Blog Archives

Επικόλληση Αντιμετάθεσης

How To Use Paste Transpose

Μερικές φορές θα θελήσουμε να μετατρέψουμε τις γραμμές σε στήλες και τις στήλες σε γραμμές σε ένα Βιβλίο Εργασίας του Excel.

Στο Excel μπορούμε να το επιτύχουμε αυτό με δύο διαφορετικούς τρόπους. Σε αυτό το post θα περιγράψω τον πιο εύκολο τρόπο.

Ο εύκολος τρόπος, που ολοκληρώνεται με λίγα βήματα περιγράφεται παρακάτω:

Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε τον πίνακα που θέλουμε να αντιμεταθέσουμε, και τότε να επιλέξουμε το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πρόχειρο (Clipboard) επιλέγουμε την εντολή Αντιγραφή (Copy).

01

Αφού έχουμε αντιγράψει την επιλεγμένη περιοχή, επιλέγουμε με το δείκτη του ποντικιού μας ένα κενό κελί ή μία περιοχή κελιών. Τότε από το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Πρόχειρο (Clipboard), επιλέγουμε το βέλος που βρίσκεται κάτω από την εντολή Επικόλληση (Paste) για να εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού με τις διαθέσιμες εντολές, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

Από το πτυσσόμενο μενού επιλέγουμε την εντολή Αντιμετάθεση (Transpose) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Από το πτυσσόμενο μενού μπορούσαμε επίσης να επιλέξουμε την εντολή Ειδική Επικόλληση (Paste Special).

03

Το παράθυρο διαλόγου Ειδική Επικόλληση (Paste Special) εμφανίζεται όπου επιλέγουμε την εντολή Αντιμετάθεση (Transpose) και επιλέγουμε το κουμπί ΟΚ, όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

04

Οποιονδήποτε τρόπο ακολουθήσουμε, τα δεδομένα μας έχουν αντιμετατεθεί. Παρατηρούμε ότι οι Επικεφαλίδες των Στηλών είναι τώρα Επικεφαλίδες των Γραμμών και οι Επικεφαλίδες των Γραμμών είναι τώρα Επικεφαλίδες των Στηλών.

05

Το μειονέκτημα αυτού του είδους της Αντιμετάθεσης (Transpose) είναι ότι τα δεδομένα μεταξύ των δύο πινάκων δεν είναι συνδεδεμένα. Για παράδειγμα εάν αλλάξω τα δεδομένα σε ένα κελί του αρχικού πίνακα, δεν θα αλλάξει και η τιμή του αντιμετατιθεμένου πίνακα.

Όπως ανέφερα και πιο πάνω, στο επόμενο post θα περιγράψω την συνάρτηση της Αντιμετάθεσης (Transpose) όπου τα δεδομένα είναι συνδεδεμένα μεταξύ τους.

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω βίντεο με τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω:

Επικόλληση Αντιμετάθεσης
Advertisements

How To Use Paste Transpose

Sometimes we want to convert the rows to columns and the columns to rows in an Excel Workbook.

In Excel we can accomplish this in two different ways. In this post I will describe the easiest way first, which is less complex. In my next post I will describe the second way.

The less complex one, which is completed in a few keystrokes, is described below:

First we must select the table that we want to transpose and then from the Home tab and from the area of the ribbon named Clipboard we select the command Copy.

01

Once we have copied the selected area, we move the cursor to a cell in a blank part of our worksheet or even select a specific area. Then from the Home tab and from the area of the ribbon named Clipboard we select the arrow below the command Paste, in order for the drop down menu to appear as shown in the image below.

From the drop down menu we select the command Transpose as shown in the image below.

02

From the drop down menu we could also select the command Paste Special.

03

The dialog box Paste Special appears, where we select the command Transpose and press the OK button as shown in the image below.

03a

One way or the other, our data has been transposed. We notice that the Headings of our Columns are now the Headings of our Rows, and what were the Headings of our Rows are now the Headings of our Columns.

04

The disadvantage of this sort of Transpose is the fact that the data of the two tables are not linked. For example if I change the data in a cell of the original table, nothing will get changed in the transposed version of the table.

As mentioned above I will describe in my next post, how to Transpose data that are linked between them.

You can also check out the video below, showing how we can use the Paste Transpose function in order to convert the columns and rows vice verca.

Paste Transpose

Ταυτόχρονη Μορφοποίηση Πολλαπλών Φύλλων Εργασίας

Format Multiple Sheets At The Same Time

Αρκετές φορές θέλουμε να μορφοποιήσουμε περισσότερα από ένα φύλλο εργασίας, έτσι ώστε να εμφανίζονται όλα με την ίδια μορφή. Για παράδειγμα, θέλουμε να γεμίσουμε με χρώμα την πρώτη γραμμή (1) και την πρώτη στήλη (Α) και στα τρία φύλλα του βιβλίου εργασίας με ένα ανοιχτό κόκκινο χρώμα. Επίσης, θέλουμε όταν θα καταχωρίσουμε δεδομένα στο κελί αυτά να εμφανίζονται με έντονη γραφή και να είναι στοιχισμένα στο κέντρο.

Δεν θα πρέπει λοιπόν, να κάνουμε τις όποιες μορφοποιήσεις θέλουμε τόσες φορές όσα είναι και τα φύλλα εργασίας μας.

Η διαδικασία είναι απλή και γρήγορη. Αυτό που θα πρέπει να κάνουμε είναι να πατήσουμε τον συνδυασμό πλήκτρων Ctrl+Κλικ (Ctrl+click) στις επικεφαλίδες των φύλλων εργασίας που θέλουμε να μορφοποιήσουμε. Από τη στιγμή που το κάνουμε, τα φύλλα εργασίας μας ομαδοποιούνται, και το χρώμα από τα ομαδοποιημένα φύλλα εργασίας γίνεται άσπρο όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Εάν βρίσκουμε δύσκολη τη διαδικασία Ctrl+Κλικ (Ctrl+click), μπορούμε επίσης να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω σε ένα φύλλο εργασίας και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Επιλογή Όλων Των Φύλλων (Select All Sheets) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

01a

Αφού έχουν ομαδοποιηθεί τα φύλλα εργασίας, οτιδήποτε κάνουμε σε ένα φύλλο εργασίας, αμέσως γίνεται και στα υπόλοιπα. Ακόμα και εάν καταχωρίσουμε δεδομένα σε ένα κελί ενός φύλλου εργασίας, το ίδιο δεδομένο θα εμφανιστεί στο ίδιο κελί και στα άλλα φύλλα εργασίας. Όπως ανέφερα και πιο πάνω, θέλουμε να γεμίσουμε με ένα ανοιχτό κόκκινο χρώμα την πρώτη γραμμή (1) και την πρώτη στήλη (Α) σε όλα τα φύλλα εργασίας, όπως επίσης και τα δεδομένα που θα καταχωρηθούν να έχουν έντονη γραφή και να είναι στοιχισμένα στο κέντρο.

Στην παρακάτω εικόνα έχω τακτοποιήσει και τα τρία φύλλα του βιβλίου εργασίας ώστε να εμφανίζονται οριζοντίως ταυτοχρόνως.

Καθώς έχουν ομαδοποιηθεί τα φύλλα εργασίας, επιλέγω την Πρώτη Γραμμή (First Row) και κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Ctrl επιλέγω και την Πρώτη Στήλη (First Column). Έπειτα έχω επιλέξει το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Γραμματοσειρά (Font) επιλέγω την εντολή Χρώμα Γεμίσματος (Color Fill) και επιλέγω το χρώμα γεμίσματος που θέλω.

02

Στην παρακάτω εικόνα έχω κάνει όλες τις μορφοποιήσεις που ήθελα, όπως επίσης καταχώρισα το κείμενο January στο κελί Α1 του πρώτου φύλλου εργασίας, και αμέσως όλες οι μορφοποιήσεις και δεδομένα εμφανίζονται και στα υπόλοιπα φύλλα εργασίας.

03

Εφόσον έχουμε τελειώσει με την μορφοποίηση των ομαδοποιημένων φύλλων εργασίας, θα πρέπει να θυμηθούμε να κάνουμε κλικ πάνω στις επικεφαλίδες των φύλλων εργασίας για να μην είναι πια ομαδοποιημένα, ή να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω τους και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Κατάργηση Ομαδοποίησης Φύλλων (Ungroup Sheets).

04

Μπορείτε επίσης να παρακολουθήσετε και το παρακάτω βίντεο με τα βήματα που περιέγραψα πιο πάνω:

Format Multiple Sheets At The Same Time

Many times we have wanted to format more than one sheet in a workbook, so they all look the same way. For example, we want to fill in the first row and first column of the three worksheets with a light red color. We also want, when we type in the cells for the font to be bold, and the text to be justified in the center.

Well, we don’t have to do the formatting as many times depending on how many sheets we have in our workbook.

The procedure is simple and fast. All we have to do is to press Ctrl+click on the tabs of the worksheets that we want to format. Once we do that, the sheets group together, and the color of the grouped sheets turn white as shown in the image below.

01

If we have a hard time using the Ctrl + click, we can also do a right click on one sheet and from the shortcut menu that appears to select the command Select All Sheets, as shown in the image below.

01a

Now, once the sheets are grouped, whatever we enter into one sheet gets entered in the rest of the sheets. Even in we type in something in a cell of a worksheet; the same text will be entered in the same cell of the other sheets. As mentioned above, I want to fill in the first row and the first column of the worksheets with a light red color, and the font of the text to be bold and justified to the center when I type in something.

In the image below I have arranged the worksheets of the workbook to be shown horizontally at the same time.

While the worksheets are grouped together, I select the first row and the first column and do all the formatting that I mentioned above. For example in the image below I have selected the Home tab and then from the area of the ribbon named Font I have selected the Color Fill button and then selected the color that I wanted to use.

02

In the image below I have finished with all the formatting needed and have even typed in the A1 cell of the first sheet the word January. All the formatting and text appear immediately in the rest of the sheets.

03

Once finished formatting group sheets, we should remember to click on the tabs of the sheets to ungroup them, or right click on them and from the shortcut menu that appears we select the command Ungroup Sheets as shown below.

04

You can also check out the video below, showing the steps in order to apply quick formatting to all the sheets.

Αποθήκευση Χώρου Εργασίας

Save As Workspace

Πολλές φορές έχει χρειαστεί να δουλέψουμε με περισσότερα από ένα βιβλία εργασίας την ίδια χρονική στιγμή στο Excel, με το καθένα από τα βιβλία αυτά να καταλαμβάνουν το δικό τους ξεχωριστό παράθυρο. Επίσης, γνωρίζουμε ότι θα τα επεξεργαζόμαστε για αρκετό χρονικό διάστημα, άραγε σημαίνει ότι πρέπει να ανοίγουμε κάθε φορά το καθένα από τα βιβλία εργασίας ξεχωριστά. Διαδικασία χρονοβόρα και εκνευριστική.

Τι κάνουμε λοιπόν; Τα αποθηκεύουμε ως Χώρο Εργασίας!!!

Αφού τα αποθηκεύσουμε ως χώρο εργασίας, κάθε φορά που θα ανοίγουμε το συγκεκριμένο αρχείο θα εμφανίζονται και τα βιβλία εργασίας μας σύμφωνα με την διάταξη την οποία είχαμε ορίσει.

Πρώτα θα πρέπει να ανοίξουμε τα βιβλία εργασίας τα οποία θα χρησιμοποιήσουμε (στο παράδειγμα θα χρησιμοποιήσω τρία διαφορετικά βιβλία εργασίας.

Αφού τα έχουμε ανοίξει, θα πρέπει να τα τακτοποιήσουμε στην οθόνη μας, έτσι ώστε να εμφανίζονται ταυτόχρονα. Για να το κάνουμε αυτό θα πρέπει να μεταβούμε στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράθυρο (Window) να επιλέξουμε την εντολή Τακτοποίηση Όλων (Arrange All) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αφού επιλέξουμε την εντολή θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Τακτοποίηση Παραθύρων (Arrange Windows), όπου επιλέγουμε πώς θέλουμε να τακτοποιήσουμε τα βιβλία εργασίας μας και πατάμε στο κουμπί ΟΚ. Στο δικό μου παράδειγμα έχω επιλέξει να τακτοποιήσω τα παράθυρα Οριζόντια (Horizontal).

02

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε να έχουν τακτοποιηθεί και τα τρία βιβλία εργασίας στην οθόνη οριζοντίως.

06

Εφόσον έχουμε τακτοποιήσει τα παράθυρα στην οθόνη μας, μεταβαίνουμε πάλι στο Tab Προβολή (View) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Παράθυρο (Window) επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Χώρου Εργασίας (Save Workspace) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

03

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση Χώρου Εργασίας (Save Workspace), όπου καθορίζουμε την θέση και το όνομα του αρχείου. Παρατηρούμε ότι η επέκταση του Χώρου Εργασίας (Workspace) είναι .xlw (Excel Workspace).

04

Αφού έχουμε καθορίσει την θέση και το όνομα του αρχείου πατάμε στο κουμπί Αποθήκευση (Save). Την επόμενη φορά που ανοίξουμε το Χώρο Εργασίας (Workspace), θα εμφανιστούν και τα τρία βιβλία εργασίας ταυτόχρονα σύμφωνα με τη διάταξη την οποία είχαμε ορίσει.

Στην παρακάτω εικόνα μπορούμε να δούμε πώς εμφανίζεται το εικονίδιο του Χώρου Εργασίας, το οποίο διαφέρει από το εικονίδιο ενός αρχείου του Excel.

07

Save As Workspace

Many times we will find ourselves working with more than one Excel workbook at the same time, and each of these windows are occupying their own separate window. We also know that we will be working with these workbooks for a long period of time, which means that we will have to open these workbooks one by one each time. Process time-consuming and annoying!!!

So what do we do? We save these workbooks as a Workspace.

Once we have saved them as a Workspace, each time that we will be opening the specific file, all the workbooks will appear according to the layout that we had defined.

First of all we must open the workbooks that we are going to use (in my example I will be using three different workbooks).

Once we have opened them, we must arrange them in our screen, so that they all appear at once. In order for us to do that we must select the View tab and from the area of the ribbon named Window, we must select the command Arrange All as shown in the image below.

01

Once the command is selected the Arrange Windows dialog box appears, where we select the layout of our workbooks to appear and press the OK button. In my example I have selected to arrange the workbooks Horizontal.

02

In the image below we can see all three workbooks arranged horizontally.

06

Once we have arranged our windows on our screen, we select again the View tab and from the area of the window named Window we select the command Save Workspace as shown in the image below.

03

The Save Workspace window appears where we much define the location and name of the file. We notice that the extension of the Workspace file is .xlw (Excel Workspace)

05

Once we have defined the location and the name of the file we press the Save button. The next time that we will open the saved Workspace, all three workbooks will appear at once according to the layout that we had defined.

In the image below we can see the icon of the Workspace, which is different from the Excel file.

07

Προσαρμοσμένες Λίστες στο Excel

Custom Lists in Excel

Στο Excel υπάρχει ένα χαρακτηριστικό που μας επιτρέπει να δημιουργήσουμε μία προσαρμοσμένη λίστα από ονόματα, τοποθεσίες, προϊόντα ή οτιδήποτε άλλο θεωρούμε απαραίτητο. Αφού τη δημιουργήσουμε μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης (AutoFill) για να συμπληρώσουμε τη λίστα στο φύλλο εργασίας μας.

Για παράδειγμα έχω πληκτρολογήσει σε ένα φύλλο εργασίας του Excel διάφορες κατηγορίες για τους χρήστες του Office και δεν επιθυμώ κάθε φορά που χρειάζομαι τη συγκεκριμένη λίστα να την πληκτρολογώ από την αρχή. Τι μπορούμε να κάνουμε;

Μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Προσαρμοσμένη Λίστα (Custom List) με τις κατηγορίες, έτσι ώστε όταν θα καταχωρήσουμε μία μόνο κατηγορία σε ένα κελί του φύλλου εργασίας, χρησιμοποιώντας μετά τη λειτουργία της Αυτόματης Συμπλήρωσης (AutoFill) να συμπληρώσουμε και την υπόλοιπη λίστα είτε οριζοντίως είτε καθέτως αυτόματα.

Για να δούμε πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε μία Προσαρμοσμένη Λίστα (Custom List).

Πρώτα από όλα θα πρέπει να καταχωρήσουμε στα κελιά τη λίστα από ονόματα, τοποθεσίες, κτλ., που θέλουμε να υπάρχουν στη λίστα μας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αφού έχουμε καταχωρήσει τη λίστα που θέλουμε θα πρέπει να επιλέξουμε την περιοχή κελιών που καταλαμβάνει και τότε:

Για τους χρήστες του Excel 2007: Επιλέγουμε το κουμπί του Office (Office Button) και έπειτα από το κάτω δεξιό μέρος του μενού επιλέγουμε τις Επιλογές του Excel (Excel Options). Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel (Excel Options) εμφανίζεται όπου επιλέγουμε την κατηγορία Δημοφιλείς (Popular) από τα αριστερά του παραθύρου. Έπειτα στην περιοχή που αναγράφει Καλύτερες Επιλογές Για Την Εργασία Με Το Excel (Top Options For Working With Excel) επιλέγουμε το κουμπί Επεξεργασία Προσαρμοσμένων Λιστών (Edit Custom Lists).

Για τους χρήστες του Excel 2010: Επιλέγουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε backstage προβολή και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την κατηγορία Επιλογές (Options). Αφού εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Επιλογές (Options) επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced) από τα αριστερά του παραθύρου. Τότε από τα δεξιά του παραθύρου πλοηγούμαστε στην περιοχή Γενικά (General) όπου επιλέγουμε το κουμπί Επεξεργασία Προσαρμοσμένων Λιστών (Edit Custom Lists).

Είτε Excel 2007 είτε Excel 2010 χρησιμοποιούμε το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists) εμφανίζεται όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα:

02

Στο κάτω μέρος του παραθύρου και στα δεξιά της περιοχής που αναγράφει Εισαγωγή Λίστας Από Τα Κελιά (Import Lists From Cells), παρατηρούμε να αναγράφεται η επιλεγμένη περιοχή των κελιών μας (στο παράδειγμα $A$1:$A$30). Το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να πατήσουμε στο κουμπί Εισαγωγή (Insert) που βρίσκεται στα δεξιά του παραθύρου και η λίστα μας θα εισαχθεί στην περιοχή Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

03

Από τη στιγμή που έχει εισαχθεί η λίστα μας πατάμε στο κουμπί ΟΚ δύο φορές για να επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας μας. Το μόνο που μένει να κάνουμε τώρα είναι να επιλέξουμε το κελί στο οποίο έχουμε πληκτρολογήσει μία περίπτωση από τη λίστα μας, και έπειτα μεταβαίνουμε με το ποντίκι μας στη κάτω δεξιά γωνία του επιλεγμένου κελιού. Παρατηρούμε πώς εμφανίζεται ένας μικρός μαύρος σταυρός όπου κρατώντας πατημένο το αριστερό κουμπί του ποντικιού μας σύρουμε προς τα δεξιά ή καθέτως [η λειτουργία αυτή ονομάζεται Αυτόματης Συμπλήρωση (AutoFill)] για να συμπληρώσουμε στην περιοχή κελιών που θέλουμε όπως εμφανίζεται κα παρακάτω.

04

Εάν δεν είχαμε πληκτρολογήσει τη λίστα μας από την αρχή στο φύλλο εργασίας μας, θα μπορούσαμε να την καταχωρήσουμε απευθείας μέσα στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom Lists). Θα έπρεπε να πληκτρολογήσουμε τη λίστα ακριβώς κάτω από την περιοχή που αναγράφει Εγγραφές Λίστας (List Entries), και έπειτα να πατούσαμε στο κουμπί Προσθήκη (Add).

Όταν δεν χρειαζόμαστε πια τη λίστα, μπορούμε να τη διαγράψουμε από το παράθυρο διαλόγου Προσαρμοσμένες Λίστες (Custom List), με την επιλογή της συγκεκριμένης λίστας και έπειτα να επιλέξουμε το κουμπί Διαγραφή (Delete).

Custom Lists In Excel

In Excel there is a feature that enables us to create a custom list with names, locations, products or whatever else we need. Once created, we can use the AutoFill handle to fill these list items in a workbook.

For example I have typed in an Excel worksheet different sorts of certifications for Office users and I am tired of typing them over and over again every time that is necessary. What can I do?

I can create a Custom List with these certifications, and then by typing only one sequence of these certifications in a cell, and then dragging the AutoFill handle to the rest of the blank cells either horizontally either vertically the list will be completed.

Let’s see how this can be done.

First of all we must type the cells the list of names, locations, etc, that we want to be used as shown in the example below.

01

Once we have typed in the list we must select the list of names and then:

For Excel 2007: We click on the Office button and then we click on Excel Options which is located at the bottom of the menu. The Excel Options dialog box appears, where we select the Popular category from the left of the window and then from the section Top Options For Working With Excel we click the Edit Custom Lists buttons.

For Excel 2010: We click the File tab in order to go to backstage View and then select the category Options. Once the Options dialog box appears we select the Advanced category from the left. Then from the right of the window, we locate the General section and then select the Edit Custom Lists button.

For either Excel 2007 or Excel 2010 the Custom List window appears as shown in the image below:

02

At the bottom of the window and at the right of the area Import List From Cells, we notice the selected area of our cells (in our case $A$1:$A$30). All we have do to now is to press the Import button at the right and we will see our list imported in the Custom Lists dialog box as shown in the image below.

03

Once the list is imported we press the OK button twice in order to return to our spreadsheet. All we have to do now is to go to the cell where we have typed a sequence of our list, and then we move our mouse at the bottom right corner of the cell where we will notice a small black cross appearing where we just drag and drop with our mouse to the area of the cells (this procedure is called AutoFill) that are needed as we can see in the image below.

04

If we hadn’t typed our list from before in our spreadsheet, we could have done it right in the Custom Lists dialog box. All we had to do was to type our list below the area of the window named List Entries, and once finished we would have just pressed the Add button.

Once a list is not needed anymore we can delete it from the Custom Lists dialog box, by selecting the specific list and by pressing the Delete button.

Chart Advisor

Σύμβουλος Γραφήματος

Ποιός είπε ότι χρειάζεται να είμαστε expert στο Excel για να δημιουργήσουμε ένα επαγγελματικό γράφημα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας;

Πιστεύω πως αρκετές φορές έχουμε σπαταλήσει αρκετό χρόνο μέχρι να βρούμε το κατάλληλο γράφημα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας. Εδώ κάνει την εμφάνισή του το Chart Advisor.

Το Chart Advisor έχει δημιουργηθεί έτσι ώστε οι χρήστες του Excel να μπορούν να δημιουργούν γραφήματα γρήγορα και αποτελεσματικά. Αναλόγως με τα δεδομένα μας στο φύλλο εργασίας, αναγνωρίζει, κατατάσσει και απεικονίζει γραφήματα που ταιριάζουν ως επί το πλείστον με τα δεδομένα μας έτσι ώστε να δημιουργήσει το πιο κατάλληλο γράφημα. Η ομάδα του Microsoft Office Labs έχει και πάλι κάνει μία πολύ καλή δουλειά.

Για να κατεβάσουμε το Chart Advisor θα πρέπει να επισκεφτούμε την παρακάτω διεύθυνση:

http://www.officelabs.com/projects/chartadvisor/Pages/default.aspx

Απαιτήσειs: 32-bit Windows XP ή Windows Vista. Excel 2007.

Περιορισμοί: Αγγλικά μόνο. Η ανάλυση περιορίζεται σε 8.000 κελιά.

Για τις ανάγκες του Post το έχω εγκαταστήσει σε Windows 7 Home Basic και σε Office 2007.

Αφού το έχουμε κατεβάσει, τρέχουμε το εκτελέσιμο αρχείο ChartAdvisorSetup.exe για να το εγκαταστήσουμε. Αφού το ξεκινήσουμε την εγκατάσταση εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Chart Advisor Setup, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Αποδεχόμαστε όλες τις πολιτικές απορρήτου, μέχρι που να φτάσουμε στο τελευταίο παράθυρο του οδηγού εγκατάστασης, όπου πληροφορούμαστε για την επιτυχή εγκατάσταση όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

04

Τώρα το μόνο που απομένει είναι να ξεκινήσουμε το Excel, και να καταχωρήσουμε τα δεδομένα μας που θέλουμε να απεικονίσουμε σε γράφημα. Αφού το έχουμε κάνει και έχουμε επιλέξει με το ποντίκι μας την περιοχή με τα δεδομένα μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert), όπου παρατηρούμε να έχει εμφανιστεί μία καινούργια περιοχή στην κορδέλα μας που ονομάζεται Office Labs, όπου και επιλέγουμε το την εντολή Chart Advisor όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05a

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Chart Advisor From Microsoft Office Labs, όπου εμφανίζονται τα πέντε πιο κατάλληλα γραφήματα για να αναπαραστήσουμε τα δεδομένα μας.

Το πρώτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Διασποράς (Radar) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

05

Το δεύτερο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Πίτας (Pie) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

06

Το τρίτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Σωρευμένης Στήλης (Clustered Columns) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

07

Το τέταρτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Σωρευμένης Ράβδου (Clustered Bar) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

08

Το πέμπτο γράφημα από αριστερά είναι Γράφημα Γραμμής (Line) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Στο μέσο του παραθύρου εμφανίζεται σε μεγάλη προεπισκόπηση το πώς θα εμφανίζεται το γράφημα στο φύλλο εργασίας μας. Εάν είμαστε ικανοποιημένοι με τα αποτελέσματα επιλέγουμε την εντολή Εισαγωγή Γραφήματος (Insert Chart) που βρίσκεται στο κάτω δεξιό μέρος του παραθύρου.

09

Στο αριστερό μέρος του παραθύρου του Chart Advisor μπορούμε να Modify (Τροποποιήσουμε) το γράφημα ή να Filter Data (Φιλτράρουμε τα Δεδομένα ) επιλέγοντας το αντίστοιχο κουμπί. Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει να Φιλτράρω τα Δεδομένα και στο πάνω μέρος της περιοχής Filter Data (Φιλτράρισμα Δεδομένων) μπορώ να επιλέξω ή να από-επιλέξω μέρες της εβδομάδας ανάλογα με τα δεδομένα που έχω καταχωρίσει.

10

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει διαφορετικά δεδομένα από το φύλλο εργασίας και έχω ενεργοποιήσει πάλι την εντολή Chart Advisor. Το παράθυρο Chart Advisor εμφανίζεται, και όπως βλέπουμε στο πάνω μέρος του παραθύρου, μας προτείνει διαφορετικά είδη γραφημάτων. Μετά από το αριστερά του παραθύρου επιλέγω το κουμπί Modify Chart (Τροποποίηση Γραφήματος), και από την περιοχή Modify Chart (Τροποποίηση Γραφήματος) μπορώ να τροποποιήσω  τις ρυθμίσεις που θέλω για το γράφημα.

11

Οποιεσδήποτε ρυθμίσεις κάνω θα πρέπει να πατήσω στο κουμπί Update Chart (Ενημέρωση Γραφήματος ) που εμφανίζεται, έτσι ώστε να εφαρμοστούν οι ρυθμίσεις ή να πατήσω στο κουμπί Undo (Αναίρεση) για να αναιρέσω όλες τις ρυθμίσεις.

12

Αφού έχω τελειώσει επιλέγω το κουμπί Insert Chart (Εισαγωγή Γραφήματος) και το γράφημά έχει εισαχθεί στο φύλλο εργασίας όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

13

Από τη στιγμή που έχει εισαχθεί το γράφημα μπορούμε να το τροποποιήσω, να το μορφοποιήσω ή και να αλλάξω τη διάταξή του χρησιμοποιώντας τα αντίστοιχα Tab της κορδέλας.

Chart Advisor

Who said that we need to be an expert in Excel to create a professional chart in order to visualize our data?

I believe we have all wasted so much time to find the right chart in order to represent out data in the best way possible. Well this is where the Chart Advisor shows up.

Chart Advisor was created so Excel users can create graphs quickly and effectively. Depending on our data on the Worksheet, it identifies, ranks and displays charts that are mostly relevant to our data in order to create the most appropriate chart. The Microsoft Office Labs has done a successful job once again.

In order to download the Chart Advisor we must follow the address below:

http://www.officelabs.com/projects/chartadvisor/Pages/default.aspx

Requirements: 32-bit Windows XP or Windows Vista. Excel 2007.

Limitations: English only. Analysis limited to 8,000 cells.

For this Post I have installed it on Windows 7 Home Basic and Office 2007 Greek.

Once downloaded, we run the executable file ChartAdvisorSetup.exe in order to install it, where the Chart Advisor Setup window appears.

01

We accept all the privacy policies, until we reach to last window of the setup installation where we are informed that it was successfully as shown in the image below.

04

Now all we have to do is to start Excel, and input all our data that we want represent in a chart. Once we have done we make sure that we have selected the data in our spreadsheet and then weselect the Insert Tab and from the area of the ribbon named Office Labs we select the Chart Advisor button as we can see in the image below.

05a

Straight away the Chart Advisor from Microsoft Office Labs window appears, showing us the best five charts that our data can be represented in, created in seconds.

The first one is the Radar chart as we can see in the image below, and in the middle of the window we can see a preview of how our data will be represented. If we are satisfied with the result we just press the Insert Chart button at the bottom right of the window.

05

The second one is the Pie chart as we can see in the image below, and in the middle of the window we can see a preview of how our data will be represented. If we are satisfied with the result we just press the Insert Chart button at the bottom right of the window.

06

The third one is the Clustered Columns chart as we can see in the image below, and in the middle of the window we can see a preview of how our data will be represented. If we are satisfied with the result we just press the Insert Chart button at the bottom right of the window.

07

The fourth one is the Clustered Bar chart as we can see in the image below, and in the middle of the window we can see a preview of how our data will be represented. If we are satisfied with the result we just press the Insert Chart button at the bottom right of the window.

08

The fifth one is the Line chart as we can see in the image below, and in the middle of the window we can see a preview of how our data will be represented. If we are satisfied with the result we just press the Insert Chart button at the bottom right of the window.

09

At the left of the Chart Advisor window we can either Modify our Chart or we can Filter the Data by selecting the appropriate button. In the image below we can see that we have chose the Filter Data button and then at the top of the Filter Data window we can select or deselect days of the week depending on the data that we have.

10

In the image below I have now selected different data from a worksheet and selected the Chart Advisor button. The Chart Advisor window appears, and as we can see it suggests different sorts of charts at the top row. Then from the left area of the window I have selected the Modify Chart button, and from the Modify Chart area we can do all the settings that we want to for our chart.

11

Whatever settings we do we have to press the Update Chart button that appears in order for the changes to be applied or to press the Undo Changes button to undo all the settings.

12

Once finished we press the Insert Chart button, and straight away our chart has been inserted into to our worksheet as we can see in the image below.

13

Once the chart is inserted we can still modify it, change the layout or format it in order for our chart to look the best way as possible.

%d bloggers like this: