Blog Archives

Πώς να Δημιουργήσουμε Φόρμες Επιστολών στο Outlook

How to create form letters in Outlook

Τι είναι όμως μία Φόρμα Επιστολών (Form Letter); Είναι ένα γράμμα με τυποποιημένο κείμενο που έχει εκτυπωθεί ξανά και ξανά, αλλά με ένα διαφορετικό όνομα και διεύθυνση εκτυπωμένο σε κάθε αντίγραφο.

Για να δημιουργήσουμε μία Φόρμα Επιστολής (Form Letter) στο Outlook θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:

Πρώτα θα πρέπει να ξεκινήσουμε το Outlook και από το κάτω αριστερό μέρος της οθόνης μας να επιλέξουμε το εικονίδιο που αναγράφει Επαφές (Contacts), για να εμφανιστούν οι επαφές μας. Τότε από την περιοχή της κορδέλας που αναγράφει Ενέργειες (Actions) επιλέγουμε το κουμπί Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge) για τους χρήστες του Outlook 2010. Για τους χρήστες του Outlook 2007, θα πρέπει να επιλέξουμε το μενού Εργαλεία (Tools) και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge). Οποιαδήποτε έκδοση χρησιμοποιούμε το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση Αλληλογραφίας Επαφών (Mail Merge Contacts) εμφανίζεται.

01

Αφού εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Συγχώνευση Αλληλογραφίας Επαφών (Mail Merge Contacts), από την περιοχή του παραθύρου που ονομάζεται Επιλογές Συγχώνευσης (Merge Options) και που βρίσκεται στο κάτω αριστερό μέρος του παραθύρου επιλέγουμε την εντολή Φόρμα Επιστολών (Form Letters) από το πτυσσόμενο μενού. Αφού το επιλέξουμε θα δούμε να αναγράφεται Φόρμα Επιστολών (Form Letters) στην περιοχή αυτή.

02

Τώρα η επιλογή Συγχώνευση Σε (Merge To) βρίσκεται ακριβώς στα δεξιά της επιλογής Τύπος Εγγράφου (Document Type), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την επιλογή Δημιουργία Εγγράφου (New Document) από το πτυσσόμενο μενού. Συνήθως εμφανίζεται αυτόματα εκεί, αλλά καλό είναι να το τσεκάρουμε.

03

Αφού έχουμε τελειώσει με όλες τις ρυθμίσεις πατάμε στο κουμπί ΟΚ, εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό παράθυρο διαλόγου όπου μας ενημερώνει ότι υπάρχουν Λίστες Διανομής (Contact Groups) στις επαφές μας και οι οποίες δεν θα συμπεριληφθούν στη Συγχώνευση Αλληλογραφίας (Mail Merge), όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

04

Για να προχωρήσουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

Το Outlook εξάγει τις επαφές μας και μετά από λίγο ξεκινάει η εφαρμογή του Microsoft Word, εμφανίζοντας ένα κενό έγγραφο. Εδώ θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το κείμενο για την Φόρμα Επιστολής (Form Letter). Αφού τελειώσουμε το μόνο που μένει να κάνουμε είναι να εισάγουμε τα Πεδία Συγχώνευσης (Insert Merge Fields) οπουδήποτε θέλουμε να εμφανίζονται τα δεδομένα από το Βιβλίο Διευθύνσεων του Outlook (Outlook Address Book) στη Φόρμα Επιστολές (Form Letter) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05

Οποιοσδήποτε θελήσει να διαβάσει για τη λειτουργία της Συγχώνευσης Αλληλογραφίας (Mail Merge) που έχω περιγράψει σε προηγούμενα Post, μπορεί να το κάνει στις ακόλουθες συνδέσεις:

Σύνδεση 1: Συγχώνευση Αλληλογραφίας με τη Χρήση της Κορδέλας

Σύνδεση 2: Συγχώνευση Αλληλογραφίας με τη Χρήση του Οδηγού

Advertisements

How to create Form Letters in Outlook

First of all, what is a Form Letter? It is a letter with standard text that has been printed over and over but with a different name and address printed on each copy.

In order for us to create a Form Letter in Outlook we must follow the below procedure.

First we must start Outlook and from the left area of the screen we must select the Contacts button in order for the contacts to appear. Then from the area of the ribbon named Actions we select the Mail Merge button (this procedure is for Outlook 2010). For the users of Outlook 2007, we select the menu Tools and from the drop down menu that appears we select the command Mail Merge. Whatever version we are using the Mail Merge Contacts window appears.

01

Once the Mail Merge Contacts window appears, from the area of the window which is named Merge Options and is located at the lower left corner of the window we select the Form Letters option from the drop down menu. Once selected the Form Letters appears once we have made our choice.

02

Now the Merge To list is located at the right of the Document Type, where we must select the New Document options from the drop down menu. Usually it appears automatically but we check it just in case.

03

Once we have done the adjustments, and by pressing the OK button, a warning window will appear notifying us that we have contact groups in our contacts that will not be included in our mail merge, as shown in the image below.

04

In order to continue we press the OK button.

Outlook starts exporting our Contacts and after a little bit Microsoft Word starts up, displaying a blank document. Here we type our Form Letter. Once finished typing our Form Letter all that is left to do is to Insert Merge Fields everywhere that we want the data from our Outlook Address book to appear in our form letter shown as shown in the image below.

05

Whoever wants to check out the Mail Merge procedure, that I have described in earlier posts can do so at the following links:

Link 1: Mail Merge With the Use of the Ribbon

Link 2: Mail Merge With the Use of the Wizard

Πώς να Εισάγουμε μία Εικόνα στο Σώμα Μηνύματος του Outlook

How to Insert an Image Inline in an Email with Outlook

Πολλές φορές θα βρεθούμε στην ανάγκη να εισάγουμε μία εικόνα, φωτογραφία σε ένα μήνυμα αλληλογραφίας του Outlook, έτσι ώστε η εικόνα να βρίσκεται στο κυρίως σώμα του μηνύματος και όχι ως συνημμένο. Για να το επιτύχουμε αυτό θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα εξής βήματα:

Θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα μήνυμα με HTML μορφή, όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

01

Τότε τοποθετούμε τον εισαγωγέα μας στο σημείο που θέλουμε η εικόνα να εμφανιστεί στο σώμα του μηνύματος και επιλέγουμε το tab Εισαγωγή (Insert). Από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Απεικονίσεις (Illustrations) επιλέγουμε την εντολή Εικόνα (Picture) όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

02

Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή Εικόνας (Insert Picture), όπου θα πρέπει να επιλέξουμε την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε.

03

Καθώς την έχουμε επιλέξει, επιλέγουμε το κουμπί Εισαγωγή (Insert) για να εισαχθεί η εικόνα. Για να μπορέσουμε να εισάγουμε πολλές εικόνες ταυτόχρονα μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε και το πλήκτρο Ctrl. Η εικόνα (ες) έχουν εισαχθεί στο κυρίως σώμα του μηνύματός μας όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

04

Όπως βλέπουμε από την περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) του tab Εισαγωγή (Insert), μπορούμε εκτός από Εικόνα (Picture) να εισάγουμε επίσης και Έτοιμες Εικόνες Clip Art, Σχήματα (Shapes), SmartArt και Γραφήματα (Charts). Η παρακάτω εικόνα που έχω χρησιμοποιήσει είναι από το Ελληνικό Oultook 2007.

08

Στην έκδοση του Outlook 2010 υπάρχει στην περιοχή Απεικονίσεις (Illustrations) και η εντολή Στοιχείο Οθόνης (Screenshot).

09

  • Clip Art: Μπορούμε να εισάγουμε έτοιμες εικόνες Clip Art στο έγγραφο, συμπεριλαμβανομένων σχεδίων, ταινιών, ήχων ή φωτογραφιών για την απεικόνιση μιας συγκεκριμένης έννοιας.
  • Σχήματα (Shapes): Μπορούμε να εισάγουμε έτοιμα σχήματα, όπως ορθογώνια, κύκλους, βέλη, γραμμές, σύμβολα διαγραμμάτων ροής και επεξηγήσεις.
  • SmartArt: Μπορούμε να εισάγουμε γραφικά SmartArt για την οπτική κοινοποίηση πληροφοριών. Τα γραφικά SmartArt κυμαίνονται από λίστες γραφικών και διαγράμματα διαδικασιών μέχρι πιο σύνθετα γραφικά όπως τα διαγράμματα Βεν και τα οργανογράμματα.
  • Γράφημα (Chart): Μπορούμε να εισάγουμε γραφήματα για την απεικόνιση και τη σύγκριση δεδομένων. Ορισμένοι τύποι γραφημάτων που μπορούμε να εισάγουμε είναι Ράβδος (Bar), Πίτα (Pie), Γραμμή (Line), Περιοχή (Area) και Επιφάνεια (Surface).
  • Στοιχείο Οθόνης (Screenshot): Μπορούμε να εισάγουμε οποιοδήποτε στοιχείο της οθόνης μας που δεν είναι ελαχιστοποιημένο στη γραμμή εργασιών. Για περισσότερες λεπτομέρειες μπορείτε να δείτε ένα προγενέστερο μου post σχετικά με την εντολή αυτή.

Πώς μπορούμε να εισάγουμε μία εικόνα πού έχουμε βρει σε μια τοποθεσία ιστού;

Δημιουργούμε ένα μήνυμα με μορφή HTML και τότε ανοίγουμε την ιστοσελίδα που περιέχει την εικόνα που θέλουμε να εισάγουμε.

Τότε με την μέθοδο της Μεταφοράς και Απόθεσης (Drag and Drop) μεταφέρουμε την εικόνα από την τοποθεσία ιστού στο σημείο του σώματος του μηνύματος που θέλουμε. Όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα με τη μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης μπορούμε να δούμε την εικόνα να μετακινείται στο κυρίως σώμα του μηνύματος.

05

Όταν όμως χρησιμοποιούμε την μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης, αντί να εμφανίζεται η εικόνα στο σώμα του μηνύματος, εμφανίζεται η διεύθυνση της εικόνας, όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

06

Εναλλακτικός τρόπος είναι να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω στην εικόνα της ιστοσελίδας και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Αντιγραφή (Copy).

07

Τότε τοποθετούμε το εισαγωγέα στο κυρίως σώμα του μηνύματος που θέλουμε να εισάγουμε την εικόνα και κάνουμε ένα δεξί κλικ και από το μενού συντόμευσης επιλέγουμε την εντολή Επικόλληση (Paste) και αμέσως εμφανίζεται η εικόνα στο κυρίως σώμα του μηνύματος όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

07a

How to Insert an Image Inline in an Email with Outlook

Sometimes we will find ourselves in the need to insert an image, picture, or photograph in an email in Outlook, so that the image itself appears in the body of the message and not as an attachment. In order to do that we must follow the steps described below:

We must create a message using HTML formatting as we can see in the image below.

01

Then we position the cursor where we want our image to appear in the body of the message and then we must select the Insert tab. From the area of the ribbon named Illustrations we select the command Picture as shown below.

02

The Insert Picture window appears, where we must select the image we want to insert into our message.

03

Once selected, we press the Insert button in order for our image to be inserted. In order to insert multiple images we can use the Ctrl key to insert them all at once. The image (s) has been inserted now in the body of our message as we can see at the image below.

04

As we can see at the Illustrations area of the tab Insert, except for inserting a Picture we can insert also Clip Art, Shapes, SmartArt and Charts.

07

  • Clip Art: includes drawings, movies, sounds or stock photography that illustrates a specific concept.
  • Shapes: We can insert ready-made shapes, such as rectangles and circles, arrows, lines, flowchart symbols, and callouts.
  • SmartArt: We can insert a SmartArt graphic that visually represents information. The SmartArt graphics range from graphical lists and process diagrams to more complex graphics, such as Venn diagrams and organization charts.
  • Chart: We can insert a chart to illustrate and compare data. Some available types of charts are Bar, Pie, Line, Area and Surface.
  • Screenshot: We can insert a picture of any program that is not minimized to the taskbar.

How can we insert an image that we have found on a web site?

We create a message using HTML formatting and then we open the web page containing the picture that we want to insert.

Then we can drag and drop the image from the web page to the location we want in our email message. As we can see at the image below, by using the drag and drop technique we can see the image that is been moved into the body of the message.

05

The catch is that when we use the drag and drop technique, instead of the image been inserted, the link of the image is inserted instead as we can see below.

06

Alternatively for better results, we can right click on the image in the web page and from the shortcut menu to select Copy, then insert our cursor in the body of the message we want to add the image and then right click again and from the shortcut menu to select Paste. The image will be inserted in the body of our message as shown below.

10

Outlook Social Connector

Το καινούργιο Outlook Social Connector μας συνδέει με τα κοινωνικά και επαγγελματικά δίκτυα που χρησιμοποιούμε, συμπεριλαμβάνοντας το Microsoft SharePoint, LinkedIn, MySpace, και άλλες δημοφιλείς τοποθεσίες ιστού ενώ αναμένεται και σύντομα για το Facebook. Έτσι αποκτάμε περισσότερες πληροφορίες και είμαστε συνέχεια σε επαφή με άτομα στο δίκτυό μας. Με αυτό το χαρακτηριστικό μπορούμε να βλέπουμε την κατάσταση ενημέρωσης μιας επαφής μας μέσα στα μηνύματά μας.

Είναι διαθέσιμο στην κάτω δεξιά γωνία του μηνύματός μας, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.

People Pane

Η περιοχή αυτή ονομάζεται People Pane όπου μπορούμε να δούμε επιλογές σχετικά με τις ενημερώσεις της κατάστασης μιας επαφής.

People Pane

Υπάρχουν 6 διαθέσιμα tab στην περιοχή αυτή:

All items – Εδώ συμπεριλαμβάνονται όλη η κίνηση και τα μηνύματα από την επιλεγμένη επαφή.

Activities – Εδώ συμπεριλαμβάνεται ότι έχει αναρτήσει η επαφή σε κάποιο κοινωνικό δίκτυο, όπως σχόλια ή μηνύματα.

Mail – Εδώ εμφανίζεται μία λίστα από πρόσφατα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουμε ανταλλάξει με την επαφή.

Attachments – Εδώ εμφανίζονται όλα τα συνημμένα αρχεία πού έχουμε στείλει ή έχουμε λάβει από την επαφή.

Status updates – Εδώ εμφανίζεται τα πιο πρόσφατα status updates που έχει αναρτήσει η συγκεκριμένη επαφή.

Εάν θέλουμε να προσθέσουμε ένα καινούργιο κοινωνικό δίκτυο, πατάμε στο κουμπί από την εικόνα του προφίλ. Τα διαθέσιμα δίκτυα είναι προς το παρόν ο SharePoint, το LinkedIn και το MySpace. Πατάμε στο κουμπί next για να πάμε στο επόμενο βήμα του οδηγού.

Next Button

Διαλέγουμε το δίκτυο με το οποίο θέλουμε να συνδεθούμε όπου ήδη έχουμε λογαριασμό και πληκτρολογούμε τα στοιχεία μας και πατάμε στο κουμπί Σύνδεση.

Social Network Accounts

Εμφανίζεται το παρακάτω παράθυρο όπου δεχόμαστε τα Συγχαρητήρια που συνδεθήκαμε με το συγκεκριμένο δίκτυο. Επίσης μας αναφέρει ότι εάν ανταλλάξουμε mail με μέλη του συγκεκριμένου δικτύου, οι ενημερώσεις για τη συγκεκριμένη επαφή θα εμφανίζεται στο Outlook.

Congratulations

Μετά στο Outlook ανοίγω ένα μήνυμα από κάποια επαφή που γνωρίζω ότι έχει λογαριασμό στο LinkedIn και πατάω στο κουμπί Add και εκεί διαλέγω το δίκτυο με τον οποίο θέλω να τον συνδέσω.

on LinkedIn

Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου όπου μας ρωτάει εάν θέλουμε να προσθέσουμε αυτό το άτομο στο LinkedIn και ένα μήνυμα πηγαίνει στην επαφή που θέλουμε να προσθέσουμε ζητώντας την έγκρισή του.

Add This Person

Το τελικό αποτέλεσμα όπως εμφανίζεται για την συγκεκριμένη επαφή τώρα, και διαλέγοντας Activities μας αναφέρει όλες τις ενημερώσεις της επαφής μας στο LinkedIn.

Activities

Προσοχή: Πριν εγκαταστήσετε τα απαραίτητα αρχεία που απαιτούνται για να ολοκληρώσετε την εγκατάσταση να απεγκαταστήσετε τον OSC που περιλαμβάνονταν στο Outlook 2010 Beta. Για να το κάνουμε αυτό μεταβαίνουμε στον πίνακα ελέγχου, κάνουμε κλικ πάνω στο Microsoft Office 2010 και διαλέγουμε Change και όταν εμφανίζεται ο οδηγός εγκατάστασης διαλέγουμε Add or Remove Features, εντοπίζουμε που βρίσκεται ο φάκελος Microsoft Outlook και μετά τσεκάρουμε το σύμβολο + για να αναπτύξουμε το φάκελο Outlook Add-ins, για να δούμε το Outlook Social Connector. Τελευταία κάνουμε κλικ στο σύμβολο + για να αναπτύξουμε το Outlook Social Connector, και επιλέγουμε Not Available. Διαλέγουμε Continue για να ολοκληρώσουμε την αλλαγή.

Microsoft Office Professional Plus 2010

Ετικέτες Technorati:
Ετικέτες Technorati:
Ετικέτες Technorati:
Ετικέτες Technorati:
Ετικέτες Technorati:
%d bloggers like this: