Blog Archives

Πώς Να Κάνετε Τις Ρυθμίσεις Εκκαθάρισης Συνομιλίας Στο Outlook 365

How To Use Conversation Clean Up Settings in Outlook 365

Τι είναι η Εκκαθάριση Συνομιλίας Στο Outlook; Μπορεί να μειώσει τον αριθμό των μηνυμάτων που βρίσκονται στον Φάκελο Αλληλογραφία (Mail Folder) μας. Ανεπιθύμητα Μηνύματα (Messages) μέσα από μία Συνομιλία (Conversation) μετακινούνται στον Φάκελο Διαγραμμένα Αντικείμενα (Deleted Items Folder).

Τι είναι όμως μία Συνομιλία (Conversation) στο Outlook; Είναι ένα πλήρες σύνολο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το πρώτο κιόλας Μήνυμα (Message) και για όλες τις Απαντήσεις (Responses), όπου όλα τα Μηνύματα (Messages) έχουν το ίδιο Θέμα (Subject). Μία Συνομιλία (Conversation) είναι επίσης γνωστό και ως Νήμα Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (Email Thread).

Τι κάνει; Μειώνει σημαντικά τον αριθμό των Μηνυμάτων (Message) στον Φάκελο Αλληλογραφίας (Mail Folder).

Εάν θέλετε να μάθετε πώς γίνονται οι ρυθμίσεις για την Εκκαθάριση Συνομιλίας (Conversation Clean Up) στο Microsoft Outlook 365 απλώς συνεχίστε να διαβάζετε την παρακάτω ανάρτηση.

Ρύθμιση Εκκαθάριση Συνομιλίας Στο Outlook 365

Read the rest of this entry

Advertisements

How To Use Conversation Clean Up Settings in Outlook 365

What is Conversation Clean Up in Outlook? It can reduce the number of messages in our Mail Folder. Unwanted Messages throughout a Conversation are move to the Deleted Items Folder.

What is a Conversation in Outlook? Is a complete set of Email Messages from the first Message throughout all responses, where all the Messages have the same Subject. A Conversation is also known as a Email Thread.

What can it do? It reduces the number of Messages in our Mail Folder.

If you want to find out how to adjust the settings for the Conversation Clean Up in Microsoft Outlook 365 just continue reading the post below.

Conversation Clean Up in Outlook 365

Read the rest of this entry

Ορισμός Φακέλου Για Την Εκκαθάριση Συνομιλίας

Define Clean Up Conversation Folder in Outlook

Όλοι έχουμε ακούσει για το χαρακτηριστικό της Συνομιλίας (Conversation) στο Outlook 2010 (ο τρόπος με τον οποίο μπορούμε να ταξινομήσουμε και να συνδέσουμε τα μηνύματά μας σε συνομιλίες). Τι γίνεται όμως όταν θέλουμε να Εκκαθαρίσουμε μία Συνομιλία (Clean Up a Conversation) και να καθορίσουμε έναν συγκεκριμένο φάκελο για να μετακινούνται οι συγκεκριμένες συνομιλίες;

Ο πιο απλός τρόπος είναι να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω σε μία Συνομιλία (Conversation) και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up Conversation) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Clean Up Conversation

Το παράθυρο διαλόγου Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up Conversation) εμφανίζεται όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Το παράθυρο διαλόγου αυτό μας προειδοποιεί ότι όλα τα πλεονάζοντα μηνύματα αυτής της συνομιλίας θα μετακινηθούν στο φάκελο Διαγραμμένα (Deleted).

Clean Up Conversation Warning

Από την παραπάνω εικόνα μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Ρυθμίσεις (Settings), ή ο δεύτερος τρόπος είναι να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και έπειτα να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options) όπως μπορούμε να δούμε στην παρακάτω εικόνα.

File - Options

Με τον έναν ή τον άλλο τρόπο το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook (Outlook Options) εμφανίζεται. Από τα αριστερά του παραθύρου θα πρέπει η κατηγορία Αλληλογραφία (Mail) να είναι επιλεγμένη. Τότε από το μέσο του παραθύρου θα πρέπει να πλοηγηθούμε για να εντοπίσουμε την κατηγορία Εκκαθάριση Συνομιλίας (Conversation Clean Up) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

Τότε επιλέγουμε το κουμπί Αναζήτηση (Browse). Το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Φακέλου (Select Folder) εμφανίζεται όπου πρέπει να εντοπίσουμε και να επιλέξουμε τον φάκελο τον οποίο θέλουμε να καθορίσουμε έτσι ώστε όλες οι Συνομιλίες (Conversations) να μετακινηθούν.

Mail - Conversation Clean Up

Αφού έχουμε καθορίσει τον φάκελο πατάμε στο κουμπί ΟΚ δύο φορές για να κλείσουμε όλα τα ανοιχτά παράθυρα. Από εδώ και στο εξής κάθε φορά που θα χρησιμοποιούμε την Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up Conversation), τα μηνύματα θα τοποθετούνται στον φάκελο τον οποίο είχαμε καθορίσει.

Από κάτω από την κατηγορία Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up) έχουμε και τις εξής επιλογές:

  • Κατά την εκκαθάριση των υποφακέλων, δημιουργήστε εκ νέου την ιεραρχία φακέλων στο φάκελο προορισμού (When cleaning sub-folders, recreate the folder hierarchy in the destination folder)
  • Να μην γίνεται μετακίνηση μη αναγνωσμένων μηνυμάτων (Don’t move unread messages)
  • Να μην γίνεται μετακίνηση κατηγοριοποιημένων μηνυμάτων (Don’t move categorized messages)
  • Να μην γίνεται μετακίνηση μηνυμάτων με σημαίες (Don’t move flagged messages)
  • Να μην γίνεται μετακίνηση ψηφιακά υπογεγραμμένων μηνυμάτων (Don’t move digitally-signed messages)
  • Όταν μία απάντηση τροποποιεί ένα μήνυμα, να μην γίνεται μετακίνηση του αρχικού μηνύματος (When a reply modifies a message, don’t move the original)

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video για το πώς μπορούμε να ρυθμίσουμε το Outlook να μετακινεί συνομιλίες σε κάποιον συγκεκριμένο φάκελο.

Define Clean Up Conversation Folder in Outlook

We have all heard about the Conversation feature in Outlook 2010 (the way that we can sort and link our emails by conversations). What happens though when we want to Clean Up a Conversation and specify a folder for all the deleted messages to move to?

The tip below will show you, how can it be done.

The simple way for this to be done is to select the Conversation and then right click on it, and from the shortcut menu that appears we can select the command Clean Up Conversation as shown in the image below.

Clean Up Conversation

The Clean Up Conversation warning dialog box appears as we can see in the image below. This dialog box notifies us that all the redundant messages in this conversation will be moved in the Deleted Folder.

Clean Up Conversation Warning

From the above image we can select the Settings button, or the second way is to select the File tab, and from backstage view to select the command Options as we can see in the image below.

File - Options

One way or the other the Outlook Options window appears. From the left of the window we must select the category Mail if it is not already selected. Then from the center of the window we must navigate in order to locate the category Conversation Clean Up as shown below. Then we select the Browse button in order to locate the folder that we want to specify in order for all the Conversations to be stored.

The Select Folder dialog box will appear where we just select the folder that we want all our Conversations to be stored as we can see in the image below.

Mail - Conversation Clean Up

We then press the OK button twice in order to close all the open windows, and from now on, every time we Clean Up a Conversation, they will be stored in the specified folder.

Below the category Clean Up, we also have the following options:

  • When cleaning sub-folders, recreate the folder hierarchy in the destination folder
  • Don’t move unread messages
  • Don’t move categorized messages
  • Don’t move flagged messages
  • Don’t move digitally-signed messages
  • When a reply modifies a message, don’t move the original

Below you can check out the video describing on how to define the folder for the Conversation Clean Up function.

Clean Up Conversation
%d bloggers like this: