Blog Archives

Sending Repeat Messages In Outlook

Αποστολή Επαναλαμβανόμενων Μηνυμάτων Στο Outlook

Αρκετοί από εμάς στέλνουν επανειλημμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνουν το ίδιο κείμενο, ξανά και ξανά. Για παράδειγμα, εάν ήθελα να ευχαριστήσω κάποιον για την παραγγελία τους και την ενημέρωσή τους σχετικά με την ημερομηνία αποστολής του προϊόντος, αποθηκεύω το κείμενο του μηνύματος ως ένα Γρήγορο Τμήμα (Quick Parts).

Για να προσθέσουμε κείμενο ως κομμάτι ενός Γρήγορου Τμήματος (Quick Parts), θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται στο σώμα του μηνύματος και να το επιλέξουμε. Αφού το επιλέξουμε, μεταβαίνουμε στο tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Κείμενο (Text) επιλέγουμε την εντολή Γρήγορα Τμήματα (Quick Parts) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

01

Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Επιλογής Στη Συλλογή Γρήγορων Τμημάτων (Save Selection To Quick Part Gallery). Αφού επιλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Νέου Μπλοκ Δόμησης (Create New Building Block), όπου κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε. Στο δικό μου παράδειγμα, απλώς πληκτρολόγησα το όνομα του Γρήγορου Τμήματος (Quick Part). Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

02

Την επόμενη φορά που θα θελήσουμε να χρησιμοποιήσουμε το Γρήγορο Τμήμα (Quick Part) θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:

Δημιουργούμε ένα νέο μήνυμα και κάνουμε ενεργό το κυρίως σώμα του μηνύματος. Μεταβαίνουμε στο tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Κείμενο (Text) επιλέγουμε την εντολή Γρήγορα Τμήματα (Quick Parts), όπου επιλέγουμε την ονομασία του Γρήγορου Τμήματος (Quick Parts) που θέλουμε να εισάγουμε στο μήνυμα. Για το δικό μου παράδειγμα επιλέγω το Επιβεβαίωση Παραγγελίας, και το κείμενο έχει εισαχθεί στο κυρίως σώμα του μηνύματος.

03

Το μήνυμά μας είναι έτοιμο για αποστολή, από τη στιγμή που έχουμε καταχωρίσει τη διεύθυνση του παραλήπτη και θέμα στο μήνυμα.

Για να μπορέσουμε να επεξεργαστούμε τις ιδιότητες του Γρήγορου Τμήματος (Quick Parts) ή για να το διαγράψουμε, θα πρέπει να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω στο Γρήγορο Τμήμα και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή που θέλουμε.

Μόλις εμφανιστεί το μενού συντόμευσης μπορούμε να κάνουμε τα εξής:

  • Εισαγωγή στην Τρέχουσα Θέση του Εγγράφου (Insert at Current Document Position)
  • Εισαγωγή στην Αρχή του Εγγράφου (Insert at Beginning of Document)
  • Εισαγωγή στο Τέλος του Εγγράφου (Insert at End of Document)
  • Επεξεργασία Ιδιοτήτων (Edit Properties)
  • Οργάνωση και Διαγραφή (Organize and Delete)
  • Προσθήκη Συλλογής στη Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Add Gallery to Quick Access Toolbar)

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε περισσότερες επιλογές (όπως κεφαλίδα, υποσέλιδο, ενότητα κλπ.) γιατί είναι από το Outlook 2007, ενώ στο Outlook 2010 δεν υπάρχουν:

04

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την εντολή Οργάνωση Και Διαγραφή (Organize And Delete), όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Οργάνωση Μπλοκ Διεύθυνσης (Building Blocks Organizer). Εδώ βλέπουμε μία προεπισκόπηση του γρήγορου τμήματος στα δεξιά του παραθύρου, και στο κάτω μέρος του παραθύρου μπορούμε να Επεξεργαστούμε τις Ιδιότητες (Edit Properties), να Διαγράψουμε (Delete) ή να Εισάγουμε (Insert) το γρήγορο τμήμα.

05

Τα Γρήγορα Τμήματα είναι διαθέσιμα και στο Word και βρίσκονται στο ίδιο σημείο της κορδέλας. Δηλαδή tab Εισαγωγή (Insert), περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Κείμενο (Text) και επιλέγουμε την ομώνυμη εντολή.

Advertisements

Sending Repeat Messages in Outlook

Many of us send out messages repeatedly which always involve the same text over and over again. For example, when I want to thank someone for their order and to inform them about the shipping detail, I store the text of those messages as Quick Parts in order to save time.

In order to add text as Quick Parts, we must type in the text that we want to appear in the body of the e-mail and once finished, we select it. Then we select the Insert tab and from the area of the ribbon named Text we select the Quick Parts button as we can see in the image below.

01

From the drop down menu of the Quick Parts button we select the command Save Selection To Quick Part Gallery. Once selected the Create New Building Block dialog box appears in order for us to do the adjustments that we want. In my example I only have typed in the name of my Quick Part. When we are finished with all the settings we press the OK button.

02

Now the next time we want to use the text that we had stored as a Quick Part we just follow the steps:

Create a new message and activate the body of the message. Then we select the Insert tab and from the area of the ribbon named Text we select the Quick Part button and from the drop down menu we select the Quick Part named Order Confirmation (for my example) and the text is inserted in the body of the message.

03

Our message is ready to be sent, as long as we have inserted a recipient’s address and a subject for our message.

In order for us to edit the properties of the Quick Part or to delete it we must to a right click on the Quick Part and from the shortcut menu that appears we select the command that we want.

Once the shortcut menu appears we can do the following:

  • Insert at Current Document Position
  • Insert at Beginning of Document
  • Insert at End of Document
  • Edit Properties
  • Organize and Delete
  • Add Gallery to Quick Access Toolbar

04

In the image below I have selected the command Organize and Delete where the Building Blocks Organizer window appears. In this window we can see a preview of our Quick Part at the right and at the bottom of the window we can Edit Properties, Delete or Insert the Quick Part.

05

Quick Parts are also available in Word and they are at the same exact location as in Outlook. Tab Insert, area of the ribbon named Text, where we select the Quick Parts command.

%d bloggers like this: