Category Archives: Office 2010 Greek

Πώς να Εξάγουμε και Να Εισάγουμε Όλες Τις Προσαρμόσεις της Κορδέλας και της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης

Backup and Restore Your Office 2010 Ribbon And Quick Access Toolbar

Όπως όλοι γνωρίζουμε στο Microsoft Office 2010, μπορούμε να προσαρμόσουμε την Κορδέλα και την Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Μπορούμε να δημιουργήσουμε το δικό μας tab με όλες τις εντολές που χρησιμοποιούμε συχνά, και μπορούμε να προσθέσουμε εντολές που χρησιμοποιούμε πιο συχνά στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Δεν είναι κρίμα που θα πρέπει να τις προσαρμόσουμε ξανά και ξανά, εάν χρησιμοποιούμε κάποιον καινούργιο υπολογιστή ή φορητό.

Ευτυχώς, ότι προσαρμογές έχουμε κάνει στην Κορδέλα και στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, μπορούμε να τις αποθηκεύσουμε σε ένα αρχείο, και να τις εισάγουμε στο Office 2010 σε άλλον υπολογιστή.

00

Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να το κάνουμε. Να γνωρίζετε ότι μπορούμε να αποθηκεύσουμε τις προσαρμόσεις για μόνο ένα πρόγραμμα του Office. Για παράδειγμα, παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να αποθηκεύσουμε τις προσαρμόσεις για το πρόγραμμα του Excel. Τα ίδια ακριβώς βήματα θα πρέπει να ακολουθήσουμε και για τα άλλα προγράμματα του Office.

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File), για να περάσουμε σε προβολή backstage. Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options) από το κάτω αριστερό μέρος όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options), όπου από τα αριστερά του παραθύρου επιλέγουμε την κατηγορία Προσαρμογή της Κορδέλας (Customize Ribbon), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Μπορούμε επίσης να επιλέξουμε την κατηγορία Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar). Όποια κατηγορία και εάν διαλέξουμε οι προσαρμογές που έχουμε κάνει και για την Κορδέλα και για την Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης θα εξαχθούν.

02

Στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου Προσαρμογή Κορδέλας (Customize Ribbon), βρίσκεται η περιοχή Προσαρμογές (Customizations). Επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή/Εξαγωγή (Import/Export) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Εξαγωγή Όλων Των Προσαρμογών (Export All Customizations) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

03

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Αρχείου (File Save), όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε στο μέρος που θέλουμε να αποθηκεύσουμε το αρχείο, και τότε να πληκτρολογήσουμε ένα όνομα. Τέλος, πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save). Παρατηρούμε στην παρακάτω εικόνα την επέκταση του αρχείου που είναι .exportedUI (user interface).

04

Αυτό ήταν, έχουμε εξάγει επιτυχώς τις προσαρμόσεις που είχαμε κάνει στην Κορδέλα και στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης. Τώρα μπορούμε να την εισάγουμε σε κάποιον άλλο υπολογιστή.

Για να εισάγουμε την προσαρμογή της Κορδέλας και της Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα ίδια βήματα με πιο πάνω.

Να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File), από την προβολή backstage να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Από το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options) να επιλέξουμε την κατηγορία Προσαρμογή Κορδέλας ή Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, και στο κάτω μέρος να αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού της εντολής Εισαγωγή/Εξαγωγή (Import/Export) και να επιλέξουμε την εντολή Εισαγωγή Αρχείου Προσαρμογών (Import Customization File) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

05

Το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα Αρχείου (File Open) εμφανίζεται όπου θα πρέπει να πλοηγηθούμε και να εντοπίσουμε το αρχείο, και τότε να επιλέξουμε το κουμπί Άνοιγμα (Open).

06

Αφού επιλέξουμε το κουμπί Άνοιγμα (Open), εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό παράθυρο διαλόγου, όπου μας ρωτάει εάν θέλουμε να αντικαταστήσουμε τις ήδη υπάρχουσες προσαρμόσεις της Κορδέλας και της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης  – Αντικατάσταση Όλων Των Υπάρχοντων Προσαρμογών Της Κορδέλας Και Της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης Για Αυτό Το Πρόγραμμα; (Replace All Existing Ribbon And Quick Access Toolbar Customizations For This Program). Επιλέγουμε Ναι (Yes) για να ολοκληρωθεί η εισαγωγή.

07

Πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options).

08

Να έχουμε υπόψη, όταν εισάγουμε ένα προσαρμοσμένο αρχείο για την Κορδέλα και της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης, όλες οι ήδη υπάρχουσες προσαρμόσεις θα χαθούν.

Η ίδια διαδικασία ακολουθείται και για τις άλλες εφαρμογές του Office 2010.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video, που δείχνει τα βήματα για το πώς μπορούμε να Εισάγουμε/Εξάγουμε όλες τις προσαρμογές της Κορδέλας και της Γραμμής Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης.

Advertisements

Office 2010 “Getting Started” Προφύλαξη Οθόνης

Office 2010 “Getting Started” Screensaver

Δεν γνωρίζουμε αρκετά πράγματα για το Office 2010 ακόμα; Προσπαθούμε να το μάθουμε ψάχνοντας για συμβουλές και οδηγίες στο διαδίκτυο;

Η λύση βρίσκεται ακριβώς μπροστά στην οθόνη μας. Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να κατεβάσουμε το Office 2010 “Getting Started” Screensaver (Προφύλαξη Οθόνης). Τι κάνει; Αυτός ο δωρεάν Screensaver (Προφύλαξη Οθόνης) κατεβάζει σύντομες συμβουλές χρονικής διάρκειας 60 – 90 δευτερολέπτων από το Office.com, και τα εμφανίζει όταν δεν χρησιμοποιούμε τον υπολογιστή μας. Με αυτόν τον τρόπο παίρνουμε συμβουλές για τη χρήση του Office 2010 ακόμα και όταν δεν δουλεύουμε στον υπολογιστή μας.

Επίσης, υποθέτουμε ότι μας αρέσει μία συγκεκριμένη συμβουλή, ένα απλό κλικ μας μεταφέρει στην τοποθεσία ιστού για να ξαναδούμε το video, όπως και παρόμοια video, όπως και να διαβάσουμε ένα άρθρο για να μάθουμε περισσότερα.

Κάντε ένα κλικ στο παρακάτω κουμπί για να κατεβάσετε το Office 2010 Getting Started Screensaver.

00

Αφού το κατεβάσουμε, εκτελούμε το ScreensaverSetup.exe για να ξεκινήσει η εγκατάσταση. Θα μας ζητηθεί να εγκαταστήσουμε το Microsoft .NET Framework 4.0, σε περίπτωση που δεν το έχουμε ήδη εγκατεστημένο. Απλώς πατάμε στο κουμπί Install (Εγκατάσταση) για να συνεχίσουμε.

01

Αφού εγκατασταθεί το Microsoft .NET Framework 4.0, μας ζητείτε να συμφωνήσουμε με τους Όρους Χρήσης (License Agreement), και έπειτα πατάμε στο κουμπί Next (Επόμενο) για να εμφανιστεί ο Οδηγός Εγκατάστασης του Office 2010 Screensaver.

05

Τελείωσε, ο Office 2010 Screensaver έχει εγκατασταθεί.

Ανάλογα με τις ρυθμίσεις που έχουμε κάνει στον Πίνακα Ελέγχου (Control Panel), την επόμενη φορά που δεν θα χρησιμοποιούμε τον υπολογιστή μας και ξεκινήσει η Προφύλαξη Οθόνης (Screensaver), θα μας ενημερώνει με χρήσιμες συμβουλές όπως μπορείτε να παρακολουθήσετε στο παρακάτω video.

Εάν θέλουμε να αλλάξουμε τις ρυθμίσεις για το Office Screensaver, θα πρέπει να μεταφερθούμε στον Πίνακα Ελέγχου (Control) και από την κατηγορία Εμφάνιση (Appearance), Οθόνη (Screen) να επιλέξουμε Αλλαγή Προφύλαξης Οθόνης (Change Screensaver).

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις Προφύλαξης Οθόνης (Screen Saver Settings) όπου πατάμε στο κουμπί Ρυθμίσεις (Settigns), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

09

Οι επιλογές για το Office 2010 Screensaver εμφανίζονται στην παρακάτω εικόνα, όπου μπορούμε να ρυθμίσουμε τις Ρυθμίσεις Ειδοποιήσεων (Notification Settings) και την Διαφάνεια (Transparency) που θα έχουν οι ειδοποιήσεις της επιφάνειας εργασίας.

10

Πώς δουλεύει; Έχουν κωδικοποιήσει τη προφύλαξη οθόνης έτσι ώστε να τραβάει video από μία τροφοδοσία RSS. Με αυτόν τον τρόπο οι συμβουλές είναι πάντα φρέσκιες.

Όταν επιστρέψουμε στον υπολογιστή μας και παρακάμψουμε την προφύλαξη οθόνης, μία μικρή αναδυόμενη συμβουλή εμφανίζεται στην οθόνη μας, ενημερώνοντάς μας ότι μπορούμε να κάνουμε κλικ πάνω της για να μάθουμε περισσότερα, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

11

Πώς Μπορείτε Να Βρείτε Εντολές Του Office 2003 Στο Office 2007 Και Office 2010

How To Find Office 2003 Commands In Office 2007 And 2010

Ακόμα ψάχνετε για εντολές στο Office 2007 και 2010; Είστε καινούργιοι στην κορδέλα του Office 2007 και 2010; Νοσταλγείτε τα μενού στο Office2003, και δεν γνωρίζετε τα κατατόπια με τις καινούργιες εκδόσεις;

Μην ανησυχείτε!!! Η Microsoft έχει δημιουργήσει έναν οδηγό για το Office 2007 και 2010. Αυτός ο οδηγός βοηθάει τους χρήστες να εξοικειωθούν με την κορδέλα. Είναι πολύ απλό στη χρήση του. Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να ξεκινήσουμε την εφαρμογή που θέλουμε να εξασκηθούμε, και τότε να επιλέξουμε μία εντολή από το παλιό Office. Μία συμβουλή οθόνης εμφανίζεται, δείχνοντάς μας πού μπορούμε να βρούμε την συγκεκριμένη εντολή στην νέα έκδοση του Office.

Για να ξεκινήσουμε την εξάσκηση θα πρέπει να ακολουθήσουμε τον παρακάτω σύνδεσμο:

http://office2010.microsoft.com/en-us/word-help/learn-where-menu-and-toolbar-commands-are-in-office-2010-HA101794130.aspx?CTT=5&origin=HA010370239#_Toc256784678

Αφού έχει ενεργοποιηθεί ο σύνδεσμος μεταφερόμαστε στην ιστοσελίδα της Microsoft Office 2010. Πλοηγούμαστε μέσα στην σελίδα μέχρι να εντοπίσουμε την περιοχή που αναφέρει Use An Interactive Guide To Find My Commands. Κάτω από την περιοχή αυτή μπορούμε να ξεκινήσουμε τον οδηγό κάνοντας κλικ σε οποιαδήποτε από τα παρακάτω εικονίδια, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

Word-Excel-Outlook-PowerPoint-Project-Access-InfoPath-OneNote-Publisher-Visio

00

Για να δουλέψει ο οδηγός, θα πρέπει να εγκαταστήσουμε το Silverlight (μας το ζητάει εάν δεν το έχουμε εγκαταστήσει).

Αφού ξεκινήσει ο οδηγός για την εφαρμογή που είχαμε επιλέξει πατάμε στο κουμπί Start (Έναρξη), όπως εμφανίζεται και παρακάτω:

01

Αφού ξεκινήσει ο οδηγός, βλέπουμε το παλιό περιβάλλον του Word. Τότε επιλέγουμε μία εντολή την οποία θέλουμε να εντοπίσουμε που βρίσκεται στο Word 2010, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Μία συμβουλή οθόνης εμφανίζεται, το οποίο αναφέρει που βρίσκεται η συγκεκριμένη εντολή στο Word 2010.

03

Αφού επιλέξουμε την εντολή, το περιβάλλον του Word 2010 εμφανίζεται, δείχνοντάς μας που ακριβώς βρίσκεται η συγκεκριμένη εντολή, όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

03a

Παρακάτω εμφανίζονται κάποια παραδείγματα από διάφορες εφαρμογές.

Excel 2003

05

Excel 2010

05a

Outlook 2003

06

Outlook 2010

06a

PowerPoint 2003

07

PowerPoint 2010

07a

Πατώντας το κουμπί Try Another Command (Δοκίμασε Άλλη Εντολή), μπορούμε να επιστρέψουμε και να επιλέξουμε μία άλλη εντολή.

Έχουμε τη δυνατότητα να εγκαταστήσουμε τους οδηγούς στον υπολογιστή μας, έτσι ώστε να έχουμε πρόσβαση οποιαδήποτε στιγμή. Επιλέγουμε τον οδηγό που θέλουμε να εγκαταστήσουμε και από την πάνω δεξιά γωνία της οθόνης μας πατάμε στο κουμπί Install (Εγκατάσταση).

08

Το παράθυρο διαλόγου Install Application (Εγκατάσταση Εφαρμογής)εμφανίζεται, όπου μας ζητάει να διαλέξουμε σε ποιο σημείο να εγκατασταθούν οι συντομεύσεις. Επιλέγουμε μία από τις δύο διαθέσιμες επιλογές και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

10

Μπορούμε επίσης να κατεβάσουμε τα Office Reference Workbooks (Βιβλία Αναφοράς Του Office), όπου μας δείχνουν τον τρόπο πρόσβασης κάθε εντολής από το Office 2003 στο Office 2010.

Ακολουθήστε τον παρακάτω σύνδεσμο για να κατεβάσετε το Office Reference Workbook (Βιβλία Αναφοράς Του Office) που σας χρειάζεται.

http://office2010.microsoft.com/en-us/templates/CL101817133.aspx

Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε τον Βιβλίο Αναφοράς του Outlook, όπου μας δείχνει τις εντολές του Outlook 2003 και που βρίσκονται στο Outlook 2010.

11

Η Microsoft επίσης παρέχει και έναν οδηγό για τους χρήστες του Office 2007 στην παρακάτω διεύθυνση.

http://office.microsoft.com/en-us/training/guides-to-the-ribbon-use-office-2003-menus-to-learn-the-office-2007-user-interface-HA010229584.aspx

Στην παρακάτω εικόνα έχω ξεκινήσει τον οδηγό για το Microsoft Office Excel 2007.

12

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τον οδηγό για το Microsoft Office Excel 2007.

13

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω video που σας δείχνει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Office Interactive Guide.

Search Commands in Office

Αναζήτηση Εντολών στο Office

Όλοι γνωρίζουμε ότι υπάρχει μία Εντολή για κάτι που θέλουμε να κάνουμε σε ένα έγγραφο του Word, σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel, ή σε μία διαφάνεια μιας Παρουσίασης αλλά δεν θυμόμαστε που βρίσκεται αυτό η Εντολή. Αποτέλεσμα έχει να χάνουμε αρκετό χρόνο ψάχνοντας τη συγκεκριμένη εντολή, εντολή την οποία δεν θυμόμαστε ούτε καν σε ποιο Tab βρίσκεται.

Δεν χρειάζεται να αγχωνόμαστε πλέον και να χάνουμε πολύτιμο χρόνο, γιατί η ομάδα του Microsoft Office Labs έχει δημιουργήσει το Search Commands. Τι κάνουμε με το Search Commands; Πληκτρολογούμε απλώς την εντολή που ψάχνουμε με τα δικά μας λόγια και αμέσως η εντολή εμφανίζεται μπροστά μας. Τόσο απλά‼!

Τι απαιτείται για να δουλέψει;

  • Windows XP ή μεταγενέστερες εκδόσεις.
  • Office 2007 ή Office 2010, 32 ή 64 bit.
  • Υποστηρίζει μόνο την Αγγλική γλώσσα.
  • Το Search Commands δουλεύει με το Word, Excel και PowerPoint μόνο.

Το Search Commands μπορούμε να το κατεβάσουμε από την εξής διεύθυνση:

http://www.officelabs.com/searchcommands#

Για να δούμε λοιπόν τι μπορούμε να κάνουμε με αυτό το πολύ χρήσιμο εργαλείο. Καταρχήν επισκεπτόμαστε την διεύθυνση που ανέφερα πιο πάνω για να το κατεβάσουμε. Αφού το κατεβάσουμε, ξεκινάμε την εγκατάσταση και αποδεχόμαστε τους όρους χρήσης για να προχωρήσουμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αφού ολοκληρωθεί η εγκατάσταση εμφανίζεται το τελευταίο βήμα του οδηγού εγκατάστασης, όπου μας ενημερώνει για την επιτυχημένη εγκατάσταση και για το πού μπορούμε να εντοπίσουμε το Search Commands, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Αφού έχει ολοκληρωθεί η εγκατάσταση πατάμε στο κουμπί Finish.

03

Εάν ξεκινήσουμε μία από τις τρείς εφαρμογές που ανέφερα πιο πάνω, δηλαδή Word, Excel και PowerPoint θα δούμε να έχει εμφανιστεί και ένα καινούργιο Tab στην κορδέλα το οποίο ονομάζεται Search Commands όπως εμφανίζεται και παρακάτω. Για να αναζητήσουμε κάποια εντολή μεταβαίνουμε με το ποντίκι μας στο πλαίσιο κειμένου Search και πληκτρολογούμε την εντολή που αναζητάμε.

04

Παρακάτω θα περιγράψω από δύο παραδείγματα για την κάθε εφαρμογή:

Word

Στο πλαίσιο κειμένου Search έχω ξεκινήσει να πληκτρολογώ τη λέξη κλειδί “Mail”, και καθώς πληκτρολογώ εμφανίζονται στα δεξιά οι εντολές που έχουν σχέση με το πρόθεμα “Mai”. Παρατηρώ ότι έχουν βρεθεί 66 εντολές τις οποίες για να εμφανίσω και τις υπόλοιπες θα πρέπει να πατήσω στο κουμπί Next.

05

Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει τη λέξη κλειδί “Print” και αμέσως όλες οι εντολές που έχουν σχέση με τη λέξη “Print” έχουν εμφανιστεί. Πάλι εδώ βλέπουμε ότι έχουμε 21 αποτελέσματα, οπότε θα πρέπει να επιλέξω το κουμπί Next για να δούμε και τις υπόλοιπες εντολές. Εφόσον έχουμε εντοπίσει την εντολή που θέλουμε, απλώς την επιλέγουμε και κάνουμε αυτό που θέλαμε.

06

Excel

Στο Excel θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλη τη λέξη της εντολής που αναζητάμε και στο τέλος να πατήσουμε το πλήκτρο Enter για να εμφανιστούν τα αποτελέσματα. Στο πλαίσιο κειμένου έχω πληκτρολογήσει την ονομασία της συνάρτησης “Concatenate” και έχω πατήσει το πλήκτρο Enter, όπου αμέσως στα δεξιά εμφανίζεται η συγκεκριμένη συνάρτηση.

07

Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει την ονομασία της εντολής “Consolidate” , έχω πατήσει το πλήκτρο Enter και αμέσως στα δεξιά έχουν εμφανιστεί το σχετικά αποτελέσματα.

08

PowerPoint

Στο πλαίσιο κειμένου Search έχω ξεκινήσει να πληκτρολογώ τη λέξη “Animation” και αμέσως όλες οι εντολές σχετικά με τη λέξη κλειδί έχουν εμφανιστεί στα δεξιά, όπου απλώς επιλέγουμε την εντολή που ψάχνουμε.

09

Στο πλαίσιο κειμένου Search έχω ξεκινήσει να πληκτρολογώ τη λέξη “Insp” (Inspect) και αμέσως όλες οι εντολές σχετικά με τη λέξη έχουν εμφανιστεί στα δεξιά, όπου απλώς επιλέγουμε την εντολή που ψάχνουμε.

10

Παρακάτω μπορείτε να δείτε και ένα video που ετοίμασα σχετικά με το Search Commands:

Music by: Peter John Ross – Dreams of Sand

RH2: Clippy’s Second Chance

RH2: Η Δεύτερη Ευκαιρία του Clippy

clippy

Δεν πρόκειται για sequel ή prequel κάποιας κινηματογραφικής ταινίας αλλά για το sequel του Ribbon Hero.  Η ομάδα του Microsoft Labs λοιπόν μας ετοίμασε το πολυαναμενόμενο sequel του Ribbon Hero με την ονομασία Ribbon Hero 2: Clippy’s Second Chance. Κεντρικός χαρακτήρας βέβαια είναι ο Clippy, όπου όλοι μας θα θυμόμαστε τον κινούμενο χαρακτήρα που μας βοηθούσε στις διάφορες εργασίες μας στο Office και μας κρατούσε συντροφιά. Χαρακτήρας που έχει καταργηθεί πλέον από τις νεότερες εκδόσεις του Office.

Σκοπός του sequel λοιπόν είναι να εκπαιδευθούμε σε κάποια καινούργια χαρακτηριστικά στις νέες εκδόσεις του Office ολοκληρώνοντας κάποιες εργασίες που μας ζητούνται, βελτιώνοντάς έτσι τις γνώσεις και τις ικανότητές μας, διασκεδάζοντας ταυτόχρονα.

Πρέπει να μαζέψουμε τους περισσότερους πόντους που μπορούμε ώστε ολοκληρώνοντας εργασίες στο Word, Excel, PowerPoint και OneNote να φτάσουμε στο τελευταίο Level του παιχνιδιού. Φτάνοντας στο τέλος των Levels έχουμε βοηθήσει τον φίλο μας τον Clippy να βελτιώσει το βιογραφικό του σημείωμα, γιατί τώρα που είναι άνεργος και οι καιροί δύσκολοι μόνο κάποιος που κατέχει και γνώσεις Microsoft Office 2010 μπορεί να έχει κάποιες ελπίδες για να βρει εργασία.

Για να κατεβάσουμε λοιπόν το RH2: Clippy’s Second Chance θα πρέπει να μεταβούμε στην εξής τοποθεσία: http://www.ribbonhero.com/

01

Αφού επισκεφθούμε την τοποθεσία ιστού επιλέγουμε την εντολή Download Now, για να κατεβάσουμε και να εγκαταστήσουμε το πακέτο.

Καθώς εκτελούμε το εκτελέσιμο αρχείου RHSetup.msi εμφανίζεται ο οδηγός ο οποίος μας ενημερώνει για την πορεία εγκατάστασης.

03

Θα πρέπει να αποδεχτούμε τους όρους χρήσης και να επιλέξουμε την εντολή Accept and Install (Αποδοχή και Εγκατάσταση) για να συνεχίσει ο οδηγός την εγκατάσταση.

04

Μόλις ολοκληρωθεί η εγκατάσταση (βλέπουμε ότι έχει εγκατασταθεί επιτυχώς) πατάμε στο κουμπί Finish (Τέλος).

06

Για να ξεκινήσουμε λοιπόν τον Ribbon Hero 2, θα πρέπει να επιλέξουμε το κουμπί Start (Έναρξη), μετά All Programs (Όλα τα Προγράμματα) και έπειτα να εντοπίσουμε τον φάκελο Microsoft Office Labs και από εκεί να επιλέξουμε Ribbon Hero 2.  Άλλος τρόπος για να ξεκινήσουμε το παιχνίδι είναι να ανοίξουμε μία από τις εφαρμογές του Office που ανέφερα πιο πάνω (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) και στα αριστερά της κορδέλας να επιλέξουμε το κουμπί του Ribbon Hero 2, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

43

Οποιονδήποτε τρόπο και να χρησιμοποιήσουμε εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα, όπου απλώς επιλέγουμε το κουμπί Play για να ξεκινήσουμε το παιχνίδι των γνώσεων αλλά πάνω από όλα να βοηθήσουμε τον φίλο μας τον Clippy.

07

Πριν ξεκινήσει το παιχνίδι λοιπόν εμφανίζεται ένα εισαγωγικό βίντεο που μας ενημερώνει για την σταδιοδρομία του Clippy στην επαγγελματική του καριέρα και για την σημερινή του κατάσταση.

08

Για παράδειγμα βλέπουμε τον Clippy να έχει πάρει τον Αγγελιοφόρο και να ψάχνει για δουλειά. Δεν έχουμε λοιπόν παρά να τον βοηθήσουμε πατώντας στο κουμπί Help Clippy! όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

10

Το Ribbon Hero 2 αποτελείται από έξι διαφορετικά level, όπου θα πρέπει να τα ολοκληρώσουμε όλα για να συγκεντρώσουμε όσο το δυνατό περισσότερους πόντους μπορούμε για να βοηθήσουμε τον φίλο μας.

Τα level αυτά είναι τα εξής:

1. The Middle Ages (Μεσαιωνική Εποχή).

15

2. Ancient Egypt (Αρχαία Αίγυπτος)

28

3. The 1960’s

31

4. Ancient Greece (Αρχαία Ελλάδα) για να μην παραπονιόμαστε‼!

34

5. The Renaissance (Εποχή της Αναγέννησης)

37

6. The Future (Το Μέλλον)

40

Για να ξεκινήσει λοιπόν το παιχνίδι γνώσεων απλώς θα πρέπει να επιλέξουμε κάποιον χαρακτήρα ή εικόνα από τα διάφορα level. Μεταβαίνοντας πάνω από κάθε χαρακτήρα ή εικόνα ενημερωνόμαστε για το πόσους πόντους θα μαζέψουμε εάν εκτελέσουμε σωστά την εργασία και σε ποια εφαρμογή θα είναι αυτή η εργασία. Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να έχω επιλέξει τον χαρακτήρα που ονομάζεται Rat-A-Phooey, οι πόντοι θα είναι 60 που θα μαζέψουμε και η εργασία αφορά το Excel.

17

Επιλέγοντας λοιπόν κάποιον χαρακτήρα ξεκινάει και η αντίστοιχη εφαρμογή. Στην παρακάτω εικόνα έχει ξεκινήσει η εφαρμογή του Excel και στα δεξιά της οθόνης μας στο παράθυρο εργασιών αναγράφεται η εργασία που θα πρέπει να εκτελέσουμε. Έχω ήδη εκτελέσει επιτυχώς την πρώτη εργασία που έπρεπε να κάνω και ήταν να Παρουσιάσω τα Δεδομένα με ένα Γράφημα Πίτας (Present the data in a Pie). Η δεύτερη εργασία είναι να αλλάξω την διάταξη του γραφήματος με ένα μόνο κλικ (Change the chart layout with one click). Εάν δυσκολευόμαστε να εκτελέσουμε την εργασία μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Need A Hing? (Χρειάζεστε Υπόδειξη;) για να πάρουμε βοήθεια. Παίρνοντας όμως βοήθεια θα έχει σαν αποτέλεσμα να μας αφαιρούνται και βαθμοί.

22

Εάν προσπαθούμε να ολοκληρώσουμε αυτό που μας έχει ζητηθεί με λάθος τρόπο εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα όπου μας ενημερώνει ότι ακολουθούμε λάθος βήματα.

24

Αφού ολοκληρώσουμε λοιπόν επιτυχώς τις εργασίες που μας έχουν ζητηθεί εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα όπου δεχόμαστε τα συγχαρητήρια και πατάμε στο κουμπί Continue (Συνέχιση) για να συνεχίσουμε το παιχνίδι.

23

Θα πρέπει να επιλέξουμε άλλον χαρακτήρα τώρα από το πρώτο level για να συνεχίσουμε να μαζεύουμε βαθμούς. Όταν συμπληρώσουμε τους απαραίτητους πόντους που απαιτείται για να ολοκληρωθεί το level εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα όπου μπορούμε να συνεχίσουμε εάν θέλουμε πατώντας στο κουμπί Continue (Συνέχιση). Εάν επιλέξουμε να συνεχίσουμε εμφανίζεται και πάλι ένα βίντεο με άλλα στιγμιότυπα από την ζωή του Clippy.  Αμέσως μετά θα εμφανιστεί το δεύτερο level όπου θα πρέπει να ακολουθήσουμε την ίδια διαδικασία.

26

Όταν κάποια στιγμή ολοκληρώσουμε και τα έξι level εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα όπου δεχόμαστε τα συγχαρητήρια και ότι έχουμε ολοκληρώσει το παιχνίδι.

41

Επειδή όλα τα level τα περνάμε χωρίς να έχουμε επιλέξει όλους τους χαρακτήρες που βρίσκονται σε αυτά, μπορούμε να συνεχίσουμε και πάλι το παιχνίδι για να μαζέψουμε όλους τους πόντους που είναι διαθέσιμους.

Εφόσον έχουμε ολοκληρώσει τα level όλα και πάμε να ξεκινήσουμε το παιχνίδι από την αρχή εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα που μας εμφανίζει όλα τα level και τι υπόλοιπο πόντων έχουμε διαθέσιμους σε κάθε level που μπορούμε να μαζέψουμε.

42

Όλοι μας λοιπόν θα πρέπει να βοηθήσουμε τον φίλο μας το Clippy να σταθεί και πάλι στα πόδια του. Οι φίλοι στις δύσκολες στιγμές φαίνονται εξάλλου.

Σε παλιότερο post μου είχα αναφερθεί για το original Ribbon Hero όπου μπορείτε να το δείτε στο παρακάτω link:

http://autoexec.gr/blogs/philip/archive/2010/07/02/do-you-want-to-be-a-hero.aspx.

Στον παρακάτω σύνδεσμο μπορείτε να δείτε και ένα video που ετοίμασα σχετικά με το Ribbon Hero 2: Clippy’s Second Chance:

The Author of the song is Peter John Ross

Στον παρακάτω σύνδεσμο μπορεί κάποιος να διαβάσει το post στα Αγγλικά:

https://officesmart.wordpress.com/category/microsoft-office-english/office-2010-english/

Office 2010 document compatibility information at your fingertips (in a OneNote notebook)

Πληροφορίες για τη Συμβατότητα του Office 2010 στη διάθεσή μας.

Ψάχνοντας στο Διαδίκτυο έπεσα πάνω σε ένα σημειωματάριο του OneNote που περιέχει πληροφορίες συμβατότητας για το Office 2010 και συγκεκριμένα για: Access 2010, Excel 2010, PowerPoint 2010 και Word 2010. Έχω κάνει μία πρόχειρη μετάφραση για τα περιεχόμενα της ιστοσελίδας, αλλά τα περιεχόμενα του σημειωματάριου OneNote (διαθέσιμο για κατέβασμα) είναι γραμμένο στην Αγγλική γλώσσα. Όλες αυτές τις πληροφορίες θα μπορούσαμε να τις βρούμε διασκορπισμένες στο Office.com και στη TechNet,  αλλά εδώ είναι συγκεντρωμένα όλα σε ένα σημείο και αναφέρει διαφορές όπως οι εξής:

  • Αλλαγές μορφοποίησης και λειτουργικότητας που συμβαίνουν όταν ένα αρχείο 2010 ανοίγει σε μία προγενέστερη έκδοση της εφαρμογής, ή όταν το αρχείο το επεξεργαζόμαστε σε λειτουργία Συμβατότητας (Compatibility Mode).
  • Όρια και Προδιαγραφές.
  • Τι είναι νέο, τι έχει αλλάξει, και τι έχει αφαιρεθεί.
  • Υποστηριζόμενες μορφές αρχείων.
  • Διαφορές μορφές αρχείων με τα αρχεία OpenDocument Spreadsheet (.ods), OpenDocument Presentation(.odp), και OpenDocument Text(.odt).

Το σημειωματάριο του OneNote με όλες αυτές τις πληροφορίες αποτελεί μία εναλλακτική λύση από όλα τα διαθέσιμα βιβλία για κατέβασμα από την ομάδα του Office Resource Kit και μπορούμε να το κατεβάσουμε από την εξής διεύθυνση:

http://blogs.technet.com/b/office_resource_kit/archive/2011/02/09/office-2010-document-compatibility-information-at-your-fingertips-in-a-onenote-notebook.aspx

Το αρχείο βρίσκεται στο κάτω μέρος της σελίδας και ονομάζεται Office 2010 Compatibility.zip.

06

Η πλοήγηση είναι πολύ εύκολη και η αναζήτηση για κάτι συγκεκριμένο είναι πολύ πιο εύκολη από ότι σε ένα έγγραφο του Word.

Παρακάτω μπορείτε να δείτε κάποιες εικόνες με τα περιεχόμενα του Notebook, για να πειστείτε και να το κατεβάσετε:

Access 2010

01

Excel 2010

02

PowerPoint 2010

03

Word 2010

04

Appendix

05

Search Pane (Εύρεση)

07

Κάθε σελίδα περιέχει συνδέσμους που μας οδηγούν στην αρχική προέλευση του περιεχομένου. 

Μην χάνετε χρόνο λοιπόν κατεβάστε το γιατί είναι ένα πολύ χρήσιμο manual, πού αργά η γρήγορα θα χρησιμεύσει σε όλους μας.

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

Document Location

Θέλουμε ανά πάσα στιγμή να γνωρίζουμε τη θέση του αρχείου που έχουμε ανοιχτό και επεξεργαζόμαστε; Θέλουμε να αποστείλουμε το ανοιχτό έγγραφό μας απευθείας ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να χρειάζεται να μεταβαίνουμε σε προβολή Backstage και έπειτα να επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση & Αποστολή (Save & Send), όπου θα πρέπει μετά να επιλέξουμε Αποστολή ως Συνημμένο (Send as Attachment).  Δεν θέλουμε επίσης να ακολουθήσουμε τη γνωστή διαδικασία όταν δημιουργούμε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα και θέλουμε να επισυνάψουμε ένα αρχείο ψάχνουμε για αρκετό χρονικό διάστημα μέχρι να εντοπίσουμε το επιθυμητό.

Υπάρχει μία εντολή πού μπορεί να μας βοηθήσει ώστε να μην κουραζόμαστε και να μην σπαταλάμε χρόνο άσκοπα.  Η εντολή αυτή ονομάζεται Θέση Εγγράφου (Document Location), όπου θα πρέπει να την ενεργοποιήσουμε πρώτα, βήματα τα οποία θα περιγράψω παρακάτω.  Δηλαδή πώς θα την τοποθετήσουμε στη Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar) και θα την χρησιμοποιήσουμε για να στείλουμε το έγγραφό μας ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πρώτο:

Θα πρέπει να μεταβούμε στις Επιλογές του Word πηγαίνοντας στο Tab Αρχείο (File) και από την προβολή Backstage να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options). Από το παράθυρο διαλόγου Επιλογές (Options) επιλέγουμε την κατηγορία Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar).  Έπειτα από την περιοχή Επιλογή Εντολών Από: ( Choose Commands From) πατάμε στο βέλος για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές και επιλέγουμε Όλες οι εντολές (All Commands).

Αφού εμφανιστούν όλες οι διαθέσιμες εντολές στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου εντοπίζουμε την εντολή Θέση Εγγράφου (Document Location), την επιλέγουμε και πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.  Έπειτα πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Word (Word Options) για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας.

01

Αφού επιστρέψουμε στο έγγραφο μας, ακριβώς δίπλα στην Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Quick Access Toolbar), εμφανίζεται η θέση και το όνομα του ανοιχτού εγγράφου μας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

02

Στο πλαίσιο κειμένου που αναγράφεται η θέση και το όνομα του αρχείου μπορούμε να την επιλέξουμε, να την αντιγράψουμε και να την επικολλήσουμε σε οποιοδήποτε σημείο του εγγράφου θέλουμε.

Δεύτερο:

Μπορούμε επίσης να επικολλήσουμε τη θέση του αρχείου ως συνημμένο σε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αν κάνουμε ένα κλικ με το ποντίκι μας στο πλαίσιο κειμένου που αναγράφεται η θέση του αρχείου, αμέσως επιλέγεται όλη η διαδρομή οπότε κάνουμε ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας και από το μενού συντόμευσης διαλέγουμε την εντολή Αντιγραφή (Copy).

03

Από τη στιγμή που έχουμε επιλέξει αντιγραφή, δημιουργούμε ένα νέο ηλεκτρονικό μήνυμα και πατάμε στο εικονίδιο της επισύναψης για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Αρχείου, όπου αντί να πλοηγούμαστε για να αναζητήσουμε και να εντοπίσουμε που βρίσκεται το αρχείο που θέλουμε να εισάγουμε, μεταβαίνουμε στο πλαίσιο κειμένου Όνομα Αρχείου (File Location), και κάνουμε ένα δεξί κλικ το ποντίκι μας και από το μενού συντόμευσης επιλέγουμε Επικόλληση (Paste).

04a

Αμέσως εμφανίζεται η θέση και το όνομα του αρχείου μας στην περιοχή Θέση Αρχείου (File Location), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

05

Πατάμε στο κουμπί ΟΚ, και αμέσως το αρχείο μας έχει συμπεριληφθεί ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και είναι έτοιμο για αποστολή.

06

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

Pin a Document for Quick Access

Δουλεύουμε συχνά με ένα συγκεκριμένο έγγραφο ή με έναν συγκεκριμένο φάκελο που περιέχει όλα τα σημαντικά μας έγγραφα. Ξοδεύουμε άσκοπο χρόνο μέχρι να αναζητήσουμε το συγκεκριμένο έγγραφο ή τον συγκεκριμένο φάκελο που τα περιέχει; Δεν χρειάζεται πια!!!

Έχουμε το δικαίωμα να καρφιτσώσουμε ένα έγγραφο ή πολλά έγγραφα ή έναν φάκελο ή πολλούς φακέλους για να έχουμε πιο γρήγορη πρόσβαση. Όσοι έχουν δώσεις εξετάσεις για να πάρουν πιστοποιητικό για γνώσεις δεξιοτήτων πληροφορικής τότε θα θυμούνται σίγουρα την εξής ερώτηση:

Καρφιτσώστε την εφαρμογή Αριθμομηχανή (ή οποιαδήποτε άλλη εφαρμογή) στο μενού Έναρξη.

Απάντηση: Εντοπίζουμε την εφαρμογή και κάνουμε δεξί κλικ πάνω στο όνομα του προγράμματος και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζονταν διαλέγαμε “Καρφίτσωμα στο Μενού Έναρξη”.

Εδώ θα πρέπει να το καρφιτσώσουμε στην προβολή Backstage του Office Word 2010;

Τί κάνουμε; Απλή διαδικασία η οποία θα περιγραφεί στα επόμενα βήματα.

Μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage και από το μενού διαλέγουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent), όπου στα δεξιά εμφανίζονται όλα το Πρόσφατα Έγγραφα (Recent Documents) και ακριβώς από δίπλα όλες οι Πρόσφατες Θέσεις (Recent Places), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

01

Στην περιοχή Πρόσφατα Έγγραφα (Recent Documents) βλέπουμε όλα τα πρόσφατα έγγραφα που έχουμε χρησιμοποιήσει στο πρόσφατο παρελθόν. Στην περιοχή Πρόσφατες Θέσεις (Recent Places), βλέπουμε όλες τις πρόσφατες θέσεις (φακέλους) που περιέχουν τα έγγραφα που έχουμε χρησιμοποιήσει πρόσφατα.

Στα δεξιά από κάθε πρόσφατο έγγραφο και από κάθε πρόσφατη θέση υπάρχει μία Πινέζα 02όπου εάν πατήσουμε πάνω της μία φορά αμέσως το έγγραφο ή τη θέση του φακέλου που είχαμε επιλέξει θα έχει καρφιτσωθεί και η πινέζα θα πάρει την εξής μορφή 03.

Τι σημαίνει αυτό; Ότι το έγγραφο και η θέση (φάκελος) θα βρίσκεται πάντα στην περιοχή των Πρόσφατων Εγγράφων (Recent Documents) και Πρόσφατων Θέσεων (Recent Places), μέχρι που να το ξεκαρφιτσώσουμε κάνοντας ακριβώς την ίδια κίνηση που ακολουθήσαμε για να το καρφιτσώσουμε.

04

Πατώντας πάνω στο Καρφιτσωμένο Έγγραφο θα ανοίξει κατευθείαν το έγγραφο χωρίς να χρειάζεται να κάνουμε τη διαδικασία Αρχείο (File) + Άνοιγμα (Open), και να πλοηγηθούμε μέχρι να το αναζητήσουμε.  Απλώς επιλέγουμε Πρόσφατα (Recent) από την προβολή Backstage.

Πατώντας πάνω στο Καρφιτσωμένο Φάκελο θα άνοιγε κατευθείαν το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα Εγγράφου (Open Document) και ο φάκελος θα ήταν αυτός που είχαμε καρφιτσώσει εμείς.

Για να καθορίσουμε πόσα πρόσφατα έγγραφα για γρήγορη πρόσβαση θέλουμε να εμφανίζονται κάθε φορά που πατάμε στο Tab Αρχείο (File) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα θα πρέπει να κάνουμε τα εξής:

06

Να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) και να επιλέξουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent), όπου στο κάτω μέρος του μενού υπάρχει η εντολή Γρήγορη Πρόσβαση για αυτόν τον αριθμό Πρόσφατων Εγγράφων (Quickly Access this number of Recent Documents) όπου ενεργοποιούμε το αντίστοιχο κουμπί ελέγχου, και μετά με τα βέλη αύξηση και μείωσης καθορίζουμε τον επιθυμητό αριθμό.

07

Εάν θέλουμε να καθορίσουμε πόσα πρόσφατα έγγραφα θέλουμε να εμφανίζονται στην περιοχή Πρόσφατα (Recent) θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:

Μεταβαίνουμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage και διαλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options), για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου των Επιλογών. Από τις Επιλογές του Word διαλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced), και στη δεξιά περιοχή πλοηγούμαστε μέχρι να εντοπίσουμε την περιοχή Εμφάνιση (Display) και στα δεξιά της εντολής (Show this number of Recent Documents) καθορίζουμε πόσα πρόσφατα έγγραφα θέλουμε να εμφανίζονται. Εάν το επιθυμούμε μπορούμε να καθορίσουμε αριθμό μεταξύ 0 έως 50.

08

Η λειτουργία αυτή υποστηρίζεται και σε όλες τις άλλες εφαρμογές του Office 2010.

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

To Save or not to Save?

Σε όλους μας έχει τύχει κάποιο πρόγραμμα του Office να “κολλάει” με αποτέλεσμα να μην μπορούμε να το αποθηκεύσουμε, με αποτέλεσμα να χάσουμε όλη την εργασία μας. Ή κατά λάθος πατάμε στο κουμπί του κλεισίματος της εφαρμογής και ξεχνάμε να πατήσουμε στο κουμπί της αποθήκευσης όταν εμφανίζεται το προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου.

00.jpg

Με το Office 2010 δεν χρειάζεται να ανησυχούμε πλέον. Δεν έχουμε αποθηκεύσει καμία φορά το έγγραφό μας, το υπολογιστικό μας φύλλο ή την παρουσίασή μας και κλείνει η εφαρμογή ανεπάντεχα. Τι κάνουμε;

Έχουμε τη δυνατότητα να ανακτήσουμε το αρχείο μας χρησιμοποιώντας το χαρακτηριστικό Αυτόματη Ανάκτηση (Auto-Recover).

Αυτό το χαρακτηριστικό υπάρχει μόνο στις εξής εφαρμογές:

  • Microsoft Word 2010
  • PowerPoint 2010
  • Excel 2010

Για να ενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Ανάκτηση (Auto-Recover) και για να καθορίσουμε το διάστημα που θα γίνεται η Αυτόματη Ανάκτηση θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:

Να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή Backstage, και από εκεί να διαλέξουμε Επιλογές (Options) και από τα παράθυρο των Επιλογών (Options) που εμφανίζεται να διαλέξουμε την κατηγορία Αποθήκευση (Save). Στην περιοχή Αποθήκευση Εγγράφων (Save documents) ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που αναγράφει Αποθήκευση πληροφοριών Αυτόματης Ανάκτησης κάθε (Save AutoRecover information every) και ρυθμίζουμε τα λεπτά στα οποία θέλουμε να γίνεται η Αυτόματη Ανάκτηση.

01

Ενεργοποιούμε και το κουτί ελέγχου Διατήρηση της τελευταίας έκδοσης που αποθηκεύτηκε αυτόματα αν γίνει κλείσιμο χωρίς αποθήκευση (Keep the last autosaved version if I close without saving).

Αφού έχουμε ενεργοποιήσει την Αυτόματη Ανάκτηση και έχουμε καθορίσει το χρονικό διάστημα που θέλουμε να αποθηκεύεται θα δούμε πώς μπορούμε να ανακτήσουμε ένα έγγραφο του Word 2010.

1. Στην εφαρμογή του Office, θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε Προβολή Backstage και να διαλέξουμε την κατηγορία Πρόσφατα (Recent) και στο κάτω δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου να επιλέξουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

00a

2. Αφού επιλέξουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents), θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Άνοιγμα (Open), με προεπιλεγμένη θέση αρχείων το φάκελο UnsavedFiles όπου εμφανίζονται όλα τα αρχεία που δεν έχουν αποθηκευτεί, διαλέγουμε το τελευταίο αρχείο που επεξεργαζόμασταν και δεν το είχαμε αποθηκεύσει και πατάμε στο κουμπί Άνοιγμα (Open). Μπορούμε να εντοπίσουμε το πιο πρόσφατο με βάση την Ημερομηνία Τροποποίησης (Date Modified).

00b

3. Όταν ανοίγουμε ένα μη αποθηκευμένο αρχείο θα εμφανιστεί πάνω από τον χάρακα το προειδοποιητικό μήνυμα Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένου Αρχείου (Recovered Unsaved File), όπου μας πληροφορεί πώς το αρχείο αυτό είναι προσωρινά αποθηκευμένο στον υπολογιστή μας. Έχουμε τη δυνατότητα να το αποθηκεύσουμε πατώντας στο κουμπί Αποθήκευση Ως (Save As).

00c

Στο όνομα του αρχείου εμφανίζεται το όνομα του αρχείου με επέκταση .asd (auto-saved document), ότι δεν είναι αποθηκευμένο και ότι είναι μόνο για ανάγνωση.

00d

Εναλλακτικός τρόπος με τον οποίο θα μπορούσαμε να ανακτήσουμε ένα μη αποθηκευμένο έγγραφο είναι με τον εξής παρακάτω τρόπο:

Μεταφερόμαστε σε προβολή Backstage πατώντας στο Tab Αρχείο (File) βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένη η κατηγορία Πληροφορίες (Info) και στα δεξιά της προβολής στην περιοχή Εκδόσεις (Versions), πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Διαχείριση Εκδόσεων (Manage Versions) όπου και επιλέγουμε την εντολή Ανάκτηση Μη Αποθηκευμένων Εγγράφων (Recover Unsaved Documents). Η υπόλοιπη διαδικασία είναι η ίδια που περιγράφηκε και πιο πάνω

00f

Η διαδικασία για ανάκτηση αρχείων του Excel και του PowerPoint είναι η ίδια.

Δημιουργία Αντίγραφου Ασφαλείας – Always create backup copy

Έχουμε τη συνήθεια να δημιουργούμε πάντα αντίγραφα από τα έγγραφά μας για να νιώθουμε ασφάλεια και σιγουριά γιατί φοβόμαστε μη τυχόν και τα “χάσουμε”. Δεν χρειάζεται να ανησυχούμε, γιατί έχουμε τη δυνατότητα να ρυθμίσουμε το Word να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας από μόνο του.

Για να ενεργοποιήσουμε τη λειτουργία της Αυτόματης Δημιουργίας Αντιγράφου (Always create backup copy), θα πρέπει να μεταφερθούμε σε προβολή Backstage, και να επιλέξουμε τις Επιλογές (Options) για να εμφανιστεί το παράθυρο που μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις στο Word. Από το παράθυρο διαλόγου επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) και πλοηγούμαστε μέχρι να βρούμε την περιοχή Αποθήκευση (Save) και ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου δίπλα στην εντολή Να δημιουργούνται πάντα αντίγραφα ασφαλείας (Always create backup copy).

08

Δεν χρειάζεται να κάνουμε τίποτα άλλο.  Κάθε φορά που θα αποθηκεύουμε ένα αντίγραφο, το αντίγραφο ασφαλείας θα αποθηκεύεται στο φάκελο που βρίσκεται το αρχικό έγγραφο και θα έχει την ίδια ονομασία (απλώς αναγράφει Αντίγραφο Ασφαλείας στην αρχή του ονόματος) με το αρχικό και έχει επέκταση .wbk.

09

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:

Accessibility Checker – Έλεγχος Προσβασιμότητας

Ωραία, έχουμε δημιουργήσει το έγγραφό μας ή μία παρουσίαση και είμαστε έτοιμοι να το στείλουμε στους αποδέκτες μας.  Τι γίνεται όμως όταν κάποιος από τους αποδέκτες μας είναι άτομο με ειδικές ανάγκες;  Εδώ, επεμβαίνει το Office 2010 και ο Accessibility Checker.

Όπως ο ορθογραφικός έλεγχος που μας προειδοποιεί για τυχόν ορθογραφικά λάθη, έτσι και ο Accessibility Checker, μας προειδοποιεί για συγκεκριμένα θέματα προσβασιμότητας ή για θέματα ανάγνωσης  στα αρχεία μας.  Κάνοντας  έναν Έλεγχο Προσβασιμότητας έχουμε τη δυνατότητα να επιδιορθώσουμε πιθανά προβλήματα που μπορεί να αποτρέπουν άτομα με ειδικές ανάγκες να έχουν πρόσβαση στα περιεχόμενα.

Επιδιορθώνοντας κάποια θέματα, πιθανόν να χρειαστεί να αλλάξουμε, να μορφοποιήσουμε ή να ενημερώσουμε τα περιεχόμενα των αρχείων μας. Ο Accessibility Checker, μας ενημερώνει για τα θέματα που εντοπίζει, και μας οδηγεί βήμα-βήμα για το πώς θα μπορέσουμε να κάνουμε τα περιεχόμενά μας πιο κατανοητά και αναγνώσιμα από τα άτομα με ειδικές ανάγκες. Μπορεί να υπάρξουν και θέματα τα οποία δεν θέλουμε να επιδιορθώσουμε, γιατί τα έχουμε εκεί για κάποιον συγκεκριμένο λόγο. Απλώς θα παραβλέψουμε τις οδηγίες του Accessibility Checker.

O Accessibility Checker, ελέγχει το έγγραφο μας με μία σειρά από πιθανά θέματα όπου οι χρήστες με ειδικές ανάγκες μπορεί να αντιμετωπίσουν. Κάθε θέμα ταξινομείται σαν Errors, Warnings ή Tips.

Errors: Ένα μήνυμα Error (Λάθος) παρουσιάζεται όταν το περιεχόμενο από ένα αρχείο το κάνει πολύ δύσκολο για άτομα με ειδικές ανάγκες να το κατανοήσουν.

03

Warnings: Ένα μήνυμα Warnings (Προειδοποίηση) παρουσιάζεται για περιεχόμενο που στις περισσότερες περιπτώσεις αν όχι για όλες, κάνει το αρχείο δύσκολο για άτομα με ειδικές ανάγκες να το κατανοήσουν.

04

Tips: Ένα μήνυμα Tips (Συμβουλή) παρουσιάζεται για περιεχόμενο, όπου ένα άτομο με ειδικές ανάγκες κατανοεί, αλλά θα μπορούσε να παρουσιαστεί ή να οργανωθεί κάπως διαφορετικά για την βελτιστοποιηθεί.

08

Όταν ο Accessibility Checker εντοπίζει ένα θέμα, το παράθυρο εργασιών στα δεξιά της οθόνης μας, παρέχει πληροφορίες γιατί το περιεχόμενο μπορεί να είναι μη κατανοητό. Επιλέγοντας το θέμα, εμφανίζονται οδηγίες για το πώς μπορούμε να το επιδιορθώσουμε ή να το αναθεωρήσουμε.

Για να ενεργοποιήσουμε τον Accessibility Checker, θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab File (Αρχείο). Επιλέγουμε Info και στην περιοχή Prepare for Sharing (Προετοιμασία για Διανομή), βλέπουμε στο κάτω μέρος, την προειδοποίηση Content that people with disabilities find difficult to read, (Περιεχόμενο όπου άτομα με ειδικές ανάγκες θα δυσκολευτούν να διαβάσουν).

02

Πατώντας στο βέλος στο κάτω μέρος της εντολής Check for Issues (Έλεγχος για Θέματα), εμφανίζεται, το πτυσσόμενο μενού όπου επιλέγουμε την εντολή Check Accessibility (Έλεγχος Προσβασιμότητας).

01

Από τη στιγμή που έχουμε κάποια θέματα στο έγγραφο μας, όπου άτομα με ειδικές ανάγκες θα δυσκολευτούν να διαβάσουν θα εμφανιστεί το παράθυρο εργασιών με τα θέματα.

Για να δούμε λοιπόν και τα τρία μηνύματα προσβασιμότητας που μπορεί να μας προκύψουν:

Errors

Έχω εισάγει μια εικόνα στο έγγραφο και έχω γράψει και κάποιο κείμενο. Τρέχω τον Accessibility Checker και στο παράθυρο εργασιών εμφανίζονται δύο θέματα. Ας δούμε πρώτα το μήνυμα Error. Εμφανίζεται το κείμενο Missing Alt Text, και από κάτω ακριβώς μας αναφέρει Picture 1 όπου επιλέγοντας το, στο κάτω μέρος του παραθύρου εμφανίζονται οι επιπρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το λάθος.

05

Στις επιπρόσθετες πληροφορίες μας περιγράφει τι είναι ακριβώς το Alternate Text (Εναλλακτικό Κείμενο), και ακριβώς από κάτω μας περιγράφει τα βήματα για το πώς μπορούμε να το επιδιορθώσουμε.

Αφού ακολουθήσουμε τα βήματα που μας περιγράφει το θέμα Error δεν εμφανίζεται πια.

Alternate Text: (Εναλλακτικό Κείμενο). Χρησιμοποιείτε για φυλλομετρητές ιστού, έτσι ώστε όταν περιηγούμαστε πάνω από μία εικόνα εμφανίζεται το κείμενο που έχουμε ορίσει εμείς. Μπορούμε να προσθέσουμε Alt Text σε σχήματα, γραφικά, γραφήματα, πίνακες, εξισώσεις και σε άλλα αντικείμενα. Για να προσθέσουμε Alt Text, απλώς επιλέγουμε το αντικείμενο και με το δεξί κλικ του ποντικιού μας, εμφανίζεται το μενού συντόμευσης Format Picture (Μορφοποίηση Εικόνας) και από το πλαίσιο διαλόγου επιλέγουμε την εντολή Alt Text, και στην περιοχή Τίτλος πληκτρολογούμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται όπως και στην παρακάτω εικόνα.

07

Θα πρέπει να αποθηκεύσουμε το έγγραφο μας ως HTML, και μετά να ανοίξουμε το έγγραφο μας από τον φυλλομετρητή ιστού για να μπορέσουμε να δούμε το Alt Text, όπως εμφανίζεται παρακάτω.

10

Warnings

Από κάτω από το θέμα Warnings εμφανίζεται η προειδοποίηση Objects not Inline (Αντικείμενα όχι σε ευθεία), και από κάτω ακριβώς εμφανίζει Picture 1 όπου επιλέγοντας το, στο κάτω μέρος του παραθύρου εμφανίζονται οι επιπρόσθετες πληροφορίες σχετικά με το λάθος.

06

Στις επιπρόσθετες πληροφορίες αναγράφει τον λόγο για τον οποίο θα πρέπει να το διορθώσουμε γιατί άτομα με προβλήματα όρασης θα είναι δύσκολο να περιηγηθούν σε κείμενο που δεν είναι σε ευθεία με το αντικείμενο.

Ακριβώς από κάτω μας περιγράφει τα βήματα για το πώς μπορούμε να το διορθώσουμε, δηλαδή να εφαρμόσουμε αναδίπλωση κειμένου στο αντικείμενο σε Ευθεία με το Αντικείμενο.

Tips

Τα Tips (Συμβουλή), δεν εμφανίζονται πάντα, αλλά μόνο όταν ο Accessibility Checker, θεωρεί ότι θα μπορούσαμε να αναδιοργανώσουμε κάπως τη δομή ή συγκεκριμένα μέρη του εγγράφου ώστε να γίνουν πιο κατανοητά σε άτομα με ειδικές ανάγκες.

09

Στην πιο πάνω εικόνα βλέπουμε να εμφανίζεται τα Tips, και συγκεκριμένα για δύο πίνακες που έχω εισάγει στο έγγραφό μου. Πατώντας πάνω στην πρώτη περίπτωση του πίνακα, στην κάτω περιοχή με τις επιπρόσθετες πληροφορίες, μου αναφέρει γιατί να τα φτιάξω.  “Η διάταξη από έναν πίνακα θα πρέπει να παρουσιάζει πληροφορίες σε μία κατανοητή σειρά από το πρώτο κελί έως το τελευταίο”.  Στην περιοχή How to Fix αναφέρει πώς πρέπει να βεβαιωθούμε πώς το κείμενο στον πίνακα μας είναι σε μία σειρά έτσι ώστε να είναι κατανοητό.

Επίσης υπάρχει και μία σημείωση, που αναφέρει ότι θα μπορούσαμε να εφαρμόσουμε διάφορα Στυλ Πίνακα, για την καλύτερη εμφάνιση των πληροφοριών μας.

Ο αριθμός των Errors, Warnings, και Tips που εμφανίζει ο Accessibility Checker δεν είναι περιορισμένος.

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
%d bloggers like this: