Blog Archives

Λογική Συνάρτηση IF και IFS στο Microsoft Excel 365

IF and new IfS Function in Microsoft Excel 365

Αληθής (Truth) ή Ψευδής (False)!!!

True or False, this is the question?

Αυτή είναι μια πραγματική ερώτηση, όταν πρόκειται να το συναντήσουμε στο Excel, όπου εδώ κάνει την εμφάνιση του η Συνάρτηση (Function) If και η καινούργια Συνάρτηση (Function) IFS. Τι ακριβώς κάνουν αυτές οι Συναρτήσεις όμως;

Συνάρτηση IFS στο Microsoft Excel 365

Η Συνάρτηση (Function) IF ελέγχει εάν μία συνθήκη ικανοποιείται, όπου και επιστρέφει μία τιμή εάν είναι Αληθής (True) και επιστρέφει μία άλλη τιμή εάν είναι Ψευδής (False). Με άλλα λόγια, πρόκειται για μία λειτουργία η οποία ελέγχει οποιαδήποτε συνθήκη, όπου εάν αυτή η συνθήκη αποδειχτεί Αληθής (True) επιστρέφει μία προκαθορισμένη τιμή, ωστόσο εάν η συνθήκη είναι Ψευδής (False), επιστρέφει μία διαφορετική προκαθορισμένη τιμή.

Η Συνάρτηση (Function) IFS, ελέγχει εάν πληρούνται μία ή περισσότερες συνθήκες και επιστρέφει μία τιμή που αντιστοιχεί στην πρώτη Αληθή (True) συνθήκη. Η Συνάρτηση (IFS) μπορεί να πάρει την θέση των πολλαπλών (nested) σύνθετων IF Συναρτήσεων (Function), και είναι πολύ πιο εύκολα να αναγνωστεί με πολλαπλές συνθήκες.

Read the rest of this entry

Advertisements

Logical Functions IF and new IfS Function in Microsoft Excel 365

True or False, this is the question?

When it comes in Excel, it is certainly the question, and this is where the IF Statement and the brand new IFS Statement appears. What do they do?

IFS Formula in Excel 365

The IF Function checks whether a condition is met, returns one value If True and another value If False. In other words, it is an instruction that checks any condition, and if that condition is to found to be TRUE then it returns a predefined value however, and if the condition is FALSE, it returns a different predefined value.

The IFS Function checks whether on or more conditions are met and returns a value that corresponds to the first TRUE condition. The IFS Function can take the place of multiple nested IF statements, and it is much easier to read with multiple conditions.

Read the rest of this entry

Εμφάνιση Τυχαίου Ονόματος Στο Excel 13

How To Display A Random Name in Excel 13

Θέλουμε να κάνουμε μία κλήρωση σε έναν τυχερό σε μία εκδήλωση που έχουμε διοργανώσει. Πώς το κάνουμε; Γράφουμε τα ονόματα σε χαρτάκια και τα βάζουμε σε ένα κουτί, και φωνάζουμε κάποιον να τραβήξει το τυχερό χαρτάκι; Ξεπερασμένη τεχνική!!!

Καταχωρούμε τη λίστα με τα ονόματα στο Excel και δημιουργούμε τον κατάλληλο Τύπο (Function) που όταν πατάμε ένα συγκεκριμένο πλήκτρο από το πληκτρολόγιο του υπολογιστή και το αφήνουμε, εμφανίζεται το όνομα του τυχερού. Τόσο απλό. Απλώς ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα που περιγράφει πώς δημιουργούμε τον Τύπο (Function).

Στην παρακάτω εικόνα έχω πληκτρολογήσει μία λίστα από ονόματα στο Φύλλο Εργασίας (Worksheet). Αυτό που θέλουμε να κάνουμε είναι να δημιουργήσουμε έναν Συνάρτηση (Formula), που θα επιλέγει τυχαία ένα όνομα κάθε φορά, απλώς με το πάτημα ενός συγκεκριμένου πλήκτρου.

List Of Names

Read the rest of this entry

How To Display A Random Name in Excel

Say that we have organized an event, and we want to draw a prize that we have, to a lucky person. How do we do it? Do we write the names on pieces of papers, put them in a carton box, and call someone to pick the lucky one? Old fashioned technique!!!

So how do we do it?

We type the list of names in Excel and we create the right Function, where when we press a certain key on our keyboard and release, the lucky one names appears, and we have a winner. So simple! Just follow the steps below in order to find out how we create the Function.

In the image below, Ι have typed a list of names in our Worksheet. What we want now is to create a Formula, which will randomly pick a name every time, only by pressing a certain key on our keyboard.

List Of Names

Read the rest of this entry

Functions In A Word Table

Συναρτήσεις Σε Πίνακα Του Word

Πολλές φορές έχουμε δημιουργήσει έναν πίνακα στο Word το οποίο απεικονίζει αριθμητικά δεδομένα, και στο τέλος της στήλης ή της γραμμής θέλουμε να απεικονίσουμε τα συνολικά δεδομένα της αντίστοιχης στήλης ή γραμμής. Αυτό που πολλοί κάνουν είναι να ξεκινήσουν την εφαρμογή της Αριθμομηχανής (Calculator), εκτελούν τις πράξεις εκεί και έπειτα καταχωρούν το αποτέλεσμα στο αντίστοιχο κελί του πίνακα του Word.

Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν τα αριθμητικά δεδομένα του πίνακα; Ξαναρχίζουμε τις πράξεις με την Αριθμομηχανή (Calculator);

Στο Word έχουμε τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε έναν Τύπο (Formula) που θα εκτελεί υπολογισμούς στο κελί του πίνακα.

Για να δημιουργήσουμε έναν τύπο μέσα σε έναν πίνακα θα πρέπει ο εισαγωγέας μας να βρίσκεται στο κελί που θέλουμε να εμφανίσουμε το αποτέλεσμα.

01a

Για παράδειγμα τοποθετώ τον εισαγωγέα μου στο τελευταίο κελί της δεύτερης στήλης, και θέλω να αθροίσω τα δύο κελιά που βρίσκονται πάνω από το κελί και που αφορούν τα δεδομένα των Προϊόντων Α και Β που αφορούν το Α’ Τρίμηνο.

Από τη στιγμή που ο εισαγωγέας μας είναι μέσα στο κελί του πίνακα, ενεργοποιείται το tab Εργαλεία Πίνακα (Table Tools) όπου επιλέγουμε το Tab Διάταξη (Layout). Έπειτα από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Δεδομένα (Data) επιλέγουμε την εντολή Τύπος (Formula) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Τύπος (Formula), όπως παρατηρούμε και στην παρακάτω εικόνα. Το Word γνωρίζει ότι ο εισαγωγέας βρίσκεται στο τελευταίο κελί της στήλης, γνωρίζει ότι βρίσκονται αριθμητικά δεδομένα στα από πάνω κελιά και υποθέτει ότι θέλουμε να τα προσθέσουμε και γι’ αυτό εμφανίζει τον τύπο =SUM(ABOVE) (δηλαδή =Άθροισμα(Από Επάνω).

03

Εάν βρισκόμασταν στο τέλος της γραμμής θα υπέθετε ότι θα θέλουμε να προστεθούν τα δεδομένα που βρίσκονται από αριστερά και θα εμφάνιζε τον τύπο =SUM(LEFT) (=Άθροισμα(Αριστερά) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

04

Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της περιοχής Μορφή Αριθμών (Format Numbers), μπορούμε να επιλέξουμε το είδος της μορφοποίησης που θα έχει το αποτέλεσμα του τύπου, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05

Στην περιοχή του παραθύρου Τύπος (Formula) εάν αναπτύξουμε το πτυσσόμενο μενού δεξιά της εντολής Επικόλληση Συνάρτησης (Paste Function), μπορούμε να καθορίσουμε τον τύπο της συνάρτησης που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε. Οι συναρτήσεις που μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε σε έναν πίνακα του Word είναι αρκετές όπως μπορούμε να δούμε και στις παρακάτω εικόνες.

06

07

08

Αφού έχουμε κάνει όλες τις ρυθμίσεις πατάμε στο κουμπί ΟΚ του παραθύρου διαλόγου Τύπος (Formula) και αμέσως το αποτέλεσμα του τύπου εμφανίζεται στο κελί. Το Word εισάγει το πεδίο στο κελί και εκτελεί την πράξη, σε αυτήν την περίπτωση το άθροισμα και το εμφανίζει στο κελί.

Τι γίνεται όμως όταν αλλάξουν κάποιες τιμές στον πίνακά μας;

Οι πίνακες στο Word μπορεί να μοιάζουν με υπολογιστικά φύλλα, αλλά δεν επαναϋπολογίζουν τους τύπους όταν επεξεργαζόμαστε κελιά. Θα πρέπει λοιπόν να ενημερώσουμε τα πεδία των τύπων με έναν από τους ακόλουθους τρόπους κάθε φορά που τροποποιούμε μία τιμή στον πίνακα.

Αυτό που πρέπει να κάνουμε λοιπόν για να ενημερώσουμε το πεδίο με την τιμή είναι το εξής:

Να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας οπουδήποτε μέσα στο πεδίο και να κάνουμε ένα δεξί κλικ με το ποντίκι μας για να εμφανιστεί το μενού συντόμευσης όπου επιλέγουμε την εντολή Ενημέρωση Πεδίου (Update Field) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα. Το πεδίο ενημερώνεται κατευθείαν.

09

Μπορούμε επίσης να τοποθετήσουμε τον εισαγωγέα μας στο κελί που βρίσκεται το πεδίο και να πατήσουμε το πλήκτρο F9.

Είτε με τον έναν τρόπο είτε με τον άλλο το πεδίο θα ενημερωθεί σύμφωνα με τις αλλαγές.

Functions In A Word Table

Many times we find ourselves creating a Table in Word, which represents values, and at the end of the column or row we want to illustrate the overall value of the corresponding column or row. What most people do is to start the Calculator, perform the math there, and then input the result to the corresponding cell of the table.

What happens though when the values in our table changes? Do we use the Calculator all over again?

In Word we have the advantage of creating a Formula, which will execute all the calculations in the cell of the table.

To create a formula in a table we must be sure that our cursor is in the cell that we want the result to appear.

01a

For example, the cursor is located in the last cell of the second column, and we want to sum the two cells that are located above of my cursor which involve data for Product A and Product B for the First Semester.

Since our cursor is located in the cell of the table, the Table Tools tab activates, where we select the Layout Tab. Then from the area of the ribbon named Data we select the command Formula as we can see in the image below.

02

The Formula window appears as we can see below. Word knows that our cursor is located in the last cell of the table, knows that there are values in the cells above, and assumes that we want to add the cells and that why it shows the formula =SUM(ABOVE).

03

If our cursor was located at the end of the row, it would had assumed that we want to add all the values from the left and would had shown the formula =SUM (LEFT), as we can see in the image below.

04

In the area of the Formula window named Number Format, if we expand the drop down menu at the right, we can select the sort of formatting that the result of the formula should have as shown in the image below.

05

In the area of the Formula window named Paste Function, we can define the sort of the formula that we want to use. The formulas that we can use in a Word Table are a few as we can see in the following images.

06

07

08

Since we have done all the adjustments, we press the OK button of the Formula window and the result appears straight away in the selected cell. Word inserts the field in the cell and executes the formula, in this case the sum and shows the result in the cell.

What happens though we change some values in our table?

Tables in Word may look like spreadsheets, but they don’t re-calculate the formulas when we edit the cells. We must update the fields every time we edit values in our table.

So this is what we must to in order to Update the Fields;

We must have our cursor inside the cell with the field by clicking on it, and then do a right click with our mouse in order for the shortcut menu to appear and from there to select the command Update Field as we can see in the image below. The field will be updated immediately.

09

We can also put our cursor inside the cell with the field and press the F9 button.

One way or the other the field will be updated according to the changes that have been made.

%d bloggers like this: