Blog Archives

Δημιουργία Φύλλου Πρόβλεψης Στο Excel 2016

Create  A Forecast Sheet In Excel 2016

Πρόβλεψη ορισμός: Να προβλέψουμε (μία μελλοντική συνθήκη ή εμφάνιση); Υπολογισμός εκ των προτέρων

Εάν έχουμε δεδομένα που βασίζονται στον χρόνο, μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Πρόβλεψη (Forecast) στο Excel 2016. Για να δημιουργήσουμε μία Πρόβλεψη (Forecast) στο Excel θα πρέπει να έχουμε δύο σειρές δεδομένων που αντιστοιχούν το ένα με το άλλο.

  • Μία σειρά με καταχωρίσεις ώρα ή χρόνου για τη Λωρίδα Χρόνου (Timeline)
  • Μία σειρά με αντίστοιχες τιμές

Όταν δημιουργούμε μία Πρόβλεψη (Forecast), το Excel δημιουργεί ένα νέο φύλλο εργασίας που περιέχει ένα πίνακα με το ιστορικό και τις προβλεπόμενες τιμές, όπως επίσης και ένα γράφημα που αντιπροσωπεύει τα δεδομένα. Η Πρόβλεψη (Forecast) μπορεί να μας βοηθήσει να προβλέψουμε μελλοντικές πωλήσεις, προτιμήσεις πελατών, κ.α.

Όπως ανέφερα και πιο πάνω θα πρέπει να καταχωρίσουμε τα κατάλληλα δεδομένα για να δημιουργήσουμε το Φύλλο Πρόβλεψης (Forecast Sheet), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Αφού ολοκληρώσουμε με τις καταχωρήσεις επιλέγουμε όλα τα δεδομένα.

Excel Table

Τότε θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Δεδομένα (Data) και από την δεξιά περιοχή της κορδέλας εντοπίζουμε την εντολή Πρόβλεψη (Forecast) και επιλέξουμε το κουμπί Φύλλο Πρόβλεψης (Forecast Sheet) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Data - Forecast Sheet

Read the rest of this entry

Forecast Sheet In Excel 2016

Definition of Forecast: To predict (a future condition or occurrence); calculate in advance:

If we have data based on time, we can create a Forecast Sheet in Excel 2016. In order to create a Forecast in Excel we must have two data series that correspond to each other:

  • A series with time or date entries for the timeline
  • A Series with corresponding values

When we create a Forecast, Excel creates a new worksheet that contains a table of the historical and predicted values and also a chart that expresses the data. With the Forecast, it can help us to predict future sales, consumer trends and etc.

As mentioned above we must have filled in the necessary data in order to create our Forecast Sheet, as shown in the image below. Once created we must select the data.

Excel Table

Then we must select the Data tab and from the right area of the ribbon we locate the area Forecast and select the Forecast Sheet button as shown in the image below.

Data - Forecast Sheet

Read the rest of this entry

Power View στο Excel 13

Έχετε θελήσει καμιά φορά να δημιουργήσετε μία Αναφορά (Report) στο Excel έτσι ώστε να παρουσιάσετε και να απεικονίσετε τα δεδομένα σας με έναν πιο επαγγελματικό τρόπο; Νομίζατε πώς όλη η διαδικασία δημιουργίας μιας Αναφοράς (Report) θα ήταν δύσκολο και περίπλοκο; Εδώ κάνει την εμφάνισή του το Power View στο Excel. Τι μπορούμε να κάνουμε με το Power View;

Να δημιουργήσουμε Γραφήματα (Charts) και άλλες Απεικονίσεις (Visualizations).

Να φιλτράρουμε και να επισημάνουμε δεδομένα που βρίσκονται στο φύλλο εργασίας μας.

Να ταξινομήσουμε πίνακες, γραφήματα στηλών και ράβδων.

Να εκτυπώσουμε Αναφορές (Reports) και άλλα πολλά πράγματα. Αυτό που πρέπει να κάνουμε είναι να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα. Αυτή η ανάρτηση θα είναι το πρώτο μέρος σχετικά με τη λειτουργία του Power View.

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε τα δεδομένα που θέλουμε να εμφανίσουμε σε Αναφορά (Report) και έπειτα να επιλέξουμε το tab Εισαγωγή (Insert) και έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Αναφορές (Reports) επιλέγουμε την εντολή Power View όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Insert - Reports - Power View

Read the rest of this entry

Power View in Excel 13

 Have you ever wanted to create a Report in Excel in order to represent and visualize your data more professionally? You thought that the whole idea of creating a Report will be difficult and very confusing? This is where Power View appears in Excel. What can we do with Power View?

We can create Charts and other Visualizations.

We can filter and highlight data in our spreadsheet.

We can sort tables, bars and column charts.

We can print Power View reports and do many more other things. All we have to do is to follow the steps below. This post will be the first part about Power View.

First of all we must select the data that we want to represent in a report and then select the Insert tab and then from the area of the ribbon named Reports we select the Power View command as shown in the image below.

Insert - Reports - Power View

Read the rest of this entry

Functions In A Word Table

Συναρτήσεις Σε Πίνακα Του Word

Πολλές φορές έχουμε δημιουργήσει έναν πίνακα στο Word το οποίο απεικονίζει αριθμητικά δεδομένα, και στο τέλος της στήλης ή της γραμμής θέλουμε να απεικονίσουμε τα συνολικά δεδομένα της αντίστοιχης στήλης ή γραμμής. Αυτό που πολλοί κάνουν είναι να ξεκινήσουν την εφαρμογή της Αριθμομηχανής (Calculator), εκτελούν τις πράξεις εκεί και έπειτα καταχωρούν το αποτέλεσμα στο αντίστοιχο κελί του πίνακα του Word.

Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν τα αριθμητικά δεδομένα του πίνακα; Ξαναρχίζουμε τις πράξεις με την Αριθμομηχανή (Calculator);

Στο Word έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν Τύπο (Formula) που θα εκτελεί υπολογισμούς στο κελί του πίνακα.

Για να δημιουργήσουμε έναν τύπο μέσα σε έναν πίνακα θα πρέπει ο εισαγωγέας μας να βρίσκεται στο κελί που θέλουμε να εμφανίσουμε το αποτέλεσμα.

01a

Για παράδειγμα τοποθετώ τον εισαγωγέα μου στο τελευταίο κελί της δεύτερης στήλης, και θέλω να αθροίσω τα δύο κελιά που βρίσκονται πάνω από το κελί και που αφορούν τα δεδομένα των Προϊόντων Α και Β που αφορούν το Α’ Τρίμηνο.

Από τη στιγμή που ο εισαγωγέας μας είναι μέσα στο κελί του πίνακα, ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Πίνακα (Table Tools) όπου επιλέγουμε το Tab Διάταξη (Layout). Έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Δεδομένα (Data) επιλέγουμε την εντολή Τύπος (Formula) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Τύπος (Formula), όπως παρατηρούμε και στην παρακάτω εικόνα. Το Word γνωρίζει ότι ο εισαγωγέας βρίσκεται στο τελευταίο κελί της στήλης, γνωρίζει ότι βρίσκονται αριθμητικά δεδομένα στα από πάνω κελιά και υποθέτει ότι θέλουμε να τα προσθέσουμε και γι’ αυτό εμφανίζει τον τύπο =SUM(ABOVE) (δηλαδή =Άθροισμα(Από Επάνω).

03

Εάν βρισκόμασταν στο τέλος της γραμμής θα υπέθετε ότι θα θέλουμε να προστεθούν τα δεδομένα που βρίσκονται από αριστερά και θα εμφάνιζε τον τύπο =SUM(LEFT) (=Άθροισμα(Αριστερά) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

04

Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της περιοχής Μορφή Αριθμών (Format Numbers), μπορούμε να επιλέξουμε το είδος της μορφοποίησης που θα έχει το αποτέλεσμα του τύπου, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05

Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της εντολής Επικόλληση Συνάρτησης (Paste Function), μπορούμε να καθορίσουμε τον τύπο της συνάρτησης που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Οι συναρτήσεις που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε σε έναν πίνακα του Word είναι αρκετές όπως μπορούμε να δούμε και στις παρακάτω εικόνες.

06

07

08

Αφού έχουμε κάνει όλες τις ρυθμίσεις πατάμε στο κουμπί ΟΚ του παραθύρου διαλόγου Τύπος (Formula) και αμέσως το αποτέλεσμα του τύπου εμφανίζεται στο κελί. Το Word εισάγει το πεδίο στο κελί και εκτελεί την πράξη, σε αυτήν την περίπτωση το άθροισμα και το εμφανίζει στο κελί.

Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν κάποιες τιμές στον πίνακά μας;

Οι πίνακες στο Word μπορεί να μοιάζουν με υπολογιστικά φύλλα, αλλά δεν επαναϋπολογίζουν τους τύπους όταν επεξεργαζόμαστε κελιά. Θα πρέπει λοιπόν να ενημερώσουμε τα πεδία των τύπων με έναν από τους ακόλουθους τρόπους κάθε φορά που τροποποιούμε μία τιμή στον πίνακα.

Αυτό που πρέπει να κάνουμε λοιπόν για να ενημερώσουμε το πεδίο με την τιμή είναι το εξής:

Να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας οπουδήποτε μέσα στο πεδίο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης όπου επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση Πεδίου (Update Field) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Το πεδίο ενημερώνεται κατευθείαν.

09

Μπορούμε επίσης να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας στο κελί που βρίσκεται το πεδίο και να πατήσουμε το πλήκτρο F9.

Είτε με τον έναν τρόπο είτε με τον άλλο το πεδίο θα ενημερωθεί σύμφωνα με τις αλλαγές.

Functions In A Word Table

Many times we find ourselves creating a Table in Word, which represents values, and at the end of the column or row we want to illustrate the overall value of the corresponding column or row. What most people do is to start the Calculator, perform the math there, and then input the result to the corresponding cell of the table.

What happens though when the values in our table changes? Do we use the Calculator all over again?

In Word we have the advantage of creating a Formula, which will execute all the calculations in the cell of the table.

To create a formula in a table we must be sure that our cursor is in the cell that we want the result to appear.

01a

For example, the cursor is located in the last cell of the second column, and we want to sum the two cells that are located above of my cursor which involve data for Product A and Product B for the First Semester.

Since our cursor is located in the cell of the table, the Table Tools tab activates, where we select the Layout Tab. Then from the area of the ribbon named Data we select the command Formula as we can see in the image below.

02

The Formula window appears as we can see below. Word knows that our cursor is located in the last cell of the table, knows that there are values in the cells above, and assumes that we want to add the cells and that why it shows the formula =SUM(ABOVE).

03

If our cursor was located at the end of the row, it would had assumed that we want to add all the values from the left and would had shown the formula =SUM (LEFT), as we can see in the image below.

04

In the area of the Formula window named Number Format, if we expand the drop down menu at the right, we can select the sort of formatting that the result of the formula should have as shown in the image below.

05

In the area of the Formula window named Paste Function, we can define the sort of the formula that we want to use. The formulas that we can use in a Word Table are a few as we can see in the following images.

06

07

08

Since we have done all the adjustments, we press the OK button of the Formula window and the result appears straight away in the selected cell. Word inserts the field in the cell and executes the formula, in this case the sum and shows the result in the cell.

What happens though we change some values in our table?

Tables in Word may look like spreadsheets, but they don’t re-calculate the formulas when we edit the cells. We must update the fields every time we edit values in our table.

So this is what we must to in order to Update the Fields;

We must have our cursor inside the cell with the field by clicking on it, and then do a right click with our mouse in order for the shortcut menu to appear and from there to select the command Update Field as we can see in the image below. The field will be updated immediately.

09

We can also put our cursor inside the cell with the field and press the F9 button.

One way or the other the field will be updated according to the changes that have been made.

%d bloggers like this: