Category Archives: Outlook 2010 Greek

Πώς Να Ρυθμίσουμε Το Outlook Να Αλλάζει Τον Προκαθορισμένο Φάκελο Με Το Οποίο Το Outlook Ξεκινάει

How To Setup Outlook To Change The Default Folder That Outlook Starts.

Χρησιμοποιείτε το Ημερολόγιο (Calendar) πιο συχνά και θέλετε να εμφανίζεται αυτό πρώτα κάθε φορά που ξεκινάτε το Outlook αντί για τα Εισερχόμενα (Inbox); Ή θέλετε να εμφανίζονται πρώτα οι Επαφές (Contacts);

Για να το επιτύχουμε αυτό θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:

Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

00

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook (Outlook Options), όπου από τα αριστερά του παραθύρου να επιλέξουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced). Τότε από τα δεξιά του παραθύρου και στην περιοχή που αναγράφει Εκκίνηση Και Έξοδος Από Το Outlook (Outlook Start and Exit) εντοπίζουμε την εντολή που αναγράφει Έναρξη Του Outlook Σε Αυτόν Τον Φάκελο (Start Outlook In This Folder).

Τότε επιλέγουμε το κουμπί Αναζήτηση (Browse), όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Φακέλου (Select Folder), όπου επιλέγουμε τον φάκελο που επιθυμούμε.

01

Την επόμενη φορά που θα ξεκινήσουμε το Outlook ο προκαθορισμένος φάκελος που θα εμφανίζεται θα είναι αυτός που είχαμε επιλέξει.

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε ένα video για το πώς μπορούμε να ρυθμίσουμε το Outlook να εμφανίζει διαφορετικό φάκελο κάθε φορά που ξεκινάει.

Advertisements

Ορισμός Φακέλου Για Την Εκκαθάριση Συνομιλίας

Define Clean Up Conversation Folder in Outlook

Όλοι έχουμε ακούσει για το χαρακτηριστικό της Συνομιλίας (Conversation) στο Outlook 2010 (ο τρόπος με τον οποίο μπορούμε να ταξινομήσουμε και να συνδέσουμε τα μηνύματά μας σε συνομιλίες). Τι γίνεται όμως όταν θέλουμε να Εκκαθαρίσουμε μία Συνομιλία (Clean Up a Conversation) και να καθορίσουμε έναν συγκεκριμένο φάκελο για να μετακινούνται οι συγκεκριμένες συνομιλίες;

Ο πιο απλός τρόπος είναι να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω σε μία Συνομιλία (Conversation) και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up Conversation) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Clean Up Conversation

Το παράθυρο διαλόγου Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up Conversation) εμφανίζεται όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Το παράθυρο διαλόγου αυτό μας προειδοποιεί ότι όλα τα πλεονάζοντα μηνύματα αυτής της συνομιλίας θα μετακινηθούν στο φάκελο Διαγραμμένα (Deleted).

Clean Up Conversation Warning

Από την παραπάνω εικόνα μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Ρυθμίσεις (Settings), ή ο δεύτερος τρόπος είναι να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και έπειτα να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options) όπως μπορούμε να δούμε στην παρακάτω εικόνα.

File - Options

Με τον έναν ή τον άλλο τρόπο το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook (Outlook Options) εμφανίζεται. Από τα αριστερά του παραθύρου θα πρέπει η κατηγορία Αλληλογραφία (Mail) να είναι επιλεγμένη. Τότε από το μέσο του παραθύρου θα πρέπει να πλοηγηθούμε για να εντοπίσουμε την κατηγορία Εκκαθάριση Συνομιλίας (Conversation Clean Up) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

Τότε επιλέγουμε το κουμπί Αναζήτηση (Browse). Το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Φακέλου (Select Folder) εμφανίζεται όπου πρέπει να εντοπίσουμε και να επιλέξουμε τον φάκελο τον οποίο θέλουμε να καθορίσουμε έτσι ώστε όλες οι Συνομιλίες (Conversations) να μετακινηθούν.

Mail - Conversation Clean Up

Αφού έχουμε καθορίσει τον φάκελο πατάμε στο κουμπί ΟΚ δύο φορές για να κλείσουμε όλα τα ανοιχτά παράθυρα. Από εδώ και στο εξής κάθε φορά που θα χρησιμοποιούμε την Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up Conversation), τα μηνύματα θα τοποθετούνται στον φάκελο τον οποίο είχαμε καθορίσει.

Από κάτω από την κατηγορία Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up) έχουμε και τις εξής επιλογές:

  • Κατά την εκκαθάριση των υποφακέλων, δημιουργήστε εκ νέου την ιεραρχία φακέλων στο φάκελο προορισμού (When cleaning sub-folders, recreate the folder hierarchy in the destination folder)
  • Να μην γίνεται μετακίνηση μη αναγνωσμένων μηνυμάτων (Don’t move unread messages)
  • Να μην γίνεται μετακίνηση κατηγοριοποιημένων μηνυμάτων (Don’t move categorized messages)
  • Να μην γίνεται μετακίνηση μηνυμάτων με σημαίες (Don’t move flagged messages)
  • Να μην γίνεται μετακίνηση ψηφιακά υπογεγραμμένων μηνυμάτων (Don’t move digitally-signed messages)
  • Όταν μία απάντηση τροποποιεί ένα μήνυμα, να μην γίνεται μετακίνηση του αρχικού μηνύματος (When a reply modifies a message, don’t move the original)

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video για το πώς μπορούμε να ρυθμίσουμε το Outlook να μετακινεί συνομιλίες σε κάποιον συγκεκριμένο φάκελο.

Πώς Να Αδειάσουμε Τον Φάκελο Διαγραμμένα Με Ένα Μόνο Κλικ Στο Outlook

How To Empty Outlooks Deleted Items with One Click

Έχετε βαρεθεί κάθε φορά να αδειάζετε το φάκελο Διαγραμμένα (Deleted) κάθε φορά που κλείνουμε το Outlook;

Αυτή η συμβουλή θα σας δείξει πώς να ρυθμίσουμε το Outlook να αδειάζει το φάκελο Διαγραμμένα (Deleted) κάθε φορά που κλείνουμε την εφαρμογή. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε τότε είναι να συμφωνήσουμε ή όχι με το πλαίσιο διαλόγου της επιβεβαίωσης.

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

File - Options

Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Του Outlook (Outlook Options), όπου από τα αριστερά του παραθύρου επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced). Τότε από τα δεξιά του παραθύρου και κάτω από την περιοχή που αναγράφει Εκκίνηση Και Έξοδος Από Το Outlook (Outlook Start and Exit), ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην εντολή που αναγράφει Άδειασμα Των Φακέλων Διαγραμμένα Κατά Την Έξοδο Από Το Outlook (Empty Deleted Items Folder When Exiting Outlook) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

Outlook Start And Exit

Έπειτα πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο Outlook.

Κάθε φορά που θα κλείνουμε την εφαρμογή το παρακάτω προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου θα εμφανίζεται, όπου θα μας ρωτάει εάν θέλουμε να διαγράψουμε οριστικά όλα τα στοιχεία σε όλους τους υποφακέλους του φακέλου Διαγραμμένα (Deleted) για όλους τους λογαριασμούς.

Confirmation Dialog Box

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει τα βήματα στο πώς να ρυθμίσουμε το Outlook να διαγράφει όλα τα αντικείμενα στο φάκελο Διαγραμμένα (Deleted Items) αυτόματα.

Empty Outlooks Deleted Items Automatically

Πώς να Δημιουργήσουμε Φόρμες Επιστολών στο Outlook

How to create form letters in Outlook

Τι είναι όμως μία Φόρμα Επιστολών (Form Letter); Είναι ένα γράμμα με τυποποιημένο κείμενο που έχει εκτυπωθεί ξανά και ξανά, αλλά με ένα διαφορετικό όνομα και διεύθυνση εκτυπωμένο σε κάθε αντίγραφο.

Για να δημιουργήσουμε μία Φόρμα Επιστολής (Form Letter) στο Outlook θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:

Πρώτα θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Outlook και από το κάτω αριστερό μέρος της οθόνης μας να επιλέξουμε το εικονίδιο που αναγράφει Επαφές (Contacts), για να εμφανιστούν οι επαφές μας. Τότε από την περιοχή της κορδέλας που αναγράφει Ενέργειες (Actions) επιλέγουμε το κουμπί Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) για τους χρήστες του Outlook 2010. Για τους χρήστες του Outlook 2007, θα πρέπει να επιλέξουμε το μενού Εργαλεία (Tools) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge). Οποιαδήποτε έκδοση χρησιμοποιούμε το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση Αλληλογραφίας Επαφών (Mail Merge Contacts) εμφανίζεται.

01

Αφού εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση Αλληλογραφίας Επαφών (Mail Merge Contacts), από την περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Επιλογές Συγχώνευσης (Merge Options) και που βρίσκεται στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου επιλέγουμε την εντολή Φόρμα Επιστολών (Form Letters) από το πτυσσόμενο μενού. Αφού το επιλέξουμε θα δούμε να αναγράφεται Φόρμα Επιστολών (Form Letters) στην περιοχή αυτή.

02

Τώρα η επιλογή Συγχώνευση Σε (Merge To) βρίσκεται ακριβώς στα δεξιά της επιλογής Τύπος Εγγράφου (Document Type), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την επιλογή Δημιουργία Εγγράφου (New Document) από το πτυσσόμενο μενού. Συνήθως εμφανίζεται αυτόματα εκεί, αλλά καλό είναι να το τσεκάρουμε.

03

Αφού έχουμε τελειώσει με όλες τις ρυθμίσεις πατάμε στο κουμπί ΟΚ, εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό παράθυρο διαλόγου όπου μας ενημερώνει ότι υπάρχουν Λίστες Διανομής (Contact Groups) στις επαφές μας και οι οποίες δεν θα συμπεριληφθούν στη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

04

Για να προχωρήσουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Το Outlook εξάγει τις επαφές μας και μετά από λίγο ξεκινάει η εφαρμογή του Microsoft Word, εμφανίζοντας ένα κενό έγγραφο. Εδώ θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το κείμενο για την Φόρμα Επιστολής (Form Letter). Αφού τελειώσουμε το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να εισάγουμε τα Πεδία Συγχώνευσης (Insert Merge Fields) οπουδήποτε θέλουμε να εμφανίζονται τα δεδομένα από το Βιβλίο Διευθύνσεων του Outlook (Outlook Address Book) στη Φόρμα Επιστολές (Form Letter) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05

Οποιοσδήποτε θελήσει να διαβάσει για τη λειτουργία της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge) που έχω περιγράψει σε προηγούμενα Post, μπορεί να το κάνει στις ακόλουθες συνδέσεις:

Σύνδεση 1: Συγχώνευση Αλληλογραφίας με τη Χρήση της Κορδέλας

Σύνδεση 2: Συγχώνευση Αλληλογραφίας με τη Χρήση του Οδηγού

Flags In Outlook

Σημαίες Στο Outlook

Γιατί να επισημαίνουμε με σημαία ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Ο λόγος είναι προφανέστατος! Για να κάνουμε τη δουλειά μας πιο γρήγορα.

Πώς μπορούμε λοιπόν να επισημάνουμε ένα μήνυμα με σημαία απλά και γρήγορα;

Μεταβαίνουμε λοιπόν στον φάκελο των Εισερχομένων (Inbox), όπου στο δεξιό μέρος της γραμμής θέματος του μηνύματος παρατηρούμε μία γκρίζα σκίαση σημαίας. Εάν κάνουμε ένα αριστερό κλικ με το ποντίκι μας πάνω στη σκίαση αυτό επισημαίνεται κατευθείαν με μία κόκκινη σημαία.

00

Κάθε φορά λοιπόν που θα κοιτάμε στα μηνύματά μας, θα γνωρίζουμε σε ποια μηνύματα θα πρέπει να δώσουμε την προσοχή μας. Τα μηνύματά που επισημαίνουμε με σημαία εμφανίζονται επίσης και στην περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do) που εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης του Outlook.

02

Αφού έχουμε ολοκληρώσει την επισκόπηση του μηνύματος, εάν επιλέξουμε με το ποντίκι μας τη σημαία, η σημαία θα αντικατασταθεί με ένα σημάδι ελέγχου, που σημαίνει ότι έχουμε τελειώσει με το μήνυμα αυτό.

03

Όπως ανέφερα και πιο πάνω, όταν επισημαίνουμε ένα μήνυμα με σημαία, αυτό εμφανίζεται και στην περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do), μαζί με άλλες εργασίες που έχουμε προγραμματισμένες. Τι γίνεται όμως όταν δεν θέλουμε να διαβάσουμε ένα συγκεκριμένο μήνυμα σήμερα, αλλά την επόμενη μέρα ή ακόμα και την επόμενη εβδομάδα;

Εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ στο εικονίδιο της σημαίας, θα εμφανιστεί μία λίστα από πιθανές ημερομηνίες λήξης που περιλαμβάνουν Σήμερα (Today), Αύριο (Tomorrow), Αυτήν την Εβδομάδα (This Week), Επόμενη Εβδομάδα (Next Week), Χωρίς Ημερομηνία (No Date) και Προσαρμογή (Custom).

04

Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να επιλέξουμε μία ημερομηνία από τη λίστα.  Αυτό μπορεί να γίνει και με τη μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης από την περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do). Για παράδειγμα μπορούμε να σύρουμε μία ημερομηνία από το γκρουπ Σήμερα (Today) στο γκρουπ Επόμενη Εβδομάδα (Next Week) με μεταφορά και απόθεση.

Εάν περάσει η ημερομηνία λήξης χωρίς να έχουμε κάνει κάποια αλλαγή στο μήνυμα, τότε η επικεφαλίδα του μηνύματος επισημαίνεται με κόκκινο χρώμα όπως επίσης και στην περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do).

10

Εάν θέλουμε να αλλάξουμε την προκαθορισμένη σημαία λήξης, θα πρέπει να κάνουμε ένα δεξί κλικ σε οποιαδήποτε σημαία και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Ορισμός Γρήγορου Κλικ (Set Quick Click). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ορισμός Γρήγορου Κλικ (Set Quick Click) όπου επιλέγουμε αυτό που επιθυμούμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05

Εάν θέλουμε να απαλείψουμε ένα μήνυμα από σημαία που βάλαμε κατά λάθος, θα πρέπει να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω στη σημαία του μηνύματος και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Απαλοιφή Σημαίας (Clear Flag) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

06

Sending Repeat Messages In Outlook

Αποστολή Επαναλαμβανόμενων Μηνυμάτων Στο Outlook

Αρκετοί από εμάς στέλνουν επανειλημμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνουν το ίδιο κείμενο, ξανά και ξανά. Για παράδειγμα, εάν ήθελα να ευχαριστήσω κάποιον για την παραγγελία τους και την ενημέρωσή τους σχετικά με την ημερομηνία αποστολής του προϊόντος, αποθηκεύω το κείμενο του μηνύματος ως ένα Γρήγορο Τμήμα (Quick Parts).

Για να προσθέσουμε κείμενο ως κομμάτι ενός Γρήγορου Τμήματος (Quick Parts), θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται στο σώμα του μηνύματος και να το επιλέξουμε. Αφού το επιλέξουμε, μεταβαίνουμε στο tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Κείμενο (Text) επιλέγουμε την εντολή Γρήγορα Τμήματα (Quick Parts) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

01

Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Επιλογής Στη Συλλογή Γρήγορων Τμημάτων (Save Selection To Quick Part Gallery). Αφού επιλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Νέου Μπλοκ Δόμησης (Create New Building Block), όπου κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε. Στο δικό μου παράδειγμα, απλώς πληκτρολόγησα το όνομα του Γρήγορου Τμήματος (Quick Part). Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

02

Την επόμενη φορά που θα θελήσουμε να χρησιμοποιήσουμε το Γρήγορο Τμήμα (Quick Part) θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:

Δημιουργούμε ένα νέο μήνυμα και κάνουμε ενεργό το κυρίως σώμα του μηνύματος. Μεταβαίνουμε στο tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Κείμενο (Text) επιλέγουμε την εντολή Γρήγορα Τμήματα (Quick Parts), όπου επιλέγουμε την ονομασία του Γρήγορου Τμήματος (Quick Parts) που θέλουμε να εισάγουμε στο μήνυμα. Για το δικό μου παράδειγμα επιλέγω το Επιβεβαίωση Παραγγελίας, και το κείμενο έχει εισαχθεί στο κυρίως σώμα του μηνύματος.

03

Το μήνυμά μας είναι έτοιμο για αποστολή, από τη στιγμή που έχουμε καταχωρίσει τη διεύθυνση του παραλήπτη και θέμα στο μήνυμα.

Για να μπορέσουμε να επεξεργαστούμε τις ιδιότητες του Γρήγορου Τμήματος (Quick Parts) ή για να το διαγράψουμε, θα πρέπει να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω στο Γρήγορο Τμήμα και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή που θέλουμε.

Μόλις εμφανιστεί το μενού συντόμευσης μπορούμε να κάνουμε τα εξής:

  • Εισαγωγή στην Τρέχουσα Θέση του Εγγράφου (Insert at Current Document Position)
  • Εισαγωγή στην Αρχή του Εγγράφου (Insert at Beginning of Document)
  • Εισαγωγή στο Τέλος του Εγγράφου (Insert at End of Document)
  • Επεξεργασία Ιδιοτήτων (Edit Properties)
  • Οργάνωση και Διαγραφή (Organize and Delete)
  • Προσθήκη Συλλογής στη Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Add Gallery to Quick Access Toolbar)

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε περισσότερες επιλογές (όπως κεφαλίδα, υποσέλιδο, ενότητα κλπ.) γιατί είναι από το Outlook 2007, ενώ στο Outlook 2010 δεν υπάρχουν:

04

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την εντολή Οργάνωση Και Διαγραφή (Organize And Delete), όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Οργάνωση Μπλοκ Διεύθυνσης (Building Blocks Organizer). Εδώ βλέπουμε μία προεπισκόπηση του γρήγορου τμήματος στα δεξιά του παραθύρου, και στο κάτω μέρος του παραθύρου μπορούμε να Επεξεργαστούμε τις Ιδιότητες (Edit Properties), να Διαγράψουμε (Delete) ή να Εισάγουμε (Insert) το γρήγορο τμήμα.

05

Τα Γρήγορα Τμήματα είναι διαθέσιμα και στο Word και βρίσκονται στο ίδιο σημείο της κορδέλας. Δηλαδή tab Εισαγωγή (Insert), περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Κείμενο (Text) και επιλέγουμε την ομώνυμη εντολή.

How to Reduce The Size Of Picture Files Attached In Outlook

Πώς Να Μειώσουμε Το Μέγεθος Των Συνημμένων Εικόνων Στο Outlook

Πολλές φορές είμαστε έτοιμοι να στείλουμε το ηλεκτρονικό μας μήνυμα με συνημμένες εικόνες και συνειδητοποιούμε ότι το μέγεθος των εικόνων είναι πολύ μεγάλο για να σταλούν. Τι κάνουμε;

Αφού έχουμε εισάγει την εικόνα(ες) ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage. Αφού είμαστε σε προβολή backstage επιλέγουμε την κατηγορία Πληροφορίες (Info) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Στα δεξιά της backstage προβολής εμφανίζεται στην περιοχή Συνημμένα Εικόνας (Image Attachments), η περιγραφή ότι μπορεί κάποιοι παραλήπτες να μην μπορέσουν να λάβουν αυτό το μήνυμα λόγω των συνημμένων εικόνων. Όπως επίσης ότι έχουμε τη δυνατότητα να μειώσουμε το μέγεθος για να βοηθήσουμε στην παράδοση του μηνύματος.

Όταν επιλέξουμε την εντολή να αλλάξουμε το μέγεθος μεγάλων εικόνων, όλες οι συνημμένες εικόνες μειώνονται σε μία μέγιστη ανάλυση των 1028 x768 pixel.

02

Ακριβώς κάτω από την περιγραφή Συνημμένα Εικόνας (Image Attachments) έχουμε τις εξής δύο επιλογές:

  • Αλλαγή μεγέθους μεγάλων εικόνων όταν στέλνω αυτό το μήνυμα (Resize large images when I send this message)
  • Να μην γίνεται αλλαγή μεγέθους εικόνων (Do not resize images)

Αφού επιλέξουμε την ρύθμιση που θέλουμε, ενεργοποιούμε το tab Μήνυμα (Message) για να επιστρέψουμε στο μήνυμα και αφού έχουμε ολοκληρώσει τη σύνταξη του μηνύματος πατάμε στο κουμπί Αποστολή (Send).

Για να μειώσουμε το μέγεθος της εικόνας εφόσον το έχουμε ενσωματώσει στο σώμα του μηνύματος η διαδικασία μείωσης μεγέθους της είναι διαφορετική και θα περιγραφεί σε επόμενο post μου.

Πώς να Εισάγουμε μία Εικόνα στο Σώμα Μηνύματος του Outlook

How to Insert an Image Inline in an Email with Outlook

Πολλές φορές θα βρεθούμε στην ανάγκη να εισάγουμε μία εικόνα, φωτογραφία σε ένα μήνυμα αλληλογραφίας του Outlook, έτσι ώστε η εικόνα να βρίσκεται στο κυρίως σώμα του μηνύματος και όχι ως συνημμένο. Για να το επιτύχουμε αυτό θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:

Θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα μήνυμα με HTML μορφή, όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

01

Τότε τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας στο σημείο που θέλουμε η εικόνα να εμφανιστεί στο σώμα του μηνύματος και επιλέγουμε το tab Εισαγωγή (Insert). Από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Απεικονίσεις (Illustrations) επιλέγουμε την εντολή Εικόνα (Picture) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Εικόνας (Insert Picture), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε.

03

Καθώς την έχουμε επιλέξει, επιλέγουμε το κουμπί Εισαγωγή (Insert) για να εισαχθεί η εικόνα. Για να μπορέσουμε να εισάγουμε πολλές εικόνες ταυτόχρονα μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και το πλήκτρο Ctrl. Η εικόνα (ες) έχουν εισαχθεί στο κυρίως σώμα του μηνύματός μας όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

04

Όπως βλέπουμε από την περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) του tab Εισαγωγή (Insert), μπορούμε εκτός από Εικόνα (Picture) να εισάγουμε επίσης και Έτοιμες Εικόνες Clip Art, Σχήματα (Shapes), SmartArt και Γραφήματα (Charts). Η παρακάτω εικόνα που έχω χρησιμοποιήσει είναι από το Ελληνικό Oultook 2007.

08

Στην έκδοση του Outlook 2010 υπάρχει στην περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) και η εντολή Στοιχείο Οθόνης (Screenshot).

09

  • Clip Art: Μπορούμε να εισάγουμε έτοιμες εικόνες Clip Art στο έγγραφο, συμπεριλαμβανομένων σχεδίων, ταινιών, ήχων ή φωτογραφιών για την απεικόνιση μιας συγκεκριμένης έννοιας.
  • Σχήματα (Shapes): Μπορούμε να εισάγουμε έτοιμα σχήματα, όπως ορθογώνια, κύκλους, βέλη, γραμμές, σύμβολα διαγραμμάτων ροής και επεξηγήσεις.
  • SmartArt: Μπορούμε να εισάγουμε γραφικά SmartArt για την οπτική κοινοποίηση πληροφοριών. Τα γραφικά SmartArt κυμαίνονται από λίστες γραφικών και διαγράμματα διαδικασιών μέχρι πιο σύνθετα γραφικά όπως τα διαγράμματα Βεν και τα οργανογράμματα.
  • Γράφημα (Chart): Μπορούμε να εισάγουμε γραφήματα για την απεικόνιση και τη σύγκριση δεδομένων. Ορισμένοι τύποι γραφημάτων που μπορούμε να εισάγουμε είναι Ράβδος (Bar), Πίτα (Pie), Γραμμή (Line), Περιοχή (Area) και Επιφάνεια (Surface).
  • Στοιχείο Οθόνης (Screenshot): Μπορούμε να εισάγουμε οποιοδήποτε στοιχείο της οθόνης μας που δεν είναι ελαχιστοποιημένο στη γραμμή εργασιών. Για περισσότερες λεπτομέρειες μπορείτε να δείτε ένα προγενέστερο μου post σχετικά με την εντολή αυτή.

Πώς μπορούμε να εισάγουμε μία εικόνα πού έχουμε βρει σε μια τοποθεσία ιστού;

Δημιουργούμε ένα μήνυμα με μορφή HTML και τότε ανοίγουμε την ιστοσελίδα που περιέχει την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε.

Τότε με την μέθοδο της Μεταφοράς και Απόθεσης (Drag and Drop) μεταφέρουμε την εικόνα από την τοποθεσία ιστού στο σημείο του σώματος του μηνύματος που θέλουμε. Όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα με τη μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης μπορούμε να δούμε την εικόνα να μετακινείται στο κυρίως σώμα του μηνύματος.

05

Όταν όμως χρησιμοποιούμε την μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης, αντί να εμφανίζεται η εικόνα στο σώμα του μηνύματος, εμφανίζεται η διεύθυνση της εικόνας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

06

Εναλλακτικός τρόπος είναι να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω στην εικόνα της ιστοσελίδας και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Αντιγραφή (Copy).

07

Τότε τοποθετούμε το εισαγωγέα στο κυρίως σώμα του μηνύματος που θέλουμε να εισάγουμε την εικόνα και κάνουμε ένα δεξί κλικ και από το μενού συντόμευσης επιλέγουμε την εντολή Επικόλληση (Paste) και αμέσως εμφανίζεται η εικόνα στο κυρίως σώμα του μηνύματος όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

07a

Δημιουργία Λίστας Διανομής Στο Outlook

How to Set Up a Contact Group in Outlook

Πολλές φορές θα τύχει σε εμάς να θελήσουμε να στείλουμε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα αλληλογραφίας σε πολλά άτομα. Με λίγα λόγια θέλουμε να στείλουμε το μήνυμα σε μία λίστα από ηλεκτρονικές διευθύνσεις. Αυτή η λίστα στο Outlook ονομάζεται Λίστα Διανομής (Distribution List or Contact Group). Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Λίστα Διανομής (Distribution List or Contact Group  στο Outlook.

Ξεκινάμε το Outlook σε περίπτωση που δεν το έχουμε κάνει. Έπειτα από την αρχική οθόνη του Outlook επιλέγουμε το Tab Αρχείο (File) και από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε την εντολή Δημιουργία (Create) όπου εμφανίζεται το υπομενού όπου και επιλέγουμε την εντολή Λίστα Διανομής (Distribution List) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Εναλλακτικός τρόπος είναι να πατήσουμε στο κουμπί Επαφές (Contacts) που εμφανίζεται στο κάτω μέρος της οθόνης μας και έπειτα να πατήσουμε στο κουμπί Δημιουργία (Create) και από το πτυσσόμενο μενού να διαλέξουμε την εντολή Λίστα Διανομής (Distribution List) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Όποιον τρόπο και να ακολουθήσουμε θα εμφανιστεί το ίδιο παράθυρο διαλόγου που ονομάζεται Λίστα Διανομής (Distribution List), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Στο παράθυρο διαλόγου Λίστα Διανομής (Distribution List) θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Επιλογή Μελών (Select Members) για να μπορέσουμε να προσθέσουμε τις επαφές τις οποίες θέλουμε ως μέλη της λίστας διανομής.

03

Πατώντας στο κουμπί Επιλογή Μελών (Select Members) εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Μελών : Επαφές (Select Members: Contacts).

04

Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου θα πρέπει να επιλέξουμε την επαφή που θέλουμε να προσθέσουμε και να πατήσουμε στο κουμπί Μέλη (Members) που εμφανίζεται στο κάτω μέρος του παραθύρου για να προστεθεί στη λίστα. Αφού έχουμε προσθέσει τα μέλη που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

05

Αφού πατήσουμε το κουμπί ΟΚ επιστρέφουμε στο παράθυρο διαλόγου Λίστα Διανομής (Distribution List) όπου στην περιοχή Όνομα (Name) πληκτρολογούμε ένα όνομα για τη Λίστα Διανομής (Distribution List). Εάν θέλουμε να προσθέσουμε ένα μέλος το οποίο δεν έχουμε ήδη στις επαφές μας θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Προσθήκη Νέου (Add New) από την περιοχή Μέλη (Members) και να πληκτρολογήσουμε όλα τα απαραίτητα πεδία. Εάν έχουμε τελειώσει με τα μέλη της Λίστας Διανομής (Distribution List) και την έχουμε ονομάσει πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση & Κλείσιμο (Save & Close) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα

06

Αφού έχουμε δημιουργήσει τη Λίστα Διανομής (Distribution List), θέλουμε τώρα να τη προσθέσουμε σε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αφού έχουμε δημιουργήσει ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να επιλέξουμε ένα από τα πεδία Προς (To), Κοιν. (Bc) ή Ιδιαίτ. Κοιν. (Bcc) για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Ονομάτων: Επαφές (Select Names: Contacts) όπου εμφανίζονται οι επαφές μας μαζί με τη Λίστα Διανομής (Distribution List) που μόλις δημιουργήσαμε. Την επιλέγουμε όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα και έπειτα διαλέγουμε σε ποιο πεδίο θέλουμε να την εισάγουμε. Στην παρακάτω εικόνα την έχω εισάγει στο πεδίο Προς (To) και εφόσον δεν θέλω να προσθέσω άλλες επαφές για το μήνυμά μου πατάω στο κουμπί ΟΚ.

07

Η Λίστα Διανομής (Distribution List) έχει εμφανιστεί τώρα στο αντίστοιχο πεδίο που την είχα εισαγάγει και το μήνυμά μου είναι έτοιμο για αποστολή.

08

Το εικονίδιο της Λίστας Διανομής (Distribution List) διαφέρει από ότι το εικονίδιο των επαφών μας, όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

09

ΟΙ εντολές και οι εικόνες είναι από το Outlook 2007.  Επειδή οι επιλογές διαφέρουν στο Outlook 2010, όποιος θέλει να διαβάσει το post στα Αγγλικά μαζί με τις εικόνες από το Outlook 2010 μπορεί να το κάνει στην παρακάτω διεύθυνση:

The commands and screenshots are taken from Outlook 2007.  Because the options differ in Outlook 2010, whoever wants to read this post in English and with screenshots from Outlook 2010 can do so at the following address:

https://officesmart.wordpress.com/2011/10/02/how-to-set-up-a-contact-group-in-outlook/

Enable or Disable Name Auto-Complete in Outlook 2010

Πώς να Ενεργοποιήσουμε ή να Απενεργοποιήσουμε την Αυτόματη Καταχώριση Ονομάτων στο Outlook 2010.

Πολλές φορές όταν πάμε να πληκτρολογήσουμε μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα πεδία Προς:, Κοινοποίηση, Ιδιαίτερη Κοινοποίηση, βλέπουμε το Outlook να προτείνει ονόματα διευθύνσεων ανάλογα με το γράμμα που έχουμε πληκτρολογήσει. Η δυνατότητα αυτή είναι πολύ χρήσιμη για κάποιους και ενοχλητική για άλλους. Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει το γράμμα c και αμέσως εμφανίζεται η λίστα με τα προτεινόμενα ονόματα διευθύνσεων όπου απλώς επιλέγω με το ποντίκι μου το όνομα που θέλω να καταχωρίσω και αμέσως έχει εισαχθεί στο πεδίο Προς: (To).

00

Παρακάτω θα περιγράψω πώς μπορούμε να το ενεργοποιήσουμε ή να το απενεργοποιήσουμε την λειτουργία αυτή αντίστοιχα.

1. Εφόσον έχω ξεκινήσει το Outlook 2010, επιλέγω το Tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το μενού με τις διαθέσιμες επιλογές επιλέγω την εντολή Επιλογές (Options).

01

2. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές (Options) του Outlook όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την κατηγορία Αλληλογραφία (Mail) από τα αριστερά του παραθύρου διαλόγου, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

3. Εφόσον έχουμε επιλέξει την κατηγορία Αλληλογραφία (Mail) από τις Επιλογές (Options) του Outlook πλοηγούμαστε προς τα κάτω μέχρι να εντοπίσουμε την κατηγορία Αποστολή Μηνυμάτων (Send Messages), όπου θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε την εντολή Χρήση Λίστας αυτόματης καταχώρησης για πρόταση ονομάτων κατά την πληκτρολόγηση στις γραμμές “Προς”, “Κοιν.”, “Ιδιαίτ. κοιν.”. (Use Auto Complete List to suggest names when typing in the To, Cc and Bcc Lines)

03

Έχουμε επίσης τη δυνατότητα να καθαρίσουμε την Λίστα Αυτόματης Καταχώρησης απλώς επιλέγοντας το κουμπί Άδειασμα Λίστας Αυτόματης Καταχώρησης (Empty Auto-Complete List). Εφόσον το πατήσουμε θα εμφανιστεί ένα Προειδοποιητικό Πλαίσιο Διαλόγου για το εάν είμαστε σίγουροι να το καθαρίσουμε όπου επιλέγουμε Ναι (Yes) ή Όχι (No).

04

Technorati Tags:

%d bloggers like this: