Blog Archives

MailTips in Outlook 2010

 Mail TipsΠόσο συχνά στέλνετε μηνύματα σε κάποιον και το αμέσως επόμενο λεπτό παίρνετε πίσω ένα αυτοματοποιημένο μήνυμα “Είμαι εκτός γραφείου”; Πόσες φορές στέλνουμε ένα μήνυμα σε μία Λίστα Διανομής, συνειδητοποιώντας εκ των υστέρων ότι η λίστα αυτή αποτελούνταν από εκατοντάδες άτομα.

Τα MailTips κάνουν αυτά τα “ατυχήματα” παρελθόν. Μας παρέχουν ενημέρωση τη σωστή στιγμή, δηλαδή πριν πατήσουμε το κουμπί Αποστολή. Έχουμε τη δυνατότητα να γνωρίζουμε εάν ο παραλήπτης είναι εκτός γραφείου, εάν είναι μέρος του οργανισμού μας ή εκτός, να γνωρίζουμε πόσα άτομα βρίσκονται σε αυτή τη λίστα διανομής και άλλα πολλά.

Καθώς συνθέτουμε ένα μήνυμα, το Outlook και ο Exchange δουλεύουν μαζί για να διαπιστώσουν εάν κάποιο MailTip ταιριάζει στο μήνυμά μας, και μετά τα εμφανίζει πάνω από τις γραμμές διευθύνσεων.

Στην παρακάτω εικόνα θέλω να στείλω ένα μήνυμα στον συνεργάτη και μόλις καταχωρίσω την διεύθυνση του στο πεδίο του παραλήπτη, εμφανίζεται το MailTips που με ενημερώνει ότι βρίσκεται εκτός γραφείου και το μήνυμα που έχει καταχωρίσει σαν αυτόματη απόκριση.

Out Of Office

Θα μπορούσα να διαγράψω τον συνεργάτη μου απλώς πατώντας πάνω στην επαφή και να προσθέσω κάποιον άλλον παραλήπτη για το μήνυμα μου.

Ο χώρος που εμφανίζονται τα MailTips αναπτύσσεται αυτόματα ώστε να εμφανίζονται όλα τα MailTips όταν είναι απαραίτητο. Στο παρακάτω παράδειγμα βλέπουμε ότι πέντε παραλήπτες βρίσκονται εκτός του οργανισμού μου. Επίσης εάν δεν θέλω να βλέπω τα MailTips, αρκεί να πατήσω στο σημείο που αναγράφει Show Less και αντίστοιχα αλλάζει η εντολή και αναγράφει Show All.

Outside Your Organization

Υπάρχουν αρκετά MailTips διαθέσιμα, όπως όταν ένα συνημμένο αρχείο υπερβαίνει το όριο μεγέθους που έχουμε ορίσει στο γραμματοκιβώτιο μας. Στην παρακάτω εικόνα αναφέρεται ο λόγος που το μήνυμα δεν μπορεί να το αποδεχτεί το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη και ο λόγος είναι το μέγεθος.

Too Large

Για να ενεργοποιήσουμε ή να απενεργοποιήσουμε τα MailTips, μαζί με αρκετές άλλες ρυθμίσεις, πρέπει να εμφανίσουμε τις επιλογές του Outlook πηγαίνοντας στο κουμπί File (Αρχείο) και από να διαλέξουμε Options (Επιλογές). Εκεί διαλέγουμε την κατηγορία Mail (Μηνύματα) και πατάμε στο αντίστοιχο κουμπί MailTips Options (MailTips Επιλογές).

Manage Mail Tips

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου με όλες τις εντολές διαθέσιμες σχετικά με τα MailTips που χωρίζεται σε τρείς κατηγορίες και που περιγράφω αναλυτικά παρακάτω.

Mail Tips Options

Πρώτη Κατηγορία: Sending Restrictions MailTips (Περιορισμοί Αποστολής)

  • Restricted Recipient: Εμφανίζεται όταν δεν έχουμε το δικαίωμα να στέλνουμε μηνύματα σε κάποιον συγκεκριμένο παραλήπτη. Εάν όμως παρόλα αυτά στείλουμε το μήνυμα δεν θα παραδοθεί ποτέ.
  • Moderated contact group: Εμφανίζεται όταν μία λίστα διανομής έχει Moderator όπου ελέγχει τα εισερχόμενα μηνύματα και αποφασίζει αν το μήνυμα θα παραδοθεί στη λίστα διανομής.

Δεύτερη Κατηγορία: Undeliverable Message MailTips (Μη Παραδοτέα Μηνύματα)

  • Invalid recipient address: Εμφανίζεται όταν η διεύθυνση του παραλήπτη δεν ισχύει πια.
  • Message too large for recipient: Εμφανίζεται όταν το μέγεθος των εξερχομένων μηνυμάτων υπερβαίνει το όριο μεγέθους για τον παραλήπτη.
  • Message too large to send: Εμφανίζεται όταν το μέγεθος των εξερχομένων μηνυμάτων υπερβαίνει το όριο που έχουμε δικαίωμα να στείλουμε.
  • Recipient Mailbox is full: Εμφανίζεται όταν το γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη είναι γεμάτο με αποτέλεσμα να μην μπορεί να σταλεί.

Τρίτη Κατηγορία: Informational MailTips (Πληροφοριακά)

  • Large number of recipients or contact group: Εμφανίζεται όταν ένας αριθμός παραληπτών που θα λάβουν το μήνυμα είτε μεμονωμένοι είτε ως λίστα διανομής υπερβαίνει ένα συγκεκριμένο όριο που έχει καθοριστεί από τον Exchange Administrator.
  • Recipient is using automatic replies: Εμφανίζεται όταν ο παραλήπτης χρησιμοποιεί αυτοματοποιημένες απαντήσεις. Όπως “εκτός γραφείου”.
  • External recipient: Εμφανίζεται όταν ο παραλήπτης είναι εκτός οργανισμού.
  • External recipient in contact group: Εμφανίζεται όταν μία λίστα διανομής περιέχει έναν παραλήπτη που βρίσκεται εκτός οργανισμού.

Επιλογές εμφάνισης των MailTips είναι οι εξής:

  • Display automatically when MailTips apply: Να εμφανίζονται αυτόματα τα MailTips όταν ταιριάζει.
  • Display at all times: Να εμφανίζονται συνέχεια.
  • Never display MailTips: Να μην εμφανίζονται τα MailTips.

Expand the MailTips bar automatically when MailTips apply to a message: Να αναπτύσσεται αυτόματα η περιοχή των MailTips όταν ταιριάζει σε ένα μήνυμα.

Ετικέτες Technorati:
Ετικέτες Technorati:
Ετικέτες Technorati:
Ετικέτες Technorati:
Ετικέτες Technorati:
Advertisements

Outlook 2010: Quick Steps

Συνήθως πραγματοποιούμε, βασικές εργασίες στο Outlook σε καθημερινή βάση όπως: έλεγχος νέων μηνυμάτων, να απαντάμε ή να προωθούμε μηνύματα, να κανονίζουμε εργασίες και άλλα πολλά. Για αυτό το λόγο στο Outlook 2010 έχουμε την περιοχή Quick Steps (Γρήγορα Βήματα). Με ένα μόνο κλικ του ποντικιού μπορούμε να εκτελέσουμε μία πολυσύνθετη εργασία.

Quick Steps

Για παράδειγμα, μπορούμε να προωθήσουμε ένα μήνυμα στον συνεργάτη μας, να απαντήσουμε σε ένα ραντεβού, ή να στείλουμε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μία Λίστα Διανομής. Όλα αυτά και πολλά άλλα με ένα κλικ του ποντικιού εντελώς αυτοματοποιημένα.

Το Outlook 2010 περιλαμβάνει κάποια Γρήγορα Βήματα έτοιμα για χρήση. Μπορούμε όμως και εμείς εύκολα να δημιουργήσουμε τα δικά μας Quick Steps για κινήσεις που κάνουμε σε καθημερινή βάση και συνήθως αποτελούνταν από πολλά βήματα.

Ο παρακάτω πίνακας μας ενημερώνει για το τι κάνει η κάθε εντολή που βρίσκεται έτοιμη στην περιοχή των Quick Steps:

Quick Step (Γρήγορο Βήμα) Περιγραφή
Move to:? Να μετακινήσουμε ένα μήνυμα σε φάκελο, τον οποίο καθορίζουμε εμείς.
Forward: FYI (For Your Information) Προωθεί τα επιλεγμένα μηνύματα, και προσθέτει “FYI”στην αρχή της γραμμής θέματος.
Team E-Mail Δημιουργούμε ένα μήνυμα με πολλούς αποδέκτες (π.χ. των συνεργατών μας)
Reply & Delete Εμφανίζει το παράθυρο της Απάντησης, και διαγράφει το υπάρχον μήνυμα μόλις πατήσουμε το κουμπί Αποστολή
Create New Μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε καινούργιο Quick Step
Meeting Reply Στέλνει απάντηση συνάντησης στον αποστολέα
To Manager Στέλνει αυτόματα ένα μήνυμα στον Manager
Done Μετακινεί το τρέχον μήνυμα σε φάκελο που καθορίζουμε εμείς, και εμφανίζει το μήνυμα ως ολοκληρωμένο
Team Meeting Δημιουργεί μία καινούργια αίτηση συνάντησης για τους συνεργάτες μας

Για να δημιουργήσουμε ένα Quick Step ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα:

1. Στην κάτω δεξιά γωνία της περιοχής Quick Steps, πατάμε στο βελάκι και εμφανίζεται το παράθυρο Manage Quick Steps, πατάμε στο κουμπί New και επιλέγουμε Custom.

Manage Quick Steps

2. Πληκτρολογούμε ένα όνομα για το Γρήγορο Βήμα

3. Στην περιοχή Actions, κάνουμε κλικ στο βέλος στη δεξιά περιοχή για να διαλέξουμε ένα Action, και από το πτυσσόμενο μενού διαλέγουμε αυτό που θέλουμε να κάνουμε όπως στην παρακάτω εικόνα:

Edit Quick Step

4. Διαλέγουμε το  Action που θέλουμε απλώς επιλέγοντάς το.

5. Εάν θέλουμε μπορούμε να διαλέξουμε μία συντόμευση πληκτρολογίου για το Action.

6. Μπορούμε να πληκτρολογήσουμε μία περιγραφή του Action στο κουτί Tooltip Text box.

7. Πατάμε Finish.

Shortcut Key

Αμέσως έχει δημιουργηθεί το Quick Step. Στο παράδειγμα, το όνομα του Quick Step είναι Chris, το Action είναι Forward message as an attachment (Προώθηση μηνύματος ως συνημμένο), Importance High (Σπουδαιότητα Υψηλή) στην περιοχή Text (Κείμενο) πληκτρολόγησα Check this out, και αφού τελειώσω πατάω Finish και έχει δημιουργηθεί το Quick Step.

Μετά στα μηνύματά μου διαλέγω ένα μήνυμα, επιλέγω Chris από την περιοχή Quick Steps και αμέσως δημιουργείτε ένα μήνυμα με όλες τις ρυθμίσεις που ανέφερα παραπάνω και το μήνυμα που είχα επιλέξει έχει μπει σαν συνημμένο στο καινούργιο μήνυμα και το μόνο που μένει είναι αποστολή.

Quick Step

%d bloggers like this: