Blog Archives

Πώς Να Δημιουργείστε Έναν Κανόνα Επικύρωσης Δεδομένων Στο Microsoft Excel;

Microsoft Excel Blog Banner

How To Create A Data Validation Rule in Microsoft Excel?

Η Επικύρωση Δεδομένων (Data Validation) είναι ένα χαρακτηριστικό στο Microsoft Excel που επιτρέπει στον χρήστη το τι μπορεί και τι όχι να καταχωρηθεί σε ένα Κελί (Cell) ενός Φύλλο Εργασίας (Spreadsheet) το Microsoft Excel. Αυτό σημαίνει ότι μπορούμε να ελέγξουμε την ακρίβεια και την ποιότητα των Δεδομένων Προέλευσης (Source Data) πριν τα χρησιμοποιήσουμε, πριν τα επεξεργαστούμε και πριν τα εισάγουμε. Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε διαφορετικούς Κανόνες Επικύρωσης (Data Validation) ανάλογα με το τι θέλουμε να επιτύχουμε. Σε αυτήν την ανάρτηση, έχω δημιουργήσει ένα απλό παράδειγμα για να γίνει κατανοητή η Επικύρωση Δεδομένων (Data Validation).

Πώς Να Δημιουργείστε Έναν Κανόνα Επικύρωσης Δεδομένων Στο Microsoft Excel

Read the rest of this entry

How To Create A Data Validation Rule in Microsoft Excel?

Microsoft Excel Blog Banner

Data Validation is a feature in Microsoft Excel that is used to control what a user can or cannot enter in a Cell of the Spreadsheet. It means that we can check the accuracy and quality of the Source Data before using it, importing it or otherwise processing the Data. We can use different types of Validation depending on what we want to accomplish. In this post, I have created something simple enough for everyone to understand what Data Validation is about.

How To Create A Data Validation Rule in Microsoft Excel

Read the rest of this entry

Δημιουργία Αναπτυσσόμενης Λίστας Στο Excel 13

Create A Drop Down List in Excel 13

Έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε ένα φύλλο εργασίας πιο αποτελεσματικό με τη δημιουργία μιας Αναπτυσσόμενης Λίστας (Drop Down List). Ποια είναι η χρήση της Αναπτυσσόμενη Λίστα (Drop Down List); Εάν κάποιος χρησιμοποιήσει το φύλλο εργασίας που δημιουργήσαμε, θα μπορεί να κάνει ένα κλικ στο βέλος και να επιλέξει μία από τις καταχωρήσεις που βρίσκονται στη λίστα έτσι ώστε να καταχωρηθεί στο κελί. Απλώς ακολουθήσετε τα παρακάτω βήματα για τη δημιουργία Αναπτυσσόμενης Λίστας (Drop Down List) στο Excel 13.

Πρώτα θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε όλες τις πληροφορίες που θέλουμε να συμπεριληφθούν στην Αναπτυσσόμενη Λίστα (Drop Down List). Αυτές οι καταχωρήσεις θα πρέπει να είναι σε μία Στήλη (Column) ή Γραμμή (Row) χωρίς κενά κελιά αναμεταξύ τους. Όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει μερικές χώρες που θέλω να συμπεριληφθούν στην Αναπτυσσόμενη Λίστα (Drop Down List).

Drop Down List

Αυτό το βήμα είναι προαιρετικό:

Αφού έχουμε τελειώσει με την καταχώρηση των δεδομένων, θα πρέπει να επιλέξουμε τα κελιά που περιέχουν τα δεδομένα, και να κάνουμε ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα. Από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Ορισμός Ονόματος (Define Name)

Define Name

Read the rest of this entry

Create A Drop Down List in Excel 13

We can make a worksheet more efficient by creating drop down lists. What is the use for drop down lists? If someone uses the worksheet that we created, they can click on an arrow and then click on one of the entries in the list in order for the cell to be filled. Just follow the steps below in order to learn how to create a Drop Down List in Excel 13.

First, we must type in the information that we want to be included in the Drop Down List. These entries should be in a single column or row with no blank cells between them. As we can see in the image below, I have typed in a few countries to be included in the Drop Down List.

List Name

This step is optional:

Once finished, we must select the area of cells that contains the information, and then do a right click with our mouse in order for the shortcut menu to appear as shown below. From the shortcut menu that appears we select the command Define Name.

Define Name

Read the rest of this entry

Κατάργηση Διπλοτύπων Στο Excel 2010

Remove Duplicates in Excel 2010

Αρκετές φορές όταν το Excel χρησιμοποιείται για να διαχειριστεί λίστες δεδομένων, διπλότυπες εγγραφές μπορεί να υπάρχουν στη λίστα δεδομένων, που πρέπει να εντοπιστούν και να διαγραφούν. Πώς μπορούμε να εντοπίσουμε και να διαγράψουμε τις διπλότυπες εγγραφές στο Excel;

Στο φύλλο εργασίας παρακάτω θέλουμε να βρούμε τις διπλότυπες εγγραφές για τη στήλη Προϊόν, (φανταστείτε να υπάρχουν δεδομένα πολύ πιο περισσότερα από ότι το παράδειγμα). Αντί να περνάμε τα δεδομένα ένα προς ένα για να εντοπίσουμε τα διπλότυπα μπορούμε να κάνουμε το εξής:

01

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε ένα κελί μέσα στην περιοχή των δεδομένων και έπειτα να μεταβούμε στο tab Δεδομένα (Data), και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Εργαλεία Δεδομένων (Data Tools) επιλέγουμε την εντολή Κατάργηση Διπλότυπων (Remove Duplicates) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω. Εξορισμού είναι επιλεγμένη η εντολή Τα Δεδομένα Έχουν Κεφαλίδες (My Data Has Headers), και όλες οι κεφαλίδες των στηλών του φύλλου εργασίας είναι επιλεγμένα.

03

Εάν δεν έχουμε κεφαλίδες στο φύλλο εργασίας θα πρέπει να απενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής Τα Δεδομένα Έχουν Κεφαλίδες (My Data Has Headers) και το παράθυρο διαλόγου Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) εμφανίζεται όπως και στην παρακάτω εικόνα.

04

Εάν θέλουμε να από-επιλέξουμε όλες τις κεφαλίδες απλώς πατάμε στο κουμπί Κατάργηση Επιλογής Όλων (Unselect All). Τότε επιλέγουμε τα κουτιά ελέγχου στα αριστερά της ονομασίας της στήλης που θέλουμε να ελέγξουμε για διπλότυπες εγγραφές. Τότε πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να ξεκινήσει το Excel την αναζήτηση και διαγραφή των διπλότυπων εγγραφών.

05

Το πλαίσιο διαλόγου πληροφορίας εμφανίζεται, όπου μας αναφέρει ότι μία διπλότυπη τιμή βρέθηκε και καταργήθηκε και ότι απομένουν άλλες 7 μοναδικές τιμές.

06

Εάν είχαμε επιλέξει ένα κελί εκτός της περιοχής δεδομένων και προσπαθούσαμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) θα εμφανίζονταν το προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου όπου θα μας ενημέρωνε ότι δεν είναι δυνατή η ολοκλήρωση της εντολής με την περιοχή που είχαμε επιλέξει.

07

Εάν δεν θέλουμε να καταργήσουμε τις διπλότυπες εγγραφές στο φύλλο εργασίας, αλλά απλώς να της επισημάνουμε για να μπορέσουμε να τις εξετάσουμε, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους (Conditional Formatting). Για να τη χρησιμοποιήσουμε θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή Στυλ (Styles) να επιλέξουμε την εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους (Conditional Formatting) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

08

Αφού εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού, επιλέγουμε την εντολή Επισήμανση Κανόνων Κελιών (Highlight Cells Rules) και από τα δεξιά του υπομενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Διπλότυπες Τιμές (Duplicate Values).

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Διπλότυπες Τιμές (Duplicate Values) όπου μπορούμε να επιλέξουμε το είδος της μορφοποίησης που θα έχουν οι Διπλότυπες (Duplicate) ή οι Μοναδικές (Unique) τιμές όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

09

Κατευθείαν οι Διπλότυπες (Duplicates) ή οι Μοναδικές (Unique) τιμές έχουν επισημανθεί σύμφωνα με την μορφοποίηση που είχαμε επιλέξει.

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) στο Excel 2010.

Remove Duplicates in Excel 2010

du·pli·cate

adj.

  1. copied exactly from an original
  2. identical
  3. existing as a pair or in pairs; twofold

Many times when Excel is used to manage lists of data, duplicates may exist in the lists of data and needed to be identified and deleted. How can we identify the duplicates in our Excel spreadsheet?

In the spreadsheet below we want to find the duplicates for the Product column, (imagine the data being many more than this actual example). Instead of going through our data one by one in order to locate the duplicate we can do the following:

01

First of all, we must select a cell inside the area of the data and then activate the Data tab and from the area of the ribbon named Data Tools we select the command Remove Duplicates as we can see in the image below.

02

Once selected the Remove Duplicates window appears as we can see in the image below. By default the My Data Has Headers command is activated, and all the headings of our spreadsheet are selected.

02a

If we do not have headers in our spreadsheet we need to de-activate the My Data Has Headers command, and the Remove Duplicates window will appear as the image below.

03a

If we want to uncheck all the headings we just press the Unselect All button. Then we click on the check box at the left of the column name that we want to check for duplicates. We then press the OK button in order for Excel to search and delete the duplicates.

03

The information dialog box appears notifying us that one duplicate value was found and removed, and that six unique values remain as we can see in the image below.

04

If we have selected a cell outside of the data area and try to use the Remove Duplicates function the following warning dialog box will appear notifying us that the command could not be completed because of the range specified.

05

If we don’t want to remove the duplicates in our spreadsheet, but to highlight them in order to be examined we can use the Conditional Formatting command.

In order to use it, we select the Home tab and from the area of the ribbon named Styles we select the command Conditional Formatting as we can see below.

06

Once the drop down menu appears we select the Highlight Cells Rules and from the right of the menu we navigate to the bottom of the secondary menu and select the Duplicate Values command.

The Duplicate Values dialog box appears where we can select what sort of formatting the Duplicates or Unique values will have as we can see in the image below.

08

Straight away our duplicate or unique values will be highlighted according to the format that we had chosen.

Below you can check out the video describing how to use the Remove Duplicates function in Excel 2010.

%d bloggers like this: