουμε με τις εντολές Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents) και Ανίχνευση Εξαρτημένων (Trace Dependents), μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Κατάργηση Βελών (Remove Arrows) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται μπορούμε να επιλέξουμε είτε τις εντολές:

  • Κατάργηση Βελών (Remove Arrows): Καταργεί όλα τα βέλη.
  • Κατάργηση Βελών Των Προηγουμένων (Remove Precedents Arrows): Καταργεί όλα τα βέλη των προηγουμένων.
  • Κατάργηση Βελών Των Εξαρτημένων (Remove Dependent Arrows): Καταργεί όλα τα βέλη των εξαρτημένων.

05

Χρησιμοποιώντας τις εντολές Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents) και Ανίχνευση Εξαρτημένων (Trace Dependents) θα μπορούμε να κατανοήσουμε καλύτερα τον τύπο και να διορθώσουμε τυχόν λάθη που τυχόν έχουμε εντοπίσει.

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις εντολές Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents) και Ανίχνευση Εξαρτημένων (Trace Dependents).

 

Κατάργηση Διπλοτύπων Στο Excel 2010

Remove Duplicates in Excel 2010

Αρκετές φορές όταν το Excel χρησιμοποιείται για να διαχειριστεί λίστες δεδομένων, διπλότυπες εγγραφές μπορεί να υπάρχουν στη λίστα δεδομένων, που πρέπει να εντοπιστούν και να διαγραφούν. Πώς μπορούμε να εντοπίσουμε και να διαγράψουμε τις διπλότυπες εγγραφές στο Excel;

Στο φύλλο εργασίας παρακάτω θέλουμε να βρούμε τις διπλότυπες εγγραφές για τη στήλη Προϊόν, (φανταστείτε να υπάρχουν δεδομένα πολύ πιο περισσότερα από ότι το παράδειγμα). Αντί να περνάμε τα δεδομένα ένα προς ένα για να εντοπίσουμε τα διπλότυπα μπορούμε να κάνουμε το εξής:

01

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε ένα κελί μέσα στην περιοχή των δεδομένων και έπειτα να μεταβούμε στο tab Δεδομένα (Data), και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Εργαλεία Δεδομένων (Data Tools) επιλέγουμε την εντολή Κατάργηση Διπλότυπων (Remove Duplicates) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω. Εξορισμού είναι επιλεγμένη η εντολή Τα Δεδομένα Έχουν Κεφαλίδες (My Data Has Headers), και όλες οι κεφαλίδες των στηλών του φύλλου εργασίας είναι επιλεγμένα.

03

Εάν δεν έχουμε κεφαλίδες στο φύλλο εργασίας θα πρέπει να απενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής Τα Δεδομένα Έχουν Κεφαλίδες (My Data Has Headers) και το παράθυρο διαλόγου Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) εμφανίζεται όπως και στην παρακάτω εικόνα.

04

Εάν θέλουμε να από-επιλέξουμε όλες τις κεφαλίδες απλώς πατάμε στο κουμπί Κατάργηση Επιλογής Όλων (Unselect All). Τότε επιλέγουμε τα κουτιά ελέγχου στα αριστερά της ονομασίας της στήλης που θέλουμε να ελέγξουμε για διπλότυπες εγγραφές. Τότε πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να ξεκινήσει το Excel την αναζήτηση και διαγραφή των διπλότυπων εγγραφών.

05

Το πλαίσιο διαλόγου πληροφορίας εμφανίζεται, όπου μας αναφέρει ότι μία διπλότυπη τιμή βρέθηκε και καταργήθηκε και ότι απομένουν άλλες 7 μοναδικές τιμές.

06

Εάν είχαμε επιλέξει ένα κελί εκτός της περιοχής δεδομένων και προσπαθούσαμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) θα εμφανίζονταν το προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου όπου θα μας ενημέρωνε ότι δεν είναι δυνατή η ολοκλήρωση της εντολής με την περιοχή που είχαμε επιλέξει.

07

Εάν δεν θέλουμε να καταργήσουμε τις διπλότυπες εγγραφές στο φύλλο εργασίας, αλλά απλώς να της επισημάνουμε για να μπορέσουμε να τις εξετάσουμε, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους (Conditional Formatting). Για να τη χρησιμοποιήσουμε θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή Στυλ (Styles) να επιλέξουμε την εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους (Conditional Formatting) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

08

Αφού εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού, επιλέγουμε την εντολή Επισήμανση Κανόνων Κελιών (Highlight Cells Rules) και από τα δεξιά του υπομενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Διπλότυπες Τιμές (Duplicate Values).

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Διπλότυπες Τιμές (Duplicate Values) όπου μπορούμε να επιλέξουμε το είδος της μορφοποίησης που θα έχουν οι Διπλότυπες (Duplicate) ή οι Μοναδικές (Unique) τιμές όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

09

Κατευθείαν οι Διπλότυπες (Duplicates) ή οι Μοναδικές (Unique) τιμές έχουν επισημανθεί σύμφωνα με την μορφοποίηση που είχαμε επιλέξει.

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) στο Excel 2010.

Έλεγχος και Υπολογισμός Τύπου Στο Excel 2010

Check And Evaluate Formulas in Excel 2010

Μόλις έχουμε τελειώσει τη δημιουργία ενός τύπου στο Excel (για το οποίο είμαστε υπερήφανοι) αλλά θέλουμε να ελέγξουμε την εγκυρότητά του. Τι κάνουμε;

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) που μας παρέχει το Excel.

Πολύ χρήσιμη λειτουργία ειδικά για μεγάλες συναρτήσεις και για συναρτήσεις που έχουν εξαρτημένες τιμές, γιατί μπορούμε να δούμε πολύ εύκολα πώς το Excel υπολογίζει τη συνάρτηση.

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το κελί που περιέχει τον τύπο και έπειτα να επιλέξουμε το tab Τύποι (Functions) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Έλεγχος Τύπου (Formula Auditing) επιλέγουμε την εντολή Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

01

Το παράθυρο διαλόγου Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) εμφανίζεται όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω. Στην πάνω αριστερή γωνία του παραθύρου και κάτω από εκεί που αναγράφει Αναφορά (Reference), βλέπουμε την αναφορά του κελιού το οποίο είναι IF!$I$4 (το όνομα του φύλλου εργασίας και του κελιού). Κάτω από την περιοχή Υπολογισμός (Evaluate) βλέπουμε τον τύπο μας. Στο παράδειγμα ο τύπος είναι: =IF(Criteria!A2>=10000;”Πλατινένιος”;”Χρυσός”).

02

Παρατηρούμε ότι ένα μέρος του τύπου είναι υπογραμμισμένο (Criteria!A2), έτσι εάν πατήσουμε στο κουμπί Υπολογισμός (Evaluate), θα δούμε την πραγματική τιμή που το συγκεκριμένο κελί περιέχει όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

03

Τώρα το μέρος του τύπου 6300>=10000 είναι υπογραμμισμένο. Εάν πατήσουμε το κουμπί Υπολογισμός (Evaluate) θα δούμε το αποτέλεσμα από το πρώτο μέρος του τύπου. Αφού χρησιμοποιήσαμε τη λογική συνάρτηση If και το κριτήριο ήταν 6300>=10000 το οποίο δεν είναι Αληθής (True), το αποτέλεσμα που μας εμφανίζει είναι Ψευδής (False) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

04

Πατώντας το κουμπί Υπολογισμός (Evaluate) ακόμα μία φορά, εμφανίζεται και το αποτέλεσμα του τύπου. Το κουμπί Υπολογισμός (Evaluate) αλλάζει σε Επανεκκίνηση (Restart) για να ξανά-ελέγξουμε τον τύπο από την αρχή.

06a

Όταν ελέγχουμε έναν τύπο, παρατηρούμε τα κουμπιά Βηματική Εκτέλεση (Step In) και Εκτέλεση Έως Το Τέλος (Step Out) που εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Υπολογισμού Τύπου (Evaluate Formula). Αυτά τα κουμπιά ενεργοποιούνται κατά την διάρκεια των βημάτων και έχουν να κάνουν με εξαρτημένες τιμές όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

06b

Στην παραπάνω εικόνα μπορούμε να δούμε την αναφορά του φύλλου εργασίας και την αναφορά του κελιού στο οποίο έχουμε παρέμβει, και στα δεξιά βλέπουμε τον τύπο που εμφανίζεται στο συγκεκριμένο κελί.

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video για το πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) στο Excel 2010.

Συνάρτηση Αντιμετάθεσης Για Συνδεδεμένα Δεδομένα

Transpose Function with Linked Data

Όπως ανέφερα και σε προηγούμενο post, όταν επιλέγουμε να χρησιμοποιήσουμε την Αντιμετάθεση (Transpose) από τις Επιλογές Επικόλλησης (Paste Options), τα δεδομένα μεταξύ των δύο πινάκων δεν είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους. Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να Αντιμεταθέσουμε δεδομένα, έτσι ώστε όποιο δεδομένο αλλάξουμε στον πρώτο πίνακα, αμέσως το δεδομένο να αλλάξει και στην αντιμετατιθεμένη έκδοση.

Για να το επιτύχουμε αυτό θα πρέπει να μετρήσουμε τις Γραμμές (Rows) και τις Στήλες (Columns) του πίνακα τον οποίο θέλουμε να αντιμεταθέσουμε. Στο παράδειγμα στην παρακάτω εικόνα, η περιοχή του πίνακα είναι η A2:E9, όπου σημαίνει ότι αποτελείτε από 5 στήλες και 8 γραμμές.

01. Select Empty Space

Τώρα θα πρέπει να επιλέξουμε μία κενή περιοχή του φύλλου εργασίας με τις διαστάσεις του αρχικού πίνακα αντιμετατιθέμενες. Θα πρέπει λοιπόν να επιλέξουμε μία περιοχή η οποία να αποτελείται από 8 στήλες και 5 γραμμές όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

02. Select Empty Cells

Τώρα στην πάνω αριστερή γωνία της επιλεγμένης περιοχής θα πρέπει να καταχωρίσουμε την συνάρτηση =TRANSPOSE(A2:E9), όπου A2:E9 είναι η διεύθυνση του πίνακα.

03. Type In Formula

Αφού έχουμε καταχωρίσει την συνάρτηση, θα πρέπει να πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Shift+Enter (γνωστή ως Συνάρτηση Σειράς)

Τα δεδομένα μας έχουν αντιμετατεθεί, και εάν παρατηρήσουμε στην γραμμή τύπων, θα δούμε την συνάρτησή μας να περικλείεται από αγκύλες, όπως εμφανίζεται και παρακάτω υποδεικνύοντας ότι είναι Συνάρτηση Σειράς.

05. Formula Bar

Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε τα αντιμετατιθέμενα δεδομένα, και οποιεσδήποτε αλλαγές κάνουμε στον αρχικό μας πίνακα, θα εμφανιστούν αμέσως και στην αντιμετατιθεμένη έκδοση. Δεν μπορούμε να κάνουμε οποιεσδήποτε αλλαγές στην αντιμετατιθεμένη έκδοση του πίνακα.

04. Ctrl Alt Delete

Μπορείτε επίσης να δείτε και το παρακάτω video που περιγράφει τα βήματα για πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη συνάρτηση της Αντιμετάθεσης (Transpose) στο Excel.

E2VM2BW2NSM2

Επικόλληση Αντιμετάθεσης

How To Use Paste Transpose

Μερικές φορές θα θελήσουμε να μετατρέψουμε τις γραμμές σε στήλες και τις στήλες σε γραμμές σε ένα Βιβλίο Εργασίας του Excel.

Στο Excel μπορούμε να το επιτύχουμε αυτό με δύο διαφορετικούς τρόπους. Σε αυτό το post θα περιγράψω τον πιο εύκολο τρόπο.

Ο εύκολος τρόπος, που ολοκληρώνεται με λίγα βήματα περιγράφεται παρακάτω:

Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε τον πίνακα που θέλουμε να αντιμεταθέσουμε, και τότε να επιλέξουμε το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πρόχειρο (Clipboard) επιλέγουμε την εντολή Αντιγραφή (Copy).

01

Αφού έχουμε αντιγράψει την επιλεγμένη περιοχή, επιλέγουμε με το δείκτη του ποντικιού μας ένα κενό κελί ή μία περιοχή κελιών. Τότε από το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πρόχειρο (Clipboard), επιλέγουμε το βέλος που βρίσκεται κάτω από την εντολή Επικόλληση (Paste) για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Αντιμετάθεση (Transpose) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Από το πτυσσόμενο μενού μπορούσαμε επίσης να επιλέξουμε την εντολή Ειδική Επικόλληση (Paste Special).

03

Το παράθυρο διαλόγου Ειδική Επικόλληση (Paste Special) εμφανίζεται όπου επιλέγουμε την εντολή Αντιμετάθεση (Transpose) και επιλέγουμε το κουμπί ΟΚ, όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

04

Οποιονδήποτε τρόπο ακολουθήσουμε, τα δεδομένα μας έχουν αντιμετατεθεί. Παρατηρούμε ότι οι Επικεφαλίδες των Στηλών είναι τώρα Επικεφαλίδες των Γραμμών και οι Επικεφαλίδες των Γραμμών είναι τώρα Επικεφαλίδες των Στηλών.

05

Το μειονέκτημα αυτού του είδους της Αντιμετάθεσης (Transpose) είναι ότι τα δεδομένα μεταξύ των δύο πινάκων δεν είναι συνδεδεμένα. Για παράδειγμα εάν αλλάξω τα δεδομένα σε ένα κελί του αρχικού πίνακα, δεν θα αλλάξει και η τιμή του αντιμετατιθεμένου πίνακα.

Όπως ανέφερα και πιο πάνω, στο επόμενο post θα περιγράψω την συνάρτηση της Αντιμετάθεσης (Transpose) όπου τα δεδομένα είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω βίντεο με τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω:

Επικόλληση Αντιμετάθεσης

Ταυτόχρονη Μορφοποίηση Πολλαπλών Φύλλων Εργασίας

Format Multiple Sheets At The Same Time

Αρκετές φορές θέλουμε να μορφοποιήσουμε περισσότερα από ένα φύλλο εργασίας, έτσι ώστε να εμφανίζονται όλα με την ίδια μορφή. Για παράδειγμα, θέλουμε να γεμίσουμε με χρώμα την πρώτη γραμμή (1) και την πρώτη στήλη (Α) και στα τρία φύλλα του βιβλίου εργασίας με ένα ανοιχτό κόκκινο χρώμα. Επίσης, θέλουμε όταν θα καταχωρίσουμε δεδομένα στο κελί αυτά να εμφανίζονται με έντονη γραφή και να είναι στοιχισμένα στο κέντρο.

Δεν θα πρέπει λοιπόν, να κάνουμε τις όποιες μορφοποιήσεις θέλουμε τόσες φορές όσα είναι και τα φύλλα εργασίας μας.

Η διαδικασία είναι απλή και γρήγορη. Αυτό που θα πρέπει να κάνουμε είναι να πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Κλικ (Ctrl+click) στις επικεφαλίδες των φύλλων εργασίας που θέλουμε να μορφοποιήσουμε. Από τη στιγμή που το κάνουμε, τα φύλλα εργασίας μας ομαδοποιούνται, και το χρώμα από τα ομαδοποιημένα φύλλα εργασίας γίνεται άσπρο όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Εάν βρίσκουμε δύσκολη τη διαδικασία Ctrl+Κλικ (Ctrl+click), μπορούμε επίσης να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω σε ένα φύλλο εργασίας και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Επιλογή Όλων Των Φύλλων (Select All Sheets) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

01a

Αφού έχουν ομαδοποιηθεί τα φύλλα εργασίας, οτιδήποτε κάνουμε σε ένα φύλλο εργασίας, αμέσως γίνεται και στα υπόλοιπα. Ακόμα και εάν καταχωρίσουμε δεδομένα σε ένα κελί ενός φύλλου εργασίας, το ίδιο δεδομένο θα εμφανιστεί στο ίδιο κελί και στα άλλα φύλλα εργασίας. Όπως ανέφερα και πιο πάνω, θέλουμε να γεμίσουμε με ένα ανοιχτό κόκκινο χρώμα την πρώτη γραμμή (1) και την πρώτη στήλη (Α) σε όλα τα φύλλα εργασίας, όπως επίσης και τα δεδομένα που θα καταχωρηθούν να έχουν έντονη γραφή και να είναι στοιχισμένα στο κέντρο.

Στην παρακάτω εικόνα έχω τακτοποιήσει και τα τρία φύλλα του βιβλίου εργασίας ώστε να εμφανίζονται οριζοντίως ταυτοχρόνως.

Καθώς έχουν ομαδοποιηθεί τα φύλλα εργασίας, επιλέγω την Πρώτη Γραμμή (First Row) και κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl επιλέγω και την Πρώτη Στήλη (First Column). Έπειτα έχω επιλέξει το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Γραμματοσειρά (Font) επιλέγω την εντολή Χρώμα Γεμίσματος (Color Fill) και επιλέγω το χρώμα γεμίσματος που θέλω.

02

Στην παρακάτω εικόνα έχω κάνει όλες τις μορφοποιήσεις που ήθελα, όπως επίσης καταχώρισα το κείμενο January στο κελί Α1 του πρώτου φύλλου εργασίας, και αμέσως όλες οι μορφοποιήσεις και δεδομένα εμφανίζονται και στα υπόλοιπα φύλλα εργασίας.

03

Εφόσον έχουμε τελειώσει με την μορφοποίηση των ομαδοποιημένων φύλλων εργασίας, θα πρέπει να θυμηθούμε να κάνουμε κλικ πάνω στις επικεφαλίδες των φύλλων εργασίας για να μην είναι πια ομαδοποιημένα, ή να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω τους και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Κατάργηση Ομαδοποίησης Φύλλων (Ungroup Sheets).

04

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω βίντεο με τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω:

Αποθήκευση Χώρου Εργασίας

Save As Workspace

Πολλές φορές έχει χρειαστεί να δουλέψουμε με περισσότερα από ένα βιβλία εργασίας την ίδια χρονική στιγμή στο Excel, με το καθένα από τα βιβλία αυτά να καταλαμβάνουν το δικό τους ξεχωριστό παράθυρο. Επίσης, γνωρίζουμε ότι θα τα επεξεργαζόμαστε για αρκετό χρονικό διάστημα, άραγε σημαίνει ότι πρέπει να ανοίγουμε κάθε φορά το καθένα από τα βιβλία εργασίας ξεχωριστά. Διαδικασία χρονοβόρα και εκνευριστική.

Τι κάνουμε λοιπόν; Τα αποθηκεύουμε ως Χώρο Εργασίας!!!

Αφού τα αποθηκεύσουμε ως χώρο εργασίας, κάθε φορά που θα ανοίγουμε το συγκεκριμένο αρχείο θα εμφανίζονται και τα βιβλία εργασίας μας σύμφωνα με την διάταξη την οποία είχαμε ορίσει.

Πρώτα θα πρέπει να ανοίξουμε τα βιβλία εργασίας τα οποία θα χρησιμοποιήσουμε (στο παράδειγμα θα χρησιμοποιήσω τρία διαφορετικά βιβλία εργασίας.

Αφού τα έχουμε ανοίξει, θα πρέπει να τα τακτοποιήσουμε στην οθόνη μας, έτσι ώστε να εμφανίζονται ταυτόχρονα. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράθυρο (Window) να επιλέξουμε την εντολή Τακτοποίηση Όλων (Arrange All) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αφού επιλέξουμε την εντολή θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Τακτοποίηση Παραθύρων (Arrange Windows), όπου επιλέγουμε πώς θέλουμε να τακτοποιήσουμε τα βιβλία εργασίας μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Στο δικό μου παράδειγμα έχω επιλέξει να τακτοποιήσω τα παράθυρα Οριζόντια (Horizontal).

02

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να έχουν τακτοποιηθεί και τα τρία βιβλία εργασίας στην οθόνη οριζοντίως.

06

Εφόσον έχουμε τακτοποιήσει τα παράθυρα στην οθόνη μας, μεταβαίνουμε πάλι στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράθυρο (Window) επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Χώρου Εργασίας (Save Workspace) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

03

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Χώρου Εργασίας (Save Workspace), όπου καθορίζουμε την θέση και το όνομα του αρχείου. Παρατηρούμε ότι η επέκταση του Χώρου Εργασίας (Workspace) είναι .xlw (Excel Workspace).

04

Αφού έχουμε καθορίσει την θέση και το όνομα του αρχείου πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save). Την επόμενη φορά που ανοίξουμε το Χώρο Εργασίας (Workspace), θα εμφανιστούν και τα τρία βιβλία εργασίας ταυτόχρονα σύμφωνα με τη διάταξη την οποία είχαμε ορίσει.

Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε πώς εμφανίζεται το εικονίδιο του Χώρου Εργασίας, το οποίο διαφέρει από το εικονίδιο ενός αρχείου του Excel.

07

Προσαρμοσμένες Λίστες στο Excel

Custom Lists in Excel

Στο Excel υπάρχει ένα χαρακτηριστικό που μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε μία προσαρμοσμένη λίστα από ονόματα, τοποθεσίες, προϊόντα ή οτιδήποτε άλλο θεωρούμε απαραίτητο. Αφού τη δημιουργήσουμε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης (AutoFill) για να συμπληρώσουμε τη λίστα στο φύλλο εργασίας μας.

Για παράδειγμα έχω πληκτρολογήσει σε ένα φύλλο εργασίας του Excel διάφορες κατηγορίες για τους χρήστες του Office και δεν επιθυμώ κάθε φορά που χρειάζομαι τη συγκεκριμένη λίστα να την πληκτρολογώ από την αρχή. Τι μπορούμε να κάνουμε;

Μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Προσαρμοσμένη Λίστα (Custom List) με τις κατηγορίες, έτσι ώστε όταν θα καταχωρήσουμε μία μόνο κατηγορία σε ένα κελί του φύλλου εργασίας, χρησιμοποιώντας μετά τη λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης (AutoFill) να συμπληρώσουμε και την υπόλοιπη λίστα είτε οριζοντίως είτε καθέτως αυτόματα.

Για να δούμε πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Προσαρμοσμένη Λίστα (Custom List).

Πρώτα από όλα θα πρέπει να καταχωρήσουμε στα κελιά τη λίστα από ονόματα, τοποθεσίες, κτλ., που θέλουμε να υπάρχουν στη λίστα μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αφού έχουμε καταχωρήσει τη λίστα που θέλουμε θα πρέπει να επιλέξουμε την περιοχή κελιών που καταλαμβάνει και τότε:

Για τους χρήστες του Excel 2007: Επιλέγουμε το κουμπί του Office (Office Button) και έπειτα από το κάτω δεξιό μέρος του μενού επιλέγουμε τις Επιλογές του Excel (Excel Options). Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options) εμφανίζεται όπου επιλέγουμε την κατηγορία Δημοφιλείς (Popular) από τα αριστερά του παραθύρου. Έπειτα στην περιοχή που αναγράφει Καλύτερες Επιλογές Για Την Εργασία Με Το Excel (Top Options For Working With Excel) επιλέγουμε το κουμπί Επεξεργασία Προσαρμοσμένων Λιστών (Edit Custom Lists).

Για τους χρήστες του Excel 2010: Επιλέγουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε backstage προβολή και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Αφού εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογές (Options) επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) από τα αριστερά του παραθύρου. Τότε από τα δεξιά του παραθύρου πλοηγούμαστε στην περιοχή Γενικά (General) όπου επιλέγουμε το κουμπί Επεξεργασία Προσαρμοσμένων Λιστών (Edit Custom Lists).

Είτε Excel 2007 είτε Excel 2010 χρησιμοποιούμε το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists) εμφανίζεται όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

02

Στο κάτω μέρος του παραθύρου και στα δεξιά της περιοχής που αναγράφει Εισαγωγή Λίστας Από Τα Κελιά (Import Lists From Cells), παρατηρούμε να αναγράφεται η επιλεγμένη περιοχή των κελιών μας (στο παράδειγμα $A$1:$A$30). Το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να πατήσουμε στο κουμπί Εισαγωγή (Insert) που βρίσκεται στα δεξιά του παραθύρου και η λίστα μας θα εισαχθεί στην περιοχή Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

03

Από τη στιγμή που έχει εισαχθεί η λίστα μας πατάμε στο κουμπί ΟΚ δύο φορές για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας. Το μόνο που μένει να κάνουμε τώρα είναι να επιλέξουμε το κελί στο οποίο έχουμε πληκτρολογήσει μία περίπτωση από τη λίστα μας, και έπειτα μεταβαίνουμε με το ποντίκι μας στη κάτω δεξιά γωνία του επιλεγμένου κελιού. Παρατηρούμε πώς εμφανίζεται ένας μικρός μαύρος σταυρός όπου κρατώντας πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού μας σύρουμε προς τα δεξιά ή καθέτως [η λειτουργία αυτή ονομάζεται Αυτόματης Συμπλήρωση (AutoFill)] για να συμπληρώσουμε στην περιοχή κελιών που θέλουμε όπως εμφανίζεται κα παρακάτω.

04

Εάν δεν είχαμε πληκτρολογήσει τη λίστα μας από την αρχή στο φύλλο εργασίας μας, θα μπορούσαμε να την καταχωρήσουμε απευθείας μέσα στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists). Θα έπρεπε να πληκτρολογήσουμε τη λίστα ακριβώς κάτω από την περιοχή που αναγράφει Εγγραφές Λίστας (List Entries), και έπειτα να πατούσαμε στο κουμπί Προσθήκη (Add).

Όταν δεν χρειαζόμαστε πια τη λίστα, μπορούμε να τη διαγράψουμε από το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom List), με την επιλογή της συγκεκριμένης λίστας και έπειτα να επιλέξουμε το κουμπί Διαγραφή (Delete).

Chart Advisor

Σύμβουλος Γραφήματος

Ποιός είπε ότι χρειάζεται να είμαστε expert στο Excel για να δημιουργήσουμε ένα επαγγελματικό γράφημα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας;

Πιστεύω πως αρκετές φορές έχουμε σπαταλήσει αρκετό χρόνο μέχρι να βρούμε το κατάλληλο γράφημα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας. Εδώ κάνει την εμφάνισή του το Chart Advisor.

Το Chart Advisor έχει δημιουργηθεί έτσι ώστε οι χρήστες του Excel να μπορούν να δημιουργούν γραφήματα γρήγορα και αποτελεσματικά. Αναλόγως με τα δεδομένα μας στο φύλλο εργασίας, αναγνωρίζει, κατατάσσει και απεικονίζει γραφήματα που ταιριάζουν ως επί το πλείστον με τα δεδομένα μας έτσι ώστε να δημιουργήσει το πιο κατάλληλο γράφημα. Η ομάδα του Microsoft Office Labs έχει και πάλι κάνει μία πολύ καλή δουλειά.

Για να κατεβάσουμε το Chart Advisor θα πρέπει να επισκεφτούμε την παρακάτω διεύθυνση:

http://www.officelabs.com/projects/chartadvisor/Pages/default.aspx

Απαιτήσειs: 32-bit Windows XP ή Windows Vista. Excel 2007.

Περιορισμοί: Αγγλικά μόνο. Η ανάλυση περιορίζεται σε 8.000 κελιά.

Για τις ανάγκες του Post το έχω εγκαταστήσει σε Windows 7 Home Basic και σε Office 2007.

Αφού το έχουμε κατεβάσει, τρέχουμε το εκτελέσιμο αρχείο ChartAdvisorSetup.exe για να το εγκαταστήσουμε. Αφού το ξεκινήσουμε την εγκατάσταση εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Chart Advisor Setup, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αποδεχόμαστε όλες τις πολιτικές απορρήτου, μέχρι που να φτάσουμε στο τελευταίο παράθυρο του οδηγού εγκατάστασης, όπου πληροφορούμαστε για την επιτυχή εγκατάσταση όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

04

Τώρα το μόνο που απομένει είναι να ξεκινήσουμε το Excel, και να καταχωρήσουμε τα δεδομένα μας που θέλουμε να απεικονίσουμε σε γράφημα. Αφού το έχουμε κάνει και έχουμε επιλέξει με το ποντίκι μας την περιοχή με τα δεδομένα μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert), όπου παρατηρούμε να έχει εμφανιστεί μία καινούργια περιοχή στην κορδέλα μας που ονομάζεται Office Labs, όπου και επιλέγουμε το την εντολή Chart Advisor όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05a

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Chart Advisor From Microsoft Office Labs, όπου εμφανίζονται τα πέντε πιο κατάλληλα γραφήματα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας.

Το πρώτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Διασποράς (Radar) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

05

Το δεύτερο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Πίτας (Pie) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

06

Το τρίτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Σωρευμένης Στήλης (Clustered Columns) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

07

Το τέταρτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Σωρευμένης Ράβδου (Clustered Bar) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

08

Το πέμπτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Γραμμής (Line) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

09

Στο αριστερό μέρος του παραθύρου του Chart Advisor μπορούμε να Modify (Τροποποιήσουμε) το γράφημα ή να Filter Data (Φιλτράρουμε τα Δεδομένα ) επιλέγοντας το αντίστοιχο κουμπί. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει να Φιλτράρω τα Δεδομένα και στο πάνω μέρος της περιοχής Filter Data (Φιλτράρισμα Δεδομένων) μπορώ να επιλέξω ή να από-επιλέξω μέρες της εβδομάδας ανάλογα με τα δεδομένα που έχω καταχωρίσει.

10

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει διαφορετικά δεδομένα από το φύλλο εργασίας και έχω ενεργοποιήσει πάλι την εντολή Chart Advisor. Το παράθυρο Chart Advisor εμφανίζεται, και όπως βλέπουμε στο πάνω μέρος του παραθύρου, μας προτείνει διαφορετικά είδη γραφημάτων. Μετά από το αριστερά του παραθύρου επιλέγω το κουμπί Modify Chart (Τροποποίηση Γραφήματος), και από την περιοχή Modify Chart (Τροποποίηση Γραφήματος) μπορώ να τροποποιήσω  τις ρυθμίσεις που θέλω για το γράφημα.

11

Οποιεσδήποτε ρυθμίσεις κάνω θα πρέπει να πατήσω στο κουμπί Update Chart (Ενημέρωση Γραφήματος ) που εμφανίζεται, έτσι ώστε να εφαρμοστούν οι ρυθμίσεις ή να πατήσω στο κουμπί Undo (Αναίρεση) για να αναιρέσω όλες τις ρυθμίσεις.

12

Αφού έχω τελειώσει επιλέγω το κουμπί Insert Chart (Εισαγωγή Γραφήματος) και το γράφημά έχει εισαχθεί στο φύλλο εργασίας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

13

Από τη στιγμή που έχει εισαχθεί το γράφημα μπορούμε να το τροποποιήσω, να το μορφοποιήσω ή και να αλλάξω τη διάταξή του χρησιμοποιώντας τα αντίστοιχα Tab της κορδέλας.

%d bloggers like this: