Blog Archives

Δημιουργία Χάρτη Γραφήματος Στο Excel 365

How To Create A Map Chart In Excel 365

Insert Maps in Excel 365

Τώρα στο Excel 365 μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα Χάρτη Γραφήματος (Map Chart) που συγκρίνει τιμές και δείχνει κατηγορίες μεταξύ Γεωγραφικών Περιοχών (Geographical Regions). Χρησιμοποιούμε Χάρτη Γραφήματος (Map Chart) όταν έχουμε Γεωγραφικές Περιοχές (Geographical Regions) στο Φύλλο Εργασίας (Worksheet) μας, όπως Χώρες – Περιοχές – Πολιτείες – Χώρες ή Ταχυδρομικοί Κώδικες. Για να δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα Χάρτη Γραφήματος (Map Chart) στο Excel 365 απλώς συνεχίστε να διαβάζεται.

Θα πρέπει να ξεκινήσουμε με μία στήλη για τις Γεωγραφικές Τοποθεσίες (Geographic Location) (χώρες/ζώνες, κράτη ή επαρχίες, νομοί ή ταχυδρομικοί κώδικες), στη συνέχεια η αριθμητικές ή κατηγορηματικές τιμές στη δεύτερη στήλη. Μπορεί επίσης να χρειαστούμε ακόμα ένα επίπεδο από γεωγραφικές λεπτομέρειες.

Read the rest of this entry

Δημιουργία Φύλλου Πρόβλεψης Στο Excel 2016

Create  A Forecast Sheet In Excel 2016

Πρόβλεψη ορισμός: Να προβλέψουμε (μία μελλοντική συνθήκη ή εμφάνιση); Υπολογισμός εκ των προτέρων

Εάν έχουμε δεδομένα που βασίζονται στον χρόνο, μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Πρόβλεψη (Forecast) στο Excel 2016. Για να δημιουργήσουμε μία Πρόβλεψη (Forecast) στο Excel θα πρέπει να έχουμε δύο σειρές δεδομένων που αντιστοιχούν το ένα με το άλλο.

  • Μία σειρά με καταχωρίσεις ώρα ή χρόνου για τη Λωρίδα Χρόνου (Timeline)
  • Μία σειρά με αντίστοιχες τιμές

Όταν δημιουργούμε μία Πρόβλεψη (Forecast), το Excel δημιουργεί ένα νέο φύλλο εργασίας που περιέχει ένα πίνακα με το ιστορικό και τις προβλεπόμενες τιμές, όπως επίσης και ένα γράφημα που αντιπροσωπεύει τα δεδομένα. Η Πρόβλεψη (Forecast) μπορεί να μας βοηθήσει να προβλέψουμε μελλοντικές πωλήσεις, προτιμήσεις πελατών, κ.α.

Όπως ανέφερα και πιο πάνω θα πρέπει να καταχωρίσουμε τα κατάλληλα δεδομένα για να δημιουργήσουμε το Φύλλο Πρόβλεψης (Forecast Sheet), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Αφού ολοκληρώσουμε με τις καταχωρήσεις επιλέγουμε όλα τα δεδομένα.

Excel Table

Τότε θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Δεδομένα (Data) και από την δεξιά περιοχή της κορδέλας εντοπίζουμε την εντολή Πρόβλεψη (Forecast) και επιλέξουμε το κουμπί Φύλλο Πρόβλεψης (Forecast Sheet) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Data - Forecast Sheet

Read the rest of this entry

Power View στο Excel 13

Έχετε θελήσει καμιά φορά να δημιουργήσετε μία Αναφορά (Report) στο Excel έτσι ώστε να παρουσιάσετε και να απεικονίσετε τα δεδομένα σας με έναν πιο επαγγελματικό τρόπο; Νομίζατε πώς όλη η διαδικασία δημιουργίας μιας Αναφοράς (Report) θα ήταν δύσκολο και περίπλοκο; Εδώ κάνει την εμφάνισή του το Power View στο Excel. Τι μπορούμε να κάνουμε με το Power View;

Να δημιουργήσουμε Γραφήματα (Charts) και άλλες Απεικονίσεις (Visualizations).

Να φιλτράρουμε και να επισημάνουμε δεδομένα που βρίσκονται στο φύλλο εργασίας μας.

Να ταξινομήσουμε πίνακες, γραφήματα στηλών και ράβδων.

Να εκτυπώσουμε Αναφορές (Reports) και άλλα πολλά πράγματα. Αυτό που πρέπει να κάνουμε είναι να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα. Αυτή η ανάρτηση θα είναι το πρώτο μέρος σχετικά με τη λειτουργία του Power View.

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε τα δεδομένα που θέλουμε να εμφανίσουμε σε Αναφορά (Report) και έπειτα να επιλέξουμε το tab Εισαγωγή (Insert) και έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Αναφορές (Reports) επιλέγουμε την εντολή Power View όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Insert - Reports - Power View

Read the rest of this entry

Γρήγορη Συμπλήρωση Στο Excel 13

Flash Fill in Excel 13

Flash a-ah

Savior of the Universe

Flash a-ah

He’ll save every one of us

Οι στίχοι παραπάνω είναι από το soundtrack του έργου Flash Gordon από τους Queen (παρεμπιπτόντως κάτσε καλά τραγούδια) και είναι το πρώτο πράγμα που μου ήρθε μόλις είδα τη λειτουργία Flash Fill (Γρήγορη Συμπλήρωση) στο Excel 13.

Φανταστείτε το παρακάτω: Έχουμε όλα τα δεδομένα όπως εμφανίζονται και στην παρακάτω εικόνα, τα οποία όμως δεν είναι σε επεξεργάσιμη μορφή. Τα δεδομένα θα έπρεπε να είναι απλωμένα κατά το μήκος των στηλών έτοιμα για επεξεργασία, αλλά αντίθετα βρίσκονται όλα μέσα σε μία στήλη και κελί. Τι κάνουμε λοιπόν;

Χρησιμοποιούμε τις συναρτήσεις Left ή Right ή οποιαδήποτε άλλη συνάρτηση έτσι ώστε τα δεδομένα να εμφανιστούν στην επιθυμητή μορφή; Όχι!!!

Εδώ κάνει την εμφάνιση του η λειτουργία Flash Fill (Γρήγορη Συμπλήρωση). Το καινούργιο χαρακτηριστικό στο Excel 13. Η νέα αυτή λειτουργία είναι εδώ για να απλουστεύσει τη ζωή μας.

Mixed Data

Για να δούμε λοιπόν πώς δουλεύει το Flash Fill (Γρήγορη Συμπλήρωση). Στο κελί Α2 έχουμε όλα τα μικτά δεδομένα μας «Φίλιππος, Κασσάνδρα, 12400, Εισηγητής” όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο κελί Β2, Β4, Β5, Β6 και Β7 και κάτω από την στήλη Όνομα θέλουμε να εξάγουμε τα ονόματα των ατόμων.

Filled In Information

 

Read the rest of this entry

Functions In A Word Table

Συναρτήσεις Σε Πίνακα Του Word

Πολλές φορές έχουμε δημιουργήσει έναν πίνακα στο Word το οποίο απεικονίζει αριθμητικά δεδομένα, και στο τέλος της στήλης ή της γραμμής θέλουμε να απεικονίσουμε τα συνολικά δεδομένα της αντίστοιχης στήλης ή γραμμής. Αυτό που πολλοί κάνουν είναι να ξεκινήσουν την εφαρμογή της Αριθμομηχανής (Calculator), εκτελούν τις πράξεις εκεί και έπειτα καταχωρούν το αποτέλεσμα στο αντίστοιχο κελί του πίνακα του Word.

Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν τα αριθμητικά δεδομένα του πίνακα; Ξαναρχίζουμε τις πράξεις με την Αριθμομηχανή (Calculator);

Στο Word έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν Τύπο (Formula) που θα εκτελεί υπολογισμούς στο κελί του πίνακα.

Για να δημιουργήσουμε έναν τύπο μέσα σε έναν πίνακα θα πρέπει ο εισαγωγέας μας να βρίσκεται στο κελί που θέλουμε να εμφανίσουμε το αποτέλεσμα.

01a

Για παράδειγμα τοποθετώ τον εισαγωγέα μου στο τελευταίο κελί της δεύτερης στήλης, και θέλω να αθροίσω τα δύο κελιά που βρίσκονται πάνω από το κελί και που αφορούν τα δεδομένα των Προϊόντων Α και Β που αφορούν το Α’ Τρίμηνο.

Από τη στιγμή που ο εισαγωγέας μας είναι μέσα στο κελί του πίνακα, ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Πίνακα (Table Tools) όπου επιλέγουμε το Tab Διάταξη (Layout). Έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Δεδομένα (Data) επιλέγουμε την εντολή Τύπος (Formula) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Τύπος (Formula), όπως παρατηρούμε και στην παρακάτω εικόνα. Το Word γνωρίζει ότι ο εισαγωγέας βρίσκεται στο τελευταίο κελί της στήλης, γνωρίζει ότι βρίσκονται αριθμητικά δεδομένα στα από πάνω κελιά και υποθέτει ότι θέλουμε να τα προσθέσουμε και γι’ αυτό εμφανίζει τον τύπο =SUM(ABOVE) (δηλαδή =Άθροισμα(Από Επάνω).

03

Εάν βρισκόμασταν στο τέλος της γραμμής θα υπέθετε ότι θα θέλουμε να προστεθούν τα δεδομένα που βρίσκονται από αριστερά και θα εμφάνιζε τον τύπο =SUM(LEFT) (=Άθροισμα(Αριστερά) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

04

Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της περιοχής Μορφή Αριθμών (Format Numbers), μπορούμε να επιλέξουμε το είδος της μορφοποίησης που θα έχει το αποτέλεσμα του τύπου, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05

Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της εντολής Επικόλληση Συνάρτησης (Paste Function), μπορούμε να καθορίσουμε τον τύπο της συνάρτησης που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Οι συναρτήσεις που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε σε έναν πίνακα του Word είναι αρκετές όπως μπορούμε να δούμε και στις παρακάτω εικόνες.

06

07

08

Αφού έχουμε κάνει όλες τις ρυθμίσεις πατάμε στο κουμπί ΟΚ του παραθύρου διαλόγου Τύπος (Formula) και αμέσως το αποτέλεσμα του τύπου εμφανίζεται στο κελί. Το Word εισάγει το πεδίο στο κελί και εκτελεί την πράξη, σε αυτήν την περίπτωση το άθροισμα και το εμφανίζει στο κελί.

Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν κάποιες τιμές στον πίνακά μας;

Οι πίνακες στο Word μπορεί να μοιάζουν με υπολογιστικά φύλλα, αλλά δεν επαναϋπολογίζουν τους τύπους όταν επεξεργαζόμαστε κελιά. Θα πρέπει λοιπόν να ενημερώσουμε τα πεδία των τύπων με έναν από τους ακόλουθους τρόπους κάθε φορά που τροποποιούμε μία τιμή στον πίνακα.

Αυτό που πρέπει να κάνουμε λοιπόν για να ενημερώσουμε το πεδίο με την τιμή είναι το εξής:

Να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας οπουδήποτε μέσα στο πεδίο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης όπου επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση Πεδίου (Update Field) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Το πεδίο ενημερώνεται κατευθείαν.

09

Μπορούμε επίσης να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας στο κελί που βρίσκεται το πεδίο και να πατήσουμε το πλήκτρο F9.

Είτε με τον έναν τρόπο είτε με τον άλλο το πεδίο θα ενημερωθεί σύμφωνα με τις αλλαγές.

Ομαδοποίηση Φύλλων Εργασιών Στο Excel 2010

Το χαρακτηριστικό της Ομαδοποίησης (Outline) μας επιτρέπει να ελέγχουμε το επίπεδο των λεπτομερειών που εμφανίζονται σε ένα πίνακα δεδομένων ή σε μία λίστα του φύλλου εργασίας. Αφού Ομαδοποιήσουμε έναν πίνακα ή μία λίστα, μπορούμε να συμπτύξουμε τον πίνακα όταν θελήσουμε να χρησιμοποιήσουμε ορισμένα επίπεδα των πληροφοριών, και με την ίδια ευκολία μπορούμε να αναπτύξουμε τον πίνακα ή την λίστα για να εμφανίσουμε διάφορα άλλα επίπεδα λεπτομερειών από τα δεδομένα μας.

Εάν έχουμε μια λίστα δεδομένων την οποία θέλουμε να ομαδοποιήσουμε και να συνοψίσουμε, μπορούμε να δημιουργήσουμε μία διάθρωση έως και οκτώ επίπεδα. Η λειτουργία της διάθρωσης χρησιμεύει για να εμφανίσουμε γρήγορα μια συνοπτική γραμμή ή συνοπτική στήλη, ή να για να εμφανίσουμε τις λεπτομέρειες των δεδομένων της κάθε ομάδας.

Δημιουργία Ομαδοποίησης

Για να δημιουργήσουμε μία ομαδοποίηση για τα δεδομένα ενός πίνακα, επιλέγουμε ένα κελί από τα δεδομένα μας που θέλουμε να ομαδοποιηθούν. Τότε μεταβαίνουμε στο Tab Δεδομένα (Data) και από την περιοχή της κορδέλας Περίγραμμα (Outline), επιλέγουμε την εντολή Ομαδοποίηση (Group), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε Αυτόματη Διάθρωση (Auto Outline).

01

Αμέσως τα δεδομένα του φύλλου εργασίας μας έχουν ομαδοποιηθεί όπως βλέπουμε και στην παρακάτω εικόνα.

02

Εξ’ ορισμού το Excel υποθέτει ότι οι συνοπτικές γραμμές στον πίνακα των δεδομένων είναι κάτω από τις λεπτομέρειες των δεδομένων, και οι συνοπτικές στήλες δεξιά από τις λεπτομέρειες των δεδομένων.

Εάν ωστόσο οι συνοπτικές γραμμές βρίσκονται από πάνω από τις λεπτομέρειες των δεδομένων, και οι συνοπτικές στήλες βρίσκονται στα αριστερά από τις λεπτομέρειες των δεδομένων του, το Excel ακόμα μπορεί να δημιουργήσει την ομαδοποίηση.

Απλώς επιλέγουμε το κάτω δεξιό βέλος που βρίσκεται στην περιοχή Περίγραμμα (Outline) του Tab Δεδομένα (Data) για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου εκκίνησης όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

03

Στο παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings), απενεργοποιούμε τα κουμπιά ελέγχου δίπλα στις εντολές Συνοπτικές γραμμές κάτω από τις λεπτομέρειες (Summary rows below details) ή Συνοπτικές στήλες στα δεξιά των λεπτομερειών (Summary columns to right). Επίσης θα μπορούσαμε να κάνουμε το Excel να εφαρμόσει αυτόματα κάποια στυλ σε διαφορετικά επίπεδα της ομαδοποίησης ενεργοποιώντας το κουτί ελέγχου Αυτόματα Στυλ (Automatic Styles) και πατώντας στο κουμπί Δημιουργία (Create). Εάν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ μόνο το Excel θα κλείσει το παράθυρο διαλόγου και δεν θα ομαδοποιήσει τα δεδομένα μας.

04

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τα δεδομένα μας να έχουν ομαδοποιηθεί κατά γραμμή. Βλέπουμε ότι έχουμε δύο επίπεδα γραμμών, όπου είναι επιλεγμένο το επίπεδο 2. Επίσης βλέπουμε το σύμβολο της πρόσθεσης στο επίπεδο της Ανατολής, όπου δεν εμφανίζονται οι λεπτομέρειες των δεδομένων της Ανατολής όπως επίσης και το επίπεδο του Βορρά. Βλέπουμε το σύμβολο της αφαίρεσης στο επίπεδο της Δύσης και του Νότου όπου βλέπουμε τις λεπτομέρειες των δεδομένων τους. Εάν πατήσουμε στο σύμβολο της πρόσθεσης θα αναπτυχθούν και οι λεπτομέρειες των άλλων επιπέδων και αν πατήσουμε στο σύμβολο της αφαίρεσης θα συμπτυχθούν οι λεπτομέρειες των επιπέδων. Βλέπουμε ότι όταν είναι συμπτυγμένα τα επίπεδα το μόνο που εμφανίζεται στις λεπτομέρειες είναι το συνολικό ποσό του αντίστοιχου επιπέδου.

05

Πατώντας στο Επίπεδο Γραμμής 1, κρύβονται αυτόματα όλες οι λεπτομέρειες των δεδομένων μας και εμφανίζονται μόνο οι γραμμές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών. Πατώντας στο Επίπεδο Γραμμής 2, εμφανίζονται όλες οι λεπτομέρειες των δεδομένων μας μαζί με τις γραμμές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών

06

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε τα δεδομένα μας να έχουν ομαδοποιηθεί κατά στήλη και τα σημεία της διάρθρωσης είναι οκτώ στο σύνολο.

07

Αυτόματο Στυλ Ομαδοποίησης

Όπως αναφέραμε και πιο μπροστά μπορούμε να ομαδοποιήσουμε τα δεδομένα μας χρησιμοποιώντας ένα Αυτόματο Στυλ (Automatic Styles) του Excel. Για να χρησιμοποιήσουμε ένα Αυτόματο Στυλ (Automatic Styles), θα πρέπει να εμφανίσουμε το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings), που βρίσκεται στην περιοχή Περίγραμμα (Outline) του Tab Δεδομένα (Data). Πριν το κάνουμε όμως παρατηρούμε τα δεδομένα της παρακάτω εικόνας. Έχουμε πληκτρολογήσει τις επικεφαλίδες των στηλών μας, έχουμε πληκτρολογήσει τα συνολικά ποσά της κάθε περιοχής από κάτω από τους μήνες. Καμία μορφοποίηση δεν έχει εφαρμοστεί στα δεδομένα μας έτσι ώστε να είναι πιο κατανοητά.

08

Εμφανίζουμε λοιπόν το πλαίσιο διαλόγου Ρυθμίσεις (Settings) όπως αναφέραμε πιο πάνω και ενεργοποιούμε το κουτί ελέγχου που αναγράφει Αυτόματα Στυλ (Automatic Styles).

09

Αφού το έχουμε ενεργοποιήσει πατάμε στο κουμπί Δημιουργία (Create) και αμέσως τα δεδομένα μας έχουν ομαδοποιηθεί αυτόματα με ένα Στυλ του Excel. Βλέπουμε τη διάθρωση των δεδομένων μας και οι περιοχές που αφορούν τα συνολικά ποσά των περιοχών να έχει εφαρμοστεί η έντονη γραφή, όπου τώρα τα δεδομένα μας είναι πιο κατανοητά και ευανάγνωστα.

10

Κατάργηση Ομαδοποίησης

Για να καταργήσουμε μία ομαδοποίηση από το φύλλο εργασίας μας θα πρέπει να μεταφερθούμε στο Tab Δεδομένα (Data) της κορδέλας, και από την περιοχή Περίγραμμα (Outline) να πατήσουμε στην εντολή Κατάργηση Ομαδοποίησης (Ungroup) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να διαλέξουμε την εντολή Απαλοιφή Διάρθρωσης (Clear Outline) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

11

Η απαλοιφή της διάρθρωσης δεν επηρεάζει τα δεδομένα μας με κανέναν τρόπο. Επίσης δεν παίζει κανένα ρόλο εάν είχαμε συμπτύξει κάποιες γραμμές ή στήλες, απαλείφοντας την διάθρωση επανεμφανίζονται όλες οι κρυμμένες γραμμές και στήλες από τη λίστα δεδομένων μας.

Προσαρμοσμένες Προβολές Ομαδοποίησης

Από την στιγμή που έχουμε δημιουργήσει μία ομαδοποίηση για τα δεδομένα μας, μπορούμε να δημιουργήσουμε Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views) για τα διάφορα επίπεδα εμφάνισης της λίστας δεδομένων μας. Αντί λοιπόν να πατάμε συνέχεια στα εικονίδια της σύμπτυξης και ανάπτυξης της ομαδοποιημένης περιοχής για να εμφανίσουμε ή να αποκρύψουμε λεπτομέρειες μπορούμε να δημιουργήσουμε διάφορες προσαρμοσμένες προβολές για τις ανάγκες μας.

Για να δημιουργήσουμε μία προσαρμοσμένη προβολή μεταβαίνουμε στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή Προβολές Βιβλίου Εργασίας (Workbook Views) διαλέγουμε την εντολή Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views).

12

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Προβολές (Custom Views) όπου από την στιγμή που έχουμε κρύψει λεπτομέρειες από την ομαδοποιημένη περιοχή μας πατάμε στο κουμπί Προσθήκη (Add).

13

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο Προσθήκη Προβολής (Add View) όπου πληκτρολογούμε το όνομα της προβολής στο πλαίσιο κειμένου και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

14

Πατώντας ΟΚ, κλείνει το παράθυρο διαλόγου Προσθήκη Προβολής (Add View) και επιστρέφουμε στο φύλλο εργασίας μας.

Στην παρακάτω εικόνα έχουμε δημιουργήσει δύο ειδών προβολών, μία για τις περιοχές Ανατολή – Δύση, και μία για Βορράς – Νότος.

15

Όποτε θα επιλέγουμε την προβολή Ανατολή – Δύση και πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) θα εμφανίζονται οι λεπτομέρειες για αυτές τις περιοχές όπως εμφανίζεται παρακάτω.

16

Όποτε θα επιλέγουμε την προβολή Βορράς – Νότος και πατήσουμε στο κουμπί Εμφάνιση (Show) θα εμφανίζονται οι λεπτομέρειες για αυτές τις περιοχές όπως εμφανίζεται παρακάτω.

17

%d bloggers like this: