Blog Archives

How To Make Word Warn Us When We Save Or Print A File With Tracked Revisions

Πώς Να Κάνουμε Το Word Να Μας Προειδοποιεί Όταν Πρόκειται Να Εκτυπώσουμε Ή Να Αποθηκεύσουμε Ένα Αρχείο Με Εντοπισμένες Αναθεωρήσεις.

Εάν έχουμε χρησιμοποιήσει την Παρακολούθηση Αλλαγών (Tracking Changes) για έγγραφά του Word, μπορεί αρκετοί από εμάς να έχουμε κάνει το λάθος να στείλουμε ένα έγγραφό μαζί με τις αναθεωρήσεις μας ακόμα στο έγγραφο, και ορατό σε όλους τους παραλήπτες που το μόνο που είχαν να κάνουν είναι να ενεργοποιήσουν το Παράθυρο της Αναθεώρησης για να εμφανιστούν οι αναθεωρήσεις και οι αλλαγές.

Μία λύση ήταν να χρησιμοποιήσουμε τον Έλεγχο Εγγράφου (Document Inspector )όπου είχα αναφερθεί στη δυνατότητα που μας παρέχει το Word να ελέγχουμε το έγγραφό μας για κρυμμένα δεδομένα ή προσωπικά στοιχεία που μπορεί να βρίσκονται στο έγγραφο.

Τι γίνεται όμως όταν ξεχνάμε να χρησιμοποιήσουμε τον Έλεγχο Εγγράφου (Document Inspector) και θέλουμε να μας προειδοποιεί το Word κάθε φορά που εντοπίζει κάτι;

Η λύση είναι να ενεργοποιήσουμε μία επιλογή στο Word η οποία θα μας προειδοποιεί κάθε φορά που θέλουμε να εκτυπώσουμε ή να αποθηκεύσουμε ένα έγγραφο που περιέχει αναθεωρημένες πληροφορίες, ή ακόμα και όταν προσπαθούμε να το αποστείλουμε το έγγραφό μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείο χρησιμοποιώντας τις επιλογές του Word.

Για να ενεργοποιήσουμε αυτή τη δυνατότητα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Από το παράθυρο Επιλογές (Options) που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Κέντρο Αξιοπιστίας (Trust Center) και έπειτα από το κάτω δεξί μέρος του παραθύρου επιλέγουμε την εντολή Ρυθμίσεις Κέντρου Αξιοπιστίας (Trust Center Settings).

01

Από το παράθυρο διαλόγου Κέντρο Αξιοπιστίας (Trust Center Settings) επιλέγουμε από τα αριστερά του παραθύρου την κατηγορία Επιλογές Απορρήτου (Privacy Settings). Έπειτα στην περιοχή του παραθύρου που αναγράφει Ρυθμίσεις Για Συγκεκριμένο Έγγραφο (Document Specific Settings) ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου στα αριστερά της εντολής Προειδοποίηση Πριν Από Την Εκτύπωση, Την Αποθήκευση Ή Την Αποστολή Ενός Αρχείο Που Περιέχει Εντοπισμένες Αλλαγές Ή Σχόλια (Warn Before Printing, Saving Or Sending A File That Contains Tracked Changes Or Comments).

02

Αφού το ενεργοποιήσουμε πατάμε το κουμπί ΟΚ σε όλα τα ανοιχτά παράθυρα διαλόγου για να επιστρέψουμε στο έγγραφό μας.

Για να δούμε λοιπόν πώς μας προειδοποιεί το Word σε περίπτωση που υπάρχουν εντοπισμένες αλλαγές ή σχόλια στο έγγραφό μας: Είτε επιλέξουμε να αποθηκεύσουμε, να εκτυπώσουμε ή να αποστείλουμε το έγγραφο ως συνημμένο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις επιλογές του Word θα εμφανιστεί:

Κατά την Αποθήκευση (Save):

03

Κατά την Εκτύπωση (Print):

04

Κατά την Αποστολή (Sending):

05

Οπότε θα έπρεπε να ενεργοποιήσουμε τον Έλεγχο Εγγράφου (Document Inspector), για να καταργηθούν όλα τα προσωπικά δεδομένα που θεωρούμε εμείς απαραίτητα.

How To Make Word Warn Us When We Save, Print Or Send A File With Tracked Revisions

If we have used the Tracking Changes option for our Word documents, a lot of us probably made the mistake of sending out our document that still show our revisions in our file, visible to anyone who knows how to turn on the option to display the revisions and the changes.

A solution would be to use the Document Inspector, where I had mentioned about the possibility that Word offers us to check our document for hidden data and personal information that might be in the document.

What happens though when we forget to use the Document Inspector; and we want to be warned every time that some information is still hidden.

The solution is to activate an option in Word, in order to be warned every time we want to Print, Save or even Send our document by e-mail using Word.

To activate it we must select the tab File and then from Backstage view and then to select the category Options. From the Word Options window that appears we select the category Trust Center and then from the bottom right area of the window to select the command Trust Center Settings.

06

From the Trust Center Settings window that appears we select from the left of the window the category Privacy Settings. Then from the area of the window named Document Specific Settings we activate the command button left from the command Warn Before Printing, Saving Or Sending A File That Contains Tracked Changes Or Comments.

07

Once activated, we press OK to all the open windows in order to return to our document.

Let’s see how Word warns us in case there are some revisions or comments in our document. Whether we select to save, print, or send our document by e-mail using Word options the following windows will appear:

Save:

08

Print:

09

Send:

10

Then we must use Document Inspector in order to remove all the personal information that we think is necessary.

Document Inspector – Έλεγχος Εγγράφου

Πρόκειται να διανείμουμε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο ενός εγγράφου του Word σε συναδέλφους ή σε πελάτες; Μία καλή ιδέα θα ήταν να αναθεωρήσουμε το έγγραφό μας και να το ελέγχουμε για κρυμμένα δεδομένα ή προσωπικά στοιχεία που μπορεί να έχουν αποθηκευτεί στο ίδιο το έγγραφο ή να βρίσκονται στις ιδιότητες του εγγράφου. Γιατί κρυμμένες πληροφορίες μπορούν να αποκαλύψουν λεπτομέρειες για την επιχείρησή μας ή λεπτομέρειες για το ίδιο το έγγραφό, λεπτομέρειες τις οποίες δεν θέλουμε να μοιραστούμε. Μία λύση λοιπόν είναι να χρησιμοποιήσουμε τον Document Inspector.

Το χαρακτηριστικό Document Inspector στο Office ελέγχει το έγγραφό μας για κρυφές ιδιότητες και για προσωπικά στοιχεία.

Πριν εφαρμόσουμε το Document Inspector, καλό θα ήταν να δημιουργήσουμε ένα αντίγραφο από το έγγραφο γιατί μερικές αλλαγές που θα εφαρμοστούν δεν θα μπορούμε να τις αναιρέσουμε. Τα βήματα που πρέπει να κάνουμε είναι τα εξής:

Μεταβαίνουμε στο Tab File (Αρχείο), και από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Info και στην δεξιά περιοχή όπου αναγράφει Prepare for Sharing ( Προετοιμασία για Διανομή), πατάμε στο βέλος κάτω από την εντολή Check for Issues (Έλεγχος για Θέματα) και διαλέγουμε την εντολή Inspect Document (Έλεγχος Εγγράφου).

01

Αφού επιλέξουμε την εντολή Inspect Document (Έλεγχος Εγγράφου), εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου απλώς τσεκάρουμε τα κουτάκια από τις διαθέσιμες επιλογές που θέλουμε να ελέγξουμε.

02

Οι κατηγορίες ελέγχου είναι οι εξής:

Comments, Revisions, Versions and Annotations – Σχόλια, Αναθεωρήσεις, Εκδόσεις και Επισημειώσεις: Ελέγχει το έγγραφο για σχόλια, εκδόσεις, σημάδια αναθεώρησης και σχόλια μελανιού.

Document Properties and Personal Information – Ιδιότητες Εγγράφου και Προσωπικές Πληροφορίες: Ελέγχει για κρυφά μετα-δεδομένα ή προσωπικές πληροφορίες που έχουν αποθηκευτεί με το έγγραφο.

Custom XML Data – Δεδομένα Προσαρμοσμένης XML (Extensible Markup Language): Ελέγχει για δεδομένα προσαρμοσμένης XML που έχουν αποθηκευτεί με το έγγραφο.

Headers, Footers and Watermarks – Κεφαλίδες, Υποσέλιδα και Υδατογραφήματα: Ελέγχει το έγγραφο για πληροφορίες σε κεφαλίδες, υποσέλιδα και υδατογραφήματα.

Invisible Content – Κρυφό Περιεχόμενο: Ελέγχει το έγγραφο για αντικείμενα που δεν είναι ορατά γιατί έχουν μορφοποιηθεί ως κρυφά. Αυτό δεν περιλαμβάνει αντικείμενα που καλύπτονται από άλλα αντικείμενα.

Hidden Text – Κρυφό Κείμενο: Ελέγχει το έγγραφο για κείμενο που έχει μορφοποιηθεί κρυφό.

Όταν πατήσουμε το κουμπί Inspect ( Έλεγχος) στην κάτω δεξιά γωνία του πλαισίου διαλόγου εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου που μας ενημερώνει για την πορεία ελέγχου του εγγράφου. Ο χρόνος ελέγχου εξαρτάται από το μέγεθος του εγγράφου και από τα περιεχόμενα του. Εδώ βλέπουμε ότι έχει φτάσει στην τελευταία κατηγορία ελέγχου και που πρόκειται για κρυφό κείμενο.

04

Αφού ολοκληρωθεί ο έλεγχος του εγγράφου, εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου, όπου μας αναφέρει τι έχει βρεθεί στο έγγραφό μας. Τα κόκκινα θαυμαστικά εμφανίζονται στις κατηγορίες όπου έχουν βρεθεί κάποια στοιχεία. Τα μπλε σημάδια ελέγχου μας αναφέρουν ότι δεν έχει εντοπιστεί τίποτα. Από δίπλα εμφανίζεται το κουμπί Remove All (Αφαίρεση Όλων) σε κάθε κατηγορία όπου έχουν εντοπιστεί στοιχεία, όπου εάν το πατήσουμε για να αφαιρεθούν τα στοιχεία πιθανόν να μην μπορούμε να τα ανακτήσουμε, όπως μας προειδοποιεί στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου.

05

Το κουμπί Inspect (Έλεγχος) έχει αλλάξει σε Reinspect (Ξανά Έλεγχος), όπου μπορούμε να ελέγξουμε ξανά το έγγραφο μας. Αφού πατήσουμε στο κουμπί Remove All (Αφαίρεση Όλων) στην κατηγορία που θέλουμε, περιμένουμε να ολοκληρωθεί η διαδικασία αφαίρεσης. Αφού ολοκληρωθεί εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα όπου μας αναφέρει ότι όλα τα στοιχεία έχουν αφαιρεθεί επιτυχώς.

06

Ο Document Inspector είναι διαθέσιμος και στο Word 2007 και στο Word 2010.

Technorati Tags:
Technorati Tags:
Technorati Tags:
%d bloggers like this: