Blog Archives

Πώς να Διαγράψουμε Όλα Τα Αντικείμενα Σε Ένα Φύλλο Εργασίας

How To Delete All Objects At Once In A Spreadsheet

Υποθέτουμε ότι έχουμε γραφήματα και αντικείμενα σε ένα φύλλο εργασίας και δεν είμαστε ικανοποιημένοι με την εμφάνισή τους και θέλουμε να τα διαγράψουμε όλα με μία κίνηση. Τι κάνουμε;

Αντί να τα επιλέγουμε ένα, ένα (χρονοβόρα διαδικασία) και έπειτα να πατάμε το κουμπί delete κάθε φορά, υπάρχει μία πολύ πιο γρήγορη διαδικασία εάν ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα.

Στο tab Κεντρική (Home) και στην περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Επεξεργασία (Editing), επιλέγουμε την εντολή Εύρεση & Επιλογή (Find & Select). Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Μετάβαση Ειδικά Σε… (Go To Special) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

01

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Μετάβαση Ειδικά Σε (Go To Special) όπου ενεργοποιούμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής Αντικείμενο (Objects) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα και πατάμε το κουμπί ΟΚ.

02

Από τη στιγμή που πατήσουμε το κουμπί ΟΚ, θα παρατηρήσουμε ότι όλα τα αντικείμενα στο φύλλο εργασίας μας είναι επιλεγμένα.

Τώρα το μόνο που μας μένει να κάνουμε είναι να πατήσουμε το κουμπί Delete (αφού αυτό θέλαμε να κάνουμε από την αρχή) και όλα τα αντικείμενα έχουν διαγραφεί από το φύλλο εργασίας μας.

03

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video για το πώς μπορούμε να διαγράψουμε όλα τα αντικείμενα σε ένα φύλλο εργασίας ταυτόχρονα.

Advertisements

How To Delete All Objects At Once In A Spreadsheet

Assuming that we have charts and objects in our spreadsheet and we come to the point that we are not satisfied with the appearance of them and we want to delete them all at once. What do we do?

Instead of selecting them one by one (procedure which will take a long time) and then pressing the delete button every time, we can follow the next tip.

On the Home tab of the Excel window and in the area of the ribbon named Editing, we select the Find & Select button. From the drop down menu that appears we select the Go To Special… command as we can see in the image below.

01

The Go To Special window appears, where we activate the button next to the command Objects as we can see in the image below and the press the OK button.

03

Once we press the OK button, we will notice that all the objects in our spreadsheet are now selected.

Now all we have to do is to press the delete button (seeing that, that is what we wanted) in order for all the objects to be deleted.

04

Below you can check out the video describing on how to delete all the objects in our spreadsheet very quickly.

Ανίχνευση Προηγουμένων και Εξαρτημένων

Trace Precedents and Dependents in Excel

Το Excel μας παρέχει μερικά χρήσιμα εργαλεία για τον έλεγχο ενός τύπου, έτσι ώστε να μπορέσουμε να καταλάβουμε τι έχουμε κάνει λάθος σε έναν τύπο, με το να ανιχνεύουμε τις σχέσεις μεταξύ το κελιών στον τύπο σε ένα φύλλο εργασίας.

Με την ανίχνευση των κελιών μπορούμε να εντοπίσουμε τα Προηγούμενα (Precedents) και τα Εξαρτημένα (Dependents).

Τι είναι όμως Προηγούμενα (Precedents) και Εξαρτημένα (Dependents);

Προηγούμενα (Precedents) είναι κελιά ή περιοχές κελιών που επηρεάζουν την τιμή του ενεργού κελιού.

Εξαρτημένα (Dependents) είναι κελιά ή περιοχές κελιών που επηρεάζονται από την τιμή του ενεργού κελιού.

Σε συναρτήσεις που δημιουργούμε στο Excel, αυτά μπορεί να περιέχουν Προηγούμενα (Precedents), και μπορεί να είναι Εξαρτημένα (Dependents) σε άλλες συναρτήσεις.

Για να εντοπίσουμε Προηγούμενα (Precedents) και Εξαρτημένα (Dependents) στο Excel θα πρέπει να κάνουμε το εξής:

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το κελί που θέλουμε να εντοπίσουμε τα Προηγούμενα (Precedents) ή Εξαρτημένα (Dependents). Τότε θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Τύποι (Formula) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Έλεγχος Τύπου (Formula Auditing), να επιλέξουμε είτε Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents) ή Ανίχνευση Εξαρτημένων (Trace Dependents) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

01

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει το κελί K11 (που περιέχει μία συνάρτηση) και έπειτα έχω επιλέξει την εντολή Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents) μία φορά. Αμέσως εμφανίζεται ένα γαλάζιο βέλος που δείχνει ποια κελιά επηρεάζουν την αξία του επιλεγμένου κελιού.

00

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει πάλι την εντολή Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents), όπου εμφανίζονται περισσότερα γαλάζια βέλη που μας υποδηλώνουν ποια κελιά επηρεάζουν την τιμή του πρωτεύον προηγουμένων κελιών.

02

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει ένα, ένα τα κελιά C9, D9, E9, F9, G9 και κάθε φορά που επέλεγα ένα κελί επέλεγα και την εντολή Ανίχνευση Εξαρτημένων (Trace Dependents). Αφού έκανα το ίδιο για όλα τα κελιά τα γαλάζια βέλη μας υποδηλώνουν ποια επηρεάζονται από την τιμή του τρέχοντος επιλεγμένου κελιού.

04

Εάν κάνουμε ένα διπλό κλικ πάνω σε ένα γαλάζιο βέλος, αυτή η κίνηση θα ενεργοποιήσει το κελί που βρίσκεται στο ένα άκρο της γραμμής, και εάν θα κάνουμε πάλι ένα διπλό κλικ πάνω στη γραμμή πάλι αυτό θα ενεργοποιήσει το κελί που βρίσκεται στο άλλο άκρο.

Αφού τελειώσουμε με τις εντολές Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents) και Ανίχνευση Εξαρτημένων (Trace Dependents), μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Κατάργηση Βελών (Remove Arrows) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται μπορούμε να επιλέξουμε είτε τις εντολές:

  • Κατάργηση Βελών (Remove Arrows): Καταργεί όλα τα βέλη.
  • Κατάργηση Βελών Των Προηγουμένων (Remove Precedents Arrows): Καταργεί όλα τα βέλη των προηγουμένων.
  • Κατάργηση Βελών Των Εξαρτημένων (Remove Dependent Arrows): Καταργεί όλα τα βέλη των εξαρτημένων.

05

Χρησιμοποιώντας τις εντολές Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents) και Ανίχνευση Εξαρτημένων (Trace Dependents) θα μπορούμε να κατανοήσουμε καλύτερα τον τύπο και να διορθώσουμε τυχόν λάθη που τυχόν έχουμε εντοπίσει.

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τις εντολές Ανίχνευση Προηγουμένων (Trace Precedents) και Ανίχνευση Εξαρτημένων (Trace Dependents).

 

Trace Precedents and Dependents in Excel

Excel offers us some useful tools for auditing a formula, in order to understand what we have done wrong in the formula, by tracking down the relationships between the cells of the formula in a spreadsheet. By tracking the cells we will be able to locate the Precedents cells and the Dependents cells.

What are Precedents and Dependents though?

Precedents are cells or ranges of cells that affect the active cells value.

Dependents are cells or ranges of cells that are affective by the active cell.

In formulas that we create in Excel, they may contain precedents, and maybe they are dependents on other formulas.

In order to locate the Precedents and Dependents in Excel we must do the following:

First of all we must select the cell that we want to trace the Precedents or the Dependents. Then we select the Formulas tab and then from the area of the ribbon named Formula Auditing we select either Trace Precedents or Trace Dependents as we can see in the image below.

01

In the image below I have selected the J10 cell (which contains a formula) and then clicked on the Trace Precedents button once. Straight away the blue arrows appear showing what cells affect the value of the currently selected cell.

01a

In the image below I have clicked on the Trace Precedents button once more, and more blue arrows appear showing us which cells affect the value of the primary precedents cells.

02

In the image below I have selected the cells C9, D9, E9, F9, G9 one by one and each time I selected one cell I also activated the Trace Dependents button. Once finished the blue arrows indicate what cells are affected by the value of the currently selected cells.

03

If we double click on a blue arrow, that will activate the cell on one end of the line, and if we double click it again it will activate the cell on the other end.

Once we have finished with Tracing the Precedents and Dependents we can select the command Remove Arrows and from the drop down menu we can select either to:

  • Remove Arrows
  • Remove Precedent Arrows
  • Remove Dependent Arrows

04

By using the Trace Precedents and Trace Dependents commands we will be able to understand our formula much better and if anything is wrong with it we will be able to locate the error also.

Below you can check out the video in order to understand how to use the Trace Precedents and Trace Dependents functions in Excel.

Κατάργηση Διπλοτύπων Στο Excel 2010

Remove Duplicates in Excel 2010

Αρκετές φορές όταν το Excel χρησιμοποιείται για να διαχειριστεί λίστες δεδομένων, διπλότυπες εγγραφές μπορεί να υπάρχουν στη λίστα δεδομένων, που πρέπει να εντοπιστούν και να διαγραφούν. Πώς μπορούμε να εντοπίσουμε και να διαγράψουμε τις διπλότυπες εγγραφές στο Excel;

Στο φύλλο εργασίας παρακάτω θέλουμε να βρούμε τις διπλότυπες εγγραφές για τη στήλη Προϊόν, (φανταστείτε να υπάρχουν δεδομένα πολύ πιο περισσότερα από ότι το παράδειγμα). Αντί να περνάμε τα δεδομένα ένα προς ένα για να εντοπίσουμε τα διπλότυπα μπορούμε να κάνουμε το εξής:

01

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε ένα κελί μέσα στην περιοχή των δεδομένων και έπειτα να μεταβούμε στο tab Δεδομένα (Data), και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Εργαλεία Δεδομένων (Data Tools) επιλέγουμε την εντολή Κατάργηση Διπλότυπων (Remove Duplicates) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω. Εξορισμού είναι επιλεγμένη η εντολή Τα Δεδομένα Έχουν Κεφαλίδες (My Data Has Headers), και όλες οι κεφαλίδες των στηλών του φύλλου εργασίας είναι επιλεγμένα.

03

Εάν δεν έχουμε κεφαλίδες στο φύλλο εργασίας θα πρέπει να απενεργοποιήσουμε το κουμπί ελέγχου αριστερά της εντολής Τα Δεδομένα Έχουν Κεφαλίδες (My Data Has Headers) και το παράθυρο διαλόγου Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) εμφανίζεται όπως και στην παρακάτω εικόνα.

04

Εάν θέλουμε να από-επιλέξουμε όλες τις κεφαλίδες απλώς πατάμε στο κουμπί Κατάργηση Επιλογής Όλων (Unselect All). Τότε επιλέγουμε τα κουτιά ελέγχου στα αριστερά της ονομασίας της στήλης που θέλουμε να ελέγξουμε για διπλότυπες εγγραφές. Τότε πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να ξεκινήσει το Excel την αναζήτηση και διαγραφή των διπλότυπων εγγραφών.

05

Το πλαίσιο διαλόγου πληροφορίας εμφανίζεται, όπου μας αναφέρει ότι μία διπλότυπη τιμή βρέθηκε και καταργήθηκε και ότι απομένουν άλλες 7 μοναδικές τιμές.

06

Εάν είχαμε επιλέξει ένα κελί εκτός της περιοχής δεδομένων και προσπαθούσαμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) θα εμφανίζονταν το προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου όπου θα μας ενημέρωνε ότι δεν είναι δυνατή η ολοκλήρωση της εντολής με την περιοχή που είχαμε επιλέξει.

07

Εάν δεν θέλουμε να καταργήσουμε τις διπλότυπες εγγραφές στο φύλλο εργασίας, αλλά απλώς να της επισημάνουμε για να μπορέσουμε να τις εξετάσουμε, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους (Conditional Formatting). Για να τη χρησιμοποιήσουμε θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Κεντρική (Home) και από την περιοχή Στυλ (Styles) να επιλέξουμε την εντολή Μορφοποίηση Υπό Όρους (Conditional Formatting) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

08

Αφού εμφανιστεί το πτυσσόμενο μενού, επιλέγουμε την εντολή Επισήμανση Κανόνων Κελιών (Highlight Cells Rules) και από τα δεξιά του υπομενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Διπλότυπες Τιμές (Duplicate Values).

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Διπλότυπες Τιμές (Duplicate Values) όπου μπορούμε να επιλέξουμε το είδος της μορφοποίησης που θα έχουν οι Διπλότυπες (Duplicate) ή οι Μοναδικές (Unique) τιμές όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

09

Κατευθείαν οι Διπλότυπες (Duplicates) ή οι Μοναδικές (Unique) τιμές έχουν επισημανθεί σύμφωνα με την μορφοποίηση που είχαμε επιλέξει.

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Κατάργηση Διπλοτύπων (Remove Duplicates) στο Excel 2010.

Remove Duplicates in Excel 2010

du·pli·cate

adj.

  1. copied exactly from an original
  2. identical
  3. existing as a pair or in pairs; twofold

Many times when Excel is used to manage lists of data, duplicates may exist in the lists of data and needed to be identified and deleted. How can we identify the duplicates in our Excel spreadsheet?

In the spreadsheet below we want to find the duplicates for the Product column, (imagine the data being many more than this actual example). Instead of going through our data one by one in order to locate the duplicate we can do the following:

01

First of all, we must select a cell inside the area of the data and then activate the Data tab and from the area of the ribbon named Data Tools we select the command Remove Duplicates as we can see in the image below.

02

Once selected the Remove Duplicates window appears as we can see in the image below. By default the My Data Has Headers command is activated, and all the headings of our spreadsheet are selected.

02a

If we do not have headers in our spreadsheet we need to de-activate the My Data Has Headers command, and the Remove Duplicates window will appear as the image below.

03a

If we want to uncheck all the headings we just press the Unselect All button. Then we click on the check box at the left of the column name that we want to check for duplicates. We then press the OK button in order for Excel to search and delete the duplicates.

03

The information dialog box appears notifying us that one duplicate value was found and removed, and that six unique values remain as we can see in the image below.

04

If we have selected a cell outside of the data area and try to use the Remove Duplicates function the following warning dialog box will appear notifying us that the command could not be completed because of the range specified.

05

If we don’t want to remove the duplicates in our spreadsheet, but to highlight them in order to be examined we can use the Conditional Formatting command.

In order to use it, we select the Home tab and from the area of the ribbon named Styles we select the command Conditional Formatting as we can see below.

06

Once the drop down menu appears we select the Highlight Cells Rules and from the right of the menu we navigate to the bottom of the secondary menu and select the Duplicate Values command.

The Duplicate Values dialog box appears where we can select what sort of formatting the Duplicates or Unique values will have as we can see in the image below.

08

Straight away our duplicate or unique values will be highlighted according to the format that we had chosen.

Below you can check out the video describing how to use the Remove Duplicates function in Excel 2010.

Έλεγχος και Υπολογισμός Τύπου Στο Excel 2010

Check And Evaluate Formulas in Excel 2010

Μόλις έχουμε τελειώσει τη δημιουργία ενός τύπου στο Excel (για το οποίο είμαστε υπερήφανοι) αλλά θέλουμε να ελέγξουμε την εγκυρότητά του. Τι κάνουμε;

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) που μας παρέχει το Excel.

Πολύ χρήσιμη λειτουργία ειδικά για μεγάλες συναρτήσεις και για συναρτήσεις που έχουν εξαρτημένες τιμές, γιατί μπορούμε να δούμε πολύ εύκολα πώς το Excel υπολογίζει τη συνάρτηση.

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το κελί που περιέχει τον τύπο και έπειτα να επιλέξουμε το tab Τύποι (Functions) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Έλεγχος Τύπου (Formula Auditing) επιλέγουμε την εντολή Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

01

Το παράθυρο διαλόγου Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) εμφανίζεται όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω. Στην πάνω αριστερή γωνία του παραθύρου και κάτω από εκεί που αναγράφει Αναφορά (Reference), βλέπουμε την αναφορά του κελιού το οποίο είναι IF!$I$4 (το όνομα του φύλλου εργασίας και του κελιού). Κάτω από την περιοχή Υπολογισμός (Evaluate) βλέπουμε τον τύπο μας. Στο παράδειγμα ο τύπος είναι: =IF(Criteria!A2>=10000;”Πλατινένιος”;”Χρυσός”).

02

Παρατηρούμε ότι ένα μέρος του τύπου είναι υπογραμμισμένο (Criteria!A2), έτσι εάν πατήσουμε στο κουμπί Υπολογισμός (Evaluate), θα δούμε την πραγματική τιμή που το συγκεκριμένο κελί περιέχει όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

03

Τώρα το μέρος του τύπου 6300>=10000 είναι υπογραμμισμένο. Εάν πατήσουμε το κουμπί Υπολογισμός (Evaluate) θα δούμε το αποτέλεσμα από το πρώτο μέρος του τύπου. Αφού χρησιμοποιήσαμε τη λογική συνάρτηση If και το κριτήριο ήταν 6300>=10000 το οποίο δεν είναι Αληθής (True), το αποτέλεσμα που μας εμφανίζει είναι Ψευδής (False) όπως μπορούμε να δούμε και παρακάτω.

04

Πατώντας το κουμπί Υπολογισμός (Evaluate) ακόμα μία φορά, εμφανίζεται και το αποτέλεσμα του τύπου. Το κουμπί Υπολογισμός (Evaluate) αλλάζει σε Επανεκκίνηση (Restart) για να ξανά-ελέγξουμε τον τύπο από την αρχή.

06a

Όταν ελέγχουμε έναν τύπο, παρατηρούμε τα κουμπιά Βηματική Εκτέλεση (Step In) και Εκτέλεση Έως Το Τέλος (Step Out) που εμφανίζονται στο παράθυρο διαλόγου Υπολογισμού Τύπου (Evaluate Formula). Αυτά τα κουμπιά ενεργοποιούνται κατά την διάρκεια των βημάτων και έχουν να κάνουν με εξαρτημένες τιμές όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

06b

Στην παραπάνω εικόνα μπορούμε να δούμε την αναφορά του φύλλου εργασίας και την αναφορά του κελιού στο οποίο έχουμε παρέμβει, και στα δεξιά βλέπουμε τον τύπο που εμφανίζεται στο συγκεκριμένο κελί.

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video για το πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την εντολή Υπολογισμός Τύπου (Evaluate Formula) στο Excel 2010.

Check And Evaluate Formulas In Excel 2010

We have just finished a formula in Excel (which we are proud of) but we want to make sure that what we did is correct. What do we do?

We can use Excel’s Evaluate Formula function. It helps us go through the steps that we used when we were creating the formula. Very useful function especially for long formulas and ones that have precedents, because it makes it very easy to see how Excel has calculated this formula.

First of all we must select the cell that contains the formula and then select the Functions tab and then from the area of the ribbon named Formula Auditing we select the command Evaluate Formula as we can see in the image below.

01

Once selected the Evaluate Formula dialog box appears as we can see in the image below. At the top left corner of the window and under Reference, we see the cells reference which is IF!$I$4 (the actual name of the sheet and the actual cell).

In the Evaluation area of the Evaluate Formula window we see our formula. In this example the formula is =IF(Criteria!A2>=10000;“Bronze”; “Gold”).

02

We notice that a part of the formula is underlined (Criteria!A2), so if we click the Evaluate button, we will see the actual value that the specific cell contains, as we can see in the following image.

03

Now the part 6300>=10000 is underlined. If we click the Evaluate button, we will see the result of the first part of the formula. Seeing that it was an If function and the criteria 6300>=10000 is not True, the result that appears is False as we can see below.

04

By pressing once more the Evaluate button the actual result of the formula appears as we can see. The Evaluate button changes to Restart in order to start evaluating the formula again.

05

When we are evaluating a formula, we notice the Step In and Step Out buttons that appear on the Evaluate Formula dialog box. These buttons are enabled during the steps that have got to do with precedents as we can see in the image below.

06

Here we see the actual sheet and cells reference Criteria!$A$2 that we have stepped in, and at the right we see the actual formula that the specific formula contains. Once we have checked it we can press the Step Out button in order to continue Evaluating the formula.

Below you can check out the video which describes how to use the Evaluate Formula in Excel 2010.

Υπερσύνδεσμοι Στο Excel

Ένα χαρακτηριστικό του Παγκόσμιου Ιστού είναι οι υπερσύνδεσμοι, δηλαδή οι συνδέσεις από ένα έγγραφο προς άλλα σημεία του ίδιου εγγράφου, ή σε άλλα αρχεία που βρίσκονται σε άλλο σημείο του δικτύου και όπου έχει πρόσβαση ο χρήστης. Στο Excel 2010, έχουμε το δικαίωμα να δημιουργήσουμε υπερσυνδέσμους που να οδηγούν σε άλλα κελιά ή φύλλα εργασίας του βιβλίου εργασίας. Ακόμα να δημιουργήσουμε συνδέσεις σε άλλα αρχεία του Office, ακόμα και να δημιουργήσουμε συνδέσεις που να οδηγούν στον Παγκόσμιο Ιστό, ή σε μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τέτοιες υπερσυνδέσεις μπορούν να τοποθετηθούν σε κείμενο, σε γραφικό ή σε κουμπιά. Το πιο σημαντικό στοιχείο των υπερσυνδέσεων είναι ότι φτάνουμε κατευθείαν στον προορισμό, κάνοντας ένα κλικ πάνω στο κείμενο ή στο κουμπί που έχει ανατεθεί.

Υπερσύνδεσμοι

Για να προσθέσουμε υπερσυνδέσμους σε ένα υπολογιστικό φύλλο, θα πρέπει να ορίσουμε δύο πράγματα:

✦ Το αντικείμενο στο οποίο θέλουμε να αγκυρώσουμε τη σύνδεση και στη συνέχεια κάνοντάς κλικ πάνω του για να το ενεργοποιήσουμε.

✦ Ο προορισμός στον οποίο η σύνδεση θα καταλήγει από την στιγμή που την ενεργοποιήσουμε.

Οι προορισμοί που μπορούμε να καθορίσουμε για συνδέσεις εντός του βιβλίου εργασίας μπορεί να είναι μία αναφορά κελιού, μία περιοχή κελιών ή ένα διαφορετικό φύλλο εργασίας.

Οι προορισμοί που μπορούμε να καθορίσουμε για υπερσυνδέσεις που μας οδηγούν εκτός του ίδιο βιβλίου εργασίας μπορεί να είναι ένα ήδη υπάρχον αρχείο οποιουδήποτε τύπου, μία διεύθυνση URL που θέλουμε να επισκεφτούμε όταν κάνουμε κλικ στον υπερσύνδεσμο. Μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη δημιουργία νέου μηνύματος όταν κάνουμε κλικ στον υπερσύνδεσμο. Τέλος για τη δημιουργία ενός καινούργιο αρχείου(Excel, Word, PowerPoint, κτλ.)

Υπερσύνδεσμοι: Θέση Μέσα Στο Έγγραφο

Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο στο κείμενο ενός κελιού ή ενός γραφικού ακολουθούμε τα τρία παρακάτω βήματα:

1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink).

2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink).

01

Διαλέγοντας την εντολή εμφανίζεται το παρακάτω πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσης (Insert Hyperlink).

02

Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to) διαλέγουμε Θέση μέσα στο έγγραφο (Place in this document).

Τότε στην περιοχή Πληκτρολογήστε την αναφορά του κελιού (Type the cell reference), πληκτρολογούμε το κελί προορισμού που θέλουμε να μεταβαίνουμε όταν ενεργοποιούμε τον υπερσύνδεσμο.

Ακριβώς από κάτω αναγράφει Επιλέξτε μια θέση σε αυτό το έγγραφο (Select a place in this document), όπου εμφανίζονται τα φύλλα εργασίας του βιβλίου εργασίας μας και τα ονόματα περιοχών που έχουμε ορίσει. Έχουμε το δικαίωμα να ορίσουμε μία άλλη θέση προορισμού του υπερσύνδεσμου εκτός του ενεργού φύλλου εργασίας.

Πατώντας στο κουμπί Συμβουλή Οθόνης (Screen Tip), ενεργοποιείται το πλαίσιο διαλόγου Ορισμός συμβουλής οθόνης για υπερ-σύνδεση (Set Hyperlink Screen Tip), όπου θα μπορούμε να πληκτρολογήσουμε μία περιγραφή της υπερσύνδεσης.

03

Δηλαδή κάθε φορά που περνάμε με το ποντίκι μας πάνω από την υπερσύνδεση θα εμφανίζεται και η συμβουλή της οθόνης.

3. Αφού ορίσουμε συμβουλή οθόνης πατάμε το πλήκτρο ΟΚ, και αφού έχουμε καθορίσει το σημείο προορισμού της υπερσύνδεσης πατάμε στο πλήκτρο ΟΚ. Όταν επιστρέψουμε στο φύλλο εργασίας θα δούμε ότι το κείμενο του επιλεγμένου κελιού έχει γίνει μπλε μαζί με μία υπογράμμιση. Καθώς μεταβαίνουμε εκεί με το ποντίκι μας το βέλος μας παίρνει τη μορφή χεριού και εμφανίζεται και η συμβουλή οθόνης που είχαμε πληκτρολογήσει.

05

Αφού έχουμε μεταβεί πάνω στην υπερσύνδεση, ένα αριστερό κλικ του ποντικιού μας φτάνει για να μεταβούμε στον προορισμό της υπερσύνδεσης.

Υπερσύνδεσμοι: Υπάρχον Αρχείο Ή Ιστοσελίδα

Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο σε ένα υπάρχον αρχείο η ιστοσελίδα κάνουμε τα εξής:

1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink).

2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink).

06

3. Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to), βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένο Υπάρχον αρχείο ή ιστοσελίδα (Existing file or web page).

3a. Για υπάρχον αρχείο, μπορούμε να πατήσουμε στο βέλος δεξιά της εντολής Διερεύνηση σε: (Look in) για να πλοηγηθούμε σε άλλο μέρος του υπολογιστή μας. Στην παραπάνω εικόνα βλέπουμε ότι είναι επιλεγμένη η επιφάνεια εργασίας, και ακριβώς από κάτω βλέπουμε όλα τα αρχεία ανεξαρτήτως τύπου που βρίσκονται εκεί. Δεν έχει παρά να διαλέξουμε σε ποιο αρχείο θέλουμε να καταλήγει ο υπερσύνδεσμος και πατάμε ΟΚ.

3b. Για ιστοσελίδα, στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου Εισαγωγή υπερ-σύνδεσης (Insert Hyperlink) και στην περιοχή Διεύθυνση (Address), πληκτρολογούμε τη διεύθυνση URL, που θέλουμε να καταλήγει ο υπερσύνδεσμος και πατάμε ΟΚ.

Έχουμε τη δυνατότητα και εδώ να χρησιμοποιήσουμε τη Συμβουλή Οθόνης (Screen Tip) εάν το επιθυμούμε.

Για να ενεργοποιήσουμε τον υπερσύνδεσμο ακολουθούμε τα ίδια βήματα που περιγράψαμε για την εισαγωγή υπερσύνδεσης σε θέση μέσα στο έγγραφο. Η διαφορά θα είναι ότι εάν εισάγαμε υπερσύνδεση σε υπάρχον αρχείο, όταν το ενεργοποιήσουμε θα ανοίξει εκείνο το αρχείο, και εάν εισάγαμε υπερσύνδεση σε διεύθυνση του παγκόσμιο ιστού θα μεταβούμε στη διεύθυνση που είχαμε καταχωρίσει όταν το ενεργοποιήσουμε.

Υπερσύνδεσμοι: Δημιουργία Νέου Εγγράφου

Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο έτσι ώστε να δημιουργηθεί ένα νέο έγγραφο κάνουμε τα εξής:

1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink).

2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink).

07

3. Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to), βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένο Δημιουργία νέου εγγράφου (Create New Document).

4. Στο πλαίσιο κειμένου κάτω από Όνομα του νέου εγγράφου (Name of new document), πληκτρολογούμε το όνομα που θέλουμε για το νέο μας έγγραφο. Εάν πατήσουμε στο κουμπί Αλλαγή (Change), έχουμε τη δυνατότητα να καθορίσουμε τη θέση που θα έχει το νέο μας έγγραφο (στην παραπάνω εικόνα η θέση του αρχείου θα βρίσκεται στην επιφάνεια εργασίας). Στην περιοχή Χρόνος επεξεργασίας (When to edit), μπορούμε να διαλέξουμε εάν θέλουμε να κάνουμε την επεξεργασία του νέου εγγράφου αργότερα ή τώρα ενεργοποιώντας αντίστοιχα τα κουμπιά ελέγχου τους. Όταν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, αμέσως δημιουργείται ένα νέο κενό βιβλίο εργασίας του Excel.

Για την συμβουλή της οθόνης και για να ενεργοποιήσουμε τον υπερσύνδεσμο ισχύει ότι έχουμε αναφέρει και προηγουμένως.

Υπερσύνδεσμοι: Διεύθυνση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου

Για να προσθέσουμε έναν υπερσύνδεσμο που να μας οδηγεί σε μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνουμε τα εξής:

1. Επιλέγουμε το κελί που περιέχει το κείμενο ή το γραφικό στο οποίο θέλουμε να εισάγουμε τον υπερσύνδεσμο. Αφού το επιλέξουμε είμαστε έτοιμοι να εμφανίσουμε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή Υπερσύνδεσμου (Insert Hyperlink).

2.Μεταβαίνουμε στο Tab Εισαγωγή (Insert) και στην περιοχή Συνδέσεις (Links), επιλέγουμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink).

08

3. Στην περιοχή Σύνδεση με: (Link to), βεβαιωνόμαστε ότι είναι επιλεγμένο Διεύθυνση Ηλεκτρονικού Ταχυδρομείου (E-mail Address).

4. Στο πλαίσιο κειμένου κάτω από Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (E-mail Address), πληκτρολογούμε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη. Στο πλαίσιο κειμένου κάτω από Θέμα (Subject), πληκτρολογούμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται στο θέμα του ηλεκτρονικού μας μηνύματος.

Όταν πατήσουμε στο κουμπί ΟΚ, και ενεργοποιήσουμε την υπερσύνδεση δημιουργείται ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τη διεύθυνση του παραλήπτη στο πεδίο Προς: (To), και το κείμενο που είχαμε αναγράψει στο πεδίο Θέμα (Subject) να εμφανίζεται στο αντίστοιχο πεδίο.

09

Για την συμβουλή της οθόνης και για να ενεργοποιήσουμε τον υπερσύνδεσμο ισχύει ότι έχουμε αναφέρει και προηγουμένως.

Υπερσύνδεσμοι: Επεξεργασία

Για να επεξεργαστούμε έναν υπερσύνδεσμο, σε περίπτωση που έχουμε κάνει κάτι λάθος, ή θέλουμε να τον αλλάξουμε ο πιο εύκολος τρόπος για να το κάνουμε είναι να μεταβούμε με το ποντίκι μας πάνω από το κελί που περιέχει τον υπερσύνδεσμο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης. Από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται διαλέγουμε την εντολή Επεξεργασία Υπερσύνδεσης (Edit Hyperlink), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

10

Αμέσως εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία Υπερσύνδεσης (Edit Hyperlink), από το οποίο μπορούμε να κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε.

12

Υπερσύνδεσμοι: Κατάργηση

Στην περίπτωση που θέλουμε να καταργήσουμε μία υπερσύνδεση, ο πιο εύκολος τρόπος για να το κάνουμε είναι να μεταβούμε με το ποντίκι μας πάνω από το κελί που περιέχει τον υπερσύνδεσμο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ του ποντικιού μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης. Από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται διαλέγουμε την εντολή Κατάργηση Υπερσύνδεσης (Remove Hyperlink), όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

11

Αμέσως η υπερσύνδεση έχει καταργηθεί από το κελί.

Άλλος τρόπος για να καταργήσουμε μία υπερσύνδεση είναι να διαλέξουμε την εντολή Επεξεργασία Υπερσύνδεσης (Edit Hyperlink), και από το πλαίσιο διαλόγου να διαλέξουμε την εντολή στο κάτω δεξιό μέρος του πλαισίου διαλόγου που αναφέρει Κατάργηση Υπερσύνδεσης (Remove Hyperlink).

13

Συνάρτηση HYPERLINK

Αντί να χρησιμοποιούμε την εντολή Υπερσύνδεση (Hyperlink), που βρίσκεται στο Tab Εισαγωγή (Insert) της κορδέλας, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την συνάρτηση Hyperlink για να δημιουργήσουμε έναν υπερσύνδεσμο. Η συνάρτηση Hyperlink βρίσκεται στην κατηγορία Αναζήτηση & Αναφορά (Lookup & Reference) ττης περιοχής της κορδέλας Βιβλιοθήκη Συναρτήσεων (Function Library) του Tab Συναρτήσεις (Functions). Δεν μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την συνάρτηση αυτή σε γραφικό ή σε αντικείμενο.

Η συνάρτηση HYPERLINK χρησιμοποιεί τα ακόλουθα ορίσματα:

HYPERLINK(Τοποθεσία_σύνδεσης,[Φιλικό_όνομα])

HYPERLINK(link_location,[friendly_name])

14

Στην Τοποθεσία_σύνδεσης (link_location), καθορίζουμε το όνομα του εγγράφου για να το ανοίξουμε από τον σκληρό μας δίσκο, σε έναν διακομιστή δικτύου, ή σε μία διεύθυνση URL του Παγκόσμιο Ιστού. Το Φιλικό_όνομα (Friendly_name), είναι το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται στο κελί όταν εισάγουμε την συνάρτηση

Εάν παραβλέψουμε αυτό το όρισμα, το Excel εμφανίζει το κείμενο που καταχωρίσαμε στο όρισμα Τοποθεσία_σύνδεσης (Link_location).

Ένα παράδειγμα συνάρτησης Hyperlink που θα μπορούσαμε να καταχωρίσουμε είναι και το ακόλουθο:

=HYPERLINK(“http://www.systemplus.gr”,”Επίσημο Κέντρο Τεχνικής Εκπαίδευσης”)

15

Hyperlinks In Excel

In Excel, we have the opportunity to create hyperlinks that lead us to other cells or spreadsheets. We can also create links to other Office files, even to create links that lead us to the Web or to an E-mail address. Links as these can be placed on text, on buttons or images. The most important thing with the links is that with just one click of the button we have reached our destination.

Hyperlinks

To add Hyperlinks to a spreadsheet we must define two things:

  • The object that we want to add the connection and then by clicking on it to activate the link.
  • The destination where the link would lead from the moment that we activate it.

The destinations that the hyperlink would lead in a workbook, can be a cell reference, a cell area or a different spreadsheet.

The destinations that the hyperlink would lead outside of a workbook, can be an existing file (any sort) that we want it to open when the link is activated. An url address from a webpage that we want to visit by clicking the link. An e-mail address for a new message that will be created and last a link that will create a new file (Excel, Word, PowerPoint etc.).

Hyperlinks: Place in this Document

To add a hyperlink in the text of a cell or on a graphic we must follow the next steps:

We select the cell or graphic that we want to add the hyperlink. Then we choose the Insert Tab and from the area of the ribbon named Links we select the command Hyperlink as we can see in the image below.

01

Once selected the Insert Hyperlink window appears as shown below.

02

In the area below of the Link To: we select Place In This Document. Then in the area Type The Cell Reference we select the cell destination that we want the link to lead us to.

In the area of the window where it is named Or Select A Place In This Document, the other spreadsheets of the workbook appear as long with the defined names, which can also be chosen.

By selecting the Screen Tip button the Set Hyperlink Screen Tip window appears, where we can type in a description of our hyperlink, so every time we move with our mouse on top of the hyperlink the Screen Tip will appear.

03

Once we have typed in the Screen tip text we press the OK button, and once we have defined our destination for our hyperlink we press the OK button. When we return to our spreadsheet we will see that the text of our cell is blue with an underline. Once we move there with our mouse our arrow pointer changes shape into a hand, indicating that there is a link there and the screen tip text appears.

05 (2)

Once we have moved on top of our hyperlink, one left click with our mouse will activate the hyperlink and we will reach our destination.

Hyperlinks: Existing File Or Web Page

To add a hyperlink to an Existing File or Web Page we must follow the next steps:

We select the cell or graphic that we want to add the hyperlink. Then we choose the Insert Tab and from the area of the ribbon named Links we select the command Hyperlink as we can see in the image below.

Once selected the Insert Hyperlink window appears as shown below.

04

In the area below of the Link To: we select Existing File Or Web Page. For an existing file we select the arrow at the right of the command Look In:, in order to navigate to another place of our computer as shown in the image above. We just choose the file, no matter its location and then press the OK button.

For a webpage, at the bottom of the Insert Hyperlink window and in the area Address, we type in the URL address that we want our link to lead to and press the OK button.

Here also we can use the Screen Tip if we want to. To activate the hyperlink we follow the same steps as described above. The difference is that when we added the hyperlink to an existing file that file will open once activated, and if we added the hyperlink to an Url address, once the link is activated we will visit the webpage automatically.

Hyperlink: Create New Document

To add a hyperlink in order for a new document to be created we must follow the next steps:

We select the cell or graphic that we want to add the hyperlink. Then we choose the Insert Tab and from the area of the ribbon named Links we select the command Hyperlink as we can see in the image below.

Once selected the Insert Hyperlink window appears as shown below.

05

In the area below of the Link To: we select Create New Document. In the text area Name Of New Document, we type in the name of our new document. If we press the Change button we can define a different location for our new document. In the When To Edit location, we can either select Edit The New Document Later or Edit The New Document Now, where we define when we want to edit the document by selecting the appropriate check box. Once we have defined everything we select the OK button in order to return to our spreadsheet. When the hyperlink is activated a New Excel Workbook is created, or depending on the extension that we have typed the new file will be created. For example if we had typed *.docx a new Word document will be created.

Hyperlink: E-mail Address

To add a hyperlink in order for an E-mail message to be created we must follow the next steps:

We select the cell or graphic that we want to add the hyperlink. Then we choose the Insert Tab and from the area of the ribbon named Links we select the command Hyperlink as we can see in the image below.

Once selected the Insert Hyperlink window appears as shown below.

06

In the area below of the Link To: we select E-mail Address. In the text area named E-Mail Address we type in the recipients email address. In the area below the Subject text box we type in the text we want to appear as the subject of our message. Once finished we press the OK button and when the hyperlink is activated a new E-mail message is created and in the area of To: of the message the recipients email address is there as long with the Subject text.

07

Hyperlinks: Edit

To edit a hyperlink just in case we have done something wrong, or we want to change it the easiest way is to navigate with our mouse on top of the link and to do a right click with our mouse, and from the shortcut menu that appears we select the command Edit Hyperlink as shown below.

08

The Edit Hyperlink window appears where we can do the adjustments that we want to.

09

Hyperlink: Remove

If we want to remove a hyperlink, the easiest way is to navigate with our mouse on top of the link and to do a right click with our mouse, and from the shortcut menu that appears to select the command Remove Hyperlink as shown below.

10

The hyperlink has been removed from our cell.

Another way to remove our hyperlink is to select the Edit Hyperlink command and from the window that appears and from the bottom right area of the window to select the command Remove Link as we can see in the image below.

11

HYPERLINK Function

Instead of using the Hyperlink command that is located at the Insert Tab of the ribbon, we can use the Hyperlink function. The Hyperlink function is located at the Functions Tab, and in the area of the ribbon named Function Library we select the Lookup & Reference category in order to find ti. We cannot use this function on an object.

The Hyperlink function uses the following arguments:

HYPERLINK(link_location,[friendly_name])

12

In the Link_location area we define the path and file name to the document to be opened on our hard drive, to a network server or to the Internet. In the area Friendly_name we type in the text that we want to appear.

An Hyperlink function example that we could use is the following:

=HYPERLINK(“http://www.systemplus.gr”,”Επίσημο Κέντρο Τεχνικής Εκπαίδευσης”)

15

%d bloggers like this: