Blog Archives

Πώς Να Ρυθμίσουμε Το Outlook Να Αλλάζει Τον Προκαθορισμένο Φάκελο Με Το Οποίο Το Outlook Ξεκινάει

How To Setup Outlook To Change The Default Folder That Outlook Starts.

Χρησιμοποιείτε το Ημερολόγιο (Calendar) πιο συχνά και θέλετε να εμφανίζεται αυτό πρώτα κάθε φορά που ξεκινάτε το Outlook αντί για τα Εισερχόμενα (Inbox); Ή θέλετε να εμφανίζονται πρώτα οι Επαφές (Contacts);

Για να το επιτύχουμε αυτό θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:

Πρώτα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

00

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook (Outlook Options), όπου από τα αριστερά του παραθύρου να επιλέξουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced). Τότε από τα δεξιά του παραθύρου και στην περιοχή που αναγράφει Εκκίνηση Και Έξοδος Από Το Outlook (Outlook Start and Exit) εντοπίζουμε την εντολή που αναγράφει Έναρξη Του Outlook Σε Αυτόν Τον Φάκελο (Start Outlook In This Folder).

Τότε επιλέγουμε το κουμπί Αναζήτηση (Browse), όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Φακέλου (Select Folder), όπου επιλέγουμε τον φάκελο που επιθυμούμε.

01

Την επόμενη φορά που θα ξεκινήσουμε το Outlook ο προκαθορισμένος φάκελος που θα εμφανίζεται θα είναι αυτός που είχαμε επιλέξει.

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε ένα video για το πώς μπορούμε να ρυθμίσουμε το Outlook να εμφανίζει διαφορετικό φάκελο κάθε φορά που ξεκινάει.

Advertisements

How to setup Outlook to change the default folder that Outlook starts.

Do you use the Calendar a lot, and want Outlook to display the Calendar first (when we open the application), instead of your Inbox? Or do you want Outlook to display your Contacts?

In order to achieve it we must follow the steps below:

First of all we must select the File tab in order to go to backstage view and then from the drop down menu to select the command Options as we can see in the image below.

01

The Outlook Options window appears where from the left of the window we select the category Advanced. Then from the right of the window and under the area Outlook Start and Exit, we locate the command Start Outlook In This Folder.

Then from the right of the command we select the Browse button. The Select Folder window appears where we just select the folder that we want.

02

The next time we start Outlook the default folder that will appear will be the one that we selected.

Below you can check out the video describing on how to set Outlook to change the default folder when it starts.

Ορισμός Φακέλου Για Την Εκκαθάριση Συνομιλίας

Define Clean Up Conversation Folder in Outlook

Όλοι έχουμε ακούσει για το χαρακτηριστικό της Συνομιλίας (Conversation) στο Outlook 2010 (ο τρόπος με τον οποίο μπορούμε να ταξινομήσουμε και να συνδέσουμε τα μηνύματά μας σε συνομιλίες). Τι γίνεται όμως όταν θέλουμε να Εκκαθαρίσουμε μία Συνομιλία (Clean Up a Conversation) και να καθορίσουμε έναν συγκεκριμένο φάκελο για να μετακινούνται οι συγκεκριμένες συνομιλίες;

Ο πιο απλός τρόπος είναι να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω σε μία Συνομιλία (Conversation) και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up Conversation) όπως εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Clean Up Conversation

Το παράθυρο διαλόγου Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up Conversation) εμφανίζεται όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα. Το παράθυρο διαλόγου αυτό μας προειδοποιεί ότι όλα τα πλεονάζοντα μηνύματα αυτής της συνομιλίας θα μετακινηθούν στο φάκελο Διαγραμμένα (Deleted).

Clean Up Conversation Warning

Από την παραπάνω εικόνα μπορούμε να επιλέξουμε την εντολή Ρυθμίσεις (Settings), ή ο δεύτερος τρόπος είναι να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και έπειτα να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options) όπως μπορούμε να δούμε στην παρακάτω εικόνα.

File - Options

Με τον έναν ή τον άλλο τρόπο το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook (Outlook Options) εμφανίζεται. Από τα αριστερά του παραθύρου θα πρέπει η κατηγορία Αλληλογραφία (Mail) να είναι επιλεγμένη. Τότε από το μέσο του παραθύρου θα πρέπει να πλοηγηθούμε για να εντοπίσουμε την κατηγορία Εκκαθάριση Συνομιλίας (Conversation Clean Up) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

Τότε επιλέγουμε το κουμπί Αναζήτηση (Browse). Το παράθυρο διαλόγου Επιλογή Φακέλου (Select Folder) εμφανίζεται όπου πρέπει να εντοπίσουμε και να επιλέξουμε τον φάκελο τον οποίο θέλουμε να καθορίσουμε έτσι ώστε όλες οι Συνομιλίες (Conversations) να μετακινηθούν.

Mail - Conversation Clean Up

Αφού έχουμε καθορίσει τον φάκελο πατάμε στο κουμπί ΟΚ δύο φορές για να κλείσουμε όλα τα ανοιχτά παράθυρα. Από εδώ και στο εξής κάθε φορά που θα χρησιμοποιούμε την Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up Conversation), τα μηνύματα θα τοποθετούνται στον φάκελο τον οποίο είχαμε καθορίσει.

Από κάτω από την κατηγορία Εκκαθάριση Συνομιλίας (Clean Up) έχουμε και τις εξής επιλογές:

  • Κατά την εκκαθάριση των υποφακέλων, δημιουργήστε εκ νέου την ιεραρχία φακέλων στο φάκελο προορισμού (When cleaning sub-folders, recreate the folder hierarchy in the destination folder)
  • Να μην γίνεται μετακίνηση μη αναγνωσμένων μηνυμάτων (Don’t move unread messages)
  • Να μην γίνεται μετακίνηση κατηγοριοποιημένων μηνυμάτων (Don’t move categorized messages)
  • Να μην γίνεται μετακίνηση μηνυμάτων με σημαίες (Don’t move flagged messages)
  • Να μην γίνεται μετακίνηση ψηφιακά υπογεγραμμένων μηνυμάτων (Don’t move digitally-signed messages)
  • Όταν μία απάντηση τροποποιεί ένα μήνυμα, να μην γίνεται μετακίνηση του αρχικού μηνύματος (When a reply modifies a message, don’t move the original)

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video για το πώς μπορούμε να ρυθμίσουμε το Outlook να μετακινεί συνομιλίες σε κάποιον συγκεκριμένο φάκελο.

Define Clean Up Conversation Folder in Outlook

We have all heard about the Conversation feature in Outlook 2010 (the way that we can sort and link our emails by conversations). What happens though when we want to Clean Up a Conversation and specify a folder for all the deleted messages to move to?

The tip below will show you, how can it be done.

The simple way for this to be done is to select the Conversation and then right click on it, and from the shortcut menu that appears we can select the command Clean Up Conversation as shown in the image below.

Clean Up Conversation

The Clean Up Conversation warning dialog box appears as we can see in the image below. This dialog box notifies us that all the redundant messages in this conversation will be moved in the Deleted Folder.

Clean Up Conversation Warning

From the above image we can select the Settings button, or the second way is to select the File tab, and from backstage view to select the command Options as we can see in the image below.

File - Options

One way or the other the Outlook Options window appears. From the left of the window we must select the category Mail if it is not already selected. Then from the center of the window we must navigate in order to locate the category Conversation Clean Up as shown below. Then we select the Browse button in order to locate the folder that we want to specify in order for all the Conversations to be stored.

The Select Folder dialog box will appear where we just select the folder that we want all our Conversations to be stored as we can see in the image below.

Mail - Conversation Clean Up

We then press the OK button twice in order to close all the open windows, and from now on, every time we Clean Up a Conversation, they will be stored in the specified folder.

Below the category Clean Up, we also have the following options:

  • When cleaning sub-folders, recreate the folder hierarchy in the destination folder
  • Don’t move unread messages
  • Don’t move categorized messages
  • Don’t move flagged messages
  • Don’t move digitally-signed messages
  • When a reply modifies a message, don’t move the original

Below you can check out the video describing on how to define the folder for the Conversation Clean Up function.

Clean Up Conversation

Πώς Να Αδειάσουμε Τον Φάκελο Διαγραμμένα Με Ένα Μόνο Κλικ Στο Outlook

How To Empty Outlooks Deleted Items with One Click

Έχετε βαρεθεί κάθε φορά να αδειάζετε το φάκελο Διαγραμμένα (Deleted) κάθε φορά που κλείνουμε το Outlook;

Αυτή η συμβουλή θα σας δείξει πώς να ρυθμίσουμε το Outlook να αδειάζει το φάκελο Διαγραμμένα (Deleted) κάθε φορά που κλείνουμε την εφαρμογή. Το μόνο που έχουμε να κάνουμε τότε είναι να συμφωνήσουμε ή όχι με το πλαίσιο διαλόγου της επιβεβαίωσης.

Πρώτα από όλα θα πρέπει να επιλέξουμε το tab Αρχείο (File) για να περάσουμε σε προβολή backstage και από το πτυσσόμενο μενού να επιλέξουμε την εντολή Επιλογές (Options) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

File - Options

Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Του Outlook (Outlook Options), όπου από τα αριστερά του παραθύρου επιλέγουμε την κατηγορία Για Προχωρημένους (Advanced). Τότε από τα δεξιά του παραθύρου και κάτω από την περιοχή που αναγράφει Εκκίνηση Και Έξοδος Από Το Outlook (Outlook Start and Exit), ενεργοποιούμε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην εντολή που αναγράφει Άδειασμα Των Φακέλων Διαγραμμένα Κατά Την Έξοδο Από Το Outlook (Empty Deleted Items Folder When Exiting Outlook) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

Outlook Start And Exit

Έπειτα πατάμε στο κουμπί ΟΚ για να επιστρέψουμε στο Outlook.

Κάθε φορά που θα κλείνουμε την εφαρμογή το παρακάτω προειδοποιητικό πλαίσιο διαλόγου θα εμφανίζεται, όπου θα μας ρωτάει εάν θέλουμε να διαγράψουμε οριστικά όλα τα στοιχεία σε όλους τους υποφακέλους του φακέλου Διαγραμμένα (Deleted) για όλους τους λογαριασμούς.

Confirmation Dialog Box

Παρακάτω μπορείτε να παρακολουθήσετε και το video που περιγράφει τα βήματα στο πώς να ρυθμίσουμε το Outlook να διαγράφει όλα τα αντικείμενα στο φάκελο Διαγραμμένα (Deleted Items) αυτόματα.

Empty Outlooks Deleted Items Automatically

How To Empty Outlooks Deleted Items with One Click

Are you fed up by emptying the Deleted Folder every time you exit Outlook?

This tip will show you how to setup Outlook to empty the Deleted Folder every time we close the application. All we have to do then, is to agree or not with the confirmation dialog box.

First of all we must select the File tab in order to go to backstage view and then from the drop down menu to select the command Options as we can see in the image below.

File - Options

The Outlook Options window appears where from the left of the window we select the category Advanced. Then from the right of the window and under the area Outlook Start and Exit, we activate the check box next to the command Empty Deleted Items Folder When Exiting Outlook as we can see in the image below.

Start Outlook In This Folder

We then press the OK button in order to return to Outlook.

Every time now that we close the application the following warning window will appear, asking us if we want to delete all the items and subfolders in the Deleted Items Folder for all accounts. It is up to us to agree or not.

Confirmation Dialog Box

Below you can check out the video describing you on how to setup Outlook to empty the Deleted Folder automatically.

Flags In Outlook

Σημαίες Στο Outlook

Γιατί να επισημαίνουμε με σημαία ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Ο λόγος είναι προφανέστατος! Για να κάνουμε τη δουλειά μας πιο γρήγορα.

Πώς μπορούμε λοιπόν να επισημάνουμε ένα μήνυμα με σημαία απλά και γρήγορα;

Μεταβαίνουμε λοιπόν στον φάκελο των Εισερχομένων (Inbox), όπου στο δεξιό μέρος της γραμμής θέματος του μηνύματος παρατηρούμε μία γκρίζα σκίαση σημαίας. Εάν κάνουμε ένα αριστερό κλικ με το ποντίκι μας πάνω στη σκίαση αυτό επισημαίνεται κατευθείαν με μία κόκκινη σημαία.

00

Κάθε φορά λοιπόν που θα κοιτάμε στα μηνύματά μας, θα γνωρίζουμε σε ποια μηνύματα θα πρέπει να δώσουμε την προσοχή μας. Τα μηνύματά που επισημαίνουμε με σημαία εμφανίζονται επίσης και στην περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do) που εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία της οθόνης του Outlook.

02

Αφού έχουμε ολοκληρώσει την επισκόπηση του μηνύματος, εάν επιλέξουμε με το ποντίκι μας τη σημαία, η σημαία θα αντικατασταθεί με ένα σημάδι ελέγχου, που σημαίνει ότι έχουμε τελειώσει με το μήνυμα αυτό.

03

Όπως ανέφερα και πιο πάνω, όταν επισημαίνουμε ένα μήνυμα με σημαία, αυτό εμφανίζεται και στην περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do), μαζί με άλλες εργασίες που έχουμε προγραμματισμένες. Τι γίνεται όμως όταν δεν θέλουμε να διαβάσουμε ένα συγκεκριμένο μήνυμα σήμερα, αλλά την επόμενη μέρα ή ακόμα και την επόμενη εβδομάδα;

Εάν κάνουμε ένα δεξί κλικ στο εικονίδιο της σημαίας, θα εμφανιστεί μία λίστα από πιθανές ημερομηνίες λήξης που περιλαμβάνουν Σήμερα (Today), Αύριο (Tomorrow), Αυτήν την Εβδομάδα (This Week), Επόμενη Εβδομάδα (Next Week), Χωρίς Ημερομηνία (No Date) και Προσαρμογή (Custom).

04

Το μόνο που έχουμε να κάνουμε είναι να επιλέξουμε μία ημερομηνία από τη λίστα.  Αυτό μπορεί να γίνει και με τη μέθοδο της μεταφοράς και απόθεσης από την περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do). Για παράδειγμα μπορούμε να σύρουμε μία ημερομηνία από το γκρουπ Σήμερα (Today) στο γκρουπ Επόμενη Εβδομάδα (Next Week) με μεταφορά και απόθεση.

Εάν περάσει η ημερομηνία λήξης χωρίς να έχουμε κάνει κάποια αλλαγή στο μήνυμα, τότε η επικεφαλίδα του μηνύματος επισημαίνεται με κόκκινο χρώμα όπως επίσης και στην περιοχή Λίστα Εργασιών (To Do).

10

Εάν θέλουμε να αλλάξουμε την προκαθορισμένη σημαία λήξης, θα πρέπει να κάνουμε ένα δεξί κλικ σε οποιαδήποτε σημαία και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Ορισμός Γρήγορου Κλικ (Set Quick Click). Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ορισμός Γρήγορου Κλικ (Set Quick Click) όπου επιλέγουμε αυτό που επιθυμούμε όπως εμφανίζεται και στην παρακάτω εικόνα.

05

Εάν θέλουμε να απαλείψουμε ένα μήνυμα από σημαία που βάλαμε κατά λάθος, θα πρέπει να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω στη σημαία του μηνύματος και από το μενού συντόμευσης να επιλέξουμε την εντολή Απαλοιφή Σημαίας (Clear Flag) όπως εμφανίζεται και παρακάτω.

06

Flags in Outlook

Why do we flag an e-mail message? Well the reason is obvious! For us to do our job quickly!

So how can we flag a message fast and easy?

First of all we have to select our Inbox folder, where at the right of the Subject line of the message appears we notice a grey outline of a flag. Once we click on it, the flag changes from grey to red.

00

Every time now that we look at our messages, we will know at which messages we have to pay attention to. The messages that we flag show up also in the To Do pane, which appears in the bottom right area of the Outlook screen.

00a

Once we have finished with the flagged message, if we click the flag again, it will be replaced with a check mark, notifying us that we have finished over viewing the message.

00b

As mentioned above, when we mark a message with a flag; it appears also in the To Do pane, with other tasks that we have scheduled. What happens though when we don’t want to read that specific message today, but the next day or even the next week?

If we right click on the flag icon, a list with due dates will appear which includes Today, Tomorrow, This Week, Next, No Date and Custom.

01

All we have to do is to select the date that we want from the list. That can also be done by dragging and dropping the item from the To Do pane. For example we can drag one date from the Today group to the Next Week group by using drag and drop.

If the due date has passed without us having done any changes to the message, then the message heading will by highlighted in red color as well as in the To Do pane as shown in the image below.

10

If we want to change the default due dates of the flags, we must do a right click on any flag and from the shortcut menu to select the command Set Quick Click. The Set Quick Click window appears where we can choose whatever we desire as we can see in the following image.

02

If we want to clear a message from a flag that we accidentally highlighted with, we must do a right click on the flag and from the shortcut menu that appears to select the command Clear Flag as shown below.

04

Sending Repeat Messages In Outlook

Αποστολή Επαναλαμβανόμενων Μηνυμάτων Στο Outlook

Αρκετοί από εμάς στέλνουν επανειλημμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνουν το ίδιο κείμενο, ξανά και ξανά. Για παράδειγμα, εάν ήθελα να ευχαριστήσω κάποιον για την παραγγελία τους και την ενημέρωσή τους σχετικά με την ημερομηνία αποστολής του προϊόντος, αποθηκεύω το κείμενο του μηνύματος ως ένα Γρήγορο Τμήμα (Quick Parts).

Για να προσθέσουμε κείμενο ως κομμάτι ενός Γρήγορου Τμήματος (Quick Parts), θα πρέπει να πληκτρολογήσουμε το κείμενο που θέλουμε να εμφανίζεται στο σώμα του μηνύματος και να το επιλέξουμε. Αφού το επιλέξουμε, μεταβαίνουμε στο tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Κείμενο (Text) επιλέγουμε την εντολή Γρήγορα Τμήματα (Quick Parts) όπως μπορούμε να δούμε και στην παρακάτω εικόνα.

01

Από το πτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε την εντολή Αποθήκευση Επιλογής Στη Συλλογή Γρήγορων Τμημάτων (Save Selection To Quick Part Gallery). Αφού επιλέξουμε την εντολή εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία Νέου Μπλοκ Δόμησης (Create New Building Block), όπου κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε. Στο δικό μου παράδειγμα, απλώς πληκτρολόγησα το όνομα του Γρήγορου Τμήματος (Quick Part). Αφού κάνουμε τις ρυθμίσεις που θέλουμε πατάμε στο κουμπί ΟΚ.

02

Την επόμενη φορά που θα θελήσουμε να χρησιμοποιήσουμε το Γρήγορο Τμήμα (Quick Part) θα πρέπει να ακολουθήσουμε τα παρακάτω βήματα:

Δημιουργούμε ένα νέο μήνυμα και κάνουμε ενεργό το κυρίως σώμα του μηνύματος. Μεταβαίνουμε στο tab Εισαγωγή (Insert) και από την περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Κείμενο (Text) επιλέγουμε την εντολή Γρήγορα Τμήματα (Quick Parts), όπου επιλέγουμε την ονομασία του Γρήγορου Τμήματος (Quick Parts) που θέλουμε να εισάγουμε στο μήνυμα. Για το δικό μου παράδειγμα επιλέγω το Επιβεβαίωση Παραγγελίας, και το κείμενο έχει εισαχθεί στο κυρίως σώμα του μηνύματος.

03

Το μήνυμά μας είναι έτοιμο για αποστολή, από τη στιγμή που έχουμε καταχωρίσει τη διεύθυνση του παραλήπτη και θέμα στο μήνυμα.

Για να μπορέσουμε να επεξεργαστούμε τις ιδιότητες του Γρήγορου Τμήματος (Quick Parts) ή για να το διαγράψουμε, θα πρέπει να κάνουμε ένα δεξί κλικ πάνω στο Γρήγορο Τμήμα και από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται να επιλέξουμε την εντολή που θέλουμε.

Μόλις εμφανιστεί το μενού συντόμευσης μπορούμε να κάνουμε τα εξής:

  • Εισαγωγή στην Τρέχουσα Θέση του Εγγράφου (Insert at Current Document Position)
  • Εισαγωγή στην Αρχή του Εγγράφου (Insert at Beginning of Document)
  • Εισαγωγή στο Τέλος του Εγγράφου (Insert at End of Document)
  • Επεξεργασία Ιδιοτήτων (Edit Properties)
  • Οργάνωση και Διαγραφή (Organize and Delete)
  • Προσθήκη Συλλογής στη Γραμμή Εργαλείων Γρήγορης Πρόσβασης (Add Gallery to Quick Access Toolbar)

Στην παρακάτω εικόνα βλέπουμε περισσότερες επιλογές (όπως κεφαλίδα, υποσέλιδο, ενότητα κλπ.) γιατί είναι από το Outlook 2007, ενώ στο Outlook 2010 δεν υπάρχουν:

04

Στην παρακάτω εικόνα έχω επιλέξει την εντολή Οργάνωση Και Διαγραφή (Organize And Delete), όπου εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Οργάνωση Μπλοκ Διεύθυνσης (Building Blocks Organizer). Εδώ βλέπουμε μία προεπισκόπηση του γρήγορου τμήματος στα δεξιά του παραθύρου, και στο κάτω μέρος του παραθύρου μπορούμε να Επεξεργαστούμε τις Ιδιότητες (Edit Properties), να Διαγράψουμε (Delete) ή να Εισάγουμε (Insert) το γρήγορο τμήμα.

05

Τα Γρήγορα Τμήματα είναι διαθέσιμα και στο Word και βρίσκονται στο ίδιο σημείο της κορδέλας. Δηλαδή tab Εισαγωγή (Insert), περιοχή της κορδέλας που ονομάζεται Κείμενο (Text) και επιλέγουμε την ομώνυμη εντολή.

Sending Repeat Messages in Outlook

Many of us send out messages repeatedly which always involve the same text over and over again. For example, when I want to thank someone for their order and to inform them about the shipping detail, I store the text of those messages as Quick Parts in order to save time.

In order to add text as Quick Parts, we must type in the text that we want to appear in the body of the e-mail and once finished, we select it. Then we select the Insert tab and from the area of the ribbon named Text we select the Quick Parts button as we can see in the image below.

01

From the drop down menu of the Quick Parts button we select the command Save Selection To Quick Part Gallery. Once selected the Create New Building Block dialog box appears in order for us to do the adjustments that we want. In my example I only have typed in the name of my Quick Part. When we are finished with all the settings we press the OK button.

02

Now the next time we want to use the text that we had stored as a Quick Part we just follow the steps:

Create a new message and activate the body of the message. Then we select the Insert tab and from the area of the ribbon named Text we select the Quick Part button and from the drop down menu we select the Quick Part named Order Confirmation (for my example) and the text is inserted in the body of the message.

03

Our message is ready to be sent, as long as we have inserted a recipient’s address and a subject for our message.

In order for us to edit the properties of the Quick Part or to delete it we must to a right click on the Quick Part and from the shortcut menu that appears we select the command that we want.

Once the shortcut menu appears we can do the following:

  • Insert at Current Document Position
  • Insert at Beginning of Document
  • Insert at End of Document
  • Edit Properties
  • Organize and Delete
  • Add Gallery to Quick Access Toolbar

04

In the image below I have selected the command Organize and Delete where the Building Blocks Organizer window appears. In this window we can see a preview of our Quick Part at the right and at the bottom of the window we can Edit Properties, Delete or Insert the Quick Part.

05

Quick Parts are also available in Word and they are at the same exact location as in Outlook. Tab Insert, area of the ribbon named Text, where we select the Quick Parts command.

%d bloggers like this: