Blog Archives

Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών

Reuse Slides in PowerPoint 2010

Πρόκειται να δημιουργήσουμε μία παρουσίαση και χαζεύουμε στο PowerPoint μέχρι να μας έρθει η φαεινή ιδέα το τι μορφή θα έχει. Συνειδητοποιούμε τότε ότι οι διαφάνειες που θέλουμε να δημιουργήσουμε μπορεί να υπάρχουν σε κάποια άλλη παρουσίαση κάπου. Τι κάνουμε τότε; “Δανειζόμαστε” τις διαφάνειες από την άλλη παρουσίαση φυσικά.

Θα περιγράψω λοιπόν στα παρακάτω βήματα την διαδικασία για το πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διαφάνειες από μία άλλη παρουσίαση. Δεν θα χρησιμοποιήσω την εντολή Αντιγραφή (Copy) διαφάνειας και Επικόλληση (Paste), αλλά μία πολύ χρήσιμη εντολή που ονομάζεται Εκ νέου χρήση διαφανειών (Reuse Slides).

Η εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών είναι πολύ χρήσιμη: Πρώτα δεν χρειάζεται να ξανά δημιουργήσουμε διαφάνειες που έχουμε ήδη και δεύτερον ότι εξοικονομούμε πολύ χρόνο.

Πώς Να Χρησιμοποιήσουμε Την Εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών

Το PowerPoint μας παρέχει μία εντολή που εντοπίζει συγκεκριμένες διαφάνειες, και μας επιτρέπει να τις εισάγουμε στην παρουσίασή μας. Αυτή η λειτουργία υπάρχει και σε προγενέστερες εκδόσεις του PowerPoint, με την διαφορά ότι υπάρχουν κάποιες διαφορετικές λεπτομέρειες στο PowerPoint 2010.

Πρώτον: Ανοίγουμε την παρουσίαση στην οποία θέλουμε να προσθέσουμε τις διαφάνειες μέσα, (όχι αυτήν την οποία θέλουμε να δανειστούμε). Στο Tab Κεντρική (Home) , και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Διαφάνειες (Slides), επιλέγουμε το βέλος δεξιά της εντολής Νέα Διαφάνεια (New Slide) όπου εμφανίζεται το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές. Παρατηρούμε ότι υπάρχουν διάφορες διαφάνειες με τις δικές τους διατάξεις και στο κάτω μέρος του μενού υπάρχει η εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αφού πατήσουμε στην εντολή αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο εργασιών στα δεξιά της οθόνης μας σχετικά με την εντολή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides).

02

Από το παράθυρο εργασιών Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών μπορούμε να πατήσουμε στο κουμπί Αναζήτηση (Browse) και να επιλέξουμε την εντολή Αναζήτηση Βιβλιοθήκης Διαφανειών (Browse Slide Library) ή να επιλέξουμε την εντολή Αναζήτηση Αρχείου (Browse File) ώστε να εντοπίσουμε τις διαφάνειες που θέλουμε να εισάγουμε. Όπως επίσης να επιλέξουμε τους υπερσύνδεσμους που αναγράφουν τις εντολές Άνοιγμα Μιας Βιβλιοθήκης Διαφανειών (Open A Slide Library) ή Άνοιγμα Ενός Αρχείου PowerPoint (Open A PowerPoint File).

03

  • Η εντολή Αναζήτηση Βιβλιοθήκης Διαφανειών (Browse Slide Library) μας επιτρέπει να έχουμε πρόσβαση σε διαφάνειες από Microsoft Office SharePoint Library. Αυτή η επιλογή είναι διαθέσιμη μόνο εάν υπάρχει μία Βιβλιοθήκη Διαφανειών διαθέσιμη για εμάς.
  • Η εντολή Αναζήτηση Αρχείου PowerPoint (Open A PowerPoint File) εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Αναζήτηση (Browse), όπου πρέπει να εντοπίσουμε την παρουσίαση που είναι αποθηκευμένη στον υπολογιστή μας και να την εισάγουμε.

Σε αυτό το άρθρο θα επιλέξω την εντολή Άνοιγμα Αρχείου PowerPoint (Open a PowerPoint File) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα, όπου έχω εντοπίσει την παρουσίαση που θέλω να εισάγω τις διαφάνειες και είμαι έτοιμος να πατήσω στο κουμπί Άνοιγμα (Open).

04

Οι διαφάνειες από την παρουσίαση που έχουμε επιλέξει αμέσως εμφανίζονται στην περιοχή του παραθύρου Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides) σε μικρογραφίες καθώς επίσης και ο τίτλος της κάθε διαφάνειας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05

Όταν μεταβαίνουμε πάνω από κάποια διαφάνεια με το ποντίκι μας, η διαφάνεια διπλασιάζει το μέγεθός της κάνοντας την πιο ευκρινέστερη ώστε να μπορούμε να δούμε τα περιεχόμενά της.

06

Για να διατηρήσουμε την μορφοποίηση της αρχικής διαφάνειας, θα πρέπει να ενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου δεξιά της εντολής Διατήρηση Μορφοποίησης Προέλευσης (Keep source formatting) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

07

Για να εισάγουμε μία διαφάνεια κάνουμε απλώς ένα κλικ πάνω της και αμέσως εισάγεται στην παρουσίασή μας. Οι διαφάνειες που εισάγουμε μπαίνουν ακριβώς κάτω από την επιλεγμένη διαφάνεια.

Εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω από μία διαφάνεια από την περιοχή Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών θα έχουμε στη διάθεσή μας τις εξής επιλογές:

  • Εισαγωγή Διαφάνειας (Insert Slides): Εισάγει την διαφάνεια στην παρουσίαση και η διαφάνεια θα χρησιμοποιήσει το Θέμα της ενεργούς παρουσίασης.
  • Εισαγωγή Όλων Των Διαφανειών (Insert All Slides): Εισάγει όλες τις διαφάνειες στην παρουσίαση και όλες οι διαφάνειες χρησιμοποιούν το Θέμα της ενεργούς παρουσίασης.
  • Εφαρμογή Θέματος Σε Όλες Τις Διαφάνειες (Apply Theme To All Slides): Εφαρμόζει το Θέμα της επιλεγμένης διαφάνειας σε όλες τις διαφάνειες της ενεργούς παρουσίασης. Καμία διαφάνεια δεν εισάγεται.
  • Εφαρμογή Θέματος Σε Επιλεγμένες Διαφάνειες (Apply Theme To Selected Slides: Εφαρμόζει το Θέμα της επιλεγμένης διαφάνειας στις επιλεγμένες διαφάνειες της ενεργούς παρουσίασης. Καμία διαφάνεια δεν εισάγεται.

08

Αφού τελειώσουμε με την εισαγωγή των διαφανειών, πατάμε στο Χ στην επάνω δεξιά γωνία για να κλείσουμε το παράθυρο εργασιών Εκ Νέου Χρήση Διαφανειών (Reuse Slides).

Advertisements

Reuse Slides in PowerPoint 2010

We are about to create a presentation and we end up wondering on what our presentation will look like. We then realize that the slides that we want to create might also be available in another presentation that we or someone else has created. What do we do then? We borrow the slides from another presentation of course.

Further down I will describe the steps on how to borrow slides from another presentation. I will not use the copy and paste command, but a very useful command which is named Reuse Slides.

Reusing existing slides is a lot of help: First of all we don’t need to recreate things that we have already created and secondly we save a lot of time.

How To Reuse Slides

PowerPoint offers us a command that locates specific slides and allows us to insert them into our presentation. This function exists in previous versions of PowerPoint, with the difference that there are some different functions in PowerPoint 2010.

First: We open the presentation that we want to add slides in (not the one that we want to borrow slides from). Then we select the Home Tab and from the area of the ribbon named Slides we select the arrow at the right of the command New Slide where the drop down menu appears. Once the drop down menu appears we notice the variety of slides with their layouts and at the bottom of the window we find the command Reuse Slides as shown at the image below.

00

Once we select the Reuse Slides command the task pane window appears at the right of our screen regarding the Reuse Slides command.

01a

From the task pane Reuse Slides we can select the Browse button and then to select the command Browse Slide Library or Browse File in order to locate the slides. Alternatively we can also select the links named Open A Slide Library or Open a PowerPoint File.

01

  • The Browse Slide Library lets us access slides from a Microsoft Office SharePoint Library. This option will only work if a Slide Library is set up for you.
  • Browse File brings up a dialog that lets you locate the presentation on your computer.

In this post I will select the command Open a PowerPoint File as shown in the image below. I have located the file and I am ready to press the Open button.

02

The slides from the presentation appears straight away in the area Reuse Slides pane as well with the titles of each slide as shown in the image below.

03

Once we move our mouse over the slides, the slide doubles its size, making it more visible in order to see the content of it.

04

In order to retain the slide formatting of the original slide, we must check the box beside the option Keep Source Formatting which is located at the bottom of the Reuse Slides task pane as shown at the image below.

04a

In order to insert a slide in our presentation we just select it with our mouse, and straight away it is inserted in our presentation. Copied slides will always be inserted after the selected slide in the active presentation.

If we right click on a slide from the Reuse Slides task pane we will see the following options.

  • Insert Slide: Inserts the slide into the active presentation and the slide will use the Theme of the active presentation.
  • Insert All Slides: Inserts all the slides into the active presentation and all the the slides will use the Theme of the active presentation.
  • Apply Theme to All Slides: It will apply the Theme of the selected slide to all the slides in the active presentation. No slides are inserted.
  • Apply Theme to Selected Slides: It will apply the Theme of the selected slide to selected slides in the active presentation. No slides are inserted.

05

Once we have finished inserting our slides into our presentation, we press the X icon on the right of the Reuse Slides task pane to close it.

%d bloggers like this: