Blog Archives

Καινούργια Λειτουργία “Ιδέες” Στο Excel 365

New Ideas Function in Excel 365

Όλοι μας έχουμε κάποιες Ιδέες (Ideas) για το τι να κάνουμε με τα Δεδομένα (Data) μας σε ένα Φύλλο Εργασίας (Spreadsheet) του Excel. Σκεφτόμαστε αρκετά σκληρά, αφιερώνουμε αρκετό χρόνο και με λίγα λόγια αρκετή προσπάθεια για το πώς να αναπαραστήσουμε οπτικά τα Δεδομένα (Data) στο Φύλλο Εργασίας (Spreadsheet) τέλεια. Λοιπόν, δεν πρέπει να στεναχωριόμαστε πλέον, γιατί το Excel 365 έχει κάνει την ίδια σκέψη με μας για το πώς να κατανοήσουμε τα Δεδομένα (Data) μέσω υψηλού επιπέδου οπτικές περιλήψεις, τάσεις και μοτίβα. Το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να κάνουμε ένα κλικ σε ένα κελί που περιέχει δεδομένα ή να την επιλέξουμε όλοι την περιοχή, και με τη χρήση της εντολής Ιδέες (Ideas), το Excel θα αναλύσει τα δεδομένα μας και θα επιστρέψει ενδιαφέρουσες τιμές για αυτές. Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα, απλώς συνεχίστε να διαβάζεται την παρακάτω ανάρτηση.

Νέα Εντολή Ιδέες στο Microsoft Excel 365

Read the rest of this entry

Advertisements

Chart Advisor

Σύμβουλος Γραφήματος

Ποιός είπε ότι χρειάζεται να είμαστε expert στο Excel για να δημιουργήσουμε ένα επαγγελματικό γράφημα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας;

Πιστεύω πως αρκετές φορές έχουμε σπαταλήσει αρκετό χρόνο μέχρι να βρούμε το κατάλληλο γράφημα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας. Εδώ κάνει την εμφάνισή του το Chart Advisor.

Το Chart Advisor έχει δημιουργηθεί έτσι ώστε οι χρήστες του Excel να μπορούν να δημιουργούν γραφήματα γρήγορα και αποτελεσματικά. Αναλόγως με τα δεδομένα μας στο φύλλο εργασίας, αναγνωρίζει, κατατάσσει και απεικονίζει γραφήματα που ταιριάζουν ως επί το πλείστον με τα δεδομένα μας έτσι ώστε να δημιουργήσει το πιο κατάλληλο γράφημα. Η ομάδα του Microsoft Office Labs έχει και πάλι κάνει μία πολύ καλή δουλειά.

Για να κατεβάσουμε το Chart Advisor θα πρέπει να επισκεφτούμε την παρακάτω διεύθυνση:

http://www.officelabs.com/projects/chartadvisor/Pages/default.aspx

Απαιτήσειs: 32-bit Windows XP ή Windows Vista. Excel 2007.

Περιορισμοί: Αγγλικά μόνο. Η ανάλυση περιορίζεται σε 8.000 κελιά.

Για τις ανάγκες του Post το έχω εγκαταστήσει σε Windows 7 Home Basic και σε Office 2007.

Αφού το έχουμε κατεβάσει, τρέχουμε το εκτελέσιμο αρχείο ChartAdvisorSetup.exe για να το εγκαταστήσουμε. Αφού το ξεκινήσουμε την εγκατάσταση εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Chart Advisor Setup, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αποδεχόμαστε όλες τις πολιτικές απορρήτου, μέχρι που να φτάσουμε στο τελευταίο παράθυρο του οδηγού εγκατάστασης, όπου πληροφορούμαστε για την επιτυχή εγκατάσταση όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

04

Τώρα το μόνο που απομένει είναι να ξεκινήσουμε το Excel, και να καταχωρήσουμε τα δεδομένα μας που θέλουμε να απεικονίσουμε σε γράφημα. Αφού το έχουμε κάνει και έχουμε επιλέξει με το ποντίκι μας την περιοχή με τα δεδομένα μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert), όπου παρατηρούμε να έχει εμφανιστεί μία καινούργια περιοχή στην κορδέλα μας που ονομάζεται Office Labs, όπου και επιλέγουμε το την εντολή Chart Advisor όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05a

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Chart Advisor From Microsoft Office Labs, όπου εμφανίζονται τα πέντε πιο κατάλληλα γραφήματα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας.

Το πρώτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Διασποράς (Radar) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

05

Το δεύτερο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Πίτας (Pie) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

06

Το τρίτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Σωρευμένης Στήλης (Clustered Columns) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

07

Το τέταρτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Σωρευμένης Ράβδου (Clustered Bar) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

08

Το πέμπτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Γραμμής (Line) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

09

Στο αριστερό μέρος του παραθύρου του Chart Advisor μπορούμε να Modify (Τροποποιήσουμε) το γράφημα ή να Filter Data (Φιλτράρουμε τα Δεδομένα ) επιλέγοντας το αντίστοιχο κουμπί. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει να Φιλτράρω τα Δεδομένα και στο πάνω μέρος της περιοχής Filter Data (Φιλτράρισμα Δεδομένων) μπορώ να επιλέξω ή να από-επιλέξω μέρες της εβδομάδας ανάλογα με τα δεδομένα που έχω καταχωρίσει.

10

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει διαφορετικά δεδομένα από το φύλλο εργασίας και έχω ενεργοποιήσει πάλι την εντολή Chart Advisor. Το παράθυρο Chart Advisor εμφανίζεται, και όπως βλέπουμε στο πάνω μέρος του παραθύρου, μας προτείνει διαφορετικά είδη γραφημάτων. Μετά από το αριστερά του παραθύρου επιλέγω το κουμπί Modify Chart (Τροποποίηση Γραφήματος), και από την περιοχή Modify Chart (Τροποποίηση Γραφήματος) μπορώ να τροποποιήσω  τις ρυθμίσεις που θέλω για το γράφημα.

11

Οποιεσδήποτε ρυθμίσεις κάνω θα πρέπει να πατήσω στο κουμπί Update Chart (Ενημέρωση Γραφήματος ) που εμφανίζεται, έτσι ώστε να εφαρμοστούν οι ρυθμίσεις ή να πατήσω στο κουμπί Undo (Αναίρεση) για να αναιρέσω όλες τις ρυθμίσεις.

12

Αφού έχω τελειώσει επιλέγω το κουμπί Insert Chart (Εισαγωγή Γραφήματος) και το γράφημά έχει εισαχθεί στο φύλλο εργασίας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

13

Από τη στιγμή που έχει εισαχθεί το γράφημα μπορούμε να το τροποποιήσω, να το μορφοποιήσω ή και να αλλάξω τη διάταξή του χρησιμοποιώντας τα αντίστοιχα Tab της κορδέλας.

Αποθήκευση Προσαρμοσμένου Γραφήματος Ως Πρότυπο

Έχουμε δημιουργήσει ένα γράφημα με πολύ κόπο και χρόνο. Το έχουμε επεξεργαστεί το έχουμε μορφοποιήσει, το έχουμε κάνει σχεδόν τέλειο. Τι γίνεται όμως όταν θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα καινούργιο γράφημα το οποίο να βασίζεται σε αυτό το “Τέλειο” γράφημα. Με το Excel έχουμε τη δυνατότητα να αποθηκεύσουμε τον προσαρμοσμένο τύπο γραφήματος που δημιουργήσαμε έτσι ώστε να μπορέσουμε να τον χρησιμοποιήσουμε πάλι αλλά αυτή τη φορά με διαφορετικά δεδομένα, χωρίς να χρειάζεται να επαναλαμβάνουμε όλα τα βήματα για να φτάσουμε στην τελική του μορφή. Με το Excel η διαδικασία είναι πολύ απλή, γιατί έχουμε το δικαίωμα να αποθηκεύσουμε το γράφημά μας σαν πρότυπο.

Για να αποθηκεύσουμε λοιπόν ένα γράφημα ως πρότυπο θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα επόμενα βήματα.

1. Να επιλέξουμε το γράφημα που βρίσκεται στο φύλλο εργασίας μας, ή να κάνουμε κλικ στην καρτέλα του σε περίπτωση που καταλαμβάνει ένα φύλλο εργασίας από μόνο του.

2. Αμέσως ενεργοποιείται το Tab Εργαλεία Γραφήματος (Chart Tools), όπου πρέπει να επιλέξουμε το δευτερεύον Tab Σχεδίαση (Design). Έπειτα στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Τύπος (Type) επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Ως Προτύπου (Save As Template) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Το Excel εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Προτύπου Γραφήματος (Save Chart Template). Το πρόγραμμα αυτόματα μας προτείνει ως όνομα αρχείου Γράφημα1.crtx, και τύπο αρχείου .crtx, (όπου crtx σημαίνει Chart Template Files-Αρχείο Προτύπου Γραφήματος) και προεπιλεγμένο φάκελο αποθήκευσης τον φάκελο Charts μέσα στον φάκελο Προτύπων της Microsoft.

02

3. Πληκτρολογούμε ένα όνομα αρχείου για το πρότυπο γραφήματος χωρίς να διαγράψουμε την επέκταση .crtx.

4. Πατάμε στο κουμπί της Αποθήκευσης (Save) για να κλείσει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Προτύπου Γραφήματος (Save Chart Template).

Αφού έχουμε δημιουργήσει ένα προσαρμοσμένο πρότυπο γραφήματος με αυτήν την διαδικασία, θα μπορέσουμε να χρησιμοποιήσουμε το πρότυπο γραφήματος οποιαδήποτε στιγμή το θελήσουμε για να δημιουργήσουμε ένα νέο γράφημα ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέγουμε τα δεδομένα στο φύλλο εργασίας μας που θέλουμε να απεικονίσουμε σε ένα νέο γράφημα που θα βασίζεται στο πρότυπο γραφήματος.

2. Κάνουμε κλικ στο κουμπί Παράθυρο Διαλόγου Εκκίνησης που βρίσκεται στην κάτω δεξιά γωνία της περιοχής Γραφήματα (Charts) που βρίσκεται στο Tab Εισαγωγή (Insert), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα:

03

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Γραφήματος (Create Chart).

3. Από το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Γραφήματος (Create Chart) όπου εμφανίζονται όλες οι κατηγορίες των γραφημάτων, επιλέγουμε την κατηγορία Πρότυπα (Templates).

04

Από την κατηγορία Πρότυπα (Templates) στην περιοχή πλοήγησης στα δεξιά εμφανίζεται η μικρογραφία των προτύπων γραφημάτων που έχουμε δημιουργήσει. Σε περίπτωση που έχουμε δημιουργήσει πολλά πρότυπα γραφημάτων, και ο μόνος τρόπος για να ξέρουμε ποιο θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε, πλοηγούμαστε με το ποντίκι μας πάνω από τις μικρογραφίες των γραφημάτων και αμέσως εμφανίζεται το όνομά του. Καλό θα ήταν λοιπόν να χρησιμοποιούμε κατάλληλα ονόματα για τα πρότυπα γραφημάτων.

05

4. Επιλέγουμε την μικρογραφία του προτύπου γραφήματος και πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Την στιγμή που θα πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, το Excel εφαρμόζει τη διάταξη και όλες τις μορφοποιήσεις που είχαν αποθηκευτεί στο πρότυπο γραφήματος στο νέο γράφημα που μόλις δημιουργήθηκε με τα νέα δεδομένα που είχαμε επιλέξει.

Εάν θελήσουμε να διαγράψουμε ή να μετονομάσουμε κάποια πρότυπα γραφημάτων τα οποία έχουμε δημιουργήσει στο παρελθόν, θα πρέπει να ξεκινήσουμε την διαδικασία εισαγωγής γραφήματος και από το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου βρίσκεται η εντολή Διαχείριση Προτύπων (Manage Templates).

06

Εφόσον διαλέξουμε την εντολή αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο όπου είναι αποθηκευμένα όλα τα γραφήματά μας που είχαμε αποθηκεύσει σαν Πρότυπα (Template). Εδώ μπορούμε να διαγράψουμε, να μετονομάσουμε ή οτιδήποτε άλλο θελήσουμε να κάνουμε στα γραφήματά μας.

07

How To Save A Chart As A Template

We have just created a chart which we spent a lot of time and effort. We have edited it, modified it, to make it almost perfect. What happens though when we want to create a new chart which is based on the “Perfect” chart? With Excel we have the possibility to save the chart type in order to be used again in the future but with different data, without having to repeat the same steps over and over again until we reach to the final. With Excel the procedure is quite simple, because we can save our chart as a template.

In order for us to save our chart as a template we must follow the steps described below:

1. We must select the chart that is in our spreadsheet or to click on the sheet just in case our chart takes over a whole sheet.

2. Once selected the Chart Tools Tab appears, where we must select the secondary Tab named Design. Then from the area of the ribbon named Type we must select the command Save As Template as shown in the image below.

01

The Save Chart Template window appears where the program suggests as file name Chart1.crtx and extension type .crtx (where crtx means Chart Template Files) and predefined folder for saving the chart the Microsoft Template Chart Folder.

02

3. We type in a name for a chart template with deleting the extension .crtx.

4. Then we press the Save button in order to close the Save Chart Template window.

Once we have save a chart as a template following this procedure, we can use the template anytime we want to create a new chart based on it following the steps:

1. We select the data in our spreadsheet that we want to represent with a new chart that will be based on our chart template.

2. Then we select the Insert Tab, and from the area of the ribbon named Chart we must select the arrow at the bottom right of the area as shown in the image below.

03

3. The Create Chart window appears, where on the left of the window we can see all the categories of charts and at the top we can see the category Templates which we must select.

04

From the category Templates in the navigation area at the right we can see the miniatures of all the chart templates that we have created. If we have created many of them, the only way to know which one we want to use is to navigate across it with our mouse on top of it, and straight away the name of it appears. It will be useful then to give to our charts appropriate names in order to define them.

05

4. We select the chart that we want and then press the OK button.

The moment we press the OK button, Excel applies the layout and all the modifications that were save to the chart template to our new chart that has been created with the new data.

If we want to delete or rename some chart templates that we have created previously, we must follow the same steps in order to create a chart and from the Insert Chart window at the bottom left corner we must select the command Manage Templates.

06

Once the command is select the predefined folder window appears where all our saved templates appear. In this folder we can rename, delete or do whatever necessary needed.

07

Create A Chart In Word From Your Data That Is In A Table

Δημιουργία Γραφήματος από Δεδομένα Ενός Πίνακα Του Word

Μερικές φορές σε ένα έγγραφό μας θα έχουμε δημιουργήσει έναν πίνακα με τις τιμές που θα θέλουμε να απεικονίσουμε σε γράφημα. Συνήθως αυτό που κάνουμε είναι να καταχωρίσουμε τα δεδομένα μας και σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel και αφού δημιουργήσουμε το γράφημα εκεί, να κάνουμε αντιγραφή και επικόλληση στο έγγραφο του Word. Χρονοβόρα διαδικασία και κουραστική. Με το Word η διαδικασία να μετατρέψουμε έναν πίνακα σε ένα έγγραφο σε γράφημα είναι πολύ απλή. Για να το επιτύχουμε αυτό θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:

1. Δημιουργούμε τον πίνακα και καταχωρούμε τα δεδομένα μας τα οποία θέλουμε να απεικονίσουμε σε γράφημα. Για να δημιουργήσουμε έναν πίνακα απλώς επιλέγουμε το Tab Εισαγωγή (Insert) όπως απεικονίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

2. Αφού έχουμε δημιουργήσει τον πίνακα και έχουμε καταχωρίσει τα δεδομένα μας επιλέγουμε τον πίνακα όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

3. Από την στιγμή που τον έχουμε επιλέξει τον πίνακα επιλέγουμε πάλι το Tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας Κείμενο (Text) επιλέγουμε την εντολή Αντικειμένου (Object) και από το μενού επιλέγουμε την εντολή Αντικείμενο (Object) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

03

4. Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου που ονομάζεται Αντικείμενο (Object) όπου θα πρέπει να είναι ενεργοποιημένη η καρτέλα Δημιουργία Νέου (Create New) και από τη λίστα της περιοχής που αναγράφει Τύπος Αντικειμένου (Object Type) θα πρέπει να επιλέξουμε την εντολή Γράφημα του Microsoft Graph (Microsoft Graph Chart) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

04

a. Αμέσως το Word δημιουργεί μία γραφική αναπαράσταση από τα δεδομένα του πίνακά μας, όπου επίσης εμφανίζεται και το φύλλο δεδομένων το οποίο περιέχει τα αριθμητικά δεδομένα του πίνακά μας όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

05

b. Επίσης παρατηρούμε ότι έχει αλλάξει όψη η κορδέλα και έχει εμφανιστεί η γραμμή εργαλείων μορφοποίησης του γραφήματος, όπου μπορούμε να αλλάξουμε τον τύπο του γραφήματος, να το μορφοποιήσουμε όπως επιθυμούμε μαζί με άλλες χρήσιμες εντολές.

06

5. Όταν επεξεργαζόμαστε το γράφημα ή το φύλλο δεδομένων του γραφήματος θα πρέπει να προσέξουμε να μην κάνουμε κλικ το πλήκτρο του ποντικιού μας οπουδήποτε στον κενό χώρο του εγγράφου μας γιατί θα απενεργοποιηθεί η επεξεργασία του γραφήματος και θα πάρει την τελική του μορφή. Εάν κατά λάθος απενεργοποιηθεί η επεξεργασία του γραφήματος αρκεί να κάνουμε ένα διπλό κλικ με το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού μας για να μπορέσουμε και πάλι να το επεξεργαστούμε. Άλλος τρόπος είναι να επιλέξουμε το γράφημα κάνοντας ένα κλικ πάνω του και έπειτα να κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Αντικείμενο Γράφημα (Object) και στα δεξιά να επιλέξουμε την εντολή Επεξεργασία (Edit), όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

07

6. Όταν έχουμε τελειώσει την επεξεργασία του Γραφήματος (Chart) απλώς κάνουμε ένα κλικ στον κενό χώρο και συνεχίζουμε την επεξεργασία του εγγράφου μας.

Σίγουρα όλοι μας θα έχουμε παρατηρήσει ότι στην κορδέλα και στο Tab Εισαγωγή (Insert) υπάρχει η εντολή Γράφημα (Chart) στην περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations).

08

Ο λόγος που δεν χρησιμοποιούμε αυτήν την εντολή για να οπτικοποιήσουμε τα δεδομένα του πίνακα είναι ο εξής: Θα δημιουργηθεί ένα γράφημα με τη χρήση του Excel και θα τοποθετηθεί απευθείας στο έγγραφό μας, ωστόσο το Word δεν δημιουργεί το γράφημα με βάση τα επιλεγμένα δεδομένα του πίνακά μας, αλλά τοποθετεί το γράφημα στο πρώτο κελί του επιλεγμένου πίνακα με αποτέλεσμα να διαγράφει οτιδήποτε βρισκόταν σε αυτό το κελί.

09

Σε άλλα άρθρα θα περιγράψω άλλους τρόπους δημιουργίας γραφήματος σε έγγραφα του Word έτσι ώστε τα δεδομένα μας να ενημερώνονται αυτόματα κάθε φορά που θα αλλάζουν και τα αριθμητικά δεδομένα.

Whoever wants to read this post in English can do so at the following address:

https://officesmart.wordpress.com/2011/08/27/how-to-create-a-chart-in-word-from-your-data-that-is-in-a-table/

%d bloggers like this: